Современное требование к оформлению организационно-распорядительной документации на примере ОАО "РЖД" Ремонтного локомотивного депо ст. Вихоревка

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон. Все экземпляры акта и приложений к нему (если они имеются) подписываются.

Таким образом исследования показали, что организационно - распорядительная документация во многом не совершенна: отдельные документы противоречат друг другу; достаточно медленно доходят до того или иного органов власти; медленно производятся инструкции, положения, регламенты; многие работники не знают требований по документам; медленное усовершенствование технологий и др.

Итак, изучив и проанализировав организационно-распорядительную и управленческую документацию в Ремонтном локомотивном депо ст. Вихоревка, можем сделать заключение, что движение документов происходит непрерывно: документы создаются, принимаются, регистрируются, рассылаются, подшиваются в дело и т.д. в соответствии со всеми инструктирующими документами по делопроизводству.

Однако, мы пришли к выводу, что в ремонтном локомотивном депо ст. Вихоревка не развита система электронного документооборота. На поиск нужного документа тратится большое количество времени. Поэтому предлагаем оптимизировать функционирование процесса делопроизводства на предприятии с помощью системы электронного документооборота.

Системы электронного документооборота (СЭД) - это новое поколение систем автоматизации делопроизводства предприятий.

СЭД обеспечивает процесс создания электронных документов, управления доступом к ним и их распространения в компьютерных сетях. Кроме того, с помощью СЭД можно контролировать поток документов в организации.

То есть автоматизируются (переводятся в электронный вид) не только сами документы (любые - от бумажных до электронных любого формата и структуры), но и их движение и обработка.

Какие направления деятельности можно оптимизировать с помощью СЭД?

Конечных решений автоматизации документооборота, создаваемых на базе современных СЭД, очень много. Условно выделим два основных в которых нуждается Ремонтное локомотивное депо:

1. Создание электронных архивов документов. Архивы обеспечивает систематизированное хранение документов, используемых в работе Ремонтного локомотивного депо, и удобный доступ сотрудников к необходимой информации. Это могут быть организационные, нормативные, информационно-справочные, технические документы и т. д.

2. Автоматизация делопроизводства. По сути, это документационное обеспечение управления, включающее документирование и организацию работы с официальными документами (входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и т. п.). При этом обеспечивается движение и обработка документов: их подготовка, согласование, утверждение, ознакомление, выдача заданий и резолюций на исполнение, а также контроль исполнения заданий.

Что дает предприятию внедрение система электронного документооборота?

-Увеличивается скорость выполнения процессов, их прозрачность и управляемость.

-Повышается исполнительская дисциплина сотрудников.

-Облегчается поиск документов на любой стадии жизненного цикла, исключается их утрата.

-Возрастает уровень информационной безопасности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В работе исследованы общие требования к организационно - распорядительной документации, унификация и стандартизация управленческой документации, унифицированная система организационно - распорядительной документации, оформление реквизитов организационно - распорядительных документов, а также оформление организационно - правовой, распорядительной и информационно - справочной документации. Подводя итоги, можно выделить наиболее важные аспекты работы.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно - правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Распорядительные документы это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Анализ свидетельствует, что документированная информация составляет основу управления. В документах, как считают ученые - документоведы, сосредоточено до 85% информационных ресурсов организации. С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления - от рядового исполнителя до руководителя. Успешная деятельность любого предприятия, компании, фирмы невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации и современного технического оснащения документационного обеспечения управления. От организации делопроизводства в целом зависят оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

Изучение проблемы свидетельствует о том, что к настоящему времени созданы нормативно - правовая, научно - методическая базы для ведения оптимального делопроизводства и текущее делопроизводство на Восточно-Сибирской дороге ОАО «РЖД» Ремонтного локомотивного депо.

Прежде всего, это: Конституция РФ; ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу»;

Принятие унифицированной системы документации позволило поставить делопроизводство на более новый высокий уровень.

Вместе с тем исследования показали, что организационно - распорядительная документация во многом не совершенна: отдельные документы противоречат друг другу; достаточно медленно доходят до того или иного органов власти; медленно производятся инструкции, положения, регламенты; многие работники не знают требований по документам; медленное усовершенствование технологий и др. Поэтому во второй главе мы предлагаем оптимизировать документооборот на предприятии Ремонтного локомотивного депо.

Поскольку ОРД составляет ядро государственных документов в системе управления, то необходимо:

1). дальнейшее исследование этой сферы;

2). совершенствование нормативно - правовой базы;

3). создание системы электронного документооборота;

4). крайне важно планомерное обучение работников всех государственных и муниципальных структур, более широкая подготовка высококвалифицированных специалистов по делопроизводству в вузах.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Конституция Российской Федерации: принята всенародным голосованием 12 декабря 1993г. - М.: Юридическая литература, 1993г.

2. Федеральный Закон РФ «Об информации, информации» технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149.

3. Федеральный закон РФ «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004г. № 98-ФЗ.

4. «Концепция использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года». Распоряжение Правительства РФ от 27 сентября 2004г.

5. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30 октября 1999г.

6. ГОСТ 2.051-2006 «ЕСКД. Электронные документы. Общие положения».

7. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

8. ГОСТ 28388-89 «Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения».

9. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005г. №536.

10. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. М.:ЗАО «Интел-Синтез», 2001.

11. Баласаян В.Э. Современная система документооборота как основа управления организацией: Тезисы сообщений на девятой Международной научно-практической конференции. 5-6 декабря 2002г. - М: Росархив ВНИИДАД, 2003.

12. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб. Пособие//Ростов н/Д: Феникс, 2007.

13. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30 - 2003): Практическое пособие. - 6-е изд. - Ростов н/Д: Феникс, 2006.

14. Басаков М.И. Справочник секретаря-референта: Практ. пособие. - 4-е изд., испр. и доп. // Ростов н/Д: Феникс, 2007.

15. Басаков М.И. Документы по персоналу организации: Практическое пособие. 2-е изд. перераб, и доп. Ростов-н/Д-; Издательский центр «МАРТ»,2003.

16. Басаков М.И. Как подготовить и оформить деловое письмо. Изд.4-е, испр.и дол. М., 2006.

17. Барихин А.Б. Делопроизводство на предприятии,- М.: Книжный мир. 2003.

18. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. М.,ЭКСМО, 2005.

19. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. И доп. - М.: МЦФЭР, 2006.

20. Галахов В.В. и др. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): Учеб-практ. Пособие / Под ред. И.К. Корнеева. - М.: ТК Велби, Проспект, 2004.

21. Делопроизводство. Образцы, документы, организация и технология работы. 2-е изд., перераб. И доп. М.:ТК Велби. 2004.

22. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. М.:С.-П.,2003.

23. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. 5-е изд.-М.-Новосибирск, ИНФРА-М, 2003.

24. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Москва-Новосибирск. Информ-М. Сибирское с оглашение, 2006.

25. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства и документационного обеспечения управления. Москва - Новосибирск. Информ. Сибирское соглашение.2006.

26. Корнеев И.К. Делопроизводство. Образцы, документы, организация и технология работы. - М.:» Проспект», 2003.

27. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами: Учебн. Пособие 2-е изд., перераб. И доп. - М.: ИНФРА-М, 2002.

28. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. М.,2000.

29. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Учебно-практическое пособие, 2006.

30. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления). Учебн. Для вузов. М.: ЮНИТИ, 2003.

31. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Учебник для вузов. М.,2002.

32. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).4-е изд., испр. И доп.-М.: 000 «Журнал управление персоналом». 2003.

33. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. - М.: МЦФЭР, 2002.

34. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. Проф. В .А. Кудряева. 2-е изд. М., 2002.

35. Охотников А.В. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов. Новый стандарт. Образцы документов. Правила оформления. - Издательский центр «Март». М.-Ростов-на-Дону. 2004.

36. Охотников А. В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. Издательский центр «Март». Москва-Ростов-на-Дону, 2005.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Ремонтное локомотивное депо

Об образовании Совета ОАО «РЖД» по международным транспортным коридорам

В целях проведения регулярного анализа информации о международных транспортных коридорах, проходящих по территории Российской Федерации, и подготовки предложений по повышению эффективности их использования:

1. Образовать Совет ОАО «РЖД» по международным транспортным коридорам (далее - Совет) и утвердить его состав (прилагается).

2. Председателю Совета Е. Г. Ефимьянову:

разработать и утвердить в недельный срок регламент работы Совета;

подготовить и в 2-недельный срок представить на утверждение проект плана работы Совета на 2010 год;

провести первое заседание Совета в январе 2010 г.;

привлекать при необходимости к работе Совета специалистов других организаций, в том числе на основе заключаемых в установленном порядке договоров.

Начальник

Ремонтного локомотивного депо С. С. Иматов

Исп. Бочкарева С.Ш.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Ремонтное локомотивное депо

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги» Ремонтного локомотивного депо.

В целях улучшения организации делопроизводства и повышения качества документов ОАО «РЖД» Ремонтного локомотивного депо приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 февраля 2010 г. прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги» Ремонтного локомотивного депо.

2. Начальникам отделов обеспечить соблюдение установленного Инструкцией порядка ведения делопроизводства и осуществления контроля за исполнением принимаемых решений.

3. Руководителям железных дорог и других филиалов, иных структурных подразделений ОАО «РЖД» организовать, руководствуясь положениями Инструкции, делопроизводство в соответствующих органах управления с учетом специфики их деятельности и особенностей структуры.

4. Начальнику Департамента управления делами Ефимову А.Г. обеспечить издание типографским способом 3500 экземпляров Инструкции.

Начальникам Департамента планирования и бюджетирования Иванову Е.И. и Департамента корпоративных финансов И. П. Ивановой. предусмотреть в бюджете затрат и платежном балансе ОАО «РЖД» на I квартал 2011 г. средства, необходимые для издания Инструкции.

5. Признать утратившим силу с 1 февраля 2011 г. приказ ОАО «РЖД» от 17 августа 2004 г. № 130 «О документационном обеспечении управленческой деятельности в открытом акционерном обществе «Российские железные дороги».

Начальник: Ремонтного локомотивного депо С.С. Иматов

ПРИЛОЖЕНИЯ 3

О внесении изменений в Положение об учетной политике для целей налогообложения открытого акционерного общества «Российские железные дороги».

В соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации приказываю:

Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в Положение об учетной политике для целей налогообложения открытого акционерного общества «Российские железные дороги», утвержденное приказом ОАО «РЖД» от 30 декабря 2005 г. № 248.

Начальник

ОАО «РЖД» П.В. Фролов

Примечание. Отметка об исполнителе проставлена на оборотной стороне листа

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Присутствовали:

начальники департаментов

и управлений фамилии и инициалы

(в алфавитном порядке)

начальники и заместители начальников железных дорог

фамилии и инициалы

(в алфавитном порядке)

заместители начальников департаментов и управлений

фамилии и инициалы

(в алфавитном порядке)

заместитель руководителя департамента ОАО «Корпорация «Трансстрой» фамилия и инициалы работники подразделений аппарата управления, филиалов и иных структурных подразделений ОАО «РЖД», представители средств массовой информации (без указания фамилий и должностей)

I. О вводе в постоянную эксплуатацию объектов………

(Фамилия, Фамилия, Фамилия.................)

1. Отметить, что ...........................................................................

2. Начальникам Департамента капитального строительства Фамилия И.О. и Департамента инвестиционной деятельности Фамилия И.О. разработать …...…………………………………………………

II. О предварительных итогах финансовой деятельности ОАО «РЖД» за 2011 год

(Фамилия, Фамилия, Фамилия............)

1. Принять к сведению информацию ......................................................

2. Начальникам Департамента корпоративных финансов Фамилия И.О., Департамента планирования и бюджетирования Фамилия И.О. и генеральному директору ЦФТО Фамилия И.О. обеспечить:

а) ………………….………………………………………………………;

б) ………………….………………………………………………………

3. ..................................................................................................................

Начальник

ОАО «РЖД» П.В. Фролов

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Образец письма

Заместителю ОАО «ТМХ»

А.В. Богданову

О материалах к заседанию Правительственной комиссии по высоким технологиям и инновациям

Уважаемый ….!

В соответствии с Вашим поручением от … 2010 г. № ... представляем материалы ОАО «РЖД» к заседанию Правительственной комиссии по высоким технологиям и инновациям.

Приложение: на 23 л.

Начальник

ОАО «РЖД» П.В. Фролов

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Письмо-ответ

Председателю Совета

А. Г. Ефимьянову

27 июня 2011 г. ИСХ-10047

1-27/2219 07.06.2009

Об удовлетворении просьбы

Гр-ки Ивановой С.П.

Уважаемый …!

Ваше письмо по вопросу выделения гр-ке Ивановой С.П. путевки в летний оздоровительный лагерь для ее дочери рассмотрено.

Принято решение выделить путевку в детский санаторий «Жемчужина России» на Черноморском побережье и оказать гр-ке Ивановой С.П. материальную помощь в размере 45 тыс. рублей. Будет также проведен ремонт кровли дома, в котором проживает она с дочерью.

С уважением,

Начальник

Ремонтного локомотивного депо С.С. Иматов

Исп. Фамилия, И.О., ЦКАДР

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

16.11.2011 № 08-18/93

О командировании специалистов на семинар

В связи с предстоящим внедрением программного комплекса «Екасутр» и приглашением посетить проводимый ООО «Штепсель» семинар по эффективному использованию данного комплекса прошу командировать на семинар специалистов отдела Комарикова И.Д. и Таранда Ю.Б. в г. Воронеж с 24.11.2011 по 27.11.2011.

Начальник отдела А.А. Барабанко

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

Начальнику

Ремонтного локомотивного депо

С. С. Иматову

От слесаря

Иванова С.К.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

12.02.2011

по поводу отсутствия

на рабочем месте

Я, Иванов Степан Кондратьевич, менеджер по рекламе отдела рекламы и маркетинга, отсутствовал на работе 11.02.2011, потому что моя жена, уходя на работу, случайно забрала все ключи от квартиры, и я оказался запертым дома до ее возвращения - до 18.00 вечера. Позвонить на работу я не мог, так как у нас дома нет телефона. Оправдательных документов не имею.

Слесарь хозяйственного участка С.К. Иванов

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

ТЕЛЕГРАММА

МОСКВА СРОЧНАЯ

МИХАЙЛОВА87

ГНИ № 36 ЮВАО

ИМАТОВУ

УВАЖАЕМЫЙ АНАТОЛИЙ МИХАЙЛОВИЧ ПРОСИМ ВАС СРОЧНО НАПРАВИТЬ СПЕЦИАЛИСТА НА СЕМИНАР ПО ОХРАНЕ ТРУДА В СРОК 05.10.2011_______________________________

115184, Москва

Межрегиональная инспекция МНС РФ по УФО

Зам. начальника инспекции С.В. Питраков

№13

09.12.2011

Размещено на Allbest.ru