- факторы управления развитием организации: наличие программы развития организации производства, обеспеченность организационными ресурсами.

По значимости и силе влияния отдельных факторов в их числе можно выделить такие, которые оказывают наиболее существенное воздействие на эффективность системы организации. Эти факторы можно назвать "критическими". Эффективность деятельности организации в основном определяется критическими факторами, тогда как промежуточные факторы лишь немного изменяют ее параметры.

В последующем изложении дается характеристика основных из них.

Принципы деятельности организации являются основой построения практической работы предприятия. Их реализация позволяет повысить эффективность за счет согласования и упорядочения связей основных элементов и процессов производства, а также связей организации с внешней средой. Так, известно, что использование принципа интеграции в логистической деятельности позволяет относительно сократить производственные запасы на 30-50%, а реализация принципа специализации в серийном производстве приводит к росту объема выпуска в среднем на 10-15%.

Путем своевременного пересмотра принципов достигается адекватное состоянию производства и внешней среды развитие организации.

Представление о принципах деятельности организации составляет один из элементов организационной культуры.

Организационная культура организации производства является фактором, посредством которого осуществляется опосредованное воздействие организации на эффективность принимаемых решений. Существует тесная взаимозависимость между культурой организации и успехом предпринимательской деятельности. Все успевающие предприятия, наряду с четким представлением о стратегии своего развития, гибкой организационной структурой и высококвалифицированными сотрудниками, владеют сильной культурой и особым стилем, которые вместе способствуют достижению высокой эффективности организации. При возникновении проблем на предприятиях с развитой культурой организации ее сотрудники способны оперативно принимать нужные организационные решения, поскольку основополагающие ценности организации определены, понятны и воспринимаются всеми работниками.

Наличие организационного механизма, осуществляющего координацию и обеспечивающего взаимосвязь частичных процессов. Организационный механизм характеризует субъекты производства и отношения, которые устанавливаются и поддерживаются между ними в процессе производства, а также формы проявления этих отношений, систему организационных норм и процедур. Наличие организационного механизма позволяет осуществлять целенаправленную работу по упорядочению связей и повышению степени согласованности процессов и работ. Если с изменением требований окружающей среды число и характер взаимосвязей элементов меняется при условии сохранения или повышения организованности, то можно говорить о высокой эффективности функционирования организации. Привести же организационные отношения в определенный порядок и обеспечить согласованную работу отдельных звеньев в меняющихся условиях можно, лишь располагая хорошо отлаженным механизмом координации.

Требования внешней среды. Требования внешней среды характеризуют общественные потребности, конкретизированные в свойствах и объемах производства продукции, сроках ее поставки, а также ограничения, связанные с воздействием на окружающую среду и возможностями материального производства. Данные требования необходимо учитывать при формировании организационных целей и выбора путей их достижения. Если этого не происходит, организация теряет "общественную" направленность и выступает как закрытая система, реализующая свои собственные цели.

Ограничения инвестиционных ресурсов. Ограничения инвестиционных ресурсов как фактор эффективности деятельности организации определяет возможность достижения конечного результата, адекватного поставленным целям, с использованием имеющихся финансовых возможностей. В том случае если организационные проекты, концепции не имеют необходимой финансовой поддержки, то вероятность их практической реализации и получения эффекта, а это определяющее условие эффективности, незначительны.

Обеспеченность организационными ресурсами. Ресурсы организации дают представление о средствах организационной деятельности. В состав этих средств входят работники, а также используемые в практической деятельности информация, технические средства, инвестиции. Та часть организационных ресурсов, которая задействуется в процессе организации образует совокупные затраты или расходы на организационную деятельность. Высокая эффективность функционирования системы организации возможна при наличии необходимых ресурсов и снижении затрат на получение требуемых результатов.

Программа развития организации. Программа развития организации выполняет функции планирования, контроля и регулирования ее деятельности. От того, насколько совершенны методы планирования и управления процессом развития организации, обоснованы направления организационной деятельности и четко сформулированы цели развития, во многом зависит решение проблемы повышения организационной эффективности.

Критерии организационной эффективности и виды эффектов

Понятия критерия и уровня взаимосвязаны. В качестве критерия выступает наиболее существенный признак, служащий мерилом для оценки степени совершенства системы. Экстремальное значение выбранного критерия выражает оптимальность рассматриваемой системы по выбранной характеристике. Можно выделить несколько типов критериев оптимальности: 1) глобальный-локальный; 2) внешний-внутренний; 3) максимизирующий результат - минимизирующий затраты.

Глобальный критерий оптимальности оценивает эффективность деятельности организации с позиций согласованных друг с другом ее эмерджентных интересов¹ и интересов отдельных элементов, составляющих систему. Локальный критерий оптимальности характеризует эффективность функционирования отдельных подсистем организации.

Внешний критерий позволяет оценить эффективность организации с точки зрения соответствия поставленных целей и средств их достижения нормативной системе общественных ценностей и выполнения ограничений на ресурсы, исходя из целей производственной системы, частью которой она является. Внутренний критерий характеризует интересы, свойственные данной организации и может быть выражен через затраты ресурсов системы при ограничениях, накладываемых общественными потребностями.

Максимизация результата и минимизация затрат одновременно неосуществимы. Например, требование обеспечить максимальную прибыль при наименьших затратах не имеет смысла. Невыполнимо данное требование и математически. Речь может идти либо о достижении максимального результата при заданных затратах, либо о минимизации затрат при достижении заданного результата.

Эффект организации проявляется в трех формах: экономической, социальной, организационной.

Экономическая форма эффекта наиболее изучена, для нее разработаны соответствующие количественные методы оценки, общие для определения экономической эффективности любых затрат (на реорганизацию производства, создание новых организационных структур, внедрение новой техники и др.) Единство показателей, используемых для характеристики отдачи затрат различного целевого назначения, и некоторая общность в подходах по их определению, обусловливаются узко практическими целями тех объектов, на которых планируется осуществление данных затрат. Так, все промышленные предприятия, несмотря на автономность своих целей, подчиняют их решению основных социально-экономических задач: повышения рентабельности и (или) производительности, удовлетворения изменяющихся требований потребителя, рынка, работников и др.

Социальная форма эффекта от деятельности организации имеет свою специфическую оценку, хотя и не может быть выражена таким единым синтетическим показателем, как экономическая эффективность. При совершенствовании организации существенно меняются условия труда и производства. Например, развитие деятельности групп качества и сочетание двух организационных форм обеспечения качества производства - административной и общественной способствуют, по оценкам зарубежных специалистов, повышению профессиональной подготовки работников, приобретению навыков принятия решений в сложных ситуациях. К социальным результатам относятся повышение престижности труда, технологической дисциплины, усиление ответственности за результаты своей деятельности и др.

И, наконец, эффект организации выражается в усилении взаимосвязи и взаимодействия элементов производственной системы и появлении у системы качественно новых свойств, отсутствующих у ее элементов и не характерных для них. Проявлением организационного эффекта на уровне подразделений предприятия является повышение согласованности и упорядоченности отдельных процессов и работ, качества функционирования производственной системы. На макроуровне с организационным эффектом связаны такие явления, как возможность реализации крупномасштабных мероприятий по реорганизации производства, диверсификация, интеграция производственных стадий и процессов и др., приводящие к повышению целостности системы и развитию ее эмерджентных свойств.

Таким образом, совокупный эффект организационной системы включает не только результаты в виде увеличения объема выполненных работ или услуг, но и определенные социальные и организационные результаты.

С учетом отмеченных требований, предпосылок и факторов эффективности деятельности организации устанавливаются две группы критериев.

Критерии эффективности функционирования системы организации.

Экономичность. Характеризует степень использования организационных ресурсов и дает возможность оценить результативность системы в отношении затрат. Ее можно выразить как отношение фактических расходов, связанных с деятельностью, к их нормативной или плановой величине. Величина фактических расходов определяется на основе данных бухгалтерского учета и отчетности. Для определения плановой величины расходов можно использовать прогнозные и экспертные оценки, нормативы и т.п. Если фактические расходы не превышают нормативной величины, мы вправе говорить об экономичности деятельности организации.

Действенность. Данный признак характеризует степень достижения организацией поставленных целей. Например, главной целью и назначением производственной системы является обеспечение высокой экономической и социальной эффективности функционирования предприятия на основе оптимизации взаимодействия элементов производства и упорядоченности производственной деятельности, или, иначе говоря, на основе повышения организованности системы. Измерить действенность можно путем оценки степени достижения ее основных целей. Так, при ориентации производственной системы на потребителя такими целями являются: стопроцентное качество продукции, соблюдение сроков поставки, выполнение принятых обязательств по объему выпуска продукции. В этом случае показателями действенности системы организации могут быть отношение числа выполненных заявок к их общему числу, удельный вес поставок к указанному сроку в общем числе поставок, удельный вес изделий или партий продукции, соответствующих принятым требованиям и спецификации в общем объеме изготовленной и поставленной продукции.

Критерии эффективности организационной деятельности

Упорядоченность организационной деятельности понимается как степень регламентации и регулируемости процессов, протекающих в организации. В общем случае упорядоченность является проявлением организованности системы. Однако само по себе применение правил не гарантирует высокой эффективности. Иногда наиболее целесообразным является предоставление большей свободы действий и самостоятельности. Кроме того, возможны правила, приводящие к снижению эффективности и отрицательно влияющие на производительность. Поэтому упорядоченность организационной деятельности должна сочетать определенную свободу в принятии решений с четкой регламентацией времени выполнения отдельных работ и стандартизацией типовых ситуаций по обеспечению функционирования и совершенствованию организации производственной системы. Для оценки упорядоченности организационной деятельности можно использовать следующие показатели: удельный вес организационных норм и нормативов в общем количестве нормативной документации, доля типовых проектных решений в числе разрешаемых ситуаций, качество процессов коммуникаций, источников информации и документооборота между участниками процесса организации, степень сбалансированности функций организации производства.

Оперативность. Данный признак характеризует способность подразделений организации быстро обнаруживать возникающие отклонения в ходе производства и вовремя ликвидировать их. Оценка оперативности имеет целью выявление эффекта организации, получаемого в результате своевременного принятия необходимых организационных мер и воздействия на ход

производства. Основными измерителями оперативности организационной деятельности могут стать: доля своевременно обработанной документации в общем ее объеме, удельный вес числа нарушений, ликвидированных в сжатый срок в их общем числе; степень выполнения организационных функций; относительное снижение объема выпуска продукции вследствие неудовлетворительного использования рабочего времени и неритмичной работы производственных подразделений. Повышение оперативности позволяет избежать потерь, связанных с нарушением непрерывности производственного процесса, снижения качества продукции и т.д.

Оценка эффективности деятельности организации

При оценке эффективности системы организации производства важно оценить все стороны и аспекты эффективности. Это возможно при условии использования отмеченных критериев и соответствующих показателей. Наиболее рациональным способом оценки эффективности организации является метод последовательного сравнения с помощью стандартных оценок. В этом случае измерение эффективности производится путем расчета значений отдельных показателей по группам критериев и определения их относительной значимости по интервальной шкале. В обобщенном виде схема оценки эффективности с использованием данного метода показана на рис. 29. Ниже дается расшифровка отдельных этапов расчета.

Рис. 29. Схема оценки эффективности деятельности организации производства

Первый этап. Идентификация организационной системы. Состоит в выявлении особенностей функционирования организации. На данном этапе определяются функции, цели и организационные ресурсы системы. Устанавливаются предъявляемые требования и возможности их удовлетворения в конкретных условиях.

Второй этап. Формирование критериев и измерителей эффективности. Включает проведение работ по определению основных направлений оценки и критериев эффективности. Критерии выступают в качестве необходимой предпосылки вынесения решения об уровне эффективности организации. Каждый из них характеризуется с помощью ряда показателей. Отбор показателей осуществляется исходя из требований: используемые измерители должны фиксировать фактический уровень эффективности и одновременно с этим подчиняться задаче анализа и управления экономическими процессами на основе выявления различных причинно-следственных связей.

Завершающей процедурой формирования системы критериев является их ранжирование по степени влияния на эффективность организации производства. Ранжирование осуществляется по количественной шкале в диапазоне от 0 до 10. Максимальная оценка присваивается наиболее предпочтительной характеристике. Если обозначить оценку признака i у эксперта] через щ, то относительный вес показателя рассчитывается по формуле

Показатель, имеющий наибольший вес, получает ранг 1. Для каждого из наиболее важных критериев разрабатывается шкала полезности с интервалом 0-1,0. Основным назначением шкалы является преобразование разнородных измерителей в эквивалентные им балла. Пример построения такой шкалы показан на рис. 30.

Рис. 30. Шкала полезности

В нашем случае 0 означает самый низкий уровень результативности для данного критерия; 0,1 - очень плохой уровень; 0,2 - плохой уровень; 0,3 -удовлетворительный уровень; 0,5 - хороший уровень; 0,7 - очень хороший уровень и 1 - самую высокую результативность.

Третий этап. Оценка эффективности организационной системы. На данном этапе производятся расчет фактических значений характеристик К; и преобразование полученных числовых оценок в баллы с помощью шкалы полезности. Балльные оценки используются для построения профиля эффективности. При составлении профиля должно быть высказано мнение по каждой характеристике на основе ее количественной оценки и проведено сравнение с представлением о том, что соответствует понятиям "хорошо", "удовлетворительно" и т.д.

Четвертый этап. Анализ состояния эффективности системы организации производства.

Данный этап, как видно из схемы (рис. 30), включает расчет резерва изменения эффективности, относительную оценку значимости критериев для повышения результативности системы, установление направлений ее реорганизации.

Резерв изменения эффективности К_р; характеризует величину неиспользованных возможностей и повышения по конкретному критерию и показывает необходимость совершенствования системы в данном направлении.

где Бф; - балл, эквивалентный фактическому значению показателя по шкале полезности; Б_опт; - оптимальная балльная оценка показателя. Чем ближе Бф; к Б_опт;, тем выше уровень эффективности по заданной характеристике.

Размещено на Allbest.ru