Размещено на http://www.allbest.ru/

1

Введение

Переход к рыночным отношениям в экономике и научно-технический прогресс чрезвычайно ускорили темпы внедрения во все сферы социально-экономической жизни российского общества последних достижений в области информатизации. Термин «информатизация» впервые появился при создании локальных многотерминальных информационно-вычислительных систем и сетей массового обслуживания.

Информатизация в области управления экономическими процессами предполагает, прежде всего, повышение производительности труда работников за счет снижения соотношения стоимость/производство, а также повышения квалификации и профессиональной грамотности занятых управленческой деятельностью специалистов. В развитых странах проходят одновременно две революции: в информационных технологиях и в бизнесе, взаимно помогая друг другу.

Информационные технологии существовали давно, поэтому с развитием компьютеров и средств связи начали появляться различные вариации: «информационные и коммуникационные технологии», «компьютерные информационные технологии» и др. В настоящей работе под информационными технологиями будем понимать современное звучание, то есть интеграцию компьютеров, электроники и средств связи. Информационная технология - системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которого информация предлагается клиентам.

В настоящий момент английское слово «менеджмент» известно почти каждому образованному человеку. В упрощенном понимании менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения людей. Менеджмент - по-русски «управление» - функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. С точки зрения Гарвардской школы бизнеса, понятия «менеджер» и «лидер» не идентичны. Главное качество лидера - четкое видение цели, которая представляется лишь в весьма туманных очертаниях или не видится вовсе. Основное же качество менеджера, управляющего - эффективно, с наименьшими потерями, реализовать увиденную цель.

Менеджеру все время приходится принимать решения в условиях большой неопределенности: инфляция, пляшущий валютный курс, изменение налоговых и правовых условий работы, да и конкуренты не дремлют. Над менеджером постоянно висит вопрос «что, если?». Компьютеры могут быстро и хорошо просчитывать варианты и давать, таким образом, ответы на всевозможные вопросы подобного типа. В этом, пожалуй, одно из главных преимуществ компьютера над человеком [1].

Сейчас, с массовым внедрением на предприятиях персональных компьютеров, вычислительных сетей и специализированного программного обеспечения, принятие управленческих решений не представляет большой сложности для менеджеров. Основная проблема, стоящая перед пользователями - выбор соответствующего прикладного программного обеспечения. Каждая организация решает проблему выбора системы по-своему. Некоторые крупные предприятия в состоянии заказать разработку индивидуальной системы или создать ее силами своих вычислительных центров и отделов автоматизированных систем управления. Но большинство отдает предпочтение так называемым ''распротраненным'' программам, которые можно свободно приобрести в необходимом количестве и настроить в соответствии со спецификой своего предприятия [2].

На многих предприятиях существуют устаревшие информационные системы, а это является огромным для них минусом. Чтобы эффективно вести свою хозяйственную деятельность необходимо внедрять на предприятии новые системы, обучать персонал. Благодаря новым технологиям можно сократить штат работников и повысить производительность труда.

Выбор информационной системы является важнейшим фактором, определяющим успех деятельности предприятия в будущем.

В данном дипломном проекте будут рассмотрены достоинства и недостатки существующих информационных систем и будет выявлено на примере ИП ''СМУ Союз-Телефонстрой'', какая из существующих систем является для него оптимальной, будут определены новые возможности предприятия на начальном этапе внедрения. Также здесь будет представлен расчет экономического эффекта от внедрения системы ''Галактика-Экспресс'' и определен срок окупаемости проекта за счет полученного эффекта.

1. Информационные системы в менеджменте

1.1 Роль и место информационных систем в менеджменте

Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой сферы, как управление. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством [1].

Рассмотрим, что такое информационные технологии и как они связаны с информационными системами. Согласно определению информационная технология (ИТ) -- это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники [2].

Информационные технологии в настоящее время можно классифицировать по ряду признаков, в частности: способу реализации в информационной системе, степени охвата задач управления, классам реализуемых технологических операций, типу пользовательского интерфейса, вариантам использования сети ЭВМ, обслуживаемой предметной области

Систему же, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Таким образом, любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Экономическая информационная система - это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Информационные системы содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации или в окружающей среде. Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для пользователей.

Хотя компьютерные информационные системы используют компьютерные технологии, чтобы переработать непроверенные сведения в значимую информацию, существует ощутимое различие между компьютером и компьютерной программой, с одной стороны, и информационной системой с другой. Электронные вычислительные машины и программы для них - техническое основание, инструментальные средства и материалы современных информационных систем. Компьютеры обеспечивают оборудование для хранения и изготовления информации. Компьютерные программы, или программное обеспечение, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют работой компьютеров. Но компьютеры - только часть информационной системы [3].

1.2 Взаимосвязь между информационными системами и предприятием

У предприятий имеются различные уровни управления, для которых нужны свои типы информационных систем. В свою очередь, соотношение ролей менеджеров и компьютеров в принятии решений также зависит от типов информационных систем.

Информационные системы и предприятия имеют взаимное влияние друг на друга. С одной стороны ИС должны присоединиться к предприятию, чтобы обеспечить необходимой информацией важные группы внутри предприятия. В то же время предприятие должно сознавать и открывать себя влияниям информационных систем, чтобы извлечь выгоду из новых технологий [2].

Взаимодействие между информационными технологиями и предприятиями очень комплексно и подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру предприятия, стандартную технику эксплуатации, политику, культуру, окружающую среду и решения управления. Менеджеры должны сознавать, что информационные системы могут заметно изменять жизнь на предприятии. Они не в состоянии успешно проектировать новые системы или управлять существующими системами без понимания предприятия. Менеджеры решают какие системы будут построены, что они будут делать, как они будут выполнены и т.д. однако иногда эти результаты - чистая случайность и могут быть удачи и неудачи.

Технический взгляд на предприятие поощряет нас сосредоточиваться на способе, которым входы превращаются в выходы, когда технологические изменения внедряются в компанию. Предприятие видится как бесконечно гибкая, с капиталом и рабочей силой, замещающими друг друга совершенно легко. Но более реалистическое поведенческое представление предприятия предполагает, что создание новых информационных систем или переоборудование старых влияет намного больше, чем техническая перестановка машин или рабочих, что некоторые информационные системы изменяют организационный баланс прав, привилегий, обязательств, ответственностей и чувств, который установился за длительный период времени. Предприятия создают информационные системы, чтобы стать более эффективными и сохранять деньги. Информационные системы могут быть источником конкурентоспособного преимущества.

С экономической точки зрения информационные технологии систем могут рассматриваться как средства производства, которые могут свободно заменять рабочую силу. Так как стоимость информационных технологий падает, они заменяют рабочую силу, которая исторически имеет возрастающую стоимость. Следовательно информационные технологии должны привести к снижению числа средних менеджеров и служащих, так как информационные технологии заменяют их. Информационные технологии также изменяют размеры контрактов предприятий, потому что они могут уменьшать операционные затраты. Информационные технологии, особенно использование сетей, снижают стоимость рыночного участия (операционные затраты) и делают их заслуживающими внимание для предприятий, чтобы заключить контракт с внешними поставщиками вместо того, чтобы использовать внутренние источники поставки.

Другое финансовое воздействие информационных технологий заключается во внутренних затратах управления. Согласно теории организации предприятия зависят от затрат организаций, стоимости контролирующих и руководящих служащих. Поскольку размеры предприятия растут, затраты организации повышаются, потому что владельцы должны расходовать все больше усилий на контроль за служащими. Информационные технологии, уменьшая затраты на приобретение и анализ информации, дают возможность организациям снижать затраты фирмы, потому что с их помощью менеджерам проще наблюдать за большим числом служащих [2].

Исследование поведенческой теории нашло несколько доказательств, что информационные системы автоматически преобразовывают предприятия. Исследователи изучали запутанные связи, с помощью которых предприятия и информационные технологии взаимно влияют друг на друга, и оценили то, что информационные технологии могут изменять иерархию принятия решений на предприятии, снижая затраты на приобретение информации и расширяя ее использование.

Еще одно изменение в связи информационных систем и предприятий следует из возрастающей степени интеграции и области действия системы и приложений. Построение систем сегодня затрагивает большую часть предприятия, чем это было в прошлом. В то время как ранние системы производили в значительной степени технические изменения, которые влияли на часть персонала, современные системы вызывают управленческие изменения (кто владеет информацией) и установленные изменения «сущности».

Информационные системы могут стать мощными инструментамии для создания более конкурентоспособных и эффективных предприятий. Информационные технологии могут использоваться, чтобы перепроектировать предприятия, трансформируя их структуру, область действия, средства сообщения и механизмы управления работой, трудовыми процессами, изделиями и услугами. Опишем некоторые из главных возможностей преобразования предприятий, которые сделали доступными информационные технологии:

- Отделение работы места расположения. В настоящее время стало возможным организовать глобальную работу в отдельных рабочих местах. Информационные технологии, такие, как электронная почта, Интернет и видеоконференции, создают хорошую координацию географически рассеянных сотрудников в различных странах и регионах. Совместная бригадная работа через тысячи километров стала реальностью, поскольку проектировщики могут работать над проектом нового изделия вместе, даже если они расположены на различных континентах. Информационные системы с сетевой структурой дают возможность компаниям координировать их географически распределенные подразделения как виртуальные корпорации (или виртуальные организации), иногда называемые организациями с сетевой структурой. Виртуальные организации используют сети, чтобы связать людей, имущество и идеи, соединяя с поставщиками и клиентами, чтобы создавать и распределять новые изделия и услуги без ограничения традиционными организационными границами или физическим расположением. Одна компания может пользоваться возможностями другой компании без физического соединения с ней. Например, одна компания могла бы отвечать за конструкцию изделия, другая за сборку и производство и третья за администрацию и продажи;

- Увеличение гибкости предприятий. Современная технология передачи данных предоставила многим предприятиям работу более гибкими способами, повышая способности этих предприятий реагировать на изменения в рынке. Информационные системы могут придавать большим и маленьким предприятиям дополнительную гибкость, чтобы преодолеть некоторые ограничения, вытекающие из их размеров. Маленькие предприятия могут использовать информационные системы, чтобы приобрести часть сил и возможностей больших предприятий. Они могут координировать действия типа выполнения заказов или слежения за инвентарем, имея небольшой кадровый состав клерков и менеджеров. Большие предприятия могут использовать информационные технологии, чтобы достигнуть части маневренности и чувствительности маленьких предприятий;

- Реорганизация трудовых процессов. Начиная с первых использований информационных технологий в бизнесе с начала 50-х годов, информационные системы прогрессивно заменили процедуры ручного труда на автоматизированные действия в трудовых и технологических процессах. Электронные трудовые процессы уменьшили стоимость эксплуатации во многих компаниях, заменяя бумажные документы и установившуюся практику ручного труда [2].

Информационные технологии реорганизуют процесс управления, обеспечивая мощные новые возможности помощи менеджерам в стратегии, планировании и управлении. Например, стало возможно получать информацию для менеджеров относительно организационного выполнения вплоть до уровня определенных изделий из любого предприятия в любое время. Новая интенсивность информации делает возможными точное планирование, предсказание и контроль.

1.3 Основные виды информационных систем

Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. В организации можно выделить следующие уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются, чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем:

- системы эксплуатационного уровня;

системы уровня знания;

системы уровня управления;

системы стратегического уровня.

К системам эксплуатационного уровня относятся системы диалоговой обработки запросов (СДОЗ). Эти системы поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации: продажи, платежи, обналичивают депозиты, платежную ведомость, хранение отчетов служащих. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна [4].

К системам уровня знания относятся системы обработки знаний (СОЗ) и системы автоматизации производства (САП).

Системы обработки знаний обеспечивают:

автоматизацию рабочих мест проектировщика;

графические рабочие места;

управленческие рабочие станции.

Системы автоматизации делопроизводства обеспечивают:

- создание изображений;

- создание электронного календаря.

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Работники уровня знания - это люди, обладающие учеными степенями, которые часто имеют такие профессии, как инженер, врач, адвокат и ученые. Их работа состоит прежде всего в создании новой информации и знания. Системы работы знания типа научных или инженерных рабочих станций (мест), а также автоматизированных рабочих мест (АРМ) способствуют созданию новых знаний и гарантируют, что новые знания и технический опыт должным образом интегрируются в бизнес [4].

Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

К системам уровня управления относятся системы поддержки принятия решений (СППР) и управляющие информационные системы (УИС).

Функции СППР:

коммерческий анализ региона,

планирование производства,

анализ затрат,

анализ рентабельности

анализ стоимостных контрактов.

Функции УИС:

управление сбытом,

контроль инвентаря,

анализ капиталовложений.

Системы управленческого уровня определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом.

К системам стратегического уровня относятся исполнительные системы (ИС). Системы стратегического уровня - это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение - приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью:

пятилетнее предсказание продаж,

пятилетнее оперативное планирование,

пятилетнее предсказание бюджета,

планирование прибыли,

планирование личного состава.

Типичные системы в организациях служат для того, чтобы помочь служащим или менеджерам на каждом уровне - в функциях продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов.

Таблица 1 демонстрирует основные виды информационных систем менеджмента.

Таблица 1 - Виды информационных систем менеджмента

Уровень	Класс	Сущность
ИС для обеспечения текущих бизнес-операций	Системы обработки операций	Выполняют текущую регистрацию записей об операциях и сделках, модернизируют базы данных, обрабатывают эти данные и выводят разнообразные документы, сообщения, отчеты
	Система управления процессами	Управления физическими процессами производства продукции, подачи товаров и т.п.
	Системы автоматизации офиса	Поддерживают коммуникации, деловодство и продуктивность офиса. Преобразуют ручные методы делопроизводства и традиционные коммуникации путем сбора, обработки, хранения и передачи данных в виде электронных офисных коммуникаций.
Информационные системы для обеспечения принятия управленческих решений	Система предоставления информации	Предоставляют менеджерам предопределенные и регламентированные сообщения (отчеты, справки) о текущих бизнес-операциях
	Системы поддержки принятия решений	Предоставляют менеджерам специальный набор диалоговых средств проектирования и выбора альтернатив для использования в непрограммируемых ситуациях
	Информационные системы руководителей	Обсуживают менеджеров высшего уровня с целью формирования критической информации в свободных форматах (по желанию самих менеджеров). На выбор высших руководителей информирую о ключевых факторах, влияющих на достижение фирмой своих стратегических целей
Информационные системы для обеспечения стратегических конкурентоспособных преимуществ	Информационные системы для привлечения и удержания клиентов, привязки поставщиков, и т.п.	Привлекают клиентов (от конкурентов) и закрепляют поставщиков уникальным комфортным информационным обслуживанием. Широко используют мгновенный доступ к внутренним и внешним базам данных.

Каждый из главных типов информационных систем ценен для помощи организациям в решении важных проблем. В последнее десятилетие некоторые из этих систем стали особенно важны для длительного процветания фирмы и выживания.

Стратегические информационные системы изменяют цели, действия, изделия, услуги или относящиеся к окружающей среде связи организаций, чтобы помочь им получить преимущество перед конкурентами. Системы, которые имеют эти результаты, могут даже изменять бизнес организаций [4].

Стратегические информационные системы могут использоваться на всех уровнях организации. Они глубоко изменяют способ, которым фирма осуществляет руководство, или непосредственно сам бизнес фирмы.

Чтобы использовать информационные системы как конкурентоспособное оружие, нужно сначала понять, где должны быть выявлены стратегические возможности предпринимателей.

Таким образом, информационная система может быть определена с технической точки зрения как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации. В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия [2].

1.4 Обзор информационных систем, применяемых в менеджменте

Вопросы автоматизации бухгалтерского учета, торгово-закупочной деятельности, материально-технического снабжения и сбыта не являются чем-то новым для нашего бизнеса. Большинство организаций в той или иной степени используют предназначенные для этого разнообразные программные продукты, однако, так называемое ''управленческое ПО'' зачастую носит поверхностный характер либо вообще не используется на предприятии, хотя наличие на предприятии именно интегрированной системы управления гарантирует успешное ведение бизнеса, способствует рационализации производства, предоставляет возможность оперативного получения производственно-экономических данных, позволяет с высокой степенью точности планировать и управлять производственными процессами. Иначе говоря, наряду с пользой для своих подчиненных от внедрения комплексной системы автоматизации, руководитель тоже должен рассчитывать на какую-то пользу непосредственно и для самого себя.

Таким образом, руководители явно испытывают потребность в использовании современных информационных технологий, причем не только по отношению к своему предприятию в целом, но и для организации своей собственной работы.

Сегодняшний рынок ПО предоставляет множество программных продуктов для автоматизации деятельности предприятия, однако в большинстве своем они охватывают только определенные сегменты деятельности предприятия. Происходит так называемая "лоскутная" автоматизация, когда отдельные структуры предприятия используют все преимущества информационных технологий, в то время как остальные ведут учет по старинке. Такая политика иногда оправдана, особенно в условиях недостатка средств, однако все-таки наибольший эффект достигается именно при комплексной автоматизации. В этой области лидерами являются западные разработчики, такие как SAP AG, Baan, Oracle, IBA.

Программный продукт R/3 от SAP AG -- это эффективный инструмент для менеджмента, основой которого является ориентация на потребность в стратегической информации о производственной эффективности выпускаемой продукции в условиях быстрой изменчивости потребительского спроса. Актуализация и оперативный сбор информационных данных с помощью системы R/3 позволяет в полной мере решать вопросы по квалифицированной поддержке менеджмента. Система SAP R/3 представляет собой набор модулей программного обеспечения в архитектуре клиент-сервер, которые поддерживают широкий спектр процессов, позволяющих соединить на предприятии производство, сбыт, бухгалтерский учет и учет затрат в одно целое, способствует рационализации производства, предоставляет возможность оперативного получения производственно-экономических данных и позволяет точно планировать и управлять всеми административно-хозяйственными операциями [6].

По сфере применения R/3 подразделяется на следующие системы:

- финансы (Fl);

- финансовый менеджмент (TR);

- контроллинг (СО);

- контроллинг предприятия (ЕС);

- управление инвестициями (IM);

- планирование и управление производством(РР);

- управление материальными потоками (ММ);

- техническое обслуживание и ремонт оборудования (РМ);

- управление качеством (QM);

- сбыт (SD);

- управление персоналом (HR).

Максимальную пользу может принести только применение всех модулей, обеспечивающих прямой обмен данными между всеми сферами и участниками предприятия [6]. Корпорация BAAN предлагает систему BAAN IV, которую легко адаптировать к любому пользовательскому интерфейсу при решении управленческих задач. Доступ к базе данных системы BAAN IV возможен из любых приложений. Импорт и экспорт данных осуществляет ''BAAN IV-Обмен'' (BAAN IV Exchange). Этот модуль преобразовывает данные в формат BAAN IV и обратно. Открытая архитектура системы позволяет легко и быстро настраивать систему в соответствии с конкретными требованиями заказчика. Заказчик сам определяет режим работы системы BAAN IV на своем предприятии. Он может задать различные варианты конфигурации ''клиент-сервер'' [7].

Так же система BAAN IV предоставляет своим пользователям единый для всех пакетов пользовательский интерфейс. Самое главное в системе - ее гибкость и функциональное наполнение.

Состав базовой системы BAAN IV:

- программные инструментальные средства;

- производство;

- сбыт, снабжение, склады;

- сервис;

- финансы;

- транспорт;

- проект;

- организатор;

Сравнительно недавно на белорусском рынке появились готовые программные решения Oracle Applications от Oracle, в котором тоже предусмотрено рабочее место руководителя под названием ''Oracle Financial Analyzer''. Oracle Applications Services (OAS) представляет собой интегрированный комплекс преднастроенного хранилища финансовых данных и ряда приложений, предназначенный для поддержки принятия управленческих решений на предприятии.

Использование OAS позволяет предприятиям кардинально улучшить систему измерения эффективности (подразделений организации, финансовых продуктов, клиентов), а также процессы управления рисками, бюджетирования и планирования. Кроме этого существует более чем 35 интегрированных приложений, в которые входят:

- приложения для управления финансами;

- приложения для управления материальными потоками;

- приложения для управления производством;

- приложения для управления проектами;

- приложения для управления персоналом;

приложения для управления маркетингом.

Главной особенностью этой системы является глобализация, так как данные программные модули предназначены для автоматизации всех аспектов деятельности предприятия [8].

Компания IBA предлагает целый набор приложений, реализованных на платформе Lotus Notes, которые могут составить основу корпоративной системы любого предприятия с возможностью дальнейшего развития и расширения.

Система Lotus Notes представляет собой платформу вида "клиент-сервер", служащую для разработки и размещения прикладных программ (приложений) группового обеспечения. Система Lotus Notes позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию ранее недоступными для них способами даже в тех случаях, когда эти пользователи подключаются к сети нерегулярно. Система Notes позволяет пользователям (или клиентам) через локальную сеть (LAN-сеть) или с использованием линий внешней связи получать надежный доступ к документу, хранящемуся в памяти компьютера коллективного пользования (или Notes-сервера) [9].

Приложения IBA, реализованные на платформе Lotus Notes, делятся на следующие категории универсальных приложений, зависимых приложений.

Универсальные приложения, которые могут функционировать либо автономно, либо как элементы корпоративной системы включают:

- учет кадров;

- делопроизводство;

- договоры;

- система менеджмента качества ''IBA-ISO9000''.

Зависимые приложения, которые либо выступают как ''надстройка'' для существующих универсальных приложений, либо обязательно используют наборы данных, содержащиеся в базах универсальных приложений, содержат:

- командировки;

- заявки на оснащение;

- оборудование;

- обслуживание ПЭВМ;

- заявки на автотранспорт;

- обучение.

Система управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия на базе программной платформы БОСС-Корпорация разработана как базовая для автоматизации средних и крупных предприятий, в том числе с холдинговой структурой. Система реализована в структуре "клиент-сервер" с использованием СУБД Oracle.

Основным результатом внедрения решения является создание единой корпоративной системы управления информацией для руководства предприятия, которая позволяет реализовать эффективные алгоритмы принятия управленческих решений на разных уровнях иерархии и оптимизировать существующие системы сбора, обработки и анализа финансовой и управленческой отчетности [10].

В системе поддерживается 4 основных контура учета. Учет внутри контуров построен на одних и тех же первичных документах, что обеспечивает целостность и полноту данных: изменение первичных документов влечет за собой изменения во всех четырех контурах учета:

- бухгалтерский учет ("Финансы");

- материальный учет ("Логистика");

- управленческий учет;

- налоговый учет.

Система программ «1С:Предприятие» предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями. «1С:Предприятие» представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Руководитель может выбрать решение, которое соответствует актуальным потребностям предприятия и будет в дальнейшем развиваться по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации [11].

Система 1С:Предприятие состоит из компонентов:

- бухгалтерский учет;

- учет затрат, производство;

- управление финансами;

- управление персоналом;

- стыковка с банковскими программами.

Учитывая разносторонние потребности предприятий малого и среднего рынка, компания "Интеллект-Сервис" предлагает и развивает программы БЭСТ-5, БЭСТ-ПРО.

Информационная система управления предприятием БЭСТ-5 рассчитана на управление предприятиями или группами предприятий различных сфер деятельности. "БЭСТ-5" - это не просто программа, это - информационная среда управления всей деятельностью современной компании. "БЭСТ-5" дает возможность интеграции системы управления с имеющимися у Вас аналитическими, правовыми и другими программами. Это комплексная система управления предприятием [12].

"БЭСТ-5" состоит из нескольких групп подсистем:

- Финансы (подсистемы для ведения общего бухгалтерского и налогового учета, а также оперативного учета денежных средств, расчетов по обязательствам и долговременных активов);

- Логистика (подсистемы для учета товарно-материальных запасов, включая, собственно сырье, материалы, товары и готовую продукцию, сюда же относятся подсистема управления закупками товарно-материальных ценностей, работ и услуг, а также управления продажами товаров и продукции);

- Персонал (подсистемы для ведения кадрового учета и расчетов по заработной плате);

- Контроллинг (подсистема для ведения управленческого учета, бюджетирования и управленческого анализа данных). Система управления предприятием "БЭСТ-ПРО" рассчитана на управление производственными и торговыми предприятиями, бюджетными структурами, организациями сферы услуг с локальной сетью, объединяющей до 100-150 компьютеров. Система поможет полностью контролировать все ресурсы предприятия, оптимизировать структуру издержек, выявить источники дополнительной прибыли и принимать обоснованные управленческие решения [12].

Возможности системы ''БЭСТ-ПРО'':

- бухгалтерский учет;

- учет денежных средств

- управление запасами;

- управление закупками и продажами;

- учет договоров;

- учет взаиморасчетов;

- подготовка производства;

- планирование производства;

- учет производства;

- калькуляция затрат и себестоимости;

- управление автотранспортом;

- учет кадров и заработной платы;

- бюджетное планирование и контроль;

- налоговый учет.

- подготовка производства;

- планирование производства;

- учет производства.

Корпоративная информационная система (КИС) ОНИКС от ''Atlas'' предназначена для крупных предприятий. Основным принципом построения системы является использование единого информационного пространства. При этом, каждая хозрасчетная единица предприятия имеет доступ только к “своим” данным и данным, которые открыты для общего пользования.

Корпоративная информационная система решает следующие задачи:

- автоматизация основных хозяйственных функций на всех уровнях управления предприятием;

- сбор и обработка информации о хозяйственной деятельности подчиненных подразделений (отделов), входящих в состав предприятия, на основании которой могут приниматься оперативные решения по управлению как отдельной единицы, так и всего предприятия в целом, и планироваться долгосрочные бизнес-процессы [13].

В состав ОНИКС входят следующие автоматизированные подсистемы:

- бухучет (многоплановый);

- планирование и контроль исполнения бюджета предприятия;

- ведение договоров;

- учет товарно-материальных ценностей;

- учет и ведение финансово-расчетных операций;

- учет кадров и штатное расписание;

- документооборот.

Система ''ТЕТРА'' может эксплуатироваться в сетевом режиме. Она включает в себя следующие функции:

- учет товарно-материальных ценностей;

- зарплата;

- касса;

- основные средства;

- баланс;

- учет МБП;

- кадры (в т.ч. персонифицированный учет);

- администрирование.

Эта система очень проста и легка для обучения. Однако этот продукт не позволяет связать данные в единую базу.

Одной из немногих отечественных разработок, которая может сравниться с западными продуктами, является система управления предприятием "Галактика".

"Галактика" охватывает почти все сферы деятельности предприятия, и эта комплексность, способность контролировать все процессы от закупки сырья до продажи готовой продукции и доставки ее потребителю является ее главным конкурентным преимуществом.

Задачи, на решение которых ориентирован комплекс "Галактика", условно выделены в четыре функциональных контура:

- бухгалтерского учета;

- оперативного управления;

- административного управления;

- управления производством.

Каждый контур включает в себя несколько модулей, решающих свои специфические задачи.

При этом модульность построения "Галактики" допускает как изолированное использование отдельных компонентов системы, так и их произвольные комбинации, диктуемые производственно-экономической необходимостью [14].

Еще одной отечественной разработкой является комплекс программ "Ветразь", который представляет собой совокупность функциональных программных модулей, которые в зависимости от потребностей заказчика могут работать как в комплексе, так и по отдельности:

- программа "Сводный синтетический и аналитический учет" (предназначена для полной комплексной автоматизации бухгалтерского учета и проведения частичного анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия);

- программа "Учет расчетов" (предназначена для ведения учета расчетов с контрагентами в разрезе документов, анализа дебиторской/кредиторской задолженности, остатков предоплаты по клиентам, отслеживания незакрытых (просроченных) договоров, ведения финансового плана (графика предстоящих доходов и расходов) предприятия);

- программа "Консолидированный баланс и межофисный обмен" (предназначена для получения единого баланса, отчетов, налогов предприятия корпоративного типа. Данная подсистема позволяет в любой момент времени вне зависимости от отчетного месяца на предприятиях данные изменять и пересчитывать консолидированные данные);

- программа "Параллельный учет и международный стандарт" (предусматривает режим параллельного ведения бухгалтерского учета в международных стандартах (IAS)) [15].

Совсем недавно ''БелХард '' представил на рынке свою систему автоматизированного управления предприятием ''АРХИПЕЛАГ''. Это, пожалуй единственная система, которая может сравниться по конкурентным преимуществам со знаменитой ''Галактикой''. "АРХИПЕЛАГ" имеет модульную структуру. Она состоит из различных взаимосвязанных функциональных модулей. Каждый модуль - это законченная задача с определенным функционалом, например: "Зарплата", "Склад", "Производство", "Основные фонды", "Кадры", "Документооборот", "Юридический отдел" и т.д. На сегодня их в системе более 20. Любой модуль системы представляет собой законченное решение и может работать автономно.

Каждая из вышеперечисленных ИС обеспечивает бухгалтерский учет (в том числе: учет денежных средств, учет товарно-материальных ценностей, калькуляцию затрат и себестоимость, учет имущества предприятия, а так же налоговый учет). Однако при этом данные системы не содержат таких компонентов, как управление маркетингом, управление инвестициями и управление качеством.

Таким образом, с одной стороны, практически любая КИС имеет в себе потенциальные возможности для автоматизации управленческой деятельности, с другой - эти возможности, опять же не совсем конкретизированы. В реальной жизни это повторяет известную классическую ситуацию взаимоотношений программиста и заказчика - "скажите, что вам нужно, и мы это сделаем".

2. Описание предприятия

2.1 Общая характеристика предприятия

Иностранное частное унитарное строительно-монтажное предприятие ''СМУ Союз-Телефонстрой'' учреждено по решению собственника ОАО '' Союз-Телефонстрой'' г. Москва в соответствии с Гражданским кодексом Республики Беларусь, Законом Республики Беларусь '' Об иностранных инвестициях на территории Республики Беларусь''.

Учредителем и собственником имущества ИП ''СМУ Союз-Телефонстрой'' является ОАО ''Союз-Телефонстрой''.

ИП ''СМУ Союз-Телефонстрой'' зарегистрировано в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей 1.12.99г.

Предприятие в своей деятельности руководствуется законодательством Республики Беларусь и Уставом предприятия.

ИП ''СМУ Союз-Телефонстрой'' является коммерческой организацией - юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, печать, товарный знак, штампы, бланки со своим наименованием, расчетный и иные счета в учреждениях банков.

Предприятие имеет в хозяйственном ведении обособленное имущество, несет самостоятельную ответственность по своим обязательствам, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Имущество предприятия является неделимым и не может быть распределено по вкладам.

Распоряжение имуществом и средствами предприятия осуществляется в пределах прав, предоставленных учредителем.

Имущество ИП ''СМУ Союз-Телефонстрой'' формируется за счет:

-основных и оборотных средств, а так же иных ценностей, отраженных в балансе предприятия;

-части прибыли, полученной в результате хозяйственной деятельности предприятия;

Уставный фонд ИП ''СМУ Союз-Телефонстрой'' сформирован полностью и может быть изменен по решению учредителя, но не ниже минимального размера, определенного законодательством об иностранных инвестициях.

Предприятие создано с целью осуществления хозяйственной деятельности, направленной на извлечение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов учредителя и членов трудового коллектива предприятия. Юридический адрес ИП ''СМУ Союз-Телефонстрой'' : 220090 г. Минск, ул. Восточная, 169.

Предприятие является коммерческой организацией и создается с целью осуществления хозяйственной деятельности, направленной на извлечение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов учредителя и членов трудового коллектива предприятия.

Предметом деятельности предприятия является:

- техническое перевооружение действующих предприятий связи;

- строительство междугородних и зоновых линий связи;

- строительство и монтаж волоконно-оптических линий связи;

- строительство линейных сооружений на городских сетях;

- строительство внутрипроизводственной и диспетчерской связи;

- монтаж и настройка оборудования АТС сельских и учрежденческих станций современных типов;

- телефонизация и радиофикация предприятий, жилых домов и дачных кооперативов;

- установка и монтаж крупных систем кабельного телевидения и антенн коллективного пользования;

- строительство гражданских инженерных сооружений;

- деятельность в области архитектуры, инженерная и техническая деятельность, связанная с гражданским строительством.

Предприятие обязано осуществлять виды экономической деятельности, которые не запрещены законодательными актами Республики Беларусь, указаны в настоящем уставе и отвечают целям , предусмотренным в уставе предприятия.

2.2 Оргструктура управления предприятием

Организационная структура ИП ''СМУ Союз-Телефонстрой'' представлена на рисунке 1.

В соответствии с должностными инструкциями директор ИП ''СМУ Союз-Телефонстрой'' имеет следующие обязанности по руководству:

- контроль за деятельностью отделов и служб ;

- общее руководство деятельностью предприятия;

- контроль исполнительской дисциплины, рассмотрение жалоб, писем и заявлений граждан;

- выработка решений по улучшению состояния основных фондов по их использованию, финансированию, отчуждению и списанию;

- организация проверок производственной деятельности участников и решение вопросов по проведению документальной ревизии;



Рисунок 1- Организационная структура предприятия

- взаиморасчеты с заказчиками и генподрядчиками;

- сдача в аренду зданий, помещений.

Директор издает приказы и дает указания в соответствии с действующим законодательством.

Заместитель директора:

- организация и руководство работой по материально- техническому обеспечению строящихся объектов;

- жилищно-бытовые вопросы;

- административно-хозяйственная часть;

- пожарная безопасность;

- разработка нормативных документов и положений, касающихся работы филиала в условиях рыночной экономики;

- экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов, сдача цветных и драгметаллов, отходов кабельной продукции;

- коммерческая деятельность, товары народного потребления, платные услуги, шефские связи;

- решает другие вопросы и задания по поручению директора предприятия

Заместитель директора по экономике:

- составление и обоснование прогнозов экономического и финансового развития предприятия;

- анализ финансово-экономической деятельности предприятия и участков поквартально с подведением итогов;

- руководство работой по оперативному и достоверному отражению фактических затрат предприятия;

- проведение работы по совершенствованию планирования экономических и финансовых показателей предприятия;

- проведение работы по созданию и улучшению нормативов трудовых затрат, расходования товарно-материальных ценностей и использования производственных мощностей;

- организация обучения новым методам экономической деятельности и бухгалтерского учета;

- разработка мероприятий по снижению себестоимости строительных объектов, повышение рентабельности производства.

Главный инженер:

организация и руководство работ по выполнению строительно-монтажных работ по заключенным договорам с заказчиками;

обеспечение внедрения новых видов продукции и услуг;

- организация и руководство работой по внедрению электронно-вычислительной техники;

- организация работы по обмену передовым опытом по пропаганде технических достижений;

- охрана труда и техника безопасности;

- внедрение новой техники;

- подготовка кадров;

- отдел главного механика;

- осуществление необходимых мероприятий по охране труда, технике безопасности и противопожарной безопасности;

- разработка нормативных документов и положений, касающихся работы предприятия в условиях рыночной экономики.

При отсутствии директора, в связи с командировкой или по другим причинам, руководство за деятельностью филиала возлагается на заместителя директора.

Инженер по наладке обеспечивает:

осуществляет работу по освоению новой техники, измерительных приборов, оборудования связи;

отвечает за составление методических указаний по применению новых технологий, приборов и приспособлений.

Инженер по ТБ обеспечивает:

- организационные работы по ликвидации причин производственного травматизма на участках, а также разработку и осуществляет различные мероприятия по предупреждению производственного травматизма и профессиональных заболеваний.

организация и оказание помощи участкам и другим подразделениям предприятия в разработке мероприятий по улучшению условий труда, техники безопасности и производственной санитарии, в соответствии проекта годовых планов этих мероприятий и контроль за их выполнением;

проведение вводного инструктажа по технике безопасности с работниками, вновь принятыми на работу;

руководство и контроль за организацией проверки знаний у рабочих и инженерно-технических работников предприятия и производственных участков по ТБ и ТБ.

Заведующий складом обеспечивает руководство работой по приему, хранению, отпуску товарно-материальных ценностей их размещению на складе.

Основными задачами бухгалтерии являются:

- организация и совершенствование финансовой и учетно-аналитической работы, обеспечение достоверности учета и отчетности в системе предприятия;

- контроль за экономным и рациональным расходованием материальных ценностей и финансовых ресурсов в целях повышения эффективности строительства производства.

Основными задачами планово- экономического сектора являются:

- организация и совершенствование экономического планирования предприятия, направленного на организацию рациональной хозяйственной деятельности;

организация учета, отчетности и анализа по основным технико-экономическим показателям;

- организация и совершенствование труда, заработной платы и нормирование труда, контроль за правильным расходованием фондов заработной платы и материального стимулирования;

выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей экономической эффективности;

анализ финансово-экономической деятельности предприятия и участков поквартально с подведением итогов.

Основными задачами производственно-коммерческого отдела являются:

формирование плана предприятия по СМР, договорной цены, ввода объектов в эксплуатацию;

- своевременное доведение прорабским участкам планов по СМР;

проведение ежеквартального анализа постатейных элементов затрат, отраженных в договорной цене;

проведение экономического анализа себестоимости СМР по статьям затрат участков поквартально.

2.3 Анализ хозяйственной деятельности предприятия за 2001-2003 года

Анализу хозяйственной деятельности предприятия принадлежит ведущая роль в увеличении эффективности деятельности предприятия. Своей основной целью он ставит обобщение определённых направлений деятельности предприятия (экономической, производственной, технологической) на основе расчёта обобщённых показателей, их рассмотрение во взаимосвязи. Ни одно управленческое решение не может быть принято без результатов анализа. В данной пояснительной записке необходимо провести анализ основных экономических показателей ИП ''СМУ Союз-Телефонстрой''.