Документационное обеспечение управления для специальности "Правоведение"

1

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ТАГАНРОГСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ - ФИЛИАЛ

ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Конспект лекций

по теме: «Документационное обеспечение управления»

для специальности «Правоведение»

Таганрог

Введение

Делопроизводством называют отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документа называется документированием. Вопросы движения и учета документов охватывается понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного хранения документов относится к архивному делу.

Делопроизводство («вершение дел») в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошедшие до наших дней, показывают, что уже в Х в. в Древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов (договор с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты и т.д.). Слово «дело» как собрание документов употреблялось уже в середине XVI в.

Первым к началу XVII в. в России сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы в то время имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров (Соборное уложение 1649 г. было в длину 309 метров).

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказами. В коллегиях были созданы канцелярия, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное («министерское») делопроизводство. Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте вводилось единообразие процессов делопроизводства, для хранения дел создавались архивы.

В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного (государственного) управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу их информационных элементов (реквизитов).

Современное делопроизводство в России развивается с учетом специфики складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризации.

Раздел 1. Документационное обеспечение управления как сфера управленческой деятельности предприятия (фирмы)

Лекция 1. Важнейшие термины и определения делопроизводства.

Лекция 2. Унификация и стандартизация в делопроизводстве.

Лекция 3. Классификация деловой документации.

Лекция 4. Понятие об ОРД, состав и схемы расположения реквизитов (согласно ГОСТ Р 6.30-2003). Бланки документов и их виды. Требование к оформлению бланков.

Лекция 5. Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления.

Лекция 6. Организационно-правовые документы.

Лекция 7. Распорядительные документы.

Лекция 8. Информационно-справочные документы.

Документы по трудовым отношениям.

Лекция 9. Классификация документов по личному составу.

Оформление документов при поступлении на работу.

Лекция 10. Трудовой договор.

Лекция 1. Важнейшие термины и определения делопроизводства

Исходным понятием делопроизводства является понятие документа.

Документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве реквизитов следует понимать обязательные элементы оформления официальных документов. Оформление документа заключается в написании необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

В документе фиксируются факты, даты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека тем самым документ выполняет важную свою функцию - информационную. Кроме того, документ обладает организационной функцией - с помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа. Документ выполняет юридическую (правовую) функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Документ выполняет воспитательную функцию он дисциплинирует исполнителя, требует повешенного уровня подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, формирует имидж организации.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданы по единым правилам и требованиям для применения в конкретной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Лекция 2. Унификация и стандартизация в делопроизводстве

Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Отсюда большое, зачастую неоправданное разнообразие документов, элементов их составляющих и необходимость их стандартизации и унификации в делопроизводстве.

Стандартизация в делопроизводстве - это деятельность, заключающаяся в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой информации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов.

Итого работы по стандарту могут быть как национальные стандарты на отдельные виды документов (ГОСТ 7.32-91 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления») или их элементы (ГОСТ 9327 «Бумага потребительская. Форматы»).

Унификация в делопроизводстве - это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковой конструкции, операций по их составлению, обработке, учету и хранению (ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования по оформлению ОРД»).

Лекция 3. Классификация деловой документации

Классификация документов - это деление документов на группы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.

Деловые документы классифицируют по таким признакам, как род деятельности, способ фиксации, наименование, степень сложности, место составления, срок исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила, срок хранения, степень обязательности, степень унификации, характер содержания.

По роду деятельности деловые документы классифицируют на системы документации: организационно-правовая, организационно-распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению и т. д.

По способу фиксации (запечатления) информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические.

Письменные (или рукописно-печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным способом, а также изготовленные на множительных аппаратах и типографским способом.

К графическим документам относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы.

Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотопленка), они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.

Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, широко используются в работе секретаря при составлении диктограмм, а также протоколировании собраний, совещаний, заседаний и т. п.

По наименованию различают следующие разновидности документов: уставы, положения, приказы, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, отчеты, акты, планы, письма, заявления, чертежи, технологические карты и т. п.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят примерный, рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготовляются типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

По степени сложности различают простые документы, затрагивающие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, так как их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.

По месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения вопросов, не выходящих за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция предприятия.

По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы. Остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные). В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую - касающиеся конкретных лиц, т. е. заявления, письма, жалобы и т. п.

По степени гласности выделяют открытые, секретные документы, документы конфиденциальные и документы для служебного пользования (ДСП). На секретных, документах ДСП и конфиденциальных документах проставляется гриф ограничения доступа к документу. Гриф означает, что с данным документом может быть ознакомлен строго определенный круг лиц.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы подразделяются, в свою очередь, на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например по истечении срока действия.

По стадиям создания документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии.

Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика-документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, имеют равную силу.

Копия - документ с точным воспроизведением реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготовляется одновременно с подлинником и также заверяется подписью.

Выписка из документа - распечатка части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника. Дубликат и подлинник заверяются и имеют равную юридическую силу.

По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкет и таблиц.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

Лекция 4. Понятие об ОРД, состав и схемы расположения реквизитов (согласно ГОСТ Р 6.30-2003)

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация занимает особое место.

ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды документов данной группы):

- организационно-правовая документация (уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);

- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

- информационно-справочная документация, которую, в свою очередь, можно условно подразделить на:

- оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т. п.);

- справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки и др.).

Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в число ОРД включает документы по личному составу (кадрам): заявления, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и целый ряд других.

При подготовке и оформлении ОРД в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Данный состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке документов в различных управленческих ситуациях может быть не одинаковым.

Состав реквизитов ОРД можно разделить на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на всех видах бланков документов, переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает придание документу юридической силы и возможность его идентификации.

Схемы расположения реквизитов ОРД (формуляры) по ГОСТ Р 6.30-2003 для наиболее широко применяемого формата А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов приведены соответственно на рис. 1.1, 1.2.

Все поле формата, кроме разбиения на зоны размещения реквизитов, условно разделяют на три части: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

Бланки документов, как уже было сказано, следует изготовлять на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов (плотность не менее 80 г/м2, белизна - не менее 90%). Воспроизведение реквизитов на бланках производится типографическим способом.

При изготовлении бланком размеры шрифтов выбирают от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяют наименования организаций и видов документов. При этом следует соблюдать следующие правила: простое и удобное расположение, соблюдение пропорций между толщиной линий типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 08 печатать рисованным шрифтом.

Бланки документов и их виды

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации - авторе документа.

Бланки документов следует изготовлять на белой бумаге или на бумаге светлых тонов достаточной плотности.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поляне менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее и нижнее.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе углового (см. рис. 1.1), так продольного (см. рис. 1.2) их размещения.

Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме писем.

Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи документов.

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций - получателей писем (реквизит 15).

Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т. п.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации



Рис. 1.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4



Рис. 1.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

находит применение большое количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 10 (наименование вида документов).

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04,05,06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Образцы названных выше видов бланков по ГОСТ Р 6.30-2003 изображены ниже на рис. 1.3-1.8.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях помещениях и получения качественных копий с помощью копировальной техники.

Реквизиты 01, 02, 03 располагаются над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08 слева от него, включая поле для подшивки. Реквизиты 08, 09, 10, 14 трафаретные места для реквизитов 11, 12, 13 могут размещаться в пределах границ зон расположения реквизитов одним из способов:

- центрованным, рекомендованным ГОСТ Р 6.30-2003 (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым, нередко используемым на практике ( каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

На бланках организации субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 08, 09, 14 печатаются на двух языках: русском и национального, на одном уровне продольного бланка.

Особые требования к изготовлению, учету и хранению предъявляются к гербовым бланкам. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 оговорены Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе РФ» от 25 декабря 2000 г. №2-ФКЗ.

Рис. 1.3 - Образец общего бланка организации

Рис. 1.4 - Образец углового бланка письма организации

Рис. 1.5 - Образец продольного бланка письма организации



Рис. 1.6 - Образец продольного бланка письма должностного лица

Рис. 1.7 - Образец бланка конкретного вида документа организации

Рис. 1.8 - Образец оформления гербового бланка общего назначения

Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов.

01 - Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть 1, ст. 5021). Изображение герба следует выполнять на бланках ориентировочно в пределах квадрата со стороной 20 мм, над серединой строки с наименованием организации. Допускается воспроизведение герба без изображения щита.

02 - Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта Российской Федерации определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов, городов РФ. На рисунке слева изображен герб Ростовской области.

03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации - автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 08) слева.

04 - код организации

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код является элементом электронной идентификации документа.

Примеры нанесения кода изображены на образцах оформления бланков (см. рис. 1.4-1.6).

Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций.

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Примеры нанесения ОГРН юридического лица приведены на образцах оформления бланков (см. рис. 1.4-1.6).

06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/ КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Примеры нанесения реквизита показаны на образцах оформления бланков (см. рис. 1.4-1.6).

07 - код формы документа

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 - наименование организации

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного (см. рис. 1.4-1.7).

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если они являются автором документа, и располагают ню/се наименования организации.

09 - справочные данные об организации

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Расположение справочных данных при использовании углового бланка показано на рис. 1.4. Примеры оформления справочных данных в продольном варианте оформления бланка см. рис. 1.5, 1.6.

10 - наименование вида документа

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД ОКУД (класс 0200000)).

В письме наименование вида документа не указывают.

11 - дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2005 г. следует оформлять 05.06.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2005 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.06.05.

12 - регистрационный номер документа

Реквизит состоит из трафаретной части «№_____от_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Ссылка используется только в тех видах документов (например, письмо, докладная записка), которые являются ответами на запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего (входящего) документа. Реквизит состоит из трафаретной части: «На №_____от_______», которая заполняется от руки регистрационным номером и датой поступившего документа.

14 - место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Пример оформления реквизита см. рис. 1.7.

15 - адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Состав реквизита «Адресат» пишется в зависимости от адресата и вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто именно занимается данным вопросом.

Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России

Управление систематизации

законодательства

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Президенту АОЗТ

«Ломоносовский фарфоровый завод»

В.И. Петрову

или

АОЗТ «Болшевский текстиль»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

А.С. Николаеву

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Председателю садового товарищества

«Можайские дали»

В.А. Бунееву

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и

архивного дела

Милютинский пер., д. 7а,

Москва, Центр, 101000

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Калинину И.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

Киреевский р-н, г. Липки,

Тульская обл., 301264

При адресовании внутренних документов указываются только название структурного подразделения или должность, инициалы и фамилия его руководителя.

16 - гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ «Болшевский текстиль»

Личная подпись И.В. Сергеев

12.09.2005

Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ «Болшевский текстиль»

Личная подпись И.В. Сергеев

12.09.2005

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 15.08.2005 г. № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Председателя

Правления банка

от 01.02.2005 №82

17 - резолюция

Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Зайцевой А.В.

Никитину П.С._______________

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «Гермес» к 21.12.2004

Личная подпись

05.11.2004

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 - заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа.

Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

* о чем (о ком)?, например: О порядке взимания налога на добавленную стоимость;

* чего (кого)?, например: Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок располагается слева над текстом документа. Объем его не должен превышать 5 строк, каждая длиной до 28 знаков.

19 - отметка о контроле

Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Пример оформления:

20 - текст документа.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Деятельность зарубежных представительств Российской Федерации, внешнеполитических, внешнеэкономических и иных учреждений Российской Федерации оформляется документами на русском языке и на языке соответствующей страны.

Переписка в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на русском языке и иных языках, предусмотренных договорами между деловыми партнерами.

21 - отметка о наличии приложения

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то. указывается его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Отметка размещается с абзаца через 3 интервала. Многострочный текст приложения печатают через один межстрочный интервал; "при нескольких приложениях их тексты разделяются полутора интервалами.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2004 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2

к приказу директора Института от 15.06.2005 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

к приказу директора Института

15.06.2005 №319

Приложения к документу печатаются на стандартных листах бумаги и подписываются исполнителем или руководителем организации.

22 - подпись

Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив на 3-4 межстрочных интервала. Реквизит печатают от левого поля документа.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Личная подпись Н. А. Федоров

или на бланке:

Исполнительный директор Личная подпись Н. А. Федоров

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например: Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Личная подпись Н. А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Личная подпись М. А. Медведев

Главный бухгалтер Личная подпись Н. И. Логинова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель министра Заместитель министра

юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации

Личная Личная

подпись В.М. Степанов подпись А.П. Миронов

При подписании совместного документа первый лист оформляют.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись Е.Н. Коруна

Члены комиссии Личная подпись К.М. Артемьев

Личная подпись С.П. Матвеев

Личная подпись В.А. Филатов

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на копиях документов, остающихся в делах организации - автора документа.

23 - гриф согласования документа

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

23.04.2005

Зона для реквизита «Гриф согласования документа» размещается ниже реквизита «Подпись» через три интервала.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.2004 №451-805

или

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания правления страховой компании «Планета» от 21.06.2004 № 10

Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне - слева и справа. При большом количестве грифы размещают двумя вертикальными рядами.

В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться отдельный лист согласования.

24 - визы согласования документа

Визирование документа является формой его внутреннего в пределах одной организации согласования.

Согласование документа оформляется визой согласования документа (далее - виза), включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А. С. Орлов

25.01.2005

Состав должностных лиц, визирующих документы, устанавливается нормативным актом организации (положением, инструкцией). Отказ от визирования не допускается.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А. С. Орлов

25.01.2005

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе

согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.

25 - оттиск печати

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ.

26 - отметка о заверении копии

Заверение копии документа производят в необходимых случаях для придания ему юридической силы.

При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку

подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Секретарь-референт Личная подпись М.В. Колосков

07.06.2005

Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Допускается заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 - отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникших вопросов.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Петров

924 45 67

При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например: (495) 924 45 67.

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве информационно-справочного материала. Зона расположения отметки показана на рис. 1.1, 1.2.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе. Пример оформления:

29 - отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Зона расположения отметки показана на рис. 1.1, 1.2. Отметка о поступлении должна, как правило, содержать сокращенное наименование организации, получившей письмо, дату его поступления и регистрационный номер (индекс письма).

30 - идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память машины. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу - электронной копии документа, включая имя файла и расширение.

Установление требований к присвоению имени файлу регламентируется в методических материалах организации.

Лекция 5. Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления

Нормативно-правовую базу современного делопроизводства в России составляет совокупность законодательных актов РФ, нормативно- методических документов, государственных стандартов, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб ДОУ организации всех форм собственности.

ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов (информация, документированная информация).

ГК РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. УК РФ установил уголовную ответственность за неоправданные действия с документами и информацией.

Ряд федеральных законодательных актов (Закон РФ «О языках народов РФ», Закон РФ «Об электронной цифровой подписи», постановлений Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ», «О трудовых книжках») содержит совокупность частных норм, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требований к защите информации, придают документам юридической силы, определяется порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

Нормативные акты имеющие для оформления деловых документов первостепенное значение:

- Государственная система ДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам ДОУ (ГСДОУ).

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

- ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Кроме того, в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и ряде других видов документации.

Лекция 6. Организационно-правовые документы

Организационно-правовые документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой.

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организаций, предприятий, фирм, - это функция формирования системы и процессов управления, которая включает в себя:

* создание организации, в том числе выбор ее организационно-правовой формы; установление ее структуры;

* определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей;

* регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

* формирование совещательных органов управления;

* регламентацию деятельности аппарата управления;

* лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

* установление режима работы и системы охраны;

* организацию труда работников и оценку их труда;

* реорганизацию;

* ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Цель разработки организационно-правовых документов - рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

К организационным документам относятся: устав организации или положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; регламент работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации; должностные инструкции работникам.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организаций, предприятий, фирм. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (собранием акционеров, советом директоров).

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации, фирмы.