Документационное обеспечение управления для специальности "Правоведение"

Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо согласно ФЗ (ст.10) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости с участием гражданина - заявителя обращения.

Согласно ст.12. ФЗ, письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации обращения. В исключительных случаях возможно продление срока рассмотрения обращения не более чем на 30 дней.

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, также подлежит регистрации и рассмотрению согласно порядку, установленному ФЗ.

Все поступающие в государственные органы, органы местного самоуправления или адрес должностного лица обращения рекомендуется учитывать централизованно и регистрировать на регистрационно-контрольных карточках.

При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы так же подлежат централизованной регистрации на регистрационно-контрольных карточках.

Сроки хранения дел с обращениями граждан обычно колеблются от 5 до 10 лет. Сроки хранения зависят от степени важности документов; отдельные дела, интересные для истории, могут храниться постоянно.

Наиболее успешной работе по контролю за своевременным исполнением жалоб, заявлений, предложений граждан способствует компьютеризация делопроизводства.

Компьютеризация в делопроизводстве

Лекция 15. Общая характеристика организационных технических средств в делопроизводстве

В современном делопроизводстве в настоящее время используется большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы:

* средства для составления документов;

* копировальная и множительная техника;

* средства обработки документов;

* средства хранения, поиска и передачи документа;

* техника управленческой связи.

Каталоги, проспекты, реклама, специализированные профессиональные издания в этой области предлагают технические характеристики средств механизации и автоматизации.

Наиболее важными среди технических средств являются средства для составления документов.

Оргтехника - это технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве.

Технические средства, используемые для составления документов, классифицируют по способу создания документов.

Черновые варианты документов составляют рукописным, машинописным способом и на персональных компьютерах (заявления, автобиография, расписки, некоторые финансовые документы, рукописным способом заполняются трафаретные документы: анкеты, личные листки по учету кадров, табели учета рабочего времени и т. п.)

Самые простые и дешевые - это механические пишущие машинки, однако они неудобны в работе. Более эффективны электрические машинки: при нажатии клавиш не требуют от машинистки больших усилий, обеспечивают гораздо большее количество экземпляров копий.

Более высокой ступенью в обеспечении делопроизводственных процессов организации стало создание и использование электронных пишущих машинок, которые, имея достоинства электрических, обладают еще и памятью, приближающей их по эффективности к организационным автоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (магнитная, электронная), так и внешняя (магнитные ленты, дискеты).

На предприятиях, в организациях и учреждениях в зависимости от потребностей и финансовых возможностей использовались и продолжают использоваться различные канцелярские пишущие машинки. Среди них есть и механические, и электрические, и электронные. Самыми распространенными канцелярскими машинками являются «Любава», «Ятрань», Canon, Olivetti, Brother, Optima, Samsung и др. Дорожные пишущие машинки - переносные, портативные. Они обычно механические, легкие, удобно транспортируемые. Это «Эврика», «Зеян», Delux и др. Выпускаются и портативные электронные пишущие машинки (Optima SP54, Olivetti, PT505). К специализированным пишущим машинкам относятся машинки со шрифтом для слепых, наборно-пишущие автоматы и др.

Пишущие автоматы (организационные автоматы) - это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Их можно условно отнести к пишущим машинкам. Широко известны такие организационные автоматы, как «Орг-текст Д», «Роботрон 6908», «Флоксорайтер 23001».

К средствам составления и оформления документов относится диктофонная техника - от диктофона (по существу представляющего собой миниатюрный магнитофон) до диктофонно-компьютерных систем (например, система «Аллегро STC-L132» и др.), позволяющих использовать речевой ввод информации на печать.

Лекция 16. Персональные компьютеры в современном делопроизводстве

Основой организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документации на предприятиях стали персональные компьютеры (ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

Наибольшей популярностью в настоящее время пользуются персональные компьютеры фирмы IBM и их аналоги фирм. Существенно им уступают по популярности ПК фирм Apple и-DEC (Digital Equipment Corporation) и их аналоги, занимающие по распространенности 2-е место. К Перечислим основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

* помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);

* передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);

* регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);

* контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);

* перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и некотором дополнительном редактировании текста);

* защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).

Современные ПЭВМ и их программное обеспечение позволяют решать практически все задачи, связанные с организацией

документооборота:

* пересылать корреспонденцию в диалоговом и пакетном режимах; -

* ставить письма «на контроль»;

* отслеживать исполнение документов;

* вести иерархические «папки» для хранения документов;

* сортировать документы в папках по различным критериям;

* автоматизировать большую часть рутинных операций при создании документов, их редактировании и рецензировании;

* осуществлять контроль за работой исполнителей над документами и соблюдением ими временных графиков;

* обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов с различными степенями защиты на рабочем месте и др.

Внедрение электронного документооборота в организации позволяет повысить эффективность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов.

К принципам внедрения электронного документооборота в организации следует отнести:

* постепенное увеличение удельного веса ПЭВМ при создании документов (особенно внутри предприятия);

* своевременную модернизацию технического и программного обеспечения;

* первоочередное использование ПЭВМ для сокращения рутинных операций при создании документов;

* предпочтительное использование ПЭВМ на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило - переписке);

* ясное понимание необходимости внедрения подобных систем руководством организации.

В настоящее время рынок программных продуктов ПЭВМ предоставляет широкие возможности для выбора подходящих средств, позволяющих организовать документооборот любого предприятия на современном уровне.

В состав Microsoft Office 2000, предназначенного для профессионального использования, входят следующие прикладные программы:

Microsoft Word 2000 - универсальный редактор текстов и средство подготовки оригинал-макетов;

Microsoft Excel 2000 - электронная таблица с мощными средствами анализа данных и построения диаграмм, а также аналитическими функциями;

Microsoft PowerPoint 2000 - программа презентационной графики для создания слайдов, настенных проекций и мультимедиа-презентаций;

Microsoft Access 2000 - система управления реляционными (переменными) базами данных с возможностями построения запросов, отчетов и управлением списками почтовой рассылки;

Microsoft Outlook 2000 - информационная система для работы с электронной почтой и документами, включающая календарь, программы планирования собраний и распределения ресурсов.

Таким образом, применение компьютерной техники позволяет практически автоматизировать основные функции делопроизводства. Умение работать на компьютере стало обязательным требованием к секретарю, экономисту, менеджеру.

Размещено на Allbest.ru