Функционирование ведомственного архива

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

ведомственный архив документ правовой

Введение

1. Понятие, сфера деятельности и статус ведомственного архива

1.1 Понятие «ведомственный архив» и его виды

1.2 Основные задачи и функции ведомственного архива

1.3 Нормативно-правовая база работы ведомственного архива

1.4 Планирование работы и отчетность архива

1.5 Прием-передача документов при смене руководителя архива

1.6 Система информации о содержании документов и организация всестороннего использования документальной информации

2. Организация работы архива Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии

2.1 Краткая характеристика Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии

2.2 История создания архива колледжа, его основные задачи и функции

2.3 Анализ деятельности архива Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии

3. Применение программы 1С: документооборот ПРОФ (редакция 2.0) в функционировании архива Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии

3.1 Оформление управления процессами и задачами решения поставленной задачи 1С: Документооборот ПРОФ (редакция 2.0)

3.2 Рекомендации по совершенствованию процесса рассмотрения поступившего запроса

Заключение

Список использованных источников

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Введение

Один из важнейших резервуаров памяти человечества - архивы. Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах данного общества.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы.

Под ведомственным хранением архивных документов понимается хранение их в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.

Для обеспечения сохранности архивного наследия требуется слаженная работа архивных учреждений, архивных и делопроизводственных служб организаций. В связи с этим работе по взаимодействию архивистов и работников организаций уделяется особенно большое внимание.

Актуальность данной работы заключается в том, что вся работа архива (комплектование, экспертиза ценности, обеспечение сохранности документов, учет) направлена в конечном счете на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивный фондов. Важно помнить - каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное, исчерпывающее исполнение своих информационных запросов. Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Сохранение архивного фонда - часть важной работы по собиранию и концентрации ведомственных архивов наиболее ценной части документов.

Объектом исследования является Чебоксарский экономико-технологический колледж Минобразования Чувашии.

Предметом исследования является функционирование архива Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии.

Целью выпускной квалификационной работы является изучение функционирования ведомственного архива на примере Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии.

На основе поставленной цели можно выделить ряд задач:

1) дать определение понятию «ведомственный архив», рассмотреть виды ведомственных архивов;

2) определить функции, задачи ведомственного архива;

3) проанализировать нормативно-правовую базу деятельности ведомственного архива;

4) изучить работу архива Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии;

5) оформить процесс рассмотрения поступившего запроса в архив колледжа в программе 1С: Документооборот ПРОФ (редакция 2.0).

Для решения исследовательских задач были использованы следующие методы:

- анализа литературы;

- анализа нормативно-правовой документации по теме дипломной;

- теоретический анализ;

- сравнение.

Выпускная квалификационная работа состоит из трех глав. Первая глава содержит в себе теоретические аспекты деятельности ведомственного архива. В ней проводится анализ понятия архива и его виды, рассматриваются общие вопросы по организации хранения документов, законченных делопроизводством, в том числе функции, задачи, права и ответственность ведомственного архива, и дается краткая характеристика нормативно-правовой базы работы ведомственного архива. Анализ деятельности архива Чебоксарского экономико-технологического колледжа представлен во второй главе. В третьей главе рассматривается особенности организации электронного документооборота в программе 1С: Документооборот ПРОФ (редакция 2.0).

При написании выпускной квалификационной работы были использованы федеральные и республиканские законы в области архивного дела, нормативно-методические документы, регламентирующие порядок работы архива колледжа, а также учебные пособия по архивоведению.

Структура работы соответствует логике исследования и включает в себя введение, теоретическую часть, практическую часть, заключение, список литературы и 3 приложения.

1. Понятие, сфера деятельности и статус ведомственного архива

1.1 Понятие «ведомственный архив» и его виды

Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства и архив подведомственной организации и специально выделенная комната шкаф стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив - это часть государственного Архивного фонда РФ однако не входящая в систему государственной архивной службы.

В зависимости от компетенций организаций - их функций, отраслевой принадлежности, подчиненности, типологии профильности деятельности могут создаваться следующие виды архивов:

Центральный архив -- это архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, созданный для хранения документов как центрального аппарата такого органа, так и непосредственно подчиненных ему организаций. Центральный архив может также создаваться и в крупных корпорациях для хранения как своих документов, так и документов подчиненных ей организаций.

Центральный отраслевой архив создается для хранения документов организаций, осуществляющих свою деятельности в рамках одной отрасли независимо от уровня их подчиненности и территориального расположения.

Объединенный архив хранит документы нескольких организаций одной отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности. Применительно к акционерным обществам иногда, но крайне редко создаются объединенные архивы для хранения документов нескольких организаций, связанных между собой соподчиненностью, сферой деятельности, единством выполняемых задач и так далее, например организации и ее дочерних предприятий. При этом и сама организация и ее дочерние предприятия являются юридическими лицами, каждое из которых формирует свой архивный фонд. Для хранения таких архивных фондов экономически выгодно создавать один объединенный архив.

Архив организации может хранить документы самой организации, в том числе ее филиалов и представительств (отделений), документы ее предшественников и дочерних предприятий. В тех случаях, когда на хранение передаются документы дочерних предприятий, целесообразнее создавать объединенный архив для хранения их фондов.

Архивохранилище создается вместо архива организации при службе документационного обеспечения управления, но выполняет те же функции, что и архив.

Сотрудник архивохранилища по штатному расписанию относится к службе документационного обеспечения управления.

Самым распространенным явлением остается создание просто архива организации.

В зависимости от состава отдельных комплексов документов в организации могут создаваться следующие архивы:

- архив управленческой документации;

- научно-технический архив;

- архив аудиовизуальных документов;

- архив электронных документов и т. д.

Иногда в организации создают один архив, который хранит как управленческую, так и научно-техническую документацию, а также документы на электронных носителях.

Архивы электронных документов обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение.

Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом.

Для всех разновидностей архивов в состав хранящихся документов входят:

1) законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, общественных организаций учреждения, а также подчиненных ему учреждений;

2) фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников (постоянного срока хранения по личному составу);

3) документы необходимые в практической деятельности (со сроком хранения свыше 10 лет);

4) личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях.

5) служебные и ведомственные издания;

Кроме того, в архиве хранятся страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий, а также не входящие в состав АФ копии документов других учреждений, печатные издания, дополняющие документальный фонд организации, и другие необходимые для работы издания, научно-справочный аппарат к документам архива.

Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных архивов, являются «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

1.2 Основные задачи и функции ведомственного архива

Основными задачами ведомственного архива являются:

- комплектование архива документами состав которых предусмотрен положением об архиве;

- обеспечение сохранности учета качества обработки отбора и использования документов хранящихся в архиве а также подготовка и передача документов на государственное хранение;

- осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

Ведомственный архив в целях выполнения своих главных задач осуществляет следующие основные функции:

- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов;

- осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов;

- составляет научно - справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно - справочным аппаратом к документам переданным в государственный архив;

- проводит экспертизу ценности документов хранящихся в архиве ежегодно представляет на рассмотрение организации годовые разделы сводных описей дел подлежащих хранению и акты на дела выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;

- осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения;

- осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов ведет учет данных копий;

- оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия секретариат) в розыске дел заведенных в соответствии с номенклатурой дел но своевременно не поступивших в ведомственный архив;

- представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ СССР формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов хранящихся в архиве;

- осуществляет использование документов хранящихся в архиве: информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке документы или копии документов; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально - правового характера ведет учет использования документов хранящихся в архиве.

- осуществляет проверку сохранности правильности формирования и оформления дел в организациях - источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях);

- участвует в разработке нормативно - методических документов (инструкций рекомендаций положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;

- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой) объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).

Ведомственному архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право:

- давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам входящим в компетенцию архива;

- запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения необходимые для работы архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД) обеспечивают их сохранность учет отбор и использование а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций-источников комплектования архивов.

1.3 Нормативно-правовая основа работы ведомственных архивов

Нормативно-правовую базу работы архива, составляют помимо архивного законодательства, составляют нормы гражданского, административного и трудового права РФ, постановления и указы правительства, ведомственные нормативные акты. К последним относятся приказы Росархива, постановления ее коллегии, основные правила работы государственных и ведомственных архивов, отраслевые инструкции и нормативы, например, примерное положение (устав) об архиве, типовые структуры, типовые нормы времени и выработки по основным видам работ в архивах.

Сегодня правовой основой создания архивов организации является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» где говорится что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения комплектования учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

«Основные правила работы архивов организаций» являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации документационного обеспечения управления и архивного дела синтезируют опыт отечественного архивного дела учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Самым важным документом, определяющим деятельность архива, является его Положение.

1.4 Планирование работы и отчетность архива

Планирование -- это деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.

Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся в подразделении трудовых ресурсов.

Структурные подразделения имеются, как правило, в государственном или муниципальном архиве. Структура такого архива складывается из отделов, созданных обычно по функциональному принципу, т.е. по направлениям работы архива:

1) отдела комплектования и ведомственных архивов;

2) отдела учета;

3) хранилищ;

4) отдела научно-справочного аппарата;

5) читального зала;

6) отдела использования;

7) приемной (справочного стола) архива и др.

За основу при разработке структуры архива берется типовая структура, утвержденная Росархивом, в которой указывается состав структурных подразделений для различных категорий архивных учреждений.

В государственном или муниципальном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К таким органам относятся:

- экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссия для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива;

- научный совет (для координации исследовательской и издательской работы);

- комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов).

В архиве организаций различные направления работы, как правило, распределяются между сотрудниками.

Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, их хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей организации (ведомства) и государственного бюджета. Для государственных и муниципальных архивов существуют специальные формулы расчета штатной численности.

Когда штаты и структура определены и утверждены директором архива, необходимо провести планирование деятельности, а затем по итогам работы составить отчеты.

Планирование может быть текущим и перспективным.

Перспективные планы (программы) составляются на долгосрочный период -- 5, 10, 15 лет.

Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц. Главным документом по планированию работы в архиве является план его работы на год.

План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли. План работы архива состоит:

1) из введения;

2) текстовой части -- перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;

3) расчетной части -- основных показателей плана работы на год;

4) предложений -- плана научно-издательской и научно-исследовательской работы.

Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени -- это количество рабочих дней

В году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.

Самый важный отчетный документ -- годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях -- источниках комплектования.

Годовой план работы архива организации утверждается ее руководителем. Форма такого плана приведена в приложении № 46 «Основных правил работы архива организации».

Кроме годового плана работы архива организации составляется план-график приема-передачи дел в архив от структурных подразделений, в котором устанавливаются структурные подразделения, ответственные за подготовку и передачу дел в архив от них и конкретные сроки. Такой план-график также утверждается руководителем организации.

По итогам работы составляется отчет о выполнении годового плана работ архива, плана-графика приема-передачи дел, а также дополнительных мероприятий, ранее не включенных в план, но проведенных архивом в отчетном периоде.

1.5 Прием-передача документов при смене руководителя архива

В организации при смене руководителя архива для осуществления процедуры приема передачи дел приказом руководителя назначается комиссия в составе не менее трех человек, в состав которой обязательно включается представитель службы документационного обеспечения управления.

При смене руководителя архива проводится внеочередная (единовременная) проверка наличия и состояния документов в архиве, в ходе которой необходимо проверить наличие и состояние:

- документов архива, в том числе особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов;

- учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их номенклатур дел, листов фондов и карточек фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных карточек);

- печатей и штампов архива (при их наличии);

- противопожарного и охранного оборудования.

Проверяются также условия хранения документов в архиве, в том числе помещения, оборудования и необходимого инвентаря.

По итогам проверки при смене руководителя архива составляется акт приема-передачи при смене руководителя архива.

В акте указывается председатель и состав комиссии, осуществлявшей проверку архива и процедуру приема-передачи дел, справочного аппарата к документам, помещений, оборудования и инвентаря в архиве, а также номер и дата приказа о назначении такой комиссии.

Передаваемые дела включаются в акт по каждой описи отдельно с указанием количества экземпляров описи. В графе «Количество принятых дел» общее количество принимаемых дел указывается в числителе, а количество особо ценных документов (при их наличии) -- в знаменателе. Количество единиц хранения страхового фонда помещается в отдельной графе.

В акте отдельными позициям указываются:

1) общая характеристика состояния документов, страхового фонда и описей;

2) виды учетных и информационных справочников к документам архива, их количество и состояние;

3) общая характеристика состояния помещения;

4) наличие и общая характеристика состояния оборудования и инвентаря.

Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии, осуществлявшими процедуру приема-передачи архива, а после подписания утверждается руководителем организации.

Акт приема-передачи при смене руководителя архива должен храниться в составе дела фонда, которое формируется и хранится в архиве организации постоянно. При ликвидации организации акт приема-передачи в составе дела фонда передается в государственный или муниципальный архив.Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. -- М., 2010. -- Ст. 246.

1.6 Система информации о содержании документов и организация всестороннего использования документной информации

Учет документов в архиве организации - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах. Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, а также страховые копии документов и описи дел и документов. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, описи, единицы хранения. Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются: архивный фонд, архивная коллекция; единица хранения.

Единица хранения - физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельные значение. Единица хранения документов на бумажной основе (дело) совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

Система научно справочного аппарата. Научно-справочный аппарат (НСА) - структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива организации - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования. Состав СНСА данного архива определяется его видом, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов. Элементами СНСА архива являются описи, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам организации. Архивные справочники организации делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор. При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.

Описи дел документов. Опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.

Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; язык, указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. В справочный аппарат описи входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели. На титульном листе описи помещается: полное название архива организации, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись. Предисловие составляется общее ко всем описям фонда. Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи. В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагается: история фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описям. К описи составлены указатели.

Каталоги и ведомственные картотеки. Каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов.

Каталогизация в архиве проводиться в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация). Каталогизация включает следующие виды работ: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание на каталожных карточках, их систематизация, ведение каталогов. Схема классификации документной информации - письменный документ, содержащий перечень классификационных делений каталога, расположенных в определенной последовательности, и предназначенный для распределения сведений из документов по этим делениям.

В архиве организации составлен именной каталог. В нем документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности. Отобранные для каталогизации фонды и документы описываются на каталожных карточках. Объектом описания в каталоге выступает документ (группа документов, часть документа), единица хранения (единица учета), опись, комплект, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу). Именная картотека (картотека по личному составу) создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки содержат фамилию, имя, отчество работника, ссылки на номера фонда, описи, дел, листов со сведениями о нем. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, а в пределах фамилий - по алфавиту имен и отчеств. На каждое название (переименование) фонда составляется карточка с указанием его номера и крайних дат. Карточки располагаются в алфавитном порядке видов организаций.

Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов.

Видами обзора в архиве таможенного органа являются обзор фонда и тематический обзор.

Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов архива по определенной теме.

При составлении обзоров применяется дифференцированный подход. заключающийся в выборе фонда и/или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору.

Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, единиц учета, документов и справочного аппарата.

В аннотации излагается содержание группы единиц хранения, единиц учета, документов; указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору составляется список фондов, информация о которых содержится в обзоре.

В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя и фонда, структуре обзора, составу справочного аппарата.

В основу построения обзора могут быть положены структурный, функциональный, предметно-тематический, географический, хронологический и другие признаки.

Историческая справка. В архиве составляется историческая справка к архивному фонду - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда; краткую характеристику состава и содержания его документов, СНСА архива.

Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.

Первый раздел - история фондообразователя - включает характеристику исторических условий возникновения таможенного органа, название таможенного органа - предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:

- даты создания, преобразования и ликвидации таможенного органа со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название таможенного органа-преемника;

- задачи и функции таможенного органа, их изменения;

- масштаб деятельности таможенного органа, состав системы подведомственных таможенных органов;

- место таможенного органа в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической и другой жизни;

- изменения в названии и подчиненности таможенного органа;

- структура таможенного органа и ее изменения.

Второй раздел - история фонда - включает следующие сведения:

- дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;

- изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, не задокументированные периоды);

- степень сохранности документов;

- особенности формирования, описания и систематизации документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

- сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;

- сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);

- состав НСА к фонду.

Раздел по истории фонда содержит также такие элементы описания, как аннотация, информация об условиях доступа и использования документов.

Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и видам документов; содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.

Справка подписывается исполнителем и лицом, ответственным за архив. Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в архиве таможенного органа.

Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций таможенного органа. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной опись.

Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что функции ведомственных архивов сводятся к следующим: комплектование архива, прием документов из структурных подразделении?, подведомственных организации?; ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор и оформление документов на дела подлежащие дальнейшему хранению; обеспечение сохранности документов, создание условии?, обеспечивающих сохранность документов, улучшение температурно-влажностного режима, нормальных санитарно-гигиенических условии?, организация учета документов, проверки наличия дел, проведение дезинфекции документов, реставрации, топографирование, подготовка к передаче на государственное хранение; использование документов, информирование руководителей? и работников о составе и содержании документов, исполнение запросов учреждении? и граждан; контроль и оказание помощи делопроизводственным службам, составление номенклатуры дел, участие в работе ЭК проверка правильности формирования и оформления дел, проверяют работу архивов подведомственных организации?.

Правильная и чёткая организация деятельности ведомственных архивов необходима для обеспечения пополнения фонда документов, оперативной и эффективной работы с ним, а также хранения необходимых данных в течение положенного времени и уничтожения документов, срок хранения которых истёк. В этой связи знание функций архива и их чёткое выполнение являются залогом слаженной и эффективной работы каждого ведомственного архива.

2. Организация работы архива Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии

2.1 Краткая характеристика Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии

Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Чувашской Республики «Чебоксарский экономико-технологический колледж» Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики (далее - колледж) создано в соответствии с гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об автономных учреждениях» и постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 27 апреля 2016 г. №148 «О создании автономных учреждений Чувашской Республики» путем изменения типа существующего бюджетного профессионального образовательного учреждения Чувашской Республики «Чебоксарский экономико-технологический колледж» Министерства образования и молодежной политики Чувашской республики.

Колледж является некоммерческой организацией, созданной для выполнения работ, оказания услуг в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий органов государственной власти (государственных органов) в сфере образования; осуществляет подготовку специалистов из числа лиц, имеющих основное общее и среднее (полное) общее образование по разным специальностям.

Полное наименование колледжа: Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Чувашской Республики «Чебоксарский экономико-технологический колледж» Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики.

Сокращенное наименование колледжа: на русском языке: Чебоксарский экономико-технологический колледж Минообразования Чувашии.

Местонахождения колледжа:

Корпус № 1 находится по адресу: Россия, Чувашская республика, г. Чебоксары, проспект Ленина, д.6.

Корпус № 2 находится по адресу: Россия, Чувашская Республика, г. Чебоксары, ул. Кукшумская, д.13.

Учредителем и собственником имущества колледжа является Чувашская Республика.

Колледж создан в целях осуществления удовлетворения потребностей граждан, общества и государства и в среднем профессиональном образовании и профессиональном обучении.

Предметом деятельности является:

- удовлетворение потребностей личности в интеллектуальном, культурном и профессиональном развитии;

- удовлетворении потребностей личности в углублении и расширении образования;

- удовлетворение потребностей общества и государства по направлениям общественно полезной деятельности в рабочих и специалистах со среднем профессиональным образованием, а также в профессиональном обучении лиц различного возраста.

В настоящие время колледж осуществляет подготовку специалистов среднего звена из числа лиц, имеющих основное общее и среднее (полное) общее образование по следующим программам:

1. Программа подготовки специалистов среднего звена:

- «Экономика и бухгалтерский учет» (по отраслям»;

- «Банковское дело»;

- «Организация обслуживания в общественном питании»;

- «Технология хранения и переработки зерна»;

- «Технология хлеба, кондитерских и макаронных изделий»;

- «Технология продукции общественного питания»;

- «Техническая эксплуатация оборудования в торговле и общественном питании»;

- «Парикмахерское искусство»;

- «Документационное обеспечение управления и архивоведение»;

- «Пожарная безопасность»;

- «Право и организация специального обеспечения»;

- «Гостиничный сервис».

2. Программа подготовки квалифицированных рабочих;

- «Парикмахер»;

- «Портной»;

- «Мастер по обработке цифровой информации».

3. Программа профессиональной подготовки для лиц с ограниченными возможностями здоровья:

- «Швея»;

- «Изготовитель художественных изделий из дерева»;

- «Столяр».

2.2 История создания архива колледжа, его основные задачи и функции

История создания учебного заведения началась в 1962, когда был образован Чебоксарский планово-экономический техникум. Он готовил специалистов по экономике и бухгалтерскому учету. С первых же дней большое внимание и работе архива. Приказ № 22 от 14 февраля 1964 года предусматривал получение учащимся специальности «Библиотекарь на общественных началах». В 80-е годы библиотеке действовали библиотечные советы, созданные для координации деятельности библиотеки с учебной-воспитательной работой. Так же зародилась основа архива.

В Чебоксарском экономико-технологическом колледже Минобразования Чувашии документы, образующиеся в процессе деятельности колледжа, имеющие историческое, социальное, культурное и практическое значение, составляет государственную часть Архивного фонда Чувашской Республики, являются собственностью государства и подлежат передаче на постоянное хранение в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии. До передачи на постоянное хранение в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии эти документы временно, в пределах, установленных Законом Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Чувашской Республике», хранятся в архиве колледжа. Так, в 2016 году по акту приема-передачи были переданы документы постоянного хранения в БУ «Госистархив» за период 1977-2008 гг. в количестве 411 ед. хранения.

Колледж обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в его деятельности.

В колледже для хранения документов Архивного фонда Чувашской Республики и законченных делопроизводством документов практического значения, их учета, отбора, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение создан архив. Колледж обеспечил архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

В своей работе архив колледжа руководствуется Федеральным Законом от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. № 3 «Об архивном деле в Чувашской Республике», Положением об архиве колледжа (приложение 1).

Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляется БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии.

В архив учреждения поступают:

1) Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений учреждения, документы временного (свыше 10 лет) сроков хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2) Научно-справочный аппарат к документам архива (описи, историческая справка и др.).

3) Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений предшественников.

Основными задачами архива являются:

- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

- учет и обеспечение сохранности документов;

- создание научно-справочного аппарата к документам архива;

- использование хранящихся в архиве документов;

- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду на постоянное хранение в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральным Законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», нормативно-методическими, распорядительными документами Минкультуры Чувашии.

- осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве структурных подразделений.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

- принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации;

- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

- создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

- организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

- проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

- осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделений;

- оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям;

- участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организации - источниках комплектования архива.

- ежегодно предоставляет в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива).

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

- требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

- контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

- запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования необходимые для работы архива сведения;

- участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату и несанкционированное уничтожение документов;

- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

- участие в мероприятиях, проводимых БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии по вопросам архивного дела и документационного обеспечения и управления.

Ответственным за архив колледжа назначен архивариус, на которого возлагаются следующие функции: хранение документальных материалов, поступающих в архив, систематизация, размещение и учет дел, выдача архивных копий и документов.

Для выполнения возложенных на него функций архивариус, в соответствии с должностной инструкцией, ведет работу по хранению и ведению архивного дела в колледже, и обеспечивает сохранность документальных материалов, поступивших в архив; принимает от структурных подразделений колледжа документы, законченные делопроизводством; участвует в разработке номенклатуре дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче; подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного хранения, а также акты для передачи документальных материалов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли; участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов; контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива; ведает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива ответы на запросы и ведет их учет, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

2.3 Анализ деятельности архива Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии

Порядок формирования дел в архиве колледжа. Формирование дела - это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела (приложение 2). Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются в колледже при централизованном ведении делопроизводства - службой ДОУ организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (ответственным лицам). При этом формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

- приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;