Документационное обеспечение управления для специальности "Правоведение"

Организации действуют на основании устава либо учредительного договора и устава. Требования к содержанию уставов тех или иных организаций, а также их некоторые реквизиты, предписываются соответствующими законами (например, требования к содержанию устава образовательного учреждения - Законом РФ «Об образовании»). Устав разрабатывается и утверждается учредителями юридического лица. Устав содержит набор обязательных реквизитов: наименование организации, данные об организации, наименование вида документа (Устав), место издания, гриф (УТВЕРЖДЕНО), текст документа. Структура Устава состоит из следующих разделов:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ (цели и задачи создаваемой организации).

2. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА (состав, функции и взаимосвязи структурных подразделений).

3. РЕГЛАМЕНТ ОРГАНИЗАЦИИ (система управленца, права и обязанности должностных лиц).

4. ФИНАНСОВО-МАТЕРИАЛЬНАЯ БАЗА (источники финансирования, основные и оборотные средства, порядок распоряжения средствами).

5. ОТЧЕТНАЯ И РЕВИЗИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ.

6. ПОРЯДОК ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовой статус, права, обязанности, организацию работы организации, структурного подразделения (службы).

Положение о персонале организации (ранее именуемое Правилами внутреннего трудового распорядка) включает в себя следующие разделы:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ (цель разработки Положения, правовая база содержания документа, конституционные гарантии персонала).

2. ПОРЯДОК НАЙМА И ВЫСВОБОЖДЕНИЯ ПЕРСОНАЛА (прием на работу, необходимые документы, приказ о приеме, условия работы, инструктаж по технике безопасности, права и обязанности работника, перспективы карьеры, перевод на другую должность, порядок расторжения трудового договора как по инициативе работника, так и по инициативе работодателя).

3. ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ПЕРСОНАЛА (круг обязанностей в соответствии с должностными инструкциями).

4. ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ (обязанности, выполняемые в соответствии с законодательством: совершенствование организации труда персонала, форм и методов оплаты, соблюдение норм охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и т. п.).

5. РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЕ (начало и окончание работы, перерыв, формы и организация контроля рабочего времени, порядок предоставления отпусков и т. д.).

6. ПООЩРЕНИЯ ЗА УСПЕШНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ РАБОТЫ (виды поощрений в соответствии с различными трудовыми показателями, в том числе: разработка и внедрение рационализаторских предложений, повышение производительности труда, качественное выполнение должностных обязанностей).

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ТРУДОВОЙ ДИСЦИПЛИНЫ (виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксации и соответствующие санкции).

Положения разрабатываются на основе типовых положений с учетом специфики конкретных организации, предприятия, учреждения.

Инструкция - это правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб и отдельных должностных лиц (в последнем случае - должностные инструкции).

Инструкция является нормативным актом, регламентирующим различные вопросы, рассчитана на длительное применение и поэтому не содержит указаний на конкретных исполнителей и сроки исполнения функции.

Инструкции, как правило, составляются на основе типовых инструкций. Текст инструкции состоит из разделов, которые делятся на пункты и подпункты. Инструкция начинается разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, излагается порядок использования, а также могут приводиться другие сведения общего характера.

Инструкция оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: название организации и структурного подразделения, название вида документа (инструкция), дату и индекс (номер), место издания, заголовок, текст, подпись, гриф утверждения (или отметку, что инструкция является приложением к распорядительному документу).

Должностная инструкция - нормативный документ, издаваемый организацией в целях регламентации деятельности организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечения условия его эффективной работы.

Структура должностной инструкции включает в себя следующие разделы:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ (порядок назначения на должность, подчиненность, руководящие и нормативные документы, требования к образованию и опыту практической работы и т. д.).

2. ФУНКЦИИ (основные функциональные обязанности).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ (подробный перечень объема выполняемых работ в соответствии с функциональными обязанностями).

4. ПРАВА (использование прав в связи с выполняемой работой, в том числе выявление недостатков в пределах своей компетенции, а также права вносить предложения по совершенствованию работы на данном участке).

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ (по содержанию должностных обязанностей).

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ (с должностными лицами, структурными подразделениями, сторонними организациями, в том числе по получению и передаче деловой документации).

7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ И КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (в соответствии с Правилами внутреннего распорядка или Положением о персонале) организации, реальными показателями и результатами работы должностных лиц, решением аттестационной комиссии) (Приложение 3).

Регламент - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Штатное расписание- правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме № Т-3

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным на то лицом.

Лекция 7. Распорядительные документы

Любая организация наделяется правом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. От того, насколько эффективно регулируется деятельность организации, зависят результаты ее работы.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоряжений - включает следующие стадии:

1. Инициирование решения - обоснование необходимости издания распорядительного документа.

2. Сбор и анализ информации по вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование и оформление проекта документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

5. Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Постановление - правовой акт, принимаемый органами Федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также исполнительными органами субъектов Российской Федерации и местного самоуправления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ:» или «ПРЕДЛАГАЮ:», в зависимости от содержания указания.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных вопросов, стоящих перед данным предприятием.

В деятельности организаций различаются приказы по основной деятельности и личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности организации, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических видов деятельности.

Приказы по основной деятельности издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации организации, при утверждении структуры и штатов, введения в действие организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и тому подобных случаях.

Приказы оформляются или на специальном бланке - бланке приказа, или общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ.

В констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа.

Текст распорядительной части должен иметь повелительную форму изложения и начинаться словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

Подготовка приказа включает следующие основные стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем. Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.

Приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу. Нумерация приказов производится с января по декабрь в пределах года.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. После издания приказа секретарь знакомит сотрудников предприятия с его содержанием. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «Ознакомлен», расписывается и ставит дату ознакомления.

Выписка из приказа - это копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.

Выписка из приказа содержит фактически те же реквизиты, что и приказ. Но в выписке из приказа берется только та распорядительная часть текста, которая нужна для практической работы. Констатирующая часть текста воспроизводится полностью. Кроме того, выписка из приказа отмечается проставлением секретарем отметки о заверении выписки.

К другим управленческим документам относится также распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений ключевыми словами, разделяющими вводную и распорядительные части, являются слова «ОБЯЗЫВАЮ:» или «ПРЕДЛАГАЮ:».

Лекция 8. Информационно-справочная документация

В состав информационно-справочных документов входят: акты, справки, докладные записки, деловые письма и др. Эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий.

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов) на бланках организации, и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.

Заголовок к тексту протокола - это название протоколируемого мероприятия (совещание, собрание, заседание).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: председатель, секретарь, присутствовали (должностные лица, входящие в состав коллегиального органа, приглашенные), повестка дня.

Разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют важное значение, так как непосредственно влияют на юридическую силу принимаемых решений, оформляемых протоколом.

В разделе «Повестка дня» перечисляются и нумеруются рассматриваемые на совещании вопросы.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ.

В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы, фамилии участвовавших в обсуждении и принятые решения.

В практике делопроизводства часто приходится делать выписки из протоколов. Из содержательной части протокола берутся только те элементы текста, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

Докладная записка - адресованный руководителю документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Объяснительная записка - документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.

Объяснительная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления оформляются лично работником, как правило, от руки в произвольной форме (возможен вариант трафаретного бланка заявления, разработанный организацией). Заявление содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, должность, Ф.И.О. руководителя предприятия, текст, дату, подпись работника и ее расшифровку, визы, резолюции, отметку об исполнении и направлении его в дело. Заявления оформляются при приеме на работу, увольнении, предоставлении очередных трудовых или дополнительных отпусков, с просьбой об оказании материальной помощи и т. д.

Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телеграмма содержит следующие реквизиты: наименование организации, указание категории телеграммы, отметку о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дату регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.

Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, дату, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметку о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен содержать более 50 слов.

Акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией) для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Основные реквизиты акта: реквизиты бланка организации; название вида документа; дата; заголовок к тексту; гриф утверждения (при необходимости); текст; отметка о наличии приложения (если оно имеется); подпись председателя и членов комиссии; отметка о визировании присутствовавших; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Справки - отражают основную (производственную) деятельность организации.

Они могут быть внешними и внутренними.

Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов в определенном порядке.

Лекция 9. Классификация документов по личному составу

Оформление документов при поступлении на работу.

Распорядительная деятельность органов управления заключается в том, что они наряду с основной деятельностью занимаются подбором и расстановкой кадров, принимают на работу, переводят и увольняют работников, издают ряд документов, необходимых гражданам при осуществлении ими права на труд. Все эти вопросы решаются в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ).

Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения, перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. К таким документам относятся: трудовые договоры, приказы (распоряжения) по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки и другие документы, входящие в состав личного дела.

Документацию по личному составу можно классифицировать на четыре группы:

- документация, связанная с комплектованием персонала организации;

- документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе;

- документация, связанная в выполнением работников требований трудовой дисциплины;

- документация, связанная с прекращением трудовых отношений работников с организацией, с увольнением.

Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием, сопровождается оформлением документов.

Рис. 1.9 - Предоставление документов при приеме на работу

Оформление резюме

Резюме в настоящее время наряду с объявлениями в средствах массовой информации, предложениями кадровых агентств, является наиболее оперативным и экономичным способом выявления претендентов, желающих поступить на работу в организацию на вакантную должность.

Резюме - сжатая краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантное место.

Оформление заявлений

В результате прохождения процедуры отбора принятия на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении в организацию.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме рукописным способом. В заявлении указываются следующие реквизиты:

* адресат (кому адресуется заявление);

* автор; место проживания автора;

* наименование вида документа (заявление);

* текст с указанием должности, на которую претендует заявитель; подпись заявителя; дата составления.

В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также употреблять архаизмы и канцеляризмы (прошу не отказать и т.п.).

Рис. 1.10 - Макет оформления резюме

Заявление о приеме на работу рекомендуется составлять на бумаге формата А4 (это обеспечивает одноформатность листов документов личного дела, в которое заявление о приеме на работу подшивается). Заявление с визой руководителя структурного подразделения и положительной резолюцией руководителя организации является основанием для составления и последующего подписания распорядительных документов (трудового договора, приказа (распоряжения) о приеме на работу и др.).

Анкета работника

Анкета заполняется работником собственноручно при оформлении на работу. Данные вносятся на основании документов, проверяются специалистом по кадрам, заверяются подписью и печатью.

Анкета как обязательный документ не названа в ТК РФ в числе документов, представляемых при приеме на работу. Однако анкета требуется при поступлении на службу в таможенные органы.

Приказы (распоряжения) по личному составу

Прием на работу (как и перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений и т. д.) оформляется приказом (распоряжением) по личному составу.

В настоящее время Госкомстатом России разработаны и используются унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу:

* ф.Т-1 - приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

* ф.Т-5 - приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

* ф.Т-6 - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

* ф.Т-9 - приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

*ф.Т-11 - приказ (распоряжение) о поощрении работника;

* ф.Т-8 - приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником.

Трудовая книжка: выдача, оформление, хранение

Трудовая книжка установленного образца является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника (ст. 66 ТК РФ).

Трудовая книжка является документом, требующим точного оформления. Лицом, персонально ответственным за правильное заполнение трудовых книжек, чаще всего является руководитель отдела персонала (кадров), а там, где такого отдела нет, - специальное лицо, назначаемое приказом руководителя.

Все записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Всякого рода сокращения при занесении записей в трудовую книжку не допускаются.

В трудовую книжку вносятся:

* сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

* сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

* сведения о награждениях и поощрениях: награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий; поощрения за успехи в работе, а также награждения и поощрения, предусмотренные учредительными документами;

* сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовые книжки не записываются. Однако увольнение с работы за нарушение трудовой дисциплины (как и по любому другому основанию) всегда отмечается в трудовой книжке с точным указанием причины увольнения в соответствии с ТК РФ.

Все записи в трудовую книжку вносятся после издания соответствующего приказа (распоряжения) не позднее недельного срока со дня его издания, а при увольнении - в день увольнения.

Работнику должна быть предоставлена возможность контроля правильности ведения его трудовой книжки.

При увольнении рабочего или служащего все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью отдела кадров.

Оформленная трудовая книжка выдается рабочему или служащему под расписку в день его увольнения.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия рабочего или служащего.

Администрация не имеет права задерживать выдачу трудовых книжек уволенным работникам. Выдача справок взамен трудовых книжек не допускается.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.

Трудовые книжки, не полученные их владельцами после увольнения, хранятся в течение двух лет в отделе кадров (отдельно от остальных трудовых книжек), а затем сдаются на 75-летнее хранение в архив предприятия. По истечении указанного срока они могут быть уничтожены в установленном порядке. На трудовые книжки, передаваемые в архив, составляются опись и акт, копии которых хранятся в отделе кадров.

Личная карточка.

Личная карточка по форме № Т-2 заполняется на всех работников, кроме государственных служащих. При приеме на работу государственных служащих на работника заполняется личная карточка формы № Т-2 ГС (МС). Для научных сотрудников и научно-педагогических работников, кроме того, заполняется учетная карт очка по форме № Т-4.

Личное дело работника

На каждого сотрудника организации при приеме на работу заводится личное дело. В него помещают документы, заполненные как самим работником, так и сотрудником кадровой службы организации.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике.

В состав документов личного дела должны входить в порядке перечисления следующие документы:

* внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

* заявление о приеме на работу;

* анкета и дополнение к анкете;

* личная карточка работника;

* автобиография;

* копии документов об образовании;

* характеристика;

* копии или выписки из приказов;

* справки и документы, касающиеся данного работника.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке.

Личное дело - документ длительного хранения (75 лет).

Лекция 10. Трудовой договор

Основной формой реализации права на труд является заключение трудового договора. Трудовой договор заключается между работником и работодателем в письменном виде на неопределенный срок или определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор) (ст. 58 ТК РФ).

Основное требование к содержанию договора - это его соответствие существующему трудовому законодательству. Права, обязанности, ответственность сторон, организация и оплата труда уточняются сторонами при подписании договора. В договор могут быть включены другие дополнительные условия.

По истечении срочного договора, если ни одна из сторон не потребовала прекращения трудовых отношений, действие его автоматически продлевается на неопределенный срок.

Трудовой договор имеет следующие реквизиты: наименование документа ТРУДОВОЙ ДОГОВОР; дату; индекс (номер); место составления; заголовок к тексту; вводную часть (наименование сторон, заключающих трудовое соглашение, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих соглашение); предмет трудового соглашения; ответственность сторон, изложение порядка выполнения обязательств; юридические адреса сторон (паспортные данные гражданина); подписи сторон; печать предприятия.

При заключении трудового договора согласно ст. 65 ТК РФ лицо, поступающее на работу, представляет работодателю:

* паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (свидетельство о рождении, справка об освобождении из мест лишения свободы, военный билет и др.);

* трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. Лица, поступающие на работу впервые, предъявляют справку о последнем занятии, выданную по месту жительства. Уволенные из Вооруженных сил РФ предъявляют военный билет. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем;

* страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (лица, поступающие на работу впервые по трудовому договору, страховое свидетельство получают по данному месту работы);

* документы воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (военный билет, удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу);

* документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Согласно указанной статье ТК РФ запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Так, ТК РФ (ст. 213) предусматривает при поступлении на работу обязательные предварительные медицинские осмотры лиц, которые поступают на тяжелые работы, работы с вредными и (или) опасными условиями труда и работы.

В соответствии с Законом «Об основах государственной службы Российской Федерации» поступающий на государственную службу, кроме приведенных выше пяти основных документов, предъявляет также: личное заявление; справку из органов государственной налоговой службы о представлении сведений об имущественном положении; медицинское заключение о состоянии здоровья; другие документы, если это предусмотрено федеральным законом.

Поступающий на службу в таможенные органы согласно Закону «О службе в таможенных органах Российской Федерации», по сравнению с требованиями статьи 65 ТК РФ, дополнительно представляет: личное заявление; медицинское заключение о состоянии здоровья; автобиографию; данные о месте рождения, местах работы (учебы) и другие сведения о близких.

Раздел 2. Технология работы с документами на предприятии

делопроизводство управление архив

Организация делопроизводства

Лекция 11. Организационная структура службы делопроизводства.

Лекция 12. Организация документооборота.

Лекция 13. Подготовка дел к сдаче в архив.

Особенности делопроизводства по обращениям граждан

Лекция 14. Работа с обращениями граждан в органы власти.

Компьютеризация делопроизводства.

Лекция 15. Общая характеристика организационных технических средств в делопроизводстве.

Лекция 16. Персональные компьютеры в современном делопроизводстве.

Организация делопроизводства

Лекция 11. Организационная структура службы делопроизводства

Для документационного обеспечения работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба. В нормативных документах служба делопроизводства в настоящее время принято называть службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Служба документационного обеспечения на разных уровнях управления в зависимости от масштабов организации именуются по-разному: для министерств и ведомств - управлением делами, для исполнительных органов власти - общим отделов, для предприятий, организаций, учебных заведений - канцелярий. На малых предприятиях функции канцелярии возлагаются на секретаря (секретаря-референта).

Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации форма работы с документами - централизованная, децентрализованная или смешанная.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредотачиваются в едином центре - канцелярии или у секретаря-референта.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями предприятия.

При смешенной форме часть операций выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов), а часть - децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Лекция 12. Организация документооборота

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления.

Различают три основных потока документации: документы, поступающие из других организаций (входящие), документы, отправляемые в другие организации (исходящие), документы, создаваемые в организации (внутренние), используемые работниками организации в управленческом процессе.

Движение входящих документов включает: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение, исполнение, контроль за исполнением, списание исполненного документа в дело.

Делопроизводственная служба или служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь, секретарь-референт), должна принимать к обработке только правильно оформленные документы: полученные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Служба документационного обеспечения должна вести учет количества обрабатываемых документов, т.е. учитывать объем документооборота. Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности делопроизводственной службы.

В практике предприятий сложились три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма применяется на предприятиях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении, например канцелярии (в общем отделе).

При децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях предприятия, как правило, разобщенных территориально.

Смешанная форма (частично централизованная) работы с документами зачастую используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль исполнения) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрацию, формирование дел, текущее хранение и др.) выполняют структурные подразделения.

Табель форм документов - это перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

Применение табеля позволяет: исключить возможность неоправданного создания новых форм; установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами; учесть количество видов и форм документов. Табель форм утверждает руководитель организации.

Наряду с разработкой табеля форм документов организации целесообразно разработать альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации.

К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информацию закрытого характера.

Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188. Указ к числу сведений конфиденциального характера относит, в частности, сведения, составляющие служебную и коммерческую тайну.

Под служебной (коммерческой) тайной, согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 139), следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.

Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных - руководителем канцелярии (офис-менеджером).

Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами необходимо обеспечить следующие три условия:

* работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников;

* выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;

* передача документов с грифом «конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.

Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов - в особых помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в запертых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях - под охраной и с соответствующей сигнализацией).

Работа с письмами и обращениями граждан имеет свою специфику и ведется отдельно от общего делопроизводства. Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан и состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий и организаций, которые должны постоянно держать эту работу под контролем, принимать меры по ее совершенствованию.

Секретарь-референт или ответственное лицо, ведущее делопроизводство по обращениям граждан, обязан систематически проводить анализ этой категории документов.

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов на предприятии, в организации необходима для решения следующих задач: учета количества документов; обеспечения сохранности документов, устранения возможности потерь документов; обеспечения поиска документов в информационно-справочных целях. Согласно ГСДОУ, регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания (на пишущих машинках или ПЭВМ) и способа получения или отправки (почтой или по каналам связи). Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ.

ГСДОУ установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

* автор документа (корреспондент);

* наименование документа;

* дата документа;

* номер документа;

* дата поступления документа в организацию (для входящих документов);

* номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);

* заголовок документа и его краткое содержание;

* резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);

* отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ). Кроме этого в состав обязательных реквизитов могут быть включены и другие (расписка исполнителя в получении документа; наличие приложений и др.).

Документы регистрируются в зависимости от объемов регистрационных массивов документов в регистрационных журналах или регистрационно-контрольных карточках (РКК).

В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей работе с документами. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения дел, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве предприятия для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые номенклатуры.

Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретного предприятия (структурного подразделения).

Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов такой категории предприятий, чей характер деятельности и состав документов является типичным. Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые номенклатуры дел - обязательный.

Разделами номенклатуры являются наименование структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат». Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости.

Каждое подразделение получает свой порядковый номер (секретариат -1, бухгалтерия - 2 и т.д.)

Внутри разделов номенклатура располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующим индексом, например в индексе 1-2 (1 - соответствует секретариату, 2 - порядковый номер).

Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида документа (приказ, контракт, протокол);

- краткое содержание;

- дата, к которому относятся документы дела («Приказ по основной деятельности за 2002 г.)

Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения» со ссылкой на соответствующую статью перечня.

В графе примечание проставляются отметки о заведении дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу («Переходное дело с 2002 г.»)

Количество дел в номенклатуре указывается по окончании года.

Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании документов в дела используют следующие основные признаки заведения дел:

* номинальный (название их разновидностей);

* предметно-вопросный (содержание);

* авторский (одного автора);

* корреспондентский (конкретный корреспондент, с кем ведется переписка, раскрывается содержание вопроса);

* географический (несколько корреспондентов по географическому признаку);

* хронологический (в соответствии с хронологией: квартальные сведения и др.).

При формировании дел требуется строго соблюдать объем дел и состав документов, которые должны помещаться в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается.

Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком - этикеткой (например, «Приказы директора фирмы за 2005 г.», «Переписка с предприятиями о поставке товаров» и т. п.).

По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив учреждения.

Лекция 13. Подготовка к сдаче в архив

Экспертиза ценности документов - это определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.

В процессе экспертизы ценности документов решаются такие задачи, как отбор на постоянное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т. д.).

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована и приведена в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

Если строго следовать установленным архивным правилам, в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года.

По истечении срока хранения дел в подразделениях организации дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив организации, если таковой есть. Например, дела за 2004 г. должны обрабатываться и сдаваться в архив в 2005 г.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и ГСДОУ.

Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников учреждения.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указываются полное и официально принятое сокращенное наименование предприятия в именительном падеже, название структурного подразделения, номер дела по описи, номер тома, заголовок, дата, количество листов, срок хранения.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.д.).

Заголовок дела переносится из сводной номенклатуры дел и состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

* название вида или разновидности документов (приказы, отчеты, переписка);

* название предприятия (автор документа); название предприятия, которому адресованы или от которого получены документы (адресат или корреспондент документа);

* краткое содержание документа дела; название местности, с которой связано содержание документов дела;

* дата (период), к которому относятся документы дела; указание на количество копий документов дела.

Подлинность документов в заголовке не оговаривается.

Передача дел в архив предприятия производится через год, после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства. Архив организации ведет учет документальных материалов по фондам и единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем организации, но не реже одного раза в 10 лет, проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создается специальная комиссия.

На основании хранящихся документов архив организации выдает архивные справки, копии и выписки.

Архивной справкой называется составленное архивом и официально заверенное письменное сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся в данном архиве, имеются по существу запроса.

Справки могут быть биографическими, содержащими сведения об определенном лице, и тематическими, содержащими сведения по какому-либо вопросу или теме. В тематической справке изложение дается в хронологическом порядке событий.

Архивные справки составляются по установленной форме.

Никакие сведения, выходящие за пределы запроса, в архивную справку не включаются.

Помещение архива оборудуется необходимыми противопожарными средствами, а между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара.

Высота стеллажа не должна превышать 2,2 м. Стеллажи следует устанавливать на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1-1,2 м, остальных проходов - не более 70-80 см.

В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20°С), а относительную влажность воздуха - 50-65 %.

В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и

столов.

Сроки хранения дел в архивах организаций устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения.

Особенности делопроизводства по обращениям граждан

Лекция 14. Работа с обращениями граждан в органы власти

Работа с обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) граждан в органы власти имеет свою специфику и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она организуется и проводится в соответствии с ФЗ от 2 мая 2006 г. «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» №59-ФЗ.

Граждане реализуют свое право на обращение свободно и добровольно. Рассмотрение обращений осуществляется бесплатно и подлежит обязательному рассмотрению.

Что касается требований к оформлению обращения, то гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращения, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а так же фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправлении или должностному лицу. Обращение содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных органов или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие которых обжалуется.