Снижение затрат в управлении федеральной службы наркоконтроля России по Пермскому краю на основе функционально-стоимостного анализа

6

Федеральное агентство по образованию

Кафедра экономики и управления на предприятии

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Расчетно-пояснительная записка

«Снижение затрат в управлении федеральной службы наркоконтроля России по Пермскому краю на основе функционально-стоимостного анализа»

Пермь, 2006

ВВЕДЕНИЕ

С июля 2003 г. происходит становление и развитие новой государственной структуры федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков (далее ФСКН России). ФСКН России и его территориальные управления развиваются в условиях постоянного реформирования и модернизации. Возникающие при этом проблемы в разных областях функционирования затрагивают и все уровни управленческой деятельности. В этой связи УФСКН России по Пермскому краю осуществляет активный поиск новых путей и методов организации, планирования, развития и повышения эффективности своей деятельности.

ФСКН России является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики, нормативно-правовому регулированию, контролю и надзору в сфере оборота наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, а также в области противодействия их незаконному обороту.

ФСКН России специально уполномочена на решение задач в сфере оборота наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, а также в области противодействия их незаконному обороту.

Руководство деятельностью ФСКН России осуществляет Президент Российской Федерации.

Основными задачами ФСКН России являются:

ѕ обеспечение контроля за оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров и осуществление мер по противодействию их незаконному обороту;

ѕ выявление, предупреждение, пресечение, раскрытие и предварительное расследование преступлений, а также осуществление производства по делам об административных правонарушениях, которые отнесены законодательством Российской Федерации соответственно к подследственности либо к компетенции органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ (далее - органы наркоконтроля);

ѕ координация деятельности федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления в сфере оборота наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, а также в области противодействия их незаконному обороту;

ѕ участие в разработке и реализации государственной политики в сфере оборота наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, а также в области противодействия их незаконному обороту;

ѕ создание и ведение единого банка данных по вопросам, касающимся оборота наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, а также противодействия их незаконному обороту;

ѕ осуществление в соответствии с международными договорами Российской Федерации взаимодействия и информационного обмена с международными организациями и компетентными органами иностранных государств в области противодействия незаконному обороту наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, а также представление интересов Российской Федерации по вопросам противодействия незаконному обороту наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров в международных организациях.

Управление Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков по Пермскому краю субъекту Российской Федерации (далее - УФСКН РФ по Пермскому краю) является территориальным органом Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков, входящим в систему органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ (далее - органы наркоконтроля), обеспечивающим в пределах своей компетенции выполнение задач, возложенных на Федеральную службу Российской
Федерации по контролю за оборотом наркотиков.

При реализации задач УФСКН России по Пермскому краю должно стремиться к оптимизации и снижению затрат, связанных с осуществлением функций Управления.

В связи с чем определение себестоимости деятельности Управления - это получение достоверных данных в различных срезах о расходах УФСКН России по Пермскому краю с целью использования данных калькуляции для оптимизации структуры и объемов потребляемых ресурсов Управлением в процессе финансового планирования и расходования средств.

Объектом исследования является УФСКН России по Пермскому краю.

При выполнении дипломной работы была поставлена следующая цель: провести структурный анализ, построить формализованную модель деятельности УФСКН России по Пермскому краю с целью определения стоимости функций, провести и проанализировать результаты ФСА и как следствие принять соответствующее управленческое решение для снижения затрат.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

ѕ Изучить теоретические аспекты применения методологии ФСА;

ѕ Дать характеристику деятельности УФСКН России по Пермскому краю;

ѕ Охарактеризовать структуру затрат УФСКН России по Пермскому краю;

ѕ Провести ФСА деятельности и анализ исполнения статей бюджета УФСКН России по Пермскому краю;

ѕ Проанализировать результаты ФСА, принять управленческое решение, провести экономическую оценку принятых управленческих решений.

В основе диплома лежит анализ ныне действующей структуры, обязанностей, функций и статей затрат УФСКН России по Пермскому краю, а методологической основой работы послужили законы РФ, указы президента, постановления правительства, ведомственные и иные нормативно-правовые акты.

1. Теоретические аспекты применения управленческих решений на основе функционально-стоимостного анализа

1.1 История ФСА и сфера его применения

Функционально-стоимостный анализ (ФСА, Activity Based Costing, ABC)- метод определения стоимости и других характеристик изделий, услуг и потребителей, в основе которого лежит использование функций и ресурсов, задействованных в производстве, маркетинге, продаже, доставке, технической поддержке, оказании услуг, обслуживании клиентов, а также в обеспечении качества.

Сегодня в экономически развитых странах практически каждое предприятие или компания используют методологию функционально-стоимостного анализа как практическую часть системы менеджмента качества, наиболее полно удовлетворяющую принципам стандартов серии ИСО 9000.

Классический ФСА имеет три англоязычных названия-синонима Value Engineering, Value Management, Value Analysis.

Функционально-стоимостный анализ - методология непрерывного совершенствования продукции, производственных технологий, организационных структур. Задачей ФСА является достижение наивысших потребительских свойств продукции при одновременном снижении всех видов производственных затрат.

Основоположники идеи ФСА:

Лоуренс Д. Майлс (США)

1947 г. - организация в компании «Дженерал электрик» группы по созданию нового метода.

1949 г. - первая публикация о методе.

Соболев Юрий Михайлович (Россия)

1948 г. - первый успех в применении метола поэлементного анализа на Пермском телефонном заводе.

1949 г. - первая заявка на изобретение, в основе которого лежал новый метод.

Основы функционально-стоимостного анализа в нашей стране были заложены в конце 40-х годов XX века Юрием Михайловичем Соболевым - инженером-конструктором Пермского телефонного завода. Ю.М. Соболев, исходя из положения, что резервы имеются на каждом производстве, пришел к мысли использовать системный анализ и поэлементную отработку конструкции каждой детали. Он рассматривал каждый конструктивный элемент, характеризующий деталь (материал, размер, допуски, резьбу, отверстия, параметры шероховатости поверхностей и т. д.) как самостоятельную часть конструкции, и в зависимости от функционального назначения, включал его в основную или вспомогательную группу. Элементы основной группы должны отвечать эксплуатационным требованиям, предъявляемым к детали или изделию. Элементы вспомогательной группы служат для конструктивного оформления детали, изделия. Поэлементный экономический анализ конструкции показал, что затраты, особенно по вспомогательной группе элементов, как правило, завышаются и их можно сократить без ущерба для качества изделия.

Именно в результате расчленения детали на элементы лишние затраты стали заметными. Индивидуальный подход к каждому элементу, выявление излишних затрат на реализацию каждого элемента и составили основу метода Ю.М. Соболева.

Работы Ю.М. Соболева нашли широкий отклик в печати в 1948-1952 гг. и привлекли внимание зарубежных специалистов. После ознакомления с этим методом и под влиянием идей, заложенных в его основу, на предприятиях ГДР начинается использование одной из модификаций ФСА - поэлементного экономического анализа (ПЭА).

Следует отметить, что отдельные приемы ФСА применялись специалистами и в довоенные годы, и в период Великой Отечественной войны. Однако, несмотря на публикацию статей, брошюр Пермского книжного издательства и отражения в отдельных научных трудах, идеи Ю.М. Соболева не получили, к сожалению, широкого развития в нашей стране в течение последующих двух десятилетий.

Примерно в те же годы, когда Ю.М. Соболев разрабатывал метод поэлементной отработки конструкции, аналогичные исследования проводил инженер Лоуренс Д. Майлс, сотрудник отдела снабжения американской электротехнической компании Дженерал электрик. В период второй мировой войны перед компанией стоял вопрос, как в связи с возросшей потребностью в военной технике решить проблему нехватки некоторых видов стратегического сырья, в особенности поставляемого из других стран. Инженеры были вынуждены искать замену дефицитным материалам и соответственно изменять технические условия, технологические регламенты и т. д.

Проведенный впоследствии анализ данных о работе изделий показал, что все замены, как правило, благоприятно сказывались на стоимости изделий, причем в ряде случаев это приводило даже к получению «сверхэффекта» - улучшалось качество изделий, повышалась их надежность. Это послужило толчком к проведению исследований по замене материалов на более дешевые и получению от этой замены соответствующей прибыли. Более того, возникла идея распространить новый подход и на изделия в целом путем пересмотра классических решений и замены их экономически более выгодными.

В 1947 г. группа специалистов под руководством Л. Майлса приступила к созданию нового метода снижения издержек производства, основанного на изыскании более экономичных способов осуществления тех или иных функций изделий, и внедрению его в производство. В конце 1947 г. был разработан функциональный подход - основа анализа стоимости. Специалисты группы, руководствуясь функциональным подходом, за четыре года проанализировали и изменили конструкции 230 изделий, в результате чего издержки на их изготовление сократились в среднем на 25% без снижения качества, экономия составила 10 млн долл.

В 1952 г. Л. Майлс разработал методику, получившую название стоимостной анализ - value analysis (VA) Л.Д. Майлс определил предложенный им метод снижения издержек производства как «прикладная философия». Согласно Л. Майлсу, «анализ стоимости... - это организованный творческий подход, цель которого заключается в эффективной идентификации непроизводительных затрат или издержек, которые не обеспечивают ни качества, ни полезности, ни долговечности, ни внешнего вида, ни других требований заказчика».

Первоначально ФСА не встретил в США широкой поддержки. И лишь практика, подтвердившая его высокую реальную эффективность, привлекла к нему внимание специалистов, в первую очередь, поставщиков, конкурентов и заказчиков компании Дженерал электрик.

Постепенно сфера использования ФСА расширялась, им заинтересовались и государственные организации. Первым было управление по кораблестроению (Navy's Bureau of Ships), входившее в министерство обороны. Здесь в начале 50-х годов метод впервые был применен на стадии проектирования и стал называться стоимостным проектированием, или стоимостным инжинирингом -value engineering (VE).

В 1959 г. было создано Общество американских инженеров - специалистов по ФСА (Society of American Value Engineers - SAVE), первым президентом его с 1960 по 1962 гг. был Л. Майлс.

Однако решающее развитие эти идеи получили в 60-е годы, когда в целях снижения расходов на производство военной техники Пентагон предложил включать во все контракты, проходящие через министерство обороны, пункты, обязывающие промышленность использовать анализ стоимости. В контрактах также оговаривалось участие в доходах в зависимости от полученных результатов, чтобы заинтересовать предпринимателей в применении новой процедуры.

Очень быстро все предприятия, работающие на министерство обороны, а вслед за ними и некоторые фирмы-субподрядчики стали использовать анализ стоимости, и их примеру последовали компании, занимающиеся производством товаров широкого потребления. В результате к началу 60-х годов ФСА стал довольно широко использоваться в системе так называемых государственных заказов.

Применение нового метода, не защищенного статусом военного секрета, не могло долго ограничиваться рамками только американской промышленности. В результате после 1960 г. метод получает признание в Европе, а позднее - в Японии.

В 1965 г. было основано Общество японских инженеров-специалистов по ФСА (Society of Japanese Value Engineering - SJVE), которое активно занялось пропагандой этого метода, проводя ежегодные конференции с участием представителей крупнейших промышленных фирм и государственных организаций. И уже в 70-е годы в Японии метод ФСА применяется в 10 раз чаще, чем в ФРГ. В целом ФСА получил в Западной Европе значительно меньшее распространение, чем в Японии. При производстве новых изделий японские фирмы используют ФСА в 80-90% случаев, а при совершенствовании и модернизации продукции в 50-85% всех случаев.

Основное отличие метода Ю.М. Соболева от метода Л. Майлса состояло в том, что первый был направлен на поиск более экономичных способов изготовления изделия преимущественно в рамках существующего конструкторского решения, в то время как Л. Майлс и его последователи рассматривали исходную конструкцию лишь как один из возможных вариантов выполнения изделием своих функций. Они предложили искать новые варианты, выбирать из них наиболее экономичный при обязательном сохранении качества, надежности и других эксплуатационных требований и характеристик.

В нашей стране метод ФСА стали осознанно внедрять в различных отраслях производства с конца 60-х годов ПО «Электролуч», ВНИИ «Электроаппарат», Чебоксарский электроаппаратньтй завод, предприятия ПО «Уралмаш», Свердловский машиностроительный завод им. Воровского и др.

С начала 80-х годов в стране начинается качественно новый этап в развитии ФСА, характеризующийся планомерным внедрением метода в различных отраслях, расширением сфер его применения. Разрабатываются межотраслевые положения проведения ФСА, аккумулирующие опыт Минэлектротехпрома, Минлегпищемаша, Минэлектронпрома, утверждается план общесоюзных мероприятий по развитию метода. Однако после распада СССР методу ФСА не уделяется должного внимания.

Ю.М. Соболев и Л. Майлс разрабатывали метод для снижения производственных затрат, и лишь в дальнейшем он начал применяться для воздействия на потребительские свойства, например, для снижения весовых характеристик в аэрокосмической промышленности, повышения надежности в атомной энергетике и т.д. Сложнее сказать, где, в какой области и для решения, каких задач этот метод не может быть использован. Относительно ограниченное применение ФСА в России в определенной степени является следствием слабой информированности специалистов о высоких потенциальных возможностях этого метода.

1.2 Результативность применения ФСА в сравнении с традиционным методом расчета затрат

Основные идеи ФСА:

Потребителя интересует не продукция как таковая, а польза, которую он получит от ее использования;

Потребитель стремится сократить свои затраты;

Интересующие потребителя функции можно выполнить различными способами, а, следовательно, с различной эффективностью и затратами.

Среди возможных альтернатив реализации функций существуют такие, в которых соотношение качества и цены является наиболее оптимальным для потребителя.

Традиционные методы расчета затрат появились и развивались на рубеже прошлого и позапрошлого веков (1870 -- 1920 гг.). Но с начала 60-х, и особенно в 80-х годов, изменения формы производства и ведения бизнеса привели к тому, что традиционный метод учета затрат стали называть «врагом номер один для производства», поскольку польза от него стала весьма сомнительной. Традиционные методы оценки затрат изначально разрабатывались (согласно GAAP-стандартам, основанным на принципах «объективности, проверяемости и значимости») для оценки материально-товарных ценностей и предназначались для внешних потребителей - кредиторов, инвесторов, Комиссии по ценным бумагам (Security Exchange Commission), Налогового управления (Internal Revenue Service).

Однако у этих методов есть ряд слабых мест, особенно ощутимых при внутреннем управлении. Из них два самых крупных недостатка:

Невозможность достаточно точно передать издержки производства отдельного продукта;

Невозможность обеспечить обратную связь - информацию для менеджеров, необходимую для оперативного управления.

В результате менеджеры компаний, продающих различные виды изделий, принимают важные решения, касающиеся установки цен, сочетания продуктов и технологии производства, на основе неточной информации о расходах. Итак, решать современные проблемы был призван функционально-стоимостной анализ, и в конечном итоге он оказался одним из самых важных нововведений в управлении за последние сто лет.

Разработчики метода выделили три независимых, но согласованно действующих, фактора, которые являются основными причинами практического применения ФСА:

Процесс структурирования расходов изменился очень существенно. И если в начале века рабочий труд составлял около 50% от общих расходов, стоимость материалов - 35%, а накладные расходы - 15%, то теперь накладные расходы составляют около 60%, материалы - 30%, и труд -только 10% производственных издержек. Очевидно, что использование рабочих часов в качестве базы распределения расходов имело смысл 90 лет назад, но при современной структуре затрат уже потеряло свою силу;

Уровень конкуренции, с которым сталкивается большинство компаний, очень возрос. «Быстро изменяющаяся глобальная конкурентная среда» -это не клише, а вполне реальная неприятность для большинства фирм. Знание фактических затрат очень важно для выживания в такой ситуации;

Стоимость выполнения измерений и вычислений снизилась по мере развития технологий обработки информации. Еще 20 лет назад сбор, обработка и анализ данных, необходимых для ФСА, были очень дорогими. А сегодня доступны не только специальные автоматизированные системы оценки данных, но и сами данные, которые, как правило, уже собраны и в той или иной форме и хранятся в каждой компании. В связи с этим ФСА оказался весьма ценным методом, поскольку он выдает информацию обо всем диапазоне операционных функций, об их стоимости и потреблении.

В рамках традиционных финансовых и бухгалтерских методов деятельность компании оценивается по функциональным операциям, а не по услугам, предоставляемым заказчику. Расчет эффективности функциональной единицы производится по исполнению бюджета вне зависимости от того, приносит ли она пользу клиенту компании. Напротив, функционально-стоимостной анализ -это инструмент управления процессами, измеряющий стоимость выполнения услуги. Оценка выполняется как для функций, увеличивающих ценность услуги или продукта, так и с учетом дополнительных функций, которые этой ценности не меняют. Если традиционные методы вычисляют затраты на некоторый вид деятельности лишь по категориям расходов, то ФСА показывает стоимость выполнения всех этапов процесса. ФСА исследует все возможные функции с целью наиболее точно определить затраты на предоставление услуг, а также обеспечить возможность модернизации процессов и повышения производительности.

На рисунке 1.1 показаны схемы определения себестоимости разными методами. Приведем три основные различия между ФСА и традиционными методами:

Традиционный учет подразумевает, что объекты затрат потребляют ресурсы, а в ФСА принято считать, что объекты затрат потребляют функции;

Традиционный учет в качестве базы распределения затрат использует количественные показатели, а в ФСА применяются источники издержек на различных уровнях;

Традиционный учет ориентирован на структуру производства, а ФСА ориентирован на процессы (функции).

Калькуляция себестоимости основанная на традиционных финансовых подходах (применение без распределения)

Пооперационная калькуляция себестоимости

6

Рисунок 1.1 Основные различия между ФСА и традиционными методами учета затрат

Направление стрелок разное, так как ФСА дает детальную информацию о процессах для оценки затрат и управления производительностью на множестве уровней. А традиционные методы учета затрат просто распределяют издержки по объектам затрат, не учитывая причинно-следственные связи. Итак, традиционные системы учета издержек концентрируются на продукте. Все издержки приписываются изделию, так как считается, что на изготовление каждого элемента продукции потребляется определенное количество ресурсов, пропорциональное объему производства. Поэтому в качестве источников издержек для расчета накладных расходов используются количественные параметры продукта (рабочее время, машинные часы, стоимость материалов и т.п.). Однако количественные показатели не позволяют учесть разнообразие продукции по размеру и сложности изготовления. Кроме того, они не выявляют прямой зависимости между уровнем расходов и объемом продукции. Метод ФСА использует другой подход. Здесь сначала определяются затраты на выполнение отдельных функций. А затем, в зависимости от степени различных функций на изготовление конкретного изделия, эти затраты соотносятся с производством всей продукции. Поэтому при вычислении накладных расходов в качестве источников издержек учитываются и такие функциональные параметры, как: время настройки оборудования, количество конструкторских изменений, число процессов обработки и т.п.

Следовательно, чем больше будет функциональных параметров, тем подробнее будет описана производственная цепочка и, соответственно, точнее оценена реальная стоимость продукции.

Еще одно важное различие между традиционными системами оценки расходов и ФСА - область рассмотрения функций. В традиционных методах, предназначенных для оценки запасов, отслеживаются только внутренние производственные расходы. Теория ФСА с таким подходом не согласна, полагая, что при расчете стоимости товара должны учитываться все функции - как связанные с поддержкой производства, так и с доставкой товаров и услуг потребителю. В качестве примера подобных функций можно назвать: производство, разработку технологии, логистику, распространение продукции, сервисное обслуживание, информационную поддержка, финансовое администрирование и общее управление.

Традиционная экономическая теория и системы финансового управления рассматривают затраты в качестве переменных величин только в случае кратковременных колебаний объемов производства.

Теория функционально-стоимостного анализа предполагает, что многие важные ценовые категории варьируются также и в течение длительных периодов (в несколько лет), при изменениях в дизайне, составе и диапазоне товаров и клиентов компании.

В таблице 1.1 приведено сравнение ФСА и традиционных методов учета издержек.

Таблица 1.1 Учет издержек ФСА и традиционным методом

ФСА	Традиционные методы	Пояснение
Потребление функций	Потребление ресурсов	В основе традиционных методов учета лежит допущение, что ценами можно управлять, но как показала практика большинства менеджеров - это практически невозможно. Теория функционально-стоимостного анализа признает, что управлять можно только тем, что производится, а цены изменяются как следствие. Преимущества ФСА- подхода в том, что он обеспечивает более широкий диапазон мер повышения эффективности бизнеса. При систематическом исследовании выполняемых функций, выявляются не только факторы, влияющие на повышение или понижение производительности, но также обнаруживается неправильное распределение ресурсов. Следовательно, для снижения расходов, можно более рационально распределить мощности и добиться более высокой производительности, чем традиционным способом.
Источники издержек разных уровней	Количественные базы распределения затрат	По мере роста накладных расходов появляются новые технологии, и, разумеется, распределять затраты на основе 5-15% (как в большинстве компаний) от всех суммарных расходов слишком рискованно. Фактически, ошибки могут достигать нескольких сотен процентов. В функционально-стоимостном анализе расходы распределяются в соответствии с причинно-следственными связями между функциями и объектами затрат. Эти связи фиксируются при помощи источников издержек. На практике источники издержек подразделяются на несколько уровней. Приведем наиболее важные: Уровень единиц (Unity level). На этом уровне рассматриваются источники для каждой выпускаемой единицы продукции. Например: человек и станок, которые за единицу времени выпускают изделие. Соответствующее рабочее время будет считаться источником издержек для уровня единиц. Это количественный показатель, похожий на базу распределения затрат, использующуюся в традиционных методах учета; Уровень партий (Batch level). Эти источники связаны уже не с единицами, а с партиями выпускаемой продукции. Примером использования функций этого уровня может являться планирование производства, выполняемое для каждой партии независимо от ее размера. Количественный показатель таких источников, - как правило, количество партий; Уровень продукта (Product level). Здесь речь идет об источниках, относящихся к выпуску отдельного вида продукции вне зависимости от количества выпускаемых единиц и партий. В качестве показателя используется, например, количество часов, необходимых на разработку продукта. Чем больше этот показатель, тем большие затраты распределяются на данный продукт; Уровень предприятия (Facility level). Источники данного уровня не имеют прямого отношения к продуктам, это общие функции, связанные с работой предприятия в целом. Однако вызванные ими затраты распределяются в дальнейшем по продуктам.
Ориентация на процесс	Структурная ориентация	Традиционные системы расчета затрат больше ориентированы на организационную структуру, а не на существующий процесс. Они не могут ответить на вопрос: «Что нужно делать?», так как о процессе им ничего не известно. Они владеют только информацией о наличии ресурсов, необходимых для выполнения работы. А ориентированный на процессы метод ФСА дает менеджерам возможность наиболее точно провести соответствие между потребностями в ресурсах и доступными мощностями, а следовательно, повысить производительность.

Опишем преимущества и недостатки функционально-стоимостного анализа по сравнению с традиционными методами.

Преимущества:

1.Более точное знание стоимости продукции дает возможность принимать верные стратегические решения по:

а) назначению цен на продукцию;

б) правильному сочетанию продуктов;

в) выбору между возможностями изготавливать самостоятельно или приобретать;

г) вложению средств в научно-исследовательские работы, автоматизацию процессов, продвижение и т.п.

2. Большая ясность в отношении выполняемых функций, за счет которой компаниям удается:

а) уделить больше внимания управленческим функциям, таким как повышение эффективности дорогостоящих операций;

б) выявить и сократить объем операций, не добавляющих ценности продукции.

Недостатки:

1 .Процесс описания функций может оказать излишне детализированным, кроме того, модель иногда слишком сложна и ее трудно поддерживать;

2. Часто этап сбора данных об источниках данных по функциям (activity drivers) недооценивается;

3. Для качественной реализации требуются специальные программные средства;

4. Модель часто устаревает в связи с организационными изменениями;

5. Большую трудоемкость работ по проведению ФСА;

6. Реализация часто рассматривается как ненужная «прихоть» финансового менеджмента, не достаточно поддерживается оперативным руководством.

1.3 Цели и методология проведения ФСА

Пользователями результатов ФСА могут быть сотрудники самого различного уровня от начальника отдела до высшего руководства организации. Организация данных и выходных форм ФСА-модели должна позволять выбирать различные уровни детализации информации в соответствии с требованиями пользователя. Причем пользователи ФСА-информации должны быть одновременно и потребителями, и поставщиками данных.

Основная особенность применения ФСА- наличие самых общих рекомендаций и методов. Конкретная реализация в конкретном предприятии неповторима, поскольку вбирает всю специфику структуры предприятия и организации внутреннего производственного процесса.

Внедрение ФСА- не такой уж сложный процесс, однако отнюдь не тривиальная задача. Ее решение требует немалых затрат сил и времени. Независимо от специфики организации и ее формы собственности существуют общие предварительные шаги, необходимые для успешного внедрения:

Формулировка целей ФСА и четкое осознание результатов, которые должны быть получены;

Определение масштабов применения ФСА.

Цель применения методики ФСА - точное определение себестоимости оказываемых организацией услуг. Результатом построения ФСА-модели является «прозрачная» структура организации, предприятия и всех его производственных процессов в деталях. Точно определяется не только себестоимость услуги, но и каждой отдельной операции. На этой основе возможен целый спектр управленческих решений: коррекция тарифной политики предприятия, организации, отказ от некоторых услуг или передача их в другие отделы, управления, определение приоритетных направлений клиентской политики, изменения в штате.

Масштаб. Затраты времени и усилий, необходимых для завершения ФСА-проекта, зависят от сферы применения ФСА-метода. И здесь существует несколько альтернатив.

В большинстве случаев внедрение ФСА-метода первоначально испытывается на небольших «пилотных» проектах, весьма ограниченных по своим масштабам. Но даже и в этом случае размеры проектов могут значительно отличаться. Все зависит от того, какой аспект охватывает пилотный проект.

Для проведения ФСА, на взгляд многих авторов, описывающих методологию ФСА, необходимо создать рабочую группу, в состав которой входили бы специалисты различных профессий, а также представители заказчиков (покупателей), поставщиков и смежников. В распоряжение группы необходимо предоставить всю информационную, нормативную документацию об структурах, процессах предприятия, данные бухгалтерии и т.д.

При проведении ФСА специалисты должны полностью абстрагироваться от реально существующего объекта или принятого ранее решения, показать, что это решение не является и не может являться единственным, дав возможность широкому простору для научно-технического творчества. При этом целесообразно было бы использовать наиболее эффективные методы прогнозирования на основе индивидуальной и коллективной экспертизы: «мозговую атаку», синтектику (способ прогнозирования по аналогии); метод «Дельфы» (опрос по заранее подготовленным анкетам); поэлементный экономический анализ конструкций Ю.М. Соболева и др.

В основе применения метода ФСА лежит разработка и применение на практике ФСА-моделей. Цель создания ФСА-модели для совершенствования деятельности предприятий - достичь улучшений в работе предприятий по показателям стоимости, трудоемкости и производительности. Проведение расчетов по ФСА-модели позволяет получить большой объем ФСА-информации для принятия решения. При этом данная информация, особенно взаимосвязи отдельных ее элементов для лиц, принимающих решения являются, как правило, неожиданными. Полученная информация позволяет обосновывать и принимать решения в процессе применения таких методов совершенствования финансово-хозяйственной деятельности предприятия, как:

ѕ «точно в срок» (Just-in-time, JIT) и KANBAN;

ѕ глобальное управление качеством (Total Quality Management, TQM);

ѕ непрерывное улучшение (Kaizen);

ѕ реинжиниринга бизнес-процессов (Business Process Reengineering, BPR).

Как правило, ФСА-информация представляется в виде системы стоимостных и временных показателей, показателей трудоемкости и трудозатрат, а также относительных показателей, характеризующих эффективность деятельности центров ответственности на предприятии.

Систему показателей можно использовать как для текущего (оперативного) управления, так и для принятия стратегических решений. На уровне оперативного управления информацию из ФСА-модели можно применять для формирования рекомендаций по увеличению прибыли и повышению эффективности деятельности предприятия. На стратегическом - помощь в принятии решений относительно реорганизации предприятия, изменения ассортимента продуктов и услуг, выхода на новые рынки, диверсификации и т.д. ФСА-информация показывает, как можно перераспределить ресурсы с максимальной стратегической выгодой, помогает выявить возможности тех факторов (качество, обслуживание, снижение стоимости, уменьшение трудоемкости), которые имеют наибольшее значение, а также определить наилучшие варианты капиталовложений. Основные направления использования ФСА-модели для реорганизации бизнес-процессов - это повышение производительности, снижение стоимости, трудоемкости, времени и повышение качества.

Повышение производительности включает в себя три этапа. На первом этапе осуществляется анализ функций для определения возможностей повышения эффективности их выполнения. На втором - выявляются причины непроизводительных расходов и пути их устранения. И, наконец, на третьем этапе осуществляется мониторинг и проведение нужных изменений на предприятии. Что касается снижения стоимости, трудоемкости и времени, то с помощью ФСА-метода можно так реорганизовать деятельность, чтобы было достигнуто устойчивое их сокращение. Для этого необходимо сделать следующее:

ѕ сформировать ранжированный перечень функций по стоимости, трудоемкости или времени;

ѕ выбрать функции с высокой стоимостью, трудоемкостью и временем;

ѕ сократить время, необходимое для выполнения функций;

ѕ устранить ненужные функции;

ѕ организовать совместное использование всех возможных функций;

ѕ перераспределить ресурсы, высвободившиеся в результате усовершенствований.

Очевидно, что вышеперечисленные действия улучшают качество бизнес-процессов. Кроме того, повышение качества бизнес-процессов осуществляется за счет проведения сравнительной оценки и выбора рациональных (по стоимостному или временному критерию) технологий выполнения операций или процедур, являющихся элементами бизнес-процессов.

В основе управления, основанного на функциях, лежат несколько аналитических методов, использующих ФСА-информацию. Это - стратегический анализ, стоимостной анализ, временной анализ, анализ трудоемкости, определение целевой стоимости и исчисление стоимости, исходя из жизненного цикла продукта или услуги.

Одним из направлений использования ФСА-метода является формирование на предприятии системы бюджетов. При формировании системы бюджетов используется ФСА-модель для определения объема и стоимости работ, а также потребностей в ресурсах.

В этом случае полученная ФСА-информация позволяет принимать осознанные и целенаправленные решения о распределении ресурсов, опирающиеся на понимание взаимосвязей функций и стоимостных объектов, стоимостных факторов и объема работ. Все это позволяет сформировать реалистическую систему бюджетов.

ФСА представляет собой процесс сбора и обработки информации, имеющий, как правило, несколько этапов:

Построение функциональной модели. На этом этапе происходит сбор информации о процессах предприятия, построение и утверждение функциональной модели. Результатом выполнения этапа является функциональная модель процессов;

Собирание стоимостей. Производится построение структурной схемы предприятия, определение статей затрат и распределение этих статей по структурной схеме;

Перенос стоимостей на функциональную модель. Производится согласование структурной схемы и функциональной модели процессов, определяется стоимость функций;

Анализ результатов и выработка рекомендаций. Проводится анализ полученных на предыдущих этапах информации и формируются рекомендации по усовершенствованию процессов.

В результате проведения информационно-аналитического этапа получаем следующую документацию:

ѕ таблицу анализа функций системы управления и ее конструктивную функциональную структуру;

ѕ перечень основных, вспомогательных и ненужных функций;

ѕ список критериев развития, основных показателей и требований, предъявляемых к улучшаемой системе;

ѕ сводную таблицу стоимостей функций;

ѕ список и характеристику зон наибольшего сосредоточения затрат;

ѕ постановку задач по устранению элементов с ненужными функциями;

ѕ постановку задач по удешевлению функций, содержащих излишние затраты;

ѕ список неясных вопросов, возникших при сборе, систематизации и анализе информации, для последующего обсуждения со специалистами;

ѕ перечень и описание возникших идей по улучшению системы управления.

Итогом проведения ФСА, как важного инструмента управления качеством продукции, должно быть снижение затрат на единицу полезного эффекта, которое достигается: сокращением затрат при одновременном повышении потребительских свойств изделий; повышением качества продукции при сохранении уровня затрат; уменьшением затрат при сохранении уровня качества; сокращением затрат при обоснованном снижении технических параметров до их функционально необходимого уровня.

Развитием ФСА-метода стал метод функционально-стоимостного управления (ФСУ, Activity-Based Management, ABM).

ФСУ - это метод, который включает управление затратами на основе применения более точного отнесения затрат на процессы, процедуры, функции и продукцию.

Совместное применение ФСА/ФСУ-методов позволяет не только точно определять затраты, но и управлять ими.

Построение функционально-стоимостных моделей осуществляется на основе применения методологической и технологической взаимосвязи между IDEFO- и ФСА-моделями.

Связанность методов IDEFO и ФСА заключается в том, что оба метода рассматривают финансово-хозяйственную деятельность предприятия, как множество последовательно выполняемых функций, а дуги входов, выходов, управления и механизмов функций IDEFO-модели соответствуют стоимостным объектам и ресурсам ФСА-модели.

2. Характеристика УФСКН России по Пермскому краю и анализ текущей деятельности

2.1 Характеристика управления федеральной службы по контролю за оборотом наркотиков России по Пермскому краю

ФСКН России в целях реализации возложенных на нее задач создает, реорганизует и упраздняет в соответствии с законодательством Российской Федерации территориальные органы и организации.

Территориальные органы являются государственными органами. Территориальные органы и организации входят в систему ФСКН России и находятся в ее подчинении.

Управление Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков по Пермскому краю является территориальным органом Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков, входящим в систему органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ (далее - органы наркоконтроля), обеспечивающим в пределах своей компетенции выполнение задач, возложенных на Федеральную службу Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков.

Управление является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и своим наименованием, другие необходимые для своей деятельности печати, штампы, бланки, а также счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации.

УФСКН России по Пермскому краю в своей деятельности руководствуется:

ѕ Конституцией Российской Федерации;

ѕ Федеральными конституционными законами («О государственной тайне» и т.д.);

ѕ Федеральным законом от 08.01.1998 г. N 3-ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах», Федеральным законом от 12.08.1995 N 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности», иными федеральными законами;

ѕ Указом Президента РФ от 01.03.2003 г. № 306 «Вопросы совершенствования государственного управления в РФ», указом Президента РФ от 28.07.2004 г. № 976 «Вопросы Федеральной службы РФ по контролю за оборотом наркотиков», утвердившим «Положение о ФСКН России» иными указами и распоряжениями Президента Российской Федерации;

ѕ Постановлением правительства РФ от 19.01.2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», иными постановлениями и распоряжениями Правительства РФ;

ѕ Международными договорами Российской Федерации;

ѕ Приказом ФСКН России от 29.07.2004 7. № 226 «Об утверждении структуры аппарата Федеральной службы РФ по контролю за оборотом наркотиков», приказом ФСКН России от 28.12.2004 г. № 398 «Об утверждении Типового положения об управлении ФС РФ по контролю за оборотом наркотиков по субъекту РФ», приказом ФСКН России от 08.07.2005 г. № 216 «Об утверждении регламента ФС РФ по контролю за оборотом наркотиков»,иными нормативными правовыми актами ФСКН России;

ѕ Приказом начальника УФСКН России по Пермскому краю от 15.07.2003 г. № 078 «Об утверждении штатного расписания сотрудников УФСКН России по Пермскому краю» иными приказами и распоряжениями начальника УФСКН России по Пермскому краю.

Деятельность организаций осуществляется на основании уставов, утверждаемых директором ФСКН России и подлежащих государственной регистрации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В состав центрального аппарата ФСКН России входят 10 функциональных департаментов, В составе департаментов находятся 30 управлений, 3 отдела, 1 центр и 1 инспекция. (Приложение А)

Штатная численность территориальных органов и организаций входит в предельную штатную численность ФСКН России, устанавливаемую Президентом Российской Федерации. Всего в России 74 территориальных управления ФСКН по субъектам РФ.

Финансирование деятельности территориальных органов и организаций осуществляется за счет средств федерального бюджета.

Структуру и штаты территориальных органов и организаций, а также смету расходов на их содержание в пределах утвержденных на соответствующий год ассигнований, предусмотренных в федеральном бюджете, утверждает директор ФСКН России в соответствии с законодательством Российской Федерации в пределах установленных штатной численности и фонда оплаты труда.

В УФСКН России по Пермскому краю для выполнения возложенных на него задач и обеспечения его деятельности создаются структурные подразделения. (Приложение В)

Территориальный орган возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации и правовыми актами ФСКН России.

Начальник территориального органа организует деятельность территориального органа, осуществляет общее руководство деятельностью его структурных подразделений, осуществляет контроль за выполнением территориальным органом поставленных задач, а также соблюдением законности в его деятельности.

Начальник территориального органа утверждает положения о структурных подразделениях территориального органа, должностные инструкции их начальников, а также должностные инструкции своих заместителей.

В качестве совещательного органа в территориальном органе образуется коллегия в составе начальника территориального органа (председатель коллегии), его заместителей и начальников структурных подразделений. Персональный состав коллегии утверждается директором ФСКН России.

Организации осуществляют медицинское обслуживание, санаторно-курортное обеспечение и оказание лечебно-профилактической помощи сотрудникам, федеральным государственным гражданским служащим и работникам органов наркоконтроля, а также осуществляют профессиональную подготовку, переподготовку (повышение квалификации) сотрудников органов наркоконтроля.

Организации возглавляют руководители, назначаемые на должность и освобождаемые от должности директором ФСКН России.

Директор ФСКН России заключает, изменяет и расторгает трудовые договоры (контракты) с руководителями организаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

ФСКН России вправе проводить комплекс мер по проверке исполнения требований законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных правовых актов ФСКН России, решений и поручений ФСКН России при осуществлении деятельности территориальных органов и организаций, по проверке фактического состояния дел, оценке конечных результатов их деятельности и оказанию им практической помощи.

Порядок организации и осуществления территориальным органом отдельных направлений оперативно-служебной деятельности устанавливается правовыми актами ФСКН России.

В рамках осуществления международных, межрегиональных и межведомственных мероприятий Управление находится в оперативном подчинении управления по Приволжскому федеральному округу Департамента организационно-региональной деятельности ФСКН России.

Основными задачами Управления являются:

ѕ обеспечение в пределах своей компетенции контроля за оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров и осуществление мер по противодействию их незаконному обороту;

ѕ выявление, предупреждение, пресечение, раскрытие и предварительное расследование преступлений, а также осуществление производства по делам об административных правонарушениях, которые отнесены законодательством Российской Федерации, соответственно, к подследственности либо к компетенции органов наркоконтроля;

ѕ координация деятельности территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъекта Российской Федерации и органов местного самоуправления в сфере оборота наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, а также в области противодействия их незаконному обороту;

ѕ участие в разработке и реализации региональной политики в сфере оборота наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, а также в области противодействия их незаконному обороту;

ѕ ведение банка данных по вопросам, касающимся оборота наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, а также противодействия их незаконному обороту.

Управление в соответствии с возложенными на него задачами выполняет функции:

ѕ осуществляет координацию деятельности территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления по организации исполнения законодательства Российской Федерации о наркотических средствах, психотропных веществах и об их прекурсорах, а также о противодействии их незаконному обороту;

ѕ участвует в разработке и реализации мер, направленных на соблюдение законодательства Российской Федерации о наркотических средствах, психотропных веществах и об их прекурсорах, с учетом специфики социально-экономической обстановки и криминогенной ситуации на территории субъекта Российской Федерации;

ѕ осуществляет оперативно-розыскную деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми актами ФСКН России;

ѕ участвует в обобщении практики применения законодательства Российской Федерации о наркотических средствах, психотропных веществах и об их прекурсорах, по поручению руководства ФСКН России - в подготовке проектов нормативных правовых актов Российской Федерации по вопросам, отнесенным к компетенции ФСКН России;

ѕ осуществляет деятельность, направленную на предупреждение преступлений и правонарушений, отнесенных законодательством Российской Федерации, соответственно, к подследственности либо компетенции органов наркоконтроля;

ѕ осуществляет розыск лиц, обвиняемых или подозреваемых в совершении преступлений, отнесенных в соответствии с законодательством Российской Федерации к подследственности органов наркоконтроля, и скрывшихся от органов предварительного расследования или суда либо местонахождение которых неизвестно;

ѕ производит дознание и предварительное следствие по уголовным делам о преступлениях, отнесенных законодательством Российской Федерации к подследственности органов наркоконтроля;

ѕ осуществляет в соответствии с федеральным законодательством Российской Федерации производство по делам об административных правонарушениях, отнесенных законодательством Российской Федерации к компетенции органов наркоконтроля;

ѕ организует в соответствии с межведомственными нормативными правовыми актами и соглашениями взаимодействие с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации;

ѕ участвует в разработке и реализации региональных программ в сфере контроля за оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, а также в области противодействия их незаконному обороту;

ѕ осуществляет в пределах своей компетенции противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных в результате совершения преступлений, отнесенных законодательством Российской Федерации к подследственности органов наркоконтроля;

ѕ предъявляет в суд требования о прекращении деятельности или ликвидации юридических лиц в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о наркотических средствах, психотропных веществах и об их прекурсорах;

ѕ осуществляет контроль деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в сфере оборота наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров и в пределах своей компетенции - в области оборота сильнодействующих веществ;

ѕ проводит проверки юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих деятельность, связанную с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, а также сильнодействующих веществ;

ѕ осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации выдачу заключений, необходимых для осуществления деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ;

ѕ осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации хранение, перевозку и уничтожение конфискованных или изъятых из незаконного оборота наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, а также инструментов и оборудования находящихся под специальным контролем и используемых для производства и изготовления наркотических средств и психотропных веществ;

ѕ осуществляет контроль за соблюдением порядка уничтожения наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, а также инструментов и оборудования, находящихся под специальным контролем и используемых для производства и изготовления наркотических средств и психотропных веществ;