Основы менеджмента

В диверсифицированной компании основной задачей планирования является координация деятельности производственных отделений.

Таблица 8.2

Различия в характере планирования в специализированных и диверсифицированных компаниях

Элементы планирования	Тип компании
	Специализированная	Диверсифицированная
Назначение	Формирование стратегии и структуры	Объединение стратегии отделений
Выработка идей и разработка плана	Централизованы	Децентрализованы
Поиск	Поиск в широкой сфере, но узкий и глубокий, в основном силами планового отдела	Широкий поиск преимущественно в отделениях
Цели	Приоритеты: доля на рынке, рост продаж и прибыль	Приоритеты: норма прибыли, рост продаж и доля на рынке
Ключевые вопросы	Конкуренция, совершенствование продукта и объем производства	Разработка новых продуктов, номенклатура продуктов
Временной горизонт	Средне и долгосрочный	Долгосрочная стратегия плюс среднесрочный план
Неопределенность	Гибкий план	Гибкий план и диверсификация
Контроль	Прямой	Финансовые показатели

Обычная модель состоит из четырех стадий: формулирование предпосылок, постановка проблем, долгосрочная стратегия, среднесрочные планы.

Стадия 1. Формулирование предпосылок

Философия и цели компании пересматриваются с участием акционеров с учетом ресурсов. На основе собранной информации о внешней среде как в целом, так и о состоянии и развитии отрасли и о конкуренции составляются прогнозы положения фирмы на будущее. Анализ прогнозов выявляет возможности и угрозы. Оценка результатов прошлой деятельности и текущих итогов выявляет проблемы и дает информацию для прогнозирования будущего развития фирмы.

Стадия 2. Уточнение проблем

Исходя из вышеперечисленных предпосылок определяются уровни притязаний, например, темпы роста ежегодно должны превышать 10%. Затем прогнозируются важнейшие результаты при условии сохранения действующей политики, которые сравниваются с уровнем притязаний, и выявляют разрывы. Вырабатываются стратегии, позволяющие ликвидировать эти разрывы.

Стадия 3. Долгосрочная стратегия

Чтобы устранить разрывы между прогнозными значениями показателей и теми, на которые претендует компания, разрабатываются новые стратегии «продукт-рынок», например, исследуются возможности развития новых производств, вертикальной интеграции, создания зарубежных филиалов, совместных инициатив. Изучаются варианты расширения производства и снижения издержек (здесь может использоваться матрица БКГ). Прогнозируются результаты при использовании той или иной из названных выше стратегий и выясняется, будут ли ликвидированы разрывы. Долгосрочная стратегия состоит из трех элементов: долгосрочные цели, подкрепленные долгосрочными стратегиями, долгосрочные стратегические проекты, долгосрочная политика в основных областях.

Стадия 4. Среднесрочные планы

Исходя из принятого решения относительно долгосрочной стратегии намечаются среднесрочные задачи и направления, составляются среднесрочные планы. Последние состоят также из трех частей. Во-первых, намечаются среднесрочные проекты и осуществляется их хронологическая привязка, распределяются ресурсы; во-вторых, составляются планы по укрупненной номенклатуре продукции исходя из изменения номенклатуры и стратегии конкурентной борьбы для каждой группы продукции. Эта работа выполняется соответствующими отделениями по продукту. Третий элемент - функциональные планы корпорации, составляемые ее функциональными службами. Сюда входят планы развития производственных мощностей, планы по труду и прибыли.

8.9 Профессионалы советуют

Разработка производственной стратегии

(Developing a Manufacturing Strategy)

Конкурентное преимущество производственной компании достигается при оптимальном соединении людей и технологий при движении в правильном направлении, т.е. при соответствующей производственной стратегии. Это особенно важно, ибо переход предприятия на выпуск новой, нужной рынку продукции требует значительного времени и, следовательно, финансовых потерь. Таким образом, правильно выбранная производственная стратегия является важнейшим фактором конкурентного успеха.

Стратегия производства включает: текущий базис конкуретного преимущества, ключевые факторы успеха в бизнесе фирмы, стратегические производственные намерения, предлагаемые стратегические инициативы, в том числе решения «делать самим или покупать» компоненты продукции.

Список действий.

1. Определение проектной команды.

2. Оценка рыночного положения существующей продукции.

Это предполагает ответы на вопросы:

- какой базовой стратегией (ценовое лидерство, дифференциация, фокусировка) пользуется организация?

- какие продуктовые группы она производит?

Следует использовать информацию по каждому продукту (объемы продаж, размеры рынков, их рост, ключевые факторы успеха).

3. Идентификация источников изменения на рынке.

Сюда относятся: методы использования продукта, рыночные условия, эволюция производственной философии, технологические

разработки, финансовое давление и т.д.

Следует использовать при оценке SWOT - анализ.

4. Идентификация ключевых факторов успеха организации, ключевых конкурентов и отрасли в целом.

5. Оценка текущей производственной деятельности.

Сюда входят оценки степени вертикальной интеграции процессов, производственных мощностей, организации, человеческих

ресурсов, качество продукции, политики его контроля, поставщиков, перспектив новых продуктов.

6. Определение новых целей.

7. Разработка новой производственной стратегии.

8. Предложение по модернизации линий снабжения с учетом новой стратегии.

9. Ежегодная ревизия стратегии, исходя из развития бизнеса и уточнения целей.

Что надо и чего не надо делать при разработке производственной стратегии.

Надо:

- иметь четкое понимание существующей производственной стратегии,

- хорошо знать свои сильные и слабые стороны.

Не надо:

- оканчивать разработкой стратегии, ее следует пересматривать с целью уверенной встречи новых рыночных условий.

8.10 Контрольные вопросы по разделу 8

8.0. Бинарные вопросы. Если Вы согласны с утверждением или считаете, что нужно утвердительно ответить на вопрос, обозначьте ответ как «да». В противном случае - «нет». Постарайтесь обосновать свой выбор.

8.0.1. При создании нового производства первым делом следует позаботиться о технической стороне дела, а затем заняться кадрами.

8.0.2. Существующая на фирме технология и комплект конструкторских документов определяют себестоимость нового изделия.

8.0.3. Дискретность стратегического планирования ниже, чем при оперативном планировании.

8.0.4. Подробность оперативного планирования всегда выше, чем при стратегическом планировании.

8.0.5. Точность прогноза при экстраполяции зависит от числа прошлых данных и их разброса относительно тренда.

8.0.6. При планировании затрат на НИОКР используются расчетно-аналитические нормы затрат живого труда.

8.0.7. План капитального строительства на заводе определяется маркетинговым и финансовым планами.

8.0.8. План материально-технического снабжения на заводе определяется планом по труду и заработной плате.

8.0.9. Задачей оперативного планирования является развитие потенциала фирмы.

8.0.10. Может ли производственная программа предприятия корректироваться по результатам оперативно-производственного планирования?

8.0.11. Рассчитывают ли необходимые площади складского хранения металла по специфицированным нормам его потребления на предприятии?

8.0.12. Целесообразно ли в диверенфицированных фирмах осуществлять подробное годовое планирование на уровне топ-менеджмента?

8.0.13. Можно ли по нормам транспортных расходов на плановую единицу продукции и ее входящих частей разработать схему оптимального грузооборота на предприятии?

8.0.14. Нормативное хозяйство одного предприятия отрасли может быть полностью использовано на другом предприятии отрасли.

8.0.15. Равномерная загрузка производственных мощностей снижает издержки предприятия.

8.0.16. Производственная программа - один из видов стратегического плана фирмы.

8.0.17. Связаны ли между собою прогнозирование и планирование?

8.0.18. Всегда ли формализованные методы прогнозирования точнее неформализованных?

9. ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫПОЛНЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ КАК СТАДИЯ МЕНЕДЖМЕНТА

Логическая структура раздела

9.1 Стратегия и практическая деятельность фирмы

Стратегия фирмы раскрывается в практической политике организации. Она связана с частными политиками фирмы.

Наиболее часто разрабатываются политики:

- маркетинга (в т.ч. выпуск продукции, ценообразование, продвижение продукции, товародвижение),

- производственная,

- кадровая,

- инвестиционная,

- развития фирмы.

Конкретизация этих политик происходит в письменных и устных директивах практически ежедневно относительно той или иной ситуации. Следует избегать обилия бюрократических инструкций, привлекать к составлению необходимых указаний сотрудников. Практические действия организации излагаются в конкретных планах работы (мероприятиях). Пример связи ключевых результатов, задач, мероприятий и календарного плана представлен на рис. 36.

Рис. 36. Связь ключевых результатов, задач и календарного плана

Мероприятия должны отвечать на вопрос: «Что надо делать?» Их целесообразность проверяется вопросом: «Для чего необходимы данные мероприятия?»

9.2 Выделение ключевых результатов деятельности отдельных менеджеров

На этапе организации управления выясняются ключевые результаты деятельности и конечные цели каждого руководителя во всех звеньях управления. Ключевые коммерческие результаты фирмы следует привязать к отдельным работникам. При этом может использоваться матрица ключевых результатов (табл. 9.1).

Таблица 9.1

Матрица ключевых результатов (пример)

Ответственное лицо Ключевой результат	Руководитель	Ответств. за маркетинг	Ответств. за производство	Коммерческий руководитель	Ответственный за кадры
Рентабельность	+	+	+	+	+
Доля на рынке	+	+
Платежеспособность	+			+
Мотивация, мероприятия		+	+	+	+

Для ключевых результатов работы отдельного лица характерным должно быть следующее:

- они должны оказывать непосредственное и решающее влияние на результат всей деятельности фирмы,

- иметь достаточно широкий характер,

- занимать значительную часть времени менеджера,

- их должно быть не более 4 - 6,

- они должны включать по меньшей мере 80% всего, что ожидается от этого лица,

- они должны приводить к целям фирмы.

Ключевые результаты и цели отдельных лиц окончательно утверждаются в ходе совещания руководителя с подчиненными, где определяются и методы оценки результатов.

Картина действий конкретных лиц и календарь распределения их времени может служить моделью их деятельности на плановый период (рис.37).

Рис.37. Система управления собственной деятельностью и использованием времени

9.3 Роль ответственности в процессе управления

Принятие на себя ответственности и привлечение к ответственности являются необходимыми следствиями выполнения задач различными лицами с разделением труда между ними.

Ответственность - это:

- готовность в собственных решениях или действиях учитывать интересы тех, кого касается решение;

- готовность отвечать за свои действия (что тесно связано с правом на самостоятельные действия);

- готовность отвечать за действия исполнителей задания, если контроль и анализ не установил их личной вины.

Различают (рис.38):

- собственную ответственность (обязанность отвечать за собственные действия);

- чужую ответственность (обязанность отвечать за решения или действия других);

- ответственность перед собою (случай, когда устанавливаемый нормы и исполнитель является одним лицом);

- внешнюю ответственность (по отношению к внешним сферам деятельности предприятия);

- внутреннюю ответственность (по отношению к внутренним сферам деятельности);

- ответственность перед предприятием (учет интересов предприятия и его собственников).



Рис. 38. Установление и передача ответственности

В случае ответственности в смысле обязанности отвечать за последствия принятие ответственности выступает в следующих формах:

1. Определение отрицательных результатов в результате контроля.

2. Определение персональной ответственности в результате анализа отклонений.

3. Персональные меры поощрения и взыскания:

а) поощрения (премии, продвижения, укрепление авторитета);

б) уменьшения степени поощрения (вознаграждения, влияние на карьеру);

в) санкции (снижение окладов, возмещение ущерба, потеря компетенции, отставка, увольнение, уголовное преследование).

9.4 Координация и регулирование в процессе управления по ситуациям

Хорошо спланированное управление - лишь половина процесса. Оно дает результат, если в качестве части процесса управления прогнозируются важнейшие возможные ситуации и осуществляется подготовка к действиям при их возникновении. Это обеспечивается:

- творческим и целеустремленным подходом к планированию;

- составлением хорошего календаря руководителя с выделением необходимого времени для выполнения всех этапов и задач управления;

- готовностью использовать все внутренние и внешние факторы положения фирмы и уже достигнутые результаты;

- эффективным владением стилями управления, его методами и техникой;

- настойчивым и творческим совершенствованием работы.

К числу внутренних и внешних факторов положения фирмы следует отнести:

- основной характер коммерческой деятельности (например, промышленная фирма или работа в сфере обслуживания);

- общее экономическое положение;

- связанные группы (внешние - клиентура, поставщики, финансисты, государство, конкуренты, внутренние - собственники, менеджеры, кадры);

- этапы развития организации (создание - нужда в новом руководителе, авторитарное его руководство - бунт подчиненных, делегирование полномочий - кризис контроля, сотрудничество - психологический кризис);

- размер фирмы;

- ее структура;

- атмосфера в ней;

- ресурсы;

- руководитель (его стиль, роль, понимание этого).

На конкретную ситуацию конкретного человека могут оказывать влияние различные внешние и внутренние факторы. Наиболее типичные из них:

внешние:

- мероприятия конкурентов,

- внезапные изменения в экономическом положении клиентов,

- кризисы,

- общественные события,

- погодные условия,

- положение на рынке труда,

- законодательство,

- мероприятия по регулированию социальных процессов,

- изменения на денежных рынках,

- изменение международной конъюнктуры,

- новая технология,

- деятельность средств массовой информации,

- изменения в позициях и оценках;

внутренние:

- личные отношения,

- перегрузки в работе,

- отпуски, болезни,

- мероприятия профсоюза,

- положительные и отрицательные неожиданные ситуации,

- текучесть кадров,

- расширение или сокращение деятельности фирмы,

- неисправность машин и оборудования,

- неправильное поведение клиентов и персонала,

- действия влиятельных лиц,

- факторы охраны и безопасности труда,

- инициатива и идеи,

- мотивация.

Учет таких факторов помогает прогнозировать ситуации и подготовить ответы на вопросы: «А что будет, если ......?»

9.5 Контрольные вопросы и задания по разделу 9

9.0. Бинарные вопросы. Если Вы согласны с утверждением или считаете, что нужно утвердительно ответить на вопрос, обозначьте ответ как «да». В противном случае - «нет». Постарайтесь обосновать свой выбор.

9.0.1. Должны ли в мероприятиях по организации выполнения управленческих решений указываться сроки и конкретные исполнители мероприятий?

9.0.2. Одно ли и то же исполнитель и ответственный за мероприятие?

9.0.3. Должны ли мероприятия по организации выполнения управленческих решений составляться на основе календарного плана работ?

9.0.4. Должны ли ключевые результаты деятельности отдельных менеджеров отражаться в календарном плане работ фирмы?

9.0.5. Должен ли календарный план работ предусматривать точки контроля по отдельным мероприятиям?

9.0.6. Целесообразно ли, чтобы за один ключевой результат отвечало несколько руководителей?

9.0.7. Ключевые результаты деятельности отдельных менеджеров не обязательно связывать с текущими целями фирмы.

9.0.8. Целесообразно ли руководителю фирмы планировать свою личную деятельность?

9.0.9. Входит ли в понятие ответственности руководителя готовность отвечать за собственные действия и действия своих одчиненных?

9.0.10. Ответственность исполнителя перед руководителями своей фирмы есть внешняя ответственность.

9.2. Задания на творческие работы

ЗАДАНИЕ № 9.2.1

Разработка ленточного графика и сетевого графа подготовки производства изделия на машиностроительном заводе

1. Разработать ленточный график, подготовки производства изделия на заводе.

2. Разработать сетевой граф этого процесса.

3. Исходное событие: получение заводом комплекта конструкторской документации.

Конечное событие: готовность производства к выпуску опытной партии.

4. Срок выполнения работы:

Источники

1. Гольдштейн Г.Я. Курс лекций по основам менеджмента.

2. Организация, планирование и управление предприятиями электронной промышленности /Под ред. П.М. Стуколова. -М.: Высшая школа,1986, гл.8.

ЗАДАНИЕ № 9.2.2

Разработка ленточного графика и сетевого графа ОКР по созданию навигационного ультразвукового эхолота для надводных судов

1. Разработать ленточный график выполнения ОКР.

2. Разработать сетевой граф выполнения ОКР.

3. Исходное событие: получение утвержденного технического задания на ОКР.

Конечное событие: наличие полного комплекта конструкторской документации для серийного производства, откорректированной по результатам испытаний опытного образца.

4.Срок выполнения работы:

Источники

1. Амиров Ю.Д. Научно-техническая подготовка производства. -М.: Экономика, 1989.

2. Амиров Ю.Д. Основы конструирования. - М.: Изд-во стандартов, 1991, С. 287-296, 331-340.

3. Консультации соответствующих кафедр.

ЗАДАНИЕ № 9.2.3

Разработка ленточного графика и сетевого графа создания компьютерной системы управления механосборочным цехом

1. Разработать ленточный график выполнения разработки.

2. Разработать сетевой граф выполнения разработки.

3. Исходное событие: наличие работающего механического цеха.

Конечное событие: начало устойчивого управления цехом с помощью компьютерной системы управления.

4.Срок выполнения работы:

Источники

1. Гольдштейн Г.Я. Курс лекций по основам менеджмента.

2. Скурихин В.И., 3абродский В.А., Копейченко Ю.В. Адаптивные системы управления машиностроительным производством. -М.: Машиностроение, 1989, С. 28-75, 161-194.

ЗАДАНИЕ № 9.2.4

Разработка ленточного графика и сетевого графа мероприятий по организации нового набора студентов вуза

1. Разработка ленточного графика мероприятий.

2. Разработка сетевого графа процесса.

3. Исходное событие: утверждение плана набора.

Конечное событие: зачисление абитуриентов в состав студентов.

4.Срок выполнения работы:

5. Источники информации: консультации в подразделениях вуза.

ЗАДАНИЕ № 9.2.5

Разработки ленточного графика и сетевого графа выполнения мероприятий по организации подготовки экономистов-менеджеров

1. Разработать ленточный график процесса организации подготовки специалистов.

2. Разработать сетевой граф этого процессе.

3. Исходное событие: решение руководства вуза, а об открытии специальности.

Конечное событие: начало учебного процесса.

4. Срок выполнения работы:

5. Источники информации: консультации на кафедре и в подразделениях вуза.

ЗАДАНИЕ № 9.2.6

Разработки ленточного графика и сетевого графа мероприятий по созданию расписания учебных занятий на семестр в вузе

1. Разработка ленточного графика мероприятий.

2. Разработка сетевого графа мероприятий.

3. Исходное событие: наличие исходной плановой документации.

Конечное событие: информация о расписании деканатам и кафедрам.

4. Срок выполнения работы:

5. Источники информации: консультации в подразделениях вуза.

ЗАДАНИЕ № 9.2.7

Разработки ленточного графика и сетевого графа мероприятий по прохождению хоздоговорной НИОКР в вузе

1. Разработка ленточного графика мероприятий.

2. Разработка сетевого графа процесса.

3. Исходное событие: утверждение технического задания заказчиком .

Конечное событие: утверждение акта о выполнении НИОКР.

4. Срок выполнения работы:

5. Источники информации: консультации в подразделениях вуза.

ЗАДАНИЕ № 9.2.8

Разработка ленточного графика и сетевого графа работ по созданию и

освоению производства новых образцов продукции

1. Разработка ленточного графика работ по всем видам подготовки производства.

2. Разработка сетевого графа этого процесса.

3. Исходное событие: решение о проведении ОКР.

Конечное событие: начало серийного производства изделия.

4. Срок выполнения работы:

Источники

1. Гольдштейн Г.Я. Курс лекций по основам менеджмента.

2. Карпухин М.Г. др. Жизненный цикл и эффективность машин. -М.:Машиностроение,1989, С. 118-128.

ЗАДАНИЕ № 9.2.9

Разработка ленточного графика и сетевого графа мероприятий по подготовке и печати методических пособий в вузе

1. Разработка ленточного графика мероприятий.

2. Разработка сетевого графа процесса.

3. Исходное событие: рукопись и её машинокопия готовы.

Конечное событие: готов тираж издания.

4. Срок выполнения работы:

5. Источники информации: консультации в подразделениях вуза.

10. КОНТРОЛЬ, УЧЕТ, И АНАЛИЗ В ПРОЦЕССЕ УПРАВЛЕНИЯ

Логическая структура раздела



10.1 Понятие и виды контроля

Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, (цель/цель), ход выполнения плана (цель/будет), прогнозы (будет/будет), развитие процесса (будет/есть).

Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования. Таким образом, говорят о целесообразности объединения планирования и контроля в единую систему управления (Controlling): планирование, контроль, отчетность, менеджмент (рис. 39).

Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.



Рис. 39. Основные концепции контроля

Контроль можно также классифицировать:

- по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний);

- по основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону);

- по объекту контроля (за объектом, за решениями, за результатами);

- по регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).

10.2 Процесс контроля и выбор варианта форм контроля

Процесс контроля в общем случае должен пройти следующие стадии:

1. Определение концепции контроля (всеобъемлющая система контроля «Controlling» или частные проверки);

2. Определение цели контроля (решение о целесообразности, правильности, регулярности, эффективности процесса управления);

3. Планирование проверки:

- объекты контроля (потенциалы, методы, результаты, показатели и т.д.);

- проверяемые нормы (этические, правовые, производственные);

- субъекты контроля (внутренние или внешние органы контроля);

- методы контроля;

- объем и средства контроля (полный, сплошной, выборочный, ручные, автоматические, компьютеризированные);

- сроки и продолжительность проверок;

- последовательность, методики и допуски проверок.

4. Определение значений действительных и предписанных;

5. Установление идентичности расхождений (обнаружение, количественная оценка);

6. Выработка решения, определение его веса;

7. Документирование решения;

8. Метапроверка (проверка проверки);

9. Сообщение решения (устное, письменный отчет);

10. Оценка решения (анализ отклонений, локализация причин, установление ответственности, исследование возможностей исправления, меры по устранению недостатков).

Для принятия решения о контроле и организации процессов контроля могут иметь значение ряд критериев: его эффективность, эффект влияния на людей, задачи контроля и его границы (рис. 40).

Рис. 40. Основные составляющие критерия для решения о контроле

10.3 Типы систем контроля

Контрольные системы могут анализировать довольно широкий класс явлений: от измерения выходов организации до измерения организационного поведения, что, конечно, сложнее. Контроль должен осуществляться на всех уровнях управления: корпоративном, дивизиональном, функциональном и индивидуальном.

Все типы контроля сведены в табл. 10.1.

Рыночный контроль наиболее объективен, так как он производится на основе системы цен и позволяет оценить поведение фирмы, достаточно объективны и используемые показатели. Рыночная цена акций определяется в результате конкуренции и все ее колебания дают менеджерам представление об их деятельности в виде обратной связи. Скорость возврата инвестиций измеряет отдачу инвестиционного капитала и является другой формой рыночного контроля. На корпоративном уровне такая оценка может показать результаты деятельности компании относительно других фирм, на дивизиональном уровне это дает относительную оценку работы отделений фирмы, что важно для диверсификации.

Таблица 10.1

Типы контрольных систем и их содержание

Типы контроля	Рыночный	По выходу	Бюрократи-ческий	Со стороны коллектива
Контролируемые характеристики	Цена акций Возврат инвестиций Трансферт-ные цены	Дивизиональные результаты Функциональные результаты Индивидуальные результаты	Правила и процедуры Бюджеты Стандартизация	Нормы Результаты Социальная ответственность

Трансфертные цены показывают экономические взаимоотношения между отделениями. Они могут устанавливаться двумя способами: на основе рыночных цен и на основе себестоимости, поэтому имеются определенные проблемы их использования в качестве показателя.

На дивизиональном уровне успех рыночного контроля зависит от способности менеджеров корпоративного и дивизионального уровня достичь равнозначных решений по ценовым ресурсам, что очень важно для главного офиса компании со многими отделениями.

Рыночный контроль - основа планирования портфеля, так как сравнение скоростей возврата инвестиций (ROI) - принципиальный путь оценки компанией деятельности своих отделений.

Контроль по выходу является следующей объективной формой контроля, который используется в отсутствие других объективных методов. При этом компания должна оценивать или прогнозировать достижение соответствующих целей по различным отделениям, функциям или подразделениям.

На дивизиональном уровне оцениваются объемы продаж, производительность, рост и контролируемая доля рынка. Эти показатели меняются в процессе деятельности отделений и отражают поведение их менеджеров.

На функциональном уровне также оценивается степень достижения соответствующих целей. Функциональные результаты могут быть использованы для разработки компанией отличительных преимуществ, они одновременно - мощные методы контроля поведения персонала.

Контроль по индивидуальным результатам обычен на всех уровнях - высшие менеджеры, сбытовики, производственники и т.д. Однако когда есть затруднения в оценке деятельности (например, в сфере НИОКР или при коллективной работе), очень трудно оценить индивидуальную отдачу.

Несоответствующее использование контроля по выходу может привести к отрицательным последствиям на всех уровнях организации.

Бюрократический контроль представляет собою директивную форму контролирования поведения подразделений, функциональных органов и работников, при этом им предписываются наилучшие способы достижения результатов. Правила и процедуры являются руководствами к действию. Они указывают, что должно быть сделано, и таким образом стандартное поведение дает предсказуемые результат и реакцию. Обычно они полезны при рутинных ситуациях, но затруднительно их использование в противоположном случае.

Бюджеты - это собрание правил распределения ресурсов. Они определяются структурой организации и устанавливают определенные ограничения. Особое внимание должно быть уделено тому, чтобы при их выполнении не было конфликтов между отделениями и функциональными органами.

Стандартизация - очень важный способ контроля поведения. Стандартизации могут быть подвергнуты входы, процессы и выходы. Входы контролируются с тем, чтобы обеспечить на них высокое качество человеческих или физических ресурсов. Процесс стандартизируется с целью программирования деятельности и обеспечения минимальных издержек и высокого качества. Организационные выходы стандартизируются по специфическим критериям конечной продукции, по качеству и сервисному обслуживанию. При стандартизации своей деятельности компания создает эффективную систему наблюдения за своим функционированием.

Менеджер должен отслеживать использование бюрократического контроля, чтобы убедиться в его соответствии. Следует иметь в виду, что этот вид контроля достаточно дорогой, во всяком случае, дороже рыночного.

Когда ни выходы, ни поведение не могут отслеживаться или оцениваться, организация должна найти другие формы контроля. Контроль со стороны коллектива наиболее полезен. Он основывается на создании внутренней системы результатов фирмы. Эта форма контроля, когда работники сами устанавливают нормы и результаты своего поведения. Такой контроль полезен в соединении со стандартизацией входов.

В большой организации различные отделения или продуктовые линии могут иметь различные культуры, и такая ситуация подрывает связи между ними. Контроль со стороны коллектива неудобен, когда компания быстро растет или меняется, т.к. нет времени для учета этих организационных изменений.

На практике различные типы контроля используются компанией одновременно и очень важно их правильное сочетание.

10.4 Контроль и измерение результатов коммерческой деятельности. Действия руководителя при контроле

Чтобы результаты контроля можно было оценить наиболее эффективно, конечные цели и ключевые результаты должны быть хорошо определены. С точки зрения оценки результатов коммерческой деятельности контроль направлен на оценку стратегических альтернативных вариантов, долгосрочных ключевых результатов, степени их достижения прежде всего в разрезе года. Их оценивают на уровне фирмы, подразделения, работника. Контроль должен быть направлен на результаты как коммерческой, так и вспомогательной деятельности (табл. 10.2).

Таблица 10.2

Пример ситуации контроля

Ключевой результат	Планируемый результат	Полученный результат	Измеритель	Оценка и выводы
1. Коммерческая деятельность:
Рентабельность	+2% от нынешнего уровня прибыли на весь капитал	рост 3%	Прибыль на весь капитал	Цель превзойдена, но процент прибыли еще недостаточно высок.
Контролируемая доля рынка	25% внутреннего рынка	33% внутреннего рынка	Доля в %	Цель превзойдена; доля на внутреннем рынке довольно высока; обратить внимание на экспорт
Административные расходы	10% экономии	3% экономии	Расходы по бухгалтерской отчетности	Цель не достигнута. Разобраться в причинах и факторах
Ключевой результат	Планируемый результат	Полученный результат	Измеритель	Оценка и выводы
2. Вспомогательная деятельность:
Производительность труда	Увеличить на 20% число операций при том же персонале	Рост на 15% при сокращении численности персонала на 3%	Число выполненных операций	Цель почти достигнута. Продолжить выполнение мероприятий
Мотивация персонала	Значительно большее желание работать, внутренее стремление к перемещениям	Заметно повышение	Анализ по принципу «мне кажется»	Достигнута уверенная мотивация, закрепить достижения
Имидж фирмы	Популяризация имиджа	Значительно оживившееся в печати представление о фирме, подкрепленное информацией	Число ссылок в газетах; анализ по принципу «мне кажется»	Наблюдается активизация. Продолжить мероприятия. Провести исследование представления об имидже фирмы в обществе

Руководитель на стадии контроля должен анализировать и управленческое поведение. Наилучшим является сочетание напористости и гибкости. Худший вариант - агрессивность и вялость. Таким образом, объекты контроля целесообразно классифицировать в соответствии с рис.41.



Рис. 41. Классификация объектов контроля

10.5 Понятие и задачи учета на предприятии

Учет - необходимая информационная база менеджера. Его главная цель - предоставление достоверной информации о ходе и результатах деятельности фирмы, которая является основой принятия управленческих решений.

Важнейшие задачи учета:

- сбор, обработка и отображение первичных данных о хозяйственной деятельности,

- систематизация данных с целью получения и обобщения итоговой информации о хозяйственной деятельности,

- создание исходной информационной базы для планирования и осуществления контроля за выполнением планов.

Различают три вида хозяйственного учета:

- оперативный,

- статистический,

- бухгалтерский.

Оперативный - сбор текущей информации (учет явок, простоев оборудования, запчастей, запасов и т.д.). Данные его используются для текущего управления фирмой.

Статистический - изучение и контроль наиболее типичных хозяйственных процессов с помощью статистических методов. Он обеспечивает фирму данными о состоянии и движении производственных фондов и другими информационными материалами.

Бухгалтерский учет - постоянный, непрерывный, сплошной, достоверный учет хозяйственных операций, охватывающий всю деятельность фирмы и всех ее подразделений. Данные бухучета обязательно подтверждаются документально в строго определенной форме.

10.6 Понятие и содержание анализа хозяйственной деятельности предприятия

Анализ - середина между контролем и планированием в «кольце управления». Им заканчивается один цикл управления (анализ результатов) и начинается следующий (анализ исходной позиции). Ясно, что в практической непрерывной коммерческой деятельности эти два вида анализа сливаются.

Анализ итогов хозяйственной деятельности фирм рекомендуется проводить последовательно по следующей схеме:

1. Определение цели анализа (обзор имущественного и финансового положения и уровня доходов).

2. Выбор исходного материала (балансы, счета прибылей и убытков, отчеты о состоянии дел, годовые отчеты фирмы и конкурирующих организаций, таблицы биржевых курсов, сообщения экономической прессы, отчеты о собраниях пайщиков).

3. Получение первого представления об объекте анализа (анализ публикаций о фирме и отрасли, производственная программа).

4. Сбор числовых данных путем разложения итогов деятельности фирмы по источникам (обычный итог производственной деятельности, обычный итог финансовой деятельности, внеплановый итог).

5. Оценка сводного баланса движения имущества и капитала, сравнительного баланса.

6. Исследование причин полученного в балансе результата, разработка прогноза развития на перспективу, формирование заключения.

7. Отражение результатов в форме отчета.

Основные разделы анализа:

- анализ имущественного положения (обзор структуры средств предприятия и его инвестиционной деятельности) по следующим важнейшим показателям: доля основных средств в совокупном капитале, доля оборотных средств, норма инвестиций в обороте, квота инвестиций (брутто-инвестиции на объем производства);

- анализ уровня доходов по следующим показателям: рентабельность собственного капитала, рентабельность совокупного капитала, уровень дивидендов, соотношение биржевого курса и дивидендов, влияние на уровень дивидендов дохода с оборота, скорости оборота, структуры капитала, скорость возврата инвестиций, влияние заемного капитала на увеличение доходов с собственного;

- анализ финансового положения по следующим показателям: ликвидность, уровень динамической задолженности (число лет, необходимых для погашения взятых кредитов за счет собственных средств), уровень задолженности, уровень обеспечения основных средств собственными средствами и долгосрочным заемным капиталом, доля заемных средств, доля собственных средств.

Анализ дополняется прогнозами:

- ожидаемых изменений, ограничений;

- интересов связанных групп (клиентуры, кадров, руководства, собственников, госвласти, финансистов, компаньонов);

- препятствий;

а также SWOT-анализом (оценкой внешних и внутренних факторов деятельности фирмы) (рис.42).



Рис. 42. Структура SWOT-анализа

В результате анализа должны быть сделаны выводы:

- как реагировать на прогнозы;

- на ожидания связанных групп;

- по использованию возможностей;

- по предотвращению опасностей;

- по укреплению сильных сторон и их использованию;

- по усилению слабых мест, которые следует учесть в стратегических и годовых планах.

10.7 Профессионалы советуют

Внутренний аудит (Internal Audit)

Есть четкая разница между внутренним и внешним аудитом. Внутренний аудит - независимая оценочная функция, целью которой является помощь штабу в эффективной разгрузке его ответственности. Для этого внутренние аудиторы снабжают штаб анализом, оценками и рекомендациями по соответствующим видам активности.

Достоинства внутреннего аудита:

- направление внимания менеджмента на ключевые выходы бизнеса, анализ слабостей в системе контроля;

- позитивная уверенность в тех областях, где оперативный контроль достаточен;

- идентификация возможностей повышения эффективности бизнеса;

- предупреждение о потенциальных проблемах.

Недостатки:

- могут быть большие затраты по времени;

- может отвлекать менеджеров от текущей работы;

- может вызывать у штаба желания дополнительных перепроверок.

Список действий.

1. Выбор целей аудита.

2. Выбор аудиторов.

3. Подготовка детального задания аудиторам.

Вы должны быть уверены, что вся «подводная» информация имеется. Задание должно включать:

- стратегический и бизнес-планы;

- исходные указания;

- меморандум об организации;

- руководства по внутренним процедурам;

- список ключевых руководителей;

- описание структуры управления организацией.

4. Идентификация ключевых контрольных точек.

5. Оценка контроля.

Она должна показать насколько эффективен контроль (что должно быть улучшено? имеются ли упущения?). Возможны вопросы:

- если кто-то хотел бы совершить обман, где и как он бы это сделал?

- если я покупатель, буду ли я доволен ценой и уровнем сервиса?

6. Тестирование системы.

Выбирается случайно ряд активностей и подсистем и подвергаются пошаговому исследованию процедур и их описаний на предмет соответствия.

7. Выбор областей для более глубокого исследования.

8. Исследование вопросов: достигнут ли нужный объем продаж? Есть ли дополнительные возможности его увеличения?

9. Подготовка предварительного отчета.

10. Подготовка финального отчета с рекомендациями и планом действий.

11. Конкретные мероприятия по исправлению положения.

Что надо и чего не надо делать при внутреннем аудите.

Надо:

- информировать штаб о выгодах внутреннего аудита;

- информировать штаб о деталях аудита и позитивных действиях в его результате;

- составить реальный план действий по результатам аудита;

- отслеживать процесс по мере реализации этого плана.

Не надо:

- относить внутренний аудит к ежедневным контрольным механизмам менеджмента;

- ожидать от него выделения всех слабых мест в вашей системе.

Определение системы измерений деятельности

(Establishing a Performance Measurement System)

Измерительная деятельность - один из ключевых реквизитов в любой программе улучшения деятельности. Система измерения деятельности организации - организованный комплекс средств определения, сбора, анализа с целью обеспечения принятия решений по всем видам деятельности.

Мера деятельности дает численный ответ на вопрос: достигли ли мы или превзошли некоторые индикаторные значения?

Достоинства измерения деятельности:

- понимание текущей позиции организации;

- определение места, где улучшения действительно имеются;

- определение того, где улучшения требуются;

- страхование решений на основе фактических измерений.

Единственным недостатком является дополнительный расход ресурсов на измерительные процедуры.

Список действий.

1. Выделение комитета, ответственного за разработку, внедрение и пересмотр системы.

2. Идентификация процессов, которые требуются измерять.

Ответы на вопросы:

- Что вы делаете?

- Как вы это делаете?

- С чего начинаются и чем заканчиваются ваши процессы?

- Кто ваши потребители (внутренние и внешние)?

3. Идентификация активностей, подлежащих измерению.

Критерии:

- эффективность и стоимость;

- качество, удовлетворенность потребителей;

- временной график полного процесса;

- продуктивность полного процесса;

- безопасность полного процесса.

4. Установление индикаторов нормативов функционирования.

5. Сбор данных.

Предварительно спросите себя:

- Что я пытаюсь измерить?

- Где я буду делать измерения?

- Какова должна быть их точность?

- Как часто нужно делать эти измерения?

6. Анализ/отчет о реальной деятельности.

Перед тем, как сделать заключение по данным, проверьте что:

- данные дают ответ на вопрос, который был задан;

- не присутствует ли смещение в собранных данных;

- имеется ли достаточно данных, чтобы делать значимые заключения.

Обобщение данных и подготовку отчета следует делать, исходя из следующих требований:

- категоризировать данные и использовать графики для показа трендов;

- готовить отчет в соответствии с задачами и стандартами;

- заботится о том, чтобы все необходимые измерения начинались и кончались в том же самом месяце или годе;

- следует использовать стандартный формат;

- дополнять базовые заключения!

7. Сравнение реальной деятельности с индикаторами (нормативами).

8. Предложения по модификациям деятельности. Сравнение с нормативами необходимо проанализировать следующим образом:

- если активность ниже необходимой (это должно показать сравнение с индикатором), то причины должны быть установлены и намечены действия по изменению положения;

- если отклонения несущественны, то следует использовать более высокий норматив и улучшить ситуацию;

- если норматив слегка превзойден, то следует использовать более высокий норматив.

9. Продолжение измерительного мониторинга.

Что надо и чего не надо делать при измерении деятельности.

Надо:

- измерять только важное;

- вовлекать в работу штаб;

- регулярно пересматривать нормативы.

Не надо:

- оставлять измерения деятельности неизменными при изменении процессов и активности;

- забывать о подведении результатов деятельности самой системы измерений;

- удивляться, если нормативы не достигаются мгновенно.

Извлечение главного из статистики

(Getting the Most from Statistics)

Достоинства использования статистики:

- возможность организации обработки и интерпретации информации;

- использование простых процедур;

- помощь в рациональном принятии решений.

При использовании статистики надо помнить:

- некоторые люди имеют «слепые пятна» при обращении с количественными и математическими данными;

- ее следует использовать с умом, так как часто она вводит в заблуждение, совершенно непреднамеренно.

Список действий.

1. Решение по использованию (цели).

Легко собирать информацию для чего-либо конкретно. Следовательно нужна четкая цель использования данных. Надо ответить на следующие вопросы:

- Это решение проблемы или способ решения?

- Это достоинства (прибыль) определенного бизнеса?

- Это определяет выход конкретной деятельности?

2. Сбор данных.

Они могут быть опубликованы в печати или содержаться в фирменных материалах, или собираться для специальных целей (использование рынков, удовлетворение конкретных групп потребителей). Ключом является качество исходных данных, а не их количество.

3. Организация и введение данных в анализ.

Обычно это делается путем внесения данных в некоторые таблицы. Программное обеспечение компьютера помогает структурировать и хранить данные. Они могут быть закодированы, сгруппированы и проранжированы.

4. Вычисление статистических величин.

Это проценты, средние, стандартные отклонения, дисперсии. Оболочки и другое программное обеспечение помогут их вычислить.

5. Иллюстрация данных.

Это столбиковые диаграммы, гистограммы и другие графики. Особенно они полезны при исследовании финансовых рядов.

6. Интерпретация результатов.

На этой стадии важно вернуться к целям (п. 1) помнить о точностях исходных данных, учитывать реальную точность полученных оценок, не детализировать их.

Что надо и чего не надо делать при извлечении главного из статистики.

Надо:

- получить данные из книг, газет, презентаций, фирменных каталогов и т.д.;

- учиться использовать программные оболочки. Они все делают за вас.

- идти дальше.

Не надо:

- думать, что каждый легко может знать больше, чем вы - это не так;

- не усложнять ситуацию - большинство реальных приложений требуют использования только базовой статистической техники.

Реализация SWOT-анализа.

(Performing a SWOT Analysis)

SWOT-акроним слов Strengths (силы), Weaknesses (слабости), Opportunitiss (благоприятные возможности), Threats (угрозы). SWOT-анализ-процедура обобщения данных, которая может быть полезной при выполнении менеджментом различных функций и действий, но чаще всего он используется на ранних стадиях стратегического и маркетингового планирования.

Реализация SWOT-анализа включает генерацию и фиксацию сильных, слабых сторон в деятельности организации, внешних благоприятных возможностей и угроз.

Преимущества SWOT-анализа:

- обеспечение базы идентификации перечисленных выше фактов;

- он представляет инструмент и движущую силу анализа ситуации и разработки соответствующих стратегии и тактики;

- может являться базой выделения ключевых возможностей и компетенций организации, выявление необходимых изменений в ее деятельности;

- он является стимулом применения группового мышления.

Недостатки (слабости) SWOT-анализа;

- обычно генерируются длинные списки факторов;

- более используются описания ситуации, чем ее анализ;

- могут присутствовать ошибки в установлении приоритетов;

- могут допускаться ошибки на последующих стадиях планирования и реализации.

Список действий.

1. Установление стратегических целей организации.

2. Выбор подходящих участников. Полезно (и необходимо) привлечение работников разной функциональной направленности и компетенции. Обычно команда анализа включает 6-10 человек.

3. Исследование и сбор информации при комплектовании вопросов. Скомплектованая информация по сильным и слабым сторонам должны быть сосредоточена на внутренних факторах: искусства, ресурсы или недостатки в них. Сканированная информация по благоприятным возможностям и угрозам должна быть сфокусирована на внешних факторах, контроль которых слаб или отсутствует: социальные, рыночные, экономические факторы.

4. Создание рабочей обстановки SWOT-анализа.

5. Анализ сильных сторон. Они могут относится к организации, окружению, восприятию, рыночным сегментам, персоналу.

Например:

- дружественная обстановка в организации;

- компетентность штаба;

- широкое делегирование полномочий;

- лояльность потребителей;

- инвестиции, полное покрытие баланса;

- эффективное управление издержками;

- эффективные процедуры функционирования.

6. Список слабых сторон.

Эта часть не должна констатировать возможности провалов в деятельности организации, а должна быть нацелена на оценку путей, которые могут привести к этому. Ключевые вопросы:

- Какие обстоятельства мешают прогрессу?

- Какие элементы требуется усилить?

- Причины недомогательств?

- Имеются ли реальные слабые звенья в цепи действий организации?

Список может включать:

- отсутствие новых продуктов/услуг;

- спад рынка по главному продукту;

- слабая конкурентоспособность и высокие цены;

- проблемы с соответствием законодательству;

- потеря осознанности миссии, целей и политик;

- слабое влияние штаба;

- отсутствие мониторинга успехов и ошибок;

- слабая работа с персоналом.

7. Список благоприятных возможностей. К ним можно отнести:

- возможности новых технологий;

- новое руководство страны;

- новые программы мониторинга качества;

- изменения запросов потребителей;

- рост народонаселения;

- слабые стороны конкурентов и т. д.

При этом следует оценивать как долго смогут существовать благоприятные возможности и как организация сможет их использовать.

8. Список угроз.

Вышеприведенные списки можно использовать со знаком «минус». Другие угрозы: рост безработицы, проблемы с экспортом, устаревание товаров и т. д. Целью рассмотрения является определение тех потерь, которые могут быть ограничены или устранены.

9. Соотнесение списков SWOT и целей.

10. Сохранение основных и промежуточных результатов для будущих оценок и планирования.

Что надо и чего не надо делать при реализации SWOT-анализа.

Надо:

- быть аналитиком и специалистом;

- записывать все мысли и идеи по стадиям рассмотрения;

- составлять финансовый отчет;

- правильно формировать команду анализа;

- выбрать нужного для этого лидера или организатора.

Не надо:

- пытаться скрыть слабости;

- только перечислять ошибки;

- терять из виду роль внешних влияний и трендов;

- использовать SWOT-анализ для персональных обвинений;

- игнорировать результаты, полученные на более поздних стадиях планирования.

10.8 Контрольные вопросы по разделу 10

10.0. Бинарные вопросы. Если Вы согласны с утверждением или считаете, что нужно утвердительно ответить на вопрос, обозначьте ответ как «да». В противном случае - «нет». Постарайтесь обосновать свой выбор.

10.0.1. Контрольная информация используется в последующих циклах управления и для принятия оперативных решений.

10.0.2. Стоимость контрольных операций не следует учитывать при принятии решения об их проведении.

10.0.3. Выбор типа контроля зависит от характера рыночной деятельности фирмы.

10.0.4. Различные типы учета являются информационной базой различных видов планирования.

10.0.5. Анализ хозяйственной деятельности фирмы не обязательно связан с необходимостью прогнозов деятельности фирмы.

10.0.6. Статистический учет можно использовать как базу оперативных решений.

10.0.7. Бухгалтерский учет служит информационной базой статистического учета.

10.0.8. Данные о простоях оборудования за прошедшие сутки относятся к бухгалтерскому учету.

10.0.9. Анализ деятельности фирмы за истекший плановый период должен проводится на основе оперативной информации.

10.0.10. SWOT-анализ помогает оценить правильность выбранной фирмой стратегии.

10.0.11. АХД фирмы следует выполнять в полном объеме ежедневно.

10.0.12. Когда не могут эффективно контролироваться ни выходы, ни поведение контроль со стороны коллектива наиболее эффективен.

10.0.13. Рыночный контроль наиболее подходит для некоммерческих организаций.

10.0.14. Бюрократический контроль более дорог в разработке и эксплуатации, чем контроль по выходам или со стороны коллектива.

10.0.15. Контроль по выходам осуществим, когда выходы измеримы или объективны.

10.0.16. Рыночная цена акций полезна как сигнал обратной связи при осуществлении корректирующих воздействий.

10.0.17. Когда организация использует правила и стандарты процедур при контроле, то она осуществляет рыночный контроль.

11. ТРЕБОВАНИЯ К РУКОВОДИТЕЛЮ И ЭФФЕКТИВНЫЙ СТИЛЬ РУКОВОДСТВА

Логическая структура раздела



11.1 Содержание работы руководителя

Всю работу по управлению можно разделить на две части:

- управление деятельностью фирмы,

- управление людьми (персоналом) (рис. 43).

Руководитель должен иметь:

- широкое общее представление о положении дел за пределами своего подразделения, осознание изменений во внешней среде и возможностях их использования;

- чуткость к ситуациям внутри и вне фирмы;

- творческий подход и умение мотивировать себя и персонал;

- желание и способность сотрудничать;

- понимание результатов, умение планировать и выполнять планы;

- способность идти на риск;

- способность принимать решения;

- готовность дать оценку полученным результатам и определить программу развития фирмы и ее персонала.



Рис. 43. Основные виды управления

В повседневной работе руководитель должен постоянно (а не случайно) получать результаты, иметь личный план работы, четко планировать деятельность подчиненных, делегировать им необходимые права и ответственность, обеспечивать четкую оценку деятельности подчиненных, обеспечить деятельность подразделения независимо от себя (например, подготовив заместителя), гордиться собою и подчиненными, желать сотрудничать, разрешать конфликты и т. д.