Сущность и содержание процессного подхода в соответствии с МС ИСО 9001:2008
Исследование взаимодействия поставщиков и потребителей. Моделирование бизнес-процессов предприятия. SADT-методология структурного анализа и проектирования. Расчет эффективности применения стандарта на предприятии. Графический инструмент "Квалиграмма".
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 03.03.2013 |
| Размер файла | 5,3 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Содержание
процесс бизнес моделирование квалиграмма стандарт
Введение
1. Литературный обзор
1.1 Сущность и содержание процессного подхода в соответствии с МС ИСО 9001:2008
1.2 Взаимодействие поставщиков и потребителей
1.3 Выбор поставщиков
1.4 Виды тендеров
1.5 Моделирование бизнес-процессов предприятия
2. Выбор инструментов для описания процесса закупок
2.1 Документирование процесса
2.2 Методы описания бизнес-процессов
2.2.1 Текстовый метод
2.2.2 Табличный метод
2.2.3 Полуграфический метод
2.2.4 Графический метод
2.3 SADT - методология структурного анализа и проектирования
2.3.1 SIPOC - карта процесса высокого уровня
2.3.2 SADT - методология структурного анализа и проектирования
2.4 Графический инструмент блок схема
2.4.1 Межфункциональная блок-схема
2.4.2 Многоуровневая блок-схема
2.5 ARIS Приложение ARIS 5.0 - продукт, предназначенный для визуализации деятельности организации
2.6 Графический инструмент «Квалиграмма»
2.7 Приложение Office InfoPath 2007
3. Определение процесса
3.1 Деятельность организации
3.2 Создание форм с помощью Microsoft Office InfoPath
4. Экономическое обоснование
4.1 Общие сведения
4.2 Эффективность стандартизации
4.3 Методика расчета экономической эффективности
4.4 Экономическая оценка эффективности
4.5 Расчет эффективности применения стандарта на предприятии
5. Безопасность и экологичность работы
5.1 Опасные и вредные факторы
5.2 Технические и организационные мероприятия по охране труда
5.2.1 Мероприятия по защите от шума
5.2.2 Меры защиты от поражения электрическим током
5.2.3 Меры защиты от электромагнитного излучения
5.3 Мероприятия по производственной санитарии
5.3.1 Санитарно-техническая характеристика рабочего помещения
5.3.2 Отопление, вентиляция и кондиционирование воздуха в рабочем помещении
5.3.3 Метеорологические условия среды
5.3.4 Определение коэффициента естественной освещенности в кабинете
5.3.5 Расчет искусственного освещения
5.4 Мероприятия по безопасной эксплуатации ПК
5.4.1 Общие требования безопасности при работе на персональных компьютерах
5.4.2 Требования безопасности перед началом работы
5.4.3 Требования безопасности во время работы
5.4.4 Требования безопасности по окончанию работы
5.4.5 Требования безопасности в аварийных ситуациях
5.5 Мероприятия по пожарной безопасности
5.6 Экологичность на предприятии
Выводы
Список литературы
Введение
бизнес моделирование квалиграмма стандарт
В современном мире, в условиях рыночной экономики, когда царит соперничество и конкуренция, выживает сильнейший. Поэтому каждое предприятие, каждая организация старается занять лидирующее положение, добиться которого можно только лишь благодаря правильной организации своей деятельности и качественному ее выполнению, будь то выпуск продукции или оказание услуг.
Открытое акционерное общество «Межрегиональная распределительная сетевая компания Сибири» образовано в целях эффективного управления распределительным электросетевым комплексом Сибири. Общество учреждено по решению учредителя (Распоряжение Председателя Правления ОАО РАО «ЕЭС России» от 1 июля 2005 года № 149р) в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации, Федеральным Законом «Об акционерных обществах» и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации и зарегистрировано 4 июля 2005 года.
Межрегиональная распределительная сетевая компания Сибири («МРСК Сибири») осуществляет передачу и распределение электроэнергии на территориях республик Алтай, Бурятия, Тыва и Хакасия, Алтайского, Забайкальского, Красноярского краев, Кемеровской, Омской и Томской областей.
Процесс постоянного улучшения - это методичное, систематичное и быстрое распространение улучшений в каждом отделе при участии каждого сотрудника.
Темп перемен в окружающей среде большинства организаций ускоряется. Это обусловлено большей требовательностью покупателей, глобализацией, технологическим процессом и растущими требованиями к организации. Реакция на ускоряющиеся изменения в среде предполагает, что организации способны постоянно улучшать качество, совершенствовать системы, повышать удовлетворенность клиентов, организовывать крупные преобразования, а когда это необходимо, совершать революцию.
В настоящее время руководство организации занимается улучшением своей деятельности, а также планирует применение инновационных технологий.
Цель дипломной работы, описать процесс закупок и создать формы отчетов для предотвращения ошибок при заполнении форм.
Для достижения поставленной цели необходимо было решить следующие задачи:
- описать процесс;
- создать формы для заполнения;
- освоить програмные продукты.
Для решения этих задач использованы идеи процессного подхода и совокупность методов описания и управления процессами.
При осуществлении работы было использовано следующее программное обеспечение: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Visio, Microsoft InfoPath, Internet Explorer.
1. Литературный обзор
1.1 Сущность и содержание процессного подхода в соответствии с МС ИСО 9001:2008
Общим термином "ИСО 9000" обозначают для краткости группу международных стандартов по управлению качеством и обеспечению качества, разработанных техническим комитетом ИСО/ТК 176 - независимой организацией ИСО (см. ниже). В эту группу входят руководящие указания по выбору и применению стандартов (ИСО 9000-1, 9000-2, 9000-3, 9004-2, 9004-3, 9004-4), стандарты на системы качества (ИСО 9001, 9002, 9003), руководящие указания по проверке систем качества (стандарты ИСО 10011-1, 10011-2, 10011-3), руководящие указания по разработке руководства по качеству (ИСО 10013), а также словарь терминов (ИСО 8402).
Стандарты ИСО носят, вообще говоря, рекомендательный характер, однако документы серии ИСО 9000 более чем в 90 странах приняты в качестве национальных стандартов. В России в качестве ГОСТ утверждены в настоящее время стандарты ИСО 9001, 9002, 9003 и 10011-1,2,3.
Стандарты серии ИСО 9000 сосредоточивают свои требования на обеспечении качества продукции (под качеством ИСО 8402 понимает "совокупность характеристик объекта, относящихся к его способности удовлетворить установленные и предполагаемые потребности") и не касаются технических характеристик продукции и технических требований к процессу производства[5].
Важно также понимать, что ИСО 9000 не является стандартом качества продукции или даже качества производственного процесса, но устанавливает стандартные требования к системе качества ("система качества - совокупность организационной структуры, методик, процессов и ресурсов, необходимых для общего руководства качеством" - ИСО 8402).
Сертификация на соответствие стандартам ИСО 9000 проводится независимыми компаниями (регистраторами), аккредитованными национальной системой регистрации. В процессе сертификации, занимающем, как правило, около двух лет, регистратор проводит один или несколько аудитов - проверок систем качества на соответствие требованиям стандартов и (если находит, что требования стандартов в основном удовлетворены) выдает сертификат, действительный в течение трех лет. Во время действия сертификата регистратор проводит периодические проверки, а по его окончании процедура сертификации повторяется в полном объеме.
Сегодня в мире более трехсот тысяч предприятий сертифицировали свои системы качества по стандартам ИСО серии 9000. В России их не так много, но их число прогрессивно увеличивается. Эти стандарты стали самыми популярными в истории ИСО из-за значительных рекламных преимуществ, которые они дают обладателю сертификата перед ближайшими конкурентами.
И они находят себе все большее применение не только в свободном бизнесе. Некоторые государственные организации, не имеющие прямых конкурентов, сертифицируют свои системы качества для завоевания к себе дополнительного доверия общественности, что особенно важно в странах, имеющих репутацию демократических, где все структуры управления во многом зависят от общественного мнения. Среди таких организаций - Датская налоговая инспекция, Правительство Австралии, ряд тюрем в США и Великобритании и пр. К примеру (по данным Т. Бранчмански), британская тюрьма Doncaster из собственных средств разработала и сертифицировала систему качества по ИСО-9001 для привлечения к себе внимания государственных инвесторов и во многом преуспела, так как пресса сразу дала положительный отклик, укрепив за Doncaster имидж организации, которая больше других себе подобных заботится о правах человека. Авторы идеи все верно рассчитали, ведь у любой государственной организации (или у организации, работающей по госзаказу, а в США, к примеру, почти все тюрьмы - частные) всегда существует один единственный потребитель - общество, которому она служит. И сертификация системы качества в этом смысле свидетельствует о приверженности организации интересам общества, т.е. интересам простого человека. Это новое применение для стандартов ИСО-9000, несомненно, прибавило им популярности. Явление массового увлечения этими стандартами по всему миру иногда называют ИСО-манией[5].
ИСО-9000 обобщила опыт национальных организаций по управлению качеством. Она является основой для достижения стабильного качества любым предприятием.
Организация отвечает за качество поставляемых материалов и услуг, идущих на изготовление продукции. Если вы не добываете материал, то вы закупаете что-то, влияющее на продукцию.
Вы обязаны обеспечивать, чтобы материалы, поставки, продукция и услуги, закупаемые для создания вашей продукции, соответствовали установленным требованиям к закупкам. Тип и степень управления поставщиками зависит от влияния закупленной продукции на последующее процессы производства и конечную продукцию.
Организация ответственна за оценивание поставщиков, выбираемых по их способности поставлять продукцию, соответствующие требованиям организации. Необходимо установить критерии отбора, оценки и повторной оценки поставщиков. Стандарт ИСО 9001- 2008 дает широкую возможность установления этих критериев и ориентируется на требование соответствия продукции требованиям. Однако он требует поддержания записей оценивания поставщиков и действий, вызываемых этим оцениванием[16].
1.2 Взаимодействие поставщиков и потребителей
Обучение людей в организации пониманию взаимоотношений «поставщик-потребитель». Лояльность к запросам потребителя должна выстраиваться с верхних уровней иерархии, с председателя совета или исполнительного директора. Без этого время и усилия будут потрачены впустую. Каждый сотрудник, директор или менеджер должен стремиться достичь ориентации на потребителя. Также должна быть совершенно понятна и используема концепция внутренних потребителей и поставщиков. Качество сделки. При покупке товаров или услуг не судите о качестве сделки только по цене -- обращать внимание на общие затраты. Необходимо требовать постоянного усовершенствования во всем, включая поставщиков. Это приведет к улучшению товаров, услуг и позволит снизить процент брака. Постоянное усовершенствование товара или услуги обеспечивается извне, так что общие затраты на ведение бизнеса сокращаются.
В разделе 3 стандарта ISO 9001:2008 «Термины и определения» для описания цепи поставки используются следующие термины: поставщик > организация > потребитель. Взаимоотношения потребителя и поставщика оказывают прямое влияние на качество продукции или услуги. Чем отношения сильнее, тем большую ценность они могут представлять. Для улучшения взаимоотношений целесообразно разработать определенные количественные показатели. Один из методов оценки взаимоотношений - измерение силы, дисбаланса и последующее определение направлений, по которым совместными усилиями отношения можно улучшить. Сила - это средний уровень удовлетворенности обеих сторон. Дисбаланс - расхождение в уровне удовлетворенности потребителя и поставщика. Взаимоотношения находятся в устойчивом состоянии, если расхождение незначительно. Каждый сотрудник и подразделение в организации связаны с другими сотрудниками и подразделениями посредством различных рабочих процессов. Часть процессов формализована и отражена в документах, а часть - зависит от ожиданий одних по отношению к другим. Когда процессы, связывающие потребителей и поставщиков, хорошо описаны, их ожидания относительно друг друга являются четкими и однозначными. Процессы, которые не управляются посредством документов, со временем меняются в соответствии с потребностями организации и изменениями требований потребителей. Иногда, если требования существенно изменяются, приемлемость процесса может стать сомнительной, потому что поставщик перестает понимать их в полном объеме, а потребитель не представляет себе четко возможности поставщика. Как правило, когда взаимоотношения слабы и уровень доверия низок, поставщик и потребитель вместо того, чтобы работать над улучшением процесса, начинают бороться друг с другом. Это приводит к росту издержек, ухудшению качества, увеличению сроков поставки товаров, проблемам с оплатой и недоверию между внешними потребителями и поставщиками. Крепкие взаимоотношения потребителя и поставщика - ключ к успеху организации. Улучшение взаимоотношений поможет организации улучшить структуру издержек и повысить производительность.
1.3 Выбор поставщиков
Конкуренция поставщиков. В течение долгого времени предприятия в развитых странах ориентировались в своей деятельности на увеличение количества поставщиков. Преимущества такого подхода основывались на конкуренции поставщиков, обеспечивающей успех на переговорах по определению цен и условий поставки. Наличие большого количества поставщиков дает возможность выбора в том случае, если один из них испытывает трудности, связанные с условиями поставки, качеством продукции. Кроме того, это позволяет решать задачи увеличения объемов производства, не предусмотренные текущим производственным планом[4].
Долгосрочные контракты. При необходимости производства продукции высокого качества в течение продолжительного периода времени поставщик, и потребитель заинтересованы в заключение долгосрочных контрактов. Потребность поставщика в заключение таких контрактов очевидна. Для обеспечения производства продукции высокого качества поставщик должен, сделать весьма значительные капиталовложения.
Поставщики не должны жалеть средств на создание современной системы управления качеством. Иными словами, предприятия -- производители продукции производственно-технического назначения, которые являются вашими поставщиками, должны управлять процессами, связанными с производством поставляемой вам продукции ничуть не хуже, чем это делаете вы. Цель долгосрочных контрактов с поставщиками -- создание сквозного управляемого процесса производства на вашем предприятии и предприятии, которое поставляет вам материалы и комплектующие изделия.
Расход времени и усилий на создание системы управления качеством должен предопределяться твердой уверенностью поставщика в том, что конкретная производственная программа рассчитана на достаточно продолжительный период. Нередки случаи, когда поставщики, работающие совместно с заказчиком над разработкой производственного процесса, не могут впоследствии противостоять конкуренту, который не понес таких значительных издержек на разработку на первоначальном этапе. Во избежание подобной ситуации необходимо заключать тщательно продуманные долгосрочные контракты, обеспечивающие защиту интересов, как поставщика, так и заказчика. Заключению таких контрактов должны предшествовать юридические консультации. В некоторых конфликтных ситуациях заключение долгосрочных контрактов может быть нежелательным[4].
Но иногда может казаться, что заключение долгосрочных контрактов сулит выгоду поставщику и является сдерживающим фактором для заказчика. Нельзя не согласиться, что долгосрочные контракты исключают возможность проведения свободных постоянных переговоров, однако при их заключении заказчик также имеет опре деленные преимущества. На многих предприятиях отделы материально-технического снабжения разработали условия, обеспечивающие автоматическое снижение цен или проведение повторных переговоров в рамках долгосрочных контрактов. В заключаемых в настоящее время контрактах предусматриваются положения, ориентирующие на постоянный поиск возможностей снижения себестоимости продукции, что сулит равнозначную выгоду, как для поставщика, так и для заказчика.
Долгосрочные контракты позволяют заказчику экономить средства на проведении повторных переговоров, переоснащении; пере обучении сотрудников. Заключение таких контрактов также предоставляет заказчику возможность участвовать в разработке нового изделия на ранних этапах его проектирования. Это позволяет заказчику ознакомиться с возможностями и опытом поставщиков и свое временно включить необходимые изменения в проект, а также дает возможность поставщику своевременно узнать о требованиях, предъявляемых к конечному производственному процессу, и начать вовремя работу над реализацией заказов, обеспечивая, таким образом, сокращение сроков производства нового изделия.
Организация должна установить процессы, позволяющие идентифицировать потенциальных поставщиков или развивать существующих поставщиков и оценивать их способность поставить требуемые продукты.
Такие процессы могут включать:
- оценивание подходящего опыта;
- анализ качества продукта, цены, характеристик поставки и реакции на проблемы;
- оценивание их потенциальной способности предоставлять требуемые продукты результативно и в рамках заданного графика;
- проверку отзывов, чтобы судить об удовлетворенности потребителей;
- финансовую оценку, позволяющую убедиться в жизнеспособности поставщика на всем предусмотренном периоде поставки;
- оценивание способности к обслуживанию и поддержке;
- оценивание способности материально-технического снабжения, в том числе расположение складов и наличие ресурсов.
Организация должна гарантировать, что заказы на закупаемые продукты адекватны для удовлетворения входных требований к процессам организации.
Примеры вопросов, подлежащих рассмотрению включают:
- обеспечение поставок аттестованными поставщиками;
- требования по логистики;
- маркировку продукта;
- защищенность продукта;
- прослеживаемость продукта;
- документацию и протоколы;
- каналы связи;
- критерии приемки;
- право доступа в помещение поставщика.
Организация должна учредить процесс проверки закупаемых продуктов с тем, чтобы гарантировать их соответствие техническим требованиям. Уровень проверочной работы может варьироваться в зависимости от природы или типа продукта, а также от исторических характеристик поставщика.
Организация должна определить потребность в протоколировании результатов проверок закупаемых продуктов, каналы связи с поставщиком и реакцию на несоответствия, что позволит демонстрировать соответствие техническим требованиям[17].
Под оцениванием поставщика понимается определение соответствия возможностей поставщика обеспечивать предприятие материальными ресурсами требуемого качества в конкретные сроки по приемлемой цене.
Оценка поставщиков необходима для сравнительного анализа предприятий-поставщиков. Она позволяет оперативно выявлять тенденции в показателях качества продукции поставщиков и своевременно предпринимать корректирующие действия, она акцентирует внимание на качестве, позволяет отслеживать динамику его изменения.
При создании и внедрении структурированной системы оценки поставщиков повышается качество работы предприятия, а комплексная оценка позволяет провести глубокий анализ системы качества поставщика, определить и указать ему на допущенные ошибки с целью проведения корректирующих и предупреждающих действий, позволяющих повысить качество поставок.
Использование методики оценки поставщиков означает не только появление нового инструмента, это выход на качественно новый уровень во взаимоотношениях сторон - уровень современных подходов к идентификации, осмыслению проблем качества, надежности и совместному их решению в процессе сотрудничества, а не противостояния[18].
На данный период времени существует несколько методов оценки поставщиков. В зависимости от производства продукции, финансового положения предприятия, количества выпускаемой продукции и т.д. каждая организация разрабатывает свою методику оценки поставщиков и документирует ее в соответствующем документе. Но в любом случае выбор и оценка поставщиков осуществляют в несколько этапов.
Первый этап-поиск потенциальных поставщиков.
Для решения этой задачи могут быть использованы следующие методы:
- объявление конкурсных торгов (тендеров);
- изучение рекламных материалов, фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.д.;
- посещение ярмарок, выставок;
- переписка и личные контакты с возможными поставщиками.
В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно дополняется.
Второй этап-это анализ потенциальных поставщиков.
Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании критериев, позволяющих осуществить отбор реальных поставщиков.
Количество таких критериев может быть достаточно велико, более 60.
Однако зачастую ограничиваются следующими критериями:
- уровень качества поставляемой продукции;
- срок сотрудничества с поставщиком;
- стратегическое значение поставщика;
- уровень цен на продукцию поставщика;
- благоприятные отзывы клиентов;
- сервисное обслуживание поставщиками своей продукции и т.д. [18].
Конкретный перечень критериев, характеризующих квалификацию поставщиков, а также относительную значимость (весомость) этих критериев и алгоритм выбора победителя, в обязательном порядке отражается в документации.
Критерии, предусматриваемые в документации, должны быть в максимальной степени объективными и поддающимися количественной оценке. В случае использования показателей, не имеющих количественной оценки, применяется экспертная оценка таких критериев с соблюдением правил и процедур, обязательных при реализации экспертных методов (формирование экспертной комиссии, процедура опроса экспертов, обработка информации экспертов, построение групповой результирующей оценки). Не допускается установление критериев, требований или процедур, носящих дискриминационный характер в отношении квалификации поставщиков.
В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договоров, осуществляемая на предприятии группой заключения договоров [19].
1.4 Виды тендеров
Самая распространенная форма поиска потенциальных поставщиков - конкурсные торги (тендеры). Тендер (от англ. tender - торги, конкурс) прямое заимствование из английского языка, используемое для обозначения торгов, конкурсов.
Что примечательно, понятие «тендер» не определено в действующих российских правовых актах, равно как и его производные ("тендерная заявка", "тендерная комиссия", "тендерная документация"). Согласно законодательству употребляется слово «конкурс». Но, принимая во внимание тот факт, что в Российском деловом мире используется понятие именно «тендер», здесь и далее мы будем употреблять оба понятия: и «тендер» и «конкурс».
Конкурсные торги проводятся в случае, если предполагается закупить сырье, материалы на большую денежную сумму или наладить долгосрочные связи. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем.
Виды тендеров:
- открытых тендеров;
- закрытых тендеров;
- специализированных закрытых торгов;
- двухэтапных тендеров;
- запросов котировок;
- закупок у единственного источника.
Основным способом государственных закупок являются тендеры - способ выдачи заказов на поставку товаров, предоставление услуг или проведение подрядных работ по заранее объявленным в конкурсной документации условиям, в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности.
Государственный контракт заключается с победителем такого тендера - участником, подавшим предложение, соответствующее требованиям конкурсной документации и содержащее наилучшие условия (не обязательно - минимальное по цене). Конкурсы подразделяются на открытые и закрытые, могут проводиться в один или два этапа.
В открытых конкурсах (тендерах) могут участвовать любые правомочные поставщики. Когда предметом конкурса является контракт на поставку технически сложных товаров (работ, услуг) производимых ограниченным числом поставщиков (исполнителей), а так же когда речь идет о закупках, связанных с государственной тайной (поставки на нужды обороны и госбезопасности) проводятся закрытые тендеры. В этом случае в конкурсе могут принять участие только поставщики, получившие персональное приглашение.
Двухэтапные тендеры (открытые или закрытые) организуются в случае закупок сложной продукции, когда заказчику затруднительно четко сформулировать требованию к предмету конкурса или необходимо провести переговоры с поставщиками (исполнителями) в целях определения их возможностей решить стоящую задачу.
Чаще всего данный способ используется при проведении конкурсов на заключение государственного контракта на выполнение научно - исследовательских, опытно - конструкторских и технологических работ (НИОКР), а также в строительстве. Такой подход позволяет заказчику ознакомиться с возможностями поставщиков и, оценив их (существующие на рынке методики, технологии и т. п.) формулировать свои требования.
При проведении двухэтапного тендера участники на первом этапе подают свои предложения без указания цены. Изучив предложения, организатор конкурса может внести изменения и дополнения в конкурсную документацию. На втором этапе участники повторно подают свои предложения (с учетом изменений в требованиях организатора конкурса) с указанием цен поставляемых товаров (услуг, работ).
Другие способы закупок, такие как запрос ценовых котировок и закупки у единственного источника, должны применяться либо при небольших объемах закупок (менее 250 000 руб.), либо в особых случаях по специальному разрешению контролирующего органа - Минэкономразвития Российской Федерации. Однако на практике госзаказчики иногда нарушают этот принцип, проводя такие закупки безо всяких согласований. Иногда так же закупка искусственно разбивается на мелкие лоты, чтобы избежать проведения конкурса и организовать запрос котировок.
Запрос ценовых котировок производится не менее чем у трех поставщиков. Каждый участник подобных закупок может предложить только одну ценовую котировку. При этом закупка может проводиться даже в случае, когда после запроса установлено, что лишь один поставщик способен выполнить заказ - в этом случае проводится закупка у единственного источника.
1.5 Моделирование бизнес-процессов предприятия
Развитие рыночных отношений и усиление конкуренции определяют важность приведения системы управления предприятия в соответствии с требованиями международных стандартов ИСО серии 9000. Внедрение системы менеджмента качества позволяет добиться стабильности и эффективности бизнес-процессов организации, и, как следствие, высокого качества продукции и услуг, которые она поставляет на рынок [6].
Опыт подготовки предприятий к сертификации систем менеджмента качества показывает, что разработка эффективной системы в соответствии с требованиями международного стандарта ИСО 9001:2000 является сложной задачей. Это характерно не только для предприятий, впервые приступающих к построению системы, но и для тех, которые уже сертифицировал ее по моделям стандартов ИСО серии 9000:1994 и готовится к повторной сертификации [6].
Процессный подход представляет собой систематическую идентификацию применяемых организацией процессов и управление ими. Это дает возможность организации определять и контролировать свою деятельность. Системный подход требует рассматривать организацию как систему взаимосвязанных и взаимодействующих процессов [6].
Одной из главных задач, возникающих при построении СМК, является идентификация, описание и управление протекающими процессами. Действительно, согласно стандарту ИСО 9001:2000 при построении СМК следует решить следующие задачи [7]:
- определить процессы, необходимые для СМК, их последовательность и взаимодействие;
- определить критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности, как при осуществлении, так и при управлении процессами;
- обеспечить наличие ресурсов и информации, необходимых для поддержки процессов и их мониторинга;
- осуществлять мониторинг, измерение и анализ процессов;
- принимать меры, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения процессов.
Решение этих задач может быть получено только при наличии адекватного описания процессов СМК. В ходе реализации системного и процессного подходов в соответствии с несколько расширенными требованиями британского стандарта BS 6143:1992 для любого процесса должно быть установлены [8]:
- определение (название) процесса;
- входные и выходные потоки, а так же их поставщики и потребители;
- участники процесса;
- реализуемая функция или их последовательность;
- ответственное лицо - владелец процесса;
- требуемые ресурсы;
- точки и процедуры мониторинга процесса.
При описании процессов СМК должны быть учтены многочисленные требования стандартов. Так, например, должны быть описаны знания и полномочия участников и владельца процесса, для функций должны быть определены цели в области качества, на достижение которых они направлены, должны быть описаны все ресурсы, необходимые для выполнения функций.
На основании полученных данных формируется документ - описание процесса. Оно должно удовлетворять следующим требованиям [9]:
- возможность описания всех требуемых элементов процесса: функций, элементов организационной структуры, их местоположения, знаний, полномочий, продуктов/услуг, данных, документов и т.д.;
- простота построения моделей процессов;
- наглядность моделей и объектов - хотя бы отдаленное сходство с оригиналом облегчает использование модели;
- однозначность используемых символов - недопустимость обозначения одним символом различных объектов;
- единообразие - аналогичность правил, используемых при моделировании однородных предметных областей;
- определенность - наличие четких правил использования моделей, объектов и связей;
- учет устоявшихся традиций и накопленного опыта моделирования;
- возможность сохранения описаний процессов в электронной форме;
- удобство работы с накопленной информацией;
- возможность обмена информацией с другими информационными системами;
- возможность обмена информацией с другими информационными системами.
2. Выбор инструментов для описания процесса закупок
2.1 Документирование процесса
Общее правило таково: если вы хотите внести улучшения в некоторый объект, то, прежде всего надо знать его текущее состояние. Это правило работает и при совершенствовании бизнес-процесса. Если вы не знаете, что представляет собой рассматриваемый процесс и как он функционирует, то будет очень трудно установить, какие начинания нужно инициировать и дадут ли они эффект в конечном итоге. Таким образом, документирование данного процесса -- первый шаг в любой деятельности по совершенствованию[14].
Способ документирования представляется более ценным, так как позволяет глубже оценить потребности во времени и в ресурсах. В этой книге второй способ считается более предпочтительным, так как он лучше укладывается в схему совершенствования бизнес-процесса, предложенную автором. Такой подход позволяет создать основу для процесса самооценки, что в свою очередь гарантирует реализацию намеченных инициатив по совершенствованию.
Целью всегда должно быть документирование процесса в том виде, в каком он существует фактически, а не в том виде, в каком он нам представляется.
2.2 Методы описания бизнес-процессов
Единственно верной формы описания бизнес-процессов не существует. Многое зависит от задач, которые пытается решить конкретная компания, и уровня ее развития, в том числе технического. Тот факт, что деятельность организации должна быть тщательно описана, уже, как правило, не вызывает таких споров, как раньше. Но возникает вопрос, каким образом это сделать? На этапе моделирования бизнес-процессов, требуется не просто пересчитать и закрепить бизнесы и функции, а определить взаимодействие между элементами ранее описанной организационно-функциональной структуры. При этом еще надо это сделать на языке доступном для понимания всем участникам взаимодействия.
В российской и мировой практике можно выделить следующие способы описаний: текстовый, табличный полуграфический и графический.
2.2.1 Текстовый метод
Первый способ - есть не что иное, как последовательное текстовое описание бизнес-процесса. Многие российские компании разработали и используют в своей деятельности регламентирующие документы, часть из которых является процессными регламентами и представляет не что иное как текстовое описание бизнес-процессов.
Для целей анализа и оптимизации деятельности компании данный метод не подходит. Дело в том, что описание бизнес-процесса в текстовом виде системно рассмотреть и проанализировать невозможно. Текстовая информация воспринимается человеческим мозгом последовательно. Например, когда человек читает регламент, и доходит до его конца, практически всегда он забывает про то, что было в начале документа. Второй недостаток текстового представления бизнес-процесса связан с тем, что человеческое сознание устроено так, что оно эффективно может работать только с образами. При восприятии и анализе текстовой информации человеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, на что уходит, дополнительно временя и умственные усилия. Поэтому при использовании текстового описания бизнес-процессов производительность и качество решений по оптимизации деятельности оставляют желать лучшего, что особенно сильно проявляется, когда решение принимается группой людей[10].
В последнее время чисто текстовое описание встречается всё реже. Как правило, такое описание настолько громоздко, что ошибки и неточности в нем становятся неизбежными, а сам документ обречен на забвение.
2.2.2 Табличный метод
В свое время специалисты по информационным технологиям разработали более структурированный подход к описанию бизнес-процессов. Ими было предложено разбить бизнес-процесс по ячейкам структурированной таблицы (например, табл. 1), в которой каждый столбец и строчка имеют определенное значение. Данную таблицу читать более просто, из нее легче понять, кто за что отвечает, в какой последовательности в бизнес-процессе выполняются работы, и соответственно бизнес-процесс проще проанализировать.
Таблица 1 Пример табличного формата описания бизнес-процессов
|
№ п/п |
Наименование Функции |
Исполнитель |
Ресурсы |
Процессы |
|||
|
Входящие |
Исходящие |
Входящие |
Исходящие |
||||
Табличная форма описания бизнес-процессов более эффективна по сравнению с текстовой и в настоящее время активно применяется специалистами по информационным технологиям для описания бизнес-процессов в приложении к задачам автоматизации[10].
Основным преимуществом является большая компактность по сравнению с текстовым форматом.
2.2.3 Полуграфический метод
Чтобы не утяжелять процедуру одним лишь текстом, в создаваемых документах описание всё чаще делят на две части: текстовую и графическую. Блок-схему помещают либо в начале, либо в конце текста, как бы подытоживая описание. И всё же диаграмма представляет собой дублирование, хоть и в другой форме, текстового документа[11].
В последнее время интенсивно стали развиваться и применяться при описании бизнес-процессов графические подходы. Признано, что графические методы обладают наибольшей эффективностью при решении задач связанных с описанием, анализом и оптимизацией деятельности компании.
Метод, основанный на графическом мышлении, действует совершенно по другим законам. Его цель - изобразить «естественным способом» сложные системы.
Под «естественным способом» понимается образ функционирования нашего мозга. Действительно, когда мы анализируем или изучаем ситуацию, наше мышление становится глобальным. Мы действует по принципу ассоциации, автоматически отвергаем пути, которые кажутся нам не интересными, углубляем ходы и мысли, с нашей точки зрения, уместные.
2.2.4 Графический метод
Оказалось, что графика хороша тем, что графическая информация, расположенная в поле зрения человека, воспринимается его мозгом одновременно. Второе преимущество связанно с тем, что менеджер, является человеком с правополушарным мышлением и мыслит в виде образов. Любую текстовую информацию он раскладывает в образы. В случае, когда ему представляется информация в виде графических образов, значительно возрастают его возможности по анализу и принятию решений[10].
Основной недостаток графического метода - необходимость обучения использованию формата графического представления данных.
В настоящее время на российском рынке представлено достаточно большое количество методик описания процессов и поддерживающих эти методики программных продуктов. Правильный выбор методики и программного продукта в значительной мере определяет весь дальнейший ход проекта. Рациональный выбор системы возможен при понимании руководством компании и ее специалистами нескольких аспектов[13]:
- целей проекта;
- требований к информации, характеризующей бизнес-процессы и необходимой для анализа и принятия решений в рамках конкретного проекта;
- возможностей методики и соответствующих программных продуктов по описанию процессов;
- возможностей программных продуктов по документированию процессов.
Моделирование процесса применяют для анализа сложных процессов, выделяя и структурируя действия, которые составляют сущность процесса. Для разных организаций моделирование процессов может иметь свою специфику, однако принципы моделирования универсальны. Ниже приведены методики для описания и моделирования процессов.
2.3 SADT - методология структурного анализа и проектирования
2.3.1 SIPOC - карта процесса высокого уровня
SIPOC - карта процесса высокого уровня, которая предусматривает идентификацию процесса и определение его взаимодействия с другими процессами. SIPOC - эффективный командный инструмент для очерчивания границ процесса схема представлена на рисунке 1.
Для осуществления SIPOC проводят детальный анализ всех процессов, действующих в организации, в результате, которого выделяют цепочку основных процессов и устанавливают:
- цель, которую предстоит достичь в данном процессе;
- собственника, потребителя и поставщика процесса;
- кто измеряет (оценивает) результат процесса;
- кто или что инициирует начало процесса;
- входные параметры процесса и кто и как их измеряет;
- как и кем (ответственные) или совместно с кем («стыки») реализуется процесс;
- выход процесса или что является результатом выполнения процесса;
- наличие описания алгоритма действий (модель) для превращения известного входа в заданный выход процесса;
- порядок действий в ходе осуществления процесса,
Моделирование процесса - развитие инструментального средства «Определение процесса» Это два вполне совместимых средства. Моделирование применяют для анализа сложных процессов, выделяя и структурируя действия, которые составляют сущность процесса, определенного с помощью «Определения процесса» Для разных организаций моделирование процессов может иметь свою специфику, однако принципы моделирования универсальны.
Рисунок 1. Схема SIPOC
Цель моделирования - разбить большой сложный процесс на элементы, поддающиеся управляемому воздействию без потери понимания целого.
Выгоды при формировании модели процесса заключаются в следующем:
- достигается общее понимание сущности используемых и новых процессов за счет выявления четкой связи между элементами;
- проявляются внутренние и внешние связи с потребителем и поставщиком;
- имеется возможность точного определения требований, особенно когда моделирование применяется вместе с определением процесса:
- помощь в выявлении несоответствующих процессов;
- возможность эффективной оценки затрат на проведение измерений и оценку качества;
- помощь в выявлении проблем и разработке эффективных действий по улучшению[12].
2.3.2 SADT - методология структурного анализа и проектирования
Системное проектирование - это дисциплина, определяющая подсистемы, компоненты и способы их соединения, задающая ограничения, при которых система должна функционировать, выбирающая наиболее эффективное сочетание людей, машин и программного обеспечения для реализации системы. SADT - одна из самых известных и широко используемых систем проектирования. SADT - аббревиатура слов Structured Analysis and Design Technique (Технология структурного анализа и проектирования) - это графические обозначения и подход к описанию систем пример приведен ниже на рисунке 2. Метод SADT разработан Дугласом Россом (SoftTech, Inc.) в 1969 г[28].
Рисунок 2. SADT диаграмма
Описание системы с помощью SADT называется моделью. SADT-модель дает полное, точное и адекватное описание системы, имеющее конкретное назначение. Модель является некоторым толкованием системы. Поэтому субъектом моделирования служит сама система. Таким образом, SADT-модель - это описание системы, у которого есть единственный субъект, цель и одна точка зрения. Целью служит набор вопросов, на которые должна ответить модель. Точка зрения - позиция, с которой описывается система. Цель и точка зрения - это основополагающие понятия SADT.
Метод SADT в наибольшей степени подходит для описания процессов верхнего уровня управления. Его основные преимущества заключаются в следующем[29]:
- полнота описания бизнес-процесса (управление, информационные и материальные потоки, обратные связи);
- комплексность декомпозиции;
- возможность агрегирования и детализации потоков данных и информации (разделение и слияние дуг);
- наличие жестких требований, обеспечивающих получение моделей стандартного вида;
- простота документирования процессов;
- соответствие подхода к описанию процессов стандарту ISO 9000:2000.
В то же время метод SADT обладает рядом недостатков:
- сложность восприятия (большое количество дуг на диаграммах);
- большое количество уровней декомпозиции;
- трудность увязки нескольких процессов, представленных в различных моделях одной и той же организации.
SADT создана для описания системы и ее среды до определения требований к программному обеспечению или к чему-либо другому. Иными словами, поставив своей целью описание системы, в общем, создатели SADT изобрели графический языки набор процедур анализа для понимания системы прежде, чем можно представить себе ее воплощение. Таким образом, SADT, как правило, применяется на ранних этапах процесса создания системы, который часто называют "жизненным циклом системы".
2.4 Графический инструмент блок схема
Блок-схема представляет собой графическое описание потока действий в бизнес-процессе. Ценность блок-схемы заключается в том, что обычно гораздо проще понять что-либо, рассматривая графическое представление объекта, чем изучая его словесное описание. Известна поговорка: «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать»[15].
Существует много способов графического представления блок схем. Самый распространенный - использование различных символов для обозначения различных действий. Стрелки нужны для обозначения связей между различными действиями. Если поговорить о самих символах, то и для их изображения есть много вариантов: от сложных рисунков до элементарных прямоугольников и линий. Нет смысла утверждать, что в данном конкретном случае одно обозначение лучше другого. Важно общее понимание смысла символов блок-схемы пользователем. На рисунке 3 приведена блок-схема процесса. Блок-схемы, как правило, имеют следующие основные блоки:
- овал обозначает начало/конец блок-схемы;
- прямоугольник обозначает какое-либо действие, этап процесса;
- ромб блок принятия решения.
Рисунок 3. Блок-схема
В дополнение к самому символу блок-схемы в нем можно сделать надпись, чтобы указать требуемые ресурсы или оборудование, или определить условия, в которых выполняется рассматриваемое действие.
2.4.1 Межфункциональная блок-схема
Как уже отмечалось, обычная блок-схема главным образом показывает, какие действия происходят в процессе. Межфункциональная блок-схема дает дополнительную возможность установить, кто выполняет то или иное действие, к какому функциональному отделу принадлежат исполнители. Добавление указанной информации не требует много времени в отличие от работ по определению всей последовательности действий. Однако составление такой схемы делает процесс гораздо более наглядным и облегчает понимание его хода. Общая рекомендация заключается в использовании именно межфункциональной блок-схемы. Как правило, работа по составлению такой блок-схемы существенно облегчается, если в качестве базы использовать обычную блок-схему[15].
На межфункциональной блок-схеме тоже можно указывать дополнительную информацию. Эта информация располагается либо вдоль вертикальной оси, если использован книжный формат листа, либо вдоль горизонтальной оси, если использован альбомный формат листа. Такой дополнительной информацией служит, например:
- текущее время процесса;
- затраты на текущий момент времени;
- добавленная ценность;
- степень завершенности.
Таким образом, построение межфункциональной блок-схемы может дать гораздо больше информации, чем просто определение последовательности действий процесса. А что можно сказать о простоте чтения блок-схемы, ее наглядности? Добавление все новой и новой информации, особенно для сложного процесса, может привести к затруднению восприятия схемы, по крайней мере, на первый взгляд. Выход -- в построении так называемой многоуровневой блок-схемы.
2.4.2 Многоуровневая блок-схема
Если рассматриваемый процесс длительный и сложный или много дополнительной информации размещается на листе, то такую блок-схему будет трудно читать. Ситуацию можно исправить, если разбить всю схему на несколько иерархических уровней. Этот прием можно использовать как для обычных блок-схем, так и для межфункциональных блок-схем.
Суть дела в том, что на верхнем (нулевом) уровне следует показывать только основные действия. Основным действиям на схеме нулевого уровня обычно дают двузначные номера: 1.0, 2.0 и т. д. (В этом обозначении первая цифра - номер операции, а вторая -- номер уровня.). Блок-схема нулевого уровня даст представление обо всем процессе целиком, при этом главные аспекты не усложняются второстепенными деталями.
Для каждого из основных действий, которое нужно представить более детально, строят блок-схему более низкого уровня. Если надо произвести дальнейшую детализацию схемы, то легко добавить новые уровни рассмотрения[15].
Таким образом, используя эту методику, можно представить весь процесс целиком только с помощью блок-схемы нулевого уровня. Когда надо, детали для отдельных действий процесса можно пояснить с помощью блок-схем низших уровней. Это делает методику очень мощной, так как в ней соединяется наглядность представления информации с любой степенью детализации, где надо.
2.5 ARIS Приложение ARIS 5.0 - продукт, предназначенный для визуализации деятельности организации
Методология ARIS предполагает определенный подход к формализации информации о деятельности организации и представление ее в виде графических моделей. Модели ARIS могут быть использованы для анализа и выработки различного рода решений по реорганизации деятельности предприятия, в том числе по внедрению информационной системы управления, разработке систем менеджмента качества.
Создаваемые модели представляют собой документированную совокупность знаний о системе управления, включая организационную структуру, протекающие процессы, взаимодействия между организацией и субъектами рынка, состав и структуру документов, последовательность шагов процессов, должностные инструкции отделов и их сотрудников.
Преимущества методологии ARIS:
- возможность рассматривать объект с разных точек зрения;
- богатство методов моделирования, отражающих различные аспекты исследуемой предметной области, позволяет моделировать широкий спектр систем (организационно-хозяйственных, технологических и прочих);
- единый репозиторий, все модели и объекты создаются и хранятся в единой базе проекта, что обеспечивает построение целостной модели предметной области;
- возможность многократно применения результатов моделирования.
Инструментальная система ARIS 5.0 предназначена для визуального представления принципов и условий функционирования различного рода организаций, а также для анализа их деятельности по различным показателям. Целью такого анализа является определение идеальных характеристик, реформирование организационной структуры, функций, бизнес-процессов, используемых данных[6].
Подобные документы
Роль процессного подхода при создании системы менеджмента качества. Виды и схемы процессов организации и методы управления ими. Краткая характеристика предприятия. Внедрение информационной системы как способ совершенствования бизнес-процессов предприятия.
дипломная работа [1,1 M], добавлен 21.03.2013Понятие процессного подхода. Определение его сущности, функций, особенностей внедрения. Исследование на примере деревообрабатывающего завода этапов реализации и подготовки предприятия к реинжинирингу путем внедрения эффективных бизнес-процессов.
курсовая работа [75,5 K], добавлен 07.01.2011Анализ финансово-хозяйственной деятельности ООО "ВТК". Применение процессного подхода в деятельности организации. Разработка мер по совершенствованию внешнеэкономической деятельности, целевая схема бизнес-процессов. Оценка экономической эффективности.
дипломная работа [1,8 M], добавлен 20.05.2013Определение процессного подхода к управлению организацией. Моделирование бизнес-процессов; объекты и связи в IDEF0, преимущества и недостатки их использования. Процессно-организационная бизнес-модель компании ОАО "Урал"; паспорт процесса "Продажа".
курсовая работа [1,4 M], добавлен 03.05.2014Обоснование целесообразности оптимизации процессов производства при помощи внедрения процессного подхода для повышения эффективности деятельности предприятия. Сущность процессного подхода. Анализ и оптимизация производственного процесса предприятия.
дипломная работа [1,8 M], добавлен 25.07.2012Понимание и особенности применения процессного подхода; ресурсная база и декомпозиция. Реализация процессного подхода к управлению: эффективность; уровни описания Процессов. Применение в практике организации производства концепции процессного подхода.
курсовая работа [154,3 K], добавлен 16.02.2012Процессно-ориентированная система управления организацией: сущность, содержание и механизм реализации в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2011. Диагностика существующей системы управления предприятием ООО "Гипрозем". Матрица ответственности.
курсовая работа [388,4 K], добавлен 28.05.2015Проблемы проектирования схем анализа и усовершенствования деятельности организации; построение действенной системы анализа и усовершенствование процессов управления. Рассмотрение информации и принятие решений на ее основе, методика выполнения процессов.
статья [28,3 K], добавлен 19.08.2010Целесообразность внедрения процессного управления на ООО "Мир Алюминия". Разработка рекомендаций и механизма оптимизации основных бизнес-процессов как пути совершенствования системы управления на исследуемом предприятии. Моделирование бизнес-процессов.
дипломная работа [2,3 M], добавлен 08.01.2012Сущность и основное содержание процессного подхода, этапы и принципы его внедрения на современном предприятии. Трилогия Джурана. Общие сведения о ОАО "Татарский мясокомбинат", реализация процессного подхода на нем и оценка эффективности данной концепции.
курсовая работа [55,6 K], добавлен 09.09.2012
