Анализ структуры управления организацией

Содержание

День 1-й. Вводный инструктаж

День 2 - 3-й. Анализ внешней среды организации

День 4 - 5-й. Управление внутренней средой организации

День 6-й. Деловое управленческое общение

День 7-й. Принятие управленческих решений

День 8-й. Психологические аспекты управления

День 9 - 10-й. Основы психологии личности

День 11 - 12-й. Психология малых групп и коллективов

День 13 - 14-й. Этапы формирования коллектива

День 15-й. Конфликтные ситуации и пути их разрешения

День 16-й. Кадровое планирование в организации

День 17 - 18-й. Отбор кадров и наем персонала

День 19-й. Совершенствование организации труда

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Приложение 5

Приложение 6

Приложение 7

Приложение 8

Приложение 9

Приложение 10

Реквизиты предприятия (место прохождения практики):

АО ДиП

Город Северодвинск, Архангельская область, Россия

Адрес 164500, пр-д Заозерный, 4

URL http://3046.ru.all-biz.info

День 1-й. Вводный инструктаж

1) Проведено ознакомление с целями и задачами практики.

Практика направлена на закрепление, расширение, углубление систематизации полученных теоретических знаний, приобретение практического опыта в сфере менеджмента на основе изучения деятельности предприятия по производству мебели.

Основными задачами практики являются:

- приобретение практических умений по анализу внешней среды организации, а также по управлению внутренней средой организации;

- отработка умений по деловому и управленческому общению;

- отработка приемов работы при решении управленческих задач;

- развитие профессионального мышления;

- освоение психологических аспектов управления на практике;

- освоение приемов изучения межличностных отношений в коллективе;

- овладение профессиональными умениями по планированию потребности в трудовых ресурсах, набору и отбору кадров;

- приобретение практических умений профессиональной деятельности по специальности «Менеджмент».

2) Пройден инструктаж по технике безопасности и пожарной безопасности. Сделана соответствующая отметка в журнале для инструктажа по технике безопасности и пожарной безопасности.

День 2-3-ий. Анализ внешней среды организации

Внешняя среда - окружение, охватывающее большое количество различных факторов, которые могут, так или иначе, воздействовать на функционирование, как в текущем периоде, так и в перспективном. К основным элементам внешней среды относятся поставщики, потребители, конкуренты.

При рассмотрении внешнего окружения на организацию важно понимать, что характеристики среды отличны, но в то же время связаны с её факторами. Характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределённости описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия.

Классификация факторов внешней среды вследствие их многообразия различна и в её основу могут быть положены различные принципы.

1) Поставщики

- очень сильный фактор. От качества поставщиков (комплексный показатель) зависит жизнеспособность многих организаций.

Компания ДиП сотрудничает с различными предприятиями, являющимися поставщиками комплектующих для производства мягкой и корпусной мебели, фурнитуры и т.д. Рассмотрим некоторых из них:

АРКТИКА (г. Санкт-Петербург) осуществляет поставку материалов для производства мягкой мебели: поролон мебельный всех типов, синтетический пух (файбертек), тканые материалы (спанбонд), комплектующие. Прямые поставки мебельных тканей (шинил, флок, гобелен, жаккард) из США, Турции, Испании. Поролон высокого качества Морава. Гигиенические сертификаты.

БЕЛОРУССКИЙ МЕБЕЛЬНЫЙ ДОМ (г. Москва) поставляет мебельную фурнитуру, кромку, профили, станки для изготовления рамочных фасадов, декорированную ДВП и МДФ, рамочные фасады, панели ПВХ, декорированный гипсокартон, комплекты для кухонь, направляющие, крепёж, замки, светильники, декоративные элементы и многое другое. Необходимо отметить индивидуальный подход к каждому заказчику, заключающийся в системе скидок и гибкой ценовой политике.

ИНТЕРЬЕР (г. Северодвинск) В течение 10 лет предприятие «ИНТЕРЬЕР» занимается производством мебельных щитов, фасадов, столярных изделий из массива хвойных пород. Производственная база, сушильные камеры для древесины, современное оборудование позволяют выпускать высококачественную продукцию.

КАРЕЛИЯ ДСП (г. Москва) специализируется на производстве и продаже комплектующих для мебели из ДСП на территории России, осуществляет доставку, а также предоставляет гарантии и качественный сервис. Продукция компании предназначена для среднего и эконом-класса.

ФУРНИ-ЛАМА (г. Москва) представляет в России широкий ассортимент фурнитуры, отличное сочетание высокого европейского качества и разумных цен словенской фабрики LAMA. Срок службы изделий LAMA не ограничен.

ЭСПЕ (г. Санкт-Петербург) поставляет широкий ассортимент материалов и комплектующих для мягкой мебели от ведущих европейских фирм: механизмы трансформации; поролон; профили мебельные; пружины; синтепон финского производства; ткани мебельные; элементы крепёжные.

2) Потребители

Фирма существует и тем более процветает до тех пор, пока есть потребитель, пока она удовлетворяет его потребности. Потребители, решая, какие товары и услуги для них желательны и по какой цене, определяют для организации почти всё, относящееся к результатам её деятельности.

В качестве потребителей продукции организации выступают как население, нуждающееся в удовлетворении своих потребностей, так и предприятия, чьи потребности связаны с осуществляемым ими бизнесом. По данным оценки емкости рынка было выявлено, что основные усилия и ресурсы компании «ДиП», необходимо направлять на удовлетворение вкусов покупателей возрастных групп от 26 до 55 лет с доходом от 10 до 35 тыс. руб. Среди клиентов компании есть и постоянные, которые приобретают разноплановую мебель исключительно в фирменных мебельных салонах компании ДиП.

Говоря о междугородних потребителях необходимо отметить, что у компании широко развито сотрудничество с оптовыми покупателями продукции, а также открыты собственные представительства и магазины в других городах и регионах страны. Представительства компании действуют более чем в 25 городах России, таких как Москва, Санкт-Петербург, Мурманск, Петрозаводск, Нарьян-Мар и др. В Архангельской области практически в каждом городе открыты представительства и магазины компании.

3) Конкуренты

Конкуренты - это внешний фактор, влияние которого невозможно оспаривать. Конкурентная среда формируется не только внутриотраслевыми конкурентами, производящими аналогичную продукцию и рекламирующими её на одном и том же рынке. Кроме них на конкурентную среду организации оказывают заметное влияние её покупатели и поставщики, которые, обладая силой к торгу, могут заметно ослабить позицию организации на поле конкуренции.

Основными конкурентами на рынке мебельной продукции для компании ДиП являются:

1. «АиС» - массовое производство мягкой и корпусной мебели по типовым проектам.

2. «Торг-Мебель» - фирма, специализирующаяся на торговом оборудовании. Занимаемый сегмент рынка очень специфичен. Опасности не представляет.

3. «Фортуна Мебель» занимается только реализацией готовой мебели. Собственного производства не имеет.

4. «Аркос - М», «Снег», «Интерьер» - у каждой фирмы своя наработанная клиентура.

Основная проблема рынка - качество мебели. Конкурентная ситуация складывается примерно одинаково, на рынке действуют одни и те же производители, которые занимают большую или меньшую долю в разных сегментах. «ДиП» -- одна из крупнейших производственных промышленных компаний Северодвинска. За несколько лет маленький цех, в котором изготавливались некоторые модели мягкой мебели, расширился и разросся, превратился в крупнейшего производителя мебели в Архангельской области. Производство постоянно и стабильно расширяется, растет рынок сбыта. Мебель от ДиПа известна далеко за пределами области и высоко ценится наряду с крупными, признанными торговыми марками. Качество и конкурентоспособность продукции компании признаны на многих общероссийских профильных выставках.

4) Экономические факторы

Руководство должно также уметь оценивать, как скажутся на операциях организации общие изменения состояния экономики. Состояние экономики влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определённые товары и услуги. Ситуация, в которой оказались предприятия реального сектора экономики по причине финансового кризиса, остается довольно сложной.

Состояние экономики сильно влияет на возможности получения организацией капитала для своих нужд. В настоящее время ставки процента, по которым банки кредитуют заемщиков, остаются на довольно высоком уровне, повышаются требования к заемщикам, как следствие становится, труднее получить займы, и обходятся они организации дороже. Это, несомненно, является отрицательным фактором для дальнейшего развития предприятия.

Налоговая политика, осуществляемая государством, оказывает значительное влияние на деятельность организаций. Так, в целях стабилизации экономической ситуации в стране, с 1 января 2009 г. снижена ставка налога на прибыль организаций до 20%. Администрация Архангельской области приняла решение о снижении ставки налога для предприятий, применяющих упрощенную систему налогообложения с 15 до 10%. Данные меры должны оказать позитивное воздействие в деятельности предприятия.

5) Социально-культурные факторы

Социально-культурные факторы среды, в которой функционирует организация, к которым относятся установки, жизненные ценности, национальные традиции населения, независимые средства массовой информации и многое другое влияют на организацию непосредственно.

От социальных факторов зависят и способы ведения своих дел организации. В целях успешного функционирования организации должны быть в состоянии предугадывать изменение ожиданий общества и обслуживать своих клиентов более эффективно, чем конкуренты. Компания старается идти в ногу со временем, постоянно отслеживая предпочтения потребителей. В магазинах ДиП всегда рады каждому покупателю, здесь практикуется индивидуальный подход к каждому клиенту, качественное обслуживание, доброжелательная атмосфера и благоприятная обстановка.

За время своей деятельности на рынке компания ДиП отмечает достаточно хорошие результаты: появились положительные отклики, как от оптовых, так и от розничных покупателей. Кроме того, у фирмы за небольшой срок появились постоянные покупатели, которые отмечают высокопрофессиональную работу продавцов-консультантов, доброжелательный настрой обслуживающего персонала, качественную сервисную поддержку уже после покупки. Это свидетельствует о хорошем отношении общества как к бизнесу в целом, так и к фирме в частности.

6) Политические факторы

Политическая составляющая должна изучаться для того, чтобы иметь ясное представление о намерениях органов государственной власти в отношении развития общества и о средствах, с помощью которых государство намерено проводить в жизнь свою политику.

В целом, политическая ситуация в стране характеризуется стабильностью. Однако внутренний рынок и деятельность организации постоянно находятся под влиянием политических событий и решений, и руководство организации постоянно следит за принимаемыми решениями и законами не только правительства, но и местных органов власти, на территории которых функционируют предприятие и его представительства. В целом, влияние политического фактора в данный момент на ДиП невелико.

Анализ рисков

Любой предприниматель, хозяйственный руководитель в условиях рыночной экономики обязан нести риски, связанные с производственно-коммерческой деятельностью, и отвечать за последствия различных нежелательных событий, оказывающих отрицательное воздействие на конкурентные позиции предприятия на рынке.

Вместе с тем даже при самом умелом управлении, когда учитываются все или почти все возможности наступления неблагоприятных событий, трудно полностью исключить риски.

На основе рассмотренных факторов внешней среды, влияющих на деятельность организации, выявлены возможные факторы риска.

Финансово-экономические риски:

1. Неустойчивость спроса: сложившаяся ситуация на финансовом рынке, ограничивающая возможность покупки дорогостоящих товаров с привлечением кредитования, а также снижение доходов основной массы населения повышает данный риск.

2. Появление альтернативного продукта имеет невысокую вероятность осуществления, т.к. сложилась довольно устойчивая ситуация на рынке предложения продукции мебельного производства.

3. Снижение цен конкурентами: необходимо постоянно следить за действиями конкурентов в ценовой политике.

4. Увеличение производства у конкурентов в ближайшее время не предвидится в связи с общей экономической ситуацией.

5. Рост налогов: политика правительства в последнее время направлена на снижение налогового бремени для предприятий реального сектора экономики - риск минимальный.

6. Платежеспособность потребителей: снижение общего уровня доходов основной массы населения является серьезной угрозой для нормального функционирования предприятия.

7. Рост цен на сырье, материалы, перевозки: рост инфляции в стране может увеличить вероятность роста цен.

8. Отношение местных властей: политика администрации г. Северодвинска и Архангельской области направлена на поддержание предприятий-производителей продукции местного производства.

Социальные риски:

1. Трудности с набором квалифицированной силы: на предприятии развита система обучения кадров для осуществления производственной деятельности, что приводит к снижению данного риска.

2. Недостаточный уровень зарплаты: в целях оптимизации деятельности в условиях экономического кризиса предприятия вынуждены идти на непопулярные меры, в частности снижение заработной платы. Только правильная политика в области управления персоналом, направленная на заинтересованность в результатах труда каждого работника поможет снизить этот фактор риска.

3. Квалификация кадров: работники предприятия постоянно повышают свою квалификацию, получают дополнительное образование в высших и средних профессиональных учреждениях образования. Уровень данного риска ниже среднего.

Технические риски:

1. Изношенность оборудования: большая часть оборудования предприятия работает нормально в пределах установленных сроков амортизации. Оборудование закуплено сравнительно недавно, обладает характеристиками, соответствующими современным требованиям и технологиям. Осуществляется постоянный контроль за работой оборудования, производится своевременный ремонт.

2. Нестабильность качества сырья и материалов: в текущих условиях данный фактор риска повышается, т.к. предприятия-поставщики в целях сохранения прежнего уровня прибыльности могут поставлять менее качественные материалы.

3. Отсутствие резерва мощности: т.к. предприятие занимает достаточно устойчивую позицию на рынке в отличие от большинства конкурентов, данный риск пока не имеет существенного влияния, хотя и недооценивать его не следует.

4. Несвоевременная поставка комплектующих: риск достаточно высокий в связи со сложившейся ситуацией в экономике.

Экологические риски:

1. Выбросы в атмосферу и сброс в воду.

2. Близость жилых зданий.

3. Вредность производства.

4. Складирование отходов.

По сравнению с ранее рассмотренными факторами риска, экологические риски имеют невысокий уровень. На предприятии соблюдается техника безопасности, проводится сертификация выпускаемой продукции.

Определение сложности, подвижности и определенности среды

Сложность внешней среды - это число факторов, на которые организация обязана реагировать (для целей своего выживания), а также уровень вариативности каждого из этих факторов. Если говорить о числе внешних факторов, на которые предприятие реагирует, то если на нее давят государственные постановления, частое перезаключение договоров с профсоюзами, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация находится в более сложном окружении, чем, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, нескольких конкурентов, при отсутствии профсоюзов и замедленном изменении технологии. Исходя из этого, можно сделать вывод, что среда, в которой работает ДиП имеет уровень сложности ниже среднего.

Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружающей среде. Наибольшая подвижность внешней среды наблюдается в фармацевтической, химической и электронной отраслях, а также в отраслях, связанных с производством компьютеров, средств телекоммуникации и космической техники. Медленно меняются факторы внешней среды в кондитерской, мебельной отраслях, а также при производстве тары, упаковки, пищевых консервов. Следовательно, подвижность среды - низкая.

Неопределенность внешней среды - относительное количество информации о среде и уверенность в ее точности.

Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее высоконадежной. Поскольку бизнес все более становится глобальным занятием, требуется больше и больше информации, но уверенность в ее точности заметно снижается. Говоря о текущей экономической ситуации в мире, стране, регионе, данный фактор имеет достаточно высокий уровень.

Предприятие ДиП имеет разработанную оригинальную товарную марку и фирменный стиль. Образцы использования этих элементов приведены в Приложении 1.

День 4-5-й. Управление внутренней средой организации

Цель деятельности организации - удовлетворение потребностей населения в доступной качественной мебели отечественного производства.

Основной вид деятельности - изготовление и розничная торговля мягкой и корпусной мебелью.

Компания зарегистрирована в городе Северодвинске и осуществляет свою деятельность на территории Архангельской области и за ее пределами.

Предприятие изготавливает мягкую и корпусную мебель, кровати и тахты, кухни и мягкие обеденные зоны, ортопедические матрасы и многое другое. Для того чтобы делать хорошую мебель имеется все самое необходимое: новейшие автоматизированные линии и оборудование, экологически чистые материалы, современные ткани, сухие пиломатериалы, качественная фурнитура, квалифицированный персонал, мастерство дизайнеров и огромное желание работать. ДиП -- единственная компания, представляющая Архангельскую область на международных выставках-ярмарках. Дипломы, полученные в столице, и постоянный интерес к мебели, производимой на предприятии, оптовых покупателей говорят о ее востребованности не только на отечественном, но и на международном уровне. Вся производимая мебель имеет сертификаты качества.

Мебель от компании ДиП продается как оптом, так и в розницу -- через сеть фирменных магазинов.

Внутренняя среда определяется:

* структурой организации

* системой ее управления;

* производственными и технологическими процессами;

* уровнем автоматизации, разделением труда, коммуникациями.

Организационная структура предприятия

Руководство всеми видами деятельности осуществляется централизованно отделом управления, который в свою очередь состоит из различных структурных подразделений.

Организационная структура ЗАО ДиП выглядит следующим образом: во главе компании находится генеральный директор, ему непосредственно подчиняются топ-менеджер, финансовый директор, коммерческий директор, заместитель генерального директора по внедрению новых технологий, начальник производства, которые в свою очередь заведуют вверенными им подразделениями, которые схематично представлены в Приложении 2.

Из схемы, представленной в Приложении 2 следует, что в компании создана линейная структура управления, которая характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель - начальник, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции

Структура управления, выбранная в ЗАО ДиП, является логически более стройной и формально определенной, но вместе с тем и менее гибкой. Каждый из руководителей обладает всей полнотой власти, но относительно небольшими возможностями решения функциональных проблем, требующих узких, специальных знаний.

Рассмотрим преимущества и недостатки линейной организационной структуры управления. Таблица 1

Таблица 1

Преимущества и недостатки линейной организационной структуры управления

Преимущества	Недостатки
1) Четкое разграничение ответственности и компетенции;	1) Высокие профессиональные требования к руководителю;
2) Простой контроль;	2) Сложные коммуникации между исполнителями;
3) Быстрые и экономичные формы принятия решения;	3) Узкий уровень специализации руководителей;
4) Простые иерархические коммуникации;	4) Ярко выраженный авторитарный стиль руководства;
5) Персонифицированная ответственность.	5) Перегрузка руководителя.

Управление персоналом как специфическая деятельность осуществляется с помощью различных методов (способов) воздействия на сотрудников

По одной из классификаций методов управления персоналом выделяют три группы таких методов

1) административные методы: формирование структуры и органов управления; установление госзаказов; утверждение административных норм и нормативов, издание приказов и распоряжений; подбор и расстановка кадров; разработка положений, должностных инструкций и стандартов деятельности организации;

2) экономические методы: технико-экономический анализ технико-экономическое обоснование; планирование; материальное стимулирование; ценообразование; налоговая система; экономические нормы и нормативы.

3) социально-психологические методы: социальный анализ в коллективе работников; социальное планирование; участие работников в управлении; социальное развитие коллектива; психологическое воздействие на работников (формирование групп, создание нормального психологического климата, моральное стимулирование, развитие у работников инициативы и ответственности).

Для предприятия ДиП наиболее предпочтительна рассмотренная классификация методов управления персоналом. Например, административные методы имеют прямой характер воздействия; они обязательны для выполнения, не допускают свободы выбора сотрудников и предполагают санкции за невыполнение распоряжений. Экономическим и социально-психологическим методам присущи косвенный характер воздействия, отсутствие четко определенного времени и обязательности этого воздействия. Они допускают в известных пределах свободу индивидуального выбора и поведения, во многом зависят от индивидуальных особенностей работников.

Точно установить конечный эффект воздействия указанных методов довольно сложно. Однако в целом данные методы управления, особенно экономические, занимают ведущее место в управлении персоналом, как в рассматриваемой организации, так и во многих других. Все методы управления персонала взаимосвязаны и используются в комплексе.

Управление персоналом преследует следующие цели:

1) помощь организации в достижении общих целей;

2) эффективное использование мастерства и возможностей работников;

3) обеспечение фирмы высококвалифицированными и заинтересованными служащими;

4) стремление к наиболее полному удовлетворению работников своей работой, к их наиболее полному самовыражению, что делает желанной работу в данной фирме.

В системе управления персоналом главная цель - это удовлетворение социальных потребностей человека на производстве.

Рассмотрим один из подходов к оценке деятельности персонала, который предполагает оценку всего персонала предприятия как совокупного общественного работника. Эффективность деятельности этого работника определяется конечными результатами производства. В качестве показателей конечного результата используются конечные результаты деятельности организации за конкретный период (объем реализованной продукции, ее качество, прибыль, себестоимость продукции, рентабельность, доход и т.д.). Оценка результатов труда происходит при сравнении достигнутых результатов с плановыми (нормативными) показателями.

Такой подход имеет свои преимущества, так как действительно результативность персонала в первую очередь определяется конечными результатами всей фирмы. Но, данный подход не учитывает того, какими способами и средствами достигнут данный результат, то есть какие использованы средства труда, предметы труда и технологии. Действительно, конечные натуральные и финансовые показатели деятельности фирмы не являются свидетельством эффективного использования производственных мощностей и трудовых ресурсов.

Пути совершенствования системы управления

Для совершенствования организационной структуры управления управленческому персоналу компании ДиП предложено принять во внимание следующие уже существующие требования и характеристики формирования эффективных структур управления:

1) Сокращение размеров подразделений и укомплектование их более квалифицированным персоналом;

2) Уменьшение числа уровней управления;

3) Групповая организация труда, как основа новой структуры управления;

4) Ориентация текущей работы, в том числе графиков и процедур, на запросы потребителей;

5) Создание условий для гибкой комплектации продукции;

6) Минимизация запасов;

7) Быстрая реакция на изменения в среде;

8) Гибко переналаживаемое оборудование;

9) Высокая производительность и низкие затраты;

10) Безупречное качество продукции и ориентация на прочные связи с потребителем.

Следовательно, для усовершенствования оценки деятельности персонала, руководству предприятия необходимо больше обращать внимание на трудовые ресурсы, то есть дифференцировать их до индивидуальных (организация работы персонала, мотивация, социально-психологический климат в коллективе).

В этом случае основными показателями являются структура персонала, уровень квалификации, текучесть кадров, дисциплина, использование фонда рабочего времени, равномерность загрузки персонала, затраты на одного работающего, выполнение плана социального развития, социально-психологический климат в коллективе и т.д.

Тестирование по профессиональному самоопределению менеджеров.

Для закрепления навыков в управлении внутренней средой предприятия было проведено тестирование по профессиональному самоопределению менеджеров.

Отношение к трудовой деятельности, формирующееся в период подготовки к труду и профессиональному выбору в процессе обучения и самого труда, -- одна из важнейших социальных и психологических характеристик личности. Верным указателем склонности к той или иной профессиональной деятельности являются интересы. В них проявляется познавательная потребность человека, его направленность на что-либо, связанная с положительным эмоциональным отношением. Общепризнанной и наиболее используемой в профориентации классификацией профессий является психологическая, предложенная Е. А. Климовым. Суть ее заключается в том, что в зависимости от особенностей основного предмета труда все профессии подразделяются на пять главных типов: "человек -- природа", "человек -- техника", "человек -- человек", "человек -- знаковая система", "человек -- художественный образ". Далее в соответствии с особенностями основных целей деятельности профессии и специальности подразделяются на классы -- гностический (распознавать, определять), преобразующий (обрабатывать, обслуживать) и изыскательский (изобретать, придумывать).

Тесты приведены в Приложении 3.

Тест 1 Дифференциально-диагностический опросник интересов (ДДО) Данный тест позволяет выявить наиболее выраженные склонности к профессиям по пяти основным типам. Для менеджера вероятнее всего, должна быть наиболее выраженной склонность к профессиям типа "человек -- человек", а также к тем, где он является специалистом.

Тест 2. Методика определения основных мотивов выбора профессии

Известно, что при выборе той или иной профессии человек руководствуется целым рядом мотивов. Некоторые из них являются основными (решающими), а остальные имеют второстепенное значение. Данная методика позволяет установить роль тех или иных мотивов при выборе профессии конкретным человеком.

Сущность методики заключается в следующем. Используется опросник, в котором содержится 18 суждений (оценок) о профессии. Эти суждения выражают девять групп мотивов:

социальные (суждения 1 и 2);

моральные (суждения 3 и 4);

эстетические (суждения 5 и 6);

познавательные (суждения 7 и 8);

творческие (суждения 9 и 10);

связанные с содержанием труда по избираемой профессии (суждения 11 и 12);

материальные (суждения 13 и 14);

престижные (суждения 15 и 16);

утилитарные (суждения 17 и 18).

Тест позволяет оценить, в какой мере то или иное суждение соответствует избранной профессии.

После проведенного тестирования было выявлено, что менеджеры, работающие в компании, имеют достаточно высокую профессиональную готовность в выбранной ими сфере деятельности.

Таким образом, знания о профессиональных интересах, содержании и условиях труда в различных видах профессиональной деятельности влияют на формирование у человека профессиональной готовности и являются, по сути, главным фактором при выборе им жизненного пути. Определение профессиональной готовности дает возможность менеджеру или специалисту по управлению персоналом получить в достаточной степени достоверную информацию о наличии, взаимном сочетании, успешности реализации и эмоциональном подкреплении у испытуемых профессионально-ориентированных умений и навыков, что позволяет на основе этих данных судить о степени готовности испытуемых к успешному функционированию (т. е. к учебе, работе) в определенной профессиональной сфере.

Разработка системы контроля

Контроль определяется как процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, (цель/цель), ход выполнения плана (цель/будет), прогнозы (будет/будет), развитие процесса (будет/есть).

Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера.

Основные концепции контроля представлены на рис. 1

рис. 1 Основные концепции контроля

Процесс контроля в общем случае должен пройти следующие стадии:

1. Определение концепции контроля (всеобъемлющая система контроля "Controlling" или частные проверки);

2. Определение цели контроля (решение о целесообразности, правильности, регулярности, эффективности процесса управления),

3. Планирование проверки:

а) объекты контроля (потенциалы, методы, результаты, показатели и т.д.);

б) проверяемые нормы (этические, правовые, производственные);

в) субъекты контроля (внутренние или внешние органы контроля);

г) методы контроля;

д) объем и средства контроля (полный, сплошной, выборочный, ручные, автоматические, компьютеризированные);

е) сроки и продолжительность проверок;

ж) последовательность, методики и допуски проверок.

4. Определение значений действительных и предписанных.

5. Установление идентичности расхождений (обнаружение, количественная оценка).

6. Выработка решения, определение его веса.

7. Документирование решения.

8. Метапроверка (проверка проверки).

9. Сообщение решения (устное, письменный отчет).

10. Оценка решения (анализ отклонений, локализация причин, установление ответственности, исследование возможностей исправления, меры по устранению недостатков).

Контрольные системы могут анализировать довольно широкий класс явлений: от измерения выходов организации до измерения организационного поведения, что, конечно, сложнее. Контроль должен осуществляться на всех уровнях управления: корпоративном, дивизиональном, функциональном и индивидуальном.

Все типы систем контроля сведены в таблице 2.

Таблица 2

Типы контрольных систем и их содержание

Типы контроля	Рыночный	По выходу	Бюрократический	Со стороны коллектива
Контролируемые характеристики	Цена акций Возврат инвестиций Трансфертные цены	Дивизиональные результаты Функциональные результаты Индивидуальные результаты	Правила и процедуры Бюджеты Стандартизация	Нормы Результаты Социальная ответственность

Для рассматриваемой организации контроль со стороны коллектива наиболее полезен, т.к. он основывается на создании внутренней системы результатов фирмы. Эта форма контроля, когда работники сами устанавливают нормы и результаты своего поведения.

Также необходимо отметить, что стандартизация является очень важным способом контроля поведения. Стандартизации могут быть подвергнуты входы, процессы и выходы. Входы контролируются с тем, чтобы обеспечить на них высокое качество человеческих или физических ресурсов. При стандартизации своей деятельности компания создает эффективную систему наблюдения за своим функционированием.

Следовательно, принимаем решение о создании системы контроля, сочетающей бюрократический контроль и контроль со стороны коллектива в соединении со стандартизацией входов.

День 6-ой. Деловое управленческое общение

Для руководителя коллектива очень важно глубокое понимание человека. Оно способствует более гибкому поведению, уменьшению ненужных руководящих воздействий, росту ответственности, самостоятельности и творческой отдачи сотрудников группы.

На основе общения формируется отношение группы к каждому ее члену, т. е. каждый человек получает свой социометрический статус. Социометрия -- это измерение отношений внутри группы по социальным критериям: с кем бы я хотел проводить время, у кого бы спросить совета, кто мне нравится или не нравится и т. д. Предложен этот метод американским психологом Джекобом Морено. Социометрический статус имеет определенные градации -- от положительного через нулевой к отрицательному.

Группа дифференцируется внутри на несколько слоев: звезды-лидеры (самый высокий положительный социальный статус), предпочитаемые, принимаемые (разного уровня положительный статус), изолированные (нулевой статус), пренебрегаемые и отвергаемые (отрицательный статус). Положение, занимаемое в группе по социометрическому статусу, человек чувствует по отношению к нему людей, и это сказывается на его настроении, поведении.

Поэтому руководитель должен знать структуру межличностных отношений, чтобы уметь найти индивидуальный подход к каждому члену группы. Организуя любой вид деятельности, полезно иметь в виду те реальные группировки, которые сложились в группе.

Был проведен социометрический опрос в группе менеджеров по продажам, состоящей из 5 человек.

Перед каждым членом группы ставится вопрос: “С кем бы Вы хотели (не хотели) работать вместе”? Отвечая на вопрос, каждый участник определяет свое отношение к другим членам группы:

а) “+” - положительный выбор (желание вместе работать);

б) “-” - отрицательный выбор (нежелание вместе работать);

в) “0” - безразличный выбор.

Исходными данными для проведения расчетов являются результаты социометрического опроса, при котором каждому опрашиваемому вручается социометрическая карточка (табл. 3).

Таблица 3

Социометрическая карточка 

№ п/п	Кто выбирается	Кого выбирают среди членов группы	Количество отданных выборов
		Сурова	Бондаренко	Лесин	Малышев	Ковалева	+	-	Всего
1	Сурова		+	-	0	+	2	1	3

Результаты опроса заносятся в групповую матрицу (табл. 4). Социометрическая матрица представляет собой таблицу, в которой по строкам помещены ответы каждого из опрошенных членов группы.

Таблица 4

Социометрический опрос в рассматриваемой группе

№ п/п	Кто выбирается	Кого выбирают среди членов группы	Количество отданных выборов
		1	2	3	4	5	+	-	Всего
1	Сурова		+	-	0	+	2	1	3
2	Бондаренко	+		0	+	+	3	0	3
3	Лесин	0	+		+	+	3	0	3
4	Малышев	0	0	+		+	2	0	2
5	Ковалева	+	-	+	+		3	1	4
Кол-во полученных выборов	+	2	2	2	3	4	13	-	-
	-	0	1	1	0	0	-	2	-
	Всего	2	3	3	3	4	-	-	15

 

По количеству отданных выборов можно судить о степени и характере потребности отдельных членов и группы в целом в общении. Можно отметить, что большинство членов группы проявляют высокую потребность в общении (три- четыре выбора из четырех возможных), Малышев (№ 4) обнаруживает по результатам анализа наименьшую потребность в общении.

Люди, которые получают наибольшее количество выборов, пользуются наибольшей популярностью, симпатией, их именуют «звездами». В данном исследовании наибольшее число выборов (четыре из четырех) получает Ковалева.

Три человека получают число выборов выше среднего (три из четырех) - Бондаренко, Лесин, Малышев, их следует отнести к категории «предпочитаемых». Несмотря на то, что один член исследуемой группы - Сурова, имеет меньшее число выборов (два из четырех), тем не менее, она получает среднее число выборов, и ее можно отнести к категории «принимаемых».

Проведение деловой беседы

Деловая беседа -- это устный контакт между людьми, связанными отношениями дела. В современной, более узкой трактовке под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

Деловые беседы обладают многими достоинствами, которых лишены собрания, обмен письменной информацией, телефонные разговоры. Они, во-первых, проводятся в тесном контакте, позволяющем сосредоточить внимание на одном собеседнике или очень ограниченной группе людей. Во-вторых, предполагают непосредственное общение. В-третьих, создают условия для установления личных взаимоотношений, которые могут стать впоследствии основой неформальных контактов, т. е. позволяют собеседникам лучше узнать друг друга, что облегчает их общение в дальнейшем.

Деловая беседа является наиболее благоприятной и зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции, с тем, чтобы он с ней согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач беседы -- убедить собеседника принять конкретное предложение.

Но важен не только чисто прагматический эффект деловой беседы. Во время беседы можно получить оперативную деловую информацию. Она способствует расширению интеллектуальных возможностей и активизации коллективного разума ее участников при принятии важных управленческих решений.

Основные этапы деловой беседы:

- подготовительные мероприятия,

- начало беседы,

- информирование присутствующих,

- аргументирование выдвигаемых положений

- завершение беседы.

Мною был подготовлен план проведения деловой беседы с топ-менеджером о необходимости проведения для сотрудников отдела продаж «Дня мастера».

Для успешного проведения беседы сначала следует определить стоящие цели, а затем разработать стратегию их достижения и тактику ведения беседы.

Цель беседы - донести до сведения топ-менеджера необходимость проведения Дня мастера для менеджеров по продажам с целью получения дополнительной информации о применении новых технологий и материалов в производстве мебели.

Место беседы - рабочий кабинет топ-менеджера.

Из личных контактов, из общения с сотрудниками компании было установлено, что собеседник является коммуникабельным человеком, по типу характера ближе к экстравертному. Говоря о качествах, характеризующих его личность, можно отметить такие как ответственность, энергичность, организаторские и аналитические способности. Все это подтверждает, что партнер по беседе будет выступать в качестве сторонника.

Предварительно была проведена беседа с менеджерами по продажам о том, какие требования предъявляют потребители к выпускаемой продукции: различные предпочтения в цветовой гамме, качество используемых материалов, фурнитуры и т.д. А также после разговора с начальником производства и заместителем директора по внедрению новых технологий, я выяснил, что планируется использование новой технологии изготовления мебельных фасадов для кухонной мебели.

План проведения беседы: в ходе проведения беседы с топ-менеджером нужно:

- непосредственно затронуть проблему реализации продукции в связи с непростой экономической ситуацией;

- признать значимость деятельности менеджеров по продажам - основное звено непосредственно связанное с потребителем продукции;

- затронуть вопросы качества выпускаемой продукции и технологии ее изготовления;

- проинформировать топ-менеджера о новой технологии, планируемой в производственном цехе, о ее преимуществах;

- подвести беседу к необходимости доведения информации и дополнительного обучения работников отдела продаж об использовании новых технологий и материалов, с тем, чтобы менеджеры могли профессионально и убедительно работать с клиентами. В заключение беседы назначить дату проведения Дня мастера.

День 7-й Принятие управленческих решений

Управленческое решение - выбор альтернативного варианта действий при разрешении проблемной ситуации.

Управленческие решения, таким образом, всегда связаны с изменениями в организации, их инициатором обычно выступает должностное лицо или соответствующий орган, несущий полную ответственность за последствия контролируемых или реализуемых решений. Границы компетенции, в рамках которой он принимает решение, чётко обозначены в требованиях формальной структуры. Однако число лиц, привлекаемых к подготовке решения, значительно больше числа лиц, облеченных властью.

Принятие управленческого решения всегда сложная и ответственная работа, предполагающая:

- выработку и постановку цели;

- изучение проблемы;

- определение критериев эффективности принятия решения;

- оценку возможных последствий принятого решения;

- рассмотрение вариантов решений;

- выбор и принятие оптимального варианта решения;

- доведение решения до конкретных исполнителей;

- контроль выполнения решения;

Таблица 5

Классификация управленческих решений:

по сроку действия	по степени охвата персонала	по содержанию	по сложности	по форме	по повторяемости
долгосрочные; среднесрочные; краткосрочные	общие; групповые; индивидуальные	политические; экономические; технические; технологические; организационные; психологические	простые; сложные	устные; письменные.	уникальные; стандартные.

Принятие управленческих решений в ЗАО ДиП

Сгруппируем управленческие решения по содержанию:

1) Организационные методы

К организационным методам можно отнести организационно-стабилизирующие и методы распорядительного воздействия.

Первые в свою очередь делятся еще на 3 вида:

1. Методы организационного регламентирования. К ним относятся различные документы, регламентирующие работу предприятия, которые устанавливают основные регламенты функционирования системы: соотношение между управляемой и управляющей подсистемами, определяют порядок функционирования самой системы и ее элементов, их подчиненность, закрепляет определенные функции. Положения об отделах закрепляют за ними определенные функции, а также обеспечивают соподчиненность одних служб другим. К этой же группе относятся должностные инструкции, которые также закрепляют соподчиненность, связи и обязанности руководителей и рядовых исполнителей.

2. Методы организационного нормирования. Эти методы служат основой производственных процессов и процессов управления. Методы организационного нормирования также делятся на более мелкие группы.

2.1. Номенклатурно-классификационные нормативы. К ним в ЗАО ДиП можно отнести номенклатурно-классификационный справочник, применяемый в бухгалтерском учете. Основное его назначение - присвоение каждому виду сырья, комплектующих своего кода, что облегчает их учет.

2.2. Организационно-технические нормативы. В качестве организационно-технических нормативов можно выделить применяемые на предприятии ГОСТы, сертификаты соответствия качества продукции требуемому уровню качества.

2.3. Оперативно-календарные нормативы. Из оперативно-календарных нормативов применяются положение о схеме документооборота, порядок выписки, получения и оплаты товаров и т. д.

2.4. Организационно-структурные нормативы: положение об организационной структуре компании, штатное расписание.

2.5. Административно-организационные. К административно-организационным можно отнести правила внутреннего трудового распорядка, правила предоставления отпуска и т.д.

3. Методы методического инструктирования. К методам методического инструктирования относятся положение об учетной политике и ведении бухгалтерского учета в АО, которое определяет порядок и перечень используемых счетов бухгалтерского учета, порядок определения объема реализации и т.д. Сюда же можно отнести отраслевые методические рекомендации по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции, различные инструкции о порядке уплаты налогов, о безналичных расчетах, о порядке ведения кассовых операций в РФ и т.д.

Методы распорядительного воздействия применяются дополнительно к методам организационно-стабилизирующего воздействия. Это оперативные методы с коротким временным лагом. Они действуют в динамике развития системы. Главная задача этих методов - приведение объекта управления в оптимальный режим функционирования при отклонениях от необходимого состояния.

К методам распорядительного воздействия можно отнести различные приказы, например, о приеме на работу и увольнении в связи с сокращением штатов (вызывают определенные правовые и юридические последствия); распоряжение о переезде отдела снабжения в новое помещение или приказ о предоставлении отчета о проделанной работе в срок до 01.01.09, являются примерами документов обязывающего воздействия. Запретительным целям в служат, например, приказы о перечне документов составляющих коммерческую тайну, о запрете на курение в не отведенных для этого местах.

2) Экономические методы. Под экономическими методами управления понимают совокупность способов воздействия на экономические (материальные) интересы объекта управления (работника). Эти методы в ЗАО ДиП имеют следующие особенности:

Материальный интерес выступает как мотивационный фактор.

Косвенный характер воздействия (действуют через систему ограничений и стимулов).

Они вносят элемент саморегулирования в систему.

Самая демократичная форма воздействия на объект.

Дает возможность прогнозировать потенциальную реакцию объекта управления на управляющее воздействие субъекта управления.

Возможно количественное соизмерение результатов воздействия данной группы методов.

Стратегический характер.

Механизмы осуществления экономических методов могут быть различными. К ним могут быть отнесены: система премирования за результаты труда, а также выплата определенного процента от суммы проданного товара для стимулирования работы менеджеров по продажам.

3) Социально-психологические методы.

Это группа методов, направленная на совокупность социальных интересов и психологических особенностей личности (работника). Таким образом, эти методы воздействуют на социальные процессы, протекающие в трудовых коллективах и межличностные отношения и связи.

В ЗАО ДиП эти методы представлены не так ярко. Из социальных методов управления большая их часть обусловлена государственными гарантиями (продолжительность труда, установление пенсионного возраста). В компании социальные методы представлены в следующих формах:

социально-экономические (нормирование труда, требование соблюдения техники безопасности, установление норм производительности, распределение людей в зависимости от интенсивности работы, гарантия минимальной ЗП, повышение производительности через внедрение новой техники);

социальные (организация питания работников, регулирование труда женщин);

социально-политические (равенство всех независимо от принадлежности к партии, политических пристрастий);

социально-личностные (выявление неформальных лидеров в коллективах, выявление способных работников, могущих занять в будущем руководящие посты и организация развития их управленческих навыков);

социально-демографические (формирование структуры коллективов, предоставление отпусков по уходу за ребенком);

социально-культурные (организация отдыха людей в профилакториях, в спортивных комплексах).

К психологическим методам, применяемым в ЗАО ДиП, можно отнести выступления генерального директора перед управленческим персоналом с целью стимулирования достижения определенных результатов, поощрения руководителя за хорошо выполненную работу (методы психологического побуждения).

В производственных цехах применяются методы гуманизации труда (кондиционеры, безопасные компьютерные мониторы, удобство рабочего места). При приеме на работу на некоторые должности проверяют также психологическую пригодность (методы профессионального отбора).

Применение современных методов повышения качества принимаемых решений в компании ДиП

Выработка и принятие решений - это не только волевое действие, но и творческий процесс в деятельности руководителей.

Способы принятия решений могут быть как индивидуальными, так и коллективными.

Индивидуальные способы принятия управленческих решений - к ним относятся такие как матрица SWOT, теория игр.

Коллективные способы принятия управленческих решений могут быть самые различные: «мозговая атака», метод Дельфи, японская кольцевая система «кингисё», принцип большинства голосов, принцип диктатора, принцип Курно, принцип Парето, принцип Эджворта и другие. Рассмотрим особенности некоторых из них.

Метод Дельфи - это многоуровневая процедура анкетирования. После каждого тура данные анкетирования дорабатываются. Полученные результаты сообщаются экспертам с указанием оценок. Первый тур анкетирования проводится без аргументации. Во втором отличающийся от других ответ подлежит аргументации или же эксперт может изменить оценку. После стабилизации оценок опрос прекращается и принимается предложенное экспертами или скорректированное решение

Японская кольцевая система принятия решений «кингисё», суть, которой в том, что на рассмотрение готовится проект новшества. Он передается для обсуждения лицам по списку, составленному руководителем. Каждый должен рассмотреть предлагаемое решение и дать свои замечания в письменном виде. После этого проводится совещание. Как правило, приглашаются те специалисты, чье мнение руководителю не совсем ясно.

«Мозговой штурм». Для проведения «мозговой атаки» обычно создают две группы:

1) участники, предлагающие новые варианты решения задач

2) члены комиссии обрабатывающие предложенные решения

Основные этапы метода:

1. Постановка проблемы. Предварительный этап. Происходит отбор участников штурма, определение ведущего и распределение прочих ролей участников в зависимости от поставленной проблемы и выбранного способа проведения штурма.

2. Генерация идей. Основной этап, от которого во многом зависит успех всего мозгового штурма.

3. Группировка, отбор и оценка идей. Этот этап часто забывают, но именно он позволяет выделить наиболее ценные идеи дать окончательный результат мозгового штурма.

Существует несколько разновидностей этого метода: прямая «мозговая атака», обратная «мозговая атака», «конкуренция идей» и т.д.

При прохождении практики в ЗАО ДиП мною был предложен метод прямого «мозгового штурма» в принятии решений, направленных на стимулирование сбыта готовой продукции с учетом текущей экономической ситуации.

Прямая «мозговая атака» - форма работы коллективного генерирования идей по решению творческой задачи. Ее цель -- отбор идей.

Ограничения и условия применения метода:

- количество участников -- 4-15;

- желателен различный уровень их образования и специализации;

- необходимо соблюдать баланс в уровне активности, темперамента;