Особенности документирования кадровой деятельности

Нормативно-правовая база подготовки и оформления кадровых документов. Проектирование документации по приёму и увольнению работников. Внедрение новых документов в кадровое делопроизводство. Совершенствование работы с кадровой документацией предприятия.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 23.08.2011
Размер файла 100,1 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Увольнение работников ДОАО «Спецгазавтотранс» производится по причинам, указанным в статьях ТК РФ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины и т.д.

Увольнение работников оформляется приказом по личному составу.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на, всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации ДОАО «Спецгазавтотранс» трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из рядов Вооруженных Сил - военный билет.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Трудовая книжка должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с правилами, изложенными в «Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

В соответствии с Правилами в трудовую книжку вносятся:

- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

- сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

- сведения о награждениях и поощрениях: награждения орденами и медалями, присвоение почетных званий; поощрения за успехи в работе, применяемые трудовым коллективом, а также награждения и поощрения, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине; другие поощрения в соответствии с действующим законодательством;

- сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются. Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждениях и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа по личному составу.

Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета.

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный лист, содержащий сведения о работнике.

Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование - среднее, среднее специальное и высшее - указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома).

Запись о незаконченном среднем или незаконченном высшем образовании также производится на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т.п.).

Профессия или специальность указывается в трудовой книжке на основании записи в документе о полученной специальности, профессии.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).

При увольнении работника все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время его работы на предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью кадровой службы.

Администрация ДОАО «Спецгазавтотранс» обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника, а ранее внесенная запись одно увольнения признается недействительной.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия самого работника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется «Работа прекращена в связи со смертью», далее заполняется графа 4 (указывается дата и номер приказа). Эта запись заверяется в установленном порядке.

При выдаче трудовой книжки (дубликата, вкладыша) администрация ДОАО «Спецгазавтотранс» взимает с работника денежный взнос.

В случаях неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также в случае порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием.

При утрате трудовой книжки работника предприятием по причинам стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек рабочих и служащих. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы).

В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ.

С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу. К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности.

Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: № 28-к - приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации), № 12- км - о командировании, № 45-о - об отпуске, № 32-п - о поощрении.

2.3 Внедрение новых документов в кадровое делопроизводство

Под оформлением трудовых отношений понимается их документирование, т.е. создание соответствующих документов.

В результате документирования создаются организационные, распорядительные, учетные, информационно-справочные и другие документы различных видов и разновидностей. Одновременно с документами оформляются книги, журналы, карточки, в которых учитываются (регистрируются) составленные в организации документы.

Обязательность регистрации документов прямо обусловлена требованием п. 4.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536: «…регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях».

Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Необходимо подчеркнуть, что сама процедура регистрации документов не сводится только к простановке в них регистрационных дат и номеров. Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (п. 4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Работа с кадровой документацией не ограничивается только составлением, регистрацией и исполнением документов. Важнейшей составной частью этой работы является формирование исполненных документов в дела для организации их хранения и использования в справочных целях.

Таким образом, кадровое делопроизводство - это совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску документов по управлению персоналом. Для своевременного и правильного выполнения этих процедур представляется наиболее целесообразным максимально регламентировать как состав кадровых документов, так и технологию работы с ними за счет создания комплекса локальных нормативных актов по делопроизводству: Табеля форм документов, Альбома форм документов, Графика документооборота кадровой службы, Инструкции по кадровому делопроизводству.

Одной из главных задач названных актов является отражение особенностей производственной деятельности организации, а для начинающих работников кадровой службы локальные нормативные акты по делопроизводству должны стать справочником, дающим ответы на возникающие у них вопросы по документированию трудовых отношений. Рассмотрим, какие новые документы по кадровому делопроизводству были внедрены в работе отдела кадров ДОАО «Спецгазавтотранс».

1. Положение о защите персональных данных работников.

Персональные данные работника могут накапливаться по месту работы и содержаться в кадровой документации, включающей в себя:

- личные дела и трудовые книжки работников;

- документы, возникающие при оформлении трудовых правоотношений (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении и тому подобное);

- документы по анкетированию, тестированию и тому подобное;

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- документация по аттестации сотрудников, служебным расследованиям и тому подобное;

- учетная документация (картотеки, книги, журналы и другие);

- аналитическая и справочная документация, как используемая руководством, так и выдаваемая работникам для представления в заинтересованные органы;

- отчетная документация, передаваемая в государственные органы статистки, налоговые органы, и другие учреждения.

Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации, то есть информации строго ограниченного и регламентированного доступа.

Согласно пункту 10 статьи 3 Федерального закона от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных» конфиденциальность персональных данных - это обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.

Защита персональных данных работника от их неправомерного использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств, в порядке, установленном федеральным законом. Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работника.

Защита персональных данных обеспечивается системой правовых (локальное регулирование порядка обработки персональных данных) и организационно-технических мер.

Согласно трудовому законодательству работодатель вправе осуществлять обработку персональных данных работника, а именно: получение, хранение, комбинирование, передачу или любое другое использование персональных данных работника. Принципы обработки персональных данных закреплены в статье 5 Федерального закона от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных».

С другой стороны, статьи 86, 87, 88 ТК РФ обязывают работодателя принять локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки и передачи персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области.

Для этих целей начальником отделе кадров ДОАО «Спецгазавтотранс» было разработано Положение о защите персональных данных работников. Данное положение является локальным нормативным актом, в котором регламентируются требования по обработке персональных данных работника, хранению и использованию персональных данных и гарантии их защиты. Положение о персональных данных работников относится к разновидности обязательных кадровых документов, прямо предусмотренных ТК РФ.

Исходя из норм ТК РФ, в Положении прописаны следующие основные разделы:

- цели и задачи обработки персональных данных, основные понятия;

- законодательные акты - основания для разработки Положения;

- порядок ввода в действие и внесения изменений в Положение;

- перечень обрабатываемых персональных данных;

- перечень структурных подразделениях и носителей информации, в которых накапливаются и хранятся персональные данные работников;

- способ сбора персональных данных и источник их получения (на основании пункта 3 статьи 86 ТК РФ);

- перечень лиц (по должностям), которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;

- способы обработки и использования персональных данных, применяемые работодателем;

- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

- меры защиты персональных данных от несанкционированного доступа не только у данного работодателя, но и относительно третьей стороны;

- ответственность за разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными работника.

Положение о персональных данных работников не относится к локальным нормативным актам, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, поэтому принимается работодателем единолично.

Положение о персональных данных работника, как и любые положения, относится к документам, вступающим в силу после процедуры их утверждения. Положение о персональных данных работника ДОАО «Спецгазавтотранс» утверждает руководитель организации. Работник должен быть ознакомлен с Положением о персональных данных под роспись. Роспись об ознакомлении с положением содержит следующие данные: фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, должность, дата, подпись.

При работе с персональными данными необходимо строго соблюдать требование пункта 1 статьи 86 ТК РФ: «Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества».

Получение персональных данных должно осуществляться в установленном законом порядке. По общему правилу все персональные данные следует получать у самого работника. Если же персональные данные, возможно, получить только у третьей стороны, то необходимо соблюдение следующих условий:

1) уведомление работника работодателем о намерении получить персональные данные у третьей стороны (с указанием цели, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, их характера, последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение);

2) получение письменного согласия работника на получение его персональных данных у третьего лица;

3) сообщение работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение (пункт 3 статьи 86 ТК РФ).

Именно в таком порядке должен быть осуществлен запрос на прежнее место работы работника с целью выяснения достоверности записей в трудовой книжке, запрос в учебное заведение о подлинности получения документа об образовании, запрос в медицинское учреждение о достоверности медицинского документа и так далее.

2. Табель и альбом форм документов.

Основу нормативной базы по кадровому делопроизводству составляет Табель форм документов. Целью подготовки Табеля является определение необходимого и достаточного набора видов документов для юридического оформления ситуаций, возникающих в работе с персоналом. Использование Табеля позволяет сократить рабочее время и трудозатраты работников организации при решении задач документирования управленческой деятельности.

Форма Табеля определяется самой организацией, разрабатывается кадровой службой и утверждается приказом руководителя.

Подготовка Табеля форм документов должна сопровождаться разработкой Альбома форм и образцов кадровых документов, включенных в Табель. Наличие Табеля и Альбома позволит быстро и правильно документировать работу с кадрами.

В Табель и Альбом должны быть, прежде всего, включены документы, предусмотренные ТК РФ, т.е. являющиеся обязательными при оформлении трудовых отношений.

Табель и альбом форм документов в организации ДОАО «Спецгазавтотранс» были разработаны начальником отдела кадров и утверждены директором предприятия. Табель и альбом форм документов были оформлены с соблюдением всех требований ГОСТ Р 6.30-2003.

3. Приказы по личному составу и их регистрация.

Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.

Приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела.

Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02 (далее - Основные правила), приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела. Этот порядок распространяется и на небольшие организации, где создается незначительное количество распорядительной документации, а за кадровое делопроизводство отвечает один из работников (секретарь, бухгалтер, экономист и т. п.).

Отдельные виды документов по личному составу имеют унифицированные формы, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1.

Перечисленные формы кадровых приказов относятся к первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, поэтому при их заполнении следует руководствоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 г. № 1.

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

В соответствии с названным Порядком в унифицированные формы первичной учетной документации при необходимости можно вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, имеющиеся в формах, не должны меняться (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, в ДОАО «Спецгазавтотранс» начальником отдела кадров в бланк приказов о приеме и увольнении работников к стандартным реквизитам добавлены «подпись начальника отдела кадров» и «подпись непосредственного руководителя».

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения или сужения граф и строк для удобства размещения и обработки информации. Изменения в унифицированные формы первичной учетной документации вносятся посредством издания приказа (распоряжения) руководителя организации.

При отсутствии утвержденной Госкомстатом России унифицированной формы приказа по личному составу (например, при издании приказов об изменении биографических данных работников, о применении дисциплинарных взысканий и в других случаях) используются бланки, на которых оформляются приказы по основной деятельности.

Тексты приказов, не имеющих унифицированной формы, составляются по усмотрению организации. В Приложении 2.4 приведен пример приказа о применении дисциплинарного взыскания, разработанный начальником отдела кадров ДОАО «Спецгазавтотранс» и утвержденный директором предприятия.

Представляется целесообразным включить в Альбом форм документов максимальное количество образцов приказов по личному составу, а также систематически дополнять его новыми примерами после документирования ситуаций, возникающих в практике работы с кадрами.

Для приказов по личному составу большое значение имеет правильная индексация и регистрация. Недопустимо использование одной регистрационной формы для всех кадровых приказов и дальнейшее формирование этих документов в одно дело. Именно требования к последующему формированию дел определяют порядок работы с приказами по личному составу в «текущем» делопроизводстве: приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения (п. 3.5.5 Основных правил).

Образующиеся в ДОАО «Спецгазавтотранс» приказы по личному составу имеют следующие сроки хранения:

Наименование приказа

Срок хранения

Приказ о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков

5 лет

Приказ о краткосрочном командировании работников (в пределах страны)

Приказ о дежурстве

Приказ о применении дисциплинарного взыскания

Приказ о приеме на работу

75 лег

Приказ о переводе на другую работу

Приказ oб увольнении

Приказ о поощрении

Приказ об изменении биографических данных

Приказ о предоставлении отпусков без сохранения заработной платы и др.

Приказы с разными сроками хранения должны регистрироваться в разных учетных формах и иметь различные регистрационные индексы (номера). Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распространение получила буквенно-цифровая индексация. Именно такая индексация и используется в ДОАО «Спецгазавтотранс».

При больших объемах документов в ДОАО «Спецгазавтотранс» приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, группируются отдельно (п. 3.5.5 Основных правил) с применением разной индексации, например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добавляется буква «к», для приказов о командировании работников - «км», о предоставлении отпусков - «о», о поощрении - «п», о дисциплинарных взысканиях - «в» и т.д. Эта индексация разработана начальником отдела кадров и утверждена директором предприятия.

Принятая в ДОАО «Спецгазавтотранс» система индексации приказов отражается в регистрационных книгах (журналах), формы которых устанавливаются самой организацией. При разработке учетных форм можно использовать рекомендательные формы, содержащиеся в приложении 2 к Межотраслевым укрупненным нормативам времени на работы по комплектованию и учету кадров (1991 г.).

Форма журнала регистрации приема на работу:

п/п

Фамилия, имя, отчество

Табельный номер

Дата поступления на работу

Структурное подразделение

Должность (профессия)

1

2

3

4

5

6

Форма журнала регистрации увольнения с работы:

№ п/п

Фамилия, имя, отчество

Табельный номер

Дата увольнения

Структурное подразделение

Должность (профессия)

1

2

3

4

5

6

Форма журнала регистрации переводов работников:

№ п/п

ФИО

До перевода

Дата перевода

После перевода

табельный номер

Должность (профессия)

структурное подразделение

табельный номер

должность (профессия)

структурное подразделение

1

2

3

4

5

6

7

8

9

В случае ведения учетной формы, в которую вносятся сведения о кадровых приказах, составленных по разным вопросам, можно порекомендовать следующую книгу (журнал) регистрации приказов.

Форма книги (журнала) регистрации приказов:

№ п/п (индекс)

Дата издания приказа

ФИО

Структурное подразделение

Должность (профессия)

Табельный номер

Трудовой договор

Краткое содержание приказа

Расписка в получении копии приказа

дата

номер

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Разработанные начальником отдела кадров в ДОАО «Спецгазавтотранс» учетные формы с различными вариантами их заполнения представлены в соответствующих разделах Альбома форм документов предприятия ДОАО «Спецгазавтотранс».

Приказы по личному составу издаются при наличии соответствующих письменных оснований, к которым, помимо трудовых договоров и изменений к ним, относятся информационно-справочные документы: заявления работников, служебные записки (докладные и объяснительные), представления, протоколы, акты и т.п.

Документы - основания к приказам должны быть правильно оформлены и зарегистрированы. Некоторые документы (заявления, докладные записки, объяснительные записки, представления, уведомления) составляются в произвольной форме, другие (протоколы, акты) имеют унифицированные или рекомендательные формы.

Согласно п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» резолюция руководителя должна включать фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись должностного лица и дату.

Заявления работников и служебные записки относятся к внутренней переписке и требуют рассмотрения и принятия решения руководителем организации. Принятое решение отражается в резолюции, содержание которой в большинстве случаев сводится к очень кратким указаниям: «В приказ», «Исполнить», «В отдел кадров», не соответствующим смыслу данного реквизита.

Серьезной ошибкой при простановке на документах резолюций является смысловое несоответствие принятого руководителем решения содержанию рассмотренного документа. Наиболее часто такие ошибки встречаются в резолюциях на заявлениях работников.

Работник просит в заявлении разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части и предоставить ему часть отпуска продолжительностью 5 дней (с понедельника по пятницу). Руководитель организации, не соглашаясь с просьбой работника, указывает в резолюции: «Предоставить отпуск продолжительностью 7 дней» (с понедельника по воскресенье).

Данная резолюция не соответствует содержанию заявления, а значит, не является рассмотрением его по существу поставленного вопроса. В данном случае в резолюции должен содержаться отказ в предоставлении части отпуска.

Работник по собственной инициативе хочет расторгнуть трудовой договор и предупреждает об этом работодателя в письменной форме, но не за две недели, а за меньший срок. Не желая удовлетворять просьбу работника, руководитель выносит резолюцию: «Уволить с отработкой в течение двух недель» или указывает в резолюции дату увольнения по истечении предупреждения за две недели, т.е. не совпадающую с датой, содержащейся в заявлении работника.

Вновь вместо отказа в просьбе, высказанной работником, ему «делается предложение», не отвечающее его желанию.

Во избежание подобных ошибок в Альбоме форм документов следует привести варианты возможных резолюций при принятии решений по наиболее типичным, часто повторяющимся ситуациям.

Особенностью протоколов и актов является создание этих документов или в процессе коллегиального обсуждения и принятия решений (протоколы), или при установлении (подтверждении) несколькими лицами фактов и событий, происходивших в их присутствии (акты). Поэтому в протоколы дополнительно включается информация о присутствовавших членах коллегиального органа (т.е. о наличии кворума), а при составлении большинства актов требуется присутствие незаинтересованных свидетелей.

Для учета создаваемых в ДОАО «Спецгазавтотранс» внутренних документов используется следующая, разработанная начальником отдела кадров, форма регистрационных журналов, которые ведутся отдельно по видам и разновидностям документов.

Форма регистрационного журнала

Журнал регистрации

№ п/п

Дата документа

Краткое содержание

Кем подписан документ

Отметка об исполнении

1

2

3

4

5

Другой важной информацией в Альбоме форм документов должны стать примеры внесения записей в трудовые книжки работников. Как известно, действующая Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69, содержит несколько образцов записей (например, об установлении второй профессии, о переименовании организации, об увольнении и др.), однако этого явно недостаточно, особенно для начинающих кадровиков.

Образцы записей в трудовых книжках в ДОАО «Спецгазавтотранс» помещены в Альбоме после примеров оформления приказов по личному составу.

Сложности в работе с трудовыми книжками, как правило, обусловлены пробелами или противоречивыми требованиями, содержащимися в действующих нормативных правовых актах по их ведению.

Например, в соответствии с утвержденными постановлением Правительства РФ от 24.07.02 № 555 Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка - подлинник, а не заверенная копия. Однако в IV разделе Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225, говорится о выдаче трудовой книжки работнику только при увольнении (прекращении трудового договора). Таким образом, возникает проблема с выдачей подлинника трудовой книжки не увольняющемуся работнику.

В данной ситуации и других аналогичных случаях, когда работник должен предъявлять в том или ином органе подлинник трудовой книжки, целесообразно показать в Альбоме форм документов порядок документирования процедуры выдачи трудовой книжки.

Документом, на основании которого будет выдаваться трудовая книжка, на наш взгляд, должно быть заявление работника, адресованное работодателю, а не широко распространенная в практике «расписка». После регистрации заявления, рассмотрения его руководителем организации и простановки резолюции работник должен в письменном виде (на том же заявлении) подтвердить факт получения трудовой книжки во временное пользование с обязательством ее своевременного возврата без каких-либо повреждений, исправлений, помарок и т. п.

Кадровая служба должна организовать контроль за возвратом выданной во временное пользование трудовой книжки и провести ее проверку при возвращении книжки работником. При отсутствии у работника обоснованной причины для получения подлинника трудовой книжки ему может быть выдана только заверенная копия.

Подробными указаниями о порядке заполнения должны сопровождаться в Альбоме форм документов такие учетные формы, как табель учета рабочего времени (формы Т-12 и Т-13) и личная карточка работника (Т-2).

Ведение табеля учета рабочего времени обязательно, т.к. работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ). При заполнении табеля используются следующие способы:

- сплошная ежедневная регистрация отработанного времени или указание причин отсутствия работника (отпуск, нетрудоспособность и т. д.);

- регистрация только неявок, прогулов, опозданий и т. п.

Отработанное время может включать: дневные часы, работу в ночное время, сверхурочную работу, нахождение в служебной командировке, а также работу в выходные и праздничные дни. Разные виды рабочего времени учитываются и оплачиваются отдельно.

Отметки о неявках на работу по уважительным причинам должны подтверждаться оправдательными документами. Часы, отработанные в режиме неполного рабочего времени, вносятся в табель в соответствии с условиями, включенными в трудовой договор.

Табель в ДОАО «Спецгазавтотранс» составляется в одном экземпляре табельщиком или уполномоченным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.

Личная карточка работника заполняется на всех работников, с которыми заключен трудовой договор, включая совместителей. Личные карточки заполняются в одном экземпляре работником кадровой службы ДОАО «Спецгазавтотранс» на основании личных документов гражданина, поступающего на работу. Карточки заполняются от руки или с использованием электронной версии с последующей распечаткой. При ручном заполнении в карточке не допускается помарок и подчисток.

При возникновении ошибок или необходимости внесения изменений (например, при смене фамилии, изменении домашнего адреса или паспортных данных) в карточке зачеркивается неправильная или устаревшая запись, а выше или рядом проставляется правильная запись. Внесенные исправления должны быть подтверждены подписью работника кадровой службы.

Важную роль при заполнении личных карточек работников играют общероссийские классификаторы технико-экономической информации (ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР), использование которых позволяет правильно заполнять соответствующие строки карточки.

При необходимости кодирования в личной карточке работника информации, не вошедшей в общероссийские классификаторы, разрабатываются локальные классификаторы организации. Заполненные при оформлении приема на работу карточки регистрируются в книге учета личных карточек, форма которой разработана начальником отдела кадров ДОАО «Спецгазавтотранс».

Пример формы книги учета личных карточек:

№ п/п

Дата заполнения

Фамилии, имя, отчество

Структурное подразделение

Должность (профессия)

Дата увольнения

1

2

3

4

5

6

Логическим завершением разработки нормативного обеспечения в области кадрового делопроизводства является составление и утверждение Графика документооборота кадровой службы организации. В Графике в табличной форме отражаются процедуры документирования трудовых отношений по следующим позициям:

- составление проектов документов (основание для составления, периодичность, ответственный за подготовку, количество экземпляров и т. д.);

- оформление документов (согласование, подписание, утверждение);

- обработка документов (регистрация, передача на исполнение, ознакомление работников);

- оперативное и архивное хранение исполненных документов (место и сроки хранения, периодичность сдачи в архив).

Данный График в ДОАО «Спецгазавтотранс» составлен начальником отдела кадров в соответствии с требованиями ГОСТов и утверждён директором предприятия.

Порядок применения рассмотренных локальных нормативных актов по работе с кадровой документацией, а также ответственность за его нарушение закреплены в Инструкции по кадровому делопроизводству, разработанной начальником отдела кадров и утвержденной приказом руководителя ДОАО «Спецгазавтотранс».

Опыт разработки и внедрения локальных нормативных актов, связанных с документированием трудовых отношений, накопленный во многих российских организациях, подтверждает правильность и целесообразность данного направления деятельности в целях совершенствования документационного обеспечения управления персоналом.

Таким образом, можно сделать вывод, что документы по кадровому делопроизводству в ДОАО «Спецгазавтотранс» разрабатываются начальником отдела кадров и утверждаются директором предприятия. Рассмотренные нами документы отвечают всем необходимым требованиям и составлены на основании действующего законодательства и ГОСТов.

Глава 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

3.1 Методика разработки инструкции по кадровому делопроизводству

Каждому кадровику в процессе работы приходится оформлять много однотипных документов. И эти документы должны быть оформлены правильно и единообразно. Безусловно, законодательством определен основной порядок заполнения унифицированных форм, трудовых книжек, содержание трудового договора. Но чтобы организовать работу с документами в конкретной организации, необходимо разработать инструкцию по кадровому делопроизводству.

Преимущества документа. Инструкция по кадровому делопроизводству решает много практических задач. В инструкции утверждаются шаблоны всех документов по личному составу, очередность их оформления и порядок прохождения внутри организации. А главное, утверждается перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия. Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих нареканий со стороны трудовой инспекции.

Еще одна ценность инструкции в том, что при ее разработке учитывается специфика организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников фирмы, но и особенностями кадрового делопроизводства. Закрепив особенности оформления кадровых документов в локальном акте, вы создадите условия к тому, что новые сотрудники, пришедшие в кадровую службу, смогут быстро разобраться в нюансах работы в вашей организации.

Инструкция по кадровому делопроизводству состоит из нескольких частей: общие положения, тематические разделы и приложения.

Раздел «Общие положения». В этом разделе необходимо объяснить цели и задачи инструкции, а также указать законодательные акты, послужившие основанием для ее составления. Также нужно определить ответственность за несоблюдение установленных правил.

Основные нормативно-правовые акты, на основании которых разрабатывается инструкция по кадровому делопроизводству в ДОАО «Спецгазавтотранс»:

- Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации (утвержден постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20);

- Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1);

- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225);

- Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждена постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.);

- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69);

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536);

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.);

- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Тематические разделы. Инструкция определяет порядок документального оформления основных кадровых процедур: приема, перевода, увольнения, отпуска, командировки, ведения табеля учета рабочего времени и др. Поэтому логично составлять инструкцию из одноименных тематических разделов. Каждый раздел будет содержать перечень и порядок оформления документов, необходимых для выполнения тех или иных кадровых действий (см. Приложение 3.1).

Но возможен и другой принцип деления инструкции на тематические разделы: не по кадровым процедурам, а по видам документов. Например, один раздел будет посвящен порядку оформления приказов, другой раздел - трудовым книжкам. Кроме того, в состав тематических разделов можно включить разделы, посвященные порядку составления номенклатуры дел службы кадров, формированию и ведению личных дел, а также порядку подготовки документов для сдачи в архив.

В приложения к инструкции по кадровому делопроизводству включается необходимый справочно-иллюстративный материал: приводятся образцы оформления всех видов документов, а также формы регистрационных журналов. Наглядно показываются требования к оформлению реквизитов и составлению текстов документов по кадрам. Кроме того, в приложения можно включить графики документооборота.

Образцы документов размещаются в порядке расположения тематических разделов. В тексте инструкции делаются ссылки на приложения - указываются, какой документ, где посмотреть. Это значительно упростит работу с инструкцией.

3.2 Разработка должностных инструкций

Должностная инструкция - локальный акт, регламентирующий обязанности работника в соответствии с занимаемой должностью. С одной стороны, мало кто оспаривает необходимость его существования. С другой стороны, часто при составлении инструкций подход используется чисто формальный, и поэтому они оказываются невостребованными вплоть до возникновения какой-либо экстраординарной ситуации.

Главной целью должностных инструкций является описание того, какие требования предъявляет к работникам организация для достижения своих целей. Стандарта для написания должностных инструкций нет. Каждая организация имеет право на свое видение этих локальных актов. Однако существуют некоторые общие подходы и правила, которые целесообразно использовать при их разработке.

Как показывает практика, чтобы грамотно составить должностные инструкции, необходимо проанализировать содержание работы сотрудников. Поэтому если организация заинтересована в том, чтобы разработка должностных инструкций прошла успешно, нужно провести большую предварительную работу.

Вначале мы рассмотрим общую схему действий. Затем приведем образцы документов, в которых закрепляются промежуточные результаты работы. И в конечном итоге увидим, как на этой основе получается финальный документ - должностная инструкция работника.

В чем заключается анализ работы.

Итак, прежде всего, собираем информацию. Нам нужны сведения:

- о производственной деятельности (составляем перечень всех видов работ и даем описание того, как, почему и когда работник выполняет каждый из этих видов);

- о поведении сотрудников и способах взаимодействия, необходимых для выполнения каждого вида работ;

- о механизмах, оборудовании, инструментах, требующихся для выполнения работ (сюда включаем данные о производимых продуктах, оказываемых услугах, обрабатываемых материалах, а также знаниях, необходимых для этого);

- о нормах производительности сотрудников (то есть сведения о количестве, качестве, затрачиваемом времени на конкретный вид работы, а также критериях, по которым работа будет оцениваться);

- об условиях труда (информация о физических условиях работы, ее режиме, организационном и социальном окружении);

- о требованиях к работнику, который сможет эффективно выполнять работу (его образовании, опыте, личностных характеристиках).

Анализ работы проводится в несколько этапов.

Этап 1. Определение целей. Прежде всего нужно понять, для чего будет использоваться полученная информация, так как это будет определять вид и источники информации.

Этап 2. Сбор вспомогательной информации. Затем нужно выяснить, какова структура компании и какие технологии она использует. Эта информация дает общую картину организации, а также позволяет определить место каждого рабочего процесса.

Этап 3. Отбор работ. Теперь нужно отобрать работы, которые будут анализироваться. Начинайте с ключевых, наиболее значимых участков, а затем переходите к вспомогательным.

Этап 4. Сбор характеристик. С помощью определенных методов (см. далее) собираем необходимые характеристики рабочего процесса, выявляем наиболее эффективный режим работы и определяем параметры качества, то есть критерии оценки работы.

Этапы 5 и 6. Составление описания работы и ее спецификации. Эти этапы обобщающие, они наиболее важны в предварительной работе по составлению должностных инструкций. Словарь кадровика.

Анализ работы (job analysis) - процедура, в процессе которой определяются характер работы и обязанности по ее выполнению, а также знания, умения и навыки, которыми должен обладать сотрудник, чтобы выполнять эту работу.

Описание работы (job description) - документ, который составляется на финальном этапе анализа и содержит описание того, в чем заключается работа.

Спецификация работы (job specification) - документ, который составляется на финальном этапе анализа и содержит описание того, какими качествами должен обладать сотрудник для успешного выполнения работы.

Данные, полученные в ходе анализа работы, используются затем для проектирования рабочего процесса, если возникает необходимость в его модернизации.

Такая предварительная работа аналогична той, что предшествует описанию бизнес-процессов организации. Если деятельность вашей компании уже описана с помощью бизнес-процессов, разработку должностных инструкций целесообразнее вести на основе бизнес-модели. Это резко сократит объем предварительной аналитической работы и послужит гарантией того, что все производственные и управленческие функции приобретут адресность, а сформированные кадровые документы - понятность и прозрачность.

В сборе информации для проведения анализа работы должны участвовать специалист службы персонала, работник и его непосредственный начальник. Для достоверного анализа требуется их слаженная совместная работа. Если в компании есть бизнес-аналитик, также можете привлечь его в свою команду. Это придаст работе необходимую логичность и системность.

Для сбора необходимых данных можно воспользоваться методами наблюдения, собеседования (интервью), анкетирования, составления списка обязанностей работника. При применении любого из этих методов вначале собираются данные о рабочем месте (такой тип анализа еще называют «анализом, ориентированным на рабочее место»), а затем изучается сам процесс - рассматриваются рабочие задания, которые выполняет сотрудник.

Прямое наблюдение применяется в случаях, когда рабочий процесс требует ручного, стандартизированного труда, или когда он непродолжителен (например, действия рабочего на сборочной линии или работа клерка). Этот метод мало приемлем, когда рабочий процесс предполагает умственную деятельность.

Собеседование (интервью) с работником часто сочетается с методом наблюдения. Собеседование может проводиться с одним работником, группой или с начальником подразделения, который располагает сведениями о рабочем процессе. Групповые интервью проводят, если большое количество работников выполняют схожую работу. Основной недостаток этого метода состоит в том, что при его применении очень высока вероятность искажения информации, так как работники склонны преувеличивать одни свои обязанности и преуменьшать другие. Чтобы избежать таких искажений, обычно используется стандартный набор вопросов, что позволяет сравнивать ответы на них.

Анкетирование (использование опросных листов) - наименее затратный метод. Он очень эффективен, так как позволяет получить много ценной информации за короткий период времени. Анкеты, как правило, являются источником базовой информации, которая затем уточняется при использовании других методов анализа.

Анкеты должны быть составлены таким образом, чтобы можно было получить информацию от рядовых сотрудников и от их руководителей. Поэтому очень важно, какова будет структура анкеты и какие вопросы в нее включить. В одних случаях предпочтение отдают формализованным анкетам, где сотрудникам нужно выбрать необходимые варианты из предложенных списков. В других случаях анкета может состоять из открытых вопросов. Однако лучше всего сочетать эти варианты.

Составление списка обязанностей работника помимо перечисления самих обязанностей подразумевает сбор сведений о том, как часто сотрудник их выполняет и сколько времени требуется для их выполнения. Для этого метода необходимо, чтобы работник вел ежедневные записи. Обычно такой метод применяется при анализе рабочих процессов, не поддающихся наблюдению (работа инженера, ученого или менеджера). Составление и использование анкет:

Совет 1. Анкета должна быть как можно более короткой, так как люди в принципе не любят заполнять анкеты.

Совет 2. Работнику нужно обязательно объяснить, для чего он заполняет анкету и как эта информация будет использоваться.

Совет 3. Анкета должна быть простой по содержанию, вопросы и указания должны быть написаны понятным языком.

Совет 4. Перед тем как широко использовать анкету, протестируйте ее на нескольких сотрудниках. Попросите их дать комментарии, выявите возможные упущения и внесите поправки.

Совет 5. Обязательно определите сроки заполнения анкеты. Не давайте слишком много времени, чтобы не появилось желания отложить ее в долгий ящик.

Совет 6. Не пускайте дело на самотек. Если кто-то из сотрудников отмахнулся от заполнения анкеты, поинтересуйтесь, в чем причина, и разъясните необходимость его ответов еще раз.

После проведения предварительной аналитической работы начинается процесс непосредственного написания должностной инструкции, точнее, составление ее проекта.

Кто должен писать должностные инструкции?

В наличии должностных инструкций заинтересованы многие люди. Но кто должен непосредственно их составлять? Этот вопрос является предметом многочисленных споров. Часто написание проектов инструкций отдается на откуп руководителям подразделений. Кадровые службы берут на себя только оформительские функции. Правильно ли это? Насколько целесообразно дистанцироваться от составления документов, на основе которых позднее будут построены многие кадровые процедуры?

Специалисты по персоналу должны быть организаторами и активными участниками этого процесса. Распределение ролей здесь очевидно. Руководители структурных подразделений отвечают за содержательное наполнение инструкций, профессионально грамотное отражение специфики работы вверенных ему сотрудников. Кадровые специалисты обеспечивают решение организационных вопросов, анализируют ход работы, инструктируют руководителей и координируют работу всех подразделений.

Если в организации есть служба анализа бизнес-процессов, основную часть аналитической работы лучше поручить ей. В противном случае эта обязанность ляжет на плечи отдела персонала. Будет необходимо аккумулировать всю информацию, предоставленную подразделениями организации, и системно анализировать: насколько оптимально распределены функции между структурными единицами компании и между работниками одного подразделения, существует ли «провисание» или дублирование функций. И конечно, в любом случае специалисты кадровой службы должны отследить правильное наименование должностей, соответствие их штатному расписанию. А в завершение обеспечить соответствующее документационное оформление должностных инструкций.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проделанной работы можно сделать следующие выводы.

1. Под оформлением трудовых отношений понимается их документирование, т.е. создание соответствующих документов. В результате документирования создаются организационные, распорядительные, учетные, информационно-справочные и другие документы различных видов и разновидностей. Одновременно с документами оформляются книги, журналы, карточки, в которых учитываются (регистрируются) составленные в организации документы.


Подобные документы

  • Общая характеристика предприятия. Изучение нормативных и организационных документов, устанавливающие правила документирования в исследуемой организации. Особенности и нормативно-правовое обоснование оформления кадровой документации ООО "РемСтрой".

    отчет по практике [61,2 K], добавлен 28.04.2015

  • Задачи кадрового учета, система документации; внедрение информационных технологий в делопроизводство. Процесс автоматизации работы кадровой службы, выбор программного обеспечения для работы с документами по личному составу; ведение кадровых баз данных.

    курсовая работа [69,4 K], добавлен 01.03.2012

  • Анализ локальных нормативных правовых документов больницы. Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Порядок оформления кадровой документации. Организация работы с внутренними документами.

    дипломная работа [550,1 K], добавлен 16.10.2013

  • Понятие кадровой документации. Состав и структура документации кадровой службы. Место кадровой службы в структуре организации. Планирование и организация работы по обеспечению кадрами. Организация хранения документов по кадрам (личному составу).

    курсовая работа [40,3 K], добавлен 06.04.2014

  • Понятие, сущность учета кадровых документов, определение его признаков. Особенности документирования трудовых отношений на предприятии. Классификация кадровых документов, их типовые формы, состав, порядок оформления, формирование личного дела и карточки.

    курсовая работа [39,2 K], добавлен 08.05.2011

  • Виды и назначение документации. Правила правильного, полного и своевременного оформления кадровых документов. Оформление данных по личному составу организации. Основы составления личного дела. Подготовка документации по личному составу к архиву.

    курсовая работа [77,4 K], добавлен 20.12.2015

  • Поиск путей совершенствования работы кадровых служб в Республике Беларусь посредством осуществления анализа кадровой политики предприятия ООО "Белкрус" и реализации основных задач и функций кадровой службы. Роль кадровой службы в управлении организацией.

    курсовая работа [67,6 K], добавлен 12.10.2010

  • Анализ требований к составлению служебных документов. Изучение порядка оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Заключение трудового договора. Состав документов, имеющихся в личном деле. Подготовка документации по личному составу к архиву.

    курсовая работа [50,1 K], добавлен 19.12.2015

  • Состав документации кадровой службы. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров. Порядок оформления, регистрации приказов по личному составу. Утверждение должностной инструкции.

    курсовая работа [957,9 K], добавлен 20.11.2011

  • Особенности документирования управленческой деятельности, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Порядок размножения документов. Правила оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм.

    курсовая работа [31,8 K], добавлен 22.12.2010

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.