Особенности документирования кадровой деятельности
Нормативно-правовая база подготовки и оформления кадровых документов. Проектирование документации по приёму и увольнению работников. Внедрение новых документов в кадровое делопроизводство. Совершенствование работы с кадровой документацией предприятия.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 23.08.2011 |
| Размер файла | 100,1 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
81
Размещено на http://www.allbest.ru/
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Глава 1. РЕГЛАМЕНТАЦИЯ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС»
1.1 Нормативно-правовая база подготовки и оформление кадровых документов
1.2 Организационно-правовая документация регламентации движения персонала в ДОАО «Спецгазавтотранс»
Глава 2. КАДРОВАЯ РАБОТА В ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» ПО ПРИЕМУ И УВОЛЬНЕНИЮ
2.1 Использование новых форм кадровой работы в ДОАО «Спецгазавтотранс» по движению персонала
2.2 Основные задачи проектирования документации по приему и увольнению работников ДОАО «Спецгазавтотранс»
2.3 Внедрение новых документов в кадровое делопроизводство
Глава 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
3.1 Методика разработки инструкции по кадровому делопроизводству
3.2 Разработка должностных инструкций
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
документ кадровая политика персонал работник
Кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, т.к. служит документальным подтверждением прав работников на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.
Руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в организации и на предприятии, и должны быть знакомы с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.
Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.
Серьезное внимание вопросам сохранности документов по личному составу уделяет Правительство Российской Федерации. В Распоряжении Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р намечены пути обеспечения сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридических лиц. Учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, рекомендовано включать в учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица. Для реального осуществления данной задачи органам исполнительной власти рекомендовано осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них положений о документации по личному составу.
Документы по личному составу являются предметом пристального внимания не только для архивных работников, но и для инспекторов труда - сотрудников Рострудинспекции, органы которой действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить основную поддержку именно в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде.
Не менее важным для администрации любой организации является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.
Трудовые конфликты всегда сопровождаются предоставлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.
Любое юридическое лицо, вне зависимости от того, в какой организационно-правовой форме оно создано, в процессе осуществления хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью подбора сотрудников, а также осуществлением работы по оформлению, ведению и сохранению кадровой документации. Несмотря на то, что требования к ведению кадровой документации предусмотрены действующим законодательством, зачастую кадровым вопросам не предают серьезного значения, в результате чего кадровая документация в организациях ведется с грубыми нарушениями установленных требований. В связи с этим руководителям юридических лиц следует помнить, что на них возложена персональная ответственность за документальный фонд организации. За нарушение правил ведения кадровой документации предусмотрен ряд штрафных санкций, установленных распоряжениями Правительства Российской Федерации и Правительства Москвы. Помимо обязанностей, связанных с оформлением и ведением кадровой документации, в деятельности любой организации возникают вопросы подбора кадров и формирования корпоративной кадровой политики, подразумевающей своевременное обеспечение фирмы персоналом с необходимым уровнем квалификации, профессиональных и личных качеств, способным решать поставленные трудовые задачи. Формирование основ кадровой политики юридического лица осуществляется его высшим руководством. Реализация поставленных задач ложится на сотрудников кадровой службы. Таким образом, грамотная организация деятельности кадровой службы, осуществляемая в рамках действующего законодательства и основанная на принципе тщательного отбора кадров, является одним из основополагающих условий успешного развития любого юридического лица. Этим и определяется актуальность дипломной работы.
Объектом дипломной работы является ДОАО «Спецгазавтотранс», предметом - кадровая документация этого предприятия.
В своей работе я опиралась на труды таких авторов как А.Н. Кузнецова, А.В. Соколов, Т.В. Печникова, А.В. Печникова, А.В. Пшенко, М.В. Стенюкок и многие другие.
Среди использованных работ можно выделить два блока. Первый блок - это общие работы по делопроизводству, в которых рассматриваются вопросы развития документоведения, даются общие принципы оформления различных документов.
Среди них можно выделить книгу Т.В. Кугушева «Делопроизводство». В книге учтены действующие нормативные и правовые законодательные акты, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, разработанный архивными службами материал «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения», а также ГОСТ Р 6.30-2003. В пособии освещены вопросы подготовки и оформления организационной, распорядительной и информационно-справочной документации, вопросы составления, оформления и хранения первичных документов в бухгалтерии. Особое внимание уделено проблемам систематизации документов по личному составу.
Другая книга М.Ю. Рогожина «Делопроизводство. Организация архива предприятия». В ней рассмотрены особенности организации работы службы ДОУ (делопроизводства) и архива предприятия в свете положений нового Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».
Ещё одна книга «Документооборот в организации: Правовое регулирование: Практич. руководство». Правовые основы организации документооборота, т.е. движения документов с момента их создания или получения и до завершения исполнения или отправления, оказывающего влияние на результаты хозяйственной деятельности организаций, составляют содержание данной книги. В книгу включены правила приема и первичной обработки поступающих в организацию документов, перечень их типов, порядок и сроки их хранения, а также требования к их оформлению. Также в книге рассмотрены вопросы документооборота при исполнении налогового контроля, в ходе уголовного процесса, при проведении проверок правоохранительными органами и т.д., причем особое внимание уделено порядку предоставления документов и правилам их выемки при осуществлении вышеперечисленных действий.
В работе была также использована книга Чуковенкова А.Ю. и Янковой В.Ф. «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В данной книге раскрываются положения стандарта, содержится дополнительная нормативная и справочная информация, образцы бланков, примеры оформления документов.
Второй блок литературы составляют работы по кадровой документации, в которых рассматриваются общие правила ее оформления, перечисляется состав кадровой документации. Это, прежде всего, «Справочник по кадровому делопроизводству». В книге рассмотрены особенность ведения различных видов кадровой документации и приведена нормативно-справочная база кадрового делопроизводства. Второй раздел издания посвящен документальному оформлению основных кадровых процедур: приему на работу, переводу на другую работу, предоставлению отпуска, увольнению. Все указанные вопросы рассмотрены в рамках актуального законодательства и в соответствии с поправками, внесенными в Трудовой кодекс Российской Федерации Федеральным законом от 30 июня 2006 г. №90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации». Книга проста в изложении, в нее включены образцы документов и примеры из судебной практики.
Также можно отметить книгу В.М. Пустозеровой «Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. С учетом новых поправок». В книге собраны различные варианты приказов по кадрам с рекомендациями по их правильному составлению и заполнению. Приказы оформлены на основе соответствующего постановления Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», а также новой редакции Трудового кодекса РФ.
Ещё одна книга, «Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве». Книга содержит основные требования действующего законодательства к ведению кадровой документации и подробный перечень используемых кадровых документов. В издании приведены формы основных кадровых документов, в том числе штатного расписания, трудовой книжки, личной карточки работника, приказов по личному составу, документации по учету рабочего времени, показывается порядок заполнения. Разъяснены наиболее типичные ошибки, допускаемые при их оформлении. Даны конкретные рекомендации, как избежать ошибок при составлении и использовании основных кадровых документов в делопроизводстве организаций.
Таким образом, можно видеть, что проблема кадровой документации нашла своё отражение в литературе, но остаётся мало исследованным вопрос практического использования кадровой документации на предприятии.
Целью работы является рассмотрение особенностей документирования кадровой деятельности ДОАО «Спецгазавтотранс» ЯНАО. Данная цель позволила сформулировать следующие задачи:
1. Рассмотреть нормативно-правовую базу подготовки и оформление кадровых документов.
2. Проанализировать кадровую работу в ДОАО «Спецгазавтотранс» по приему и увольнению сотрудников.
3. Разработать инструкцию по кадровому делопроизводству.
Кроме этого в работе были использованы различные источники. Среди главных источников можно назвать Конституцию Российской Федерации и Трудовой кодекс Российской Федерации.
Отдельную группу источников составляют различные законодательные документы. Среди них можно выделить такие как Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», Федеральный закон от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации», постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», постановление Правительства РФ от 23.07.2005 г. № 443 «Об утверждении правил разработки перечня сведений, отнесенных к государственной тайне», постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении инструкций по заполнению трудовых книжек», постановления Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Отдельный блок составляют различные ГОСТы, классификаторы и перечни. Среди них следует назвать: Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст), Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37), Новый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих: [дополненный постановлениями Минтруда России от 29.01.2004 г. № 5, от 09.02.2004 г. № 9, от 22.04.2004 г. № 51], ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования (Постановление Госстандарта СССР от 13.10.1982 г. № 3956), Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. (Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33), Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения.
При работе над дипломным проектом использовались системно-структурный, проблемный, экспертный методы, методы моделирования, опроса, композиции и декомпозиции, наблюдения, различные количественные методы.
В соответствии с поставленными целями и задачами структура работы состоит из Введения, трёх глав, Заключения, Списка использованных источников и литературы и трёх Приложений.
Во Введении обосновывается актуальность данной работы, показаны объект и предмет работы, поставлены цели и задачи, рассмотрена источниковая база исследования, показаны методы работы.
В первой главе рассмотрена нормативно-правовая база подготовки и оформления кадровой документации на предприятии, проанализирована организационно-правовая документация регламентации движения персонала в ДОАО «Спецгазавтотранс».
Во второй главе показана кадровая работа в ДОАО «Спецгазавтотранс» по приему и увольнению персонала. В частности, показаны особенности использования новых форм кадровой работы в ДОАО «Спецгазавтотранс» по движению персонала, проанализированы основные задачи проектирования документации по приему и увольнению работников ДОАО «Спецгазавтотранс», рассмотрены принципы внедрения новых документов в кадровое делопроизводство предприятия.
В третьей главе представлены разработанные инструкции по кадровому делопроизводству для предприятия ДОАО «Спецгазавтотранс», показаны принципы разработки инструкции по кадровому делопроизводству.
В Заключении подведены общие итоги работы, сделаны соответствующие выводы.
Глава 1. РЕГЛАМЕНТАЦИЯ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС»
1.1 Нормативно-правовая база подготовки и оформление кадровых документов
В системе управления персоналом организации, предприятия используются следующие виды документации:
- организационно-кадровая документация - устав организации, структура и штатная численность персонала, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), штатное расписание, положения о подразделениях, должностные инструкции;
- организационно-распорядительная документация - приказы, распоряжения, постановления, решения, акты, протоколы и др.;
- информационно-справочная документация - письма, факсы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, справки и т. п.;
- плановая документация - плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, расчеты по численности, оплате труда и т. п.;
- отчетно-статистическая документация - по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождении работников и т. п.;
- документация по личному составу - заявления, анкеты, автобиографии, личные карточки, удостоверения, трудовые книжки, копии документов об образовании, личные дела и др.;
- документация по социальному обеспечению - по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.д.
В структурных подразделениях организации разрабатываются, используются и хранятся ряд документов, связанных с управлением персонала. Это проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), планы и отчеты по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, графики отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников и ряд других.
В настоящее время документы оформляются как в традиционном исполнении, так и в виде машиноориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами вычислительной техники и с использованием персональных компьютеров.
Основная часть перечисленных выше видов документации носит внутренний характер, порядок ее оформления и прохождение регулируется правилами и положениями организации или базируется на государственных стандартах и нормативных документах действующего российского законодательства.
Контроль за исполнением документов по управлению персоналом осуществляет руководитель системы управления персоналом, его секретарь-референт либо начальник отдела управления персоналом (отдела кадров).
Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов.
В соответствии с государственным стандартом понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.
Информация, облеченная в форму документа, составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация являются материальным воплощением управленческих решений, придают им юридическую силу.
Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).
О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности. Так, в Постановлении Федерального арбитражного суда (далее ФАС) Северо-Западного округа от 22 декабря 2005 года по делу № А42-13891/04-13 суд удовлетворил иск о взыскании задолженности по договору поставки, сделав обоснованный вывод о наличии у лица, производившего приемку товара, таких полномочий, как осуществление действий от имени ответчика, поскольку согласно должностной инструкции приемка товара входила в круг обязанностей данного лица.
Кроме того, с помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель может доказать свою правоту в суде.
Например, организация для подтверждения налоговых льгот по налогу на прибыль и налогу на имущество может представить следующие кадровые документы: штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, табель учета рабочего времени.
Так, ФАС Волго-Вятского округа в своем Постановлении от 13 февраля 2003 года по делу № А79-1462/02-СК1-1252 пришел к выводу, что доля инвалидов в общей численности, работающих, у истца составляла не менее 50 процентов, следовательно, истец правомерно воспользовался льготой по налогу на имущество организации. Доказательствами в данном деле явились копии трудовых книжек, табели учета рабочего времени и иные документы. Многочисленные примеры из арбитражной практики также подтверждают это: Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 11 июля 2001 года по делу № А11-6743/00-К2-Е-3073-142, Постановление ФАС Московского округа от 23 октября 2003 года по делу № КА-А40/7999-03.
Некоторые налоговые инспекторы считают, что если в штатном расписании предусмотрена должность, например, юриста или маркетолога, то расходы на оплату услуг сторонних юристов или маркетологов учесть при налогообложении организация уже не может. Однако арбитражная практика подтверждает, что для учета расходов при расчете налога на прибыль достаточно, чтобы услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально (статья 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ)). Кроме того, подробно составленные должностные инструкции, трудовые договоры и штатное расписание, как письменные средства доказательства в судебном разбирательстве, устанавливают производственную необходимость расходов организации на командировки и расходы на подготовку и переподготовку кадров, состоящих в штате налогоплательщика. Указанные положения подтверждают: Постановление ФАС Московского округа от 2 февраля 2006 года № КА-А41/14222-05 по делу № А40-18723/05-141-134, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 февраля 2006 года № А19-4631/05-43-Ф02-200/06-С1 по делу № А19-4631/05-43, Постановление ФАС Московского округа от 4 июля 2005 года по делу № КА-А40/5566-05, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 12 января 2006 года по делу № А42-13583/04-22, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 28 февраля 2005 года по делу № Ф04-654/2005(8619-А27-37).
Подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.
Например, трудовая книжка является основным документом для расчета трудового и страхового стажа работника. Однако сокращения в записях, «перехлесты» в сроках увольнения и приема на работу, неточности в датах, написании фамилии работника и названиях организаций, где он работал, - вот далеко не полный перечень весьма распространенных ошибок, которые допускают кадровики.
Так, статьей 27 Федерального закона от 17 декабря 2001 года № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» предусмотрено право работника на досрочное назначение трудовой пенсии, например, за работу с вредными и тяжелыми условиями труда. Однако любая ошибка или неточность в наименовании должности может привести к тому, что период работы на «вредной» должности не зачтут в качестве льготного и у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.
Кроме того, в случае потери трудовой книжки именно кадровые документы (приказ о приеме и увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета движения трудовых книжек, расчетные и платежные ведомости и другие) могут помочь работнику подтвердить трудовой стаж документально.
Порядок обеспечения граждан пособиями по государственному социальному страхованию предусматривает, что пособия назначаются по месту работы рабочего и служащего, то есть там, «где находится его трудовая книжка», как уточняется в пункте 100 «Положения о порядке обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию» утвержденного Постановлением Президиума Всесоюзного центрального совета профессиональных союзов от 12 ноября 1984 года № 13-6.
Таким образом, вся совокупность кадровых документов, образующихся в результате регламентации трудовых отношений, взаимовыгодна как для работодателя, так и для работника.
1.2 Организационно-правовая документация регламентации движения персонала в ДОАО «Спецгазавтотранс»
Стиль и содержание работы сотрудников традиционных отделов кадров российских организаций оговорен нормативным документом «Об утверждении разрядов оплаты труда и тарифно-квалификационных характеристик (требований) по общеотраслевым должностям служащих», принятым постановлением Министерства труда РФ от 6 июня 1996 года № 32. Задача на первых порах состоит в том, чтобы полностью освоить эти требования, а затем привести данные характеристики в соответствие с современными условиями и реализовать их.
Методическое обеспечение Системы управления кадрами ДОАО «Спецгазавтотранс» составляют следующие документы:
- Трудовой кодекс Российской Федерации;
- Коллективный договор ДОАО «Спецгазавтотранс»;
- Устав ДОАО «Спецгазавтотранс»;
- Правила внутреннего трудового распорядка для работников ДОАО «Спецгазавтотранс»;
- Концепция кадровой политики ДОАО «Спецгазавтотранс»;
- Организационная структура ДОАО «Спецгазавтотранс»;
- Руководство по качеству (CTП 66).
При подготовке кадровой документации в ДОАО «Спецгазавтотранс», и прежде всего приказов по личному составу, необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации в редакции от в ред. от 30 декабря 2006 г. с последующими изменениями и дополнениями. Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой договор заключается в письменной форме (ст. 67); прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия и объявляется работнику под расписку (ст. 68); на всех работников ведутся трудовые книжки (ст. 66); администрация обязана выдавать работникам по их просьбе справку о работе на данном предприятии (ст. 62) и т.д.
Действующие подзаконные акты регламентируют работу с конкретными видами кадровых документов. Так, оформление, учет и ведение трудовых книжек работников описаны в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей в редакции от ред. от 6 февраля 2004 г. (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225). В дальнейшем в Правила вносились изменения и дополнения, касавшиеся порядка ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями; порядка исправления ошибок, допущенных при заполнении трудовых книжек; об отражении в бухгалтерском учете операций, связанных с приобретением трудовых книжек.
При подготовке организационно-распорядительных документов сотрудники отдела кадров ДОАО «Спецгазавтотранс» руководствуются требованиями государственного стандарта на данную систему документации - ГОСТ Р 6.30-2003. Стандарт на оформление организационно-распорядительной документации (ОРД) устанавливает состав и правила оформления отдельных реквизитов ОРД, требования к бланкам и текстам документов, а также требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств.
Помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в ДОАО «Спецгазавтотранс» осуществляется на основе:
а) иных государственных стандартов;
б) отраслевых стандартов РФ;
в) международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации.
Сотрудники ДОАО «Спецгазавтотранс» могут направляться в служебные командировки по решению руководителя ДОАО «Спецгазавтотранс» или уполномоченного им лица в соответствии с утвержденным планом командировок на определенный срок для выполнения служебного задания (вне постоянного места работы) как на территории Российской Федерации, так и на территориях иностранных государств. Во внеплановую командировку сотрудники направляются решением руководителя ДОАО «Спецгазавтотранс» в соответствии со служебной запиской руководителя ДОАО «Спецгазавтотранс» на имя курирующего заместителя руководителя с обоснованием необходимости командирования.
Понятие служебной командировки и служебной поездки приведено в статье 166 Трудового Кодекса РФ. Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. На практике к таковым принято относить проводников пассажирских поездов, работников почтовых вагонов, стюардесс, членов экипажа морских и речных судов и т.п. Поскольку перечень работ, профессий, должностей этих работников также законодательно не предусмотрен, его также определяет работодатель. Так, Минфин России в Письме от 29.08.2006 № 03-03-04/1/642 сообщил, что размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанные в ст. 168.1 Налогового Кодекса РФ, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Основные правила оформления направления работника ДОАО «Спецгазавтотранс» в командировку по территории Российской Федерации изложены в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (согласно ст. 423 Трудового кодекса Российской Федерации документ действует в части, не противоречащей этому Кодексу). В п. 2 данной Инструкции указано, что направление работников в командировку оформляется выдачей командировочного удостоверения. По усмотрению руководителя ДОАО «Спецгазавтотранс» направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом. Формы этих документов, в частности форма Т-10 «Командировочное удостоверение», утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. При однодневных командировках допускается командировочное удостоверение не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.
Для служебной поездки формы таких документов статистическим ведомством не разработаны. В данной ситуации предприятие может утвердить в Учетной политике оформление служебных поездок имеющимися документами Госкомстата или разработать собственные формы, в которых должны присутствовать все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ.
Минфин России Письмом от 06.12.2002 г. № 16-00-16/158 «О порядке документального оформления служебных командировок» сообщил, что организация может издать приказ (распоряжение или иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. По мнению Минфина России, параллельное составление приказа и оформление командировочного удостоверения по одному факту хозяйственной деятельности нецелесообразны. Поэтому организация сама определяет, при каких командировках какие документы оформлять для подтверждения факта командирования работника. Это также относится к однодневным и зарубежным командировкам. Аналогичный подход можно использовать для оформления служебных поездок.
При оформлении командировки по территории Российской Федерации отдел кадров ДОАО «Спецгазавтотранс» издает приказ руководителя о командировании (форма № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» или № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку») и (или) выписывает командировочное удостоверение (форма № Т-10 «Командировочное удостоверение»), а также служебное задание на командировку (форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»). В приказе указываются следующие реквизиты: фамилия, имя и отчество командируемого работника, предполагаемая дата выезда в служебную командировку, дата возвращения из служебной командировки или планируемый срок командирования.
При направлении работника ДОАО «Спецгазавтотранс» в командировку за пределы Российской Федерации оформляются приказ руководителя о командировании (форма № Т-9 или № Т-9а) и служебное задание на командировку (форма № Т-10а). При командировке за границу командировочное удостоверение необязательно, так как подтвердить пересечение границы работником при командировке в страну с визовым режимом въезда возможно иными документами. Даты въезда в страну и выезда из нее указываются в заграничном паспорте командированного работника. Ксерокопию его страниц с отметками о пересечении границы работник прикладывает по возвращении из командировки к своему авансовому отчету. Время пребывания работника в зарубежной командировке определяется на основании дат, указанных в проездных документах, и по соответствующим отметкам в заграничном паспорте.
При поездке в страны ближнего и дальнего зарубежья с безвизовым режимом (в страны - участницы Таможенного союза, на границе с которым таможенный контроль отменен) отдел кадров ДОАО «Спецгазавтотранс» также не оформляет командировочные удостоверения, опираясь на указанные разъяснения Минфина России. Поскольку визы в паспорте и отметки пограничников при этом отсутствуют, срок командировки подтверждается приказом и проездными документами.
Если в организации решено не оформлять командировочное удостоверение, то основанием для выплаты суточных служат проездные документы и приказ о командировании работника. В противном случае на основании служебного задания (форма № Т-10а) или приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9) кадровая служба ДОАО «Спецгазавтотранс» выписывает работнику командировочное удостоверение (форма № Т-10). Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре при направлении работника в командировку по территории Российской Федерации и в зарубежные страны. Оно является документом, удостоверяющим фактическое время пребывания в месте командировки (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него). Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать в командировочном удостоверении отметку о прибытии и убытии. Отметки заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью, которая обычно используется в хозяйственной деятельности ДОАО «Спецгазавтотранс» для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица (п. 6 Инструкции № 62).
Командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных организацией расходов, а для работника - подтверждением права на получение возмещения произведенных расходов. Во избежание тяжб с контролирующими органами следует оформлять данный документ очень тщательно. Личные данные работника и пункт назначения, указанные в удостоверении, должны совпадать с данными проездных документов. Наименование организации, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием в графе отметок принимающей стороны на обороте удостоверения. Если обязательные реквизиты не заполнены, а также отсутствуют печати и подписи уполномоченных лиц, то удостоверение может быть признано недействительным и приведет к спору с налоговым инспектором при выплате суточных работнику.
Таким образом, организация может издать приказ, в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. Этот перечень можно закрепить также в локальном нормативном акте, например в положении о командировках. Причем на основании Письма № 16-00-16/158 организация сама определяет, какие документы оформлять для подтверждения факта командирования работника.
В ДОАО «Спецгазавтотранс» такими документами являются:
- приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9) или Приказ о направлении работников в командировку (форма № Т-9а);
- командировочное удостоверение (форма № Т-10);
- служебное задание на командировку (форма № Т-10а).
При оформлении командировки следует учитывать, что ее продолжительность не должна превышать 40 дней (п. 4 Инструкции № 62).
Помимо нормативно-методических документов по вопросам составления и оформления кадровой документации специалисты отдела кадров ДОАО «Спецгазавтотранс» должны учитывать требования действующих нормативов по систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив документов кадровой службы. В Основных правилах работы ведомственных архивов излагается порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение.
Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТ 17914-72.
Нормативно-справочным пособием при определении сроков хранения документов кадровой службы в ДОАО «Спецгазавтотранс» является Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.
Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению кадрового делопроизводства должны учитываться специалистами кадровых служб организаций и предприятий всех форм собственности.
Стиль и содержание работы сотрудников отдела кадров ДОАО «Спецгазавтотранс» оговорен нормативным документом «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», принятым постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Задача на первых порах состоит в том, чтобы полностью освоить эти требования, а затем привести данные характеристики в соответствие с современными условиями и реализовать их.
Методическое обеспечение Системы управления кадрами СРСО ДОАО Спецгазавтотранс составляют следующие документы:
- Трудовой кодекс Российской Федерации;
- Коллективный договор СРСО ДОАО Спецгазавтотранс (принимается на конференции работников треста);
- Правила внутреннего трудового распорядка для работников СРСО ДОАО Спецгазавтотранс;
- Инструкция о порядке оформления и учета кадров в системе Mинистерства. ДСП. экз. № 000769, утв. приказом по Министерству 20.04.1977 г. № 198;
- Концепция кадровой политики СРСО ДОАО Спецгазавтотранс;
Таким образом, мы видим, что кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала. Все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое). Очень важно, что вся совокупность кадровых документов, образующихся в результате регламентации трудовых отношений, взаимовыгодна как для работодателя, так и для работника.
Глава 2. КАДРОВАЯ РАБОТА В ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» ПО ПРИЕМУ И УВОЛЬНЕНИЮ
2.1 Использование новых форм кадровой работы в ДОАО «Спецгазавтотранс» по движению персонала
Одной из наиболее важных функций кадровой службы ДОАО «Спецгазавтотранс» является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные (например, личная карточка Т-2) (Приложение 2.1), распорядительные (приказ), личные (трудовая книжка), по социальному обеспечению (пенсионные) и т.д.
Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии, а значит и на коммерческом, предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Трудовым кодексом Российской Федерации, Инструкцией по ведению трудовых книжек и др.
Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:
- прием, перевод и увольнение работников;
- предоставление отпусков;
- командирование.
Предоставление отпусков работникам ДОАО «Спецгазавтотранс» осуществляется в соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков. При необходимости переноса отпускного периода работником должно быть составлено личное заявление с указанием причин переноса.
Предоставление отпуска оформляется приказом по личному составу.
Командирование сотрудников ДОАО «Спецгазавтотранс», как правило, обосновывается в докладной записке руководителя структурного подразделения (ведущего специалиста) и оформляется приказом по личному составу.
При изменении условий и оплаты труда работников ДОАО «Спецгазавтотранс» могут предварительно издаваться приказы по основной деятельности (например, о реорганизации структуры предприятия) или составляться докладные записки руководителей структурных подразделений (ведущих специалистов), а затем оформляются приказы по личному составу.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Вместе с тем обе разновидности приказов оформляются на одинаковых бланках. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать и т.д.
Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии и др.). При составлении сводных приказов следует учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, приказы о поощрениях и взысканиях, учитывая их специфическую воспитательную роль.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, перевести), фамилии и инициалов работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).
Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.
Образец оформления приказа по личному составу дан в Приложении 2.2.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.
Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на ДОАО «Спецгазавтотранс». В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Образец личного заявления дан в Приложении 2.3.
Трудовой контракт, как письменная форма трудового договора между работником и администрацией в лице руководителя предприятия, должен иметь следующие обязательные реквизиты: название вида документа, дата, индекс, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.
Администрация ДОАО «Спецгазавтотранс» обязана постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
На ДОАО «Спецгазавтотранс» должна вестись следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек (согласно Инструкции по ведению трудовых книжек):
а) приходо-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
В приходо-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия (кассиром).
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется кадровой службой ДОАО «Спецгазавтотранс» или лицом, ответственным за документационное обеспечение кадровой деятельности. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке Т-2 (Приложение 2.1) и книге учета.
Приходо-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью директора предприятия и сургучной печатью.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии ДОАО «Спецгазавтотранс» как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за документационное обеспечение кадровой деятельности.
По окончании каждого месяца (квартала) бухгалтерия требует от последнего отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного кассового ордера. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется соответствующий акт.
Споры по вопросам ведения трудовых книжек решаются в соответствии с действующим законодательством.
При отправлении сотрудника ДОАО «Спецгазавтотранс» в командировку оформляются следующие документы:
- приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9, (Т-9а));
- командировочное удостоверение (форма № Т-10);
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);
- авансовый отчет (форма № АО-1).
При этом не надо одновременно оформлять документы по формам № Т-9, (Т-9а) и Т-10, поскольку параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности необязательно (Письмо Минфина РФ от 24.10.2006 № 03-03-04/2/226). В то же время, если командированный работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован, командировочное удостоверение может не выписываться, но, как отмечено в Письме Минфина РФ от 23.05.2007 № 03-03-06/2/89, в остальных случаях оно необходимо.
Также не нужно оформлять командировочное удостоверение при направлении работника в зарубежную командировку, даты пересечения Государственной границы РФ в таком случае определяются по отметкам в паспорте работника (Письмо Минфина РФ от 17.05.2006 № 03-03-04/1/469). В случае направления работника в зарубежную командировку возникает вопрос о том, можно ли выдать валюту из кассы организации. По этому поводу ЦБР выпустил Письмо от 30.07.2007 № 36-3/1381, в котором разъяснено, что такая операция не противоречит Федеральному закону от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».
По возвращении из командировки работник в течение трех дней (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ) обязан составить авансовый отчет о произведенных расходах, которые могут признаваться расходами по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99) или включаться в стоимость приобретаемого актива (п. 1 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете). К авансовому отчету прилагаются подтверждающие документы, например проездные билеты, счета гостиниц и т. д. Если при этом проездной документ существует только в электронном виде, то документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут-квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности (письма Минфина РФ от 07.09.2007 № 03-03-06/1/649, от 27.08.2007 № 03-03-06/1/596).
Если согласно отчету работник потратил денег меньше, чем получил, при этом остаток неиспользованных средств не вернул в кассу, то работодатель, на основании ст. 137 ТК РФ, вправе взыскать образовавшуюся разницу. Для этого ему необходимо получить письменное согласие работника и издать соответствующий документ. Унифицированная форма такого документа не установлена, поэтому работодатель выносит свое решение в виде приказа или распоряжения (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).
2.2 Основные задачи проектирования документации по приему и увольнению работников ДОАО «Спецгазавтотранс»
При приеме на работе фиксируются основные анкетно-биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно-биографических данных и об изменении условий и оплаты труда.
Подобные документы
Общая характеристика предприятия. Изучение нормативных и организационных документов, устанавливающие правила документирования в исследуемой организации. Особенности и нормативно-правовое обоснование оформления кадровой документации ООО "РемСтрой".
отчет по практике [61,2 K], добавлен 28.04.2015Задачи кадрового учета, система документации; внедрение информационных технологий в делопроизводство. Процесс автоматизации работы кадровой службы, выбор программного обеспечения для работы с документами по личному составу; ведение кадровых баз данных.
курсовая работа [69,4 K], добавлен 01.03.2012Анализ локальных нормативных правовых документов больницы. Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Порядок оформления кадровой документации. Организация работы с внутренними документами.
дипломная работа [550,1 K], добавлен 16.10.2013Понятие кадровой документации. Состав и структура документации кадровой службы. Место кадровой службы в структуре организации. Планирование и организация работы по обеспечению кадрами. Организация хранения документов по кадрам (личному составу).
курсовая работа [40,3 K], добавлен 06.04.2014Понятие, сущность учета кадровых документов, определение его признаков. Особенности документирования трудовых отношений на предприятии. Классификация кадровых документов, их типовые формы, состав, порядок оформления, формирование личного дела и карточки.
курсовая работа [39,2 K], добавлен 08.05.2011Виды и назначение документации. Правила правильного, полного и своевременного оформления кадровых документов. Оформление данных по личному составу организации. Основы составления личного дела. Подготовка документации по личному составу к архиву.
курсовая работа [77,4 K], добавлен 20.12.2015Поиск путей совершенствования работы кадровых служб в Республике Беларусь посредством осуществления анализа кадровой политики предприятия ООО "Белкрус" и реализации основных задач и функций кадровой службы. Роль кадровой службы в управлении организацией.
курсовая работа [67,6 K], добавлен 12.10.2010Анализ требований к составлению служебных документов. Изучение порядка оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Заключение трудового договора. Состав документов, имеющихся в личном деле. Подготовка документации по личному составу к архиву.
курсовая работа [50,1 K], добавлен 19.12.2015Состав документации кадровой службы. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров. Порядок оформления, регистрации приказов по личному составу. Утверждение должностной инструкции.
курсовая работа [957,9 K], добавлен 20.11.2011Особенности документирования управленческой деятельности, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Порядок размножения документов. Правила оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм.
курсовая работа [31,8 K], добавлен 22.12.2010
