Система управления современного предприятия: проблемы повышения эффективности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

Глава 1. Теоритические аспекты системы управления и ее эффективность

1.1 Базовые положения понятия «система»

1.2 Основные методы и принципы управления

1.3 Система управления предприятия

1.4 Оценка эффективности системы управления

Глава 2. Анализ системы управления ОАО «Гранит»

2.1 Общая характеристика предприятия ОАО «Гранит»

2.2 Анализ внешней среды. SWOT-анализ

2.3 Структурный анализ системы управления ОАО «Гранит»

2.4 Оценка эффективности существующей системы управления ОАО «Гранит»

Глава 3. Совершенствование эффективности системы управления ОАО «Гранит»

3.1 Проблемы существующей системы управления предприятия

3.2 Разработка мероприятий по совершенствованию системы управления ОАО «Гранит»

3.3 Социально экономическая эффективность предложенных мероприятий

Заключение

Список используемой литературы



Введение

Современное состояние рыночных отношений требует адекватных этим процессам систем управления во всех звеньях, отраслях и сферах экономики. Особое значение эта проблема имеет на уровне предприятия. Являясь обьектом товарно-денежных отношений, обладающим широкой экономической самостоятельностью и ответственностью за результаты своей производственно-хозяйственной деятельности, предприятия должны формировать такую систему управления, которая обеспечивала бы им высокую эффективность функционирования, конкурентноспособность и устойчивое положение на рынке.

Результаты деятельности предприятий в значительной степени определяется эффективностью управления. В современных условиях одним из приоритетных направлений изменения систем управления российской экономикой является разработка обоснованных теоретических и методологических положений эффективного менеджмента, особенно на уровне предприятий.

Повышение эффективности управления является главным условием улучшения конечных результатов. Обеспечение высокой эффективности системы управления во многом зависит от объективности и достоверности ее оценки. Обоснованная оценка вносит определенность, выявляет реальные тенденции, позволяет выявить, измерить и оценить главные факторы, влияющие на эффективность управления, а через него - на результаты деятельности предприятия.

Вот почему среди проблем, решения которых требует сегодня практика хозяйственной деятельности, следует выделить проблему совершенствования оценки эффективности системы управления предприятием, при этом особого внимания заслуживает выявление ее существенных характеристик, характера и степени взаимосвязей, механизма практического использования.

Значительное влияние оказывает состояние внешней среды нафункционирование предприятия. В этих условиях соблюдение требования управляемости предприятия выступает в качестве одного из важнейших критериев оценки результативности его деятельности. При этом, чем сильнее проявляется воздействие окружающей среды, тем больше внимания менеджеры всех уровней должны уделять изучению процессов, происходящих в окружении организации. Основным средством адаптации предприятия к неопределенным и быстроменяющимся условиям внешней и внутренней среды является эффективная система управления с соответствующим набором методов, средств, стилей, обеспечивающая формирование и реализацию оптимального варианта развития хозяйствующего субьекта.

Сказанное вызывает необходимость в глубоких научных исследованиях теоретических и методических аспектов оценки систем управления, в разработке основных направлений их совершенствования, в чем заключается актуальность темы данной квалификационной работы, практическая значимость поднимаемых и решенных в ней вопросов.

Обьектом исследования является система управления предприятия.

База исследования - ОАО «Гранит»

Предмет исследования: эффективность системы управления ОАО «Гранит».

Цель дипломной работы: изучить особенности формирования системы управления и раскрыть теоритические и методологические основы повышения эффективности системы управления для выявления проблем повышения эффективности системы управления предприятия ОАО «Гранит».

Поставленные задачи:

1) Раскрыть сущность базовых положений понятий «система», «управление».

2) Рассмотреть основные методы и принципы управления.

3) Изучить критерии оценки эффективности системы управления.

4) Исследовать финансовое состояние, организационную структуру и методы управления ОАО «Гранит».

5) Дать оценку эффективности системы управления ОАО «Гранит»

6) Выявить проблемы повышения эффективности системы управления ОАО «Гранит».

7) Предложить мероприятия и рекомендации по совершенствованию системы управления ОАО «Гранит» и ее эффективности.

Для решения поставленных задач в работе использованы следующие методы: методы анализа и синтеза, методы дедукции и индукции, метод моделирования, измерения, аналитико-статистические методы, графический метод, метод описания и сбора информации, метод классификации, экономико-математические методы.

Методика исследования заключается в применении системного и комплексного подходов, оценке и анализе теоритического и практического материала.

Методологическую основу данной работы составили научные труды как отечественных так и зарубежных авторов: П.Ф. Друкер, А.Н. Романов, Ф.Т. Котлер, Д.И. Баркан, Д. Гибсон, Ю.В. Демина, В.Е. Хруцкий, статьи из журнала «ЖУК».

Во введении сформулированы цель и задачи исследования, обоснована актуальность работы, практическая и теоритическая значимость, выделены обьект и предмет исследования.

В первой главе рассматриваются теоритические основы системы управления предприятия и ее эффективность. Дается характеристика методов управления и основных функций управления.

Во второй главе рассматривается общая характеристика предприятия, проведен анализ финансовых показателей и организационной структуры . Дана оценка эффективности системы управления и выявлены проблемы повышения эффективности системы управления ОАО «Гранит».

В третьей главе предложены мероприятия по совершенствованию системы управления ОАО «Гранит».

Структура работы: Квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы, приложений, 19 таблиц, 19 рисунков.

анализ эффективность система управление



Глава 1. Теоритические аспекты системы управления и ее эффективность

1.1 Базовые положения понятия «система»

Слово «система» греческого происхождения и имеет много значений: сочетание, организм, устройство, организация, союз, строй, руководящий орган. Дословно его переводят как учение о строительстве.

Под системой чаще всего понимают целостное множество взаимосвязанных элементов, обладающее свойствами, отличными от свойств элементов, образующих это множество. Из этого определения можно выделить следующие свойства системы. Система - это совокупность элементов. При определенных условиях элементы могут рассматриваться как системы.[4]

Функционирование системы как единого целого обеспечивается связями между элементами. Связь - это перенос материальных, энергетических или информационных компонентов из одного объекта в другой; это функциональная характеристика элемента, а отношение - это структурная характеристика.[7]

Понятие «подсистема» подразумевает выделение относительно независимой части системы, которая сама обладает свойствами объекта-системы. К таким свойствам можно отнести наличие структурной целостности, подцелей функционирования и коммуникативности с другими подсистемами (элементами). Сама подсистема должна состоять из неодно- родных элементов, т. е. обладающих разными свойствами.

Для того чтобы выработать наиболее объективное отношение к термину «система», необходимо выделить признаки, которые его характеризуют. К таким признакам можно отнести:

1) множество составляющих его элементов (подсистем);

2) единство главной цели для всех подсистем;

3) наличие связей между элементами;

4) целостность и единство подсистем;

5) наличие структуры и иерархичности;

6)относительная самостоятельность подсистем;

7) четко выраженное управление;

На основании этих признаков можно сформулировать еще одно определение. Система - это целая, созданная из частей и элементов для целенаправленной деятельности совокупность взаимосвязанных действующих элементов.[4]

В качестве элемента системы рассматривается объект, относительно самостоятельный и не подлежащий дальнейшему расчленению на данном уровне рассмотрения, выполняющий определенные функции, находящийся во взаимосвязи с другими объектами, составляющими систему. Каждая система может быть представлена как элемент системы большого масштаба (суперсистемы); в свою очередь элемент можно рассматривать в качестве относительно самостоятельной системы. Выделение элементов системы дает возможность понять строение самой системы и определить ее структурно-функциональные связи.[1]

1) Целостность и делимость. Система -- это прежде всего целостная совокупность элементов. Это означает, что, с одной стороны, система - целостное образование и, с другой -- в ее составе отчетливо могут быть выделены целостные объекты (элементы). Для системы первичным является признак целостности, т. е. она рассматривается как единое целое, состоящее из взаимодействующих частей, часто разнокачественных, но одновременно совместимых.

2) Наличие устойчивых связей. Наличие существенных устойчивых связей (отношений) между элементами или их свойствами, превосходящих по мощности (силе) связи этих элементов с элементами, не входящими в данную систему, является следующим атрибутом системы. Для информационных связей оценкой потенциальной мощности может служить пропускная способность данной информационной системы, а реальной мощности - действительная величина потока информации. Однако в общем случае при оценке мощности информационных связей необходимо учитывать качественные характеристики передаваемой информации (ценность, полезность, достоверность и т. п.).

3)Организация. Это свойство характеризуется наличием определенной организации или стуктуры.

4)Эмерджентность. Эмерджентность предполагает наличие таких качеств (свойств), которые присущи системе в целом, но не свойственны ни одному из ее элементов в отдельности.

Любой объект, который обладает всеми рассматриваемыми свойствами можно называть системой. Одни и те же элементы (в зависимости от принципа, используемого для их объединения в систему) могут образовывать различные по свойствам системы. Поэтому характеристики системы в целом определяются не только и не столько характеристиками составляющих ее элементов, сколько характеристиками связей между ними. Добавление элементов в систему не только вводит новые связи, но и изменяет характеристики многих или всех прежних взаимосвязей, приводит к исключению некоторых из них или появлению новых. Совокупность свойств элементов системы не представляет собой общего свойства системы, а дает некоторое новое свойство.[5] Для любой системы характерно наличие собственной, специфической закономерности действия, невыводимой непосредственно из одних лишь способов действия образующих ее элементов. Всякая система является развивающейся системой, она имеет свое начало в прошлом и продолжение в будущем.

Элементарная система, изображенная в общем виде, представлена на рис. 2.

Основными частями ее являются вход, процесс или операция и выход.[1]

У любой системы вход состоит из элементов, классифицируемых по их роли в процессах, протекающих в системе. Первый элемент входа тот, над которым осуществляется некоторый процесс, или операция. Этот вход есть или будет «нагрузкой» системы (сырье, материалы, энергия, информация и др.). Вторым элементом входа системы является внешняя (окружающая) среда, под которой понимается совокупность факторов и явлений, воздействующих на процессы системы и не поддающихся п,рямому управлению со стороны ее руководителей. Третий элемент входа обеспечивает размещение и перемещение компонентов системы, например различные инструкции, положения, приказы, то есть задает законы ее организации и функционирования, цели, ограничительные условия и др. Входы классифицируются также по содержанию: материальные, энергетические, информационные или любая их комбинация. Вторая часть системы -- это операции, процессы или каналы, через которые проходят элементы входа. Система должна быть устроена таким образом, чтобы необходимые процессы (производственные, подготовки кадров, материально-технического снабжения и др.) воздействовали по определенному закону на каждый вход, в соответствующее время для достижения желаемого выхода. Третья часть системы -- выход, являющийся продуктом или результатом ее деятельности. Система на своем выходе должна удовлетворять ряду критериев, важнейшие из которых -- стабильность и надежность. По выходу судят о степени достижения целей, поставленных перед системой.

Обратная связь -- то, что соединяет выход со входом системы и используется для контроля за изменением выхода.

Система - это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов, обладающих свойствами целостности, эмерджентности и устойчивости. С этой точки зрения понятие «организация» как упорядоченное состояние целого тождественно понятию «система». Однако понятие «организация» несколько шире понятия «система» так как отражает не только состояние порядка но и процессы по упорядочению.[1]

Внешняя среда

Система существует среди других материальных объектов, которые не вошли в систему и которые объединяются понятием «внешняя среда» -- объекты внешней среды. Вход характеризует воздействие внешней среды на систему, выход -- воздействие системы на внешнюю среду. По сути дела, очерчивание или выявление системы есть разделение некоторой области материального мира на две части, одна из которых рассматривается как система -- объект анализа (синтеза), а другая -- как внешняя среда.

Внешняя среда -- набор существующих в пространстве и во времени объектов (систем), которые, как предполагается, оказывают действие на систему.[17]

Внешняя среда воспринимается организацией одновременно и как система, содержащая благоприятные для организации параметры, и как система, включающая неблагоприятные факторы. Благоприятные параметры воспринимаются организацией как возможности развития, повышения эффективности и т.д., а неблагоприятные - как угрозы.[9]

Открытая система для достижения целей существенным образом взаимодействует с другими системами. Понятие открытой системы ввел Л. фон Берталанфи. Открытые системы способны обмениваться с внешней средой веществом, энергией и информацией, закрытые системы лишены этой способности. Любая социально-экономическая система принадлежит к классу открытых динамических систем. Именно к открытым динамическим системам применимо понятие самоорганизации. [11]

Процессы самоорганизации активно идут в системах открытых, сложных, динамических, вероятностных. Класс самоорганизующихся систем характеризуется следующими особенностями:

* изменчивостью, нестабильностью, случайностью отдельных параметров

* способностью адаптироваться к изменяющимся условиям среды и помехам (как к внешним, так и внутренним);

* способностью к самосохранению за счет действия системных законов и принципов: развития, синергии, информированности, упорядоченности, гармонии и др.;

* способностью вырабатывать цели, варианты поведения и изменять структуру[5]

1.2 Основные методы и принципы управления

Управление - это управленческая деятельность и процессы, связанные с разработкой концепции и стратегии развития организации, постановкой ее целей, планированем, организационной деятельностью, распорядительством, координированием и контролем, а при необходимости, и корректировкой ранее принятых решений. [8]

Управление как функция реализуется через выполнение особых управленческих действий - функций управления.

Деятельность по выполнению функций управления осуществляется как процесс, требующий определенных затрат времени и других ресурсов. Поэтому нередко управление изучается как процесс, что позволяет сфокусировать внимание на взаимодействии отдельных управленческих функций в пространстве и времени. В результате управляемый обьект приводится в желаемое состояние.

Управленческий процесс рассматривается в составе трех блоков: М - моделирование состояния обьекта управления на основании поступающей от него информации, Р - разработка и принятие управленческих решений, В - организация выполнения принятых решений. Таблица 1

Управленческое решение - это концентрированное выражение процесса управления на его заключительной стадии.

Этапы и процедуры управленческого решения

Принципы управления -- это основополагающие идеи и правила поведения руководителей по осуществлению своих управленческих функций. Они находят отражение в объективных закономерностях практики управления и определяют требования к конкретной системе, структуре и организации управления.[11]

Ведущий принцип -- сочетание централизации и децентрализации управления, из которого вытекают следующие принципы:

- принцип единоначалия и коллегиальности в управлении, который означает, что каждый работник отвечает за свой участок работы и за принятие на своем уровне решения. Всю полноту ответственности несет одно лицо -- директор, который привлекает к выработке управленческих решений руководителей разного уровня и конкретных исполнителей. Этим достигается большая объективность и обоснованность принимаемых решений;

- принцип научной обоснованности, означающий, что управление должно осуществляться на научной основе

- принцип плановости, означающий, что деятельность организации должна планироваться;

- принцип сочетания прав, обязанностей и ответственности, при котором каждый работник несет ответственность только в рамках установленных ему полномочий;

- принцип демократизации управления исходит из того, что на современном уровне исполнители обладают высоким профессионализмом, образованием, квалификацией и культурой. Привлечение персонала к управлению усиливает рассматриваемый принцип.

Современные принципы управления обращают все большее внимание на социальный аспект управления, а именно на человека, и формулируются следующим образом: развитие инноваций и инновационная предприимчивость; гуманизация процессов труда; ориентация менеджмента на конечные результаты; самоконтроль процессов деятельности организации; качество работы и созданного продукта; эффективность менеджмента;

человек является не только средством достижения цели, но и целью менеджмента.[6]

Объектами управления на производстве являются:

1) персонал организации, т.е. управленцы, служащие, специалисты, рабочие;

2) производство -- технологические процессы, техническая подготовка, контроль качества продукции, производственные мощности и др.;

3)финансы -- движение денежных потоков, бухгалтерские операции, инвестиции и др.;

4) рынок -- конкуренты, выпускающие аналогичную продукцию, покупательский спрос и предложения, исследование рынков сбыта, ценовая политика, реклама и т.д.;

5) материальные ресурсы, а именно их продвижение от закупки у поставщиков, движения в технологическом процессе вплоть до выхода и сбыта готовой продукции или услуги;

6) качество продукции, а именно система качества, используемая в данной организации;

7) проекты, внедряемые на этапе создания новых объектов и реструктуризации существующих;

8) внешнеэкономическая деятельность организации в рамках реализации продукции и деловых контактов;

9) экология и мероприятия, связанные с ее улучшением, и др.[12]

Управление объектами осуществляется руководителем предприятия и менеджерами различного уровня, которым делегированы соответствующие полномочия и которые на практике реализуют эти полномочия с помощью соответствующих методов управления. [6]

Основоположником функционального подхода в управлении считается А. Файоль. Он выделил пять функций управления: предвидение, организация, распорядительская деятельность, координация (согласование) и контроль. Одновременно А. Файоль разделил все функции на шесть групп: производство, финансы, охрана, учет, администрирование, техника безопасности.

Функции управления - это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работ. Общие, или универсальные, функции присущи управлению любым бизнесом или объектом. Они расчленяют управленческую деятельность на ряд этапов или видов работ, классифицируемых по признаку их порядка выполнения во времени в целях получения результата. Общие функции : целеполагание, планирование, организация, координирование (регулирование), стимулирование, контроль ( учет, анализ деятельности).

Целеполагание - выработка основных, текущих и перспективных целей.

Планирование - выработка направлений, путей, средств, мероприятий по реализации целей деятельности фирм, принятие конкретных, адресных, плановых решений, касающихся их подразделений и исполнителей.

Организация - это процесс установления порядка и последовательности согласованного в пространстве и времени целенаправленного взаимодействия частей системы для достижения в конкретных условиях, в определенные сроки поставленных целей выработанными для этого методами и средствами с наименьшими затратами.

Координирование - уточнение характера действия исполнителей.

Регулирование - выполнение мероприятий по устранению отклонений от заданного организацией режима функционирования системы. Осуществляется путем диспетчеризации.

Стимулирование - разработка и использование стимулов к эффективному взаимодействию субъектов деятельности и их высокорезультативному труду.

Контроль - наблюдение за ходом происходящих процессов в управляемом объекте, сравнения его параметров с заданными, выявление отклонений.

Учет деятельности - измерение, регистрация, группирование данных объекта.

Анализ деятельности - это комплексное изучение деятельности при помощи аналитических, экономико-математических методов.[5]

Методы управления - это способы воздействия управляющей подсистемы - субъекта управления на управляемую подсистему - объект управления (работник, коллектив, организационно-экономический объект управления) для достижения поставленных целей. Различают методы управления и методы процесса управления. Методы управления характеризуют законченный процесс воздействия на объект управления; методами процесса управления выполняются лишь отдельные работы.[3]

По содержанию методы бывают организационными, административными, правовыми, экономическими и социально-психологическими.

1) С помощью организационных методов создаются необходимые условия функционирования организации, поэтому они являются первичными по отношению к остальным. Речь идет о методах формирования трудовых коллективов и управленческих структур, их ориентации во времени и пространстве; нормирования деятельности, ее регламентации и проч.

2) С помощью административных методов происходит активное вмешательство в деятельность людей либо путем их прямого принуждения к определенному поведению, либо путем создания возможности такого принуждения. Административные методы управления включают:

* систему законодательных актов страны и региона;

* систему нормативных и методических (обязательных к применению) документов предприятия;

* систему оперативного управления (систему власти).[8]

В систему законодательных актов страны и определенного региона входят законы, указы, постановления, стандарты, положения, методики и другие документы, утвержденные федеральными и региональными органами для обязательного применения на соответствующей территории. При определении их состава, структуры и содержания должны учитываться научные, теоретические и практические аспекты управления.

Система нормативных и методических документов предприятия включает стандарты, методики, положения, инструкции и подобные документы долговременного использования, а также приказы, распоряжения, указания, утвержденные руководством предприятия. Эти документы должны регламентировать состав, содержание и взаимосвязи всех подсистем менеджмента конкретного предприятия.

Важное значение имеет и система оперативного управления. Существуют четыре способа реализации своей власти руководителем, которые находятся в диапазоне от ее прямого использования до практически полного отказа от этого. Речь идет о распоряжениях, участии в управлении и передаче полномочий и ответственности. Составным элементом таких методов является премирование исполнителей, однако осуществляется оно не за реальные успехи, а за многолетний стаж, лояльность по отношению к администрации, дисциплинированность и т. п.

Самый главный недостаток административных методов управления состоит в том, что они ориентируют исполнителей на достижение заданных результатов, а не на их рост; поощряют исполнительность, а не инициативу.[4]

Успешному решению производственных задач в большей мере способствуют экономические методы управления. Они основаны на материальной заинтересованности работников в деле самостоятельного поиска оптимальных способов деятельности и принятии на себя ответственности за их результаты. Такие методы начали внедряться в начале XX в. во многом благодаря усилиям Ф. Тейлора.

Экономические методы предполагают, что своевременное и качественное выполнение заданий вознаграждается за счет экономии затрат или дополнительной прибыли, полученных вследствие проявленных работниками усилий. Поэтому люди напрямую заинтересованы в максимизации реального результата своей деятельности.[16]

Экономические методы управления представляют собой совокупность способов воздействия на экономические интересы объекта управления, основанных на сознательном использовании требований экономических законов. Эти методы можно подразделить на две группы:

* методы, используемые федеральными и региональными органами;

* методы, используемые предприятиями (организациями).

К первой группе относятся налоговые системы и кредитно-финансовые механизмы страны и региона, т.е. экономические факторы внешней среды предприятия.

Вторую группу составляют:

* система материального поощрения работников;

* система ответственности за качество и эффективность работы;

* экономические нормативы функционирования предприятия (фондовооруженность и производительность труда, нормы рентабельности по видам продукции и т.д.), которые разрабатываются на основе маркетинговых исследований, анализа основных показателей качества продукции, уровня производства и включаются в бизнес-план.[14]

Важнейшим экономическим методом управления является стимулирование персонала, направленное на повышение качества и эффективности работы каждого и осуществляемое путем использования инструментов мотивации и оптимизации ради гармонизации отношений личности и общества. К формам экономического стимулирования относятся:

* формирование системы заработной платы в зависимости от количества и качества труда;

* бонусы в виде дополнительных вознаграждений, премий, надбавок к основной заработной плате;

* участие работника в распределении прибыли организации;

* предоставление работнику льгот и привилегий в виде формирования пенсионного фонда, обеспечения безопасности работника, предоставление ему льгот в оплате транспортных услуг, в обучении, повышении квалификации, организации лечения и отдыха членов семьи работника, предоставление работнику льгот при приобретении продукции, выпускаемой организацией;

* предоставление работнику льготных кредитов;

* льготное страхование жизни работника и др.

Наряду с перечисленными формами стимулирования возможно применение системы штрафов и порицаний, снижения или полного снятия перечисленных выше льгот.[12]

Социально-психологические методы управления направлены на управление социально-психологическими процессами в коллективе для достижения поставленной цели при условии соблюдения законодательства и требований нормативных актов. Объектами управления социально-психологическими процессами являются:

* личностные характеристики работников, а также их психические и психофизиологические особенности;

* способы организации труда и рабочих мест;

* система подбора, расстановки, подготовки и переподготовки кадров;

* информационное обеспечение и его использование;

* система стимулирования работников;

* морально-психологический климат в коллективе;

* социально-бытовые условия работников;

* инфраструктура региона.

Управление социально-психологическими процессами включает:

* анализ, учет и контроль выполнения норм и нормативов социально-психологических процессов;

* организацию выполнения поставленных задач;

* регулирование социально-психологических процессов.

Важнейшей задачей социально-психологических методов является обеспечение благоприятного морально-психологического климата в коллективе. Важнейшие признаки его:

* отсутствие давления руководителей на подчиненных;

* достаточная информированность членов коллектива о его задачах и состоянии дел;

* взаимная требовательность и общая ответственность;

* удовлетворенность принадлежностью к коллективу;

* доброжелательная и деловая критика;

* свободное выражение мнения при обсуждении вопросов;

* высокая степень взаимопомощи и пр.

Для обеспечения благоприятного морально-психологического климата в коллективе требуются специальные знания и умение руководителей. В качестве специальных мер следует использовать: научно обоснованный подбор кадров, обучение и периодическую аттестацию менеджеров, формирование трудовых коллективов с учетом психологической совместимости работников, социально-психологические методы, способствующие выработке у членов коллектива навыков взаимопонимания и взаимодействия, соответствующий стиль руководства.

Разница между административными, экономическими и социально-психологическими методами управления легко видна из таблицы 2 .[10]

В современном цивилизованном обществе все более широко применяются правовые методы управления. Их суть состоит в том, что деятельность работников регулируется посредством юридических и нормативных актов, определяющих границы и правила самостоятельных действий.

Таблица 2 Сравнение методов управления

	Административные (принуждение)	Экономические (побуждение и принуждение)	Социально-психологические (побуждение)
Основа применения Подходы к реализации Требования к субьекту	Угроза наказывания Жесткие Исполнительность организованность	Возможность увеличить доход Адаптивные ситуации Профессионализм	Достижение психологического комфорта Адаптивные к личности Профессионализм, умение работать в команде, инициативность

На практике методы управления постоянно изменяются. Так, при переходе от плановой экономики к рыночной чаще применяются экономические методы управления. Кроме того, в процессе демократизации общественной жизни и экономики возрастает роль человеческого фактора, поэтому больше внимания уделяется социально-психологическим методам.

Между структурой управления и организационной структурой существует тесная связь: организационная структура отражает принятое в ней разделение работ между подразделениями, группами и людьми, а структура управления создает механизмы координации, обеспечивающие эффективное достижение общих целей и задач организации.

Структура управления представляет собой упорядоченную совокупность связей между звеньями и работниками, занятыми решением управленческих задач организации. Выделяют понятия: элементы (звенья), связи и уровни.

Элементы - это службы, группы и работники, выполняющие функции в соответствии с принятым разделением управленчесих задач, функций. Связи - это отношения между элементами, которые принято разделять на горизонтальные (носят характер согласования и являются одноуровневыми) и вертикальные (связи подчинения). Связи могут быть линейными (отражают движение управленческих решений и информации между линейными руководителями и ее структурных подразделений) и функциональными (движение информации по функциям управления).

С этих позиций структуру управления рассматривают как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение целей организации. В связи с этим построение структуры управления требует:

- группировки всех видов работ по функциям, обязанностям или задачам;

- формирования соответствующих отделов, рабочих групп и определения индивидуальных исполнителей;

- установление полномочий по принятию решений и отношений между отделами, рабочими группами и индивидами по поводу выполнения ими функций, обязанностей и задач;

- формирование каналов коммуникаций и механизмов, обеспечивающих координацию и передачу решений по вертикали и по горизонтали.[5]

Непосредственное отношение к структуре управления имеют понятия «полномочия», «ответственность», «делегирование» и «власть».

Полномочия - это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия подчиненных на выполнение определенных задач. Ответственность - это обязанность выполнять задачи и отвечать за их решение. Делегирование - это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Власть - право влиять на поведение других людей и заставлять их действовать в определенном направлении.[8]

Связь структуры управления с целями, функциями и процессом управления, людьми и их полномочиями свидетельствует о ее огромном влиянии на все стороны жизни организации. Именно поэтому нужно уделять большое внимание принципам и методам формирования структур, выбору типа или комбинации видов структур.

Принципы формирования структур управления.

1. Отражение в структуре управления целей и задач организации (быть подчиненной по отношению к самой структуре организации (совокупность устойчивых связей элементов, обеспечивающих ее целостность и упорядоченность)

2. Функциональное разделение задач и обьема полномочий работников управления (определяются стратегией, политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями).

3. Масштаб управляемости ( число подчиненных руководителю звеньев).

4. Соответствие социально-культурной среде общества в целом, так как надо учитывать условия, в которых предстоит функционировать предприятия.

Типовые подходы к структуре управления

Можно выделить два подхода к построению структуры управления: иерархический (бюрократический) тип структуры управления (исходящий из внутреннего строения организации, разделения работ и рационализации управления) и органический тип ( приспособление структуры управления к условиям внешней среды).

Характеристиками иерархического типа структур являются:

- четкое разделение труда, что приводит к появлению высококвалифицированных специалистов в каждом виде деятельности.

- иерархичность уровней управления, при котором каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему;

- наличие взаимоувязанной системы обобщенных формальных правил и стандартов, обеспечивающей однородность выполнения сотрудниками своих обязанностей и скоординированность различных задач;

- дух формальной обезличинности, с которым официальные лица выполняют свои должностные обязанности;

- осуществление найма на работу в строгом соответствии с техническими квалификационными требованиями;

- защищенность служащих от произвольных увольнений;

Можно охарактеризовать этот тип как сложные структуры управления (большое количество горизонтальных и вертикальных связей), высоко формализованные, с коммуникациями, направленными сверху вниз. На сегодняшний день такой тип структуры управления рассматривается как доказавший свою эффективность.

Органический тип структуры управления характеризуется индивидуальной ответственностью каждого работника за общий результат. Принципами являются:

- ориентация на проблемы и возможности;

- снижение до минимума иерархии;

-полицентризм и смена лидеров в зависимости от решаемых проблем;

- временное закрепление функций за группами;

- высокий уровень горизонтальной интеграции между персоналом;

- самодисциплина;

Органический тип в отличие от иерархического типа структуры управления представляет собой децентрализованную организацию управления.Таблица 3.

Таблица 3. Сравнительная характеристика структур управления иерархического и органического типов

Параметр сравнения	Иерархический тип	Органический тип
Концепция построения	Четко определенная иерархия	Минимизация иерархии
Тип руководства	Моноцентрический, постоянный	Полицентрический, смена лидеров по ситуациям
Формализация отношений	Четко определенные обязанности и права	Изменяющаяся система норм и ценостей
Организация труда	Жесткое разделение функций	Временное закрепление функций за группами
Источник эффективности	Рационально спроектированная структура	Развитие персонала, самоорганизации и инициативы работников

Органическая структура управления реализуется через:

-быстрые и надежные изменения, к которым пирамидальная конструкция иерархического типа плохо приспособлена, так как ее основу составляют цепи команд, правила, стандарты, жесткая система подчинения.

-растущее разнообразие, характерное для деятельности сегодняшних организаций, не может быть обеспечено узкоспециализированными службами бюрократической структуры.

-изменение управленческого поведения, отражающее стремление менеждеров уйти от командного стиля и больше полагаться на сотрудничество и общие гуманитарно-демократический ценности.

-использование компьютерной технологии, требующей от всех работников повышенной гибкости.

Выбор структуры управления осуществляется с учетом множества факторов, оказывающих решающее влияние на подход организации для достижения своих целей. Это и вопрос адаптации предприятия к внешним условиям (требования потребителя и рынка, общества, государственных органов и т.д.) и внутренним факторам ( ресурсы, технологии, организация производства и труда, процессам принятия управленческих решений).

Вид управляющей системы, уровень ее развития должны отвечать требованиям необходимости и достаточности. К иерархическим (бюрократическим) структурам управления относятся следующие виды структур управления: линейные, функциональные, линейно-функциональные, линейно-штабные, дивизиональные (на основе стратегических единиц бизнеса). К органическим структурам управления относятся проектные, матричные, программно-целевые, бригадные организации управления. [18]

Норма управляемости - максимальное число работников, подчиненных одному линейному руководителю, при условии, что суммарная трудоемкость выполняемых им функций не должна превышать норматива (8 час. в день, 40 час. в неделю и т. д.). Норма управляемости имеют важное значение при построении организационной структуры аппарата управления, т. к. с их помощью можно рассчитать численность руководителей низшего, среднего и высшего звеньев управления. Норма управляемости зависит от особенностей управленческого труда, которые связаны с тем, что современному руководителю приходится выполнять как функции менеджера по руководству определенным подразделением организации, так и функции специалиста (инженера, финансиста, экономиста и т. п.); характеристик функций управления (их сложности, актуальности, совместимости, степени творчества и т. п.). На норму управляемости влияют уровень управления, специфика объекта управления, объем необходимой информации, уровень компьютеризации управленческих работ, разнообразие функций управления, личные качества руководителя и подчиненных ему работников и др. Общими рекомендациями могут быть следующие: для руководящих должностей в подразделениях со значительным удельным весом работ творческого нестандартного характера, высокой квалификации или частыми отклонениями от заранее намеченной технологии процесса норма управляемости должна лежать в пределах 5--7 человек; для руководящих должностей в подразделениях с достаточно устоявшимся характером работ, в значительной мере определяемым стандартными организационно-управленческими процедурами должна находиться в пределах 10--12 человек; в любом случае норма управляемости не должна превышать 15--17 человек на среднем уровне управления и до 40 человек на нижнем уровне (для мастеров), иначе коллектив становится неуправляемым.[4]

1.3 Система управления

Методология и процесс управления формируют управленическую деятельность, а структура и техника управления - механизм управления.

Систему, в которой реализуются функции управления, обычно называют системой управления и выделяют в ней две подсистемы: управляемую и управляющую. Управляющая подсистема осуществляет функции управления, а управляемая является ее объектом. Под управляющей подсистемой можно понимать ту часть системы управления, которая вырабатывает, принимает и транслирует управленческие решения, обеспечивает их выполнение. Она имеет иерархическую структуру во главе с направителем (центральным звеном). Им может быть индивид или коллектив (например, совет директоров).[8]

К управляемой подсистеме относятся элементы, которые воспринимают управляющее воздействие и преобразуют в соответствии с ним поведение того объекта, на который оно направлено.

К управляемой системе относятся все элементы и подсистемы, обеспечивающие непосредственный процесс создания материальных благ или оказания услуг. Например, в качестве объектов управленческой деятельности для любой организации могут выступать: производство, маркетинг, финансы, кадры и эккаунтинг (учет и анализ хозяйственной деятельности).[11]

К управляющей системе относятся все элементы и подсистемы, обеспечивающие процесс управления.

Система управления представляет совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации. Система управления -- это сложное образование процессов и явлений, совершенствование которого может идти с различной степенью детализации.

На информационные входы управляющей подсистемы воздействует информация:

маркетинговых исследований, проводящихся регулярно организацией;

о наличии на рынке конкурентов;

обо всех видах ресурсов (материалы, комплектующие изделия, оборудование, финансы, люди и т. п.);

о существующих законах и происходящих в них изменениях;

о политической ситуации в определенный момент времени;

о состоянии хода процесса производства, поступающая из управляемой подсистемы.[12]

Принципами построения системы управления являются:

соответствие целям организации;

сопряженность функций и полномочий;

ориентированность на определенный уровень компетентности персонала;

допущение неформальных связей;

обеспечение эффективного контроля;

гибкость и адаптивность.

Как и любая органическая система, система управления находится в постоянном развитии. Это развитие может быть экстенсивным (путем увеличения числа субъектов, связей между ними) и интенсивным (за счет рационализации функций, процедур и т. д.).

Система управления характеризуется:

1) составом, соподчиненностью, информационной нагрузкой элементов, способом их взаимодействия;

2) уровнем централизации или децентрализации полномочий;

3) степенью специализации и регламентации функций;

4) стабильностью или изменчивостью поведения;

5) открытостью или закрытостью (восприимчивостью или невосприимчивостью к внешним влияниям);

6) техническим оснащением.[11]

Под управляемостью объекта понимается адекватная реакция на управляющее воздействие. Высокая реактивность может иметь форму готовности исполнения требований, сотрудничества; низкая -- бездействия, противодействия, формальных действий.

Управляемость зависит от таких обстоятельств, как знания и опыт персонала, соответствие стиля управления условиям внутренней и внешней ситуации, достаточность полномочий руководителя, социально-психологический климат. В рамках системы управления между объектом и субъектом существуют самые разнообразные связи: непосредственные и опосредованные; главные и второстепенные; внутренние и поверхностные; постоянные и временные; закономерные и случайные. Через эти связи осуществляется действие механизма управления, который должен:

соответствовать целям и задачам объекта управления;

учитывать реальные условия осуществления управленческой деятельности;

предусматривать надежные, сбалансированные методы воздействия на управляемый объект;

поддаваться контролю;

иметь возможности для совершенствования.[6]

Система управления должна быть эффективной. К признакам ее эффективности можно отнести:

1) высокую оперативность, надежность, качество принимаемых решений;

2) минимизацию затрат времени, связанных с их подготовкой;

3) экономию общих издержек и расходов на содержание аппарата управления;

4) улучшение технико-экономических показателей основной деятельности

и условий труда;

5) снижающуюся долю административных работников в персонале организации.[24]

Эффективность функционирования системы управления можно повысить с помощью более надежных обратных связей; своевременности и полноты информации; учета социально-психологических особенностей участников; обеспечения оптимального размера подразделений.

Параметры, характеризующие работу системы управления:

1) Затраты на управление в абсолютном и относительном выражении;

2) Производительность управленческого персонала

3) Удельный вес управленцев в общей численности работающих[12]

Иерархия управления

Обычно существует иерархия (пирамида) управления с дифференциацией по рангу командной власти, компетенции принятия решений, авторитету, положению.

Иерархия управления - инструмент для реализации целей фирмы и гарантия сохранения системы. Чем выше иерархический уровень, тем больше объем и комплексность выполняемых функций, ответственность, доля стратегических решений и доступ к информации. Одновременно растут и требования к квалификации и личная свобода в управлении. Чем ниже уровень - тем больше простота решений, доля оперативных видов деятельности

1.4 Оценка эффективности системы управления

Управление, как и любой другой вид деятельности, требует своей конкретной оценки, установления его эффективности. Существуют различные подходы к проблеме эффективности менеджмента, которые разрабатывались школами управленческой мысли. Например, авторы школы научного управления (Ф. Тейлор, Г. Ганнт, Г. Эмерсон, Ф. и Л. Гилберт и др.), занимались изучением повышения эффективности менеджмента на уровне производства. Особое внимание исследованию этой проблемы уделял Г. Эмерсон, который придавал важное значение связи между эффективностью управления и оранизационной структурой предприятия. Представители административной (классической) школы менеджмента (А. Файоль, Л. Урвик, Д. Муни и др.) рассматривали эффективность менеджмента в более широком смысле - применительно к работе всей организации. Их целью было создание универсальных принципов управления, которые обязательно должны привести организацию к успеху (14 принципов управления Анри Файоля). Авторы школы человеческих отношений (Г. Мюнстерберг, М. Фоллет, Р. Лайкерт, А. Маслоу) считали основным элементом эффективности менеджмента человеческий фактор и разрабатывали различные теории, связанные с повышением эффективности использования человеческих ресурсов.[16]

Проблема эффективности менеджмента является составной частью экономики управления, которая включает рассмотрение: управленческого потенциала, то есть совокупности всех ресурсов, которыми располагает и которые использует система управления; затрат и расходов на управление, которые определяются содержанием, организацией, технологией и объемом работ по реализации соответствующих функций управления; характера управления труда; эффективности управления, то есть эффективности действий людей в процессе деятельности организации, реализации интересов, в достижении определенных целей. В управленческом процессе используются: человеческие, материальные, информационные и финансовые ресурсы, и в зависимости от того, как умело и целенаправленно они используются, достигается тот или иной результат. Эффективность менеджмента - это результативность функционирования системы и процесса управления как взаимодействия управляемой и управляющей систем, то есть интегрированный результат взаимодействия компонентов управления. В более упрощенном варианте данное определение можно представить следующим образом: эффективность менеджмента - это сопоставление потребленных ресурсов с полученным результатом. В оценке эффективности управления наиболее сложным является определение его результата. За результаты управления нередко принимаются некоторые производственные и экономические результаты: темп роста производительности труда, качество, ритмичность работы и др., что нельзя считать бесспорным. В каждом из этих результатов, безусловно, содержится и овеществленный труд персонала управления. Однако управленческий труд проявляется в этих показателях не прямо, а опосредованно, в виде соответствующих воздействий на тех, кто занят непосредственно производительным трудом. При этом такие воздействия менеджеров в виде приказов, указаний, распоряжений во многих случаях проходят через ряд ступеней управления по направлению сверху вниз. В результате к труду руководителей, затраченному на высшей ступени управления, добавляется труд менеджеров нижестоящих ступеней, т.е. конечный результат управления и его эффективность достигается совокупным управленческим трудом. Результаты и эффективность управленческого труда в конечном итоге управления в целом зависят от многих условий и предпосылок. К их числу относятся потенциал сотрудника, его способность выполнять определенную работу; средства производства; социальные аспекты деятельности персонала и коллектива в целом; культура организации. Они в значительной мере зависят и от личности самого руководителя: его авторитета, стиля работы и т.п. Поэтому все эти факторы действуют совместно, в интеграционном единстве.[5]

Конечный результат управления часто называют эффектом управления. Эффект представляет собой результат осуществления мероприятий, направленных на совершенствование производства, бизнеса и организации в целом. Эффект управления складывается из трех составляющих:

1)экономический эффект - вид эффекта, имеющий непосредственную стоимостную форму, то есть измеряющийся в денежных или натуральных измерителях;

2) социально-экономический эффект - имеет комплексную природу сочетания экономической выгоды и социальной стабильности и спокойствия, например, улучшение условий работы, снижение уровня профессиональных заболеваний (при определенных условиях может быть переведен в обычный экономический эффект);

3) социальный эффект - вид эффекта, который принципиально не может быть пересчитан в экономический, например, предотвращение социального конфликта.[22]

Факторы, которые оказывают влияние на эффективность управления.

1) По продолжительности влияния выделяют факторы, влияние которых сказывается на протяжении длительного времени (технический уровень производства, стиль управления и др.) и которые действуют непродолжительное время (прогулы, простои, нарушения трудовой дисциплины и т.п.).

2)По характеру влияния различают факторы интенсивные и экстенсивные. Первые обеспечивают повышение эффективности менеджмента за счет мобилизации внутренних ресурсов, совершенствование организации труда управленческих работников и улучшение его условий, подготовка кадров управления. Вторые предусматривают привлечение дополнительных ресурсов - увеличение численности управленческого персонала, расширение технического оснащения труда управленцев на качественно неизменной основе.