Современное требование к оформлению организационно-распорядительной документации на примере ОАО "РЖД" Ремонтного локомотивного депо ст. Вихоревка

Отметку о поступлении располагают в правой части нижнего поля на лицевой стороне первого листа документа, в случае недостатка места - на свободном месте лицевой стороны первого листа.

30. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа (имя файла на машинном носителе) проставляют в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля шрифтом Times Roman Cyr размером № 8.

1.3 Технология разработки и оформления организационно-распорядительной документации

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.

Положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.

В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида.

Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами и контроля над их исполнением в аппарате управления и структурных подразделениях Восточно-Сибирской железной дороги - филиале открытого акционерного общества «Российские железные дороги» с учетом специфики их деятельности и особенностей структуры.

Настоящая Инструкция подготовлена с учетом требований, установленных ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», положений устава открытого акционерного общества «Российские железные дороги», Инструкции по делопроизводству аппарата управления ОАО «РЖД» и рекомендаций по составлению и оформлению документов ОАО «РЖД», и сложившейся практики делопроизводства на железнодорожном транспорте в Российской Федерации

В Инструкции применяются следующие сокращенные наименования, определения и понятия:

- «общество» - открытое акционерное общество "Российские железные дороги", сокращенное наименование - ОАО «РЖД»;

- «общее собрание акционеров» - общее собрание акционеров открытого акционерного общества «Российские железные дороги» (высший орган управления ОАО «РЖД»);

- «совет директоров» - совет директоров открытого акционерного общества «Российские железные дороги» (орган управления, осуществляющий общее руководство деятельностью ОАО «РЖД»);

- «президент общества» - президент открытого акционерного общества «Российские железные дороги» (единоличный исполнительный орган ОАО «РЖД»);

- «правление» - правление открытого акционерного общества «Российские железные дороги» (коллегиальный исполнительный орган ОАО «РЖД»);

- «ревизионная комиссия» - ревизионная комиссия открытого акционерного общества «Российские железные дороги» (орган контроля ОАО «РЖД»);

- «вице-президенты общества» - первый вице-президент, старшие вице-президенты и вице-президенты открытого акционерного общества «Российские железные дороги»;

- «обособленные структурные подразделения общества» - железные дороги и другие филиалы, иные структурные подразделения ОАО «РЖД»;

- «филиал» - Восточно-Сибирская железная дорога - филиал открытого акционерного общества «Российские железные дороги»;

- «подразделения аппарата управления дороги» - службы, самостоятельные отделы аппарата управления Восточно - Сибирской железной дороги - филиала ОАО «РЖД»;

- «структурные подразделения дороги» - депо, дистанции, ж. д. станции и др. обособленные структурные подразделения Восточно - Сибирской железной дороги - филиала ОАО «РЖД»;

- «ответственный работник за делопроизводство подразделения» - работники (работник) подразделения аппарата управления дороги, на которых возложены функции по ведению делопроизводства в соответствующем подразделении;

- «канцелярия» - работники отдела документационного обеспечения службы управления делами, осуществляющие регистрацию входящих и исходящих документов (корреспонденции);

- «распорядительные документы» - постановления, решения, приказы, указания, поручения;

- «справочно - информационные документы» - докладная записка, объяснительная записка, представление, предложение, заявление, служебное письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, протокол заседания, акт, справка, правила, инструкции и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации;

- «внутренний документ» - документ, составленный (изданный) в аппарате управления филиала ОАО «РЖД» для использования в деятельности дороги;

- «перечень типовых документов Росархива» - Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года;

- «перечень документов общества» - перечень документов, образующихся в деятельности ОАО «РЖД», железных дорог и других филиалов, иных структурных подразделений ОАО «РЖД», с указанием сроков их хранения. Для составления и утверждения перечня документов общества применяется «Перечень документов МПС СССР и подведомственных ему учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков их хранения, утвержденный МПС СССР и Главархивом СССР 24 июля 1986 года»;

- АС «Регистрация документов» - автоматизированная система учета, сопровождения и контроля документов;

- АС «АСКИД» - автоматизированная система учета контроля исполнения документов;

- «РКФ» - регистрационно-контрольная форма;

- «"РКК» - регистрационно-контрольная карточка;

- «АЕСД» - система контроля исполнения ОАО «РЖД».

Выполнение требований Инструкции является обязательным для работников всех подразделений дороги при подготовке, оформлении и исполнении организационно-распорядительных документов начальника дороги.

Методическое руководство организацией делопроизводства, совершенствование системы документационного обеспечения, контроль над соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в аппарате управления дороги - служба управления делами, в отделениях - административно-хозяйственные отделы.

Инструктивные письма службы управления делами дороги по улучшению работы с документами, устранению выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения подразделениями аппарата управления дороги.

Делопроизводство в аппарате управления дороги осуществляется службой управления делами с использованием АС «Регистрация документов», предназначенной для автоматизированного учета, обработки, сопровождения и контроля исполнения документов в обязательных для исполнения потоках входящей корреспонденции.

Автоматизированные технологии обработки документов должны отвечать требованиям Инструкции.

Ответственными за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в подразделениях аппарата управления дороги являются руководители этих подразделений, делопроизводство осуществляется секретарями (делопроизводителями) или другими штатными единицами подразделения, на которых приказом начальника подразделения возложены обязанности по ведению делопроизводства.

Делопроизводство в обособленных структурных подразделениях дороги организуют руководители этих подразделений с учетом специфики их деятельности и особенностей структуры органов управления (аппаратов управления).

Подразделения аппарата управления дороги, органы управления отделений дороги могут разрабатывать методические документы, конкретизирующие организацию делопроизводства в подразделениях, не противоречащие настоящей Инструкции.

Работники (работник) подразделения аппарата управления дороги, на которых возложено ведение делопроизводства (далее - секретарь (делопроизводитель) подразделения), выполняют следующие основные функции:

- прием и регистрация входящих документов в АС «Регистрация документов» (документов, поступивших в аппарат управления дороги и подразделения) в обязательных для исполнения потоках регистрации;

- регистрация исходящих документов в АС «Регистрация документов» (документов, отправляемых из аппарата управления дороги и подразделений), в обязательных для исполнения потоках регистрации исходящей корреспонденции, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

- контроль над прохождением документов в подразделениях;

- ввод в базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;

- выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

- подготовка для руководства подразделения справок об исполненных и находящихся на исполнении документах;

- контроль над своевременным списанием в дела исполненных документов;

- ведение регистрации исходящих от руководителя подразделения телеграмм, хранение первых экземпляров с отметкой телеграфа;

- разработка номенклатуры дел подразделения;

- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив;

- ознакомление работников подразделения с копиями федеральных законов и иных нормативных актов Российской Федерации, нормативными документами Общества, а также с информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;

- инструктаж вновь принятых работников по вопросам делопроизводства.

Работники подразделений аппарата управления дороги персонально отвечают за сохранность полученных ими документов.

В случае утраты документа работник обязан немедленно сообщить об этом руководителю подразделения аппарата управления дороги, который должен провести расследование обстоятельств утраты документа.

О результатах расследования руководитель подразделения информирует начальника службы управления делами, если документ зарегистрирован в этой службе, а в необходимых случаях, с учетом важности содержащейся в документе информации - руководство дороги.

Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку работник подразделения аппарата управления дороги должен передать через службу делопроизводства подразделения находящиеся у него на исполнении (контроле) документы другому работнику. При переходе на другую работу или увольнении он обязан сдать все числящиеся за ним документы в службу делопроизводства подразделения.

При переходе на другую работу или увольнении работника, возглавляющего службу делопроизводства подразделения, составляется совместно с работником, на которого возлагается исполнение этих функций, акт приема-передачи дел, печатей, штампов и журналов регистрации документов.

Информация, содержащаяся в документах, может использоваться лицами, имеющими отношение к их рассмотрению и исполнению, только в служебных целях.

Предоставление сведений о деятельности дороги органам государственной и исполнительной власти, в средства массовой информации осуществляется в соответствии с порядком, устанавливаемым начальником дороги.

Не допускается переписка между подразделениями аппарата управления дороги по вопросам, которые не требуют документального оформления и могут быть решены путем личных переговоров.

Основные требования настоящей Инструкции по подготовке документов, формированию дел и отбору документов на постоянное хранение распространяются также на документы, содержащие сведения, составляющие государственную, коммерческую тайну, и содержащие информацию ограниченного распространения.

Порядок учета, регистрации, хранения, использования и уничтожения документов с грифом «Коммерческая тайна» регламентируется «Инструкцией о порядке обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, в ОАО «РЖД», утвержденную приказом ОАО «РЖД» от 27.12.2010г. № 240 и указания начальника дороги от 26.02.2010г. № 8-8/66. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, регламентируется «Инструкцией о порядке обращения с конфиденциальной информацией», утвержденной указанием МПС от 24.05.1999г №Л-906у/сп.

Порядок работы с секретными документами регламентируется соответствующими Инструкциями. Прием пакетов с секретными вложениями осуществляется только в Первой и Специальной службах, Первых секторах и Специальных отделах отделений дороги, на станциях - в специальных подразделениях.

Категорически запрещается прием секретных отправлений и вскрытие пакетов, кроме указанных подразделений.

При приеме корреспонденции осуществлять проверку реквизитов, указанных на отправлениях. При наличии в реквизитах отправителя грифа секретности незамедлительно ставить в известность Первую службу или Первый сектор отделения дороги.

Таким образом, проанализировав и изучив технологию разработки организационно-распорядительной документации ОАО «РЖД» мы пришли к выводу, что организационная деятельность ОАО «РЖД» фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Однако для наглядной демонстрации функционирования делопроизводства на практике мы обратимся к его исследованию на примере организации документирования на предприятии Ремонтного локомотивного депо ст. Вихоревка.

2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ РЕМОНТНОГО ЛОКОМОТИВНОГО ДЕПО СТ. ВИХОРЕВКА

Деятельность предприятия ОАО «РЖД» Ремонтного локомотивного депо ст. Вихоревка обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов. Все документы делятся на 2-е большие группы:

- первая - документы по общим вопросам, готовятся работниками Ремонтного локомотивного депо.

- вторая - документы по функциям управления, которые готовятся функциональными отделами Ремонтного локомотивного депо.

Управленческие документы делятся на организационные и распорядительные.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции ремонтного локомотивного депо, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов;

Распорядительные документы - документы, решающие важнейшие вопросы управления и отражающие как результат коллегиальной деятельности Ремонтного локомотивного депо.

Организационные и распорядительные документы классифицируются по наименованиям:

- постановления;

- распоряжения;

- деловые, служебные письма, решения, протоколы;

- приказы, инструкции, поручения;

- акты и др.,

Документы классифицируются также:

- по месту составления (внутренние и внешние);

- по форме (индивидуальные, трафаретные и типовые);

- по срокам исполнения (срочные и несрочные);

- по происхождению (служебные и личные);

- по виду оформления: подлинники, копии, выписки, дубликаты.

Для осуществления управленческой деятельности предприятия, в соответствии с Устава, издает распоряжения и принимает постановления, которые обязательны к исполнению в Ремонтном локомотивном депо.

Подготовка проектов постановлений и распоряжений начальника Ремонтного локомотивного депо, а также иных распорядительных документов (приказы, указания, поручения, инструкции) может быть поручена заместителям начальника Ремонтного локомотивного депо, а также осуществлена ими самостоятельно по собственной инициативе.

Постановления издаются по вопросам нормативного характера и вопросам, рассчитанным на постоянное и многократное действие, назначения и освобождения от должности заместителей начальника и других структурных подразделений.

Распоряжения издаются по всем остальным вопросам, в том числе оперативным, организационным и кадровым.

При оформлении и составлении распорядительных и иных служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Название документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма; оно определяется составителем документа, исходя из назначения и содержания последнего, и должно соответствовать виду данного документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.). В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания.

Название документа служит целям удобства классификации, контроля и хранения документов. Исходя из названия документа, устанавливается и перечень необходимых для его оформления других реквизитов.

Заголовок документа составляется к любому документу формата А4 (210 х 297 мм), независимо от его назначения. Заголовок отражает содержание документа и должен быть максимально точным, согласовываться с видом документа. Раскрывающий содержание документа заголовок позволяет экономить время при его рассмотрении, а главное - устраняет возможность ошибки или вариантности его толкования при вводе сведений о документах в информационно - поисковую систему, облегчает поиск и прохождение документов.

Датирование документа обязательно для придания ему юридической силы. Датой документа является дата его подписания или утверждения:

- датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания начальником ремонтного локомотивного депо.

- датой протокола является дата заседания (принятие решения);

- датой акта - дата события;

- датой отчета, плана и других требующих утверждения - дата их утверждения;

- датой вступления в силу распорядительного документа считается дата его подписания, если иное не указано в самом документе.

В состав даты входит указание числа, месяца, года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его созданием, прохождением и исполнением (визирование, согласование, регистрация) и т.д. в обязательном порядке датируются.

Дата подписывается лицом, подписывающим или утверждающим документ. На документах, составленных совместно несколькими организациями или юридическими лицами, проставляется единая дата подписания. Место размещения даты зависит от вида документа и определено в форме бланков.

Индекс придает документу юридическую силу, подтверждая факт составления и отправки документа, и предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации системы поиска поступающих или создаваемых документов.

Индекс документа должен состоять из порядкового номера, который при необходимости дополняется буквенными обозначениями, индексом по номенклатуре дел или другому классификатору - названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, исполнителей и др.

Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание каких-либо действий или событий. Его содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами и отражать точное и правильное освещение событий. Текст документа составляется на основе унифицированных форм, унифицированных сборников текстов, типовых нормативных документов, определяющих содержание конкретных документов. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.

Рекомендуется разделять тексты на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой части также рекомендуется сообщать основания или причины создания документа, а во второй - решение, распоряжение, просьбу.

2.1 Приказ (бланки-приложения № 2, 3.)

Приказ является правовым актом, издаваемым начальником ремонтного локомотивного депо, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным структурным подразделением.

Приказ касается широкого круга организаций и должностных лиц, отражает основную исполнительно - распорядительную деятельность данной организации. Приказы издаются на основании и во исполнение законов РФ и по основным вопросам внутренней деятельности предприятия Ремонтного локомотивного депо.

Приказы, касающиеся основной деятельности личного состава, издаются отдельно. Проекты приказов готовятся отделами Ремонтного локомотивного депо или отдельным должностным лицом по поручению начальника. Должностное лицо, подготавливающее проект приказа:

-просматривает все приказы, ранее издававшиеся по данному вопросу;

-согласовывает со всеми заинтересованными отделами или отдельными должностными лицами.

Проект визируется на первом экземпляре приказа. Проект приказа печатается на чистом белом листе бумаги формата А4. Формуляр приказа имеет соответствующие реквизиты: заголовок, текст, подпись. Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей:

-констатирующей

-распорядительной.

В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием издания приказа в соответствии с которым он принимается.

Распорядительная часть приказа издается в повелительной форме и начинается словом Приказываю, которое печатается прописными буквами с отдельной строки. Формулировки распорядительной части приказа должны быть конкретными, четкими, ясными и не допускать различных толкований. Каждое намеченное мероприятие оформляется отдельным пунктом. По каждому пункту указывается исполнитель - должностное лицо или структурное подразделение (в дательном падеже), предписываемые действия и срок исполнения. Заканчивается распорядительная часть приказа указанием в адрес тех, на кого возложен контроль за исполнением данного приказа.

Датой приказа является день его подписания. Подписывается первый изготовленный на бланке экземпляр приказа начальником предприятия.

2.2 Распоряжение (бланк - приложения № 1.)

Распоряжениями дороги оформляют решения отдельных вопросов преимущественно оперативного характера, связанных с обеспечением основных видов деятельности Ремонтного локомотивного депо, а также с исполнением решений органов государственной власти, органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров, правления и руководства ОАО «РЖД» и нормативных документов;

Подготовку проектов распоряжений осуществляется начальником Ремонтного локомотивного депо, его заместителей или в инициативном порядке.

Распоряжение может не иметь констатирующей части; если она имеется, то завершается знаком препинания «двоеточие» (:). В распоряжениях (в отличие от приказов) слово «приказываю» не употребляют.

Проект распоряжения и приложения к нему, завизированные исполнителем и начальником Ремонтного локомотивного депо , подготовившего проект, согласовывают с руководителями причастных подразделений аппарата управления (структурных подразделений) дороги.

Если в проекте распоряжения предусматриваются вопросы, решение которых связано с применением правовых норм, то такой проект подлежит согласованию с юридической службой;

Подготовку, согласование и урегулирование спорных вопросов по проекту распоряжения производят аналогично порядку, установленному для проекта приказа;

Заверенные копии распоряжения или его размноженные экземпляры исполнитель направляет адресатам согласно указателю рассылки.

2.3 Поручение

Задания и указания по решению текущих вопросов, разработке предложений по результатам совещаний, рабочих встреч и командировок, а также по подготовке документов, докладов и других материалов, в том числе с образованием для этих целей рабочих групп, рекомендуется оформлять поручениями начальника Ремонтного локомотивного депо или его заместителей, а не приказами и распоряжениями.

Проекты поручений начальника Ремонтного локомотивного депо могут готовить и визировать помощник начальника.

Поручения оформляются на листах формата А5 и А6.

2.4 Протокол (бланк- приложения № 4.)

Протокол заседания - это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколами совещания не могут оформляться решения о назначении, увольнении, наказании и поощрении работников общества, которые оформляют в соответствии с порядком, установленным законодательством Российской Федерации.

Протокол по результатам совещания у начальника Ремонтного локомотивного депо и его заместителей оформляется в срок до 3-х дней подразделением аппарата управления, которое осуществляло подготовку материалов к данному совещанию. Он визируется исполнителем, руководителем подразделения (ответственным исполнителем), а также заместителем начальника Ремонтного локомотивного депо. Визы согласования проставляют на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.

Решения, принятые на совещании, адресуют конкретным должностным лицам, отделам Ремонтного локомотивного депо с указанием фамилии и инициалов должностного лица.

В протоколе указывают должностных лиц, принимавших участие в совещании. Наименования должностей могут быть указаны обобщенно, при этом фамилии печатают в алфавитном порядке. Слово «Присутствовали» печатают от границы левого поля, подчеркивают, в конце слова ставят знак препинания «двоеточие». Ниже на 1-2 межстрочных интервала (12-24 пт) печатают наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы через 1 межстрочный интервал (12 пт).

Допускается оформлять список присутствующих (с указанием должностей, фамилий и инициалов) отдельным приложением.

Основную часть протокола печатают шрифтом размером № 14 через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) и в нее включают вопросы, рассматриваемые на совещании и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруют римской цифрой и его наименование начинают с предлога «О» («Об»), которое пишут центрировано и после последней строки проводят сплошную черту.

Под чертой в скобках указывают фамилии должностных лиц, выступавших на совещании при рассмотрении вопроса. Фамилии печатают через 1 межстрочный интервал (12 пт).

Принятые решения по рассматриваемым на совещании вопросам и поручения излагают отдельно и нумеруют арабскими цифрами.

Подпись отделяют от текста 3 межстрочными интервалами (36 пт). Она включает наименование должности лица, председательствующего на совещании, его личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилия).

Если к протоколу прилагают какие-либо материалы, то об этом делают соответствующую запись в протоколе.

К протоколу совещания составляют указатель рассылки, подписанный исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления, ответственного за подготовку материалов совещания.

Протоколы совещаний, проводимых начальником Ремонтного локомотивного депо и его заместителями, в обязательном порядке направляют в канцелярию службы управления делами для регистрации и отбора на хранение (визированный экземпляр). Другой экземпляр или копию передают исполнителю для рассылки через экспедицию адресатам согласно указателю рассылки.

Если на совещании рассматривалось несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола.

Выписки из протокола заверяют, без воспроизведения подписи председательствующего на совещании, подписью исполнителя.

Оформление протокола совещания у руководителя подразделения аппарата управления производят на редактируемом шаблоне документов (для структурного подразделения) и пишут наименование этого вида документа - ПРОТОКОЛ.

Вид совещания (например, совещание у начальника Ремонтного локомотивного депо С.С. Иматов ) печатают ниже слова ПРОТОКОЛ на 2 межстрочных интервала (24 пт).

Подготовка протоколов общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, заседаний правления, заседаний ревизионной комиссии, осуществляется в соответствии с положениями об этих органах (или регламентами их работы).

2.5 Письмо (бланки - приложения № 5, 6.)

Письма начальника ремонтного локомотивного депо подготавливают в виде:

-докладов о выполнении поручений ОАО «РЖД», органов государственной власти, органов исполнительной власти и иных органов управления; сопроводительных писем к проектам ведомственных актов; обращений (запросов) по инициативе филиала;

-ответов в связи с запросами органов исполнительной власти, юридических и физических лиц, обращениями граждан;

-ответов на парламентские и депутатские запросы и т.д.;

Информационным (информационно-методическим) письмом доводят до подразделений аппарата управления дороги, обособленных структурных подразделений информацию, предназначенную для использования в работе в качестве методических материалов, а также для сведения;

Содержание писем должно соответствовать поручениям, предусмотренным в резолюции, отвечать по существу на вопросы, которые поставлены в письмах, обращениях и запросах, поступивших в филиал.

Письма, адресованные Ремонтному локомотивному депо, их структурным подразделениям или иным конкретным должностным лицам, а также физическим лицам. В состав адресата, который указывают в правом верхнем углу первого листа письма (первую строку адресата печатают на уровне наименования дороги в угловом штампе бланка), входят наименования организации (структурного подразделения организации), должности, инициалы и фамилия получателя.

При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

При направлении письма в организацию или структурное подразделение организации (без указания должностного лица) наименование пишут в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные, фамилии и инициалы лиц являются условными):

Восточно-Сибирская железная дорога

Письмо можно адресовать конкретному должностному лицу организации, если решение поставленных в письме вопросов входит в компетенцию этого должностного лица. При этом наименование организации пишут в именительном падеже, а наименование должности и фамилию - в дательном, например:

документооборот унификация стандартизация управленческий

ООО «РЖД»

Начальнику финансового отдела

И.И. Иванову

Если письмо адресуют руководителю организации или его заместителю, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата, и реквизиты адресата пишут в дательном падеже, например:

Заместителю начальника дороги

ОАО «РЖД»

П. В. Фролову

Если в состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес, то сначала указывают наименование организации, затем ее почтовый адрес, например:

Восточно-Сибирская железная дорога

Профсоюзная ул., д.82, Иркутск, 117393

На письмах, направляемых в органы государственной власти, органы исполнительной власти и иные государственные органы, а также филиалам Общества, адрес не указывают.

Если письмо адресуют физическому лицу, то сначала указывают его фамилию, затем инициалы, далее почтовый адрес, например:

Калинину И.П.

ул. Басманная, д. 5, кв. 12,

Братский р-он, г. Вихоревка

Иркутская обл., 665770

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "КОПИЯ" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

Каждый экземпляр отправляемого письма подписывается. Составную часть реквизита «Адресат»: наименование организации, должность, инициалы и фамилию должностного лица, почтовый адрес - печатают с новой строки через один межстрочный интервал (12 пт). Начало строк многострочного реквизита должно быть выровнено по вертикальной линии.

Каждую составную часть реквизита «Адресат» отделяют друг от друга 1,5 межстрочными интервалами (18 пт).

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

Оформление реквизита «Адресат» при переписке внутри организации производят следующим образом.

При адресации письма должностному лицу Общества наименование его должности включает сокращенное наименование Общества - ОАО «РЖД» (ОАО «Российские железные дороги»), например:

Начальнику ОАО "РЖД"

П. В. Фролову

или

Заместителю начальника ОАО «РЖД»

С. А. Александрову

Или

Начальнику Департамента коммерческой работы в сфере грузовых перевозок ОАО «РЖД»

И. И. Иванову

При адресации письма руководителю (должностному лицу) обособленного структурного подразделения Общества его наименование пишут без указания статуса этого подразделения в Обществе.

Например, не надо указывать, что железная дорога или проектный институт являются филиалом ОАО «РЖД»:

Начальнику Восточной железной дороги

М. В. Вяселкину

или

Директору Иркутского государственного университета путей сообщений

М. В. Цыбульскому

В случае переписки между подразделениями аппарата управления дороги допускается не указывать наименование дороги.

Письмо имеет краткий заголовок, который раскрывает содержание письма. Если в письме отражено несколько вопросов, то его заголовок сформулирован обобщенно. Точку в конце заголовка не ставят.

Заголовок к тексту письма печатают строчными буквами от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал (12 пт). Письма - ответы на обращения граждан заголовка не имеют.

Текст письма как правило, касается одного вопроса. В одном письме может быть затронуто несколько вопросов, если они взаимосвязаны.

Текст письма, оформленного на бланке предприятия, излагают от первого или третьего лица единственного числа или первого лица множественного числа.

Например: «Прошу выделить...», «Направляю материалы...», «филиал ОАО «РЖД» Ремонтное локомотивное депо считает...», «Просим направить...»

Если письмо оформлено на бланке начальника дороги, то его текст излагают от первого лица единственного числа: «Прошу ...», «Направляю...».

Текст письма обычно состоит из двух частей. В первой части излагают причину, основание или обоснование составления письма, приводят ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части излагают выводы, предложения, просьбы, решения.

Письмо может иметь приложения, которые поясняют или дополняют содержание письма.

Отметку о наличии приложений к письму печатают после текста письма (между текстом и подписью) и отделяют от текста 1,5-2 межстрочными интервалами (18-24 пт). Слово «Приложение» печатают с новой строки, после него ставится двоеточие и текст печатается через один межстрочный интервал (12 пт).

Если письмо имеет приложение, которое упоминается в его тексте, то отметку о нем оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если письмо имеет приложения, которые не названы в тексте, то их наименования перечисляют с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложения:

1. Справка о согласовании проекта стандарта «Документация внешнеторговая» на 5 л. в 2 экз.

2. Отзывы по проекту стандарта на 3 л. в 2 экз.

Если к письму прилагают другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 22.04.2004 № 4/3032 и приложение к нему, всего на 7 л.

Отметка о наличии приложения может содержать дополнительные данные.

Если письмо направляют в несколько адресов, а приложение не во все адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то не указывают количество листов в них.

При большом количестве приложений на них составляют отдельную опись, а в самом письме после текста указывают:

Приложение: согласно описи на 48 л.

Приложения должны быть оформлены на листах бумаги стандартного формата А4, завизированы и иметь все необходимые для этого документа реквизиты. Нумерацию страниц письма и приложений производят отдельно по каждому документу.

Письма подписываются должностными лицами в соответствии с их компетенцией.

Письма в адрес начальника ОАО «РЖД», заместителю ОАО «РЖД», органов государственной и исполнительной власти подписываются начальником дороги - филиала ОАО «РЖД» или лицом, осуществляющим его полномочия.

Представляемое на подпись начальнику дороги и его заместителям письмо должно быть согласовано путем его визирования исполнителем документа, начальником ремонтного локомотивного депо, подготовившего письмо.

Письмо, подписанное начальником дороги и его заместителями, подлежит обязательной регистрации в канцелярии службы управления делами, которая отвечает за правильность оформления документа и создание единой информационной базы исходящих документов руководства дороги. Копия визированного экземпляра письма отбирается на хранение, оригинал исполнителем направляется адресату, визированный экземпляр исполнитель подшивает в дело, в соответствии с номенклатурой дел подразделения.

2.6 Телеграмма ( бланк-приложения № 9.)

Телеграмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи особым способом передачи текста - по телеграфной сети. Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

В Ремонтное локомотивное депо телеграммы в основном поступают с Москвы от начальника дороги и Иркутска от начальника Филиала ОАО «РЖД»

В виде телеграммы передают задания, приказы, распоряжения и указания по решению оперативных вопросов эксплуатационно-производственной деятельности содержание которых, требует незамедлительной доставки их адресату.

Телеграммой не могут решаться вопросы, требующие составления (издания) соответствующего нормативного документа.

Телеграммы за подписью начальника дороги, его заместителя и других должностных лиц, которым предоставлено право подписи служебных телеграмм, должны содержать: отметку о виде телеграммы, дату и регистрационный (подписной) номер, адрес, текст, подпись должностного лица, подписавшего телеграмму, и отметку об исполнителе.

В правом верхнем углу телеграммы указывают отметку о виде телеграммы, если она необходима, а в нижней части левой стороны - отметку об исполнителе.

Адрес телеграммы должен состоять:

для адресатов железнодорожного транспорта, расположенных на территории Российской Федерации - из пункта назначения, условного (сокращенного) наименования железной дороги, полного или условного (сокращенного) наименования адресата (подразделения, должностного лица). Например: «Новосибирск З-Сиб М, НОД, ДС».

При адресации телеграммы с одним и тем же текстом группе адресатов к ней прилагается указатель рассылки получателей, включающий также филиалы и иные организации, которым доставляют копии телеграмм через экспедицию или направляют почтовой связью;

для адресатов железнодорожного транспорта, расположенных на территории других государств участников Содружества Независимых Государств - из пункта назначения, полного или условного (сокращенного) наименования железной дороги, полного наименования адресата (подразделения, должностного лица). Например: «Ташкент Государственная акционерная железнодорожная компания «Узбекистан Темир Йуллари» Начальнику информационно-вычислительного центра»;

для других юридических и физических лиц - из полного адреса, позволяющего обеспечить доставку телеграммы адресату, и полного наименования адресата.

При направлении телеграмм главам исполнительной и законодательной власти субъектов Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах указывают полный адрес, а также наименование должности, инициалы и фамилию.

Текст телеграммы излагают кратко и печатают шрифтом №14 на лицевой стороне бланка без переноса слов, без исправлений и он не должен превышать, как правило, двух машинописных страниц. Напечатанный текст не допускается дополнять вставками. Числа пишутся арабскими цифрами; если точность имеет особое значение, они должны быть написаны прописью. В телеграммах не допускается помещать таблицы, писать римские цифры и другие обозначения, не воспроизводимые телеграфным аппаратом. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы дается ссылка на его дату и номер.

Подпись оформляется отдельной строкой, через 2-3 межстрочных интервала (24-36 пт) от текста и включает в себя:

- личную подпись должностного лица, подписавшего телеграмму;

- полное или условное наименование его должности;

- инициалы и фамилию.

Дата и регистрационный (подписной) номер ставятся под наименованием должности лица, подписавшего телеграмму, от левой границы текстового поля, ниже на 2-3 межстрочных интервала;

Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника (первого экземпляра) телеграммы;

Телеграммы, подписанные начальником ремонтного локомотивного депо проходят обязательную регистрацию в отделе документационного управления делами; телеграммы подписанные заместителями начальника, регистрируются непосредственно у секретаря (ответственного делопроизводителя) в АС «Регистрация документов» - «исходящие документы» - «телеграммы руководителя», либо в журнале регистрации исходящих телеграмм.

Пример:

Дата № исполнитель

27.12.2011 Т 2965/НЗ1 Д, 49-44-15

В графе «номер» указывается порядковый номер телеграммы, начиная с 01 января 2012 года; в графе «исполнитель» указывается служба и/или отдел, номер телефона исполнителя.

Подлинник подписанной телеграммы копируется в 2-х экземплярах, оригинал и копии регистрируются согласно пп. 7.7.9 и доставляются на телеграф. На принятой к отправке телеграмме и ее копиях (ксерокопиях)

телеграфист проставляет служебный заголовок, номер, дату, время и расписывается в приеме телеграммы.

Первый экземпляр (подлинник) телеграмм со служебными отметками телеграфа, подписанных начальником хранится - у секретарей или ответственных за делопроизводство. Одна копия остается у исполнителя для подшивки в дело, а вторая на телеграфе для передачи текста и хранения не более 3-х месяцев.

2.7 Служебные записки, справка (бланки-приложения № 7, 8.)

Служебные записки составляют по различным вопросам производственно-хозяйственной деятельности. Они подразделяются на докладные записки, пояснительные записки, объяснительные записки.

Докладная записка адресуется начальнику Ремонтного локомотивного депо, его заместителю и содержит доклад о проделанной работе или о состоянии дел в каком-либо виде деятельности, а также о выполнении заданий по командировке, проверке, ревизии с выводами и предложениями по конкретным вопросам.

Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя -- руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние -- на угловом бланке письма структурного подразделения. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст докладной записки состоит из описательной и заключительной частей. В описательной части излагают суть и значимость поднятого в записке вопроса, приводят ссылки на документы, факты и события, вызвавшие необходимость написать докладную записку. В заключительной части излагают выводы, конкретные предложения, просьбы. Рекомендуется заканчивать докладные записки выражениями: «Докладываю в порядке информации», «Прошу Вашего решения» и другими - в зависимости от содержания.

Докладные записки должностных лиц на имя начальника дороги или его заместителей регистрируют в канцелярии службы управления делами.

Поручение начальника дороги по решению изложенных в докладной записке вопросов ставится на контроль Инспекцией, при этом устанавливается срок выполнения поручения, если он не указан начальником дороги.

Пояснительная записка составляется для разъяснения содержания отдельных положений прилагаемого документа (проекта нормативного документа, программы, сметы, плана, заявки и других документов), обоснования целесообразности издания документа. В пояснительной записке приводят, при необходимости, результаты проработки рассматриваемого вопроса и проведения экспертизы, расчеты и обоснования, а также прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений. Внешние записки составляются на общем бланке организации, внутренние -- на угловом бланке письма структурного подразделения. Обязательными реквизитами пояснительной записки являются: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Объяснительная записка -- это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый начальнику ремонтного локомотивного депо.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование организации, наименование вида документа, дата, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания;

Справка содержит определенную информацию, описание (подтверждение) тех или иных фактов, событий и используется, как правило, для отражения результатов производственно-финансовой деятельности филиалов и обособленных структурных подразделений, а также для подтверждения сведений о его работниках.

Справки составляют для представления в установленном порядке или по запросу.

В названии справки должно быть кратко отражено существо вопроса, о котором пойдет речь в тексте документа. Допускается включение в название справки даты или периода времени, к которым относятся сведения, изложенные в справке.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние -- на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.

Справки с типовыми текстами, например о работе, доходах работника, оформляются на унифицированных трафаретных бланках (формах). Текст такой справки заканчивают названием организации, куда она представляется.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются начальником ремонтного локомотивного депо или лицо его замещающее.

2.8 Инструкция

Инструкция - документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности дороги, филиалов, организаций и

граждан. В заголовке к тексту инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования.

Текст инструкции состоит из разделов, которые подразделяются на пункты и подпункты. В тексте инструкции используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается» и т.п. Инструкция утверждается руководителем дороги (заместителем руководителя) путем издания приказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения, ей присваивается регистрационный номер.

2.9 Акт

Акт составляется несколькими лицами (комиссией) для подтверждения установленных фактов и событий, оформляется на общем бланке.

Акт государственной приемочной комиссии оформляется на листе бумаги стандартного формата (без бланка) и утверждается руководством.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей), в которой излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.

При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.