Ведення ділової кадрової документації в "Луганській середній загальноосвітній школі"

Вступ

Кадрове діловодство є однією з основних частин спеціального діловодства. Ведеться воно за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства.

Термін «кадри» у перекладі з французької означає професіоналів, які займаються тією чи іншою діяльністю, працею у тій чи іншій системі, галузі, на тому чи іншому підприємстві.

Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення і звільнення, обліку працівників тощо. Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання.

Основні функції і обов'язки кадрових служб регламентуються Положенням про кадрову службу, яка розробляється відповідно до «Типових положень про кадрову службу органу виконавчої влади», затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України № 912 від 02.08.1996 і затверджується керівником підприємства.

Метою даної курсової роботи є вивчення досвіду роботи з ведення ділової кадрової документації на прикладі комунального закладу „Луганська середня загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів № 50”.

1. Загальні питання кадрового документування

1.1 Призначення документації з кадрів

Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання керівнику установи необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.

Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно здійснювати прийняття та звільнення працівників. Обліку підлягають працівники усіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

Безпосередньо організація обліку кадрів покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника чи власника підприємства, установи, організації залежно від кількості особового складу.

За функціями управління кадрами виділяють такі основні групи документів:

особисті (паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які юридично підтверджують відомості, що їх працівник повідомляє про себе) та особові документи працівників (заяви про прийняття на роботу, звільнення чи переміщення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості - атестаційний лист, подання про призначення на посаду, документи про нагородження, присвоєння почесних звань, рангу, заповіт тощо);

організаційно-розпорядча документація (здебільшого це накази з особового складу);

первина облікова кадрова документація (відіграє функцію обліку працівників і є накопичувачем даних про склад і переміщення кадрів).

Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів, групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов'язані підгрупи:

вихідні (початкові) облікові документи - особовий листок, доповнення до особового листка, особова картка та ін.

похідні (повторні) облікові документи - спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів, журнальні форми реєстрації облікових відомостей. Основне їх призначення - забезпечити повну, вірогідну інформацію з усіх напрямів довідково-контрольної та звітної роботи.

1.2 Ведення трудових книжок

Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Вона призначена для встановлення загального, безперервного та спеціального стажу. Ведуться трудові книжки на всіх працівників підприємства, які пропрацювали на ньому понад п'ять днів.

На осіб, які працюють за трудовим договором у підприємців, котрі не мають прав юридичної особи, а також в окремих громадян щодо їх обслуговування (як хатні робітники, водії, охоронці і т. ін.), трудові книжки не ведуться, їхня робота підтверджується довідкою організації, за участі якої було укладено трудовий договір між особою та наймачем, а також довідкою про сплату внесків у фонд державного соціального страхування.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться за місцем основної роботи. Не заводяться трудові книжки на працюючих за трудовою угодою.

Працівники, що стають до роботи, повинні подати власникові чи керівникові підприємства особисто трудову книжку, оформлену в установленому порядок. Особи, які приймаються на роботу вперше, отримують трудову книжку на місці прийняття на роботу, причому керівник підприємства стягує з працівника суму її вартості.

Особи, які вперше стають до роботи й не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку, якщо є військовий квиток, то його теж треба пред'явити. Звільнені з місць відбування покарання за кримінальний злочин зобов'язані пред'явити довідку про звільнення.

Зберігаються трудові книжки на підприємствах як документ суворої звітності. У разі, коли офісами стають особисті помешкання власників, трудові книжки потрібно зберігати в недоступному для сторонніх місці. Відповідальність за ведення, зберігання і видачу трудових книжок несе керівник підприємства.

Усі працівники підлягають обов'язковому державному соціальному страхуванню за рахунок держави. Внески на соціальне страхування сплачують підприємства, установи, організації без будь-яких відрахувань із заробітної плати працівників. Звертання за призначенням пенсії може здійснюватися у будь-який час після настання права на пенсію без будь-яких обмежень. Власник підприємства чи уповноважений ним орган після одержання заяви працівника про призначення пенсії зобов'язаний спільно з профспілковим органом у 10-денний термін із дня реєстрації заяви оформити Подання для призначення пенсії та довідку про заробітну плату, прийняти рішення і у разі позитивного розв'язання питання надіслати їх разом із заявою до відділу соціального захисту населення за місцем проживання заявника. Пенсія за віком (за інвалідністю) призначається незалежно від того, припинена робота до часу звернення за пенсією чи триває. Пенсії за вислугу років, а також державним службовцям призначаються після залишення роботи.

Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення в інші терміни власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку першої сторінки.

Трудові книжки є цінними документами. Тому на підприємствах ведеться їх суворий облік у відповідній документації: книзі обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них веде відділ кадрів або інший підрозділ підприємства чи інспектор, який приймає та звільняє працівників. У цій книзі реєструють усі трудові книжки та вкладиші до них, прийняті від працівників, а також видані трудові книжки та вкладиші до них із записом серії та номера, підписані особою, котра прийняла зазначені документи чи заповнила їх (додаток № 2).

Одержуючи трудову книжку у зв'язку зі звільненням, працівник розписується в цьому в особовій картці і в книзі обліку. Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена підписом керівника підприємства та круглою печаткою.

Усі питання, пов'язані з порядком ведення трудових книжок, їх зберіганням, виготовленням та обліком, регулюються постановою уряду.

До книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносяться всі операції, пов'язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них. Обов'язково зазначають серію та номер кожного бланку.

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них теж має бути пронумерована, прошнурована та скріплена підписом керівника підприємства і печаткою.

У разі списання трудових книжок складається акт на списання бланків трудових книжок або вкладишів до них.

1.3 Документування пенсійного забезпечення

Працівники та члени їх сімей мають право на державне пенсійне забезпечення за віком, по інвалідності, у зв'язку із втратою годувальника, а також за вислугу років.

Право на пенсію за віком мають:

чоловіки - після досягнення 60 років і стажі роботи не менше 25 років;

жінки - після досягнення 55 років і стажі роботи не менше 20 років.

Право на трудову пенсію мають такі категорії громадян:

особи, які працюють на підприємствах, в установах, організаціях, кооперативах;

особи, які займаються підприємницькою діяльністю, заснованою на особистій власності фізичної особи та виключно її праці, - за умови сплати страхових внесків до Пенсійного фонду України;

члени творчих спілок, а також інші творчі працівники, які не є членами таких спілок, - за умови сплати страхових внесків до Пенсійного фонду України;

інші особи, які підлягають державному соціальному страхуванню;

працівники воєнізованих формувань, які не підлягають державному соціальному страхуванню, особи начальницького і рядового складу фельд'єгерської служби Міністерства зв'язку України;

вихованці, учні, студенти, курсанти, слухачі, стажисти, клінічні ординатори, аспіранти, докторанти;

особи, які стали інвалідами у зв'язку з виконанням державних чи громадських обов'язків або під час рятування людського життя, охорони державної, колективної та індивідуальної власності, а також охорони правопорядку;

особи, які здійснюють догляд за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду.

Звернення за призначенням пенсії може відбуватися у будь-який час, щойно з'являється право на пенсію.

При цьому пенсії за віком і по інвалідності призначаються незалежно від того, припинено роботу на час звернення за пенсією чи вона продовжується. Пенсії за вислугу років призначаються, коли припиняється робота, яка дає право на цю пенсію.

Заява про призначення пенсії працюючим подається за місцем роботи, а непрацюючим - до органів за місцем проживання заявника.

Власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган чи посадова особа зобов'язані не пізніше дня досягнення працівником пенсійного віку повідомити його про те, що він має право на пенсію.

Адміністрація підприємства, установи, організації в 10-ден-ний термін із дня одержання заяви про призначення пенсії оформляє всі необхідні документи і своє подання, ознайомлює з ним заявника (під розписку в поданні) і разом із профспілковим комітетом розглядає питання про можливість представлення працівника до призначення пенсії.

Коли питання вирішується позитивно документи і подання разом із заявою працівника направляються до органу, що призначає пенсію, за місцем знаходженням підприємства, установи, організації.

Призначення пенсій і оформлення документів для їх виплати здійснюється органами Пенсійного фонду України.

Документи про призначення пенсій розглядаються органом, що призначає пенсії, не пізніше 10 днів з дня їх надходження.

Повідомлення про відмову в призначенні пенсії із зазначенням причин відмови та порядку оскарження орган, що призначає пенсії, видає або надсилає підприємству, організації або заявникові не пізніше 5 днів після винесення відповідного рішення.

Для призначення пенсії необхідні такі документи:

заява про призначення пенсії за віком;

документи про трудовий стаж;

довідка про заробіток особи;

документи про місце проживання заявника;

посвідчення учасника бойових дій; довідка МСЕК про визнання особи інвалідом унаслідок поранення, контузії, каліцтва, одержаних під час захисту Батьківщини або під час виконання інших обов'язків військової служби;

документи про наявність у заявника відповідного захворювання (у випадку призначення соціальної пенсії);

довідка про перебування на утриманні в заявника непрацездатних членів сім'ї; про визнання заявника одиноким і таким, що потребує постійного стороннього догляду (для призначення відповідних надбавок до пенсії);

документи про визнання заявника ветераном війни, особою, на яку поширюється дія Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту», та особою, яка має особливі заслуги перед Батьківщиною (для призначення відповідних надбавок до пенсії);

документи про визнання особи такою, що має особливі трудові заслуги перед Батьківщиною (для призначення відповідних надбавок до пенсії);

документи про визнання заявника реабілітованим або членом сім'ї реабілітованого (для призначення відповідних надбавок до пенсії);

клопотання (направлення) про достроковий вихід на пенсію (для осіб, що мають право на достроковий вихід на пенсію за півтора року до встановленого чинним законодавством терміну).

До заяви про призначання пенсії за інвалідністю додаються такі документи:

документи про трудовий стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу;

довідка про заробіток особи;

довідка про середній заробіток на підприємстві для даної професії;

документи про місце проживання заявника;

акт про нещасний випадок на виробництві (форма Н-1); акт про розслідування нещасного випадку (аварії), що стався (сталася) (форма Н-5); акт розслідування професійного захворювання (форма П-4), що затверджені постановою Кабінету Міністрів України № 1112 від 25 серпня 2004. «Про деякі питання розслідування та обліку нещасних випадків, професійних захворювань і аварій на виробництві» (при призначенні пенсії за інвалідністю внаслідок трудового каліцтва та професійного захворювання);

документи про перебування на утриманні в інваліда непрацездатних членів сім'ї, про визнання заявника одиноким і таким, що потребує постійного стороннього догляду (для встановлення відповідних надбавок, передбачених законодавством);

документи про визнання заявника ветераном війни, особою, на яку поширюється дія Закону України (для встановлення відповідних надбавок, передбачених законодавством);

документи про визнання особи такою, що має особливі трудові заслуги перед Батьківщиною (для встановлення відповідних надбавок, передбачених законодавством);

документи про визнання заявника реабілітованим або членом сім'ї реабілітованого (для встановлення відповідних надбавок, передбачених законодавством).

До заяви про призначення соціальної пенсії, залежно від категорії заявника, додаються такі документи:

документи про місце проживання заявника;

свідоцтво про народження або паспорт особи, якій призначається соціальна пенсія;

медичний висновок установи охорони здоров'я на дитину-інваліда;

документи, що засвідчують родинні стосунки дітей, братів, сестер або онуків із померлим годувальником;

посвідчення органу реєстрації актів громадянського стану (РАГСу) про смерть годувальника сім'ї або рішення суду про визнання його таким, що зник безвісті;

посвідчення про присвоєння почесного звання «Мати-героїня»;

рішення органів опіки і піклування про призначення особи відповідно опікуном чи піклувальником.

Орган, що призначає пенсію, в разі необхідності, додає до заяви одержану ним від медико-соціальної експертної комісії (МСЕК) виписку з акта огляду МСЕК.

Основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка.

За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.

За відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли у трудовій книжці немає необхідних записів або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.

За відсутності вищезазначених документів для підтвердження трудового стажу приймаються членські квитки профспілок. При цьому підтверджуються періоди роботи лише за той час, за який є відмітки про сплату членських внесків.

За відсутності документів про наявний стаж роботи і неможливості одержання їх внаслідок ліквідації підприємства, установи, організації або відсутності архівних даних із інших причин ніж ті, що зазначені в пункті 17 цього Порядку, трудовий стаж установлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації або в одній системі і мали документи про свою роботу за час, щодо якого вони підтверджують роботу заявника.

Орган, що призначає пенсію, розглядає питання про призначення, перерахунок та поновлення виплати раніше призначеної пенсії, а також про переведення з одного виду пенсії на інший, якщо особа звертається до нього з відповідною заявою.

Пенсії державним службовцям встановлюються за наявності загального трудового стажу для чоловіків - 25, для жінок -20 років.

Пенсійний стаж державним службовцям нараховується згідно з Постановою Кабінету Міністрів «Про порядок обчислення стажу державної служби» № 283 від 3.05.1994.

Особа, яка звертається за пенсією (незалежно від виду пенсії), повинна пред'явити паспорт (або інший документ, що засвідчує її особу, місце постійного проживання та вік).

У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у трудовій книжці органами соціального забезпечення ставиться штамп «Пенсію призначено». Штамп ставиться у розділі «Відомості про призначення пенсії». У трудових книжках раніше встановленого зразка (1938 року) зазначений штамп ставиться на першій сторінці.

1.4 Облік руху кадрів

Укладання та розірвання трудових договорів

Трудовий договір - угода між працівником та власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, згідно з якою працівник зобов'язується виконувати роботу за певною спеціальністю, кваліфікацією або посадою, підпорядковуючись внутрішньому трудовому розпорядку. Власник підприємства або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату та забезпечувати необхідні для виконання роботи умови праці, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Трудовий договір може бути:

безстроковим, що укладається на невизначений строк;

на визначений строк, встановлений за погодженням сторін;

таким, що укладається на час виконання певної роботи.

Строковий договір на визначений строк відрізняється від договору, укладеного на невизначений термін тим, що, по-перше, адміністрація може припинити трудові відносини з робітником після закінчення терміну договору без зазначення причин; по-друге, працівник може відмовитися від права звільнення за власним бажанням протягом усього терміну договору. Трудовий договір на час виконання певної роботи укладається в тому разі, коли час завершення роботи може бути визначений лише приблизно.

Укладаючи трудовий договір, громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я та інші документи.

Укладання трудового договору оформляється наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу про зарахування працівника на роботу.

Трудовий договір вважається укладеним і тоді, коли наказ чи розпорядження не були видані, але працівника фактично було допущено до роботи.

Серед трудових договорів розрізняють: трудові контракти і трудові угоди.

Особливою формою трудового договору є контракт, в якому термін його дії, права, обов'язки і відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення і організації праці працівника, умови розірвання договору, в тому числі дострокового, можуть встановлюватися за угодою сторін.

Контракт - це договір, укладений письмово, який встановлює права і обов'язки для обох сторін і обумовлює певні терміни. Контракти, як особлива форма трудового договору, спрямовані на забезпечення умов для ініціативності та самостійності працівника з урахуванням його індивідуальних здібностей і професійних навичок, підвищення взаємної відповідальності сторін, правову й соціальну захищеність працівника.

Контракт укладається неодмінно у письмовій формі у двох примірниках. За два місяці до закінчення терміну дії контракту за угодою сторін його може бути подовжено або укладено на новий термін. Умови контракту не можуть погіршувати становище працівника, якого приймають (наймають) на роботу, порівняно з умовами, передбаченими чинним законодавством, угодами і колективними договорами.

Реквізити контракту:

назва виду документа (контракт) із стислим описом його призначення (на управління підприємством, з начальником відділу на організацію і ведення бухгалтерського обліку в товаристві, на виконання обов'язків... тощо);

дата, місце;

орган, що наймає керівника;

посада;

прізвище, ім'я, по батькові того, кого наймають;

текст;

підписи сторін-укладачів контракту;

печатка, що засвідчує підпис наймача;

грифи погодження для контрактів, що укладаються з керівником державного і муніципального підприємства.

Структура тексту:

загальні положення;

функції та обов'язки керівника (фахівця);

компетенція і права керівника (фахівця);

формування й умови діяльності дирекції (апарату) підприємства;

матеріальне та соціально-побутове забезпечення керівника (фахівця);

відповідальність сторін, розв'язання суперечок;

зміна й розірвання контракту;

адреси сторін та інші відомості.

Додаткова угода - це документ, що складається як додаток до контракту.

Трудова угода - це документ, що укладається між організацією і працівником, який не входить до складу цієї організації, для виконання певних видів робіт, коли ці роботи не можуть бути виконані на договірних засадах із відповідними установами та підприємствами.

Реквізити трудової угоди:

назва документа(трудова угода);

дата і місце складання;

перелік сторін, що уклали угоду;

зміст угоди із зазначенням обов'язків виконавця і замовника;

юридичні адреси сторін;

підписи сторін;

печатка підприємства або організації.

Укладається в кількох примірниках, один з яких видається виконавцеві, а інші зберігаються у справах організації-замовника.

У кадровому діловодстві процедура розірвання трудового договору майже така сама, як і його укладання. Оформляється наказ чи розпорядження про звільнення працівника з займаної посади. В ньому вказуються причини та підстави звільнення. На основі наказу чи розпорядження робиться запис у трудовий книжці, яка видається працівникові під розписку в день звільнення. Особова справа передається до архіву.

Законодавство про працю передбачає необхідні юридичні гарантії, які ґрунтуються на тому, що трудовий договір може бути розірваний лише на вказаних у законі підставах і в певному порядку, встановленому законодавством на кожну з підстав.

Підставами розірвання трудового договору є:

угода сторін;

закінчення терміну трудового договору;

призов або вступ працівника на військову службу, направлення на альтернативну (невійськову) службу;

розірвання трудового договору з ініціативи працівника, з ініціативи власника чи уповноваженого ними органу, на вимогу профспілкового або іншого органу уповноваженого на представництво трудовим колективом;

переведення працівника за його згодою на інше підприємство, в установу, організацію або перехід на виборну посаду;

відмова працівника від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, установою, організацією, а також від продовження роботи у зв'язку з істотною зміною умов праці;

набрання законної чинності вироком суду, яким працівника засуджено до позбавлення волі, виправних робіт не за місцем роботи або до іншого покарання, що унеможливлює продовження роботи;

підстави, передбачені контрактом;

направлення працівника за постановою суду до лікувально-трудового профілакторію.

Згідно із законодавством про працю громадяни під час оформлення на роботу подають письмову заяву, де викладають прохання про зарахування на певну посаду, до певного структурного підрозділу організації.

Оформлення заяв

Заява - це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси (додаток № 3).

Хоча заява складається за довільною формою, багаторічною практикою вироблена певна схема розташування реквізитів. У заяві мають бути такі реквізити:

адресат;

відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові, вказані повністю в родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону);

назва виду документа (заява);

текст;

перелік додатків (копій документів);

дата (проставляють дату складання документа, переважно словесно-цифровим способом);

підпис заявника.

Адресат, відомості про заявника зазначають на початку робочої площі у правому верхньому куті аркуша; кожна частина заяви пишеться з окремого рядка. Домашня адреса заявника та номер його телефону наводяться в дужках. Текстова частина завжди починається зі слова «прошу», яке оформляють з абзацу. Це ключове слово заяви. Певна інформація, залежно від типу заяви, виражається інфінітивом, неозначеною формою дієслова, - «надати», «звільнити», «прийняти», «перевести», «нарахувати» і т. д. Відстань між реквізитами приблизно сягає 1,5-2,0 см, відстань між елементами реквізитів близько 6-7 см.

Заяву про прийняття на роботу оформляють на чистому аркуші паперу формату А-4 від руки або на трафаретному бланку.

У заяві не прийнято вживати прийменник «від» (від кого заява), а також архаїзми й канцеляризми («вельми переконливо», «завчасно Вам вдячний», «прошу не відмовити» й т. п.).

Заяви про прийняття на роботу, як правило, адресуються керівникові підприємства. Тому, аби заявникові не доводилося запитувати про прізвище й ініціали керівника в секретаря чи у відповідальної особи їм доцільно мати зразок заяви з цими відомостями. Крім того, працівник відділу кадрів має попередити заявника про те, щоб він обов'язково залишив у заяві лівий берег для підшивання її у справу. Заява про прийняття на роботу після розгляду її разом з іншими необхідними документами є підставою для видання наказу (розпорядження) про зарахування особи на роботу. В разі відмови заявникові його повідомляють про це усно чи письмова (за вказаною в заяві адресою).

Заяву про переведення на іншу посаду оформляють на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу. У відомостях про себе заявник зазначає обійману ним посаду, своє прізвище та ініціали, домашню адресу і телефон не вказує.

Заява про звільнення з обійманої посади за складом реквізитів та оформленням подібна до заяви про переведення на іншу посаду, її також пишуть на трафаретному бланку, або на чистому аркуші паперу.

Складання наказів з особового складу

До групи кадрових документів належать накази з особового складу, які регламентують питання прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання різного виду відпусток, стягнення, заохочення і відрядження.

Наказ з особового складу - це розпорядчий документ, що створюється керівником установи і регламентує прийняття громадян на роботу, звільнення, переміщення працівників на інші посади, відрядження, відпустки. Складають накази на підставі заяв громадян, службових записок та заяв працівників, протоколів колегіальних органів тощо (додаток № 4).

Порівняно з наказами з основної діяльності, складання і оформлення наказів з особового складу має певні особливості. У їх заголовках пишуть: «З особового складу». Констатуюча частина може бути відсутня. В розпорядчій частині пункти розміщують у такій послідовності:

призначення на посаду;

переведення;

звільнення з займаної посади;

зміна прізвища тощо.

Розрізняють прості (індивідуальні) і складні (зведені) накази з особового складу. В індивідуальних - міститься інформація тільки про одного співробітника, у зведених - про кількох, незалежно під які управлінські дії вони підпадають (приймання на роботу, звільнення, зміна прізвища тощо). Складаючи зведені накази необхідно враховувати, що в одному документі не повинна міститися інформація з різними термінами зберігання, тому рекомендується виділяти накази про надання відпустки, відрядження і т. ін., які мають короткий (3 роки) термін зберігання, на відміну від наказів щодо кадрових переміщень, які зберігаються 75 років. Накладання дисциплінарних стягнень і оголошення заохочень оформляють, як правило, окремими наказами.

Кожен пункт розпорядчої частини поділяють на пункти: «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ», «ЗВІЛЬНИТИ» та інші. Ці слова друкують великими літерами від лівого краю. Після них ставлять двокрапку.

В наступному рядку з абзацу оформляють текст розпорядчої частини. Прізвище друкують великими літерами, ім'я й по батькові - звичайним шрифтом. Далі зазначають посаду, структурний підрозділ та зміст дії щодо особи, про яку йдеться. У наказах в кінці кожного пункту має зазначатися підстава для його складання.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Однак окремі параграфи можуть мати свої терміни набуття чинності.

Під час оформлення наказів з особового складу особлива увага приділяється візуванню, оскільки пункти наказу стосуються різних структурних підрозділів і осіб. Начальник відділу кадрів зобов'язаний ознайомити зі змістом наказу зазначених осіб, у чому вони розписуються в оригіналі.

Накази з особового складу реєструються у книзі реєстрації наказів (додаток № 5).

Книга реєстрації наказів повинна бути пронумерована, прошнурована та опечатана. Вилучення аркушів із книги не допускається.

Наказ з особового складу оформлюють на спеціальних, загальних бланках або чистих аркушах паперу. Перевагу надають бланкам із повздовжнім розташуванням реквізитів.

Реквізити наказу по особовому складу:

назва виду документа (НАКАЗ);

індекс;

місце складання чи видання;

заголовок до тексту;

позначка про контроль;

текст;

підстава;

підпис;

гриф погодження;

візи;

позначка про виконавця.

На підприємствах із великим обсягом документообігу застосовують також уніфіковані форми: НАКАЗ ПРО ПРИЙНЯТТЯ НА РОБОТУ (форма № П-1); НАКАЗ ПРО ПЕРЕВЕДЕННЯ НА ІНШУ РОБОТУ (форма № П-5); НАКАЗ ПРО НАДАННЯ ВІДПУСТКИ (форма № П-6); НАКАЗ ПРО ПРИПИНЕННЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРУ (форма № П-80). Їх заповнює відповідальний працівник відділу кадрів у двох примірниках (перший залишається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії). Підписують керівник структурного підрозділу та керівник підприємства.

На працівників, яких приймають на постійну, тимчасову роботу, за сумісництвом, а також на роботу за контрактом, заповнюють особову картку П-2.

Державні службовці, які приймаються на роботу відповідно до Закону України «Про Державну службу», заповнюють особову картку за формою № П-2 ДС.

Процес заповнення особової картки регулюється Наказом Міністерства статистики України «Про затвердження форми первинного обліку № П-2 ДС та Інструкції по її заповненню» № 343 від 26.12.1995.

Особова картка спеціаліста з вищою освітою, який виконує науково-дослідні, проектно-конструкторські і технологічні роботи, оформляється за формою № П-4. Вона повинна містити повну інформацію про його освіту, вчений ступінь, прийняття на роботу тощо.

Щоб полегшити працю з картотекою, на підприємствах і в установах І, ІІ і III категорії на кожного працівника заводять допоміжну алфавітну картку.

Посадові картки можуть заводитися для визначення плинності кадрів на різних посадах, а також для детальнішого вивчення причин небажання працівників підприємства обіймати певні посади. Їх заводять на деяких спеціалістів із вищою та середньою спеціальною освітою, керівних працівників.

Штатно-посадова книга є основним робочим документом відділу кадрів і відображає стан комплектації апарату підприємства та його підрозділів керівниками, спеціалістами, службовцями (додаток № 6). Штатно-посадову книгу складають працівники відділу кадрів на основі штатного розкладу. Запис працівників у штатно-посадовій книзі ведеться по цехах, відділах та інших підрозділах.

Алфавітна книга ведеться для полегшення оперативного пошуку особової справа, (особової картки), а також для одержання довідкової інформації про працівників. Заводиться книга на всіх працівників по підрозділах чи категоріях персоналу залежно від структури підприємства та кількості працівників. Записи здійснюються одночасно з оформленням наказів про прийняття, переведення чи звільнення працівників.

Прізвище, ім'я, по батькові прийнятого працівника записують у розділі на відповідну літеру алфавіту, а прізвища звільнених чи переведених працівників викреслюють.

Алфавітна книга допомагає швидко отримати інформацію про місце роботи працівника, його звільнення чи переведення, плинність кадрів у тому чи іншому підрозділі, а також легко знайти особову картку працівника для одержання докладних відомостей про нього.

Табелі обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (форми № 11-12 та № П-13) застосовують для обліку використання робочого часу всіх категорій працівників, для контролю за дотриманням працівниками встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про відпрацьований час, розрахунку заробітної плати, а також для складання статистичної звітності з праці.

Складаються в одному примірнику уповноваженою на те особою. Після відповідного оформлення передаються в бухгалтерію.

Ведення карток та книг обліку

Картки обліку осіб, зарахованих до кадрового резерву, складають картотеку резерву, в середині якої формуються розділи, що відповідають затвердженим номенклатурам посад. Розділи картотеки резерву кадрів за номенклатурами поділяються на групи за конкретними посадовими ознаками кандидатів на висування. Картки обліку осіб, зарахованих до резерву кадрів, крім соціально-демографічних даних претендентів, містять відомості про підвищення їхньої кваліфікації та загальноосвітнього стажування, виконання спеціальних доручень.

У відділі кадрів складають також списки резерву кадрів на просування.

Ці списки підлягають затвердженню та узгодженню з вищою організацією.

Резерв кадрів для державної служби створюється для заміщення посад державних службовців, а також для просування їх по службі. Формування кадрового резерву повинне забезпечити добір працівників, які мають професійні навички, що ґрунтуються на сучасних спеціальних знаннях і аналітичних здібностях, для прийняття та успішної реалізації управлінських рішень. Перебування працівника у кадровому резерві може припинитися з його власної ініціативи або за вмотивованою пропозицією керівника відповідного державного органу. Виключення із списків кадрового резерву оформляється наказом чи розпорядженням керівника.

Робота, що поводиться з особами, зарахованими до резерву кадрів, має сприяти підвищенню професійного рівня працівників та підготовці їх до виконання функцій на майбутній посаді.

1.5 Ведення особових справ

Порядок ведення особових справ

Особова справа - сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що містяться в ній, вивчаються та використовуються управлінські кадри.

Оформляються справи після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносяться документи, що відображають процес приймання на роботу, потім - усі основні документи, пов'язані з трудовою діяльністю працівника в установі чи організації.

Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або по структурних підрозділах згідно зі штатним розкладом. Справи на матеріально відповідальних осіб заводяться окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номера у штатно-посадовій книзі. Цей номер записується і в алфавітну книгу особових справ.

Особова справа включає такі документи:

додаток до особового листка з обліку кадрів;

особовий листок з обліку кадрів з фотографією працівника розміром 3х4 см;

автобіографія;

копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікацій, перепідготовку тощо;

перелік наукових праць (для працівників, які мають вчений ступінь чи звання);

різного роду характеристики чи рекомендаційні листи;

документи, на основі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо);

копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення та звільнення працівника або витяги з цих наказів;

9) матеріали проведення атестацій; 10) опис документів.

Довідки про стан здоров'я, з місця проживання та інші документи, що мають другорядний характер, містяться окремо. Не вносять до особових справ також витяги з наказів про накладання дисциплінарних стягнень, про заохочення, про зміну прізвища (ці записи роблять у доповненні до особової справи з обліку заохочень і стягнень).

Документи особової справи ведуться не по роках, а протягом усього періоду роботи особи на підприємстві і в номенклатуру справ не заносяться.

Оформлення обкладинки особової справи:

Заголовок, що міститься на обкладинці, повинен мати повну назву підприємства, номер справи, прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку вона заведена, у називному відмінку.

Обов'язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) та закінчення (день звільнення) особової справи. Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її необхідно вкласти у тверду обкладинку.

Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу), подання на звільнення тощо, на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та заносять в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів протягом 2 років, відтак здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання - 75 років.

Доступ до особових справ повинен бути обмеженим. Вони мають знаходитися на особливому зберіганні нарівні з секретними документами.

Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, принаймні, у спеціально пристосованих для цього залізних шафах, що замикаються.

Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. На кожну особову справу ведеться контрольна картка. Не дозволяється затримувати особову справу понад добу, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.

Зберігаються особові справи в архіві окремо від інших документів. У разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства на підприємство в межах однієї системи, корпорації.

Опис документів особової справи складається під час первинного оформлення особової справи (додаток № 7). Всі документи, які надходять після оформлення особової справи, вносять в опис додатково.

Кожному документу присвоюється назва згідно з записом, наданим йому під час складання.

Відповідно заповнюються графи «Кількість аркушів», «Дата вилучення», «Ким вилучений документ та з якої причини».

Особовий листок з обліку кадрів є одним з основних обов'язкових документів особової справи, що узагальнює біографічні дані працівника, освіту, його роботу в минулому, відношення до військової служби, сімейний стан тощо (додаток № 8).

Працівник заповнює особовий листок з обліку кадрів власноручно, без підчисток та виправлень. Записи робляться в листку з обліку кадрів власноручно, без підчисток та виправлень. Записи робляться розбірливо і без неприйнятих скорочень. На всі поставлені запитання слід давати повні відповіді.

Для заповнення особового листка використовуються такі документи: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, документи про освіту, а також, в разі наявності, документи Вищої атестаційної комісії щодо присвоєння вченого ступеня чи звання, документи про винахід тощо.

Начальник відділ кадрів (інспектор чи секретар) обов'язково звіряє правильність записів в особовому листку з наявними документами. У процесі цього особливу увагу звертає на правильність запису найменувань організацій, населених пунктів, дат та інших відомостей (посади, кваліфікації тощо).

Додаток (доповнення) до особового листка з обліку кадрів слугує для оперативного внесення змін, що сталися з часу його оформлення (додаток № 9). На титульній сторінці додатка вказують прізвище, ім'я, по батькові працівника, на якого заведена особова справа. Далі зазначають дані про роботу та номери наказів про призначення чи звільнення, відповідні дати та підписи тих, хто здійснював запис.

Записи необхідно робити регулярно, зразу після того, як відбулися зміни в облікових даних працівника. Недотримання цих вимог знижує значення документа і рівень правдивості відомостей особової справи взагалі.

Автобіографія (від гр. autos - сам, bios - життя, grapho - пишу) - опис життя особи (додаток № 10).

Це один з документів, що містить інформацію про особовий склад підприємства, тому він належить до особово-офіційних документів.

Автобіографію складають у довільній формі, однак окремі елементи і реквізити в ній мають бути обов'язково. Відомості про себе викладають у розповідній формі від першої особи і хронологічній послідовності (із зазначенням місяця і року) і таким чином, щоб можна було дістати уявлення про життєвий шлях, кваліфікацію та громадську діяльність автора.

Реквізити автобіографії:

назва виду документа (АВТОБІОГРАФІЯ):

прізвище, ім'я, по батькові автора (теперішній та колишній, якщо були зміни);

число, місяць, рік народження;

місце народження;

освіта й спеціальність за дипломом;

трудова діяльність;

останнє місце роботи (місце навчання), посада;

нагороди й заохочення;

участь у громадському житті;

родинний стан і склад сім'ї;

* паспортні дані, домашня адреса і номер телефону. Нижче від текстової частини проставляють дату складання

автобіографії (ліворуч) і підписують (праворуч).

Автобіографія зберігається в особовій справі.

Характеристика - це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей особи. Її видає адміністрація підприємства, організації, закладу освіти своєму працівникові (учневі, студентові).

Характеристики оформляють на загальних бланках або чистих аркушах паперу формату А-4 (додаток № 11).

Реквізити характеристики:

Назва виду документа (характеристика).

Анкетні дані (прізвище, ім'я, по батькові, посада / вчений ступінь і звання, якщо вони є, рік народження, національність, освіта) - справа у стовпчик.

Текст (розглядається ставлення до роботи, підвищення професійного та наукового рівня, стосунки у трудовому колективі; згадуються урядові нагороди, заохочення).

Висновки (зазначається призначення характеристики).

Підпис відповідальної службової особи, печатка організації, що видала характеристику.

Текст викладається від третьої особи. Документ видається на руки працівникові або надсилається до установи, підприємства, що його вимагали.

6. Дата складання.

Резюме - це коротке узагальнення найважливіших відомостей про осіб (додаток № 12). Зокрема, в ньому подаються дані про освіту, професійний досвід, а також основні бібліографічні дані. На відміну від автобіографії чи анкети, резюме відзначається лаконізмом і дає людині змогу, влаштовуючись на роботу, повідомити про себе те, що вона вважає за найнеобхідніше, аби справити на роботодавця приємне враження про себе як потенційного працівника. Правильно, грамотно складене резюме - запорука успіху.

Обсяг резюме не повинен перевищувати однієї сторінки. Інформацію слід розміщувати так, щоб вона легко сприймалася візуально, передусім акцентувала увагу на особистісних позитивах.

На сторінці зліва розміщують графу питань у вигляді коротких називних речень, справа - лаконічні відповіді.

До складання резюме існують такі вимоги:

вичерпність інформації з наголосом на основних елементах;

грамотність, бездоганний друк;

чітке оформлення;

персоніфікація резюме (за бажанням можна перелічити назви структур, фірм, де людина працювала раніше).

2. Кадрова служба загальноосвітнього навчального закладу

2.1 Загальні положення про навчальний заклад

Заклад перебуває в комунальній власності територіальної громади міста Луганська і є юридичною особою. Заклад у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України “Про освіту”, “Про загальну середню освіту”, “Положенням про загальноосвітній навчальний заклад”, затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 14 червня 2000 р. № 964, іншими нормативно-правовими актами України, власним статутом.

Метою діяльності закладу є забезпечення реалізації права громадян на загальну середню освіту, створення оптимальних психолого-педагогічних умов для самореалізації та індивідуального розвитку особистості учителя й учня.

Предметом діяльності закладу є надання початкової, базової та повної загальної середньої освіти відповідно до вимог Державного стандарту загальної середньої освіти;

Учасниками робочого процесу в закладі є учні, директор закладу, педагогічні працівники, психологи, бібліотекарі, інші спеціалісти, батьки або особи, які їх замінюють. Керівництво закладом здійснює його директор.

Директора закладу призначає на посаду та звільняє з посади відповідний орган управління освітою, згідно із чинним законодавством України. Призначення на посаду та звільнення з посади заступників директора та інших педагогічних працівників закладу здійснюється відповідним органом управління освіти за поданням директора закладу, з дотриманням чинного законодавства. Призначення на посаду та звільнення з посади інших працівників закладу здійснюється його директором відповідно до законодавства про працю.

2.2 Особливості організації кадрової роботи

Правила ведення діловодства в закладі і його підрозділах розроблені згідно з положенням Конституції і Законом України, які встановлюють порядок організації і діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів, Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади з питань здійснення контролю за виконанням документів.

Правила і положення, інструкції діловодства обов'язкові для всіх працівників закладу. Загальне керівництво працею кадрової служби здійснюють директор, його заступники та секретар.

Відповідальність за організацію і правильне ведення діловодства в закладі покладено на секретаря згідно з інструкцією з діловодства і Положенням про загальний відділ. Секретар здійснює забезпечення кадрової роботи в закладі, веде книгу наказів і зберігає її, веде і зберігає журнал обліку руху трудових книжок, зберігає і веде у встановленому порядку трудові книжки працівників.

У процесі роботи з кадрової служби секретар постійно керується такими нормативними документами, як:

- Закон України «Про працю» (Кодекс законів про працю України визначає правові засади і гарантії здійснення громадянами України права розпоряджатися своїми здібностями до продуктивної і творчої праці);

- Закон України «Про відпустки» (цей Закон встановлює державні права на відпустки, визначає умови, тривалість і порядок надання їх працівникам для відновлення працездатності, зміцнення здоров'я, а також для виховання дітей, задоволення власних життєво важливих потреб та інтересів, всебічного розвитку особи);

- Закон України «Про колективні договори і угоди» (цей Закон визначає правові засади розробки, укладення та виконання колективних договорів і угод з метою сприяння регулювання трудових відносин та соціально-економічних інтересів працівників і власників);

- Закон України «Про зайнятість населення» (цей Закон визначає правові, економічні та організаційні основи зайнятості населення України його захисту від безробіття, а також соціальні гарантії з боку держави в реалізації громадянами права на працю).

Всі працівники приймаються на роботу на підставі особистих заяв та шляхом видання наказів директором закладу.

2.3 Складання та оформлення кадрових документів

Документи по особовому складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, їх звільнення, переведення на іншу роботу; заохочення, надання відпусток, покладання дисциплінарних стягнень, інше. До таких документів належить: особові картки, накази по особовому складу, автобіографії, розписки, особові справи, доручення, трудові книжки, анкети.

Документація по особовому складу ведеться з моменту прийняття працівників на роботу в заклад і виділяється у самостійну групу, що зумовлено надзвичайною важливістю її та особливостями документування.

У кожного працівника закладу є трудова книжка, до якої заносять відомості про:

ім'я прізвище та по батькові працівника, його дата народження;

переведення на іншу роботу, звільнення з роботи;

нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України.

відкриття, на які видано дипломи, винаходи, раціоналізаторські пропозиції та виплачені в зв'язку з цим винагороди.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться після видання наказу, але не пізніше тижневого терміну, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу.

Записи про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів і завіряються печаткою.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує секретар і після цього ставиться печатка закладу, на якому вперше заповнювалася трудова книжка.