Функционирование ведомственного архива

- поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

- утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

- документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

- предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

- переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

Состав документов архива. Архив колледжа комплектуется:

- делами постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также по личному составу;

- описями дел, которые являются научно-справочным аппаратом и раскрывают состав и содержание документов архива.

Дела временного хранения со сроками хранения до десяти лет передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях колледжа и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению по акту, утвержденному директором колледжа. Если отдельные дела необходимо оставить в отделе для текущей работы, то лицо, ответственное за архив, оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

В таблице 1 представлены основные учетные документы архива колледжа.

Таблица 1

Основные учетные документы архива колледжа

Индекс дела	Заголовок дела	Сроки хранения дела и № статей по перечню	Примечание
1	Протоколы заседаний экспертной комиссии	Пост ст. 18д
2	Номенклатура дел	Пост ст. 200а
3	Описи дел постоянного хранения (утвержденные)	Пост ст. 248а	Неутвержденные - до минования надобности
4	Описи дел по личному составу студентов	Пост ст.2486	На постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы передаются после ликвидации организации
5	Дело фонда (исторические справки, акты проверки наличия и состояния документов, паспорта архива, справки проверки и т.д.)	Пост ст. 246	В государственные, муниципальные архивы передаются после ликвидации организации
6	Журнал учета выдачи дел во временное пользование	3 года ст. 259е	После возвращения всех дел
7	Журнал выдачи документов по обращениям граждан	5 лет ст. 258е

Экспертиза ценности документов в архиве колледжа. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа. К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

Экспертиза ценности документов колледжа проводится постоянно действующим органом - экспертной комиссией (далее - ЭК), которая создается приказом руководителя организации и состоит из наиболее квалифицированных специалистов под председательством заместителя директора. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру организации, систему документационного обеспечения - состав и содержание всей совокупности документов.

В состав комиссии в обязательном порядке включается лицо, ответственное за ведение архива, с возложением на него обязанностей секретаря комиссии.

Председателем ЭК назначен заместитель руководителя организации.

Секретарь ЭК - секретарь организации или сотрудник службы ДОУ или архива.

Основными задачами ЭК являются:

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к хранению;

- организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии.

Эк осуществляет следующие функции:

1. осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов, подготовке их к архивному хранению, а также по разработке номенклатур дел и других нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность архива и делопроизводственной службы организации;

2. организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

3. рассматривает и принимает решения об согласовании и представляет на утверждение и согласование с ЭМК БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии и ЭПК Минкультуры Чувашии, а затем на утверждение руководителя учреждения:

- описей дел постоянного хранения;

- описей дел по личному составу;

- описи личных дел уволенных работников;

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- акты и справки об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

- нормативно-методических пособий по работе с документами (инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об архиве организации и об ЭК).

4. Совместно с БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии организует для работников учреждения консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению квалификаций по вопросам делопроизводства.

ЭК является совещательным органом, решения которого вступают в силу после утверждения их директором учреждения, а в необходимых случаях - после их согласования или утверждения экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики, экспертно-методической комиссией БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии.

Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии, и утверждаются директором. Заседания ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняло участие не менее половины членов ЭК. Решения принимаются большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимают председатель ЭК и директор.

Архивариус осуществляет контроль за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений и качеством подготовки документов к передаче в архив организации.

Организует инструктаж, оказывает консультативно-методическую и практическую помощь работникам организации и подведомственных ей учреждений по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов.

В своей деятельности ЭК руководствуется Федеральным Законом от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Чувашской Республики», нормативно-методическими, распорядительными документами колледжа и Положением о постоянно действующей экспертной комиссии (приложение 3).

Система мер обеспечения сохранности документов архива колледжа. Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, и библиотеках, организациях Российской академии наук. - М., 2007. - С. 84. - П. 2- 4.

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.

Архив колледжа размещается в специально приспособленном для хранения документов помещений. Для сохранности документов важную роль играет правильное освещение хранилищ, поэтому постоянное хранение документов осуществляется в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается.

Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключающего появления плесени, пыли, и особенно насекомых и грызунов, в помещениях систематически проводится влажная уборка и не реже одного раза в год.

Хранилища оборудованы стационарными металлическими стеллажами, центральным отоплением, пожарной сигнализацией. Температурно-влажностный режим не соблюдается.

По мимо этого проводится единовременные (внеочередные) проверки наличия и состояния документов. Проверка проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения соответствие их количеству, числящемуся по учетным документам.

Цели проверки: определение фактического количества дел, выявление и устранение недостатков в учете документов, выявление отсутствующих дел с проведением их дальнейшего розыска, выявление и учет документов, имеющих дефекты носителя и текста документов, т.е. требующих улучшения физического состояния.

По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каждой описи после завершительной надписи делается запись «Проверено», проставляется дата проверки и подпись проводивших проверку работников. Итоги проверки оформляется актом проверки наличия и состояния дел.

Если проверкой обнаружено недостача дел, то организуется их розыск, который рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел. На пропавшие дела, а также дела, не подлежащие восстановлению, составляются соответствующие акты и справка о проведении розыска. Имеются в виду акты:

- о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

- неисправимых повреждениях документов;

- технических ошибках в учетных документах;

- об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду; о неучтенных документах и т.д.).

Система мер по организации хранения обеспечивает сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения учитывается специфика видового состава документов, характерных для конкретного архива.

Обращения граждан и использование архивных документов в архиве Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии.

Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Существуют следующие виды запросов:

- тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта);

- персональные, в том числе биографические и генеалогические;

Исполнение запроса - поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.

Исполнение запросов осуществляется в три этапа:

1. Прием запроса и работа с заявителем.

2. Поиск запрашиваемой информации.

3. Составление и выдача заявителю ответов на запросы.

При приеме запроса необходимо уделить внимание составлению запроса. Данные о потребителях информации необходимы для того, чтобы определить категории потребителей информации. Потребителями могут быть как физические, так и юридические лица. Юридические лица (учреждения, организации, предприятия), которые уполномочили своих сотрудников работать в архиве, называются в запросах и обращениях организации в архив. Для физических лиц выявляются профессия, образование, должность, место жительства.

Форма образца заявления представлена на рисунке 1.

При составлении и выдаче заявителем ответов на запросы архивариус колледжа предоставляет ответы в виде информационных документов, зачастую, архивной и исторической справки.

Понамарев Вячеслав Александрович Директору

серия 9795 № 974783 Чебоксарского экономико-

выдан Ленинским РОВД технологического колледжа

г. Чебоксары от 01.12.1998 Минообразования Чувашии

В.В. Устяку

ул. Энгельса, д.37.

г. Чебоксары, 428000

8-915-545-98-55

Заявление

01.09.2017

Прошу…

Подпись

Рис. 1 Образец заявления

Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. Это документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу.

Архивные справки выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование и адрес организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.

Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архивной справки или общем бланке организации (рис. 2).



Размещено на http://www.allbest.ru/

Чгваш Республикин вeреня тата замргксен политикин министерствин «Шупашкарти экономикгпа технологи колледжe» Чгваш Республикин патшалгх хгй тытгмлг профессилле вeреня паракан учрежденийe

Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Чувашской Республики

«Чебоксарский экономико-технологический колледж» Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики

(Чебоксарский экономико-технологический колледж Минобразования Чувашии)

пр. Ленина, 61, г. Чебоксары, 428020

Тел./факс (8352) 56-36-10

E-mail: chetk@chetk.info, http:// www.chetk.info

от _________ № 07-

На № __________от ____________

А Р Х И В Н А Я С П Р А В К А

Текст

Директор В.В. Устяк

Исполнитель

Рис. 2 Бланк архивной справки

В процессе исполнения запросов граждан и организаций архивариусом ведется журнал выдачи документов по обращениям граждан. В журнале необходимо фиксировать все обращения (дата, Ф.И.О., адрес) по ознакомлению с их персональными данными, дату направления запрашиваемых данных почтовой связью или предоставления лично заявителю. В случае отзыва данных субъектом персональных данных или выявления их несоответствия, в журнале должны быть сделаны соответствующие записи. По каждому обращению необходимо указывать, когда и каким образом на него было отреагировано. Хранение журналов должно исключать несанкционированный доступ к ним.

Форма журнала обращений граждан по ознакомлению с персональными данными представлена в таблице 2.

Таблица 2

Журнал обращений по ознакомлению с персональными данными

№ п/п	Дата приема обращения	Ф.И.О.	Адрес	Подпись заявителя	Выдача (по почте/ лично)	Содержание персональных данных	Результат (Выдано/ не выдано)	Дата выдачи	Примечание
1
2

Так же, выдаются сотрудникам колледжа архивные документы во временное пользование по следующей установленной форме (табл. 3).

Таблица 3

Журнал учета выдачи дел из ведомственного архива во временное пользование

№ п/п	Дата выдачи	№ дела	Название дела	Кому выдано	Получение	Возврат
					Подпись	Дата	Подпись	Дата
1
2

Анализ практики работы с обращениями граждан в архиве колледжа целесообразно начинать с анализа самих обращений: динамики количества, тематики обращения и социально-профессиональному составу заявителей.

Сравнительный анализ тематики обращения граждан по ознакомлению с персональными данными за 2016 и 2017 годы приведена в таблице 4.

Таблица 4

Сравнительный анализ тематики обращения граждан по ознакомлению с персональными данными за 2016 и 2017 годы

Запросы	Обращения граждан
	2016 год	2017 год
Аттестат об основном общем образовании	53	40
Архивная справка о подтверждении факта учебы в колледже	51	65
Архивная справка о подтверждении факта работы в колледже	17	19
Дубликаты дипломов	5	8
Прочие запросы	13	14
Итого	139	146

Таким образом, количество обращений за 2017 год превышает 2016 год на 7 запросов.

Общее количество обращений граждан в архив колледжа за год свидетельствует о способности архива удовлетворять информационные потребности общества и уровне использования документов.

Для проведения анализа деятельности архива колледжа использовались данные за 2016-2017 гг.

В соответствии с поступающими запросами в рассматриваемых периодах составлялись архивные справки, выдавались справки и документы во временное пользование на основе сведений, имеющихся в документах архива колледжа.

На 30 декабря 2016 г. выданы - 139 справок и документов, из ведомственного архива во временное пользование - 71 дело. 30 сентября 2016 г. по акту приема-передачи были переданы документы постоянного хранения в БУ «Госистархив» за период 1977-2008 гг. в количестве 411 ед. хранения.

На 30 декабря 2017 г. выданы - 146 справок и документов, из ведомственного архива во временное пользование - 47 дел.

Так за 2016-2017 гг. из архива колледжа выдано всего 285 справок и документов во временное пользование - 118 дел (рис. 3).

Рис. 3 Показатели использования архивных документов за 2016-2017 гг.

На основе вышеизложенного можно констатировать, что количество поступивших запросов за 2017 год уменьшилось на 17, общее количество поступивших запросов в год 210, выданных справок и документов составило 139, выданных во временное пользование 71, из них 8 дел не возвращены. Так, за 2016 год количество поступивших запросов в год 193, было выдано 146 дел, выдано во временное пользование 47, из них 3 являются невозвращенными.

Таким образом, архив Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии осуществляет сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в его деятельности. Архив колледжа стабильно функционирует, придерживаясь Основных правил работы архивов организаций.

3. Применение программы 1С: документооборот ПРОФ (редакция 2.0) в функционировании архива Чебоксарского экономико-технологического колледжа

3.1 Оформление процесса рассмотрения поступившего запроса в программе 1С: документооборот 8 ПРОФ (редакция 2.0)

Задача. Поступил запрос от Ишмуратовой Кристины Александровны о подтверждении обучения в период 01.09.2013 по 30.06.2016 гг. по очной форме обучения для поступления на государственную гражданскую службу Чувашской Республики. В ответ на запрос составляется архивная справка.

Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Чувашской Республики «Чебоксарский экономико-технологический колледж» Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики. Колледж осуществляет подготовку специалистов из числа лиц, имеющих основное общее образование по разным специальностям.

Важную роль по работе с обращениями граждан в сфере архивного дела оказывает архивариус колледжа. Подготовка к работе включает в себя ряд действий архивариуса: прием запроса и работа с заявлением, поиск запрашиваемой информации, составление и выдача заявителю ответов на запросы.

Процесс рассмотрения поступившего запроса покажем на примере использования программы 1С: Документооборот 8 ПРОФ.

Вначале работы с программой введем сведения об организации. Сведения о Чебоксарском экономико-технологическом колледже Минобразования Чувашии представлены в таблице 5.

Таблица 5

Сведения об организации Чебоксарский экономико-технологическом колледже Минобразования Чувашии

Наименование реквизита	Описание реквизита
1	2
Наименование	Чебоксарский экономико-технологический колледж Минобразования Чувашии
Адрес	428020, Чувашская Республика, г. Чебоксары, пр. Ленина, 61 (8352) 56-36-10, приёмная, 56-41-04 бухгалтерия
Дата регистрации	20.01.1993 г.
ИНН	2128007116
КПП	213001001
Банк	Отделение-НБ Чувашская Республика г.Чебоксары
БИК	049706001
Расчетный счет	40601810000003000001
Наименование регистрирующего органа	Инспекция федеральной налоговой службы (ИФНС г. Чебоксары).
ОГРН	1022101141446
ОКПО	00949787
E-mail	chetk@chetk.info
Сайт	www.chetk.info
Директор	Устяк Валерий Викторович

В программе 1С: Документооборот 8 ПРОФ ввод сведений об организации осуществляется в разделе «Главное»> «Нормативно-справочная информация» в справочнике «Реквизиты организации» (рис. 4, рис. 5).



Рис. 4 Основные сведения об организации

Рис. 5 Адреса и телефоны организации

После внесения данных об организации в программе 1С: Документооборот 8 ПРОФ создаем структуру ЧЭТК (рис. 6). Для этого введем должности колледжа, затем пользователей, а затем отобразим структуру колледжа.



Рис. 6 Структура руководства Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования чувашии

Начнем с заполнения справочника Должности: Нормативно-справочная информация > Предприятие > Должности (рис. 7).

Рис. 7 Должности организации

Далее нужно создать пользователей в системе.

Устяк Валерий Викторович (Директор)

Регистрируем новых пользователей. Для этого выбираем раздел

1. Настройка и администрирование > Создать > (рис. 8). Затем нажимаем на кнопку Записать и закрыть, выбираем Настройка и устанавливаем галочки. 2. В карточке нового пользователя нужно вести всю необходимую информацию о сотруднике. Обязательными являются Полное имя и имя для входа.

3. Для входа сотрудника в программу необходимо настроить параметры ауентефикации (процедура проверки подлинности) и в вход в программу разрешено. Нужно установить галочки вход в программу разрешено и аунтификация.

Рис. 8 Создание новых пользователей

Следующим этапом является создание структуры предприятия.

Структура предприятия - это иерархический справочник подразделений с точки зрения управленческого учета. Справочник открывается по команде Главное > Структура предприятия или Нормативно-справочная информация > Предприятие > Структура предприятия (рис. 9).



Рис. 9 Структура предприятия

Вид документа - это реквизит, который по умолчанию является обязательным при регистрации любого входящего, исходящего или внутреннего документа. Вид документа определяет правила формирования регистрационных номеров документов, нормативные сроки их исполнения, набор дополнительных реквизитов и сведений, прочие настройки.

Создать, настроить и просмотреть список документов можно в справочнике Виды документов по одноименной команде в меню раздела Нормативно-справочная информация. Выбрать Исходящие и Входящие документы > Создать (рис. 10, 11). Затем нажимаем на кнопку Записать и закрыть, выбираем Настройка и установить галочки.



Рис. 10 Карточки вида входящего документа

Рис. 11 Карточка вида исходящего документа



Рис. 12 Настройки видов входящего документа

Рис. 13 Настройки видов исходящего документа

Создадим индекс нумерации документов: раздел Нормативно-справочная информация > Индексы нумерации (рис. 14, 15).

Рис. 14 Карточка индекса нумерации входящего документа

Рис. 15 Карточка индекса нумерации исходящего документа

Настройки нумерации определяют правила формирования регистрационного номера документов, которым он назначен. Для создания и настройки правил формирования нумераторов предусмотрен справочник Нумераторы, который открывается: Нормативно-справочная информация> Нумераторы (рис. 16).

Рис. 16 Нумератор для входящих и исходящих документов

Справочник Способы доставки используется при регистрации входящих и исходящих документов и должен быть заполнен в соответствии с положением о документообороте или инструкцией о делопроизводстве организации. Справочник открывается по команде Нормативно-справочная информация> Способы доставки (рис.17).

Рис. 17 Способы доставки

Для введения номенклатуры в 1С: Документооборот 8 предусмотрен справочник Номенклатура дел: Нормативно-справочная информация> Номенклатура дел.

Для использования Номенклатура дел нужно установить флажок в настройки программы: Главное> Настройка программы> Делопроизводство > Номенклатуру дел.

Открываем справочник Номенклатура дел (меню в разделе Нормативно-справочная информация). Выполните команду «Заполнить разделы по структуре предприятия» в меню «Еще» списка номенклатуры дел (рис. 18).

В открывшемся окне выберите подразделения, для которых будут автоматически созданы разделы номенклатуры дел, также следует в форме выбрать год и организацию, для которой формируются заголовки дел.

Рис. 18 Разделы по структуре предприятия

Переименуем разделы: выделить раздел контекстное меню Изменить или F2 индекс раздела Администрирование замените на 01, Записать и закрыть (рис. 19).

Рис. 19 Переименование раздела

Перечень заголовков дел составляется ежегодно в конце года на следующий год, поэтому в программе 1С: Документооборот предусмотрена функция копирования номенклатуры дел в меню «Еще» панели действий команда «Скопировать номенклатуру дел» (рис. 20).

Рис. 20 Номенклатура дел в программе

Заголовки дел - это отдельные элементы справочника Номенклатура дел.

Создаем в программе заголовки дел по Чебоксарскому экономико-технологическому колледжу Минообразования Чувашии на текущий год (кнопка Создать в панели действий справочника Номенклатура дел). В карточке укажите наименование заголовка дела, его индекс, год учета, категорию и сроки хранения согласно заданию (рис. 21).

Рис. 21 Создание заголовков дела

Создаем в программе по одному делу (тому) для каждого заголовка дел.

Открываем справочник Дела: Документы и файлы> Дела (тома). Создаем новые дела (кнопка Создать на панели действий списка). В карточке дела указываем его «Наименование» (как ссылка на элемент номенклатуры дел), номер тома, период хранения документов в деле, количество листов и место хранения дела. Дата начала дела может быть не указана. В этом случае она автоматически заполнится датой первого документа, отнесенного к этому делу (тому). Поля «Организация» и «Подразделение» устанавливаются автоматически из «Номенклатуры дел» (рис. 22).



Рис. 22 Создание дела (тома)

Справочник «Вопросы деятельности» представляет собой перечень вопросов, входящих в компетенцию предприятия и его структурных подразделений. Состав и структура данного справочника определяются ответственным за НСИ в соответствии с инструкцией по делопроизводству предприятия.

Для каждого входящего, исходящего и внутреннего документа указывается вопрос деятельности и с помощью отчета получают количественные данные и информацию о составе документов по каждому вопросу.

В номенклатуре дел можно указать вопросы деятельности, документы, по которым должны храниться в деле.

Для реорганизации структуры используйте команду "Все действия - Переместить в группу" или используйте перетаскивание мышью.

Создаю вопросы деятельности в соответствии с (рис. 23).



Рис. 23 Создание вопроса деятельности

Создадим нового корреспондента, выберем раздел Документы и файлы> Корреспонденты> Создать (рис. 24).

Рис. 24 Создание корреспондента

Процесс Обработка входящего документа состоит из цепочки простых процессов Рассмотрение, Исполнение или Ознакомление и Поручение поместить в дело. Каждый из этих процессов формируется на основе шаблона, указанного в карточке составного процесса. Создаем письмо-запрос (рис. 25).



Рис. 25 Письмо-запрос

Открываем программу 1С: Документооборот под пользователем Тихонова В.В. Выбираем раздел Документы и файлы> Создать входящий документ. Оформляем карточку входящего документа в соответствии с (рис. 26).



Рис. 26 Создание входящего документа

Далее отправляем запрос на рассмотрение Ефимовой Л.Ф., пишем резолюцию (рис. 27).



Рис. 27 Отправка заяления на рассмотрение

Выбираем кнопку стартовать и закрыть.

Открываем программу 1С: Документооборот, Выбираем пользователя Ефимова Л.Ф. Нажимаем на кнопку Рассмотрено. Закрываем программу (рис. 28).

Рис. 28 Рассмотрение отправленного заявления

Открываем программу 1С: Документооборот. Выбираем пользователя Тихонова В.В. и отправляем запрос на исполнение Ефимовой Л.Ф. (рис. 29).

Рис. 29 Отправка на исполнение

Открываем программу 1С Документооборот. Выбираем пользователя Ефимова Л.Ф. Нажимаем на кнопку исполнено.

Выбираем раздел Документы и файлы> Документы и файлы> Создать Документ исходящий (рис. 30).



Рис. 30 Архивная справка

Открываем программу 1С: Документооборот. Выбираем пользователя Тихонова В.В. Создаем исходящее письмо (рис. 31).



Рис. 31 Создание исходящего документа

Далее отправляем на утверждение Устяку В.В. После утверждения зарегистрируем документ (рис. 32).



Рис. 32 Отправка на утверждение

Выбираем кнопку стартовать и закрыть.

Открываем программу 1С: Документооборот. Выбираем пользователя Устяк В.В. Нажимаем на кнопку Утверждено. Закрываем программу (рис. 33).

Рис. 33 Утверждение отправленного документа

Создать запись журнала передач можно прямо из карточки и списка документов при помощи команды Запись журнала передачи в меню Создать на основании.

При этом открывается карточка записи журнала передачи для данного документа (рис. 34).

Рис. 34 Запись журнала передачи

Выбираем кнопку записать и закрыть. Закрываем программу.

Для отображения всего процесса с документами выбираем Документы и файлы> Вопросы деятельности. Далее открываем документ. Выбираем Печать> Карточка документа> Печать. Закрываем программу (рис. 35, 36, 37, 38).



Рис. 35 Отображение процесса работы с документом

Рис. 36 Отображение процесса работы с документом



Рис. 37 Отображение процесса работы с документом

Рис. 38 Отображение процесса работы с документом



Рис. 39 Отображение процесса работы с документом

Таким образом, основные задачи рассмотрения запроса могут быть автоматизированы с помощью программы 1С: Документооборот ПРОФ. Программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С: Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль.

3.2 Рекомендации по совершенствованию процесса рассмотрения поступившего запроса

Программа 1С: Документооборот 8 ПРОФ служит для совместной работы сотрудников организации. Каждый сотрудник организации может войти в любое время под своим пользователем, рассмотреть задачи, которые к нему поступили и выполнить данные задачи. Пользователь может находясь в локальной сети или за пределами организации ознакомиться с любым документом и внести измение.

Программа «1С: Колледж ПРОФ» позволяет автоматизировать рабочее место директора и секретаря директора. В разделе «директор» также можно контролировать весь процесс работы по всему колледжу. Но в программе 1С: Документооборот 8 ПРОФ нет возможности проследить процесс работы с входящими документами, исходящими документами. Программа 1С: Документооборот 8 ПРОФ позволяет регистрировать все виды документов: входящие, внутренние, исходящие; прослеживать процесс всех задач: ознакомление, исполнение, рассмотрение, утверждение, а также автоматически регистрировать заголовки дел, номенклатуру дел организации.

Управление образовательным и воспитательным процессом в Чебоксарском экономико-технологическом колледже автоматизировано с помощью программного продукта «1С: Колледж ПРОФ» с 2014 года. Это позволило повысить эффективность работы сотрудников и сократить время на выполнение рутинных операций.

Для реализации основных делопроизводственных процессов в колледже как для секретаря, так и для архивариуса рекомендуется Чебоксарскому экономико-технологическому колледжу внедрить программу 1С: Документооборот 8 ПРОФ.

Заключение

На основании вышеизложенного можно констатировать, что цель, поставленная в начале работы и соответствующие ей задачи, были достигнуты в результате данного исследования. Ведомственный архив Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии - частица ведомственных архивов Чувашской Республики, в котором хранятся документы различных людей, связанных с историей нашей страны.

В Чебоксарском экономико-технологическом колледже документы, образующиеся в процессе деятельности колледжа, имеющие историческое, культурное, социальное и практическое значение, составляет государственную часть Архивного фонда Чувашской Республики, являются собственностью государства и подлежат передаче на постоянное хранение в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии. До передачи на постоянное хранение в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии эти документы временно, в пределах, установленных Законом Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. №3 «Об архивном деле в Чувашской Республике», хранятся в архиве колледжа.

Вся деятельность архива колледжа базируется на правовой основе. В своей работе архив колледжа руководствуется Федеральным Законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. № 3 «Об архивном деле в Чувашской Республике», Положением об архиве организации.

Архив колледжа комплектуется делами постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также по личному составу; описями дел, которые являются научно-справочным аппаратом и раскрывают состав и содержание документов архива.

В результате проделанной работы было изучено функционирование архива Чебоксарского экономико-технологического коллежа Минобразования Чувашии. Была собрана основная информация и изучены основные аспекты деятельности архива колледжа. Архив стабильно функционирует, придерживаясь Основных правил работы архивов организаций и архивного законодательства Чувашской Республики и Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов определяет состав документов, подлежащих хранению в архиве. После проведения экспертизы ценности документов дела должны быть преданы на хранение в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии. Экспертиза ценности документов колледжа проводится постоянно действующим органом - экспертной комиссией, которая создается приказом руководителя организации и состоит из наиболее квалифицированных специалистов под председательством заместителя директора. Передача дел в архив осуществляется по описи.

При формировании дел в архиве колледжа обязательно учитываются сроки хранения документов. Дела постоянного или долговременного хранения, а также дела по личному составу полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению.

Архив Чебоксарского экономико-технологического колледжа размещается в специально приспособленном для хранения документов помещений. Документы хранятся в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды. Помещение архива оборудовано в соответствии с правилами.

В ходе исследования проведен сравнительный анализ обращения граждан, который свидетельствует о том, что количество запросов за 2017 год превышает 2016.

Проанализированы количественные показатели использования архивных документов за 2016-2017 гг., которые представлены на рисунке 3, где видно, что количество запросов за 2017 год уменьшилось на 17, общее количество выданных справок и документов составило 139, из них 8 дел не возвращены. Так, за 2016 год было выдано 146 дел, из них 3 являются невозвращенными.

На основании итоговых данных сравнительного анализа, сделан вывод о том, что в 2017 году количество обращений увеличилось по сравнению с 2016 годом, который также показывает способность архива удовлетворять информационные потребности общества.

Практическая значимость исследования также состоит в рассмотрении поступившего запроса с помощью программы 1С: Документооборот ПРОФ, который позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль. Но управление образовательным и воспитательным процессом в Чебоксарском экономико-технологическом колледже автоматизировано с помощью программного продукта «1С: Колледж ПРОФ» с 2014 года. Для реализации основных делопроизводственных процессов в колледже как для секретаря, так и для архивариуса рекомендуется Чебоксарскому экономико-технологическому колледжу внедрить программу 1С: Документооборот ПРОФ.

Таким образом, архив Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии осуществляет сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в его деятельности.

Список использованных источников

1. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» / / Собрание законодательства РФ. 2006. № 19. Ст. 2060.

2. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

3. Закон Чувашской Республики от 30.03.2006 г. № 3 «Об архивном деле в Чувашской Республике».

4. Постановление Правительства Российской Федерации: № 754 от 22.09.2009 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».

5. ГОСТ Р 7.0.8 - 2013 СИБИД «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения».

6. Устав государственного автономного профессионального образовательного учреждения Чувашской Республики «Чебоксарский экономико-технологический колледж» Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики.

7. Положение «Об архивном фонде Российской Федерации» от 17.03.1994.

8. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии бюджетного образовательного учреждения Чувашской Республики среднего профессионального образования «Чебоксарский экономико-технологический колледж» Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики.

9. Основные правила работы архивов организаций, одобрен, решением коллегии Росархива от 06.02.2002 - М., 2002.

10. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН. М., 2007.

11. Аладин Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банковские технологии. 2012. - №7. С.57-59.

12. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: учеб. пособие / под ред. В.П. Козлова. М., 2013. С. 177 - 231.

13. Басаков М. И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебное пособие. Ростов-на-Дону: Феникс, 2012. 370 с.

14. Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования: в 2 ч. Ч. 2 / Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, А.П. Афанасьева, А.Е. Родионова под ред. Е.М. Буровой. М.: Издательский центр «Академия», 2016. 400 с.

15. Наумова О.А. Госархивы Вологодчины - краеведению // // Отечественные архивы. 2012. № 4.

16. 1С: Предприятие 8. Конфигурация Документооборот 8 ПРОФ (редакция 2.0) Руководство пользователя. Фирма 1С Москва, 2015.

17. Портал «Архивы Чувашии». http://www.archives21.ru

18. Официальный сайт Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии - http://www.chetk.ru

19. Информационно-правовой портал системы «ГАРАНТ» - http://www.garant.ru

20. Официальный сайт компании «Консультант Плюс» - http://www.consultant.ru

21. Официальный сайт БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии - http://www.gia.archives21.ru

22. Обзор систем электронного документооборота - http://www.ixbt.com.

23. Сайт СЭД Дело - http://www.eos.ru

24. Сайт СЭД 1С: Документооборот - http://1c.ru/

25. Сайт СЭД БОСС-РЕФЕРЕНТ - http://www.docva.ru.

26. Сайт СЭД DIRECTUM - http://rx.directum.ru.

27. Сайт СЭД Docs - www.docsvision.com.

28. Организация работы с документами - http://www.edou.ru

29. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив - http://mybiblioteka.ru

Размещено на Allbest.ru