Теория организации

Обратная связь является информационным каналом от потребителей к изготовителю и поставщикам. При изменении ситуации на рынке, появлении нового в самой организации вход системы и сама система должны быстро реагировать на эти изменения.

Основными системными принципами, чертами являются:

1) целостность свойств системы и в то же время качественное отличие, несводимость свойств всей системы к сумме свойств составляющих ее компонентов и наоборот;

2) структурность - возможность описания системы через установление ее структуры, то есть сети связей и отношений как по горизонтали, так и по вертикали. Обусловленность поведения системы не столько поведением ее отдельных элементов, сколько свойствами ее структуры;

3) иерархичность - любая система является компонентом (элементом) более широкой, глобальной системы, каждый элемент системы в свою очередь может рассматриваться как система;

4) множественность описания системы - в силу сложности каждой системы определенная модель описывает лишь определенный аспект системы;

5) взаимозависимость структуры и сферы - система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом ведущим активным компонентом взаимодействия;

6) непрерывность развития, воспроизводимость на более высоком уровне, неопределенность, иногда противоречивость и вместе с тем способность к качественным скачкам.

Чтобы действительно знать всю систему, надо охватить, изучить все ее стороны, все связи. Это труднодостижимо, но требование всесторонности предостережет нас от ошибок.

Системный подход требует соблюдения следующих правил:

* каждое явление, проблемы должны рассматриваться лишь в связи с другими, исторически, с учетом конкретного опыта и последствий;

* процесс принятия решений следует начинать с выявления и четкого формирования конкретных целей;

* цели отдельных подсистем не должны вступать в противоречие, конфликт с целями всей системы;

* необходимо своевременно учитывать и знать, где сосредоточить свои главные силы и внимание, выделять главные звенья;

* нельзя решать частные вопросы без предварительного решения общих;

* следует использовать методы восхождения от абстрактного к конкретному, единства анализа и синтеза, логического и исторического;

* нужно обеспечивать комплексный подход к решению всех вопросов.

«Жизненный цикл» организации

1. Детство.

Это опасный период, поскольку наибольшее количество неудач происходит в течение первых лет после возникновения организации. Задачей этого периода является достижение быстрого успеха, а его целями -здоровое существование и развитие, а не простое выживание. Нередко вся работа выполняется на пределе возможностей, чтобы не потерять темп возрастающего успеха. Управление осуществляется деятельным и подготовленным руководителем и его первоначальной командой.

2. Отрочество.

Во время этого переходного периода рост организации осуществляется, как правило, не систематично, а рывками. Организация все больше набирает силу, однако координация проводится ниже оптимального уровня. Более организованные процедуры постепенно заменяют рискованную страсть к успеху. Налаживается планирование, разработка бюджетов, прогнозов. Расширяется прием на работу новых специалистов, что вызывает трения с прежним кадровым составом. Основатели организации вынуждены больше выполнять роль непосредственных руководителей, а не предпринимателей, проводя систематическое планирование, координацию, управление и контроль.

3. Ранняя зрелость.

Отличительные признаки этого периода - экспансия, дифференциация и диверсификация. Образуются структурные подразделения, результаты деятельности которых измеряются полученной прибылью. Используются многие общепринятые методы оценки эффективности, должностные инструкции, делегирование полномочий, нормы производительности, экспертиза, организация обучения и развития. Однако начинают проявляться тенденции к бюрократизму и борьбе за власть, местничеству и стремлению добиваться успеха любой ценой.

4. Расцвет сил.

Имея в правлении акционеров, организация ставит на данном этапе цель сбалансированного роста. Структура, координация, стабильность и контроль должны иметь такое же значение, как и инновации, совершенствование всех частей организации и децентрализация. Принимает концепция структурных подразделений, результаты деятельности которых измеряются полученной прибылью. Новая продукция, рынок быта и технологии должны быть управляемы, а квалификационные навыки управленческого персонала - более отточены. С ускорением темпов роста по сравнению с предыдущими стадиями организация нередко переоценивает свои успехи и возможности.

5. Полная зрелость.

Имея компетентное, но не всегда ответственное руководство, организация действует практически сама по себе. Весьма часто устанавливается нежелательное состояние всеобщего благодушия. Несмотря на то что уровень доходов вполне приемлемый, темпы роста замедляются. Организация может отклоняться от своих первоначальных целей под влиянием общественного мнения. Вместе с тем слабости слишком очевидны. Эти симптомы нередко игнорируются руководством.

6. Старение.

Этот этап никогда бы не наступил, если бы руководство организации постоянно сознавало необходимость обновления. Конкуренты неизменно претендуют на долю организации на рынке. Бюрократическая волокита, не всегда обоснованная стратегия, неэффективная система мотиваций, громоздкая система контроля, закрытость к новым идеям - все это приводит к старению. Как показывает практика, очень трудно остановиться и прекратить выполнение непродуктивной работы. В результате организация постепенно начинает распадаться. Она вынуждена либо принять жесткую систему обновления, либо погибнуть как самостоятельная структура, влившись в приобретающую ее корпорацию. Организация откатывается назад, и вновь начинается борьба за ее выживание.

7. Обновление.

Организация в состоянии подняться из пепла как феникс. Это может сделать новая команда руководителей, уполномоченных на проведение реорганизации и осуществление плановой программы внутреннего организационного развития.

Многочисленные исследования показывают, что организации в течение жизненного цикла уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы; перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям; погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи.

Синергетика

На заре интеллектуального развития человечества научные знания носили целостный, интегрированный характер. Носители этих знаний одновременно были и философами, и математиками, и физиками, и экономистами, и врачами, и т.д. По мере усложнения научной картины мира происходила дифференциация наук, появились физика, химия, математика, экономическая теория и другие науки. Затем внутри каждой науки происходило то, что в физике называют вторичным квантованием; выделялись специфические разделы, усиливалась специализация знаний. Такая дифференциация привела, с одной стороны, к грандиозным открытиям на глубинных уровнях познания, а с другой - к тому, что ученые даже в родственных отраслях перестали понимать друг друга.

В результате утрачивается целостность, системность научного восприятия действительности. Ученые с универсальным мировоззрением становятся достоянием истории. Таким мировоззрением обладали А. Богданов, В. Вернардский, П. Флоренский, Н. Вавилов и другие выдающиеся мыслители прошлого века. Система научных знаний стала напоминать расширяющуюся вселенную, в которой галактики (отдельные науки) разбегаются друг от друга. В частности, естественнонаучные знания все более отделялись от гуманитарных и наоборот (знаменитая проблема «физиков» и «лириков»).

На этом фоне неизбежно должна была возникнуть востребованность в интеграционных процессах как внутри одной области знаний, так и между различными науками (поиск единой теории поля в физике, появление так называемой системной медицины, корпоративизация в экономике и т.д.). Такие интеграционные процессы носят объективный характер, они отражают естественную системность нашей действительности и системность процесса познания. Именно в смежных областях между «разбегающимися» знаниями чаще всего удается получить выдающиеся результаты.

Кризис .менеджмента по своему значению и масштабам сопоставим с кризисом в естествознании н конце XIX в. Кризис менеджмента (и в этом прослеживается отчетливая аналогия с естествознанием) в конечном счете заключается в переходе от детерминизма к виртуальности, от детерминированного порядка как основы организации к гармонии, основанной на неопределенности («детерминированный хаос»), в переходе от представлении об управлении по принципу «объект - субъект управления» к принципам самоорганизации. Природа, частью которой являются социально-экономические системы, обладает имманентной организацией, самодостаточной в своей целостности.

Классическая картина мира в естествознании ассоциируется с классическим менеджментом, для которого характерны такие понятия, как цель, организация, структура, внешняя среда, конкуренция. Признаки нового менеджмента -- совокупность самоорганизующихся бизнес-процессов и бизнес-систем в виртуальном бизнес-пространстве, что напоминает «квантовый бульон» в квантово-механической модели вакуума.

Приоритет в фундаментальных исследованиях хаоса и порядка в природе принадлежит естествознанию, откуда черпают идеи ученые, пытающиеся осмыслить организационные процессы в социально-экономических системах.

Согласно соотношению неопределенностей В. Гейзенберга в основе упорядоченного устройства природы лежит неопределенность координаты н импульса. Обращаясь к основам новой, формирующейся теории менеджмента, мы видим, что бизнес-система как инструмент предпринимательском деятельности создастся не в результате внешних усилий по преодолению беспорядка (хаоса) как исходного состояния организационного процесса, а как естественный процесс самоорганизации, для которого понятие «цель» становится второстепенным, а понятие «структура» перестает быть актуальным. Процессы самоорганизации не могут зарождаться в условиях детерминированной структурной определенности. Значение неопределенности в различных интерпретациях отмечали многие ученые-экономисты. Так, И. Щумпетер, исследуя сущность предпринимательства, отмечал связь между предпринимательством и так называемой детерминированной неопределенностью.

Рассматривая аналогии между естествознанием и менеджментом, трудно удержаться от персональных сравнений. Хорошо известно, что классическую картину мира связывают с И. Ньютоном. Современную физическую картину мира создавали Л. Эйнштейн, Н. Бор, Э. Шредингер, В. Гейзенберг и другие великие ученые.

Самым ярким представителем и основоположником классического менеджмента, несомненно, является Ф. Тейлор. Плеяду ученых, Сформировавших идеи нового менеджмента, возглавляет наш выдающийся соотечественник А. Богданов. За ним следуют Н. Винер, С. Бир, И. Пригожий, Г. Хакен и другие ученые.

С определенной степенью условности Тейлора можно считать Ньютоном в менеджменте, тогда Богданов - это Эйнштейн в теории организации. Следующая пара: Гейзенберг - Хакен и т.д. Подобные аналогии независимо друг от друга устанавливают и другие авторы. Так, М. Савельев использует понятие «кризис ньютонианской парадигмы в экономической и управленческой науке».

Об А. Богданове заслуженно много написано и нашими и зарубежными исследователями. При этом отмечается, что он, по сути, первый сформулировал принцип относительности в теории организации, которая образует основу теоретического фундамента менеджмента, выделяя три типа систем - организованные, дезорганизованные и нейтральные - он утверждал, что такая типология зависит от контекста наблюдателя.

Здесь уместно привести высказывание ученого о том, что вся деятельность человека есть организационная деятельность, и что организационная деятельность человека всего лишь повторяет то, что уже существует в природе как естественная данность. В этом смысле человек представляется учеником «великого учителя - природы».

Основываясь на идеях Богданова, сегодня мы говорим об интеграционных процессах в отношении наук, составляющих теоретический фундамент менеджмента: кибернетики, теории организации, теории систем, синергетики. Физики, в свою очередь, работают над созданием единой теории поля, призванной объединить гравитационное, электромагнитное, слабое и сильное взаимодействия. В понятийный аппарат теории менеджмента прочно вошли многие понятия из естественных наук: нелинейность, неравновесность, полярность, когерентность, сингулярность, градиент, флуктуации, кластер, энтропия, турбулентность и многие другие.

Особое внимание идеям и принципам естествознания уделяется при обосновании синергетических процессов в организации. Основатель синергетики Г. Хакен является ученым-физиком. Понятие «энтропия» было введено выдающимся физиком Р. Клаузиусом при исследовании термодинамических процессов. Математические выражения для оценки энтропии были использованы К. Шенноном для определения количества информации, при этом он связывал информацию со степенью неопределенности (!) состояния системы. Сейчас понятие энтропии широко используется и в теории менеджмента. Природу синергетического эффекта в организации следует искать, видимо, в резонансных взаимодействиях, хорошо исследованных в физике.

При рассмотрении родственных аналогии между естествознанием и менеджментом, конечно, следует учитывать, что речь все-таки идет о разных уровнях исследования окружающей действительности. Однако стратификация уровней исследования предполагает существование некой изначальной целостности и является всего лишь методологическим приемом исследования.

Самым существенным отличием теоретической базы менеджмента, в том числе экономической теории, от естественных наук является отсутствие фундаментальных констант, таких, как скорость света, постоянная Планка. Сегодня некоторые ученые-экономисты предпринимают попытки ввести и обосновать такие константы. Например, уже упоминавшийся М. Савельев утверждает, что им выведена первая фундаментальная экономическая константа - «константакапитализации». Анализ выводов М. Савельева не входит в наши задачи, и данном случае они интересны как иллюстрация все возрастающего внимания к трансдисциплинарным исследованиям, включая такие, казалось бы. удаленные друг от друга области, как менеджмент и естествознание.

11о нашему мнению, вопрос о принципиальной возможности существования подобных фундаментальных констант остается открытым. Однако научные поиски, которые независимо от того, будут л» найдены и обоснованы эти константы, могут дать новые неожиданные результаты в разных направлениях экономической теории и менеджмента.

Знаменательным явлением, связывающим естествознание и менеджмент (и управление в широком смысле), стала синергетика. Синергетика характеризуется принципиально новым видением мира и новым пониманием процессов развития по сравнению с тем преобладающим способом видения, который господствовал в классической науке - науке И. Ньютона м П. Лапласа: случайность исключалась как нечто внешнее и несущественное, процессы в мире представлялись обратимыми во времени, предсказуемыми на неограниченно долгий период; эволюция считалась процессом, лишенным отклонений, возвратов и побочных явлений.

В классической науке XIX в. господствовало убеждение, что материн изначально присущи тенденция к разрушению всякой упорядоченности, стремление к исходному равновесию (в энергетическом смысле это и означало хаос). Такой взгляд сформировался под воздействием представлений равновесной термодинамики, науки, занимающейся процессами взаимопревращения различных видов энергии. Установлено, что взаимное превращение тепла и работы неравнозначно. Если работа может полностью превратиться в тепло трением или другими способами, то тепло полностью прекратить в работу принципиально невозможно. Следовательно, во взаимопереходах одних видов синергии в другие существует заложенная самой природой направленность. Знаменитое второе начало (чакон) термодинамики в формулировке немецкого физика Р. Клаузиуса звучит так: теплота не переходит самопроизвольно от холодного тела к более горячему.

В термодинамику было введено понятие «энтропия», под которой понимается мера беспорядка системы. Более точная формулировка второго начала термодинамики приняла такой вид: при самопроизвольных процессах в системах, имеющих постоянную энергию, энтропия всегда возрастает.

Максимальная энтропия означает полное термодинамическое равновесие, что эквивалентно хаосу (чем больше степень энтропии в системе, тем меньше степень порядка).

Единственным «укором» термодинамике служила дарвиновская теория эволюции, согласно которой процесс развития растительного и животного мира характеризуется непрерывным усложнением, нарастанием высоты организации и порядка. Живая природа стремится прочь от термодинамического равновесия и хаоса. Так обнаружилась «нестыковка» законов развития живой и неживой природы. Стало ясно, что для сохранения непротиворечивости общей картины мира необходимо постулировать наличие у материи в целом не только разрушительной, но и созидательной тенденции. Материя способна осуществлять работу и против термодинамического равновесия, самоорганизовываться и самоусложняться.

Постулат о способности материи к саморазвитию был введен в философию в античные времена, тогда как его необходимость в фундаментальных естественных науках (физике, химии) стала осознаваться: лишь в последнее время. Таким образом, сформировались предпосылки для возникновения теории самоорганизации.

Понятие «самоорганизация» находится в центре современных представлений об эволюционных процессах. И. Пригожин одним из первых установил, что системы, предоставленные сами себе, могут уменьшать энтропию вопреки всем ранее известным представлениям.

Теперь все тире признается, что самоорганизация - фундаментальный процесс природы. Установлено, что существуют взаимосвязанные и взаимообусловленные материальные объекты с равновесной и неравновесной структурной организацией вещества. Одни из них образуются в ходе процесса, стремящегося к равновесию, другие - в ходе процесса, стремящегося к неравновесию. Главной особенностью процесса самоорганизации является его антиэнтропийная направленность.

Термин «самоорганизация» стал применяться для обозначения естественных антиэнтропийных процессов упорядочения, имеющих иную природу, чем процесс равновесной организации (например, кристаллизации), хотя долгое время считалось, что нарушения второго закона термодинамики возможны лишь при сознательном вмешательстве человека.

Приставка «само» подчеркивает как имманентные причины явления, так и существование различии в природе неравновесного и равновесного упорядочения, связанных с их активной или пассивной ролью в становлении соответствующего порядка (самоорганизация - активное упорядочивание).

Различать самоорганизацию и организацию при анализе сложных явлений можно только на основе различи и их сущности. Самоорганизация предполагает изменение состояния естественным образом, организация - соответственно, искусственным.

В идеях И. Пригожина, развитых Г, Хакеном в синергетику, рассматривается так называемая когерентная самоорганизация. Ее механизм связан с кооперативным взаимодействием множества однородных компонентов, приводящим к синхронизации внутренних процессов и их когерентному поведению. Этот механизм Г. Хакен назвал синергетическим (от греч. synergia - совместное действие). Термин «синергетика» ученый ввел для обозначения междисциплинарного направления, предоставляющего благодаря результатам исследований в области теории лазеров и неравновесных фазовых переходов идейную основу для плодотворного сотрудничества исследователей в различных областях. Синергетика, по Хакену, занимается изучением систем, состоящих из большого числа частей и сложным образом взаимодействующих между собой. У Г. Хакена в этом отношении были предшественники: Ч. Шеррингтон, называвший синергетическим согласованное действие нервной системы при управлении мышечными движениями; Улам, говоривший о синергии как форме непрерывного сотрудничества между компьютером и оператором: И. Забуский, пришедший к выводу о необходимости единого синтетического подхода к нелинейным математическим и физическим задачам. Но все это был и лишь частные примеры синергетических процессов.

Некоторые авторитетные авторы высказываются о синергетике как о новой научной парадигме. Под парадигмой в философии понимают определенную совокупность общепринятых в научном сообществе идеи и методов (образцов) научного исследования. Синергетику как новую парадигму можно кратко охарактеризовать тремя ключевыми идеями: нелинейность, самоорганизация, открытые системы.

В отношении самоорганизации Г. Хакен писал: «Полезно иметь какое-нибудь подходящее определение самоорганизации. Мы называем систему самоорганизующейся, если она без специфического воздействия извне обретает какую-то пространственную, временную «функциональную структуру. Под специфическим воздействием мы понимаем такое, которое навязывает системе структуру или функционирование. В случае же самоорганизации система испытывает неспецифическое воздействие. Например, жидкость, подогреваемая снизу, совершенно равномерно обретает в результате самоорганизации макроструктуру, образуя шестиугольные ячейки».

В настоящее время общепризнанным можно считать представление о самоорганизации как о спонтанном переходе открытой неравновесной системы от менее сложных и упорядоченных форм организации к более сложным.

С точки зрения теории динамического хаоса феномен самоорганизации можно рассматривать как рождение структуры из хаоса структур. Система, в которой стохастичность траекторий есть следствие внутренних взаимодействий, а не случайных внешних воздействий, называется динамическим хаосом - движения частиц рассматриваются Как случайные.

Обобщая вышеизложенное, можно отметить, что синергетика - Научное направление, изучающее процессы образования и коллективных взаимодействий объектов (элементов, подсистем):

* происходящие в открытых системах в неравновесных условиях;

* сопровождающиеся интенсивным обменом веществом и энергией подсистемами с системой и системами с окружающей средой;

* характеризуемые самопроизвольностью (отсутствием жесткой детерминации извне) поведения объектов (подсистем), сочетающейся с их взаимосодействием;

* имеющие результатом упорядочение, самоорганизацию, уменьшение энтропии, а также эволюцию систем.

Тема 4. Классификация организаций. Особенности государственных и муниципальных организаций

По принципам управления различают следующие типы организаций:

* унинодальные(от лат. unnis (uni) -- один);

* мультинодальные (от лат. multum -- много);

* гомогенные (однородные);

* гетерогенные (разнородные).

Унимодальная организация имеет иерархическую структуру: в ней на вершине пирамиды власти находится индивид, имеющий решающий голос и способный решить все проблемы, которые возникают на более низких уровнях.

Мулътинодалъная организация характеризуется отсутствием персонифицированной власти; решения принимаются двумя или несколькими автономными ответственными лицами.

Гомогенная организация управляет своими членами больше, чем они управляют ею.

Гетерогенная организация управляется своими членами в большей степени, чем она управляет ими.

Почти все реальные организации обладают упомянутыми признаками, но часто один из признаков преобладает.

Классификация организаций по функциональным признакам. Рассмотрим один из уровней, представленных деловыми, общественными (союзными), ассоциативными организациями и поселениями.

Деловые организации создаются как отдельными предпринимателями, так и более масштабными социальными системами - государством, местной властью и т.д. Участие в них дает доход и заработную плату. Основа внутреннего регулирования - административный порядок, принципы целесообразности, подчиненности.

Общественные (союзные) организации представляют собой обобщение целей индивидуальных участников. Регулирование обеспечивается принятыми всеми нормами (уставом) и принципом выборности. Членство в таких организациях обеспечивает удовлетворение политических, социальных, культурных, творческих и других интересов участников.

Ассоциативные организации характеризуются некоторой автономней от среды, относительной стабильностью состава, иерархией ролей, сравнительно устойчивым распределением участников по уровню престижа, принятием общих решений. Функции регулирования осуществляют прежде всего спонтанно формируемые коллективные нормы и ценности, Ассоциативные организации строятся на взаимном удовлетворении интересов, когда фактором объединения является их общая цель, а цель любого субъекта, т.е. цели субъектов не противоречат друг другу.

Поселения близки по сути ассоциативным организациям, но главным объединяющим их фактором является территория.

Классификация организаций по их общественным функциям.

Помимо решения экономических проблем любая деловая организация выполняет общественные функции, т.е. ее действия всегда имеют социальные последствия.

Классификация организаций по принципам целеполагания. По признаку целеполагания выделяют несколько видов организаций, имеющих реальные прототипы:

ценностно-ориентированные организации, повеление которых определяется заданной системой ценностей;

целеполагающие организации, обладающие свойством формировать для себя цели деятельности и изменять их на основании достигнутых результатов, собственной эволюции и изменения внешней среды;

целеустремленные организации, которые имеют единую и неизменную главную цель. Поскольку цель должна быть хотя бы в принципе достижимой, такие организации носят временный характер; '

целенаправленные организации, действующие в соответствии с четко сформулированными и заданными системой более высокого уровня целями, которые способны изменяться;

целеориентированные организации, имеющие нечетко сформулированные и заданные системой более высокого уровня цели, которые в определенных пределах могут ими уточняться;

целепригодные организации, действующие для выполнения одной из второстепенных целей, заданных надсистемой, поэтому их деятельность носит разовый характер;

паразитические организации, цель деятельности которых бесполезна или вредна для надсистемы, так как они потребляют ее ресурсы.

В современном менеджменте возрастает внимание к ценностно-ориентированным организациям. Системой ценностей принято называть наиболее устойчивую категорию человеческих отношений, формирующуюся на протяжении всего предшествующего опыта практической и теоретической деятельности. Система ценностей является основой целеполагания.

Представление организации как системы, как некого статистического объекта с объективированной структурой позволяет классифицировать организации по различным признакам, что, в свою очередь, создает предпосылки для их всестороннего изучения.

Раздел II. Система управления организацией

Тема 5. Внешняя и внутренняя среда организации. Миссия и стратегия организации

Внутренняя среда

К характеристике внутренней среды любой организации можно подходить с разных, но взаимосвязанных позиций. К основным элементам (переменным) внутренней среды организации относятся:

а) цели - конкретные конечные состояния или желаемые результаты, которых хотят достичь члены организации, работая вместе;

б) задачи - работа, которая должна быть выполнена в определенный период; задачи важно делать как можно более специализированными, рассчитанными на конкретные функции;

в) техника и технология - любое средство, с помощью которого входящие элементы преобразуются в выходящие;

г) структура - разделение организации на горизонтальные специализированные функциональные области и вертикальные уровни управления; она является логическим соотношением функциональных зон и уровней управления, используемых для достижения целей организации;

д) люди - сотрудники и руководители, причем последние занимаются вопросами поведения отдельных личностей, групп людей, выступающих в качестве лидеров, создают среду, которая имеет большое влияние на поведение служащего.

Все внутренние переменные взаимосвязаны. Изменение одной из них в определенной степени влияет на все другие.

Данное описание внутренней среды весьма простое, но отражает се суть, логическую последовательность и системность.

Можно привести другой подход к характеристике внутренней среды и выделить четыре основных ее элемента:

· вертикальное и горизонтальное разделение труда;

· распределение полномочий и власти;

· департаментализацию;

· координацию, коммуникационные связи.

Такой подход характеризует среду в большей мере с организационных функций (позиций).

В основе внутренней среды любой организации лежит разделение труда, которое выступает как основа организационных отношений и эффективности совместного труда.

Департаментализация в организации может быть:

· функциональной;

· по продукту;

· по потребностям;

· географическому положению.

После решения проблем департаментализации организации возникают вопросы разделения, делегирования власти, как по вертикали, так и по горизонтали, а также централизации и децентрализации управления.

Центральным элементом внутренней среды является персонал, то есть сама организация; это прежде всего группа людей. Поэтому в любой организации возникают следующие проблемы, которые необходимо постоянно решать:

· поведение отдельных людей;

· поведение людей в группах;

· характер поведения руководителей и менеджеров-лидеров;

· ожидания и потребности;

· способности, знания, навыки;

· ценности и т.п.

Внутренняя среда организации связана с внешней средой, которая оказывает всевозрастающее влияние на все внутренние переменные.

Внешняя среда

До второй половины уходящего века исследователи и менеджеры уделяли мало внимания факторам внешней среды организации. Различные школы научного управления концентрировали свое внимание на целях, задачах, технологии управления кадрах организации.

Однако системный и ситуационный подходы к управлению требовали более полного учета не только внутренних, но и внешних факторов, оказывающих решающее влияние на жизнь организации, В последнее время для менеджеров и руководителей внешняя среда организации, ее окружение, становится источником острых проблем, особенно когда речь идет о перспективе развития.

Внешняя среда многообразна, и учесть все факторы просто невозможно, поэтому исследователи и практики определяют наиболее значимые для организации. Обычно среди них выделяют факторы прямого и косвенного воздействия.

К факторам прямого воздействия на организацию относятся:

· поставщики капитала и ресурсов;

· потребители продукции, работ или услуг;

· законы и государственные органы, прежде всего налоги, цены, финансово-кредитная политика,

· конкуренты;

· профсоюзы.

К факторам косвенного воздействия относятся:

· состояние экономики;

· научно-технический прогресс;

· социокультурные факторы;

· международные события:

· политические факторы.

Правда, в определенные моменты развития факторы косвенного воздействия прямо влияют на организацию. Так, в 90-е годы в России общее состояние экономики, кризис неплатежей больно ударили по всем предприятиям, политические факторы иногда становятся также весьма влиятельными.

Управленческие кадры должны- учитывать внешнее окружение в целом, во взаимной связи и обусловленности, с учетом быстрых изменений, а это самая сложная задача, поскольку организации являются открытой системой.

Таким образом, можно выделить следующие особенности внешней среды:

а) взаимосвязанность факторов - сила, с которой изменение самого фактора воздействует на другие;

б) сложность - число и разнообразие факторов, влияющих на организацию;

в) подвижность - относительная скорость изменения среды;

г) неопределенность - относительное количество информации о среде и уверенность в ее отчетности.

Сложность, подвижность, неопределенность внешней среды, по мнению многих специалистов, будут в перспективе нарастать быстрыми темпами.

Выводы

1. К основным переменным (элементам) внутренней среды организации относятся цели, задачи, структура, кадры, техника и технология.

2. Все организации разделены на горизонтальные функциональные области и вертикальные уровни управления.

3. Все внутренние переменные взаимосвязаны, изменения одной из них влияют на все другие.

4. Организации являются открытой системой, и важно учитывать внешнее окружение, которое меняется от организации к организации.

5. Выделяют факторы прямого и косвенного воздействия, которые взаимосвязаны между собой, поэтому среда весьма сложна и подвижна.

Тема 6. Социально-психологические основы организационного развития. Организационная культура и организационное поведение

Каждая организация старается сформировать свой собственный стиль, который бы лежал в основе производимых продуктов, норм поведения работников, репутации в сфере бизнеса и т. д.

Организационная культура - это довольно новая наука, относящаяся к управленческим наукам. Она выделилась также из сравнительно новой области знаний - организационного поведения, которая изучает общие подходы, принципы, законы и закономерности в организации в следующих направлениях:

- индивидуальное поведение в организации;

- групповое поведение в организации;

- поведение руководителя в организации;

- адаптация организации к внутренней и внешней среде.

Задача организационного поведения состоит в том, что оно должно помочь людям эффективно организовать свою работу, при этом получая удовлетворение от ее выполнения. Для этого в организации должны существовать определенные нормы, правила и установки, которым следовали бы все сотрудники. Но при этом каждый сотрудник должен сам оценивать соответствие своего поведения общепринятым нормам.

В связи с этим выделяется новое направление - организационная культура.

Организационная культура - это совокупность общественно прогрессивных норм, правил и стандартов, принятая и поддерживаемая в области организационных отношений. Организационные отношения - это взаимодействие, противодействие или нейтральное отношение элементов организации внутри или вне ее.

Характеристика организационной культуры охватывает:

- индивидуальную автономность - степень ответственности, независимости и возможностей выражения инициативы в организации;

- структуру - взаимодействие органов и лиц, действующих правил, прямого руководства и контроля;

- управление - степень формирования целей и перспектив деятельности организации;

- интеграцию - степень, до которой части (субъекты) в рамках организации пользуются поддержкой в интересах осуществления скоординированной деятельности;

- управленческое обеспечение - степень, относительно которой менеджеры обеспечивают четкие коммуникационные связи, помощь и поддержку своим подчиненным;

- поддержку - уровень помощи, оказываемой руководителями своим подчиненным;

- стимулирование - степень зависимости вознаграждения от результатов труда;

- идентифицированность - степень отождествления работников с организацией в целом;

- управление конфликтами - степень разрешаемости конфликтов

- управление рисками - степень, до которой работники поощряются в инновациях и принятии на себя риска.

Эти характеристики включают как структурные, так и поведенческие измерения. Та или иная организация может быть подвергнута анализу и подробно описана на основе перечисленных выше параметров и свойств.

Исходя из всех характеристик, можно выделить окончательное определение организационной культуры.

Организационная культура - это система общественно прогрессивных формальных и неформальных правил и норм деятельности, обычаев и традиций, индивидуальных и групповых интересов, особенностей поведения персонала данной организационной структуры, стиля руководства, показателей удовлетворенности работников условиями труда, уровня взаимного сотрудничества и совместимости работников между собой и с организацией, перспектив развития.

Все указанные элементы можно разделить на три уровня:

1. Видимые внешние факты (например, дизайн, поведение, язык, технологии и т. д.).

2. Ценности и верование, разделяемые членами организации (отражаются в символике и языке).

3. Базовые предположения (отношение человека к работе, к коллегам, к природе, понимание реальности времени и пространства).

Организационная культура включает в себя элементы теории, методологии и практики.

Как теория организационная культура - это область знаний, входящих в серию управленческих наук.

Как методология организационная культура - это набор средств, технологий и методов ее формирования, корректировки и ликвидации.

Как практика организационная культура - это набор традиций, подходов, мировоззрений людей, групп или общества.

Организационную культуру можно рассматривать как явление или процесс.

Если рассматривать организационную культуру как явление, то это набор правил, инструкций, норм, которые зафиксированы письменно или устно.

Как процесс организационная культура представляет собой деятельность формированию правил, норм, принципов и т.п.

Выделяют следующие способы передачи организационной культуры:

- информация - описание событий, связанных с образованием организации;

- традиции (главный способ передачи организационной культуры);

- символы;

- язык.

Обобщенным показателем организационной культуры является имидж организации. Под имиджем понимают представления о той или иной организации, ее учредителях и руководителях, формирующиеся в обществе под влиянием объективных и субъективных обстоятельств.

Типы организаций в зависимости от организационной культуры.

1. Реагирующая организация - характеризуется неуверенностью и импровизацией, отсутствием общей цели и жесткой централизацией. Главная задача: сохранить достигнутое положение. Устойчивая негативная среда.

2. Отзывчивая организация - поддержка инициативы работников, организация коллективной работы, неформальные коммуникативные связи, материальное поощрение работников за результаты.

3. Активная организация - серьезная постановка стратегической цели, высокая дисциплинированность работников, атмосфера доверия и взаимопонимания.

4. Высоко эффективная организация - высокий уровень сознания работников, используется желание постоянного самосовершенствования. Главная задача: регулирование и направление энергии работников.

Свойства и функции организационной культуры

Выделяют три основных свойства организационной культуры.

1. Всеобщность - подразумевает, что организационная культура охватывает все стороны деятельности организации.

2. Преобладание неформальности - функционирование организационной культуры связано в большинстве случаев с неформальными коммуникациями.

3. Устойчивость - связана с традициями организации, которые повторяются на протяжении многих лет.

К функциям организационной культуры относятся:

1. Охранная функция - организационная культура нейтрализует действие негативных внешних факторов.

2. Интегрирующая функция - организационная культура объединяет интересы субъектов всех уровней и позволяет каждому работнику лучше осознать цели организации, ощутить себя частью компании, определить степень ответственности перед ней.

3. Регулирующая функция - организационная культура регулирует поведение, нормы, правила, последовательность выполнения работы и др.

4. Заменяющая функция - организационная культура упрощает структуру организации, заменяя отдельные уровни управления и сокращая поток распоряжений.

5. Адаптивная функция - наличие организационной культуры помогает работникам приспособиться к организации.

6. Образовательная и развивающая функция - организационная культура предполагает заботу менеджмента о профессиональной подготовке работников. В результате повышения уровня образования фирма может использовать работников с большей производительностью.

7. Функция управления качеством - организационная культура, повышая ответственность своих работников, способствует повышению качества своих товаров и услуг.

8. Функция ориентации на потребителя - организационная культура определяет среди ценностных ориентации установление прочных отношений с клиентами.

9. Функция регулирования партнерских отношений.

10. Функция приспособления экономической организации к нуждам общества.

Познание организационной культуры работника характеризуется тремя уровнями:

1. Фрагментарный уровень - уяснение наиболее ярких, запоминающиеся правил, поступков, лозунгов, отражающих особенности компании

2. Ассоциированный уровень - понимание формальных и неформальных правил и норм, с которыми человек внутренне соглашается.

3. Выстраданный уровень - принятие всех ключевых правил и норм, действующих в компании.

Этапы развития организационной культуры.

Организационная культура в своем развитии проходит несколько этап

1. Возникновение организационной культуры.

2. Поддержание организационной культуры.

3. Развитие организационной культуры.

Возникновение организационной культуры начинается с возникновения организации. Организационная культура не однородна, существуют следующие слои организационной культуры:

1. Преобладающая организационная культура - это организационная культура, которую разделяют большинство сотрудников компании. На этапе возникновения преобладающая организационная культура означает те правила и установки, которые даются руководителями организации.

2. Субкультура организации - это культура профессиональных групп, которая существует в организации и которая не идет вразрез с общими положениями организационной культуры.

3. Контркультура организации - это культура групп сотрудников, которая противоречит общим нормам организационной культуры. Если в организации существует множество групп, объединяемых контркультурой, то организации грозит кризис.

Можно прийти к выводу, что на первом этапе формируется организационная культура разной силы. Сила организационной культуры зависит от числа сотрудников, которые разделяют положения организационной культуры.

Увольнение сотрудников, не вписавшихся в организационную культуру, происходит либо по окончании испытательного срока, либо в процессе деятельности сотрудника, когда обнаруживается его несоответствие организационной культуре.

Методом оценки соответствия сотрудников организационной культуры является проведение аттестаций, где оцениваются как профессиональные качества сотрудника, так и его лояльность к организации. Этот подход соответствует традиционной точке зрения по поводу поддержания организационной культуры.

Группа немецких ученых под руководством Маркуса Вильберта 1999-2000 гг. провела исследования, позволившие сформулировать альтернативную точку зрения на данную проблему. По их мнению, для усиления организационной культуры необходимо:

- принимать на работу сотрудников, вызывающих негативную реакцию у руководителей, которые отбирают кандидатов;

- увольнять сотрудников необходимо не из-за допущенных ошибок, а из-за бездеятельности в критических ситуациях;

- увольнять нужно не тех сотрудников, которые не могут освоить организационную культуру, а тех, кто очень быстро к ней приспосабливается;

- нужно позволять сотрудникам до 15-20% рабочего времени тратить на занятия (проекты), которые непосредственно не связаны с их профессиональной деятельностью.

Изменение организационной культуры может происходить либо в результате изменения внешнего окружения компании, т. е. эволюционным путем, либо революционным путем - в результате кризиса внешнего окружения. Результатом революционного изменения может явиться резкое изменение организационной культуры либо прекращение существования организационной культуры. Изменение организационной культуры может совпадать с изменением поведения сотрудников, а может происходить обособленно от изменения поведения сотрудников.

Как формировать организационную культуру?

Пока организационная культура формируется, она максимально подвержена двум процессам: процессу внешней адаптации, который представляет собой поиск ниши для организации на рынке, и процессу внутренней интеграции организационной культуры, который представляет собой способы наиболее эффективных коммуникаций между сотрудниками организации. Составными частями процесса внутренней интеграции являются:

1) формирование общего языка организации;

2) определение групп, которые существуют в организации, и определение границ этих групп. Можно выделить профессиональные, возрастные группы и группы, формируемые по статусу, который сотрудники имеют в организации;

3) власть (принципы ее получения; возможности поддержания власти в организации; возможности потери власти в организации). Сотрудники формируют поведение, необходимое для поддержания власти;

4) личностные отношения, которые формируются между сотрудниками организации;

5) система наград и стимулов, которая существует внутри организации.

Вывод: формирование организационной культуры является результатом двух процессов - внешней адаптации и внутренней интеграции.

М. Кристенсен и А. Оверфорд выделили три основных элемента организации - ресурсы, процессы, протекающие в организации, и технологии, которыми владеет компания.

В соответствии с их точкой зрения основным элементом являются процессы. Одним из основных процессов они считали поддержание организационной культуры. По их мнению, организационная культура складывается из следующих частей:

- поведенческие нормы;

- отношения внутри и вне организации;

- внутриорганизационные коммуникации;

- базовые ценности.

Кристенсен и Оверфорд предложили следующие рекомендации по формированию организационной культуры компании:

1) необходимо разработать показатели, измеряющие эффективность деятельности каждого подразделения организации. Для этого должны быть использованы только те показатели, которые могут быть измерены;

2) нужно увеличить число сотрудников, которые преданы компании и продуктивны. Все сотрудники могут быть разделены на три категории: 26% - те, кто лоялен компании и продуктивен; 55% - делают вид, что заняты работой (не преданы компании, могут работать на любую организацию); 19% те, кто активно недоволен своим положением в организации и пытается передать свое недовольство другим сотрудникам организации;

3) необходимо формировать программы реформирования организационной культуры силами менеджеров самой компании, т. е. без привлечения сторонних консультантов. Основная нагрузка по формированию организационной культуры лежит на менеджерах среднего звена, так как именно они общаются с сотрудниками организации, побуждая их выполнять цели, стоящие перед организацией. Исходя из этого, можно сделать вывод, что для формирования организационной культуры нужно обобщать опыт среднего звена компании;

4) необходимо придумывать меры поощрения отличившихся сотрудников, которые предусматривают премирование и повышение в должности;

5) руководитель должен уметь делегировать ответственность подчиненным.

Тема 7. Управленческая структура организации: понятие и сущность. Основные типы структур управления в организациях: их преимущества и недостатки

Структура - это организационная характеристика системы; совокупность устойчивых, системообразующих связей и отношений, обеспечивающих стабильность и равновесие системы, взаимодействие, соподчиненность и пропорциональность между составляющими ее элементами. Организационная структура управления - это состав, взаимосвязь и с о подчиненность самостоятельных управленческих подразделении к отдельных должностей, выполняющих функции управления. Организационная структур;! управления определяется составляющими ее звеньями и уровнями управления. Эта структура должна обеспечивать устойчивость связей между элементами управления и надежность функционирования системы в целом.

Звено управления - обособленное подразделение со строго определенными функциями. Звеном управления может выступать отдельное подразделение, выполняющее часть функции управления, всю функцию управления или совокупность функций управления. К звену управления относят и руководителей. На одном уровне могут находиться несколько звеньев управления. Из западного менеджмента в наш профессиональный лексикон пришло понятие «департаментализация», или «департаментизация», означающее процесс организационного обособления, выполнения отдельных работ, выделения особых подразделений, процесс деления компании на отдельные блоки (отделения, отделы, сектора) с четко определенными задачами и обязанностями.

Отношения между звеньями управления поддерживаются благодаря связям, взаимоотношениям, коммуникациям. По содержанию и функциональному назначению связи и отношения, составляющие структуру организации, подразделяются на три группы:

1) связи непосредственного взаимодействия, обеспечивающие формирование у системы новых системных свойств, отсутствующих у отдельных составляющих ее элементов;

2) отношения соподчиненности, устанавливающие иерархическую зависимость в организации и определяющие «этажность» строения организации;

3) соотношения, устанавливающие пропорциональность строения организации и обеспечивающие взаимное соответствие количественных и качественных параметров отдельных составляющих системы.

По ориентации связи разделяются на горизонтальные и вертикальные.

Горизонтальные связи - связи кооперации и координации равноправных звеньев управления. Они носят характер согласования. Их основное назначение - способствовать наиболее эффективному взаимодействию подразделений, находящихся на одном уровне при решении возникающих между ними проблем.

Вертикальные связи - связи руководства и подчинения, субординационные и иерархические связи. Необходимость в них возникает при наличии нескольких уровней управления. Эти связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации. Вертикальные связи могут носить линейный или функциональный характер.

Линейные связи - связи подчинения по всему кругу вопросов. Это отношения, предполагающие, что руководитель реализует свои властные полномочия и осуществляет прямое и единоличное руководство подчиненными по всем функциям управления.

Функциональные связи - связи подчинения в пределах реализации определенной функции управления. В зависимости от принятых в организации принципов управления и вида организационно и структуры они могут носить совещательный, рекомендательный или информационный характер.

Инвариантные связи - связи, которые могут оставаться практически неизменными при любых условиях, что обусловлено сущностным и характеристиками системы, ее целевой ориентацией и функциональным назначением, спецификой реализации связей в данной конкретной организации.

Вариабелъные связи - связи, которые при изменении ситуации заменяют свои характеристики. Вариабельность связей может проявиться в изменении их содержательной насыщенности, а также в переходе связей из одних классификационных групп в другие.