Ведення ділової кадрової документації в "Луганській середній загальноосвітній школі"

Накази з особового складу зберігаються 75 років (стаття 19 б " Переліку документів з термінів зберігання " ).

У процесі діяльності організації можуть видаватися інші накази по працювати з кадрами: про заохочення, стягнення, відпустках, тощо., термін зберігання яких становить менше 3 року (стаття 19б). Такі накази мають індекс (№1 до, №2 до...) і формуються на самостійну дело.

Щоб зменшити кількість ділових " паперів " , видаваних за стандартними ситуацій, розроблено бланки, містять відразу кількох документів. Наприклад, під час оформлення відпустки заповнюється бланк відпускної записки на 1 аркуші, до складу якого заяву, розпорядження і розрахунок зарплати. Наказ про надання відпустки у разі не складається, т.к. записка про відпустці містить розпорядження керівника, і отже, діє приказа.

Трудовые книжки

Трудові книжки працівники ведуться усім підприємствах, організаціях незалежно від форми собственности.

Трудова книжка належить до основних документів, підтверджують загальний, безперервний, і спеціальний стаж роботи (стаття 39 КЗпП РФ). Законом забороняється мати кілька трудових книжек.

Під час прийому працювати трудову книжку представляють особі, провідному документацію з особистого составу.

На працівника, що надходить працювати вперше, заводиться трудова книжка, яка заповнюється у присутності пізніше тижневого терміну після прийому працювати. Записи у трудовій книжці виробляються виходячи з паспорти й документів, підтверджують освіту й профессию.

На титулі трудовий книжки вказується прізвище, ім'я і по батькові працівника повністю без скорочень. Дата народження, у трудовий книжці повинна утримувати число, місяць і год.

Дані про утворення (середнє, середню спеціальну чи вище) і спеціальності чи професії вказуються виходячи з документів: атестатів; дипломів; сертифікатів; довідок, якщо освіту незакінчене высшее.

На титулі обов'язково ставиться підпис особи, який виказав трудову книжку, і поставив печатку підприємства, де була вперше заполнена;

Запис наступних сторінках трудовий книжки починається простановки штампа підприємства чи написання рукою найменування підприємства, наприклад, АТ " ЭВРИС " .

Якщо підприємство змінило свою назву, то робиться запис про діловою рядком, наприклад АТ " ГЭЗ " з 01.01.95 перейменований в ЗА " ГЭЗ і З " .

У графі 1 проставляється порядковий номер записи,

У графі 2 -- дата прийому (09.10.1998),

У графі 3 -- вказівку дії й обійняв посаду (прийнята посаду менеджера; звільнено за власним бажанням; переведено посаду начальника отдела),

У графі 4 -- підставу (наказ від 07.10.98 № 17 л/с).

Усі записи виробляються точному відповідність до наказом про зарахування, перекладі або звільнення акуратно, без зачеркиваний і виправлень). Якщо виникла потреба виправлень, всі вони обумовлюються і посвідчуються підписом посадової особи і печатью.

Личные карточки

Основним документом з обліку персоналу підприємства є особиста картка форми Т-2, яка заводиться усім співробітників, узвичаєних постійну чи тимчасову работу.

Усі запис у картці робляться виходячи з документів, наданих працівником. З паспорти, розділ I " Загальні відомості " вказуються прізвище, ім'я, по батькові, рік і місяць народження, номер, серія паспорти, що й ким видано, домашня адреса. Відомості про спільному й безупинному стажі роботи, і навіть про переміщеннях співробітника свідчить про підставі записів у трудовій книжці. Для заповнення розділу II " Відомості про військовому обліку " дані беруть із військового квитка работника.

У кодексі варіанті особистої картки виключені застарілі позиції (національність, партійність, членство в ВЛКСМ і профсоюзе).

У обов'язковому порядку проставляють дату заповнення особистої картки, і особиста підпис работника.

На зворотному боці картки містяться розділи III " Призначення і переміщення " , IV " Відпустки " , V " Додаткові відомості " і " Дата і причина звільнення " . Найважливішими є відомості розділу III і " Дата і причина звільнення " .

Записи у тих розділах повинні містити посилання дати й номери наказів про призначення, переміщенні або звільнення працівника. Ці дані повинні заповнюватися з особливою акуратністю, т.к. вони нерідко служать основою підтвердження виробничого стажу працівника. Наприкінці кожної запис у розділі " Призначення і переміщення " має стояти підпис працівника, яку заведена карточка.

У розділі " Додаткові відомості " записуються даних про підвищенні кваліфікації, знанні іноземних мов, другий спеціальності, інвалідності тощо. п.

Заповнюються особисті картки рукописним чи машинописним способом обличчям, відповідальних роботи з персоналом фірми чи секретарем- референтом. Усі записи мали бути зацікавленими без скорочень. Особиста картка заводиться на працівника у одному примірнику, зберігається у її сейфі в окремої картотеці, складеної за алфавітом прізвищ, работников.

Картки від звільнених працівників формують на самостійну справу з алфавіту (за трьома першими літерами прізвища). Перед здаванням справи в самісінький архів все картки мали бути зацікавленими пронумеровано, ними складена внутрішня. Термін зберігання особистих карток ф.Т-2 -- 75 років - " У " (стаття 504 " Переліку документів з термінів зберігання " ).

Личные дела

Особиста справа (досьє) є сукупність документів, містять інформацію про працівника. Особисті справи можуть заводитися па всіх співробітників, але найчастіше -- керівники і провідних фахівців (у своїй інших співробітників оформляють особисті картки ф.Т-2).

Підприємство вправі саме вирішити питання, які документи, особисті картки чи особисті справи, заводити на сотрудников.

До складу особистого справи має входити такі документы:

внутрішня опис документів, наявних у особистому деле;

анкета чи особистий листок з обліку кадров;

автобіографія чи резюме;

копії документів про образовании;

копії документів про затвердження в должности;

характеристики чи рекомендаційні письма;

трудовий контракт (договор);

копії наказів про призначення, переміщенні, увольнении;

доповнення до особистого аркушу з обліку кадров;

довідки та інших. документи, які стосуються даному работнику.

" Внутрішня опис документів, наявних у особистому діда " містить інформацію про порядкових номерах документів справи, їх індексах, заголовках, датах. Листи особистого справи та її внутрішньої опису нумеруються отдельно.

Внутрішня опис підписується се упорядником із зазначенням посади, розшифровки підпис дати составления.

" Особистий листок з обліку кадрів " містить біографічні інформацію про працівника, освіті, виконуваної працювати з початку трудовий діяльності, сімейний стан і др.

Особистий листок заповнюється рукою самим працівником на час вступу на роботу. У його заповненні використовуються такі документы:

паспорт;

трудова книжка;

військовий билет;

документ про утворення (диплом, посвідчення, сертифікат, свідчення, атестат), документи Вищої Атестаційної комиссии

(ВАК) про надання ученого ступені та про надання вченого звания

(диплом і аттестат);

документи про наявні изобретениях;

У графі " Освіта " особистого листка застосовують формулировки:

" початкова " , " неповне середнє " , " середнє " , " середню спеціальну " , " незакінчена вища " , " вище " -- залежно від цього, який документ про освіті існує у работника.

У графу " Виконувана роботу з початку праці " інформацію про роботі беруть із трудовий книжки. У цьому графі фіксується навчання у навчальному закладі, попереднє трудовий деятельности.

У графі " Сімейний стан " використовуються такі формулювання: " одружений " ( " заміжня " ), " развсден(а) " , " удівець (вдова) " , " неодружений " ( " незамужем " ), після чого перераховуються всі члени сім'ї із зазначенням ступеня кревності ( " батько " , " мати " , " дружина " , " чоловік " , " син " , " дочка " ). У цьому вказуються, прізвище, ім'я, по батькові, рік народження кожного члена семьи.

У практиці оформлення прийому працювати часто використовується " Анкета " -- документ аналогічний " Особовому аркушу з обліку кадрів " . На відміну від власного листка, анкета підписується як самим обличчям, що надходять працювати, а й співробітником, відповідальних персонал фирмы.

У деяких: комерційних підприємствах що надходить працювати надає " Автобіографію " чи " Резюме " .

При формуванні особистого справи в самісінький нього поміщають копії документів про освіті (атестат, диплом, сертифікат, і ін.). Копії можна знімати тільки з оригіналів цих документов.

Копії документів про затвердження на посаді вкладаються у особисті справи керівників фірми. Це то, можливо копія протоколу засідання Ради директорів чи засновників фірми або копія протоколу зборів акціонерів, котрий обрав чи що затвердив своїм рішенням призначення посадового лица.

У разі, якщо прийомі до роботи чи під час затвердження в посади представляли характеристики чи рекомендаційні листи, вони також підшиваються на особисте справа работника.

Трудові контракти (договори), ув'язнені з працівником, можуть входити у складі документів особистого діла чи зберігатися окремо. У особисту справу поміщається повністю оформлений, підписаний директором і працівником, завірений печаткою примірник контракта.

" Доповнення до особистого аркушу з обліку кадрів " - це документ, готовий до фіксування змін - у трудовий й особистому житті співробітника, які відбулися після заповнення їм особистого листка з обліку кадрів (чи анкети). Документ включає: прізвище, ім'я, по батькові працівника і два розділу внесення змін доповнень, оформлені як таблиці. У першому його розділі фіксуються інформацію про роботі, про переміщеннях службовими щаблями зі посиланням на накази з особистого составу.

У другій розділ заносяться факти про зміни у професіональній і особистому житті працівника (наприклад, зміна родинного стану, місця проживання), освіти, щодо підвищення кваліфікації, в знанні іноземних мов і культур т. п. У цьому все внесені доповнення мали бути зацікавленими підтверджені відповідними документами.

У особисту справу можуть бути включені такі документи, як списки винаходів, наукових і ін. Треба мати у вигляді, що у статті 19 КЗпП РФ забороняється прийому працювати вимагати від що надходить особи документи, непередбачений законодательством.

Особиста справа заводять після ухвалення наказу про зарахування працівника. Усі документи, які стосуються особовому справі, у міру надходження (в хронологічному порядку) підшиваються в папку-скоросшиватель. Для її обкладинці вказуються повністю: прізвище, ім'я, по батькові сотрудника.

Особисті справи працівників підприємства зберігаються інспектором персоналу чи секретарем-референтом у сейфі і видаються у тимчасове користування лише певним посадових осіб. Зміни у особисті справи вносяться лише особами, відповідальними право їх ведение.

Особисті справи звільнених робітників мають передаватися на архівне збереження і зберігатися 75 років -- " У " (статті 498в, 500 " Переліку документів з зазначенням термінів зберігання " ).

заключение

Трудові правовідносини підприємства з працівником регулюються Кодексом законів про працю (КЗпП) Російської Федерації. З статей Кодексу на підприємстві необхідно встановити єдиний порядок оформлення прийому, звільнення і перерахування сотрудников.

Факти з особового складу є найважливішими документами і потребують особливої ретельності і акуратності під час оформлення, віданні і забезпеченні схоронності протягом тривалого срока.

Працюючи з документами з особового складу необхідно враховувати, що персональні дані (інформацію про фактах, подіях особах і обставинах трудовий роботи і особистому житті) громадян, Закон РФ «Про інформацію, інформатизації і захист інформації» відносить до категорії конфіденційної информации.