Международный стандарт ISO 9004

Мероприятия аудита

Введение

Эта статья содержит указания относительно управления аудитами систем управление качеством и/или окружающей средой и проведение их, включая отбор членов аудиторских групп.

После окончания аудита следует принять меры, вытекающие из его результатов. Такие мероприятия обычно не рассматриваются как часть самого аудита, если только они не включены в план аудита.

На предоставленном рисунке график процесса аудита, как он описан в этой статье стандарта.

Инициация аудита

6.2.1 Задача, объемы и критерии аудита

В границах общих целей программы аудита каждый отдельный аудит должен основываться на определении задач, объемов и критериев.

Приведены примеры задач аудита:

определение границ соответствия системы управления объекта аудита или частей ее критериям аудита;

оценка способности системы управления отвечать требованиям законов, нормативов и контрактов;

оценка эффективности системы управления в аспекте достижения определенных целей;

определение зон потенциального усовершенствования системы управления.

Объем аудита описывает продолжительность и границы выполнения аудита в аспекте таких факторов, как местоположение, структура организации, виды деятельности и процессы, подлежащие аудиту, и, если необходимо, промежуток времени, охватываемый аудитом.

Критерии аудита могут включать в себя применяемые методы, процедуры, стандарты, включая те, которые касаются законов и нормативов, требований системы управления, требований контрактов, кодексов деятельности в промышленных/коммерческих секторах и экологических установок.

Задача, объемы и критерии аудита должны определяться клиентом аудита. Любые следующие изменения в них должны согласовываться с клиентом аудита и, если необходимо, с ответственными за управление программой аудита и с объектом аудита после консультаций с руководителем группы аудита.

Практическая помощь: комбинированный и общий аудит

Применение комбинированного и общего аудитов добавляют вопросы, которые необходимо решить, к тем, о которых идет речь в этой статье и которые касаются планирования и осуществления в отдельности взятого аудита.

Относительно комбинированного аудита, важно, чтобы задача, объемы и критерии аудита, а также состав аудиторской группы и компетентность руководителя аудиторской группы отвечали природе комбинированного аудита.

Относительно общего аудита, важно к началу аудита достигнуть согласия между организациями, которые осуществляют аудит по конкретным обязанностям любой из организаций, а в особенности - относительно полномочий руководителей аудиторских групп, связи с объектом аудита, методов деятельности, а также подготовки и распространения отчета об аудите

6.2.2 Возможность осуществления аудита

Ответственные за управление программой аудита должны определять возможность осуществления программы аудита, учитывая следующие факторы:

достаточная и соответствующая информация для планирования аудита;

надлежащее сотрудничество со стороны объекта аудита;

наличие времени и соответствующих ресурсов.

Если осуществление аудита невозможно, ответственные за управления программой аудита после консультаций с объектом аудита должны предложить клиенту аудита альтернативный вариант.

6.2.3 Организация аудиторской группы

Если объявлено, что осуществление аудита возможно, необходимо организовать аудиторскую группу и назначить ее руководителя. При этом необходимо принимать во внимание компетентность, необходимую для выполнения задач аудита. Если группа состоит только из одного аудитора, он может выполнять все обязанности руководителя аудиторской группы.

Ответственные за управления программой аудита и/или руководитель аудиторской группы, консультируясь с клиентом аудита и, если необходимо, с объектом аудита, должны определить необходимые ресурсы.

При принятии решения о количественном и личном составе группы следует учитывать:

задачи, объемы и критерии аудита, местонахождение и прогнозируемый период времени;

общую компетентность аудиторской группы, необходимую для выполнения задач аудита;

требования органов аккредитации/сертификации, если это необходимо;

язык проведения аудита и понимание социальных и культурных особенностей объекта аудита (или благодаря собственным знаниям, или с помощью технического специалиста);

необходимость обеспечения независимости аудиторской группы относительно той деятельности, которая подвергается аудиту, и избежание конфликтов интересов;

способность членов группы эффективно взаимодействовать с объектом аудита и работать вместе.

Процесс гарантирования компетентности группы аудита может включать следующие этапы:

определение знаний и навыков, необходимых для выполнения задач аудита;

определение критериев, по которым можно оценить знания и навыки;

отбор членов группы должен проводится таким образом, чтобы все знания и навыки, необходимые для проведения аудита и для выполнения задач аудита, были представлены в группе. Если общая компетентность не обеспечивается аудиторами группы, ее можно обеспечить включением в группу технических специалистов. Технические специалисты должны работать под руководством аудитора.

В таблице 3 статьи 7 стандарта приведены примеры методов для оценки компетентности аудиторов.

Как клиент аудита, так и объект аудита при наличии обоснованных причин имеют право просить о замене конкретных членов группы, о чем необходимо сообщить ответственным за управление программой аудита. Любое решение о замене члена группы должно быть одобрено ответственными за управление программой аудита. Примером обоснования может быть ситуация с конфликтом интересов (например, если член группы аудита - бывший сотрудник объекта аудита, или ранее предоставлял консультационные услуги, или имеются сведения о его предшествующем неэтичном поведении.

6.2.4 Начальный контакт с объектом аудита

Начальный контакт с объектом аудита может быть неофициальным или официальным. В зависимости от ситуации вокруг аудита, ответственные за управление программой аудита или руководитель аудиторской группы должны рассмотреть такие возможности:

вступление в контакт с объектом аудита для установления каналов связи;

предоставление информации о предлагаемых расписании и составе группы;

просьбу о предоставлении документов, включая записи, если это необходимо;

проведение организационной подготовки к аудиту.

Любая потребность в сопровождающих лицах для группы аудита, например, наблюдателей или гидов, должна быть взаимно согласована.

Рассмотрение документов

Предоставленные объектом аудита соответствующие документы системы управления, включая записи и отчеты о предшествующих аудитах, должны рассматриваться для определения соответствия компонентов системы и процессов критериям аудита.

При рассмотрении документов, которое проводится руководителем аудиторской группы, одним или несколькими аудиторами, назначенными руководителем группы, следует принимать во внимание размеры, природу и сложность деятельности организации, а также задачи и объемы аудита.

Для обеспечения надлежащего просмотра имеющейся информации может быть необходимо предварительное посещение места проведения аудита.

Если выявлено, что документация системы управления объекта аудита не является адекватной настолько, чтобы отвечать объемам или критериям аудита, об этом необходимо проинформировать клиента аудита, ответственных за управление программой аудита и объект аудита.

Дальнейшее расходование ресурсов на аудит прекращается, пока не будут улажены выявленные проблемы для полного удовлетворения ответственных за управление программой аудита и после консультаций с клиентом аудита, руководителем аудиторской группы, если необходимо, объектом аудита.

Подготовка мероприятий по осуществлению аудита на месте

6.4.1 Планирование мероприятий аудита на месте

Руководитель группы аудита должен подготовить план мероприятий аудита на месте. Такой план должен содержать информацию, необходимую для группы аудита, объекта аудита и клиента аудита. Он также оказывает содействие в разработке расписания и координации мероприятий аудита.

Уровень детализации должен быть приспособлен к объемам и сложности аудита. Детализация, например, может отличаться при начальном аудите и при следующих аудитах, а также при внутреннем и внешнем аудите.

План аудита должен включать:

задачи и объемы аудита;

критерии аудита и любые справочные документы;

даты и места проведения мероприятий аудита;

определение организационных и функциональных подразделений, а также процессов, которые будут подлежать аудиту;

ожидаемое время и продолжительность мероприятий аудита на месте, включая совещание с руководством объекта аудита и совещание группы аудита.

А также план аудита может включать, если это необходимо, дополнительно:

определение мест, мероприятий, а также процессов системы управления, существенных в аспекте выполнения задач аудита, для направления необходимых ресурсов в критические точки аудита;

определение ключевого представителя объекта аудита, принимающего участие в аудите;

рабочий язык (языки) аудита и отчета, если они отличаются от родного языка аудитора (аудиторов) и/или объекта аудита;

определение роли и обязанностей членов группы аудита и любых сопровождающих лиц;

темы (включая любые методы классификации несоответствий), форму и структуру отчета об аудите, ожидаемую дату окончания и распространение;

организацию материально-технического обеспечения (передвижение, оснащение на месте и пр.)

вопросы, касающиеся конфиденциальности;

любые договоренности о мероприятиях, вытекающих из результатов аудита.

План должен быть рассмотрен и одобрен клиентом аудита и предоставляться объекту аудита перед началом аудита.

Любые возражения со стороны объекта аудита должны решаться между руководителем группы аудита, объектом аудита и клиентом аудита, прежде чем аудит будет продолжен.

План аудита должен быть достаточно гибким, чтобы было возможно внесение необходимых изменений в ходе аудита на месте. Любой пересмотр плана аудита должен согласовываться заинтересованными сторонами, прежде чем аудит будет продолжен.

6.4.2 Рабочие назначения в группу аудита

Если аудит проводится аудиторской группой, руководитель группы после консультаций с членами группы должен назначить каждого члена группы ответственным за проведение аудита определенных процессов, функций, мест, частей и видов деятельности в границах системы управления. При таких назначениях следует учитывать необходимость сохранения независимости аудитора, компетентность и эффективное использование ресурсов, а также различия в ролях и ответственности аудиторов, аудиторов-стажеров и технических специалистов. Изменения в рабочих назначениях могут делаться для выполнения задач аудита. Члены группы аудита должны пересматривать соответствующую информацию, имеющую отношение к их назначениям и подготовить документы, необходимые для таких назначений.

6.4.3 Рабочие документы

Рабочие документы, используемые группой аудита для справок и/или для документирования процесса аудита могут включать у себя:

методы аудита, контрольные перечни и планы выборочного обследования;

бланки для записи информации, вспомогательные данные, записи определений аудита и отчеты совещаний.

Отмечается, что использование таких рабочих документов, как контрольные перечни и бланки, не должны суживать объемы мероприятий аудита. Рабочие документы и любые записи, являющиеся результатами их использования, должны сохраняться по крайней мере до окончания аудита (ст. 6.6.3). Документы, содержащие конфиденциальную или частную информацию, должны надлежащим образом охраняться членами группы в любое время.

Мероприятия по проведению аудита на месте

6.5.1 Начальное совещание

Начальное совещание должно проводиться для:

утверждения плана аудита;

выяснения того, каким образом будут осуществляться мероприятия аудита;

установления каналов связи.

Начальное совещание может проводиться совместно с руководством объекта аудита и, если это уместно, с ответственными за функции или процессы, подлежащие аудиту. Начальное совещание должно также предоставлять возможность объекту аудита выяснить любые вопросы.

В многих случаях - например, при внутреннем аудите в небольшой организации - начальное совещание может состоять просто из сообщения о том, что проводится аудит, и из разъяснения природы аудита.

В других случаях совещание должно быть официальным, при этом должен вестись протокол посещения.

На совещании председательствует руководитель группы аудита и обычно рассматриваются такие вопросы:

представление участников, включая объяснение их роли;

согласование задач, объемов и критериев аудита;

согласование с объектом аудита расписания аудита и других организационных вопросов, например, даты и времени проведения завершающего совещания, любых промежуточных совещаний с участием аудиторской группы и руководства объекта аудита, а также порядка внесения изменений;

методы и процедуры, которые будут использоваться при проведении аудита, с сообщением объекту аудита о том, что данные аудита являются лишь отбором имеющейся информации и что, таким образом, существует элемент сомнения, присутствующий во всех аудитах;

согласование официальных каналов связи между группой аудита и объектом аудита;

согласование языка, который будет использоваться на протяжении аудита;

подтверждение того, что на протяжении аудита объект аудита будут информировать о ходе аудита;

подтверждение того, что любые ресурсы и оснащение, необходимые для группы аудита, имеются в наличии;

согласование вопросов, касающихся конфиденциальности;

согласование процедур надлежащей рабочей безопасности, действий в чрезвычайных ситуациях и защите для аудиторской группы;

согласование наличия, роли и личных данных любых гидов;

методы отчетности, включая классификацию несоответствий;

информация об условиях, при которых аудит может быть прекращен;

информация о любой системе обжалования во время проведения аудита или после его окончания.

6.5.2 Роль и обязанности гидов

Если для проведения аудита назначаются гиды, они должны помогать аудиторской группе и действовать по просьбе руководителя группы. К их обязанностям должно относится обеспечение того, чтобы правила, касающиеся безопасности на местах, процедуры защиты были известны аудиторам и уважались ими, гиды также могут выступать в роли свидетелей аудита со стороны объекта аудита. Гиды не могут влиять или вмешиваться в проведение аудита за исключением тех случаев, когда, по согласованию с аудитором, они могут прояснить ситуацию или помочь в установлении правильной информации.

6.5.3 Сбор и проверка информации

Информация, имеющая отношение к задачам, объемам и критериям аудита, а также информация, касающаяся взаимосвязей между функциями, видами деятельности и процессами, должна собираться на протяжении аудита.

Аудитор(ы) должны проверить ее, и только тогда она может считаться данными аудита. Данные аудита должны документироваться.

Приведенный пример дает представление о последовательности шагов от сбора информации к достижению выводов аудита.

1.Источники информации

2.Сбор и отбор (путем обзора документации, опросов, наблюдений и др.)

3.Проверка

4.Данные аудита

5.Оценка соответствия критериям аудита

6.Решения аудита

В примечании говорится, что данные аудита неизбежно являются только отбором имеющейся информации, поскольку аудит выполняется на протяжении ограниченного временного периода и с ограниченными ресурсами. Поэтому, существует элемент неуверенности, сомнения, и действующие на основе выводов аудита, должны давать себе отчет в этой неуверенности.

Выбранные источники информации могут меняться в зависимости от объемов и сложности аудита и могут включать:

опросы;

наблюдение за деятельностью и за окружающей рабочей средой и условиями;

документы, например, стратегические направления, директивы, планы, процедуры, инструкции, лицензии и разрешения, спецификации, проекты, контракты, приказы;

записи, например, записи инспекций, протоколы совещаний, доклады или записи в жалобной книге клиентов и прочие соответствующие сообщения от внешних сторон, отчеты аудитов, программы контроля и результаты измерений;

обобщение данных, анализ, результаты измерений и показатели деятельности;

записи на основе соответствующих программ объекта аудита по отбору контрольных образцов и процедур обеспечения надлежащего качества контроля за отбором образцов и измерительными процессами;

отчеты из других источников, как, например, обратная связь с клиентами, доклады, поступившие извне, и рейтинги поставщиков;

компьютеризированные базы данных и Web-сайты.

ж) опрашиваемых лиц следует поблагодарить за их помощь и сотрудничество.

Опросы представляют собой один из важных способов сбора информации и должны проводиться в форме, приспособленной к ситуации и опрашиваемому лицу. Вместе с тем, аудитор может учитывать следующее:

а) опрашивать следует тех лиц, которые представляют разные равные и функциональные обязанности, а в особенности - тех лиц, которые выполняют деятельность или задачу, охватываемые объемами аудита;

б) если возможно, опрос следует проводить в обычное рабочее время и на обычном рабочем месте опрашиваемого лица;

в) прежде чем начинать интервью следует сделать все необходимое для того, чтобы опрашиваемое лицо ощущало себя непринужденно;

г) следует разъяснить причины опроса и его документирования;

д) опрос следует начинать с просьбы к опрашиваемым лицам описать их работу;

е) следует подводить итоги опроса и пересматривать их вместе с опрашиваемым лицом;

є) следует избегать вопросов, предопределяющих ответ (наводящих вопросов);

6.5.4 Решения аудита

Собранные данные аудита следует оценить на соответствие критериям аудита, чтобы получить решения аудита, которые должны указывать на соответствие или на несоответствие критериям аудита и/или определять возможности для улучшения. Решения аудита могут классифицироваться в соответствии с планом аудита.

Аудиторская группа должна иметь возможность, если необходимо, пересматривать решения аудита на соответствующих его этапах.

Соответствия должны обобщаться, по крайней мере, в такой степени, чтобы указывать на местоположение, функции, процессы или требования, которые прошли аудит и где не выявлено несоответствий. Если они входят в согласованный объем аудита, отдельные решения аудита о соответствии тоже должны записываться и удостоверяться данными аудита.

Несоответствия должны записываться и удостоверяться данными аудита. Несоответствия следует рассматривать вместе с соответствующим представителем объекта аудита, чтобы получить от него подтверждение данных аудита. Подтверждения указывают на то, что данные аудита являются точными, и что природа несоответствия понятна. Следует сделать все попытки для улаживания любых расхождений в взглядах, касающихся данных аудита и/или решений, а нерешенные вопросы должны документироваться.

6.5.5 Общение в течении аудита

В зависимости от объемов и сложности аудита может возникнуть необходимость в подготовке официальных мероприятий для обеспечения общения на протяжении аудита.

Аудиторская группа должна собираться, по крайней мере, ежедневно, чтобы обменяться информацией, оценить ход аудита и перераспределить работу между аудиторами, если это необходимо.

На протяжении аудита руководитель группы должен периодически сообщать о состоянии дел аудита и о любых возникающих проблемах объекту аудита и клиенту аудита, если это целесообразно. О любых данных, собранных на протяжении аудита, свидетельствующих о значительных рисках, следует немедленно сообщать объекту аудита и, если это уместно, клиенту аудита.

Если имеющиеся данные аудита указывают на то, что задачи аудита невозможно выполнить, руководитель группы должен сообщить о причинах этого клиенту аудита и объекту аудита, чтобы определить соответствующие мероприятия. К таким мероприятиям могут относиться пересмотр плана аудита, прекращение аудита или изменение задач аудита.

Любые проблемы, касающиеся вопросов сверх объемов аудита, должны записываться и о них необходимо доложить руководителю аудиторской группы для возможного сообщения о них клиенту аудита и объекту аудита. Любая потребность в изменении объемов аудита, которая стала очевидной в ходе проведения аудита на месте, должна рассматриваться и одобряться вместе с клиентом аудита и, если это уместно, объектом аудита.

6.5.6 Подготовка к завершающему совещанию

Группа аудита должна собираться перед завершающим совещанием, чтобы:

рассмотреть решения аудита и любую другую соответствующую информацию, собранную на протяжении аудита;

подготовить перечень решений аудита, если это уместно;

достичь консенсуса относительно выводов аудита;

согласовать роли и задачи на завершающем совещании;

подготовить рекомендации, если это определено задачами аудита;

обсудить следующие мероприятия, вытекающая из результатов аудита, если это уместно.

В многих случаях можно применять упрощенный подход к обзору деятельности аудиторской группы в зависимости от задач и объемов аудита и количественного состава группы.

6.5.7 Завершающее совещание

Завершающее совещание должно проводиться для представления решений и выводов аудита таким образом, чтобы обеспечить их понимание и подтверждение объектом аудита и чтобы согласовать, если это уместно, период времени, необходимый объекту аудита, для представления определенного плана корректирующих мероприятий.

В многих случаях, например, при внутреннем аудите в небольших организациях, завершающее совещание может состоять просто из сообщения о результатах аудита.

В других случаях совещание должно быть официальным, и его протоколы, включая записи посещения, необходимо сохранять. Совещание, на котором председательствует руководитель аудиторской группы, может проводиться с участием руководства объекта аудита и ответственных за функциональные обязанности, которые подвергались аудиту.

Любое нерешенное расхождение во взглядах относительно решений аудита и/или его выводов между группой и объектом аудита может обсуждаться и, если это возможно, улаживаться. Если такое расхождение остается нерешенным, оба взгляда необходимо задокументировать.

Если это определено задачами аудита, руководитель группы аудита должен представить рекомендации по улучшению. Следует подчеркнуть, что такие рекомендации не носят обязательного характера. Обычно определение границ и природы мероприятий по улучшению остается обязанностью объекта аудита.

Отчетность об аудите

6.6.1 Подготовка отчета об аудите и его содержание

Руководитель аудиторской группы несет ответственность за подготовку и содержание отчета об аудите.

Отчет об аудите должен обеспечивать полную, точную, краткую и четкую запись результатов аудита.

Приведены вопросы, которые должны быть охвачены выводами аудита, если они предусмотрены объемами и задачами аудита:

границы соответствия системы управления критериям аудита;

эффективность внедрения и применения системы управления;

способность процессов контроля и управления обеспечивать постоянное соответствие, адекватность и эффективность системы управления.

Отчет об аудите должен также включать в себя или ссылаться на следующее:

определение организационных и функциональных подразделений или процессов, которые подвергались аудиту;

идентификацию клиента аудита;

идентификацию членов группы аудита;

дату (даты) и место (места) проведения мероприятий аудита на месте;

критерии аудита и, если это целесообразно, перечень эталонных документов, на соответствие которым выполнялся аудит;

решения аудита.

Отмечается, что если это необходимо, отчет об аудите может также содержать:

согласованные задачи, объемы и план аудита;

временной период, который охватывал аудит;

идентификацию ключевых представителей объекта аудита, которые принимали участие в аудите;

короткое изложение процессов аудита, включая любые возникавшие препятствия;

заявление о конфиденциальном характере содержания;

список распространения отчета об аудите;

подтверждение того, что задачи аудита выполнены в соответствии с объемами аудита и планом аудита;

любой согласованный план мероприятий, вытекающих из результатов аудита;

любые нерешенные расхождения во взглядах между аудиторской группой и объектом аудита;

рекомендации по улучшению, если они предполагаются задачами аудита;

вопросы не охваченные, хотя и указанные в объемах аудита.

6.6.2 Одобрение и распространение отчета

Отчет об аудите должен быть готов в согласованное время. Если это невозможно, причины отсрочки должны сообщаться клиенту аудита, а пересмотренная дата готовности должна согласовываться.

Отчет об аудите должен датироваться, рассматриваться и одобряться так, как это определяется процедурами программы аудита.

Затем отчет об аудите должен распространяться среди получателей, определенных клиентом аудита.

Отчет об аудите является собственностью клиента аудита, и его конфиденциальность должна уважаться и соответственно охраняться членами аудиторской группы и всеми получателями отчета.

6.6.3 Сохранение документов

Рабочие документы, включая записи и отчеты, имеющие отношение к аудиту, должны сохраняться или уничтожаться по соглашению между сторонами, принимающими участие, и в соответствии с процедурами аудита, а также с любыми законодательным и контрактными требованиям.

Если другое не требуется законодательством, аудиторская группа и ответственные за программу аудита не должны раскрывать содержание документов, любой другой информации, полученной на протяжении аудита, отчета об аудите, любой другой стороне без однозначного разрешения клиента аудита и, если это уместно, без разрешения объекта аудита. Если требуется раскрытие содержания какого-либо документа аудита, клиента аудита и объект аудита необходимо проинформировать об этом как можно скорее.

6.7 Окончание аудита

Аудит заканчивается тогда, когда все мероприятия, указанные в плане аудита, выполнены, а одобренный отчет об аудите распространен.

6.8 Следствия аудита

Окончание аудита может иметь следствием потребность в проведении мероприятий по исправлению, предотвращению и/или улучшению. Такие действия вследствие аудита обычно не рассматриваются как часть аудита и выполняются объектом аудита по согласованному графику. Объект аудита может информировать клиента аудита, если это целесообразно, о состоянии дел мероприятий вследствие аудита.

Корректирующие мероприятия должны контролироваться в соответствии с определенной процедурой. Это может формировать часть следующего аудита.

В примечании говориться:

Хотя действия вследствие аудита не являются частью многих аудитов, задачи программы аудита могут включать в себя действия вследствие аудита, выполняемые аудиторской группой. Такие действия часто входят в задачи внутренних аудитов, при этом считается, что ценности им прибавляет опыт, который имеют члены группы. В подобных случаях следует принять меры, чтобы предотвратить конфликт интересов с мероприятиями следующих аудитов.

7. Компетентность аудиторов систем управление качеством и/или окружающей средой

7.1 Введение

Для обеспечения надежности при выполнении процессов аудита существенной является компетентность аудиторов. Желающим стать аудитором, необходимо продемонстрировать компетентность в выполнении аудитов, то есть способность применять знания и навыки, необходимые для выполнения аудита.

Личные качества, образование, аудиторская подготовка, опыт работы и аудита являются строительными блоками тех знаний и навыков, которые необходимы для того, чтобы быть компетентным аудитором. Некоторые знания и навыки являются общими для аудиторов систем управления качеством или окружающей средой, а некоторые являются специфическими для аудиторов каждого направления в частности.

В дополнение к описанию строительных блоков, в этом параграфе речь идет о знаниях и навыках, необходимых для того, чтобы стать:

аудитором систем управления качеством, или систем управления окружающей средой;

аудитором одновременно и систем управления качеством, и систем управления окружающей средой;

руководителем аудиторской группы.

Этот параграф описывает также процесс оценки аудиторов и руководителей аудиторской группы, которая происходит на разных стадиях.

Наличие компетентных аудиторов является лишь первым шагом по направлению к обеспечению надежности процесса аудита.

Вторым шагом является отбор подобающих аудиторов для аудиторской группы, при этом должна быть обеспечена компетентность группы для проведения конкретного аудита.

Критерии оценки, описанные в таблице 3 стандарта, должны применяться при отборе аудиторов для конкретной группы. Процесс отбора в аудиторскую группу более детально описывается в п. 6.2.3.

И наконец, аудиторы должны поддерживать уровень своей компетентности и повышать его, развивая свое профессиональное мастерство и принимая участие в проведении аудитов. Дальнейшее оценивание квалификации аудитора должно использоваться для определения возможностей относительно поддержки и повышения уровня компетентности.

7.2 Знания и навыки

Подпараграф 7.2.1 охватывает те знания и навыки, которые имеют отношение как к аудиторам систем управления качеством, так и к аудиторам систем управления окружающей средой, подпараграф 7.2.2 охватывает области, имеющие отношение только к аудиторам систем управления качеством, а подпараграф 7.2.3 - имеющие отношение лишь к аудиторам систем управления окружающей средой.

7.2.1 Общие знания и привычки аудиторов систем управление качеством и/или окружающей средой

Аудиторы должны иметь знания и навыки в таких областях:

процедурах, средствах и методах аудита - чтобы аудитор имел возможность отбирать и применять те из них, которые отвечают разным типам аудита, и обеспечивать проведение аудита в последовательной и систематической манере. Аудитор должен быть способен:

применять процедуры, средства и методы аудита;

эффективно планировать и организовывать работу;

проводить аудит, укладываясь во временные ограничения;

разбивать работу по приоритетности и сосредотачиваться на важных вопросах;

собирать информацию средствами эффективного опрашивания, прослушивания, наблюдения, просмотра документов, включая записи;

проверять точность собранной информации;

подтверждать достаточность и причастность к делу данных аудита, для обоснования решений и выводов аудита;

оценивать риск аудита;

понимать соответствие и значение использования разных методов отбора образцов;

вести записи мероприятий аудита в рабочих документах;

готовить ясные и исчерпывающие отчеты об аудите;

сохранять информацию в тайне;

успешно общаться - или благодаря собственным лингвистическим навыкам, или при поддержке квалифицированного переводчика.

документах систем управления и справочных материалах - чтобы аудитор мог оценить весь масштаб аудита и применять критерии аудита. Знания и навыки в этой области должны охватывать:

применение систем управления в организациях разных типов;

взаимодействие компонентов систем управления;

стандарты систем управления качеством или окружающей средой, применяемые процедуры или другие документы систем управления, используемые как критерии аудита;

различия и приоритетность среди справочных материалов;

применение справочных материалов в аудитах разных типов;

информационные системы и технологии для ведения документации, записей и данных, утверждения, распространения их и контроля за ними.

организационных вопросах - чтобы аудитор был способен понимать производственный контекст объекта аудита. Знания и навыки в этой области должны охватывать:

размеры, структуру, функции организации и взаимоотношения в ней;

общие процессы бизнеса и соответствующую терминологию;

культурные и социальные традиции объекта аудита;

язык объекта аудита.

применяемых законах, нормативах и других требованиях, касающихся соответствующей дисциплины - чтобы аудитор мог работать в их окружении и осознавать те требования, которые применяются к организации, подлежащей аудиту. Знания и навыки в этой области должны иметь отношение к контрактам и соглашениям;

трудовому законодательству, безопасности на рабочем месте и условиям работы;

технологиям производства и обслуживания;

международным соглашениям и конвенциям;

окружающей среде.

7.2.2 Специфические знания и навыки аудиторов систем управление качеством

Аудиторы систем управления качеством должны иметь такие знания и навыки:

а) методы и методики, имеющие отношение к качеству - чтобы аудитор был способен обследовать системы управления качеством и принимать соответствующие решения и выводы аудита. Знания и навыки в этой области должны включать:

* терминологию качества;

* принципы управления качеством и их применение;

* качественную методологию и ее применение (например, контроль статистического процесса, методы трактования недостатков, анализ влияний и пр.)

б) продукцию, включая услуги, и производственные процессы - чтобы аудитор мог постичь технологический контекст, в котором происходит аудит. Знания и навыки в этой области должны включать:

специфическую терминологию производственного сектора;

критические характеристики процессов и продукции, включая услуги;

специфические процессы и практические способы деятельности определенного сектора.

7.2.3 Специфические знания и привычки для аудиторов систем управления окружающей средой

Аудиторы систем управления окружающей средой должны иметь такие знания и навыки:

а) методы и методики управления окружающей средой - чтобы аудитор был способен обследовать системы управления окружающей средой и принимать соответствующие решения и выводы аудита. Знания и навыки в этой области должны включать:

экологическую терминологию;

принципы управления окружающей средой и их применение;

методологию управления окружающей средой и ее применение (например, оценка жизненного цикла, оценка экологической деятельности и пр.).

б) знания в сфере экологической науки и техники - чтобы аудитор мог понимать фундаментальные взаимоотношения между деятельностью человека и окружающей средой. Знания и навыки в этой области должны включать:

влияние деятельности человека на окружающую среду;

экологические факторы (воздух, вода, грунт);

взаимодействие экосистем;

общие методы защиты окружающей среды;

технику наблюдения и измерений.

в) технические и экологические аспекты деятельности - чтобы аудитор мог понимать взаимодействие между деятельностью объекта аудита, его продукцией, услугами и производственными процессами и окружающей средой. Знания и навыки в этой области должны включать:

специфическую терминологию производственного сектора;

экологические аспекты и влияния деятельности, продукции и услуг;

методы для оценивания важности экологических аспектов;

критические характеристики производственных процессов, продукции и услуг;

технику наблюдения и измерений;

технологии для предотвращение загрязнениям.

7.3 Личные качества

Личные качества влияют на успех деятельности аудитора.

Аудитор должен быть:

непредубежденным - готовым рассматривать альтернативные идеи и точки зрения;

дипломатическим - тактичным в общении с людьми;

наблюдательным - постоянно и активно понимать физическое окружение и окружающую деятельность;

проникновенным - инстинктивно сознавать и иметь возможность понимать и приспосабливаться к разным ситуациям;

настойчивым - упорным, сосредоточенным на достижении целей;

решительным - своевременно строить заключения на основе логических соображений и анализа;

самодостаточным - действовать и выполнять свои функции независимо от других и в то же время эффективно взаимодействовать с другими;

порядочным, надежным, искренним, честным и скромным.

7.4 Образование, опыт работы, аудиторская подготовка и опыт проведения аудита

7.4.1 Введение

Этот подпараграф описывает «строительные блоки», необходимые для приобретения знаний и навыков, описанных в п. 7.2. Таблица 1 дает рекомендованные уровни образования, опыта работы, подготовки аудитора и аудиторского опыта. Она может использоваться для установления критериев оценки, представленных в таблице 3. Приемлемые уровни могут изменяться и зависят от:

общей компетентности каждого отдельного лица;

задач и объемов программы аудита;

размера, природы и сложности организации, которая подлежит аудиту;

сложности системы управления.

7.4.2 Аудитор

Для приобретения знаний и навыков, необходимых для того, чтобы стать аудитором, необходимо иметь иметь:

а) Образование - закончить обучение, достаточное для того, чтобы получить знание и навыки, определенные параграфом 7.2.

б) Опыт работы - опыт работы на технической, управленческой или производственной должности, связанной с рассмотрением разных мыслей, принятием решений и общением с другим управленческим или производственным персоналом, коллегами, клиентами и/или другими заинтересованными сторонами.

Часть опыта работы может приобретаться на должности, где выполняемая деятельность оказывает содействие усовершенствованию знаний и навыков в:

области управления качеством - для аудиторов систем управления качеством;

области управления окружающей средой - для аудиторов систем управления окружающей средой.

в) Подготовка аудитора - полученная подготовка, оказывающая содействие усовершенствованию знаний и навыков, описанных в п. 7.2.1. Подготовка может предоставляться как собственной организацией лица, так и внешней организацией.

г) Аудиторский опыт - приобретенный опыт в аудиторской деятельности, описанной в п.6. Общий аудиторский опыт должен охватывать завершенный процесс аудита и полный стандарт системы управления качеством или окружающей средой. Такой опыт может приобретаться под надзором и при руководстве руководителя аудиторской группы в аналогичной сфере. Такая подготовка на рабочем месте может быть очень действенной.

ПРИМЕЧАНИЕ:

В исключительных случаях, например, если программа аудита недавно введена, могут рассматриваться альтернативные методы обеспечения надзора и установок для аудитора-стажера. Однако в таких случаях следует уделять внимание тому, чтобы не нарушалась полная надежность процесса аудита.

7.4.3 Руководитель аудиторской группы

Прежде чем принять на себя ответственность за руководство группой, аудитор должен:

а) продемонстрировать знания, навыки и личные качества, необходимые для результативного руководства и эффективного управления аудитом. Сюда входят планирование, организация, направление, выполнение аудита и отчетность о нем;

б) выполнить дополнительные аудиты, рекомендованные в табл. 1, как руководитель группы под надзором и при руководстве другого аудитора, имеющего квалификацию руководителя аудиторской группы;

в) быть способным делать заключения аудита по общей пригодности системы управления качеством или окружающей средой.

7.4.4 Аудиторы, выполняющие аудит как систем управления качеством, так и систем управления окружающей средой

Аудиторы систем управления качеством или систем управление окружающей средой, которые имеют желание стать аудиторами во второй дисциплине, должны иметь:

а) рекомендованную подготовку и опыт работы, а также знания и навыки, необходимые во второй дисциплине;

б) проведенные дополнительные аудиты, рекомендованные в табл. 1, охватывающие целую систему управления во второй дисциплине и проведенные под надзором и при руководстве другого аудитора, имеющего квалификацию руководителя группы во второй дисциплине.

Руководители аудиторских групп не должны становиться руководителями группы во второй дисциплине, пока не будут отвечать требованиям в вышеприведенных пунктах а) и б).

Таблица 1: Рекомендованные уровни образования, подготовки, производственного и аудиторского опыта

	Аудитор	Дополнительная работа, подготовка аудитора и аудиторский опыт для аудитора как систем управления качеством, так и систем управления окружающей средой	Дополнительный аудиторский опыт для руководителя аудиторской группы
Образование	Среднее образование (см. прим. 1)	Нет дополнительных рекомендаций	Нет дополнительных рекомендаций
Общий опыт работы	5 лет (см. прим. 2)	Нет дополнительных рекомендаций	Нет дополнительных рекомендаций
Опыт работы в области качества или окружающей среды	По крайней мере 2 года из общего стажа в 5 лет	2 года во второй дисциплине (см. прим. 3)	Нет дополнительных рекомендаций
Подготовка аудитора	40 часов аудиторской подготовки	24 часа подготовки во второй дисциплине (см. прим. 4)	Нет дополнительных рекомендаций
Аудиторский опыт	4 завершенных аудита и не менее 20 дней аудиторского опыта в роли аудитора - стажера. Аудиты должны быть проведены на протяжении последних трех последовательных лет.	3 завершенных аудита и не менее 15 дней аудиторского опыта во второй дисциплине. Аудиты должны быть проведены на протяжении последних двух последовательных лет.	3 завершенных аудита и не менее 15 дней аудиторского опыта в роли руководителя аудиторской группы. Аудиты должны быть проведены на протяжении последних двух последовательных лет.

ПРИМЕЧАНИЕ 1: Среднее образование является частью национальной образовательной системы, идет после начального, и которое завершается перед вступлением в университет или другое подобное образовательное учреждение.

ПРИМЕЧАНИЕ 2: Количество лет опыта работы может быть сокращено на один год, если лицо имеет соответствующее завершенное высшее образование.

ПРИМЕЧАНИЕ 3: Опыт работы во второй дисциплине может совпадать с опытом работы в первой дисциплине.

ПРИМЕЧАНИЕ 4: Подготовка во второй дисциплине необходима для приобретения знаний в области соответствующих стандартов и других требований.

7.5 Поддержка и повышение квалификации

7.5.1 Постоянное профессиональное развитие

Постоянное профессиональное развитие предполагает поддержку и усовершенствование знаний и навыков. Аудиторы должны доказывать свое постоянное профессиональное развитие.

В мероприятиях по постоянному профессиональному развитию следует учитывать изменения в потребностях отдельных лиц и организации, в практике аудита, в стандартах и других требованиях.

Это может достигаться целым рядом способов, например, дополнительный опыт работы, дополнительная подготовка, самоподготовка, тренировка, посещение совещаний, семинаров и конференций или другими соответствующими средствами.

7.5.2 Поддержание возможности выполнять аудит

Аудитор должен поддерживать и доказывать свою возможность выполнять аудит с помощью регулярного участия в проведении аудитов систем управления качеством и/или окружающей средой.

7.6 Процесс оценки квалификации аудиторов

Начальная и следующая оценка аудиторов и руководителей группы должна планироваться, выполняться и документироваться в соответствии с процедурами программы аудита, чтобы обеспечить объективные, последовательные, справедливые и надежные результаты. Процесс оценки должен определять способность проведения аудита, а также потребность в улучшении подготовки и других навыков.

Оценка должна проводиться одним лицом или комиссией, которые используют методы, перечисленные в табл. 2. Приводиться таблица 3, иллюстрирующая применение таких методов к оценке компетентности аудитора.

Процесс оценки происходит на разных стадиях (приведен рис. 5). Критерии оценки (см. таблицу 3), отвечающие ситуации, должны приспосабливаться к каждой оценке индивидуально.

Процесс начинается с определения и начальной оценки лиц, желающих стать аудиторами.

В дальнейшем оценка компетентности аудиторов происходит как часть их отбора для конкретного аудита. Процесс отбора в группу описан в п. 6.2.3.

Следующая оценка деятельности аудитора для определения возможностей для поддержания и усовершенствования знаний и навыков также является частью процесса оценки аудиторов.

Если критерии оценки не удовлетворяются, требуется дополнительная подготовка и/или аудиторский опыт. После них необходимое подтверждение того, что критерии оценки удовлетворяются.

Для определения методов получения информации о соответствии критериям предлагаются таблицы 2 и 3. При пользовании таблицами 2 и 3 следует учитывать такие замечания:

очерченные методы представляют собою диапазон возможностей и могут не применяться во всех ситуациях;

надежность разных предложенных методов может быть неодинаковой;

обычно, необходимо использовать комбинацию методов для получения результата, который должен быть объективным, последовательным, справедливым и надежным.

Таблица 2: Методы оценки

Метод оценки	Цели	Примеры
Просмотр документов	Документы пересматриваются для проверки квалификации аудитора	Анализ документов, имеющих отношение к образованию, подготовке, работе и аудиторскому опыту
Интервью	Интервью используется для оценки личных качеств, умения общаться, для проверки информации, оценки знаний, получения дополнительной информации	Непосредственный разговор или телефонные интервью
Наблюдение	Наблюдение используются для оценки личных качеств и умения применять знания и навыки	Ролевая игра, осуществление аудита при свидетелях, действия на рабочем месте
Рецензирование по окончании аудита	Рецензирование по окончании аудита используется тогда, когда непосредственное наблюдение не является возможным или уместным	Рецензирование отчетов об аудите, короткие опросы коллег и клиентов, короткий опрос аудитора
Экзамены	Экзамены используются для оценки личных качеств, знаний и навыков, а также умения их применять	Устные или письменные экзамены, психометрические тесты
Обратная связь	Обратная связь (положительная или отрицательная) используется для получения информации о том, как оценивается деятельность аудитора	Обследование, опрашивание, личные отклики, благодарности, жалобы

Указ Президента Украины “О мероприятиях по повышению качества отечественной продукции” от 23 февраля 2001 года №113 принят с целью повышения качества и конкурентоспособности отечественной продукции (товаров, работ, услуг), обеспечения защиты интересов потребителей, содействия вхождению Украины в европейское и мировое экономическое пространство.

Указом постановляется Кабинету Министров Украины на протяжении 2001 года:

- подготовить и внести на рассмотрение Верховной Рады Украины законопроект об основах государственной политики в сфере управления качеством продукции (товаров, работ, услуг);

- разработать и утвердить мероприятия по внедрению систем управления качеством на предприятиях;

- обеспечить участие Украины в работе европейских и международных организаций по управлению качеством;

- рассмотреть вопросы по основанию ежегодных премий в сфере управления качеством.

Осуществление межотраслевой координации и функционального регулирования по вопросам управления качеством возлагаются на Держстандарт Украины.

Мероприятия по внедрению систем управления качеством на предприятиях

План первоочередных мероприятий по внедрению систем управления качеством на предприятиях и в организациях Украины:

В соответствии с пунктом 2 статьи 1 Указа, Постановлением Кабинета Министров Украины от 26 сентября 2001 г. № 462-р утвержден План первоочередных мероприятий по внедрению систем управления качеством на предприятиях на 2001-2002 года, проект которого подготовлен Держстандартом Украины с участием заинтересованных министерств, ведомств, общественных организаций. Общая координация работ, определенных планом первоочередных мероприятий возложена на Держстандарт

І. Мероприятия в сфере усовершенствования законодательной базы

1. Подготовить и внести на рассмотрение Верховной Рады Украины законопроекти:

- об основах государственной политики в сфере управления качеством продукции (товаров, работ, услуг);

- о единицах измерений.

2. Обеспечить сопровождение при подготовке ко второму чтению законопроекта об ответственности поставщика за изготовление и реализацию некачественной и небезопасной продукции.

3. Подготовить и внести на рассмотрение Кабинета Министров Украины проекты постановлений Кабинета Министров Украины:

о государственной поддержке внедрения систем управления качеством и окружающей средой на предприятиях и оказание предпочтения при проведении тендоров на поставку продукции для государственных нужд отечественным производителям, внедрившим системы качества;

о внедрении на предприятиях пищевой и перерабатывающей промышленности системы анализа рисков критических точек технологического процесса (НАССР) касательно безопасности пищевых продуктов;

об основании ежегодной премии Кабинета Министров Украины в сфере управления качеством;

о модулях оценки соответствия и правилах нанесения и использования маркировки национальным знаком соответствия;

про порядок идентификации пищевых продуктов и продовольственного сырья.

4. Подготовить и внести на рассмотрение Кабинета Министров Украины проект распоряжения о плане государственной стандартизации на 2001 год.

ІІ. Мероприятия в организационной сфере

Обеспечить поетапное внедрение в Украине требований директив Европейского Союза в соответствии с планом адаптации, утвержденным Постановлением Кабинета Министров Украины 10.04.2001 №345.

Подготовить программу пересмотра основополагающих стандартов в сфере стандартизации и сертификации с учетом требований международной и европейской систем стандартизации и сертификации.

3. Разработать и утвердить Типовое положение о подразделении по управлению качеством в центральных органах исполнительной власти.

4. Образовать подразделения по управлению качеством в центральных органах исполнительной власти

5. Образовать Украинский институт качества в системе Держстандарта.

6. Образовать сеть методически-консультативных пунктов по вопросам информационного обеспечения предприятий в сфере управления качеством и окружающей средой.

7. Обеспечить организацию и проведение в Украине Европейской недели качества.

8. Обеспечить организацию и проведение в Украине конкурса “100 лучших товаров Украины”

9. Начать разработку и реализацию отраслевых, региональных программ, способствующих повышению качества и конкурентоспособности продукции.

10. Подготовить предложения по участию украинских предприятий и организаций в роботе международных и региональных организаций по управлению качеством.

11. Разработать и утвердить соответствующие учебные программы в сфере управления качеством и окружающей средой и ввести изучение соответствующих предметов в средних учебных заведениях.

12. Обеспечить повышение квалификации специалистов центральных органов исполнительной власти, госадминистраций, предприятий, организаций в сфере управления качеством и окружающей средой.

13. Подготовить: