Совокупность непрерывных, последовательно выполняемых, взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей представляет собой процесс управления. Эти действия, весьма важные для успеха организации, составляют управленческие функции.

Функция управления - вид деятельности, основанный на разделении и кооперации менеджмента и характеризующийся определенной однородностью, сложностью и стабильностью воздействий на объект со стороны субъекта управления. Функции управления являются основой для формирования структуры управляющей системы и взаимодействия ее компонентов (Г.В. Щекин; 2005г.).

Менеджмент состоит из нескольких общих направлений деятельности, которые во взаимосвязи друг с другом позволяют эффективно реализовать предназначение той или иной организации. В этом заключаются функции менеджмента. В настоящее время выделяют пять основных функций менеджмента, которые впервые разработал Анри Файоль: планирование, организация, мотивация, контроль и координация (2007г.).

Планирование - это первая, важнейшая функция процесса управления, представляющая собой процесс разработки плана, определяющего то, что нужно сделать (достичь) и какими методами, сообразуясь со временем и пространством.

Если плановые показатели недостаточно обоснованы, то результат будет низким. Поэтому от правильно сформулированных планов в значительной мере зависит качество управления.

Функция планирования отвечает на следующие вопросы: где мы находимся в настоящее время (менеджеры должны оценить сильные и слабые стороны организации в основных ее областях - финансы, персонал, маркетинг, чтобы определить, чего может реально добиться организация); куда мы хотим двигаться (менеджеры должны, оценивая возможности и угрозы в окружающей организацию среде, определить, какими должны быть цели организации и что может помешать их достижению); как мы собираемся сделать это (менеджеры решают, что должны делать члены организации для достижения целей).

Планирование можно классифицировать по следующим признакам: по степени охвата; по предмету планирования; по сфере функционирования; по срокам; по содержанию планирования и т.д.

Основные задачи планирования деятельности организации: выбор оптимальной стратегии деятельности организации на основе прогнозов альтернативных вариантов; обеспечение устойчивости функционирования и развития организации; формирование оптимального по номенклатуре портфеля инноваций и инвестиций; комплексное обеспечение выполнения планов; формирование организационно-технических и социально-экономических мероприятий, обеспечивающих выполнение планов; координация выполнения планов по заданиям, исполнителям, ресурсам, срокам и качеству; стимулирование выполнения планов.

К главным принципам планирования относятся все научные подходы к менеджменту: системный, комплексный, интеграционный, маркетинговый, функциональный, динамический, воспроизводственный, процессный, нормативный, количественный, административный, поведенческий, ситуационный. Их соблюдение является обязательным условием разработки обоснованного плана.

К дополнительным принципам планирования относятся: ранжирование объектов по их важности; точность; сбалансированность плана; гибкость; вариантность плана; непрерывность; - экономическая обоснованность показателей; преемственность стратегического и текущего планов; единство (означает связь планируемого звена с организацией в целом); автоматизация планирования; согласованность плана с параметрами внешней среды; участие (тех, кого план непосредственно затрагивает); социальная ориентация плана; обеспечение обратной связи системы планирования при управлении (Э.А. Карпов; 2007г.).

Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимые для достижения поставленных целей. Соответственно, планирование включает: анализ ситуации и факторов внешней и внутренней среды; установление целей и задач; разработку стратегий, программ и планов для достижения целей; оценку альтернативных вариантов плана; определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам; доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию.

Следующей функцией процесса управления является организация - это работа руководителя по формированию и обеспечению деятельности структур предприятия в соответствии с ее целями и планами. Задачами организации являются: деление организации на части и делегирование выполнения общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий; формирование организационной структуры организации, налаживание взаимодействия ее элементов; создание условий для формирования определенной организационной культуры организации; организация выполнения принятых решений; текущая организация производственного, торгового и иных процессов; обеспечение деятельности организации всеми видами ресурсов; преобразование (реорганизация) системы в ходе развития из менее организованного состояния в более организованное (техническое перевооружение, реконструкция предприятия и т.д.).

Важное значение имеет рациональная организация управленческих процессов. Эти процессы подразделяются на основные, вспомогательные и обслуживающие. Поэтому, в качестве предмета труда выступают управленческое решение, информация, документы. Если операция направлена на изменение параметров предмета труда, то процесс является основным. К обслуживающим управленческим процессам относятся накопление, контроль и передача предмета труда, к вспомогательным - операции, в результате которых создаются нормальные условия для выполнения основных и обслуживающих процессов.

Основными условиями рациональной организации управленческих процессов являются: пропорциональность; непрерывность; наличие целей; эластичность действий; устойчивость; разделение труда; кооперация труда; соблюдение норм управляемости; делегирование обязанностей и полномочий; параллельность; прямоточность (информационных потоков); ритмичность; концентрация однородных предметов труда в одном месте; гибкость процессов (А.Ю. Лавров; 2005г.).

Так, при пропорциональности достигается равная пропускная способность разных рабочих мест одного процесса, соразмерное обеспечение рабочих мест информацией, материальными ресурсами и т.д.; при параллельности - совмещение операций во времени, при прямоточности - оптимальный путь прохождения предметов труда, информации и т.д.; при ритмичности - равномерность выполнения управленческих процессов во времени; при непрерывности - максимальное использование рабочего времени для выполнения управленческих процессов и т.д.

Для соблюдения этих условий необходимо повышать повторяемость процессов и операций, что достигается путем унификации и типизации разнохарактерных частичных процессов.

Важное условие рациональной организации управления - делегирование менеджером полномочий подчиненным, которые будут принимать решения в порученных им областях.

Делегирование означает передачу задач и прав на принятие решений лицу, которое принимает на себя обязанность по их выполнению. Делегирование имеет фундаментальное значение для функционирования организации и роста эффективности управления.

Процесс делегирования полномочий включает следующие действия: определение отдельных результатов; определение обязанностей; делегирование необходимых полномочий и возложение обязанностей по достижению необходимых результатов.

Функция процесса управления мотивация - процесс побуждения себя и других людей к деятельности для достижения целей организации и личных целей.

Деминг - Шухарта рассматривает мотивацию как: определение и создание условий, причин, побуждающих к эффективному труду с учетом потребностей, психологии, поведения человека и группы; процесс, начинающийся с физиологической или психологической нехватки или потребности, которая активизирует поведение или создает побуждение, направленное на достижение цели или получение вознаграждения. При этом процесс мотивации представляет в виде шести следующих одна за другой стадий: возникновение потребности; поиск путей устранения потребности; определение целей (направления) действия; осуществление действия по удовлетворению потребности; получение вознаграждения за осуществление действия; удовлетворение, устранение потребности (2006 г.).

Эдвард Л. Диси и Ричард М. Руянов разделяют мотивацию на внешнюю и внутреннюю.

Внешняя мотивация - это мотивация, при которой факторы, воздействующие на поведение личности, находятся вне Я личности или вне поведения. Достаточно инициирующим и регулирующим факторам стать внешними, как вся мотивация приобретает характер внешней.

Общепризнанным является положение, что внешняя мотивация, прежде всего, основана на наградах, поощрениях, наказаниях или других видах внешней стимуляции.

Внешняя мотивация направлена на людей, занимающих пассивную жизненную позицию.

Внутренней мотивацией называют такой тип мотивации, при котором инициирующие и регулирующие факторы проистекают изнутри личностного Я и полностью находятся внутри самого поведения. "Внутренне мотивированные деятельности не имеют поощрений кроме самой активности. Люди вовлекаются в эту деятельность ради нее самой, а не для достижения каких-либо внешних наград. Такая деятельность является самоцелью, а не средством для достижения некой другой цели" (2007г.).

Функция процесса управления "контроль" устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоянию системы управления, реально достигнутых результатов и целей запланированным, выявляет отклонения и их причины.

Контролируются не только количественные показатели, но и качественные. Деминг - Шухарт контроль классифицирует: по объектам контроля (предметы труда, средства производства, условия труда, документы и т.д.); по исполнителям; по принимаемому решению; по возможности дальнейшего использования объектов контроля; по типу отношений; по признаку открытости; по масштабу; по методике проведения; по способу получения и обработки информации; по степени формализации (формальный или официальный и неформальный); по степени мотивационной значимости; по объектам выполняемых операций (однофункциональный и многофункциональный); по характеру (непрерывный и периодический); по количеству контролируемых величин (единичный или одномерный и множественный или многомерный); по степени охвата объектов контролем (сплошной или выборочный); по режиму контроля (усиленный, ускоренный, нормальный и т.д.); по времени контроля; по регулярности осуществления контроля; по периодичности выполнения контрольных операций; по уровню механизации (автоматизации); по стадиям жизненного цикла объекта (2007г.).

Контроль подразделяется на текущий и заключительный. Контроль, осуществляемый на стадии хозяйственного процесса, носит название текущего. Задача его - оперативное выявление и своевременное пресечение нарушений и отклонений, возникающих в процессе выполнения хозяйственных операций и производственных заданий. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. При этом полученные результаты сравниваются с предусмотренными. Целью этого вида контроля является установление правильности, законности и экономической целесообразности производимых работ и хозяйственных операций, вскрытие недостатков и упущений в работе.

А. Шопенгауэр выделил основные принципы, которыми следует руководствоваться при осуществлении контроля, это: ориентация контроля на результаты; простота контроля; своевременность контроля; адекватность контроля контролируемой деятельности; гибкость контроля; стратегическая направленность контроля; открытость контроля; экономичность контроля; эффективность контроля (2006г.).

Контроль выполняется в четыре этапа: на первом этапе устанавливаются стандарты, т.е. конкретные, поддающиеся измерению цели, имеющие временные границы; на втором этапе путем сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений; на третьем этапе полученные результаты сравниваются с заданными стандартами; на четвертом этапе определяется, какие действия необходимо предпринимать (Р.А. Фатхутдинов; 2005г.).

С целью повышения эффективности контроля и снижения его отрицательного влияния на работников рекомендуется: устанавливать осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками; обсуждать с работниками ожидаемые результаты; устанавливать жесткие, но достижимые стандарты; избегать чрезмерного, излишнего контроля; поощрять за достижение стандартов.

Главные инструменты выполнения функции контроля - наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм, нормативов.

Эффективно поставленный контроль обязательно должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на результаты, быть достаточно простым. Последнее требование особенно важно в современных условиях, когда организации стремятся строить свою работу на принципе доверия к людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным (Ю.И. Молотков; 2007г.).

Для осуществления контроля требуется учет выполнения всех планов, программ и заданий. Параметрами при этом могут быть количество, качество, затраты, исполнители и сроки. Расход ресурсов желательно учитывать по всем видам ресурсов и товаров, стадиям жизненного цикла и подразделениям.

К учету предъявляются следующие требования: полнота сведений, т.е. ведение учета по всем элементам системы управления; динамичность, т.е. отражение показателей в динамике; системность; простота; автоматизация на основе компьютерной техники; экономичность; преемственность.

Осуществление регулярного и качественного учета и контроля за функционированием системы управления является важным условием ее высокой эффективности.

Функция процесса управления координация обеспечивает согласованность и взаимосвязь между элементами системы управления организацией, бесперебойность и непрерывность процесса управления.

Главная задача координации - обеспечение взаимодействия и согласованности в работе всех подразделений и звеньев организации (по горизонтали и вертикали) путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Поэтому для выполнения этой функции могут использоваться как всевозможные документальные источники (отчеты, докладные, аналитические материалы), так и результаты обсуждений возникающих проблем на совещаниях, собраниях, при интервьюировании и т.д. Большую роль при этом играют технические средства связи, помогающие быстро реагировать на отклонения в нормальном ходе работ в организации. С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подсистемами организации.

Координация предполагает: обеспечение единства и согласованности функций процесса управления; обеспечение согласованности между отдельными руководителями, сотрудниками; согласование сроков выполнения управленческих функций, работ; обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации с субъектами внешней среды, с деловыми партнерами; коллективную разработку и согласование исполнительными директорами компании основных параметров проекта ее бюджета (до детальной проработки бюджетов подразделений); оптимальное разделение труда, распределение обязанностей и ответственности между сотрудниками, исполнителями на всех уровнях; устранение отклонений системы управления от заданных параметров (Э.Е. Старобинский; 2006г.).

С. Шварц координацию разделяет на несколько видов: превентивная, когда прогнозируются проблемы, трудности и пути их преодоления и принимаются адекватные меры; устраняющая, нацеленная на ликвидацию перебоев в системе после того, как они произошли; регулирующая, предназначенная для поддержания систем управления и производства в установленных пределах; стимулирующая, повышающая эффективность функционирования систем управления и производства (2007г.).

Координацию в организации сопровождают два типа процедур: непосредственное руководства деятельностью в виде распоряжений, приказов и т.д.; действия по созданию системы норм и правил, касающихся деятельности организации.

Деятельность по координации осуществляется посредством совещаний, контактов между руководителями, сотрудниками, проведения согласований планов и графиков, внесения в них корректив, увязки работы исполнителей и т.д.

Рассмотренные функции управления являются общими, имеют место в любом процессе управления. В деятельности руководителя все функции управления присутствуют одновременно. Например, координируя работу подчиненных, руководитель планирует и корректирует собственные действия, прогнозирует последствия распределения работ, заботится о мотивации, добиваясь исполнения своих поручений, контролирует, насколько правильно его поняли, анализирует и оценивает возможности сотрудников в отношении поручаемой работы и т.д.

1.3 Методы менеджмента