Департамент образования города москвы

Самарский филиал

Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования города москвы

"московский городской педагогический университет"

Факультет менеджмента

Совершенствование процесса подбора персонала

(на примере ФГУ ДЭП 292)

Дипломный проект

Самара 2010

Содержание

• Введение
• 1. Теоретические основы процесса подбора персонала
• 1.1 Место подбора персонала в системе управления персоналом
• 1.2 Элементы системы подбора персонала и их характеристика
• 1.3 Процесс подбора персонала, его характеристика и основные этапы
• 2. Анализ процесса подбора персонала в ФГУ ДЭП 292
• 2.1 Общая характеристика предприятия
• 2.2 Оценка персонала предприятия
• 2.3 Исследование существующего процесса подбора персонала на предприятии
• 3. Совершенствование процесса подбора персонала в ФГУ ДЭП 292
• 3.1 Разработка рекомендаций по совершенствованию процесса подбора персонала на предприятии
• 3.2 Оценка ожидаемой социально-экономической эффективности рекомендаций по совершенствованию процесса подбора персонала
• Заключение
• Список использованных источников и литературы
• Приложения

Введение

Актуальность исследования. Самая большая ценность компании, имеющая большее влияние на прибыль предприятия, чем любой другой актив, - ее человеческие ресурсы. Подбор же необходимых предприятию кадров - это один из наиболее ответственных этапов в управлении персоналом, и не случаен тот факт, что на современном этапе развития бизнеса большое количество компаний при отсутствии собственных профессиональных и финансовых возможностей обращаются к услугам профессионалов в области подбора персонала - к услугам кадровых агентств. Хотя, как показывает практика работы с кадровыми агентствами предприятий, не всегда этот путь удовлетворения кадровой потребности бывает эффективен [35, с. 14].

В настоящее время вопросы подбора персонала являются первоочередными как для коммерческих организаций, так и для государственных структур. Это связано с тем, что персонал оказывает непосредственное воздействие не только на конечный результат деятельности организации, но также и на ее процесс [34, с. 7].

Исследование состояния процесса поиска и отбора кадров на предприятиях показывает, что помимо мировоззренческих проблем многие сегодняшние руководители страдают и отсутствием чисто технических навыков подбора персонала (интервьюирование, создание портрета кандидата). Полагаясь на богатый жизненный опыт, они часто допускают серьезные ошибки при оценке кандидатов о принятии решения о найме. Оборотной стороной слишком легкого отношения к подбору персонала становится излишняя формализация этого процесса, которая приводит к потере интересных, нестандартных кандидатов на ранних этапах формального отбора и никогда не попадающих на глаза действительно способным оценить их линейным руководителям. Пропуская не вписывающихся в стандартные описания талантливых кандидатур, организации несут значительные потери в потенциальной эффективности.

Сегодня многие специалисты сходятся во мнении, что найм - это и своеобразная торговая сделка. Каждая из сторон стремится заключить ее выгодно для себя: работодатель - найти наиболее подходящего работника для выполнения конкретного вида работ с учетом всего комплекса предъявляемых к исполнителю требований, а работник - получить работу, соответствующую его наиболее значимым интересам, потребностям (материальным, духовным, бытовым), личным качествам и способностям [35, с. 16].

Оценивая отечественную практику, можно сделать вывод о том, что сегодняшняя система подбора персонала в отечественном кадровом менеджменте в основном строится на опыте и традициях зарубежных специалистов, а не на учете собственной культуры и знаниях, технологиях. Экономя средства на привлечении профессионалов к подбору кадров (психологах, социологах), не повышая уровень кадрового менеджмента и требования к профессионализму сотрудников СУП, экономя средства на обеспечении сотрудников кадровых служб современными технологиями и инструментарием, руководство компаний теряет гораздо больше: высокая текучесть кадров, низкий уровень мотивации и исполнительской дисциплины, конфликты, снижение корпоративной культуры и, как следствие, мобильности трудового коллектива [14, с. 3].

В процессе анализа состояния системы подбора отмечен и рост интереса руководителей предприятий и служб управления персоналом к корпоративным тестам, разрабатываемым специально для предприятия. Ограничивают этот процесс лишь два фактора - финансовые возможности и недостаток профессионалов в СУП. Тем не мене е, порядка 17% опрошенных профессионалов - практики в области управления персоналом уверены, что физиогномика, графология, наблюдения за походкой, жестами, манерами, оценки состояния здоровья, соотношения вербальных и невербальных признаков дают информации больше любых психологических тестов.

Сегодня опыт многих всемирно известных фирм, добившихся выдающихся успехов в своей сфере бизнеса, показывает, что успех организации зависит от умения найти людей с нужным складом ума, с нужным отношением к делу, готовых с полной отдачей сил работать для достижения организационных целей. А для того, чтобы связь между основными функциональными направлениями процесса управления персоналом и работой по поиску и отбору персонала для заполнения вакансий, имеющихся в организации, не была декларирована лишь на бумаге, необходима определенная структура службы управления персоналом и действенные технологии и методы совершенствования данной управленческой деятельности [9, с. 3].

Для разработки же направлений и путей совершенствования процедур системы поиска и отбора кадров предприятий необходима разработка и применение эффективного инструментария для оценки состояния самой системы. Это позволит выявить слабые стороны действующей системы и определить возможные пути ее совершенствования, необходимость внедрения новшеств. Кроме того, эффективность деятельности по поиску и отбору новых работников зависит от организации данного направления работы под единым руководством и грамотной координацией с другими сферами деятельности, связанными с управлением персоналом, начиная от ведения кадровой документации и кончая вопросами нормирования и социальной защиты. Такой подход позволит не только придерживаться более четких критериев и процедур при поиске и отборе кадров, но и обеспечивать высокие результаты в профессиональной и социальной адаптации новых работников.

Высокая эффективность и технологичность работы по поиску и отбору новых работников обеспечивается и правильно выбранными критериями и методами, хорошо отработанными процедурами и четкими положениями и инструкциями, регламентирующими работу в этой области. Достичь этого можно лишь тогда, когда результаты этой деятельности не только востребованы, но и когда эта работа встречает полное понимание и поддержку со стороны высшего руководства, так как высокие результаты при построении системы поиска и отбора персонала возможны лишь в том случае, если этим занимаются люди, обладающие необходимым опытом и знаниями.

В связи с этим необходимость исследования совершенствования процесса подбора персонала актуальна.

Теоретической и методологической основой исследования дипломного проекта являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по процессу подбора персонала.

Если классический подход к организации Тейлора, Файоля, Акоффа, теоретиков менеджмента, говорит о том, что персонал является "винтиком" организации, незначительным элементом, не предполагающим централизацию на управлении им, то в последние десятилетия он несколько изменился.

Реалии сегодняшнего дня определяют, что чисто технократический подход к персоналу, не имеет права на существование и должен быть заменен или трансформирован в принципиально новый, инновационный. Причем необходимость трансформации подхода к персоналу обоснована, не только разработками и мнением теоретиков, представителей научного сообщества, но и практикой. Если организация не изменит своей концепции работы с персоналом, будет терпеть как косвенные, так и прямые убытки.

Впервые серьезно вопросы технологии подбора персонала были изучены в 40-х годах в работах Мэйо, Драккера, Макгрегора.

Проблемы организации и совершенствования системы подбора и найма персонала нашли отражение в работах Л. Азямовой и В. Закирко, А.Р. Алавердова, Г. Алмонда, Л.А. Базаровой, Т. Баскиной, Е.Г. Горшковой, Х.Т. Грэхем и Р. Беннет, Ю. Долженковой, И.Б. Дураковой, С.В. Ивановой, М.В. Казакова, А.Я. Кибанова, Н. П. Клеменковой, К.А. Кондаковой, Е.А. Мамонова, О. Мартыненко, А.Н. Морозова, И. Свинарчук, М. Сухоруковой, Е.В.Сухорукова, Н. Разновой, Е.Р. Рудавиной, О.В. Троицкой, М. Ушаковой, А.В. Шамарина и др.

Актуальность темы дипломного проекта определила ее цель, задачи и структуру исследования.

Целью дипломного проекта является совершенствование процесса подбора персонала в ФГУ ДЭП 292.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Исследовать теоретические основы процесса подбора персонала и определить его место в системе управления персоналом.

2. Дать характеристику процесса подбора персонала и его основных этапов.

3. Провести анализ процесса подбора персонала в ФГУ ДЭП 292.

5. Дать оценку состояния существующего процесса подбора персонала на предприятии.

6. Выявить актуальные проблемы процесса подбора персонала на предприятии и разработать рекомендации по совершенствованию процесса подбора персонала

7. Осуществить оценку ожидаемой социально-экономической эффективности рекомендаций по совершенствованию процесса подбора персонала

Объект исследования - организация процесса подбора в ФГУ ДЭП 292.

Предмет исследования - процесса подбора персонала.

Структура дипломного проекта состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы, и приложений.

Во введении обоснована актуальность темы исследования, сформулированы цель и задачи дипломного проекта, определены предмет и объект исследования.

В первой главе рассмотрены теоретические основы процесса подбора персонала, раскрыты основные понятия, определена структура и место процесса подбора в системе управления персоналом; рассмотрены основные этапы процесса и дана их характеристика.

Во второй главе дипломного проекта проведено исследование процесса подбора персонала в ФГУ ДЭП 292, дана оценка состояния процесса подбора персонала и выявлены его актуальные проблемы.

В третьей главе дипломного проекта определено содержание и организация совершенствования процесса подбора персонала в ФГУ ДЭП 292, для этого разработаны программа и план совершенствования процесса подбора персонала в ФГУ ДЭП 292, а также спрогнозирован результат от внедрения мероприятий по совершенствованию процесса подбора.

1. Теоретические основы процесса подбора персонала

1.1 Место подбора персонала в системе управления персоналом

Одним из важнейших ресурсов в организации является персонал, поэтому в условиях рыночной экономики управление персоналом приобретает актуальное значение.

Персонал - это личный состав организации, включающий всех наемных работников, а также работающих собственников и совладельцев. Основными признаками персонала являются:

- наличие его трудовых взаимоотношений с работодателем, оформляемых трудовым договором;

- обладание определенными качественными характеристиками (профессией, специальностью, квалификацией, компетентностью и др.), наличие которых определяет деятельность работника на конкретной должности или рабочем месте;

- целевая направленность деятельности персонала, то есть создание условий работнику для достижения целей предприятия [18, с. 32].

Управление персоналом организации - целенаправленная деятельность руководящего состава организации, руководителей и специалистов подразделений системы управления персоналом, включающая разработку концепции и стратегии кадровой политики, принципов и методов управления персоналом организации.

Как считают авторы учебника А.Я. Кибанов и И.Б.Дуракова, управление персоналом - это совокупность принципов, методов, средств целенаправленного воздействия на персонал, обеспечивающих максимальное использование интеллектуальных и физических способностей работников при выполнении трудовых функций для достижения целей организации [24, с. 35].

В литературе нет единого подхода к определению системы управления персоналом. Необходимо отметить три основных подхода: функциональный, процессный и системный.

Функциональный подход к системе управления персоналом представлен в Приказе Министерства экономики РФ от 1 октября 1997 г. № 118 "Об утверждении методических рекомендаций по реформе предприятий (организаций)": "...Понятие "управление персоналом" имеет два основных аспекта - функциональный и организационный. В функциональном отношении под элементами системы управления персоналом подразумеваются следующие важнейшие элементы:

- определение общей стратегии (управления, стиля управления);

- планирование потребности предприятия в персонале с учетом существующего кадрового состава;

- привлечение, отбор и оценка персонала;

- повышение квалификации персонала и его переподготовка;

- система продвижения по службе (управление карьерой);

- высвобождение персонала;

- построение и организация работ, в том числе определение рабочих мест, функциональных и технологических связей между ними, содержания и последовательности выполнения работ, условий труда;

- политика заработной платы и социальных услуг;

- управление затратами на персонал [2].

Как считает О. Мартыненко: "Управление персоналом организации охватывает широкий спектр функций от приема до увольнения кадров: наем, отбор и прием персонала; деловая оценка персонала при приеме, аттестации, подборе; профориентация и трудовая адаптация; мотивация трудовой деятельности персонала и его использования; организация труда и соблюдение этики деловых отношений; управление конфликтами и стрессами; обеспечение безопасности персонала; управление нововведениями в кадровой работе; обучение, повышение квалификации и переподготовка кадров; управление деловой карьерой и служебно-профессиональным продвижением; управление поведением персонала в организации; управление социальным развитием; высвобождение персонала" [32, с. 22].

По мнению Е.Л.Якушевского система управления персоналом - система, в которой реализуются функции управления персоналом организации [48]. Он предлагает следующую структуру СУП (Рис. 1).

Рис.1. Структура системы управления персоналом

В крупных организациях функции этих подсистем выполняются различными подразделениями по работе с кадрами организации [48, с.108].

Процессный подход к системе управления персоналом представлен в работе Д.Ю. Володина и А.А. Снегирева. Авторы считают, что система управления персоналом - это комплекс разработанных, внедренных и используемых в компании технологий, определяющих все основные HR-процессы (наем, обучение и развитие, адаптацию, вознаграждение, процедуры принятия кадровых решений и пр.) [13].

Однако основополагающей сутью современной концепции управления человеческими ресурсами является признание системного подхода к управлению персоналом предприятия на основе экономической целесообразности капиталовложений в привлечение персонала, поддержание его трудоспособности, обучение и повышение квалификации, создание условий для более полного выявления возможностей и способностей, заложенных в личности.

Интересным является подход, предлагаемый А.Р. Алавердовым [5; 6]. Ученый выделяет такие элементы системы управления персоналом как кадровую стратегию, политику регулирования численности персонала, политику развития персонала, политику мотивации персонала и социальную политику. В области подбора персонала реализуется политика регулирования численности персонала.

О.В. Троицкая [42] предлагает следующую структуру системы управления персоналом Рис. 2.

Рис. 2. Система управления персоналом

Таким образом, система управления персоналом - это совокупность связанных и взаимодействующих друг с другом элементов, составляющих единое целое и выполняющих функции управления персоналом. Она реализуется в нормативных документах: уставе предприятия, ее философии, бизнес-плане, правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре, положении об оплате труда, положении о кадровой службе и др.

Как показано на Рис. 2 система подбора персонала является структурным элементом всей системы управления персоналом и целью подбора кадров в рамках системы управления персоналом является поиск и отбор работников, которые не только обладают необходимой профессиональной квалификацией, но и придерживаются ценностей и норм организации.

Реализовать кадровые потребности организации призваны системы подбора персонала, однако, как считает Н. П. Клеменкова, современный понятийный аппарат кадровой политики в России содержит множество интегральных понятий, которые используются в других науках, таких как социология, психология, экономика, право и др. [25, с. 4].

Например, О.В. Троицкая под подбором персонала понимает систему мер, применяемых организацией с целью привлечения работников, обладающих знаниями, навыками и взглядами, которые требуются для решения поставленных ею задач, а также совокупность последующих действий по выявлению из их числа лиц, наилучшим образом подходящих для вакантного места работы [42].

В словаре "Справочник Управленца" дано следующее определение:

"Подбор персонала - определение психологических и профессиональных качеств людей с целью определения их соответствия конкретной работе. При подборе кадров учитываются: желание или нежелание кандидата заниматься данной деятельностью, способность выполнять эффективно данную деятельность и потребность предприятия в данных работниках" [44].

При кадровом подборе также учитываются морально-этические, половозрастные и психологические особенности конкретного человека (темперамент, характер, способности, направленность личности). В целом подбор кадров должен сочетать социальную зрелость, моральные качества, профессиональную компетентность и специальную диагностику психологических особенностей человека [44].

Подбор кадров - комплексное мероприятие, применяемое с целью привлечения сотрудников, обладающих профессиональными знаниями, умениями, навыками, которые требуются для решения поставленных задач, а также как совокупность последующих действий по выявлению из числа лиц, наилучшим образом подходящих для целей организации [26, с. 12].

По мнению Н. П. Клеменковой неопределенность в понимании теоретических определений приводит к несоответствию друг с другом нормативно-правовых положений и определений в области системы подбора персонала, что дезориентирует управленческую практику, поэтому дает следующие понятия, "подбор кадров" и "отбор кадров".

На основе дефиниции "подбор" в значении "выбрать соответственно надобности, потребности" автором сформулировано понятие "подбор кадров" как комплексное мероприятие, применяемое с целью привлечения сотрудников, обладающих профессиональными знаниями, умениями, навыками, которые требуются для решения поставленных задач, а также как совокупность последующих действий по выявлению из числа лиц, наилучшим образом подходящих для службы в подразделениях экономической безопасности органов внутренних дел [25, с. 6].

Понятие "отбор" используется в значении "выделить кого-либо, что-либо из какой-нибудь среды". Под отбором кадров в кадровой работе понимают часть процесса найма персонала, связанную с выделением одного или нескольких кандидатов на вакантную должность среди общего числа людей, претендующих на конкретную должность. Для отбора кадров используются собеседование, тестирование, услуги центров оценки и другие методы [25, с.7].

По мнению Н. П. Клеменковой существует необходимость формирования единой целостной системы подбора кадров с использованием современных методик анализа, прогнозирования и планирования кадровой ситуации, с учетом оперативной обстановки, складывающейся в области трудовых ресурсов при обеспечении единой нормативно-правовой базы (политика регулирования численности персонала), базирующейся на точных определениях ключевых понятий [25, с. 8].

Кроме того, в рамках определения ключевых понятий, необходимо выяснить отличия в понятиях "система подбора" и "процесс подбора".

В отечественной управленческой литературе во многих случаях, когда говорят об управлении, обычно имеют в виду две стороны этого понятия - управление как структура (статика управления) и управление как процесс (динамика управления).

Если система управления персоналом - это совокупность связанных и взаимодействующих друг с другом элементов, составляющих единое целое, то процессный подход к управлению персоналом позволяет интегрировать все виды управленческой деятельности в единую логически взаимосвязанную цепочку и состоит из последовательных этапов.

В общем виде процесс управления персоналом, как и во всех сферах управленческой деятельности можно представить в виде так называемой "петли управления", включающей циклическую последовательность следующих этапов: прогноз - планирование - контролируемая деятельность по реализации планов - учет и анализ результатов - коррекция прогнозов и планов (Рис. 3).

Рис. 3. Обобщенная схема процесса управления персоналом

Таким образом, система подбора персонала состоит из элементов (подбора, отбора и найма, основанных на политике регулирования численности персонала), а процесс подбора - из последовательных этапов подбора. Схематично процесс подбора можно представить, как представлено на Рис. 4.

Рис 4. Процесс подбора персонала в организации

Система подбора персонала имеет иерархическую структуру и включает несколько подуровней по направлениям, основанным на потребности в персонале.

Первый этап включает определение требований к кандидату, источников подбора и определение методов поиска.

Этап организации подбора и отбора включает первичный отбор из имеющихся кандидатов, а также этапы собеседования.

Последний этап найма персонала включает процедуру заключения трудового договора, испытательный срок и, как заключительную процедуру - закрепление в штате.

Компании прикладывают серьезные усилия по улучшению качественных показателей производимой продукции либо услуг, по оптимизации производственных и управленческих процессов. Не составляет исключения и сфера формирования трудовых ресурсов организации. Одним из наиболее важных секторов формирования трудовых ресурсов является процесс подбора персонала. И как любой процесс, проистекающий в компании, он требует эффективного управления. А каждый из этапов процесса персонала решает свои определенные задачи.

1.2 Элементы системы подбора персонала и их характеристика

Для того чтобы система подбора персонала функционально обеспечивала реализацию стратегии организации ее нужно принимать во внимание уже на этапе разработки стратегических планов развития компании. Стратегия подбора персонала интегрируется в общую стратегию управления персоналом организации.

Анализ литературы позволил представить систему подбора персонала как систему, состоящую из следующих основных элементов, представленных на Рис. 5.

Рис. 5. Основные элементы система подбора персонала

Политика регулирования численности персонала направлена на выбор приоритетного для конкретной организации части рынка трудовых ресурсов, методов привлечения кандидатов на трудоустройство, подхода к организации отбора кандидатов, а также определения приоритетного подхода к сокращению персонала [20, с. 7].

Поэтому элементы политики регулирования численности персонала можно отобразить, как представлено на Рис. 6.

Рис. 6. Политика регулирования численности персонала в организации как основа системы подбора персонала

Кадровое планирование состоит в осуществлении прогноза относительно потребности организации в новых сотрудниках и приемлемых источников ее удовлетворения, исходя из стратегических целей организации и сложившейся ситуации.

Как считает О.В. Троицкая, в процессе кадрового планирования необходимо учитывать не только количественную потребность в кадрах, выявляемую на основе анализа производственных и финансовых факторов, а также проектирования текучести кадров, но и качественную, т.е. потребность в работниках определенных специальностей, определенного уровня профессиональной и социальной квалификации, являющихся носителями определенных ценностей и норм [42].

По мнению А.Я. Кибанова важнейшей составляющей кадрового планирования является оперативный план работы с персоналом, позволяющий обосновать комплекс оперативных действий в области подбора персонала организации [22, с. 43].

Структура типового оперативного плана работы с персоналом в организации приведена на Рис. 1 Приложения 1.

В структуре типового оперативного плана работы с персоналом, предложенной А.Я Кибановым 6 этап непосредственно связан с подбором персонала.

По мнению А.Я. Кибанова, основной целью стратегического управления персоналом является создание стратегических возможностей за счет обеспечения организации квалифицированными, лояльными и хорошо мотивированными работниками, которые нужны для достижения долгосрочного конкурентного преимущества [21, с. 15].

В этой связи стратегическое планирование потребности в персонале базируется на данных об имеющихся и запланированных рабочих метах, плане проведения организационно-технических мероприятий, штатном расписании и плане замещения вакантных должностей. При определении потребности в персонале в каждом конкретном случае рекомендуется участие руководителей соответствующих подразделений [22, с. 44].

Планирование подбора персонала охватывает область деятельности от создания общей долгосрочной стратегии подбора персонала до текущего плана работ по подбору, включающего конкретные мероприятия, их методы и сроки реализации, а также необходимые ресурсы.

На основе выработанной стратегии определяются источники подбора кадров и методы привлечения кандидатов.

По мнению О.В. Троицкой, стратегия подбора кадров должна формироваться не только, исходя из общей организационной стратегии и целей организации, но и из задач управления организационной культурой [42, с. 9].

Американский ученый Г.Пауэлл [7, с. 243] отмечает, что при выборе стратегии подбора кадров необходимо учитывать характер вакантных должностей. Так, при подборе кадров на должности низшего звена, не связанные с принятием ответственных решений, по его мнению, следует использовать стратегию "культурного соответствия", а при отборе на должности высшего звена, связанные с разработкой миссии организации, а также на более низкие должности с перспективой карьерного роста, эффективнее "поиск новой крови".

Отбор персонала как элемент системы подбора включает в себя формирование критериев оценки кандидатов и методы отбора.

Критерий представляет собой конкретный признак, присутствие и степень развития которого у рассматриваемого объекта - кандидата на вакансию - является залогом эффективности его будущей работы и служит основанием принятия решения о найме. Обязательными требованиями к критериям отбора считаются валидность, полнота, надёжность, необходимость и достаточность [42,с. 10].

Под методом отбора понимается совокупность приёмов, процедур и операций по сбору и анализу информации о кандидате на вакансию, позволяющая оценить его пригодность на основе выработанных критериев и принять решение о найме.

Формирование критериев подбора кандидатов осуществляется на основе анализа рабочего места - специальной процедуры, позволяющей выявить характер соответствующих обязанностей, а также умений, навыков и качеств, необходимых работнику для их исполнения; результаты анализа фиксируются в форме должностных инструкций, квалификационных карт, карт компетенций и профессиограмм. Другим, не менее важным источником критериев пригодности претендента служат требования организационной культуры. Критерием отбора в таком случае будет являться соответствие ценностей кандидата в данных вопросах профилю поддерживаемой организационной культуры [42, с. 11].

В настоящее время в практике менеджмента используются как традиционные селективные методы (анкетирование, интервью, анализ документов и тестирование всех видов), так и специализированные методики, позволяющие выявить ценностно-нормативные ориентации претендента и сопоставить их с требованиями организационной культуры.

Наилучший результат достигается, как правило, в том случае, когда методы подбора представляют собой комплексную систему. Один из наиболее эффективных способов - это тестирование кандидатов в условиях, максимально приближенных к рабочим [41, с. 18].

Найм - совокупность процедур, включающих прием и адаптацию персонала, т.е. введение в должность. Кроме того, этот элемент включает такие понятия как контрактная система, система "пожизненного найма".

1.3 Процесс подбора персонала, его характеристика и основные этапы

Итак, одним из наиболее важных секторов формирования трудовых ресурсов является подбор персонала. И как любой процесс, проистекающий в компании, он требует эффективного управления и системного подхода [12].

Основной целью процесса подбора персонала является своевременная комплектация организации эффективно работающим персоналом в нужном количестве для достижения стратегических и тактических целей предприятия.

Процесс подбора состоит из ряда последовательных этапов, как показано на Рис. 2 Приложения 1.

Планирование потребности в персонале является начальной ступенью процесса подбора персонала. Оно базируется на данных об имеющихся и запланированных рабочих местах, плане проведения организационно-технических мероприятий, штатном расписании и плане замещения вакантных должностей. Этапы планирования персонала в компании могут выглядеть, как представлено на Рис. 7.

Рис.7. Процесс планирования персонала в организации

Основные этапы подбора персонала могут быть представлены следующим образом:

1. Определение потребности в персонале, открытие соответствующих вакансий.

2. Анализ представленных соискателями документов.

3. Предварительная беседа (по телефону или при встрече) с целью ознакомления с кандидатом. На этом этапе можно подробнее узнать про его образование, опыт работы, составить представление о коммуникативных навыках.

4. Ознакомление с резюме кандидата и/или заполнение анкеты. Обычно в анкету включаются вопросы личного характера (дата и место рождения, адрес проживания, образование и т. д.), относящиеся к прежним местам работы, образованию, хобби. Часто присутствуют вопросы, направленные на определение уровня самооценки, отношения к различным явлениям социальной жизни и др.

5. Собеседование. Интервьюирование кандидата, в той или иной мере структурированное и формализованное, может проводиться в устной или письменной форме.

6. Тестирование (психологическое, психофизиологическое, профессиональное, интеллектуальное), испытания. В каждом конкретном случае разрабатывается специальная программа тестирования (так называемая "батарея тестов"), соответствующая конкретной вакансии. Тестирование может быть индивидуальным или в составе группы, проводиться в один день или в течение нескольких.

7. Проверка рекомендаций. Зачастую от предыдущего руководителя или коллег кандидата можно не только выяснить какую-либо информацию о претенденте, но и получить полезные сведения о том, в чем этот человек силен или какие с ним могут быть проблемы. Однако предыдущий руководитель или кто-либо из бывших коллег кандидата могут быть необъективными в его оценке, особенно в случае, если "не сошелся с ним во взглядах".

8. Анализ результатов.

9. Принятие решения о пригодности кандидата для приема на работу и представление его руководителю.

10. Подготовка проекта трудового договора. В случае положительного решения о приеме на работу сотруднику сообщается список необходимых документов, с ним согласовывается дата обсуждения проекта трудового договора. К этому сроку на основе типового трудового договора составляется проект с учетом всех особенностей конкретной должности, который получает одобрение руководителя подразделения.

11. Заключение трудового договора и оформление необходимых документов.

Специалисту, управляющему подбором кандидата на определенную должность необходимо четко представлять суть рабочего процесса, обязанности работника, степень ответственности, условия работы, а также цели и задачи, которые ставятся перед этой должностью. Для этого проводится анализ рабочего места. Технологии сбора и анализа информации о рабочем месте самые разнообразные, однако, по окончании данного процесса необходимо получить информацию о:

1. Поле деятельности специалиста, его целях и задачах и степени ответственности.

2. Сути и характере рабочего процесса.

3. Перечне производственных операций и времени на их осуществление специалистом.

4. Условиях организации данного рабочего места.

5. Квалификационных и личностных требованиях, предъявляемых к специалисту.

На практике для анализа рабочего места, как правило, используют следующие методы (методы расположены по частоте использования):

1. Документальные - должностные инструкции, анкеты, положения о структурных подразделениях и др.;

2. Интервью с линейными менеджерами, специалистами, занимающими аналогичные должности и др. категориями сотрудников;

3. Наблюдения, осуществляемые специалистом по подбору персонала.

Результатом проведения работ по данному этапу является перечень психологических, квалификационных и организационных требований к данному специалисту.

Существует множество источников привлечения персонала. Поэтому на данном этапе специалист по подбору персонала подходит к вопросу анализа и оценки источников привлечения. Анализ и оценка проводится исходя из ряда нижеизложенных критериев:

1. Стратегические и оперативные цели организации по формированию трудовых ресурсов организации. Примером может служить ситуация, когда стратегией заранее определен источник привлечения специалистов путем перемещения внутри организации. Исходя из этого, внешние источники не рассматриваются в принципе;

2. Экономическая оценка источников. Готовится ряд альтернативных комбинаций из источников подбора, которые позволяют решить задачи подбора персонала с одинаковым уровнем качества. Оценка производится, исходя из критериев затратной части варианта, сроков подбора и т. д. Данный анализ представляет определенную сложность, так как не все виды ресурсов, используемых при подборе персонала, подлежат учету. Помимо этого, денежная оценка отдельных видов ресурсов, например, времени специалиста компании по подбору персонала, затруднена из-за отсутствия точных методов оценки.

3. Выбор источников привлечения персонала. На основании вышеописанных этапов производится выбор источников привлечения специалистов или их комбинации. Основным правилом, которым стоит руководствоваться при таком выборе является правило минимизации издержек. Таким образом, выбор останавливается на том варианте, который дает максимум эффекта при одинаковых издержках на подбор.

4. Планирование источников привлечения персонала. Каждый из источников привлечения персонала имеет особенности действия, как во временном аспекте, так и в организационном. Поэтому важно спланировать их использование. По каждому источнику определяется перечень конкретных действий, увязывая их со сроками выполнения, для того чтобы привлечь необходимое количество кандидатов заданного уровня качества.

В ходе использования источников привлечения персонала организация начинает получать информацию о потенциальных кандидатах. Данный этап очень важен, так как даже самые серьезные и планомерные действия до этого момента будут напрасными, если правильно не спланировать и реализовать процедуру привлечения специалистов.

Организация для себя должна решить вопросы формы обращения специалистов в организацию, процедуры учета и систематизации данных о кандидатах, уведомления обратившихся о результатах обращения. Система привлечения кандидатов работает результативно при условиях отлаженной процедуры получения, обработки, оценки и принятия решения относительно полученной информации о кандидате.

Немаловажной целью этого этапа является создание резерва кандидатов для удовлетворения будущих потребностей организации в персонале.

Отбор кандидатов. Данный этап описывает самый широкий спектр действий организации по выбору нужного специалиста. Существуют самые различные описания этапов этого процесса, однако, универсальной классификации быть не может, так как этапы отбора определяются спецификой должности, особенностями организации, состоянием рынка труда и многими другими факторами. Главное что должен помнить специалист по подбору персонала - в ходе подбора происходит своего рода знакомство ряда лиц внешней среды с организацией. При правильной организации этого процесса достигается еще одна цель знание на рынке труда об уровне данного работодателя.

Руководствуясь собственными соображениями о подборе, каждое предприятие использует либо полный набор отборочных методов, либо некоторые из них [46, с. 32].

Процесс подбора может включать и поиск персонала нужной специальности и квалификации.

Поиск персонала - это система целенаправленных действий по привлечению на работу специалистов, обладающих качествами, необходимыми для достижения целей, поставленных организацией.

Можно выделить следующие необходимые условия поиска персонала:

1. Существование потребности в подборе работников определенного профиля.

2. Наличие лиц, из кого можно выбирать.

3. Участие лица, осуществляющего поиск и профессиональный отбор.

Руководство предприятия определяет основные цели и задачи поиска персонала, например, привлечение сотрудников с высоким уровнем квалификации:

- готовых трудиться на фирме в течение длительного срока;

- имеющих низкие показатели брака и аварийности;

- умеющих общаться с коллегами, клиентами и т. д.

Для поиска требуемого кандидата менеджер по персоналу (или другой работник отдела кадров) может использовать либо внутренние, либо внешние источники поиска персонала. Источники привлечения персонала представлены А.Я Кибановым [22], как показано на Рис. 8.

Рис. 8. Источники привлечения персонала

Подбор кадров из так называемого внутреннего источника, из числа собственных работников позволяет организации продемонстрировать лояльность по отношению к своим сотрудникам, а также еще раз привлечь внимание персонала к организационным ценностям и нормам, верность которым является условием карьерного роста; он способствует реализации стратегии соответствия.

Негативными последствиями подбора изнутри может стать ухудшение морально-психологического климата из-за зависти и нездоровой конкуренции среди сотрудников [42, с. 13].

Подбор из внешнего источника, из претендентов со стороны, особенно эффективен, если предприятие выбрало стратегию "поиск новой крови". Он позволяет привлечь значительное количество высококвалифицированных кандидатов, являющихся носителями разнообразных ценностно-нормативных ориентаций. Если же цель - найти единомышленников, то выработка точных критериев отбора и инструмента оценки степени соответствия кандидата этим критериям, наряду с длительной адаптацией новых работников приобретают при подборе из внешнего источника особое значение.

В рамках внутрифирменного подбора обычно используются такие методы привлечения кандидатов, как "инвентаризация квалификации" (анализ на компьютере досье персонала), подбор с помощью сотрудников (неформальный поиск кандидатов среди родственников и знакомых работников) и объявления о вакансии в периодических изданиях предприятия или в его локальной компьютерной сети.

Подбор из внешних источников осуществляется с помощью таких методов, как объявления о найме в СМИ, выезд в институты и другие учебные заведения, поиск через частные и государственные агентства занятости и биржи труда, организация дня открытых дверей, использование услуг профессиональных вербовщиков - "охотников за головами" и некоторых других.

Считается, что выезд в учебные заведения и организация дней открытых дверей наиболее эффективны, так как они упрощают последующий отбор. Использование этих методов позволяет подбору кадров реализоваться в качестве двухстороннего процесса, когда рекрутер и рекрутируемый обмениваются разнообразной информацией друг о друге. Таким образом, кандидаты могут лучше оценить условия работы и "дух" организации, ее культурные традиции и принять решение об участии или неучастии в последующем конкурсе на вакансию в самом начале, не будучи еще вовлечены в дорогостоящие селективные процедуры.

Привлечение к процессу поиска кандидатов профессиональных вербовщиков может, напротив, иметь негативные последствия, так как "охотники за головами" зачастую не обладают достаточным количеством сведений об особенностях организационной культуры фирмы-нанимателя [31, с. 19].

Внутренние источники представляют собой собственные информационные ресурсы компании, позволяющие "выйти" на кандидата (свой банк данных; объявления внутри компании о вакансии; информация от работников компании, через которых можно выйти на их знакомых или родственников, нуждающихся в подобной работе).

К внешним источникам относят любые сторонние информационные ресурсы по кадрам.

Чаще всего приходится прибегать и к внутренним, и к внешним источникам поиска (особенно если искать нового сотрудника требуется в оперативных условиях, либо если это "сложная" вакансия, специалисты на которую на рынке труда в дефиците).

Основные способы поиска кандидатов:

1. Использование собственного банка данных. Как правило, у опытного специалиста по персоналу (кадровика) формируется собственная база данных о кандидатах. И при поиске кандидатуры, прежде всего, просматривается именно она. Преимущество данного способа поиска в его автономности (независимости) и отсутствии дополнительных материальных затрат, но у него есть и недостатки. База данных ограничена: обычно у одного специалиста она небольшая. К тому же потенциальный кандидат может уже найти работу или куда-нибудь уехать.

2. Поиск в кадровых базах данных (на сайтах) Интернета.

3. Подача объявления о вакансии в СМИ: помещение в газете, журнале, на радио, телевидении.

4. Обращение в центры занятости. Центры занятости могут оказать помощь в подборе квалифицированных работников, занесенных в банк данных, подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров и высвобождаемых работников, а также размещении в СМИ сведений о потребности предприятия в кадрах.

5. Обращение в рекрутинговые, кадровые агентства. В этом случае наиболее важными являются в первую очередь добросовестность и профессионализм работающих в нем специалистов, а также имя агентства, его известность и рейтинг. Важно, чтобы сотрудники кадровых агентств имели свои приемы выяснения потребностей клиента, поскольку зачастую заказчик или сам не очень хорошо представляет, кто ему нужен, или не может толком объяснить [44].

Иногда может быть более эффективным обращение в конкретные агентства, специализирующиеся, например, в поиске на менеджерские или секретарские позиции, на технические (например, специалистов IT и др.), персонала для сферы услуг и т. д. Для правильной постановки задачи агентству необходимо дать подробный профессиональный портрет нужного специалиста и ознакомить агентство с корпоративной культурой предприятия, в которое подбирается кандидат. Важно расставить приоритеты в своих требованиях к кандидату: например, обязательно отличное знание иностранного языка, а возрастные "рамки" могут быть пересмотрены. Со специалистами агентства можно согласовать способы выявления тех или иных качеств кандидата [12].

6. Распространение объявлений о вакансии по почтовым ящикам и на улицах. Такой способ поиска может быть результативным при подборе на вакансию технических работников низового уровня (грузчиков, уборщиц).

7. Заявки на выпускников учебных заведений. Некоторые компании предпочитают выращивать кадры из выпускников вузов, вкладывая в них средства, знания, время. Это зачастую оправдывает себя, поскольку молодые люди более гибко воспринимают новую для них корпоративную культуру, энергичны, креативны, и из них можно вырастить отличных специалистов. Но возможны и неудачи, если способности кандидатов к обучению и развитию, а также их лояльность фирме недостаточно точно определены.

8. Информирование знакомых о вакансиях. Недостаток способа - в ограниченности выбора, поскольку вряд ли у каждого есть много ищущих работу знакомых, к тому же профессионалов в нужной области. Преимущество в том, что о кандидате можно получить сведения и рекомендации неформальным путем, "из первых рук".

9. Лизинг персонала.

10. Участие в ярмарках вакансий. Данный способ подбора кандидатов практикуется, как правило, в крупных городах.

11. Учет возможностей карьерного роста собственных работников. Работники, которые в свое время находили возможность развиваться профессионально, как правило, имеют больше шансов занять новые, интересующие их должности. С ними обсуждаются индивидуальные задачи и перспективы роста, определяются критерии оценки карьерного продвижения и его предположительные сроки.

В случае открытия вакансии на новую должность они участвуют в конкурсе наряду с кандидатами со стороны [44].

На этапе создания системы поиска кандидатов на вакантные должности в целях повышения результативности поиска и подбора персонала могут потребоваться услуги специалистов (рекрутеров).

Рекрутмент и в настоящее время является "системой комплектования" современного предприятия персоналом на достаточно жестких обоюдных требованиях. Очень часто в силу ряда причин экономического и этического характера фирмы часто не могут сами заниматься этой деятельностью. В связи с этим им приходится обращаться за помощью к специалистам на стороне, т.е. рекрутинговым агентствам.

На взгляд Ю. Долженковой, следует выделять рекрутмент в широком смысле слова и в узком. В первом случае рекрутинг - вид деятельности, во втором - технология подбора персонала, которая используется как агентствами, так и предприятиями [18, с. 25].

Классический рекрутмент - вид услуги по подбору персонала среднего звена и квалифицированных рабочих, отличительной чертой которого является массовость поиска и формальный характер подбора, небольшой срок снятия заявки. В настоящее время в России достаточно широкое распространение получает такое направление классического рекрутинга, как проактивный рекрутмент, т.е. подбор персонала с применением элементов прямого поиска. Также весьма распространен был в нашей стране массовый рекрутмент (mass recrutment), когда в максимально короткие сроки формируется масштабный по своей численности штат исполнителей. Однако в настоящее время популярность этого направления снизилась [10, с. 163].

Прямой поиск (executive search) - вид услуги, при которой агентство занимается подбором специалистов и руководителей среднего и высшего звена, которые имеют постоянное место работы и не занимаются поиском вакансии. Это направление достаточно распространено в РФ, особенно в крупных городах. Следует отметить, что оно в наименьшей степени подвержено воздействию кризиса, т.к. потребность в эксклюзивных, редких и высококвалифицированных специалистах сохраняется. Для этого вида рекрутинга характерно в последние годы распространение в регионы, что являлось показателем их успешного развития [38, с. 11].

Прямой поиск персонала при всех временных издержках и кажущейся нетипичности этой деятельности для руководителя на самом деле является его областью ответственности и во многом более эффективен, чем поиск через агентство. Это достигается исключением лишнего искажающего звена из "испорченного телефона" между принимающим решение и нанимающим, причем звена, дающего максимальное искажение [29].

Хедхантинг (охота за головами) - направление деятельности рекрутингового агентства, занимающееся поиском и подбором руководителей высшего звена, высококвалифицированных специалистов, "переманивают" конкретного человека для компании-заказчика. В настоящее время не существует единой точки зрения, является ли это одним из методов прямого поиска или это самостоятельное направление. За рубежом это считается отдельным направлением. Его особо не рекламируют, а методы, применяемые в данном случае, могут быть не всегда этически безупречными [18, с. 26].

В нашей стране хедхантинг получил несколько иную трактовку. По мнению ряда ведущих специалистов, суть хедхантинга заключается "..в умении обнаружить привлекательные стороны в компании заказчика и соответствующие мотивы у потенциального кандидата, чтобы соединить обе стороны" [11, с. 28].

Другие специалисты считают, что хедхантинг - "... поиск персонала с непосредственным выходом по инициативе рекрутера (хедхантера) на целевых кандидатов в целевых компаниях как результат тщательного анализа соответствующей отрасли и определения зон поиска" [10, с. 164].

Зарубежные специалисты [17, с.296-297], анализируя данное направление, указывают следующие положительные и отрицательные моменты. В качестве первых называют: хорошее знание рынка труда в данном сегменте; доведение информации о наличии вакансии до потенциального кандидата, т.к. последний не интересуется объявлениями о приеме на работу; тщательная работа по анализу вакансии и подбору кандидатов с учетом всех требуемых по должности профессиональных и личностных компетенций. Среди недостатков выделяют следующие: разрушительное воздействие на бизнес при уходе ключевого работника; может быть использована для того, чтобы обходить трудовое законодательство о равных возможностях при трудоустройстве; ориентация на "узкий круг своих кандидатов", что снижает эффективность поиска и т.д.

В последние годы довольно активно развивается такое направление, как graduate recruitment - подбор выпускников вузов, организация их стажировок [18, с. 27].

Важнейшим элементом процесса подбора кадров, во многом обуславливающим его конечную эффективность и характер управленческого воздействия на организационную культуру, является формирование критериев оценки кандидатов. Критерии следует формировать так, чтобы они всесторонне характеризовали работника: опыт, здоровье и личные характеристики. Эталонные уровни требований по каждому критерию разрабатываются исходя из характеристик сотрудников организации, хорошо справляющихся со своими обязанностями [23, с. 10].

С целью повышения достоверности выводов (суждений) используется метод сравнения результатов нескольких альтернативных процедур подбора (например, тестирование, собеседование и получение информации от "третьих" лиц - тех, кто достаточно хорошо знает кандидата). Если результаты одинаковые или сходные, выводы можно считать достоверными. В противном случае нужно более глубоко и тщательно проанализировать полученные данные. В некоторых случаях уместно обследование на полиграфе - "лай-детекция". Она применяется, как правило, для отбора на особо значимые позиции, связанные с безопасностью, финансовой и другой важной коммерческой информацией) [20, с. 18].