Обязательность регистрации документов прямо обусловлена требованием п. 4.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536: «…регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях». Необходимо подчеркнуть, что сама процедура регистрации документов не сводится только к простановке в них регистрационных дат и номеров. Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (п. 4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

2. Работа с кадровой документацией не ограничивается только составлением, регистрацией и исполнением документов. Важнейшей составной частью этой работы является формирование исполненных документов в дела для организации их хранения и использования в справочных целях.

Таким образом, кадровое делопроизводство - это совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску документов по управлению персоналом. Для своевременного и правильного выполнения этих процедур представляется наиболее целесообразным максимально регламентировать как состав кадровых документов, так и технологию работы с ними за счет создания комплекса локальных нормативных актов по делопроизводству: Табеля форм документов, Альбома форм документов, Графика документооборота кадровой службы, Инструкции по кадровому делопроизводству.

Одной из главных задач названных актов является отражение особенностей производственной деятельности организации, а для начинающих работников кадровой службы локальные нормативные акты по делопроизводству должны стать справочником, дающим ответы на возникающие у них вопросы по документированию трудовых отношений.

3. Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач.

Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.

Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства.

Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Однако, это далеко не все. Главное значение кадровой документации - придание трудовым отношениям большей прозрачности. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

4. Ведение кадровой документации является обязательным для любого предприятия любой формы собственности. Кадровая документация призвана оформлять и закреплять трудовые отношения между работником и работодателем. Она включает в себя различные информационные показатели, установленные общероссийскими классификаторами. Только при правильном ее ведении возможно нормальное функционирование любого предприятия. Кадровая документация очень обширна и разделяется на виды и разновидности по своим функциям и задачам. Среди основных ее видов можно выделить документы по личному составу и организационно-распорядительные документы. Но, несмотря на ее многообразие, должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Обязательное ведение кадровых документов предусмотрено Трудовым кодексом Российской Федерации и другими ведомственными актами. Важно сказать, что для части кадровых документов установлены единые стандарты по всей стране (трудовая книжка, листок по учету кадров, график отпусков и др.), для части документов предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации (кадровые приказы, справка с места работы или учебы и др.), а для части документов перечислен только состав информации, который должен входить в данный документ.

5. Составление и оформление кадровой документации регламентируется различными законодательными актами и ГОСТами. За правильное оформление и ведение кадровой документации отвечает кадровая служба, которая должна существовать на каждом предприятии. Нарушение оформления кадровой документации носят правовой характер и преследуются по закону. Отдельными законодательными актами определяется система учета и хранения кадровых документов. Для ее учета в кадровой службе ведутся специальные книги и журналы учета. Хранение кадровой документации осуществляется в соответствии с Правилами Архивной службы. Для хранения кадровые документы группируются в строго определенной последовательности.

Если внебюджетное предприятие имеет небольшие объем производства и штатную численность (например, мастерская по оказанию бытовых услуг населению, где работает 8 - 10 человек), его документы по основной деятельности могут (по результатам экспертизы ценности документов) в архив не сдаваться. Но документация по личному составу, фиксирующая трудовые отношения работника и работодателя, при ликвидации такого предприятия подлежит обязательной сдаче в архив. Почему важны "мелочи"? К сожалению, на практике и сегодня существуют руководители и кадровые специалисты предприятий, не отдающие себе отчета в юридической и практической значимости кадровых документов.

Система учета и хранения кадровых документов также достаточно обособлена. В кадровой службе ведется большое количество регистрационных массивов в основном в книжной (журнальной) форме:

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

- журнал учета приказов по личному составу;

- журнал учета выдачи командировочных удостоверений;

- журнал учета выдачи пропусков и др.

Это обусловлено, во-первых, длительными сроками хранения не только документов но и регистрационных сведений о них, так как в случае утери самих документов основанием для выдачи справок социального характера становятся сведения об их регистрации. Во вторых, предполагается роспись сотрудников, подтверждающая получение документов на руки как, например, при выдаче пропусков, аттестатов, дипломов, трудовых книжек и т.д.

Хранение кадровых документов также несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате, личные карточки группируются в самостоятельные дела или картотеки и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Конституция Российской Федерации: Официальный текст: Принят всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 122 с.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации: официальный текст: (в ред. от 30 декабря 2006 г.). - М.: Омега-Л, 2007. - 269 с.

3. Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (ред. от 30.06.2003) // Российская газета. - 2000. - № 244. - С. 2.

4. Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 03.11.2006) // Российская газета. - 1996. - № 228. - С. 4 - 6.

5. Федеральный закон от 17.12.2001 г. № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (ред. от 03.06.2006 г.) // Российская газета. - 2001. - № 247. - С. 3.

6. Федеральный закон от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ред. от 02.02.2006 г., с изм. от 18.12.2006 г.) // Российская газета. - 2004. - № 166. - С. 4 - 6.

7. Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 04.12.2006 г.) // Российская газета. - 2004. - № 237. - С. 4.

8. Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. - 2006. - № 165. - С. 3.

9. Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» // Российская газета. - 2006. - № 165. - С. 4.

10. Закон РФ от 21.07.1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (ред. от 22.08.2004 г.) // Российская газета. - 1993. - № 182. - С. 4 - 5.

11. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 (ред. от 06.02.2004 г.) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») // Российская газета. - 2003. - № 77. - С. 5.

12. Постановление Правительства РФ от 23.07.2005 г. № 443 «Об утверждении правил разработки перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» // Собрание законодательства РФ. - 2005. - № 31. - Ст. 3224.

13. Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 13 февраля 2002 г. № А79-1462/02-СК1-1252 // Гарант [Электронный ресурс]: справочная правовая система. - Сетевая версия. - Электрон. дан. - М.: Гарант-Сервис, 1990 - 2007.

14. Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11 июля 2001 г. № А11-6743/00-К2-Е-3073-142 // Гарант [Электронный ресурс]: справочная правовая система. - Сетевая версия. - Электрон. дан. - М.: Гарант-Сервис, 1990 - 2007.

15. Постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 23 октября 2003 г. № КА-А40/7999-03 // Гарант [Электронный ресурс]: справочная правовая система. - Сетевая версия. - Электрон. дан. - М.: Гарант-Сервис, 1990 - 2007.

16. Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р «Об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица» // Собрание актов Президента и Правительства РФ. - 1994. - № 13. - Ст. 1048.

17. Приказ Минтруда России от 09.07.2002 г. № 143 «О типовых формах документов федеральной инспекции труда» // Консультант Плюс [Электронный ресурс]: справочная правовая система. Версия Проф, сетевая. Электрон. дан. (64 кб). М., 1992 - 2007.

18. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»). - М.: ИПК Изд-во стандартов, 2003. - 176 с.

19. Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении инструкций по заполнению трудовых книжек» // Российская газета. - 2003. - № 235. - С. 4.

20. Постановления Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Бюллетень Минтруда РФ. - 2004. - № 5. - С. 10 - 12.

21. Письмо Минфина РФ от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158 «О порядке документального оформления служебных командировок» // Налоги. - 2003. - № 5. - С. 1.

22. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» // Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. - 1988. - № 7. - С. 12 - 19.

23. Положение о порядке обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию (утв. постановлением Президиума ВЦСПС от 12 ноября 1984 г. № 13-6) (в ред. на 15 апреля 1992 г.) // Библиотека "Российской газеты" совместно с библиотечкой журнала "Социальная защита". - 1995. - Вып. № 4. - С. 12 - 18.

24. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. - М.: Главархив СССР, 1991. - 275 с.

25. ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования (Постановление Госстандарта СССР от 13.10.1982 г. № 3956). - М.: Госстандарт СССР, 1984. - 23 с.

26. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37) (ред. от 07.11.2006 г.). - М.: Экономика, 2007. - 271 с.

27. Новый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих: [дополненный постановлениями Минтруда России от 29.01.2004 г. № 5, от 09.02.2004 г. № 9, от 22.04.2004 г. № 51]. - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2005. - 389 с.

28. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988 г.) (ред. от 27.06.1996 г., с изм. от 06.10.2000 г.). - М.: Росархив, 2001. - 36 с.

29. Основные правила работы ведомственных архивов (Одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 г., приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 № 263). - М.: Главархив СССР, 1986. - 39 с.

30. Азбука кадровика. Все документы по работе с персоналом. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Вершина, 2008. - 288 с.

31. Азбука кадровика. Образцы приказов на все случаи жизни / Под ред. С.В. Белоусовой. - М.: Вершина, 2007. - 192 с.

32. Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве / Под ред. Ю.Л. Фадеева. - М.: Эксмо, 2007. - 160 с.

33. Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2002. - 352 с.

34. Вагина Е.А. Ведение кадровой документации (на примере филиала РГГУ в г. Калуге) // Делопроизводство. - 2004. - № 1. - С. 43 - 48.

35. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. Верховцев А.В. - 4-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 221 с.

36. Документационное обеспечение кадровой деятельности. Порядок оформления документов по личному составу в делопроизводстве отдела кадров и бухгалтерии: Методические рекомендации Мосгорархива. - М.: Мосгорархив, 1993. - 329 с.

37. Документы по персоналу предприятия: Кадровая политика. Работа кадровой службы. Управленческая и кадровая документация. Формы, примеры / Авт.-сост. Басаков М.И. - Ростов н/Д.: МарТ, 2002. - 272 с.

38. Должности руководителей и служащих, квалификационные характеристики, тарифные разряды. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 218 с.

39. Должностные инструкции руководителей, специалистов, исполнителей основного штатного состава: [100 образцов документов: для работников кадровой службы и юристов] / Сост. Ю.В. Сенотрусова. - 3-е изд. - М.: Омега-Л, 2006. - 205 с.

40. Кирюхин Ю.Г., Мельникова О.М. Автоматизация работы с кадровой документацией // Делопроизводство. - 2003. - № 4. - С. 46 - 49.

41. Красавин А. Как правильно оформить на работу? // Служба кадров: Ежемесячный журнал. - 2002. - № 2. - С. 62 - 63.

42. Красавин А.С. Новые формы документов: плюсы и минусы // Служба кадров: Ежемесячный журнал. - 2002. - № 1. - С. 80 - 84.

43. Красавин А.С. Оформление испытательного срока // Служба кадров: Ежемесячный журнал. - 2003. - № 6. - С. 48 - 49.

44. Красавин А.С. Оформление отпуска // Служба кадров: Ежемесячный журнал. - 2004. - № 1. - С. 53 - 57.

45. Красавин А.С. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя // Служба кадров: Ежемесячный журнал. - 2003. - № 9. - С. 60 - 63.

46. Красавин А.С. Сроки хранения кадровых документов // Служба кадров: Ежемесячный журнал. - 2003. - № 1. - С. 55 - 60.

47. Кугушева Т.В. Делопроизводство. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. - 256 с.

48. Кузнецов И.Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. - М.: Интерпрессервис, 2006. - 832 с.

49. Кузнецова А.Н., Лихачев М.Г., Райхцаум А.Л., Соколов А.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М.: Экономика, 2004. - 296 с.

50. Кузнецова Т.В. Новые правила о порядке ведения трудовых книжек // Секретарское дело. - 2003. - № 6. - С. 4 - 6.

51. Лопатникова Е.А. Делопроизводство. Образцы документов с комментариями. - М.: Омега-Л, 2008. - 320 с.

52. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации. Подготовка, оформление и ведение документации. 75 образцов основных документов. - М.: Омега-Л, 2008. - 480 с.

53. Пустозерова В.М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. С учетом новых поправок. - М.: Бюро печати, 2007. - 144 с.

54. Пшенко А.В. Технология работы с конфиденциальными документами // Секретарское дело. - 2003. - № 2. - С. 7 - 10.

55. Реформирование государственной службы: проблемы кадровой политики и пути их решения: материалы межрегиональной научно-практической конференции, 26 ноября 2001 г. / Редкол.: С.Ю. Наумов (отв. ред.) [и др.]. - Саратов, 2002. - 231 с.

56. Рогожин М.Ю. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности. - СПб.: Питер, 2004. - 208 с.

57. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия. - СПб.: Питер, 2005. - 160 с.

58. Рогожин М.Ю. Организация кадровой работы предприятия. - М.: РДЛ, 2004. - 372 с.

59. Семенихин В.В., Емельянова Ю.В., Маканова И.Н. Документооборот в организации: Правовое регулирование: Практич. руководство / Под ред. Ю.Л. Фадеева. - М.: Эксмо, 2007. - 144 с.

60. Справочник по кадровому делопроизводству / Под ред. Ю.Л. Фадеева. - М.: Эксмо, 2007. - 176 с.

61. Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу: Составление и работа с документами. Оформление приема и увольнения работников. Трудовой договор, материальная ответственность. Подбор персонала. - М.: Приор, 1999. - 22 с.

62. Степанов Е. Персональные данные и их защита // Делопроизводство. - 2001. - № 9. - С. 40 - 43.

63. Чуковенков А.Ю., Янковская В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 216 с.

Приложение 1

ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

Дата	Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб	Основание	Личная подпись владельца трудовой книжки
1	2	3	4	5	6

АТТЕСТАЦИЯ

Дата аттестации	Решение комиссии	Документ (протокол)	Основание
		номер	дата
1	2	3	4	5

ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Дата	Вид повышения квалификации	Наименование образовательного учреждения, место его нахождения	Документ (удостоверение, свидетельство)	Основание
начала обучения	окончания обучения			наименование	серия, номер	дата
1	2	3	4	5	6	7	8

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА

Дата	Специальность (направление, профессия)	Документ (диплом, свидетельство)	Основание
начала обучения	окончания обучения		наименование	номер	дата
1	2	3	4	5	6	7

НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ

Наименование награды (поощрения)	Документ
	наименование	номер	дата
1	2	3	4

ОТПУСК

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)	Период работы	Количество календарных дней отпуска	Дата	Основание
	с	по		начала	окончания
1	2	3	4	5	6	7

СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством

Наименование льготы	Документ	Основание
	номер	дата выдачи
1	2	3	4

Приложение 2

Образец приказа по личному составу

ДОАО «Спецгазавтотранс»

ПРИКАЗ

15.11.07 № 35-к

по личному составу

1. ПРИНЯТЬ

1.1. Тимофеева Тимура Анатольевича на должность старшего бухгалтера с 17.11.07 с окладом 12000 руб. в месяц, согласно заключенному контракту.

Основание: контракт № 54 от 15.11.07

С приказом ознакомлен: _______________________

1.2. Зиновьеву Наталью Борисовну на должность специалиста технического отдела с 18.11.07 с двухмесячным испытательным сроком с окладом 8000 руб. в месяц, согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Зиновьевой Н.Б.

С приказом ознакомлена: ________________________

1.3. Золотарёву Антонину Ярославну уборщицей склада, временно, с 17.11.07 по 19.02.08, с окладом 4000 рублей в месяц, согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Золотарёвой А.Я.

С приказом ознакомлена: _______________________

2. ПЕРЕВЕСТИ

Петрова Г.А., старшего специалиста экономического отдела с его согласия, на должность ведущего специалиста того же отдела с 17.11.07 с окладом 10000 руб. в месяц.

Основание: заявление Петрова А.Г., докладная записка заведующего экономическим отделом Ефимова В.С.

С приказом ознакомлен: _______________________

3. УВОЛИТЬ

Антиперович О.А., секретаря-референта канцелярии, 19.11.07 в связи с истечением срока трудового договора, п. 2 ст. 29 ТК РФ.

Основание: контракт № 54 от 10.06.06

С приказом ознакомлена: __________________________

Директор ДОАО «Спецгазавтотранс» ___________________А.В. Приходько

Визы согласования

Заинтересованных

Должностных лиц

В дело 12-03

Приложение 3

Образец личного заявления

Бухгалтерия Директору

ДОАО «Спецгазавтотранс»

А.В. Приходько

ЗАЯВЛЕНИЕ

15.04.07

Прошу освободить меня от должности старшего механика по собственному желанию.

______________

Фомичёвой Н.К.

Подготовит приказ

об увольнении 29.04.07

по собственному желанию

Подпись директора 16.04.07

В дело 12-03

Подпись 26.04.07

Издан приказ

№ 5-к от 26.04.07

Приложение 4

ДОАО «Спецгазавтотранс»

Приказ

"17" декабря 2007 г. № 1257-п

О наказании кладовщика Ковыршина С.С.

Ковырщин С.С. кладовщик 2 разряда ДОАО «Спецгазавтотранс», 12 декабря 2007 года с 09 часов 00 минут по 18 часов 00 минут отсутствовал на работе. Документов, подтверждающих уважительную причину отсутствия, не представил.

Ковыршин С.С. допустил грубое нарушение трудовой дисциплины - отсутствие на работе без уважительной причины в течение рабочего дня, чем нарушил ст. 21 Трудового кодекса Российской Федерации и Правила внутреннего трудового распорядка работников ДОАО «Спецгазавтотранс».

На основании вышеизложенного, а также служебной записки главного инженера ДОАО «Спецгазавтотранс» Щетинина Р.Б. от 12.12.2007 г. служебной записки мастера Тынянова М.В. от 12.12.2007 г., акта отсутствия на работе Ковыршина С.С. от 12.12.2007 г., письменного объяснения Ковыршина С.С. от 13.12.2007 г., план-графика рабочего времени на 2007 год Ковыршина С.С. и учитывая, что приказом № 1111 от 22.05,2007 г. зa ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей на него наложено дисциплинарное взыскание в виде замечания

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. День 12 декабря 2007 года считать прогулом.

2. За грубое нарушение трудовых обязанностей - отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (прогул), кладовщику 2 разряда ДОАО «Спецгазавтотранс» Ковыршину Сергею Сергеевичу объявить выговор.

3. Не выплачивать:

- премию по итогам работы за декабрь 2007;

- надбавку за личный вклад за декабрь 2007;

- вознаграждение по итогам работы за 2007 год.

Табельный № 1717.

4. Уведомить Ковыршина Сергея Сергеевича, кладовщика 2 разряда ДОАО «Спецгазавтотранс» о возможности увольнения по п. 5 ст. 81 ТК РФ при повторном неисполнении без уважительных причин трудовых обязанностей в течение 1 года с момента издания настоящего приказа.

Делопроизводителю отдела кадров в течение одного рабочего дня подготовить копии приказа и направить в отдел кадров, расчетный отдел бухгалтерии ДОАО «Спецгазавтотранс» для ознакомления Ковыршина С.С.

6. Начальнику ДОАО «Спецгазавтотранс» внести соответствующие изменения в табель учета рабочего времени, ознакомить Ковыршина С.С. с данным приказом в течение трёх рабочих дней под расписку, направить копию приказа с распиской об ознакомлении в отдел кадров.

Заместитель директора по кадрам_________________Кирович Н.В.

Приложение 5

Инструкция по кадровому делопроизводству в ДОАО «Спецгазавтотранс»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по кадровому делопроизводству в ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» (далее - Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового делопроизводства в аппарате управления ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС», филиалах и иных структурных подразделениях ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» (далее - подразделения ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС»).

1.2. Кадровое делопроизводство осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, нормативными документами ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС», в том числе настоящей Инструкцией и документами подразделений ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС».

1.3. Организация работы по выполнению требований настоящей Инструкции возлагается на руководителей подразделений аппарата управления ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС», служб управления персоналом филиалов и иных структурных подразделений ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС».

1.4. Департамент управления персоналом ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» осуществляет методическое руководство организацией и совершенствованием кадрового делопроизводства в ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» и контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с кадровыми документами.

1.5. Решение кадровых вопросов в подразделениях ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» осуществляют службы управления персоналом (департамент, служба, отдел, сектор, специально закрепленный работник), подчиняющиеся непосредственно руководителю соответствующего подразделения или одному из его заместителей.

1.6. Выбор организационной формы службы управления персоналом зависит от: масштабов подразделений ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» и ее места в системе управления; количества работающих в подразделении; порядка подбора кадров; объема обрабатываемых информационно-документационных массивов и иных показателей.

При небольшой численности подразделения ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» обязанности кадрового делопроизводств возлагаются на специально закрепленного работника.

1.7. Службы управления персоналом осуществляют:

комплектование подразделений ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» необходимыми

квалифицированными кадрами;

учет личного состава и систематический его анализ;

учет движения кадров, подготовку резерва на выдвижение;

подготовку проведения аттестации руководителей и специалистов;

совершенствование работы службы на основе внедрения новейших

технологий работы с документами и методик подбора персонала;

другие функции, связанные с работой по управлению персоналом.

1.8. Для обеспечения ведения кадрового делопроизводства службы управления персоналом имеют печати (штампы).

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

2.1. Кадровое делопроизводство осуществляется в виде организационных, распорядительных и информационно-справочных документов.

2.2. Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» и его подразделений, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов каждого из этих подразделений.

2.3. К основным организационным документам, в частности, относятся:

устав;

положение;

штатное расписание;

правила внутреннего трудового распорядка;

коллективный договор;

положение об оплате труда;

положение о премировании;

положение о комиссии по трудовым спорам;

а также должностные инструкции.

При необходимости применяются и другие организационные документы для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками (положение о молодом специалисте, положение о резерве кадров, положение об аттестации и т.п.).

2.4. К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и поручения по основной деятельности ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС», в которых отражаются вопросы работы с кадрами, а также документы по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.

2.4.1. Специалисты служб управления персоналом ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» при подготовке документов по личному составу руководствуются Альбомом учетных форм первичной документации по личному составу и административно-хозяйственной деятельности, утвержденным ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» 8 сентября 2004 г.

2.4.2. Приказы по личному составу, издаваемые по унифицированным формам (Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 и т.п.) оформляются с использованием шрифта Times New Roman, размер N 14. В тексте документа фамилия, имя и отчество пишутся на одной строке (первые буквы прописные, остальные строчные) с одним пробелом между словами.

2.4.3. Допускается оформление приказов по личному составу (о наложении дисциплинарных взысканий, о смене фамилии, о замещении и т.п.) в произвольной форме, так как унифицированные формы приказов не охватывают все кадровые операции.

2.5. К информационно-справочным документам относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы, протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, заявления, графики ежегодных отпусков, другие документы, содержащие информационно-справочные данные по вопросам работы с кадрами.

3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДВИЖЕНИЯ КАДРОВ

3.1. Документирование трудовых правоотношений осуществляется при приеме, переводе, перемещении, увольнении работников, предоставлении отпусков, командировании, нахождении на лечении и т.д.

3.2. Оформление приема, поступающего на работу, осуществляется на основе:

паспорта;

документов об образовании, о квалификации или наличии

специальных знаний;

трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

3.3. При оформлении трудового договора при приеме на работу работников, связанных с движением автотранспорта, а также иных лиц в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, должно быть представлено заключение о медицинском освидетельствовании, которое определяет пригодность работника по состоянию здоровья к выполнению функций, предусмотренных его трудовым договором.

В процессе трудовой деятельности некоторые категории работников, указанные в статье 213 Трудового кодекса Российской Федерации, проходят периодические медицинские осмотры.

При направлении работников во врачебно-экспертную комиссию негосударственных учреждений здравоохранения ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» для прохождения обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований) специалисты служб управления персоналом оформляют карту обязательного медицинского осмотра (форма АКУ-22).

3.4. Специалист службы управления персоналом в отдельных случаях может запрашивать у лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации и необходимые при заключении трудового договора.

3.5. На лиц, поступающих на работу впервые, оформляются трудовая книжка и документы для получения страхового свидетельства государственного пенсионного страхования.

3.6. Лицо, поступающее на работу в ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» подает вместе с документами, указанными в пункте 3.2 настоящей Инструкции, личное заявление с просьбой о приеме на работу или согласии работать на предложенной ему должности.

При достижении договоренности с лицом, поступающим на работу, заключается трудовой договор и издается приказ о приеме его на работу.

3.7. Назначение на должность (освобождение от должности) руководящих работников и специалистов ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» осуществляется в соответствии с порядком назначения на должность (освобождения от должности) этой категории работников, установленным в ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС».

3.8. С лицами, допускаемыми к сведениям, составляющим государственную тайну, трудовой договор заключается после оформления соответствующего допуска по установленной форме.

3.9. Последовательность оформления документов при приеме на работу:

составление и оформление трудового договора;

составление и оформление приказа о приеме на работу;

оформление личной карточки (форма N Т-2);

внесение соответствующей записи в трудовую книжку;

оформление личного дела;

внесение соответствующей записи в карточку о сменяемости руководителя (АКУ-14);

составление справки, отражающей социально-демографические сведения о работнике и его работу в прошлом.

3.10. Приказы по личному составу являются первичными учетными документами, фиксирующими факт приема, перевода, перемещения или увольнения работника, и основанием для начисления ему заработной платы.

3.11. Приказ о приеме на работу (форма N Т-1) издается на основании заключенного трудового договора.

3.12. Приказ о приеме на работу, подписанный руководителем подразделения ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС», регистрируется и объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

3.13. Личная карточка работника (форма N Т-2) является основным учетным документом, оформляется на каждого работника, принятого на работу, и служит основанием для анализа состава и учета движения кадров.

3.14. В период оформления на работу специалист службы управления персоналом ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» знакомит работника с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и другими документами ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» и соответствующего подразделения, имеющими отношение к его трудовой деятельности.

3.15. В зависимости от профессии (должности), квалификации и вида предстоящей трудовой деятельности работник допускается к выполнению должностных обязанностей после проведения соответствующих инструктажей, обучения, стажировки или проверки знаний.

3.16. Информация о работнике вносится при необходимости в учетные книги и журналы: о приеме и увольнении работников, о движении трудовых книжек, о регистрации приказов, об учете трудовых договоров, должностных инструкций, служебных удостоверений и т.п.

3.17. Оформление перевода работников ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» из одного подразделения аппарата управления, филиала, иного структурного подразделения ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» на другую постоянную работу в иное подразделение аппарата управления, филиал, иное структурное подразделение ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» осуществляется в соответствии с Порядком оформления перевода работников ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» на другую постоянную работу в ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС», утвержденным Приказом ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» 12 сентября 2005 г. N 137.

3.18. Предоставление ежегодных отпусков работникам ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» осуществляется в соответствии с графиком ежегодных отпусков и оформляется приказом по личному составу (формы N Т-6 и N Т-6а).

3.19. Оформление работников в командировки осуществляется по унифицированным формам: служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а); приказы о направлении работника (работников) в командировку (формы N Т-9 и N Т-9а); командировочное удостоверение (форма N Т-10).

4. ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

4.1. Личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела оформляются на руководителей и специалистов ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС».

Первоначально в личное дело группируются документы, оформленные при приеме на работу и назначении на должность. Личные дела включает в себя анкетно-биографические, характеризующие и дополнительные документы.

4.2. Документы в личном деле работника располагают в хронологическом порядке (по дате их издания или составления) в следующей последовательности:

дополнение к анкете (АКУ-2);

анкета с фотографией 4 х 6 (АКУ-1);

копии дипломов об окончании высшего, среднего профессионального учебного заведения;

копии свидетельств о дополнительном профессиональном образовании;

копии дипломов о повышении квалификации;

копии дипломов, аттестатов о присвоении ученых степеней, званий;

автобиография (АКУ-5);

представление;

характеристика;

заявление;

медицинское заключение о состоянии здоровья (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации);

трудовой договор;

приказ о назначении (приеме на работу);

опись документов, имеющихся в личном деле (АКУ-4).

4.3. В дальнейшем в личное дело включают все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника (документы об изменении анкетно-биографических данных, представления о назначении, характеристики, аттестационные листы, копии приказов о переводе на другую работу, о поощрениях, дисциплинарных взысканиях и т.п.).

4.4. Ответственным за достоверность персональных данных и наличие документов личных дел работников является руководитель службы управления персоналом ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС».

4.5. Документы личных дел работников, назначаемых президентом и вице-президентом ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС», возглавляющим блок управления персоналом, предоставляются в Департамент управления персоналом ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» за десять дней до установленной даты рассмотрения вопроса об их назначении.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ВЕДЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

5.1. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

5.2. Трудовая книжка оформляется и в дальнейшем ведется в точном соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

5.3. Трудовая книжка является документом строгой отчетности. В подразделениях ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (АКУ- 19).

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, которая ведется бухгалтерией подразделения ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС», вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется службой управления персоналом, регистрируются все трудовые книжки работников ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС», принятых на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них (с указанием серии и номера), оформленные на работников, поступивших на работу впервые.

5.4. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.5. В соответствии с пунктом 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, неполученные работниками при их увольнении трудовые книжки хранятся в течение двух лет в службе управления персоналом, а затем передаются на хранение в архив.

Срок хранения невостребованных трудовых книжек - 50 лет.

6. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ

6.1. Общий порядок работы по подготовке документов кадрового делопроизводства к архивному хранению, включая формирование и оформление дел, проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и передачу дел в архив, регламентируется инструкцией по делопроизводству соответствующего подразделения ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС».

6.2. Документы кадрового делопроизводства по истечению срока надобности в установленном порядке передаются на архивное хранение либо выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляют путем проведения экспертизы ценности документов.

6.3. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов кадрового делопроизводства проводит постоянно действующая экспертная комиссия соответствующего подразделения ОАО "СПЕЦГАЗАВТОТРАНС".

6.4. Документы по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат передаче в архив не позднее, чем через три года после завершения их делопроизводством. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения не передаются в архив, а хранятся в соответствующих подразделениях (как правило, в службе управления персоналом или бухгалтерии) в специально отведенных местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) и по истечении сроков их хранения уничтожаются в установленном порядке.

6.5. К документам по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения относятся: приказы по личному составу о назначении (приеме), освобождении (увольнении), переводе, перемещении, смене фамилии, награждении и поощрении; личные дела и личные карточки работников (форма N Т-2).

6.6. Подготовка дел по личному составу к передаче в архив осуществляется специалистами служб управления персоналом, за которыми в должностной инструкции закреплена эта функция.

6.7. Документы по личному составу, подлежащие передаче в архив, формируются в соответствующие дела, каждый лист дела нумеруется в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке. Номера листов проставляются карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветных карандашей не допускается. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале нумеруется конверт, а затем - каждый вложенный в него документ.

6.8. Допущенные при нумерации листов ошибки устраняются, при этом старый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер. Делать исправления запрещается.

6.9. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, утвержденными Росархивом 6 февраля 2002 г., обязательными реквизитами описания обложки дела являются:

наименование организации - ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС»;

наименование структурного подразделения ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС»;

индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);

заголовок дела;

дата начала и окончания дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

На обложке дела указывается полное наименование подразделения ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС», а в скобках - принятое сокращенное наименование этого подразделения.

6.10. Каждое оформленное для передачи на архивное хранение дело должно иметь внутреннюю опись включенных в него документов.

6.11. Передача дел в соответствующий архив подразделений ОАО "СПЕЦГАЗАВТОТРАНС" осуществляется по графику, который составляется заведующим архивом (или лицом, ответственным за архив) по согласованию с руководителем подразделения ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС», передающего документы. График утверждается руководителем этого подразделения ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС».

6.12. В ходе подготовки дел к передаче на хранение в архив заведующий архивом (ответственный за архив) проверяет полноту состава документов, включенных в сдаточную опись, и качество их обработки. Наличие дел по описи сверяется с номенклатурой дел. Если по каким-либо причинам (в результате пожара, затопления, несчастного случая и т.п.) произошла утрата документов, то составляется акт о происшествии в присутствии представителей соответствующих государственных органов (пожарной охраны, водоканала, милиции и т.п.).

6.13. Прием-передачу документов в архив подразделений ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» проводят в день, согласованный лицами, осуществляющими прием- передачу документов.

6.14. Дела в архив доставляет специалист службы управления персоналом, передающий документы. Дела передаются в архив в связках или архивных коробках согласно сдаточной описи, в строгом соответствии с их порядковыми номерами. Каждая связка или коробка должна иметь свой ярлык, который содержит следующие элементы описания: название подразделения, номер описи, номера дел, номер связки.

6.15. Прием каждого дела, включенного в опись, производится заведующим архивом (ответственным за архив) в присутствии специалиста службы управления персоналом, передающего документы. В ходе приема-передачи дел на всех экземплярах описи делается отметка о наличии включенного в нее дела. По итогам приема в конце каждого экземпляра описи делается запись о количестве принятых в архив дел (цифрами и прописью). В конце описи проставляются дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом (ответственного за архив) и специалиста службы управления персоналом, участвовавшего в передаче дел.

7. ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ

7.1. Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

7.2. При обработке персональных данных работника ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС», т.е. получении, хранении, передаче или любом другом использовании персональных данных работника работодатель или специалист службы управления персоналом обязан соблюдать установленные Трудовым кодексом Российской Федерации требования, а также требования нормативных документов ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС».

7.3. Обработку персональных данных работников ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» осуществляют назначенные для этой работы специалисты служб управления персоналом.

7.4. Доступ к личным делам руководителей и специалистов ОАО "СПЕЦГАЗАВТОТРАНС", назначаемых президентом и вице-президентом ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС», возглавляющим блок управления персоналом также разрешается: первому вице-президенту, старшим вице-президентам, начальнику Департамента управления персоналом ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» и заместителю начальника - начальнику отдела руководящих кадров этого департамента.

7.5. Доступ к личным делам руководителей и специалистов ДОАО "СПЕЦГАЗАВТОТРАНС", кроме указанных в пункте 7.4 настоящей Инструкции, разрешается руководителям подразделений ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» в отношении непосредственно подчиненных им работников.

7.6. Передача персональных данных работников ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» осуществляется в соответствии со статьей 88 Трудового кодекса Российской Федерации.

7.7. Сохранность персональных данных работников, назначаемых на должность и освобождаемых от должности президентом и вице-президентом ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС», возглавляющим блок управления персоналом ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС», обеспечивается Департаментом управления персоналом ДОАО "СПЕЦГАЗАВТОТРАНС".

7.8. Сохранность персональных данных работников подразделений ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» обеспечивается соответствующими службами управления персоналом этих подразделений.

7.9. Трудовые книжки, личные дела, архивные личные дела, личные карточки работников (формы Т-2), приказы по личному составу, справки, отражающие социально-демографические сведения о работнике и его работу в прошлом, алфавитные карточки, карточки о сменяемости руководителя хранятся в специально оборудованных шкафах.

7.10. Личные дела работников, назначаемых на должность и освобождаемых от должности президентом и вице-президентом ДОАО "СПЕЦГАЗАВТОТРАНС", возглавляющим блок управления персоналом, хранятся после освобождения их от занимаемой должности в течение трех лет в Департаменте управления персоналом ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС». По истечении этого срока передаются в архив ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС» на постоянное хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

7.11. Хранение персональных данных работников в электронном виде осуществляется в специально выделенных для этих целей ПЭВМ. Допуск к работе на ПЭВМ предоставляется руководителям и работникам кадровых подразделений ДОАО «СПЕЦГАЗАВТОТРАНС», имеющим на это должностные полномочия.

Размещено на Allbest.ru