Ведення ділової кадрової документації в "Луганській середній загальноосвітній школі"

У графі «Відомості про роботу» у вигляді заголовка записується найменування закладу. Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься.

У графі 2 зазначається дата прийняття на роботу.

У графі 3 записується «Прийнятий або призначений на таку-то посаду чи роботу» із зазначенням її конкретного найменування, а також роботи, професії чи посади.

Якщо робітникові присвоюється чергова категорія, то в трудовій книжці робиться запис про це.

Запис відомостей про роботу за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, вноситься за бажанням працівника.

Переведення працівника на іншу постійну посаду оформляється в такому самому порядку, як і прийняття на роботу.

Якщо за час роботи працівника змінилась назва закладу, то про це у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис: «Заклад (назва) з (дата) перейменовано на (назва)», а в графі 4 зазначається підстава для перейменування - наказ (розпорядження), його дата й номер.

За наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видається «Дублікат» трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виконується на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом директора закладу.

До трудових книжок працівників у розділ «Відомості про нагородження» вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, а в розділ «Відомості про заохочення» - відомості про заохочення за успіхи у праці.

У трудових книжках не роблять записи про премії, передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер.

Порядок внесення до трудової книжки відомостей про нагородження такий:

у графі 1 зазначається порядковий номер запису;

у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення;

у графі 3 у вигляді заголовка пишеться назва підприємства, нижче записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням;

у графі 4 зазначається на якій підставі внесений запис.

Записи про причини звільнення у трудовій книжці мають відповідати формулюванням чинного законодавства і містити посилання на статтю чи пункт Закону: «Звільнений у зв'язку з прогулом, п. 4 ст. 40 КЗпП України». У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавством передбачено надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься із зазначенням цих причин. «Звільнений за власним бажанням у зв'язку з зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України». Запис про звільнення працівника робиться за такими правилами:

у графі 1 ставиться порядковий номер запису;

у графі 2 - дата звільнення;

у графі 3 зазначається причина звільнення, «Звільнено за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України»;

у графі 4 - підстава - наказ, його дата і номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи.

У разі переведення працівника з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємства у графі 3 записується посилання на погодження: «Звільнено у зв'язку з переведенням на роботу на (назва підприємства), п. 5 ст. 36 КЗпП України».

У разі переходу на виборну посаду у графі 3 робиться запис «Звільнений у зв'язку з обранням на виборну посаду в (назва організації), п. 5 ст. 36 КЗпП України».

У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника робиться запис «Звільнено за скороченням штатів (чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України».

Записи, внесенні секретарем до трудових книжок, підтверджуються підписом директора і засвідчуються печаткою.

На кожного працівника закладу заводять особову справу. До неї заносять, що їх складає чи заповнює робітник при вступі на роботу (заяву, особовий листок з обліку кадрів, автобіографію), копії документів про освіту, витяг з наказу про прийняття на роботу. Секретар заповнює документ первинного обліку - особову картку, у трудовій книжці робить відповідні записи, оформлює особову.

Висновки

Вся документація, а особливо кадрова, повинна бути в бездоганному вигляді. Чуткі й розбірливі записи мають велике значення як для власника трудової книжки, так й для його роботодавця.

Тому, кадрова служба органу виконавчої влади повинна виконувати такі завдання:

забезпечувати реалізацію державної політики з питань кадрової роботи та державної служби;

розробляти річні плани роботи з кадрами, визначати щорічну та перспективну (на 5 років) потребу в кадрах, формувати замовлення на підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації державних службовців та керівників підпорядкованих установ, забезпечувати укладання відповідних угод із закладами освіти;

вести встановлену звітно-облікову документацію, готувати державну статистичну звітність з кадрових питань;

приймати від претендентів на посади державних службовців відповідні документи та подавати їх на розгляд конкурсної комісії;

готувати разом з відповідними підрозділами документи для організації стажування кадрів на посадах державних службовців;

готувати матеріали про призначення на посади та звільнення з посад працівників;

обчислювати стаж роботи, здійснювати контроль за встановленням надбавок за вислугу років та наданням відпусток відповідної тривалості, складати графіки щорічних відпусток працівників апарату;

розглядати матеріали й готувати документи для заохочення та нагородження працівників, вести відповідний облік;

оформляти і видавати службові посвідчення та довідки з місця роботи працівника, проводити оформлення листків тимчасової непрацездатності;

проводити разом з іншими підрозділами роботу щодо укладання, продовження терміну дії, розірвання контрактів.

Кадрова служба має право:

перевіряти і контролювати дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, вимог чинного законодавства про працю;

одержувати у встановленому порядку від посадових осіб органу виконавчої влади та підпорядкованих йому установ документи, необхідні для виконання покладених на кадрову службу функцій;

брати участь у нарадах та інших заходах із питань кадрової роботи, що проводяться в органі виконавчої влади та підпорядкованих йому установах, скликати наради з питань, які належать до компетенції кадрової служби;

вносити керівнику органу виконавчої влади пропозиції з питань удосконалення кадрової роботи, підвищення ефективності державної служби.

Список літератури

Кодекс Законів про працю України.

Закон України «Про державну службу» від 16.12.1993.

Закон України «Про зайнятість населення» від 01.03. 1991.

Закон України «Про пенсійне забезпечення» від 05.11. 1991.

5. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній» від 12.08.1993.

6. Постанова Кабінету Міністрів України «Про порядок обчислення стажу державної служби» № 283 від 03.05.1994.

7. Постанова Пенсійного фонду України «Про затвердження Інструкції про порядок обчислення і сплати страхувальниками та застрахованими особами внесків на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування до Пенсійного фонду України» № 21-1 від 19.12.2003.

8. Постанова Кабінету Міністрів України «Про створення державної служби зайнятості України» № 381 від 21 грудня 1990.

9. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження положень щодо застосування Закону України «Про зайнятість населення» № 578 від 27.04.1998.

Трудові книжки

Трудова книжка - це дукумент установленого зразка, в якому записані відомості про стаж роботи, нагороди заохочування кожного працівника.

Отже, це основний документ, який підтверджує трудову діяльність особи. Тому трудовим книжкам, зокрема точному заповненню їх, приділяють особливу увагу. Порядок заповнення трудових книжок та вкладок до них, обліку їх та видачі в разі звільнення чи втрати тощо регламентує “Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях”.

Розглянемо порядок ведення трудових книжок.

Загальні положення.

o Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій (на ділі підприємств) у всіх форм власності, які попрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласнками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем їхньої освітньої роботи.

o трудові книжки раніше встановленого зразка обмінові не підлягають.

o влаштовуючись на роботу, особа забов'язана подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.

o особи, які вперше стають до роботи й не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовців, звільнені зі Збройних Сил України, Національної гвардії України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України, Управління охорони вищих посадових осіб Укріїни та інших військових формувань, створених відповідно до чинного законодавства країни (далі Збройні Сили України та інші війська), та військовослужбовці, звільнені зі Збройнх Сил колишнього Союзу РСР і Збройних Сил держав - учасниць СНД, пред'являють військовий квиток. Звільнені з місць відбування покарання за кримінальний злочин зобов'язані пред'явити довідку про звільнення.

Заповнення трудових книжок

Загальні вказівки

Трудові книжки і вкладки до них заповнюються у відповідальних розділах українською та росьйською мовами.

якщо особа розпочинає свій трудовий шлях і ще не має трудової книжки, то власник або вповноважений ним орган має оформити (виписати) її не пізніше, ніж у тижневий термін від дня прийняття працівника на роботу.

У трудову книжку вносять такі відомості:

про працівника - його прізвище, ім'я та побатькові, дата народження;

про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

про нагородження державними нагородами та відзнаками України, про заохочення за успіхи в роботі та інші відповідно до чинного законодавства України;

про відкриття, на які видано дипломи, використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та грошові винагороди у зв'язку з цим.

Стягнення у трудовій книжці не зазначаються.

v записи в разі звільнення працівника або переведення його на іншу роботу мають точно відповідати формулюванню чинного законодавства й містить посилання на відповідну статтю, пункт закону.

Всі записи про пийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або вповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше, ніж у тижневий термін (у разі звільнення - в день звільнення), й мають точно відповідати текстові наказу (розпорядження).

Дати пишуться арабськими цифрами (число й місяць - двозначними), наприклад: 05.01. 2002.

Записи виконують акуратно, кульковою ручкою або чорнилом чорного, синього чи фіолетового кольорів і звіряються печаткою.

З кожним записом, що вноситься у трудову книжку на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, власник або вповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова відомча форма № П-2), в якій має бути такий самий запис, що й у трудовій книжці (вкладці).

В разі потреби власник або вповноважений ним орган може видати працівникові на його прохання завірений витяг із трудової книжки.

Якщо підприємство, на якому зроблено неправильний або неточний запис, ліквідовано, то виправлення вноситься правонаступником і засвідчується печаткою; якщо правонаступника немає - то вищою організацією, якій підпорядковувалось ліквідоване підприємство, а в разі її відсутності - облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя та держархівом при Раді Міністрів Криму.

Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження, заохочення та інші мають точно відповідати оригіналові наказу (розпорядження).

У разі витрати наказу (розпорядження) або невідповідності його фактичного виконуваній роботи виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Свідчення осіб не можуть бути підставою для виправлення внесених раніше записів.

У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладки) закреслювати рішення внесені неточні або неправильні записи забороняється.

Якщо, наприклад, треба змінити запис відомстей про роботу, то після закінчення відповідного порядкового номеру запису й дати його внесення в графі 3 пишуть: «Запис за номером… недійсний. Прийнято на посаду…» і в графі 4 повторюють дату й номер наказу (розпорядження) власника або вповноваженого ним орган, запис якого неправильно внесено в трудову книжку.

Так само виправляються недійсні записи про звільнення й переведення на іншу постійну роботу в разі їхньої незаконності, встановленої органом з питань розгляду трудових суперечок, і поновлення на попередній роботі. Наприклад, пишуть: «Запис за номером… недійсний: поновлений на попередній роботі». У разі зміни формулювання причин звільнення пишуть: «Запис за номером… недійсний: звільнений…» (зазначають правильне формулювання).

У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботу або про зміну формулювання причини звільнення.

Якщо в трудовій книжці є запис про звільнення або переведення на іншу роботу, визначений недійсним, то на прохання працівника видається дублікат трудової книжки, в який не вноситься цей запис.

Внесення відомостей про працівника.

Відомості про працівника записується на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або зміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказується на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Після проставляння дати заповнення трудової книжки її власник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа яка відповідає за видачу трудових книжок. Після цього ставиться відбиток гербової чи круглої, що прирівнюється до гербової, печатки підприємства (або печатки відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.

Зміни в записи прізвища, імені, по батькові й дати народження вносить власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідосцтва про народження, про шлюб, розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові тощ) з посиланням на їхні номери й дати.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюються, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дати народження й записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки й засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису,що вноситьсу, у графу 2 зазначається дата прийняття на роботу.

У грфі 3 пишуть: «Прийнятий (призначений) до… цеху (відділу, підрозділу, …)» і зазначають його конкретну назву, а також роботу, професію або посаду і присвоєний розряд. Назви робот, професій, посад зазначають відповідно до «Класифікатора професій».

Якщо працівник виходить на пенсію за віком на пільгових умовах, то запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, із посиланням на «Списки» виробництв, пофесій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення». Показники, зазначені в цих списках, обов'язково мають бути підтверджені в «Карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації» й можуть записуватися в дужках.

Якщо робітникові (працівникові) присвоюється черговий розряд (категорія), то в трудовій книжці робиться запис про це.

Запис відомостей про роботу за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, вноситься власником або вповноваженим ним органом окремим рядком на бажання працівника.

Переведення працівника на іншу постійну роботу в межах одного підприємства оформляється в такому самому порядку, як і прийняття на роботу.

Якщо за час роботи працівника змінилася назва підприємства, то про це у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис: «Підприємство» (назва) з (дати) перейменовано на (назва)», а в графі 4 зазначається підстава для перейменування - наказ (розпорядження), його дата й номер.

До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком (до занесення відомостей про роботу на даному підприємстві) з посиланнями на дати, номери та назви відповідних документів такі записи:

про тривалість служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавством про працю й державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зачислення) й дати звільнення зі служби;

про тривалість навчання у професійно-виховних та інших закладах, у навчально курсових-комбінатах (центрах, пунктах тощо);

про тривалість навчання у вищих навчальних закладах (всюди входить і тривалість роботи в студентських таборах, на виробничій практиці, виконання науково-дослідної гопдоговірної тематики) та про тривалість перебування в аспірантурі й клінічній ординатурі, крім випадків;

про роботу як членів колгоспу (якщо чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працівників);

про час догляду за інвалідом 1-ї групи або з дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який згідно з висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п.Е ст. 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення»), в тому числі за пристарілим, який досягає 80-річного віку (згідно з медичним висновком);

про період одержання допомоги у зв'язку з безробіттям - виноситься у трудову книжку центром державної служби зайнятьсті населення.

У разі відновлення в установленому порядку безперевного стажу для визначення допомоги за державним соціальним страхуванням у графу 3 розділу «Відомості про роботу» за останнім місцем роботи вноситься запис: «Безперервний трудовий стаж відновлено з (дата)», а в графі 4 робиться посилання на постанову президії відповідної ради профспілок або президії ЦК відповідної галузевої профспілки.

У трудових книжках працівників, зайнятих на сезонних роботах у тих галузях народного господарства, де чинним законодавством допускається підсумовування періодів сезонної роботи та збереження безперевного трудового стажу в разі повернення в установлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви, у графі 3 розділу «Відомості про роботу» записують: «Безперервний стаж роботи зберігання».

Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими договорами в іноземних представництвах, в іноземних кореспондентів, співробітників міжнародних організацій та інших прирівнених до них іноземців на території України, зберігаються: в м. Києва - в Генеральній дирекції Київської державної адміністрації про обслуговуванню іноземних представницт, у Республіці Крим та областях - у департаментах зовнішніх зв'язків обласних державних адміністрацій, у м. Севастополі - в міській державній адміністрації.

Ці організації роблять записи в трудових книжках про прийняття на роботу й про звільнення з роботи відповідно до трудових договорів і довідок від наймачів. У разі прийняття на роботу робиться, наприклад, такий запис: «Прийнятий на роботу в систему Генеральної дирекції Київської держаної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв»; у разі звільнення: «Звільнений з роботи із системи Генеральної дирекції Київської держаної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв» із посилання на відповідні статті КЗпП України.

Запис, зроблений у трудовій книжці іноземними представництвами, іноземними кореспондентами, співробітниками міжнародних організацій та іншими прирівняннями до них іноземцями на тариторії України, вважається недійсним.

До трудових книжок осіб, які перебували на виправних роботах без позбавлення волі, власник або вповноважений ним орган підприємства за місцем роботи виносить у графу 3 розділу “Відомості про роботу” запис про те, що тривалість роботи в цей період не зараховується до загального і безперевного стажу.

У разі коли рішення суду в установленому законом порядку строк відбування виправних робіт без позбавлення волі включено до загального трудового стажу, в трудових книжках робиться запис про те, що цей час не зараховується в безперевний трудовий стаж.

Зазначені записи вносяться у трудову книжку по закінченні фактичного строку відбування покарання, що встановлюється за довідками органів МВС України.

При звільнені засудженого з роботи в порядку передбаченому чинним законодавством, і влаштуванні його на нове місце роботи відповідні записи вносяться тим підприємством, на яке було прийнято або направлено засудженого.

Підставою для внесення в трудову книжку передбачених цим пунктом записів є наказ (розпорядження) керівника підприємства, виданий згідно з вироком (ухвалою) суду.

У розділі трудової книжки “Відомості про роботу” роблять такі записи: у графу 1 зазначається порядковий номер запису; у графу 2 - дата внесення запису; у графу 3 пишеться: “Час роботи з (дати) по (дата) не зараховується в загальний стаж та безперервний трудовий стаж”. У разі залічення судом часу відбування виправних робіт до загального трудового стажу в графі 3 пишиться: “Час роботи з (дати) по (дата) не зараховується в безперервний трудовий стаж”. У графі 4 зазначається підстава для внесення запису в трудову книжку - наказ (розпорядження) керівника підприємства, дата його видання та номер.

Внесення відомосте про нагородження й заохочення

У трудові книжки працівників у розділі “Відомості про нагородження” вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, а в розділі “Відомості про заохочення” - відомості про заохочення за успіхи у праці.

У трудовх книжках не роблять записи про премиї, що передбачені системою заробітної плати або виплати яких має регулярний характер.

Порядок внесення відомостей про нагороди й заохочення такий: у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишиться у вигляді заголовка назва підприємства, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду діяльності працівника); у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення; у графі 3 записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис (із посиланням на дату, номер і назву документа).

Внесення відомостей у разі звільнення.

Запис про причини звільнення у трудовій книжці мають точно відповідати формулюванню чинного законодавства і містити посилання на статтю, пункт закону. Наприклад: “Звільнений у зв'язку з прогулом, п.У ст. 40 КЗпП України”.

У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавство передбачено надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься із зазначенням цих причин. Наприклад: “Звільнений за власним бажанням у зв'язку з зачисленням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України”.

Запис про звільнення працівника робиться за такими правилами: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 - дата звільнення; у графі 3 зазначається причина звільнення, наприклад: “Звільнено за скороченням штатів, п 1 ст. 40 КЗпП України”; у графі 4 - підстава - наказ (розпорядження), його дата і номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи.

У разі переведення працівника з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємтсв у графі 3 записується посилання на погодження “Звільнено у зв'язку з переведенням на роботу на роботу на (назва підприємства), п. 5 ст. 36 КЗпП України”.

У разі переходу на виборну посаду в графі 3 робиться запис: “Звільнено у зв'язку з обранням на виборну посаду в (назва організації), п. 5 ст. 36 КЗпП України”.

У разі розірванні трудового договору з ініціативи власника або вповноваженого ним органу у зв'язку зі здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями, народного господарства, крім зазначення підстав, передбачених чинним законодавством, робиться посилання на відповідне рішення Уряду України. Наприклад, у графі 3 записується: “Звільнено за скороченням штатів (чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП УкраїниУ разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у розділі “Відомості про призначення пенсії” трудової книжки органами соціального забезпечення ставиться відбиток штампа “Пенсію призначено”. У трудових книжках раніше встановленого зразка (1938 р.) відбиток зазначеного штампа ставиться на першій сторінці.

Вкладка трудової книжки.

Якщо у трудовій книжці заповнено всі сторінки відповідних розділів, то вона доповнюється вкладкою. Вкладка вшивається у трудову книжку, заповнюється й ведеться власником або вповноваженим ним органом за місцем роботи працівника в такому самому порядку, що й трудова книжка.

Вкладка без трудвої книжки недійсна.

Видаючи кожну нову (наступну) вкладку, на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки згори ставлять відбиток штампа розміром 10х25 мм з надписом “Видано вкладку” й зазначають серію та номер вкладки. Видається вкладка нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового зразка чи раніше встановлених - 1938 і 1974 рр.).

Видача трудової книжки в разі звільнення

У разі звільнення працівника всі записи про роботу й нагороди, внесені в трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства чи ввіділу кадрів.

Якщо працівник працездатного віку протягом останніх двох років перед звільненням підвищував кваліфікацію, то треба це зазначити.

У разі звільнення осіб, які працювали в селянському (фермерському) господарстві за трудовим договором, або припинення членства в селянському (фермерському) господарстві після відповідних записів у трудових книжках, зроблених головою селянського (фермерського) господарства, трудовий стаж, у цьому господарстві підтверджується підписом керівника, заступника, іншої уповноваженої на це особи та засвідчується печаткою місцевого органу державної виконавчої влади.

Трудова книжка заповнюється одночасно українською та російською мовами, й окремо завіряються обидва тексти.

Власник або вповноважений ним орган зобов'язаний видати працівникові його трудову книжку в день звільнення із внесеним у неї записом про звільнення.

У разі затримки видачі трудової книжки з вени власника або вповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і виноситься запис у трудову книжку працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визначається недійсним у в становленому порядку.

v якщо працівник був відсутній на роботі у день звільнення, то власник або вповноважений ним орган у цей день надсилає йому поштове повідомлення про необхідність одержати трудову книжку.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки з письмової згоди працівника.

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їхню вимогу. У трудовій книжці померлого працівника в розділі “Відомості про роботу” зазначають дату запису і в графі 3 записують: “Роботу припинено у зв'язку зі смертю”. Далі заповнюють графу 4, де зазначають дату й номер наказу (розпорядження). Цей запис засвідчується в установленому порядку.

Дублікат трудової книжки

Особа, яка загубила трудову книжку (вкладку до неї), зобо'язана негайно заявити про це власникові або вповноваженому ним органові за місцем останньої роботи. Не пізніше ніж за 15 днів після заяви, а в разі ускладнення - в інший термін, власник або вповноважений ним орган видає працівникові нову трудову книжку або вкладку до неї (нових зразків) з написом “Дублікат” у правому верхньому куті першої сторінки.

Дублікат трудової книжки або вкладка до неї заповнюється за загальними правилами. У розділах “Відомості про роботу”, “Відомості про нагородження” й “Відомості про заохочення” дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження й заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то заповнюючи дублікат трудової книжки, в розділі “Відомості про роботу” в графу 3 спочатку вносять запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу й на яких посадах працював у минулемо власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується за окремими періодами роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; у графі 3 пишеться назва підприємства, де працював працівник, а також назви цеху (відділу) й посади (роботи), на яку було прийнято працівника. Відомсті про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій у дублікаті трудової книжки вносяться на бажання працівника.

Якщо в поданих працівником документах є відомості про переведення його на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це робиться запис.

Після цього в графі 2 записується дата звільнення, а в графі 3 - причина звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі дані.

Якщо подані працівником документи не містять повних даних про роботу в минулому, то в дублікат трудової книжки вносять тільки ті дані, що є в документах.

У графі 4 зазначаються назва, дата й номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи в дублікаті. Власники або вповноважені ними органи попередних місць роботи зобов'язані сприяти своєму колишньому працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи до влаштування на останнє підприємство.

` Якщо трудова книжка (вкладка до неї) стала непридатною (наприклад, обгоріла, розірвалася, забруднилася), то власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівникові дублікат трудової книжки (вкладки до неї). При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис: “Видано дублікат”, а книжка повертається працівникові. Влаштовуючись на нове місце роботи, працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.

Розрахунки за трудові книжки та їх зберігання

При виписуванні трудової книжки (вкладки до неї або дублікат) власник або вповноважений ним орган стягує з працівника суму її вартості.

У разі неправильного первісного заповнення трудової книжки або вкладки до неї, а також псування бланків їх через недбале зберігання вартість зіпсованих бланків сплачується підприємством.

Якщо трудову книжку працівника загублено підприємством у наслідок стихійного лиха або з інших причин, то йому видається дублікат трудової книжки без стягування суми її вартості.

Трудові книжки та дублікат їх, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжко. Після цього терміну не затребувані трудові книжки (дублікати їх) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного терміну підлягають знищенню в установленому порядку.

Власник або впоноважений ним орган зобов'язаний постійно мати потрібну кількість бланків трудових книжок і вкладок до них.

Облік трудових книжок

На підприємстві ведеться також документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнення трудових книжок:

книга обліку бланків трудових книжок і вкладок до них;

книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них.

У книзі обліку руху трудових книжок і вкладок до них фіксуються всі операції, що пов'язані з одержанням і витраченням бланків трудових книжок і вкладок до них із зазначенням серії та номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерією підприємства.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює прийняття і звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, що одержано від працівників при влаштуванні їх на роботу, а також трудові книжки і вкладки до них, виписані працівникам, які раніше не мали їх.

Про одержання трудової книжки у зв'язку зі звільненням працівникі розписуються в особовій картці й у книзі обліку.

Обидві зазначені книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та стверджені підписом керівника підприємства й відбиток гербової (круглої, що прирівнюється до гербової) печатки.

Бланки трудових книжок і вкладок до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності й видаються на заяву під звіт особі, котра відповідає за ведення трудових книжок.

Особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, щомісяця подає до бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладок до них і про суми, одержані за заповнені трудові книжки та вкладки до них, разом з прибутковим ордером каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладок до них складається акт за типовою формою № П - 11 (дод. 85).

Якщо, наприклад, працівник попередньо вирішує питання про перехід на інше місце роботи чи оформлення на роботу за сумісництвом, то йому видають (у разі потреби) завірений витяг з його трудової книжки, який оформляють на трафаретному бланку формату А4 машинописним способом (дод. 86) або від руки.

У витягу з трудової книжки обов'язковим є реквізит 27 (позначка про завірення копії); слово “Копія” у правому верхньому куті аркуша не зазначають.

Відомості про роботу

Якщо, наприклад, працівник попередньо вирішує питання про перехід на інше місце роботи чи оформлення на роботу за сумісництвом, то йому видають (у разі потреби) завірений витяг з його трудової книжки, який оформляють на трафаретному бланку формату А4 машинописним способом (дод. 86) або від руки.

У витягу з трудової книжки обов'язковим є реквізит 27 (позначка про завірення копії); слово “Копія” у правому верхньому куті аркуша не зазначають.

Це основний документ, що фіксує трудову діяльність працівника. Трудова книжка служить для встановлення загального, безперервного й спеціального трудового стажу. До трудової книжки заносяться відомості про його звільнення, переміщення.

Трудова книжка зберігається у відділі кадрів підприємства, організації або установи, де працює її власник. Працівник забирає її лише тоді, коли переходить працювати до іншої установи. У разі її втрати дублікат видається за останнім місцем роботи. Згідно із чинним законодавством працівник має право взяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою.

Трудові книжки оформляються на всіх працівників підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, включаючи осіб, які є співвласниками(власниками) підприємств, установ, фермерських господарств, сезонних і тимчасових працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

Трудові книжки не оформляються на працівників, які працюють за сумісництвом та на умовах трудового договору у підприємців, що не є юридичними особами, а також на працівників, які працюють в окремих громадян з їх обслуговування (домашні робітниці, няньки, водії, охоронці та ін.).

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення.

Відомості про працівника записуються на 1-й і 33-й сторінках українською мовою. Прізвище, ім'я, по батькові, дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Накази про прийом на роботу, переведення, надання відпустки чи звільнення працівника, розглянуті на попередніх заняттях (див. ШБ" № 5, "ШБ" № 6), відображають зміну (переміщення) кадрів. Але для того, щоб з'ясувати структуру кадрів, їх кількісний і "якісний" склад, визначити станом на певну дату, на якому рівні знаходяться трудові взаємини з тим чи іншим працівником, одних наказів недостатньо. Тому на додаток до наказу Мінстату № 253 "Про затвердження типових форм первинного обліку" (далі - Наказ № 253) 27 жовтня 1995 р. тим самим Мінстатом був затверджений ще один наказ, № 277 "Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу" (далі -Наказ № 277). Про те, як ведеться облік особового складу, які типові форми при цьому використовуються та який порядок їхнього оформлення ми сьогодні і поговоримо.

Почнемо з типової форми П-2 "Особистої картки" затвердженої наказом № 277.

Заповнюється типова форма П-2 "Лицьова картка" на підставі відповідних документів (паспортів, свідоцтв про народження, укладення шлюбу, дипломів, військового квитка й інших документів), а так само відповідних наказів і розпоряджень, виданих на підприємстві. Наприклад, третій розділ Лицьової картки заповнюється на підставі наказів типової форми П-1 "Наказ (розпорядження) про прийом на роботу" (див. "ШБ" № 5/2004) та П-5 "Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу" (див. "ШБ" № 6/2004). Четвертий розділ "Лицьової картки" заповнюється у випадку надання працівнику відпустки за "Наказом (розпорядженням) про надання відпустки" типової форми П-6 (див. "ШБ" № 5/2004) чи по "Списку №___ про надання відпустки" типової форми П-7 (див. "ШБ" № 6/2004). Відпустка відповідно до Закону про відпустки може бути щорічною (основною чи додатковою (наприклад, у зв'язку зі шкідливими і тяжкими умовами праці)), додатковою відпусткою в зв'язку з навчанням, творчою відпусткою, соціальною відпусткою чи відпусткою без збереження заробітної плати. За який період надається відпустка вказується, як правило, по щорічних відпустках. Робиться це для того, щоб здійснювати контроль за повнотою і своєчасністю надання відпустки відповідно до вимог статті 10 Закону про відпустки, а також для визначення тривалості відпустки. Дата початку і закінчення відпустки вказується для контролю за використанням днів відпустки і своєчасністю виходу працівника на роботу.

Припустимо, що Єсауленко Т.І. відпрацювала на посаді старшого бухгалтера на МП "Прогрес" з 18.03.2004 р. по 31.07.2005 р. і написала заяву на відпустку з 01.08.05 р. за відпрацьований рік (з 18.03.04 р. по 18.03.05 р.¹ ). Після видання наказу про надання відпустки Єсауленко Т.І. у розділі четвертому будуть зроблені наступні записи:

Відповідно до законодавства, вона мала право скористатися відпусткою раніше, наприклад з 18 березня 2005 р. Окрім цього вона мала право 31 липня 2005 р. написати заяву на відпустку за відпрацьований час (тобто за період з 18.03.04 р. по 31.07.05 р.). Але за взаємною домовленістю між нею та адміністрацією МП "Прогрес" вона скористалася своїм правом на відпустку саме з 01.08.05 р. і лише за відпрацьований рік.

У рядку "Додаткова інформація" вказується будь-яка інша інформація, що не передбачена реквізитами "Лицьової картки" але, проте, має значення при обліку даного працівника (наприклад, наявність вченого ступеня, державних нагород тощо).

При звільненні працівника в Особовому листку вказується причина звільнення відповідно до "Наказу (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)" типової форми П-8. З даним записом працівник, що звільняється (той, на кого заповнений даний листок), повинен бути ознайомлений під розпис в Особовому листку. Після чого аналогічний запис робиться в трудовій книжці працівника, що звільняється, і після її видачі працівнику він повинен розписатися в її одержанні в Лицьовій картці.

На підприємствах з великою чисельністю на додаток до типової форми П-2 "Особовий листок" на кожного окремого працівника відкривається "Алфавітна картка" типової форми П-3. Алфавітні картки знаходяться окремо від "Лицьових карток" у єдиній картотеці всіх працівників підприємства. Розставляються вони в картотеці за абеткою, що в значній мірі полегшує пошук "Лицьової картки", особистої справи (якщо вона ведеться) чи інших документів по тому чи іншому працівнику підприємства.

Якщо в штаті підприємства є працівник, що виконує науково-дослідні, проектно-конструкторські чи технологічні роботи, то на додаток до Особистої картки типової форми П-2 ведеться ще й Особиста картка типової форми П-4. Оманливо думати, що такого роду працівники можуть бути тільки в науково-дослідних інститутах, конструкторських бюро, у вищих навчальних закладах тощо. На будь-якому підприємстві, у т.ч. на малому, може бути такий працівник. Причому, це не обов'язково повинна бути людина, що має науковий ступінь. Наприклад, якщо мале підприємство рівнобіжно з виготовленням будь-якого приладу здійснює конструювання аналогічних, але більш ефективних, сучасних, надточних чи, припустимо, з великим ККД, і керує такою роботою його головний інженер, то Особиста картка типової форми П-4 буде мати наступний вигляд:

Понятие й ті види кадрових документов

Сукупність документів, у яких зафіксовані етапи трудовий діяльності співробітників, називається документацією з кадрів (особовому складу, персоналу). До таких документам относятся:

трудові контракти (договори), ув'язнені підприємством з работником;

накази з особового складу (про зарахування, звільнення, перекладі сотрудника);

трудові книжки;

особисті картки форми Т-2;

особисті дела;

лицьові рахунку за заробітної плате.

Однією з основних документів, регулюючих правовідносини підприємства з працівником, є трудовий контракт (договір). Після підписання контракту видається наказ про зарахування сотрудника.

На підстав наказу про зарахування оформляється особиста картка форми Т-2 (чи заводиться особисту справу), робиться запис у трудовій книжке.

Копії наказу про зарахування вступають у особисту справу й у бухгалтерію, де котрий вступив працівникові присвоюється табельний номер і нього заводиться лицьової рахунок по зарплате.

Звільнення працівника здійснюватися за такою схемою: | | |Заява працівника про звільнення | | | | | | | | | | | |Наказ про звільнення | | | | | | | | | |Запис у трудовій книжці | |Запис у власній картці | | | |ф.Т-2и/или особовій справі |

Заява про звільнення, працівник пише протягом двох тижнів до гаданого терміну звільнення з праці та надає його за узгодження керівнику (стаття 31 КЗпП РФ). Керівник фірми видає наказ з особового складу про звільнення, відповідно до яким роблять запис у трудовій книжці й у особистої картці ф.Т-2. Копії наказів вступають у особисту справу працівника й у бухгалтерію, де на кількох підставі наказу виробляється повний розрахунок із работником.

При перекладі працівника в іншу посаду у рамках фірми порядок оформлення документів здійснюється за таку схему: | | |Наказ по л/с про переведення в іншу | | | | | |посаду | | | | | | | | | |Запис у трудовій | |Запис у власній картці| |Запис в особовому | |книжці | |ф.Т-2 і/або особовій справі | |рахунку по заробітної| | | | | |платі |

Керівник фірми видає наказ з особового складу про переведення співробітника в іншу посаду, виходячи з якого робиться відповідна запис із зазначенням посаді у трудовій книжці й у особистої картці ф. Т-2. Копії наказу направляють у особисту справу й у бухгалтерію у разі зміни окладу, виробляється відповідне зміна в особовому рахунку по заробітної плате.

Трудовые контракты

Трудової контракт (договір) -- документ, фіксуючий згоду сторін про встановленні трудових правовідносин і регулюючі їх. Сторонами трудового контракту, є підприємство (роботодавець) і працівник (контрактант).

Відповідно до статтею 18 КЗпП, РФ трудовий контракт повинен полягати у письмовій формах. Письмова форма контракту підвищує гарантії сторін у реалізації досягнутих домовленостей по найважливішим умовам труда.

Під час укладання контракту, рекомендується вказувати такі основні условия:

місце роботи (найменування підприємства, куди приймається працівник, його адрес);

конкретну роботу у відповідність до кваліфікацією за визначеною професії, чи посади, що повинен виконувати работник;

дату початку закінченні, якщо полягає терміновий трудовий контракт;

оплату труда;

обов'язки, підприємства з забезпечення охорони труда.

Контракт може містити й додаткові умови, конкретизирующие зобов'язання сторін. До до їх числа можна отнести:

випробувальний срок;

суміщення професій (должностей);

підвищення квалификации;

додаткова відпустка і др.

Контрактна форма найму, організації та оплати праці поширюється ми такі категорії работающих:

на постійних работников;

на тимчасових работников;

працівників основному місці работы;

працюючих але совместительству.

У трудовому контракті визначаються обов'язки працівника згідно з тим професією чи посадою, оскільки прийнято, чи робиться посилання на відповідну посадову інструкцію, розроблену і затверджену керівництвом предприятия.

Відповідно до КЗОТу РФ (стаття 17) трудовий контракт може полягати на невизначений термін, визначений термін трохи більше 5 років, тимчасово виконання певної работы.

У трудовому контракті вказується розмір посадового окладу працівника, різні надбавки і доплати стимулюючого і компенсаційного характеру: за кваліфікацію; за професійну майстерність; за особистий трудовий внесок і др.

За угодою сторін ці надбавки може бути конкретизовано й у окремих випадках може бути збільшено чи зменшені проти загальної нормою, передбаченої в организации.

Поруч із доплатами боку можуть домовитися про решту видах заохочень, наприклад, про додатковому відпустці, підвищеному винагороду за підсумками роботи щороку і т. п.

Під час укладання трудового контракту що неспроможні встановлюватися по узгодженню сторін такі условия:

підстави звільнення работника;

дисциплінарні стягнення, непередбачений законодательством;

запровадження до працівників повною матеріальною відповідальності, крім випадків, передбачених статтею 121 КЗпП РФ.

Контракт складається у двох примірниках, підписується керівником і працівником, завіряється печаткою. Один примірник контракту зберігається на підприємстві, другий -- у работника.

Трудові контракти можна включати у складі особисті справи працівників підприємства. І тут їх термін зберігання відповідає терміну зберігання особисті справи (75 років). Якщо особисті справи не заводяться, контракти формуються в окрему кримінальну справу за алфавітом прізвищ працівників. Трудові контракти зберігаються 75 років - " У " , якщо відсутні по будь-яким причин накази з особистого складу, і - 5 багатьох років після звільнення працівника за наявності приказов.

Приказы з особистого составу

Наказами з особового складу оформляються прийом, звільнення і переклад працівників підприємства. Укладання трудового контракти з працівниками не виключає видання наказу з особового складу про його зарахування працювати (стаття 18 КЗпП РФ).

Накази з особового складу групуються на окремий справу і мають самостійну нумерацію з додаванням індексу " л/с " (№ 1 л/с, №2 л/с...).

Оформляються накази з особового складу на бланках підприємства для внутрішніх документов.

Реквізит " заголовок до тексту " наказу з особового складу то, можливо оформлений так: " Про прийомі працювати Зотова А.В. " , " Про звільнення Гудкова Л.И. " , " Про зміни штатів АТ " (якщо наказ стосується приймання й звільнення відразу кількох сотрудников).

Текст наказу ділиться на констатуючу і распорядительную частини. У першій його частині наказу можуть бути вказані причини його издания/например, факти порушення трудовий дисципліни. По розсуду керівника фраза-констатація частина наказу може указываться.

Друга, распорядительная частина наказу, починається словами: " ПРИЗНАЧИТИ " , " ЗВІЛЬНИТИ " , " ПЕРЕВЕСТИ " , які від кордону лівого поля. Після них, наступній рядком вказується прізвище працівника (прописними літерами), ім'я і по батькові (без скорочень), посаду, термін звільнення, призначення чи переказу; стаття КЗпП РФ (для звільнення). Під час прийому працювати вказується оклад працівника, вид прийому (стала чи тимчасова робота), з випробувальним терміном чи ні нього та його т. п.

Накази з особового складу можуть складатися на кількох співробітників незалежно від цього, приймаються на роботу чи звільняються. Такі накази складаються з кількох пунктів, кожен із яких стосується окремого сотрудника.

Тексти наказів з особового складу, зазвичай, однотипні і може представлені в формалізованому виде.

Аналогічно можна скласти наказ про звільнення, цього необхідно змінити: в реквізиті " заголовок " фразу " Про прийомі " на " Про звільнення... " ; графу " вид прийому " на " причину звільнення " ; > графу " дата прийому " на " дату звільнення " .

У графі " підставу " вказуються документи, які послужили причиною звільнення (заяву, доповідна чи пояснювальна записка) чи стаття КЗпП РФ, відповідна причини увольнения.

Накази про переведення в іншу посаду всередині підприємства також можуть представлені в формалізованому вигляді. І тут слід зазначити посаду і оклад, нове структурне підрозділ й посвідку перекладу. Якщо переклад тимчасовий, необхідно вказати його срок.

Накази з особового складу візуються юрисконсультом, заступником директора з кадрів або іншими посадовою особою, до обов'язків якого входить роботу з персоналом фирмы.

Накази з особового складу з'являються працівникові під розписку (стаття 18 КЗпП РФ). Позначка про ознайомлення з наказом проставляється нижче реквізитів " підпис " і " віза " самим працівником містить таке: " З наказом ознайомлений " , підпис працівника і дату ознайомлення. Особливо необхідна ця позначка на наказах про звільнення, т. до. у разі виникнення трудових суперечок працівник вправі звернутися до суду в в місячний строк від часу ознайомлення з наказом (стаття 211 КЗпП РФ).