Современное требование к оформлению организационно-распорядительной документации на примере ОАО "РЖД" Ремонтного локомотивного депо ст. Вихоревка

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

Современное требование к оформлению организационно-распорядительной документации на примере ОАО "РЖД" Ремонтного локомотивного депо ст. Вихоревка

ВВЕДЕНИЕ

Важнейшими условиями успешного функционирования и дальнейшего совершенствования системы управления предприятиями являются накопление, обработка, передача и хранение необходимой информации. Каждая управленческая функция сопровождается определенным комплексом документов, состав которых зависит от круга решаемых задач, объема и характера компетенции предприятия, порядка принятия решения, формами взаимосвязей с другими предприятиями и т.п. В качестве оправдавшего себя механизма повышения эффективности деятельности предприятий проявила себя оптимизация документооборота, осуществляемая с участием консультантов при активном использовании внутренних возможностей самих предприятий.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Актуальность темы исследования обусловлена необходимостью повышения эффективности деятельности предприятий, причем тема исследования представляет интерес как в практическом, так и теоретическом аспектах.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

В новых условиях хозяйствования предприятий немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений.

Целью исследования является обобщение и систематизация опыта совершенствования документооборота в организации и использование его в управлении. Цель определяет основные задачи исследования:

-исследование организационных форм делопроизводства на предприятии, требований, предъявляемых к документообороту;

-анализ современного опыта совершенствования документооборота;

-разработка предложений по оптимизации организационно-распорядительной и управленческого документооборота в ОАО «РЖД» Ремонтного локомотивного депо ст. Вихоревка;

-определение и систематизация направлений совершенствования документооборота в ОАО «РЖД» (Ремонтного локомотивного депо ст. Вихоревка).

В соответствии с целью и задачами логика настоящего исследования построена таким образом, чтобы обеспечить последовательное изучение комплекса проблем.

Объектом исследования является совершенствования документооборота в Ремонтном локомотивном депо.

Предметом исследования являются процессы управления, оказывающие влияние на совершенствования документооборота.

Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность.

В первой главе рассматриваются характеристика документационного обеспечения управления, требования к делопроизводству в организации.

Во второй главе подробно дается анализ постановки делопроизводства в ОАО «РЖД» Ремонтного локомотивного депо ст. Вихоревка в настоящее время. Приводятся предложения по оптимизации организационно-распорядительной и управленческого документооборота в ОАО «РЖД» Ремонтного локомотивного депо ст. Вихоревка, по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению необходимых в службе делопроизводства организационных положений и инструкций.

В заключении подводятся итоги исследования, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию документооборота.

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ И ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.

1.1 Унификация и стандартизация управленческой и организационно-распорядительной документации

Наиболее эффективным способом создания рациональных норм документирования является унификация и стандартизация документов.

Унификация в документоведении рассматривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления.

Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом» (ГОСТ 6.10.1-88). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).

Стандартизация - сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

Типовой текст - это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

Типовая форма - утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности.

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процесс установления единообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы.

Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе, на обложку дел постоянного хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации. Стандартизация - закрепление результатов унификации в нормативно-технических документах - стандартах. Стандартизация может проводится на государственном уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р 51141-98). Система документации складывается в процессе реализации в органах власти и управления, в учреждениях, организациях и предприятиях той или иной управленческой функции; состав документов, которые в нее входят, предназначен для документирования определенных видов деятельности, например планирования, финансирования, учета. Системы документации классифицируют по отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.

Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций и предприятий занимают служебные организационно-распорядительные документы.

Организационно-распорядительная документация в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, так и экономических служб. Для упрощения работы с организационно-распорядительной документацией, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация организационно-распорядительной документации по форме и по содержанию. Организационно-распорядительные документы можно разделить на 3 группы:

-организационные (положение, устав, инструкция, правило). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений;

-распорядительные (приказ, решение, постановление, распоряжение, указание). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

-справочно-информационные (протокол, докладная и объяснительная записки, справка, акт, письмо).

Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления.

Управленческий документ это документ, который при сохранении всех признаков документа вообще отличается некоторыми видовыми признаками, связанными прежде всего с реализацией организационно-распорядительных функций управления.

Ученые - документоведы на основе анализа практики документирования управленческой информации предложили комплекс требований, которым должен отвечать управленческий документ. Задача состояла в том, чтобы совокупность предложенных требований при ее реализации обеспечила документу такие свойства, которые гарантировали бы совпадение его исходного и интерпретационного смыслов.

1. Законность. Все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить действующим нормативно-правовым актам, определяющим действия участников процесса управления.

2. Достоверность. Сведения, содержащиеся в документе, должны в полной мере отвечать истине о фактах, событиях, людях, которых он касается.

3. Однозначность. Текст документа по смыслу должен быть однозначным, т.е. положения, приведенные в нем, не могут быть истолкованы двояко, по-разному.

4. Конкретность. Текст документа должен отвечать требованиям определенности таким образом, чтобы в нем были приведены все необходимые сведения, порождаемые знаменательными словами текста.

5. Полнота. Текст управленческого документа должен отвечать требованиям полноты, т.е. содержать все сведения, которые необходимы для обеспечения требуемого качества и эффективности управления.

6. Непротиворечивость. Сведения, приводимые в документе, не должны находиться в противоречии друг с другом, быть не согласованными между собой.

7. Понятность. Все сведения документа должны быть изложены языком ясным, понятным, несмотря на то, что он считается административным, официально-деловым.

8. Мотивированность. Содержание документа должно побуждать адресата к осуществлению целей, поставленных автором документа.

9. Юридическая значимость. Управленческий документ для обеспечения его юридической силы должен при оформлении иметь все требуемые, правильно составленные и оформленные реквизиты.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.

Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам.

Так, например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов является:

- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы докуме6нтации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;

-единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений;

-комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

-информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

-сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;

-стабильность требований к документам. Поскольку формы документов используют достаточно длительное время, этот принцип станет более эффективным, если необходимые требования к документам будут установлены государственными и отраслевыми стандартами;

-сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке и др.

Существуют три способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет - это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Данный способ является первым шагом к формализации текстов и их кодированию с последующим вводом в ЭВМ. использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета ряда приказов, заявлений в унифицированной системе документации (УСД) на организационно-распорядительные документы (ОРД).

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем в формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. В УСД на ОРД анкетным методом смоделированы:

- приказы по приему, переводу, увольнению;

- кадровые докладные и объяснительные записки.

Достоинства анкетной формы текста состоят в следующем: упрощается подготовка документа; облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для кодирования информации.

Таблица так же, как анкета, представляет собой разорванный текст, но расположенный по другому принципу: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Перечислим достоинства текста, представленного в виде таблицы: обладает большой информационной емкостью; позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.

В настоящее время таблица и анкета «соревнуются» между собой по критерию совершенства формы, но все же в большинстве УСД используется пока анкета. В УСД на ОРД в табличной форме представлены следующие документы: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы. Проведение унификации текстов можно рассматривать как первую стадию в разработке унифицированных текстовых форм управленческой документации.

Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным и прямым.

Косвенный эффект проявляется в повышении качества управления, эффективности использования средств организационной и вычислительной техники, ускорении и оборачиваемости финансовых средств, снижении количества ошибок в документах и др. Этот вид эффекта пока в расчетах не определяют.

Прямой эффект проявляется в снижении затрат труда на работу с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капитальных вложений на оргтехнику и помещение для ее установки, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники.

1.2 Требования к оформлению реквизитов документов

Каждый документ состоит из отдельных, составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения и т.д. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема) или текстовыми.

Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного - двух слов (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляют его формуляр.

При создании унифицированной системы документации или унификации (приведение к единообразию) группы документов разрабатывается, как правило, формуляр - образец. Формуляр - образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерных именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади.

Принятая в формуляре - образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии нескольких различий в конкретных документах.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и т.д.), называется типовым формуляром.

Государственным стандартом 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации (УСД). Требование к построению формуляра - образца» установлены общие для любых управленческих документов соответствующие международным:

- форматы бумаги А3 (297х420мм), А4 (210х420мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм) с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;

- минимально допустимые размеры служебных полей: поле подшивки - не менее 20мм, остальные поля - не менее 10мм;

- размер шрифта, годного для оформления документов - что соответствует размеру 13,5 - 14 шрифта Times New Roman Cyr (наиболее близкий к шрифту канцелярской пишущей машины: 2,6х4,25мм).

Стандартом определено, что основными зонами документа являются сверху вниз по листу бумаги: заголовочная, содержательная и оформляющая, хотя это деление достаточно условно.

Установлен состав реквизитов, совокупность которых придаёт управленческим документам юридическую силу и правила их оформления; в самом общем виде - их расположение на листе бумаги. К этим реквизитам относится: наименование организации - составителя (автора) документа и код организации, наименование формы документа и её код, дата, номер документа и подпись (лица, несущего ответственность за содержание документа).

Неоднократно регламентировались и стандартизировались более подробные требования по оформлению и расположению на бумажном носителе реквизитов управленческих документов. Этому вопросу был посвящён в настоящее время приостановленный Государственный стандарт Российской Федерации 6.30 - 97 «УСД. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Во все действующие инструкции и правила по ведению делопроизводства обязательно включены разделы, составленные на основе этого стандарта.

Оформление ОРД, как уже было сказано, осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003, устанавливающим состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного Герба РФ. Правильно оформленные реквизиты организационно-распорядительных документов гарантируют их юридическую силу.

Оформление реквизитов документов в процессе их подготовки производят в соответствии с изложенными в настоящем приложении требованиями.

1. Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».

ОАО «РЖД» и обособленные структурные подразделения Общества не вправе помещать на своих бланках изображение Государственного герба Российской Федерации.

2. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

ОАО «РЖД» и обособленные структурные подразделения Общества на своих бланках не помещают герб субъекта Российской Федерации.

3. Эмблема организации или товарный знак

Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с их уставом (положением).

Уставом ОАО «РЖД», утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 18 сентября 2003 г. № 585, предусмотрено, что Общество вправе иметь собственную эмблему и другие средства визуальной идентификации.

На бланках Общества, филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений Общества используется логотип открытого акционерного общества «Российские железные дороги», состоящий из аббревиатуры, построенной по начальным буквам Общества - РЖД, и эмблемы - стилизованного изображения крылатого колеса и перекрещенных молотка и ключа.

4. Код организации

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код ОАО «РЖД» - 00083262.

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с доку-ментами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН ОАО «РЖД» -1037739877295

6. Идентификационный номер налогоплательщика код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

ИНН/КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ИНН/КПП ОАО «РЖД»- 7708503727/997650001.

7. Код формы документа

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

8. Наименование организации

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации.

Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного наименования.

Уставом Общества установлено полное фирменное наименование -открытое акционерное общество «Российские железные дороги», сокращенное наименование - ОАО "РЖД".

В документах Общества допускается применять наименование - ОАО «Российские железные дороги».

Наименование филиала, представительства, учреждения Общества располагают ниже наименования Общества.

9. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номера телефона, факса, телефакса; другие сведения по усмотрению организации, в частности счета в банке, адрес электронной почты.

Справочные данные о дороге приведены на соответствующих бланках.

10. Наименование вида документа

Наименования видов документов, составляемых и издаваемых в Обществе, соответствуют видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

11. Дата документа

Датой документа является дата его подписания, утверждения или со-бытия, которое зафиксировано в документе. Например, датой приказа, распоряжения, поручения, письма является дата их подписания, протокола - дата заседания, акта - дата события. Датой положения, правил, инструкции и других утверждаемых документов является дата их утверждения.

Датой документа, составленного совместно несколькими организациями, является более поздняя дата подписания такого документа одной из этих организаций. Совместный документ должен иметь одну (единую) дату.

Даты документов оформляют словесно-цифровым и цифровым способами. Словесно-цифровой способ (например, 4 апреля 2011 г.) применяют при оформлении даты приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций, протоколов, писем, других организационно-распорядительных документов дороги.

При оформлении даты цифровым способом (например, даты визирования, поступления документа или направления его в дело) арабскими цифрами указывают дату в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами. Например, дату четвертое апреля 2011 г. следует оформлять 04.04.2011 (точка после года не ставится).

12. Регистрационный номер документа

Реквизит "Регистрационный номер документа" проставляют на документах, подлежащих регистрации. Им может являться порядковый номер поступления, отправления, издания документа. Порядковый номер может дополняться индексом дела по номенклатуре дел, индексом подписанта и другими обозначениями.

Регистрационный номер документа, составленного совместно дорогой с другими организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке расположения подписей руководителей организаций.

Например: 25/37/17.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает в себя регистрационный номер и дату, указанные в документе организацией, составившей или издавшей документ, на который должен быть дан ответ.

В бланках для писем данный реквизит состоит из постоянной части в виде: «На №... от...», в рамках которой проставляют номер и дату документа.

14. Место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывают в том случае, когда затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления. При указании Москвы и Санкт-Петербурга букву «г.» не ставят.

15. Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Если документ адресован должностному лицу, то инициалы указывают перед фамилией, если физическому лицу - после фамилии.

В состав реквизита «Адресат» может, при необходимости, входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса корреспондента указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Элементы почтового адреса указывают в следующей последовательности: название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта, название района, название области, края, автономного округа (области), республики, почтовый индекс.

16. Гриф утверждения документа

Утверждению подлежат нормативные документы дороги, в частности положения, правила и инструкции, структура и штатные расписания подразделений аппарата управления дороги, акты контрольно-ревизионных проверок, акты приема в эксплуатацию законченных строительством зданий и сооружений, составы комиссий и советов, сметы расходов на содержание аппарата управления, другие документы, которые только после утверждения приобретают юридическую силу.

Документ утверждается начальником дороги (заместителями начальника дороги в соответствии с их компетенцией). Подлежащий утверждению документ должен быть подписан руководителем подразделения аппарата управления дороги, подготовившего этот документ (с соблюдением правил оформления реквизита «Подпись»). Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия), даты утверждения и регистрационного номера, например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник дороги

(личная подпись) И. О. Фамилия

«___» мая 2011 г. №_________

При утверждении документа несколькими должностными лицами: при двух грифах утверждения их располагают рядом, на одном уровне, при трех и более грифах - рядом, на нескольких уровнях.

Распорядительными документами (приказом, распоряжением) утверждают нормативные и иные документы дороги в случаях, когда не представляется возможным определить момент введения в действие документа при его утверждении и/или необходимо дать поручения, связанные с введением в действие документа, и установить порядок его изучения.

При утверждении документа приказом, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

приказом начальника дороги от 20 марта 2011 г. №

или

УТВЕРЖДЕНА

распоряжением начальника дороги

от 25 февраля 2011 г. № 8-8/75

Каждую составную часть реквизита «Гриф утверждения документа» печатают с новой строки через один межстрочный интервал (12 пт).

Начало строк многострочного реквизита должно быть выровнено по вертикальной линии. Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа с изданием распорядительного документа текст утверждаемого документа заканчивается чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 3 межстрочных интервалов (36 пт.). Длина черты 2-3 см.

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

17. Резолюция

Резолюция может быть написана на документе или отдельном листе, который прикладывается к подлиннику документа. В состав реквизита «Резолюция» входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), которому направляется документ, предписываемое действие (указание о порядке и характере исполнения документа), срок исполнения, личная подпись должностного лица, дата подписания резолюции.

На документе, как правило, должно быть не более одной резолюции. Недопустимо давать по одному и тому же документу противоречивые указания и поручения или дублировать их.

В резолюции в качестве исполнителей определяют должностных лиц (заместителей начальника дороги, руководителей подразделения аппарата управления или обособленных структурных подразделений дороги), в функции (обязанности) которых входит подготовка решений по поставленным в документе вопросам. Допускается адресовать поручение первым заместителям руководителей подразделений, которые возглавляются заместителями начальника дороги. Нецелесообразно без надобности расширять количество исполнителей, и особенно в резолюции с пометкой «Срочно».

Если исполнение документа требует решения различных вопросов, то резолюция может предусматривать поручения нескольким ответственным исполнителям, которые выделяют в самостоятельные пункты резолюции.

В резолюции могут быть указаны должностные лица, которым должен быть направлен данный документ (с поручением) для сведения.

При оформлении резолюции на отдельном листе указывают регистрационный номер и дату документа, к которому относится данная резолюция, а также, при необходимости, должностное лицо (фамилия и инициалы), у которого находится документ на контроле.

На оборотной стороне листа проставляется виза лица, подготовившего проект резолюции.

Резолюцию, написанную на документе, переносят, при необходимости, в напечатанном виде на отдельный листе.

18. Заголовок к тексту

Заголовок составляют к документам, оформляемым на бланке или бумаге формата А4 (210x297 мм), за исключением ответов на обращения граждан, телефонограмм, телеграмм, извещений, а также документов, оформляемых на бумаге формата А5 (148 х 210 мм).

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа. Заголовок формулируют, как правило, с помощью отглагольных существительных в предложном падеже, отвечая на вопрос «О чем» («Об отмене ...», «О выделении ...», «Об изменении ...»). Он должен грамматически согласовываться с названием документа. Например, приказ (о чем?)

- «О создании предприятий»; карточка (чего?) - «Учета движения основных средств».

Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок документа может формулироваться обобщенным и иметь подзаголовки.

Заголовок к тексту документа составляется исполнителем документа. В нем допускается применять общепринятые сокращения слов и словосочетания, которые соответствуют требованиям стандартов (правил). Точка в конце заголовка (подзаголовка) не ставится.

19. Отметка о контроле

Отметку проставляют на документах, исполнение которых контролируется, и она состоит из слова «Контроль», которую пишут от руки или наносят штемпелем.

Отметку о контроле располагают на правом поле первого листа документа на уровне реквизита «Заголовок к тексту», в случае недостатка места - на свободном месте лицевой стороны первого листа.

20. Текст документа

Текст документа отражает основное смысловое содержание документа управленческое действие, решение и должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную объективно, кратко и четко, простым языком, без сложных словосочетаний.

Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текст документа состоит, как правило, из двух основных частей. В первой (констатирующей) части излагаются причины, основания, цели создания документа, во второй - решения, просьбы, предложения, рекомендации, поручения.

Если содержание документа не требует пояснения или обоснования, то текст может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей; письмо - просьбу без пояснения).

Тексты положений, правил, инструкций, программ, докладов, отчетов могут состоять из разделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруют арабскими цифрами. Разделы (пункты) могут иметь заголовки (подзаголовки). Порядковые номера (раздела, пункта, подпункта) отделяют точками. Например, обозначение «2.9.3.» означает: раздел 2, пункт 9, подпункт 3.

Тексты приказов и распоряжений могут состоять из пунктов и подпунктов (абзацев).

В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без каких-либо слов и знаков, в интервале 10-15 мм от верхнего края листа.

В распорядительных документах используют форму изложения текста от первого лица единственного числа («приказываю», «обязываю», «предлагаю», «прошу»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В устанавливающих обязанности и права подразделений аппарата управления Общества и его обособленных структурных подразделений документах, а также в документах, содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («департамент осуществляет следующие функции», «в состав филиала входят», «комиссия установила»).

В докладных записках, объяснительных записках, заявлениях используют форму изложения от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу направить»).

В тексте документа, подготовленного на основании документа другой организации или ранее изданного документа, должна содержаться ссылка на него с указанием наименования документа, наименования организации - автора документа, даты и номера документа (допускается иметь в конце документа приписку - «Основание:...», с указанием упомянутых реквизитов). Например: "Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 18 сентября 2011 г . № 585 «О создании открытого акционерного общества «Российские железные дороги» приказываю:...»

При составлении текстов документов необходимо соблюдать установленные правила написания дат. Даты указывают словесно-цифровым способом (7 апреля 2011 г.; в 2011 году; зимний период 2010/2011 года; в 2010- 2011 годах; первый квартал 2011 г. или I квартал 2011 г.; первое полугодие 2010 г.; 4 месяца 2010 года, в 10-дневный срок).

При упоминании в тексте документов должностных лиц сначала указывают их фамилии, затем - инициалы.

В документах не допускается употребление сокращения «РФ» вместо слов «Российская Федерация».

Наименование конкретного подразделения аппарата управления дороги.

Например, Юридическая служба, Управление капитального строительства, Первый отдел) пишут с прописной буквы.

Наименования отделов (секторов, бюро) в составе подразделений пишут со строчной буквы.

Например, отдела документационного обеспечения службы управления делами.

В текстах приказов, распоряжений, поручений, протоколов, писем при переписке внутри дороги, в текстах служебных записок справок пишут наименования должностей и подразделений аппарата управления дороги без указания наименования дороги.

В случаях, если по содержанию документа требуется указывать полные наименования должностей и подразделений аппарата управления (обособленных структурных подразделений) дороги, то в таком документе применяют их наименования, предусмотренные в соответствующих штатных расписаниях и учредительных документах.

Тексты документов с однотипным, сходным содержанием рекомендуется унифицировать путем создания типовых и трафаретных текстов, пригодных для многократного использования при составлении документов.

Типовые тексты - тексты-образцы, на основе которых исполнитель составляет текст путем добавления конкретной информации (цифр, фактических данных, фамилий исполнителей, другой информации) с сохранением основной конструкции и формулировок типового образца.

Трафаретные тексты - дословное воспроизведение на бланках документов (типографским или другими способами) постоянной части текста, повторяющейся в каждом однотипном документе, с пропусками для последующего заполнения конкретной информацией, индивидуальной для каждого текста.

21. Отметка о наличии приложения

Приложения к документу могут быть: утверждаемые соответствующими распорядительными документами; поясняющие или дополняющие содержание основного документа; являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом.

О наличии приложений к документам указывают в тексте этих документов. Приложение к распорядительному документу содержит в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием наименования документа, к которому оно прилагается, его даты и номера. При наличии нескольких приложений к распорядительному документу проставляют их порядковые номера. Порядковые номера присваивают в соответствии с очередностью их упоминания в тексте п. …….

Если приложения к распорядительному документу утверждаются этим документом, то на таких приложениях в правом верхнем углу первого листа проставляют отметку об их утверждении, а отметку о приложении в этом случае не делают. Нумерацию страниц распорядительного документа и каждого утверждаемого приложения производят отдельно.

22. Подпись

Документы подписываются должностными лицами дороги в соответствии с их компетенцией.

Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на бланке дороги в наименовании должности реквизита «Подпись» не указывают сокращенное наименование дороги, при оформлении документа на бланке подразделения аппарата управления дороги в наименовании должности реквизита «Подпись» не указывают наименования подразделения и дороги.

При оформлении документа на листе бумаги стандартного формата (не на бланке) наименования дороги и подразделения аппарата управления дороги включаются в состав наименования должности подписывающего, например:

Начальник финансовой службы

Восточно-Сибирской железной дороги

-филиала ОАО «РЖД» (личная подпись) И. О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель начальника

Восточно-Сибирской железной дороги - филиала ОАО «РЖД»

Заместитель генерального директора ОАО «Бамтоннельстрой»

Заместитель генерального директора ОАО «Нижне-ангарсктрансстрой»

(личная подпись)

И. О. Фамилия

«___» мая 2011 г.

(личная подпись)

И. О. Фамилия

«___» мая 2011 г.

(личная подпись)

И. О. Фамилия

«___» мая 2011 г.

При подписании документа, составленного комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их положение (статус) в составе комиссии, например:

Председатель комиссии (личная подпись) И. О. Фамилия

Заместитель председателя комиссии (личная подпись) И. О. Фамилия

Члены комиссии

(личная подпись) И. О. Фамилия

(личная подпись) И. О. Фамилия

(личная подпись) И. О. Фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, его замещающее, или его заместитель (например: «И. о.», «Зам.»). При этом обязательно указывают его инициалы и фамилию.

Не допускается подписание документа с проставлением предлога «за» или косой черты перед наименованием должности.

Документ, издаваемый дорогой совместно с другими организациями, оформляемый на листе бумаги стандартного формата, подписывают в таком количестве экземпляров, чтобы каждая организация, являющаяся подписантом такого документа, имела по подлинному экземпляру (подлиннику документа).

23. Гриф согласования документа

Согласование документа с организациями, не входящими в состав дороги (внешнее согласование), оформляют одним из следующих способов: грифом согласования, письмом согласования, протоколом согласования.

Гриф согласования располагают, как правило, ниже реквизита «Подпись».

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласован документ (с указанием наименования организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования или названия документа, которым произведено согласование, его даты и регистрационного номера, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель председателя

правления ОАО «Энергобаз»

(личная подпись) И. О. Фамилия

«___» апреля 2011 г

Или

СОГЛАСОВАНО

Письмо ЗАО «Металлург транс»

от 20 апреля 2011 г. № 25

При двух грифах согласования их располагают рядом, на одном уровне, при трех и более грифах - рядом, на нескольких уровнях, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель начальника

Восточно-Сибирской железной дороги - филиала ОАО «РЖД»

(личная подпись) И .О. Фамилия

«__» апреля 2011г.

СОГЛАСОВАНО

Заместитель генерального директора

ОАО «Бамтоннельстрой»

(личная подпись) И. О. Фамилия

«__» апреля 2011 г.

СОГЛАСОВАНО

Председатель правления страховой

компании «Планета»

(личная подпись) И. О. Фамилия

«___» апреля 2011 г.

При согласовании документа с несколькими организациями грифы согласования могут размещать на отдельном «Листе согласования», о чем делают отметку на документе (на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования) - «Лист согласования прилагается».

Согласование в зависимости от содержания документа осуществляют:

-с организациями, выступающими стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда издание документа непосредственно затрагивает их интересы;

-с органами, осуществляющими государственный надзор в определенной области, в частности экологический, санитарный, противопожарный надзор, с общественными организациями (при необходимости);

-с федеральными органами исполнительной власти и иными государственными органами в случаях, когда законодательством Российской Федерации предусматривается возможность совершения действий только с согласия этих органов.

24. Визы согласования документа

Внутреннее согласование документа оформляют путем проставления визы согласования на проекте основного документа и приложений к нему (при наличии приложений) должностными лицами дороги.

Приложения визируют исполнитель и руководитель подразделения аппарата управления дороги, подготовившего документ, и причастные. Согласование производят до представления документа на подпись (утверждение).

25. Оттиск печати

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Начальник дороги (личная подпись) И. О. Фамилия

Оттиск печати

26. Отметка о заверении копии документа

Копия документа должна полностью воспроизводить все реквизиты подлинника документа.

В аппарате управления дороги могут заверяться копии только тех документов, которые создают в филиале, его соответствующих подразделениях.

При разрешении дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел допускается изготавливать копии документов, выданных другими организациями и которые необходимы для решения этих вопросов в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Копия документа производится на бланке дороги или его подразделения машинописным способом или с помощью копировально-множительных средств. Если копия изготавливается не на бланке, то необходимо полностью воспроизводить текст подлинника и реквизиты бланка.

Отметку «КОПИЯ» размещают в правом верхнем углу документа над реквизитами «Адресат», «Гриф утверждения документа».

Соответствие копии документа его подлиннику заверяют проставлением ниже реквизита «Подпись» за верительной надписи «Верно», наименования должности работника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты заверения, например:

Верно:

Инспектор отдела

документационного обеспечения (личная подпись) И. О. Фамилия

07.04.2011

На копиях, пересылаемых в другие организации и выдаваемых на руки физическим лицам, проставляют печать.

При оформлении копий документов, касающихся прав и законных интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку кому и когда она выдана, а на самой копии - отметку о том, что подлинник документа хранится в данной организации.

Визовой экземпляр исходящего документа, остающийся в филиале, содержит визы лиц, составивших документ, и визы лиц, с которыми документ согласовывался. В него вносят все исправления, сделанные при подписании подлинника, и он заверяется должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику. Текст бланка не воспроизводят, на его месте проставляют дату подписания и регистрационный номер документа.

При оформлении выписок из документов на первом листе в правом верхнем углу над реквизитами «Адресат», «Гриф утверждения документа» делают отметку «ВЫПИСКА».

Выписка должна оформляться на бланке дороги или его подразделения с воспроизведением реквизитов. Заверяют выписку так же, как копию.

27. Отметка об исполнителе

Каждый документ (кроме документов, направляемых иностранным корреспондентам) должен содержать отметку об исполнителе. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителя (для телеграммы - только фамилия), номер его служебного телефона и буквенной аббревиатуры подразделения аппарата управления дороги.

Отметка об исполнителе размещается на лицевой стороне листа, ее печатают шрифтом размером № 8-10.

В приказах (распоряжениях) на оборотной стороне листа.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:

-краткие сведения об исполнении документа (если документ исполнен ответным документом, то приводят ссылку на дату и номер документа;

-если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, то дают краткую справку о его исполнении);

-слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ;

-дату направления документа в дело, подпись и расшифровку подписи лица, производящего отметку (инициалы и фамилия).

Отметку об исполнении документа и направлении его в дело производят на документах, поступивших: на имя начальника дороги - начальник отдела инспекции и контроля; на имя заместителя начальника дороги - секретарь; в адрес подразделения аппарата управления дороги - руководители этих подразделений.

Номер дела в реквизите «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» на документах, поступивших на имя начальника дороги и его заместителей, проставляет работник отдела документационного обеспечения.

При автоматизированной системе регистрации документов номер дела проставляют в момент заполнения регистрационно-контрольной формы в РКФ.

Отметку об исполнении документа и направлении его в дело проставляют после завершения работы над документом. При исполнении его ответным документом отметку оформляют следующим образом:

Дан ответ 26.04.2011 № 8-10/129.

В дело 73-06 (личная подпись) И. О. Фамилия

09.05.2011

Отметку об исполнении документа и направлении его в дело при отсутствии документа о его исполнении оформляют следующим образом:

Вопрос решен на совместном совещании с участием представителя Ждановского ЛПХ 10.04.2004 (излагают краткие сведения об исполнении вопроса).

В дело 63-08-03 (личная подпись) И. О. Фамилия

15.04.2011

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» размещают на лицевой стороне первого листа документа в левой части нижнего поля, в случае недостатка места - на оборотной стороне первого листа.

29. Отметка о поступлении документа в организацию

В отметке указывают наименование подразделения аппарата управления дороги, которое получило документ, дата его поступления, часы и минуты (для телеграмм), номер входящего документа, количество листов основного документа и приложений к нему.