Экспертиза ценности документов в системе государственной службы

Размещено на http://allbest.ru

Содержание

Введение

Глава 1. Становление и развитие экспертизы ценности документов

1.1 Зарождение экспертизы ценности документов

1.2 Экспертиза ценности документов в СССР

1.3 Экспертиза ценности документов в современной России

Глава 2. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

2.1 Понятие и назначение экспертизы ценности документов

2.2 Принципы и критерии ценности документов

Глава 3. Организация и проведение экспертизы ценности документов на базе воинской части внутренних войск МВД Российской Федерации

3.1 Организация проведения экспертизы ценности документов

3.2 Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов

Заключение

Список источников и литературы

Приложения

Введение

Экспертиза ценности документов - одно из важнейших направлений деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении тех документов, которые подлежат передаче на вечное хранение, и в формировании их в первичные комплексы по функциям, направлениям деятельности с учетом видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени и места составления, авторов и других признаков.

Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов. Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов.

Экспертиза ценности документов является важнейшей задачей работника сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных архивов документами. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного фонда организации. Экспертиза играет роль определенного «сита», через которое просеивается весь поток документов.

Именно в процессе экспертизы ценности решается ответственная задача отбора на постоянное хранение оптимального количества документов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения государственных архивов от материалов справочного, информационного значения, так как первоначальное желание организации, как правило, сохранить как можно больше документов. Затем со временем приходит понимание, что много хранить невозможно и нет необходимости. Поэтому вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием со стороны специалистов-документоведов.

Актуальность изучения данной темы обусловлена тем, что документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Например, информация о гражданах, их работе, учебе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всем протяжении жизни человека. И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов «с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев».

Целью данной дипломной работы изучение экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Для достижения цели были поставлены задачи:

- рассмотреть назначение экспертизы ценности документов;

- порядок и организация проведения экспертизы ценности документов;

- изучить и проанализировать проведение экспертизы ценности документов в воинской части внутренних войск МВД Российской Федерации.

Предмет данной работы - экспертиза ценности дел в делопроизводстве организации.

Объект исследования делопроизводство и экспертиза ценности документов в воинской части внутренних войск МВД Российской Федерации.

При написании работы был использован широкий круг источников литературы. В первую очередь - нормативная литература. В настоящее время вопросы экспертизы ценности регламентируются: Федеральным законом «Об Архивном деле в Российской ФедерацииФедеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ //Российская газета, 27 октября 2004 г.;, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. (утверждены Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г № 477) ; Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятияПриказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 "Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия", Основными правилами работы архивов организацийОсновные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 с изменениями (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федераций от 16 февраля 2009 г. № 68, зарегистрированным в Минюсте РФ 05.05.2009, регистрационный № 13893). и Перечнями документов с указанием сроков хранения Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М., 2000.

В ходе работы над дипломной работой мной также были изучены и проанализированы работы известных отечественных документоведов и архивистовтаких, как В.А. Кузнецова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина, Вовкотруба О.В., Фионовой Л.Р., Балюлиной Е.В., Быковой Т.А. и др.

В издании В.И.Андреевой «Делопроизводство: организация и ведение»Андреева В.И Делопроизводство: организация и ведение. 2-е изд. - М.,2008 рассматривается систематизация документов, экспертиза ценности, даны образцы видов документов используемых в экспертизе ценности документов. В учебном пособии Вовкотруба О.В., Фионовой Л.Р. «Архивоведение»Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. Учебное пособие. -- Пенза: Изд-во ПГУ, 2005 рассматриваются современные принципы и критерии экспертизы ценности документов.

Истории становления и развития экспертизы ценности документов в России посвящены работы С.И. ЦеменковойЦеменкова С.И. Экспертиза ценности документов в России и на Урале в XIX - начале XX вв.//Известия Уральского государственного университета. Гуманитарные науки. №1, 2010. С.175 -189. и Е.М. Буровой. Бурова Е.М. История и современные тенденции развития экспертизы ценности документов. М., 1985.

При написании дипломной работы были использованы публикации в журналах «Секретарское дело», «Отечественные архивы», «Делопроизводство». В этих специализированных периодических изданиях регулярно освещаются вопросы архивного хранения документов и экспертизы их ценности.

Таким образом, можно констатировать, что мы имеем достаточное количество источников и литературы, касающихся интересующей нас темы.

Дополнительными источниками для написания работы стало также Положение об экспертной комиссии ФГУ «Государственный медицинский центр «Резерв» Федерального медико-биологического агентства и номенклатура дел этого учреждения Воинской части внутренних войск МВД Российской Федерации.

В соответствии с поставленными задачами, данная работа состоит из введения, 3 глав, заключения, списка использованной литературы, а также приложений.

Глава 1. Становление и развитие экспертизы ценности документов

1.1 Зарождение экспертизы ценности документов

Проблема сохранения документов, законченных делопроизводством, возникла еще в период древнерусского государства. Однако в этот период еще рано говорить об экспертизе ценности документов как таковой. Отбор документов происходил по политическим или экономическим мотивам. Большое достижение делопроизводства этого периода - это мысль о необходимости сохранения документов, законченных делопроизводством. В рассмотренный период отсутствовали какие-либо единые требования к отбору документов после окончания их делопроизводством.

В ХVШ в. преобразования в системе государственного аппарата привели к существенным изменениям в области архивного дела, которые прослеживались по двум направлениям: создание архивов при новых высших, центральных и местных учреждениях и устройство фондов упраздненных учреждений, а также документации действующих учреждений, потерявших справочное значение. В результате этих преобразований архивы отделились от канцелярии и превратились в самостоятельные структурные части учреждений, что было закреплено юридически в Генеральном регламенте 1720 г. Архивам посвящена 44-я глава "Генерального регламента".

В соответствии с этим документом, мировой практике предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих документов в архивы по истечении определенного срока. Для дел, потерявших практическую ценность, он устанавливался в три года. Что касается материалов, необходимых для нормальной деятельности учреждения, то для них конкретных сроков не существовало. Видимо, их надо было передавать в архив после того, как документы теряли справочное значение.Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. Учебное пособие. -- Пенза, 2005. С. 14 В тоже время следует отметить, с что ни о каких критериях отбора документов в архив, а тем более об экспертизе ценности документов, ни в каких нормативных актах того периода не упоминается. Принято было хранить все документы производимые канцеляриями. Специальному уничтожению никакие бумаги не подлежали. Уничтожали их, по выражению известного архивиста XIX века Д.Я. Самоквасова - «время и тлен».

Появление экспертизы ценности документов принято относить ко второй четверти XIX века и связывать с министерским делопроизводством.

Бурный рост бюрократического аппарата с начала этого века способствовал созданию сложной многоступенчатой системы делопроизводства. Это привело к резкому увеличению объемов документооборота и вскоре бумаги огромным потоком устремились в архивы. Площадей для архивного хранения стало катастрофически не хватать, и эта проблема остро требовала решения.

И решение было найдено - разрешены “разборки решенных дел” с целью уничтожения “ненужных бумаг”. Этот вид деятельности условно можно назвать «экспертизой ценности документов» того времени и проводилась эта работа, исключительно, в утилитарных целях по мере накопления документов.

Документы, не потерявшие практического значения для деятельности учреждений, сохранялись, остальное уничтожалось, и тем самым освобождалось место для текущей документации.

Толчком к проведению такой экспертизы послужило разрешение верховной власти на уничтожение документов, которые «уже не заключают в себе никакой важности и не нужны для будущего времени».Цеменкова С.И. Экспертиза ценности документов в России и на Урале в XIX - начале XX вв.//Известия Уральского государственного университета. Гуманитарные науки. №1, 2010. С.176 Это указание Николай I вместе с Особой инструкцией, утвержденной им в 1830 г. дал сенатору Ману, председателю комиссии по разбору Государственного архива старых дел и Сенатского архива.

Порядок определения ценности документов, выявления категорий документов, имеющих практическую ценность и справочный характер, а также сроки их хранения устанавливались специальными правилами и инструкциями в каждом центральном ведомстве (министерстве) и утверждались верховной властью. Впервые такие правила - «О порядке разбора и уничтожения решенных дел» были разработаны в 1836 г. в Военном министерстве.Цеменкова С.И. Экспертиза ценности документов в России и на Урале в XIX - начале XX вв.//Известия Уральского государственного университета. Гуманитарные науки. №1, 2010. С. 176

Таким образом, каждое ведомство имело свои “Правила». Единых критериев оценки документов, обязательных для архивов всех учреждений, в дореволюционной России не было. Узковедомственный подход к разрешению вопросов экспертизы вел к большим расхождениям в определении ценности документов. В результате многие по-настоящему ценные для потомков документы, но не представлявшие интереса для ведомства, уничтожались.

Ведомства приступили к разработке правил хранения и уничтожения «решенных дел», когда «помещения канцелярий действующих учреждений до того переполнились деловыми бумагами нового времени, что трудно было размещаться канцелярским чиновникам, а передвигать устаревшие делопроизводства в свободные подвалы, на чердаки, в башни, сараи было невозможно, потому что таких помещений уже недоставало» Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России / М.П. Илюшенко.- М.: РГГУ, 1993..

Между тем, следует отметить, что к середине ХIX века относится и появление первых перечней документов со сроками хранения.

Все ведомства делили свои документы на три разряда: дела, не подлежащие хранению в архиве, дела временного и дела постоянного хранения. Главным недостатком ведомственных перечней XIX века был полный разнобой и произвол ведомств в отнесении дел к какой-либо категории - в разных министерствах судьба одних и тех же категорий дел решалась порою противоположно.

В середине XIX века вопросами экспертизы ценности активно занимался Н.В.Калачов. Калачов выступал резко против бездумного уничтожения документов. Он предложил создать комиссии для отбора документов. В первой половине XIX века экспертиза ценности рассматривалась в основном как средство определения практического и справочного значения материалов.

О научной ценности источников вопрос поднимался лишь в единичных случаях. Калачов впервые сформулировал две основные задачи экспертизы ценности: выяснение справочного значения материалов в текущих архивах и научного значения в исторических. Для более верного определения исторической значимости документов Калачов предлагал включать в разборочные комиссии местных краеведов. Сама идея Калачова о создании комиссий для отбора документов предназначенных для хранения была прогрессивной.

С их помощью привлекались силы общественности к разработке местных материалов, которые были необходимы для изучения многих важных вопросов. Однако, отсутствие определенных критериев для отбора документов, малая заинтересованность большинства учреждений в подобной деятельности редко приводила к желаемым результатам. В целом деятельность Калачова была важной вехой в развитии экспертизы ценности документов. Однако, как отмечают современные исследователи, в пылу полемики Калачов порой терял чувство реального.

Например, нельзя признать обоснованным его требование при проведении экспертизы просматривать единицу хранения «от листа до листа». Спорен тезис Калачова о том, что нельзя уничтожать секретные материалы. В них, как известно, было немало бумаг, не имеющих ни научной, ни практической ценности. В тоже время представляют интерес его рекомендация не уничтожать документы, не подлежащие хранению, а продавать их с публичных торгов, так как эти материалы все таки «нельзя признать бесполезными и в ученом отношении вполне негодными». Обоснованно его мнение о том, что дублетные источники вместо уничтожения целесообразно передавать в библиотеки и другие хранилища.

Важное значение имел тезис, что материалы нельзя уничтожать до их сдачи в архивы. Основываясь именно на нем, в период с 1875 г. по 1885 г. удалось временно приостановить уничтожение источников ведомствами. Описание дел в это время достигло определенных успехов. У законченных делопроизводством комплексов материалов справочники (описи и алфавиты) порой отсутствовали или были выполнены очень примитивно, не раскрывали содержание источников, часто содержали ошибки и описки. Хаотическое состояние материалов и низкий уровень справочного аппарата затрудняли дальнейшую работу с данными источниками и приводили к ошибкам в оценке ценности материалов.

После смерти Н.В.Калачова в 1885 г. уничтожение документов возобновилось. Это сильно обеспокоило историческую общественность. Московское Археологическое общество в 1898 г. поручило Д.Я.Самоквасову, видному археологу и историку русского права заняться этим вопросом. Д.Я.Самоквасов, настаивая на прекращении уничтожения документов, подчеркивал их научную, практическую и политическую ценность. Он негативно оценивал деятельность Археологического института и губернских ученых архивных комиссий.

Губернские ученые архивные комиссии не могли спасти от уничтожения ценные документы. Не хватало помещений для собираемых материалов. Образовательный уровень членов комиссий был невысок, они не несли ответственности за уничтожаемые документы, что объяснялось отсутствием руководящего и контролирующего архивного органа.

1.2 Экспертиза ценности документов в СССР

После Великой Октябрьской социалистической революции неизмеримо возросло значение экспертизы. С изданием ленинского декрета “О реорганизации централизации архивного дела” от 1 июня 1918года, экспертиза ценности документов приобрела общегосударственное значение. Было обращено серьезное внимание на разработку теории и практики экспертизы, результатом чего явилась единая методика определения ценности документовВовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. Учебное пособие. -- Пенза, 2005. С. 27.

31 марта 1919 года был подписан Декрет «О хранении и уничтожении архивных дел». В нем говорилось, что «все оконченные дела советских учреждений, профессиональных и кооперативных союзов сохраняются в них не более пяти лет». После этого поступают в соответствующие архивные отделения в качестве исторического материала.

Декрет предусматривал создание централизованной системы организации разбора и выделения к уничтожению дел. При архивных управлениях создавались проверочные комиссии, на рассмотрение которых предоставлялись описи дел, намеченные к уничтожению. Декрет также давал указания, какие документы могут быть уничтожены, а какие должны быть отобраны для постоянного хранения.

Таким образом, Декрет решал ряд назревших вопросов, в первую очередь в области экспертизы ценности документов:

1) установлен срок хранения документов в учреждениях.

2) учреждениям запрещалось уничтожать какие-либо документы без санкции Главархива.

3) Создана система государственных экспертных органов: разборочно -проверочные комиссии Главархива.

В 20-30-е годы были сформулированы критерии ценности документов, получили общее признание два метода оценки документов (непосредственная оценка и оценка по перечням), была введена система экспертных органов (почти без изменения дошедшая до нашего времени) и сложилась определённая организация работы по поведению экспертизы.

К 1925 году уже имелся список материалов, подлежащих или не подлежащих хранению. Однако он был слишком длинным и не помещался в одном законодательном акте. Тогда было высказано требование о подготовке специальных справочников (перечней) с указанием категорий дел временного, постоянного хранения и не подлежащих хранению силами каждого ведомства и учреждения. (Положение «О сдаче архивных материалов Центрархиву РСФСР и порядке их отбора для хранения и уничтожения»)Положение о сдаче архивных материалов Центрархиву и о порядке их отбора для
хранения и уничтожения, утвержденные Центрархивом РСФСР 12 июля 1925 // Основные декреты и постановления Советского правительства по архивному делу 1918-1982 гг. М., 1985. С. 34-37.. Положение ВЦИК и СНК РСФСР от 29 января 1929 года «Об архивном управлении РСФСР»Положение ВЦИК и СНК РСФСР от 29 января 1929 года «Об архивном управлении РСФСР»//Основные декреты и постановления Советского правительства по архивному делу 1918-1982 гг. М., 1985. С. 46-49. обязало все учреждения, предприятия и организации приступить к составлению перечней дел с указанием сроков их хранения. Перечни могли составлять центральные органы управления (наркоматы) для всех учреждений (включая низовые), входящих в систему этого органа.

Макулатурная кампания, проводившаяся в связи с бумажным кризисом конца 1920-х годов, помешала выполнению этого постановления. Современные исследователи отрицательно оценивают данный период: «например, большой урон Архивный фонд страны понес в период так называемой «макулатурной кампании» 1927-1929 годов, когда архивы едва не были принесены в жертву индустриализации и бумажной промышленности, испытывавшей сырьевой кризис»Алексеева Е. В. Описание документов и дел - основа создания системы научно-справочного аппарата архива организации / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова, Г. А. Осичкина // Делопроизводство, 2004. - N 1.

Работа по созданию ведомственных перечней возобновилась во второй половине 1930-х годов. В 1930-40-е годы было издано более 80-ти ведомственных перечней.

Однако они были немногим лучше своих предшественников XIX века. Разнобой в сроках хранения однородных материалов разных ведомств так и не удалось преодолеть.

Наиболее информативными, пожалуй, были лишь два документа - «Перечень материалов денежно-материальной отчетности второстепенного значения и материалов массового трафаретного характера, подлежащих выделению без утверждения архивных органов» 1938 г. Там же. и «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности народных комиссариатов и других учреждений, организаций и предприятий Союза ССР с указанием срока хранения материалов» 1943 года.Алексеева Е. В. Описание документов и дел - основа создания системы научно-справочного аппарата архива организации / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова, Г. А. Осичкина // Делопроизводство, 2004. - N 1

Середина 1950-х гг. характеризуется усилением роли перечней документов в экспертизе ценности документов. В течение 1950 - 1980-х гг. завершается формирование теории экспертизы ценности, складывается система критериев, широко применяются типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения. Проведение экспертизы ценности документов перемещается в ведомства. Среди перечней этого периода следует отметить:

- «Примерный перечень типовых документальных материалов, хранящихся в районных (городских) государственных архивах и образующихся в деятельности районных, городских, поселковых и сельских учреждений, предприятий и организаций Союза ССР с указанием сроков хранения материалов» 1955 г.;

- «Примерный перечень технических документальных материалов с указанием сроков и мест хранения» 1956 г.;

- «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов» 1957 г.

- Четыре выпуска «Перечня документальных материалов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» 1965-69 гг.:

Вып.1. Типовые категории документальных материалов,

Вып. 2. Вопросы народного хозяйства,

Вып 3. Вопросы народного образования, здравоохранения, социального обеспечения, торговли и коммунального хозяйства

Вып. 4. Вопросы культуры;

- Сводный «Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» 1973 г.Алексеева Е. В. Описание документов и дел - основа создания системы научно-справочного аппарата архива организации / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова, Г. А. Осичкина // Делопроизводство, 2004. - N 1

Что касается процесса выработки критериев оценки документов в советском делопроизводстве, то его можно разделить на следующие этапы:

1) 1918 - 1957 гг. - формулирование основных признаков оценки документов;

2) 1958 г. - до конца 60-х годов - уточнение, дополнение критериев, сформулированных К.Г. Митяевым;

3) 70-е - до начала 90-х годов - сложилась, развивается система трех групп критериев: происхождения, содержания, внешних особенностей.

1.3 Экспертиза ценности документов в современной России

Произошедшие после 1991 года перемены коснулись всех сторон жизни общества, сфер деятельности, затронули и экспертизу ценности документов. Многие ее положения потребовали пересмотра.

Теория экспертизы ценности и ранее строилась на достаточно объективной основе, но, как и другие гуманитарные теории, была излишне идеологизирована (классовый подход, главное внимание госаппарату и т.д.).

После 1991 года излишняя идеологизация снимается, учитывается новое государственное управление, новая экономика, многопартийность и др. Как следствие, происходят изменение состава документов, концентрации информации в определенных документах и определенных фондах учреждений, организаций, предприятий.

Отсюда - изменение источниковкомплектования архивных учреждений и изменение в отборе документов на хранение.

Перестройка экономики, разные формы собственности, отказ от жесткой централизации управления стали базой изменения организационно-правовых форм организаций и предприятий (их видов), ведомственной системы управления (только госсектор), понимания отрасли (не совпадает с ведомственной системой, включает организации разных форм собственности), роли и места организаций в системе управления и их уровня в связи с расширением прав местных органов.

Изменились связи управления: большее развитие получили горизонтальные связи, вертикальные - менее централизованы; расширились связи с поставщиками и потребителями продукции, которые превратились в организации-партнеры или посредников. Как результат - изменение характера и объема традиционных функций, возникновение новых, например, маркетинга, который объединил прогнозирование, планирование, снабжение, сбыт продукции.

Основные функции управления все больше переходят к самим госпредприятиям и осуществляются только самими предприятиями негосударственной формы собственности.

Исчезновение отраслевых вертикалей управления вызвало возрастание значения документа как исторического источника в каждом звене управления. Меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе. Все более широкое распространение получают новые формы документирования, компьютерные технологии и т.д.

Все это приводит к изменению системы документирования деятельности учреждений, организаций, предприятий, а, следовательно, и оценки документов, образующихся в результате данной деятельности.

Созданная до 90-х годов нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов в основном утратила свое значение.

В основе оценки документов должен был лежать принцип историзма, как универсальный общенаучный принцип, т.е. принцип подхода к действительности как изменяющейся во времени, развивающейся. Если рассматривали его с такой точки зрения, то он включал в себя все ранее применявшиеся принципы (всесторонность, комплексность, историзм, партийность) и совпадал с научной объективностью.

В то же время сохранялись принципы всесторонности и комплексности. Принцип всесторонности совпадал с общенаучным принципом целостности, а принцип комплексности - с принципом системности.

Принцип партийности потерял свое значение, как с теоретической, так и с практической точек зрения.

Применяемые в архивоведении подходы (источниковедческий, функциональный, информационный) сохранили свое значение. Более широкое применение нашли выборочные методы и методы социологии.

Основные критерии оценки документов представляли собой в целом сложившуюся и апробированную систему, но интерпретация их определенным образом изменилась. В тот момент представлялось возможным применение следующих групп критериев:

- происхождения (функционально-целевое назначение учреждения, организации, предприятия, время и место образования документов);

- содержания (значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, его вид и подлинность);

- внешних особенностей (форма передачи содержания, удостоверения, оформления документа, физическое состояние документа, степень полноты сохранности фонда).

К изучению вопросов отбора на хранение документов негосударственных организаций приступили практически сразу же в момент их появления. Еще в 1991 г. началось исследование темы: «Отбор на государственное хранение документов, образующихся в деятельности организаций и предприятий нового типа» - теперь «негосударственных организаций».

В 1993 г. изданы методические рекомендации «Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов».Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов, методические рекомендации (одобрены ЦЭПК Роскомархива 18 .11. 1992)

Вопросы экспертизы ценности документов нашли свое отражение в первом российском законе об архивном деле - «Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», Постановление Верховного Совета Российской Федерации от 7 июля 1993 года N 5342-I "О порядке введения в действие Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" а также в ряде других документах: Положении об Архивном фонде Российской Федерации (1994)Указ Президента РФ от 17 марта 1994 г. N 552 "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации" (с изм. и доп. от 1 апреля 1996 г., 1 декабря 1998 г.), нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела В 1995 г. было утверждено «Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации» Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 №2, в 2002 г. «Основные правила работы архивов организаций»Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. .

Современный этап развития экспертизы ценности документов начинается с принятия в 2004 г федерального закона №124 « Об архивном деле в Российской Федерации». Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Глава 2. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

2.1 Понятие и назначение экспертизы ценности документов

Ценность документа - это информационные возможности документа, обусловленные его историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением. Теория ценностных приоритетов - основа теории оценки и отбора документов на хранение, т.е. выбора приоритета более ценного перед менее ценным.

Ценность не зависит от спроса конкретных потребителей, но должна отвечать информационным потребностям общества.

Постулат приоритета более ценных перед менее ценными документами в течение последних двадцати лет подтверждался в ходе исследования разных аспектов проблемы ценности: значимости документов с точки зрения отраженных в них фактов, значимости документов для оперативного управления и для общества как исторических источников, значимости документов в свете теории отражения и в свете положений теории информации, а также с точки зрения социальной памяти общества.

Ценность различных документов как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна.

Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи.

Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет.

Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей.

Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т.д.

Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации.

Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов - это, во-первых, создание условий для использования их самой организацией в справочных целях и, во-вторых, пополнение Архивного фонда Российской Федерации документами, имеющими важное научно-историческое значение.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

- экспертизу ценности документов для определения возможности их практического и научного использования;

- оформление дел;

- составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

- обеспечение их сохранности;

- передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критерием их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первый этап. Оценка документов с целью определения возможных сроков хранения различных категорий дел. Эта работа проводится еще до заведения дел. Результаты экспертизы находят отражение в номенклатуре дел, которая составляется в организации на будущий год.

Второй этап. Проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или к сдаче в архив организации. На этом этапе осуществляется отбор документов и дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения включая документы по личному составу, и их подготовка для передачи в ведомственный архив (архив организации). Документы временного хранения, сроки хранения которых истекли, отбираются к уничтожению.

Третий этап. Снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива организации в государственный архив (если организация является источником комплектования государственного архива), а также отбираются к уничтожению дела длительного (свыше 10 лет) хранения, сроки хранения которых истекли (в том числе и дела по личному составу).

Экспертиза ценности документов проводится по мере поступления дел от структурных подразделений, а также при необходимости упорядочения документов и дел.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. Изд. 3-е, исправленное и доп. - М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2001, с.201.:

1. Основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению.

2. Оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. Изд. 3-е, исправленное и доп. - М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2001, с.204..

3. Документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится в организации долговременно.

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов наиболее полно характеризующих основную деятельность организации: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д. Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Уч. пособие. - М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 2004, с.112.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен.

Однако, если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, его также следует оставить на хранение.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Основные Перечнем сегодня является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

- отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

- отбор документов на временное хранение, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

- установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности документов осуществляется:

- в делопроизводстве организации;

- в ведомственном архиве;

- в государственном архиве как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.

Оценка документов в делопроизводстве учреждения проводится при:

- составлении номенклатур дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;

- регистрации поступающих в организацию документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу с обозначенным сроком хранения);

- направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь);

- проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);

- подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией организации).

Необходимо подчеркнуть, что базовые положения оценки и отбора документов заключаются в том, что их ценность определяется независимо от формы собственности, к которой принадлежит организация -фондообразователь, на общих принципах и критериях.

В ведомственном архиве экспертиза ценности проводится при подготовке дел к передаче на постоянное хранение и при выделении к уничтожению дел, срок хранения которых истек. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов.

Экспертиза ценности документов в ведомственном архиве производится под методическим руководством государственного или муниципального архива.

Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства в организации создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.

Экспертные комиссии являются совещательным органом, их решения утверждаются руководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами Касьянова Г.Ю. Делопроизводство и другие аспекты работы секретаря. - М.: АБАК, 2011.

Основные задачи экспертной комиссии:

- рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

- организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

- рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

2.2 Принципы и критерии экспертизы ценности документов

Для успешного проведения экспертизы ценности необходимо пользоваться критериями ценности документов. Критериев таких много.

Одни из них -- главные, другие -- вспомогательные, но применяются они в совокупности. В этом -- одно из проявлений принципа всесторонности и комплексности оценки.

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Принцип историзма, который требует рассматривать любое явление в процессе развития и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений и т.п.

Принцип всесторонности при экспертизе требует изучения и оценки документов с учетом их внутренних и внешних особенностей, то есть требует многоаспектного изучения каждого документа.

Принцип комплексной оценки документов довольно широко применяется в экспертизе. Документы оцениваются не как единичный факт, не изолированно, не в отрыве друг от друга, а в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми.

На основе данных принципов сложилась система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется степень ценности документов Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. Учебное пособие. - Пенза 2003. С.77.

Система делится на три группы комплексно применяемых критериев: происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся:

- роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;

- значение физического лица в жизни общества;

- время и место образования документа.

К критериям содержания:

- значимость события (явления), отраженного в документе;

- значение имеющейся в документе информации;

- повторение информации документа в других документах;

- вид документа;

- подлинность документа.

К критериям внешних особенностей документов:

- форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа;

- физическое состояние документа;

- подлинность документа.

Теперь рассмотрим основные критерии, в наибольшей степени обеспечивающие экспертизу ценности документов на первом и втором этапах ее проведения.

Так как экспертиза ценности в делопроизводстве проводится не архивистами, которые оценивают документы с позиций историков, источниковедов и др., а документоведами и специалистами экономической, социально-культурной и других сфер деятельности, то основной посылкой должна быть большая степень формализации экспертизы на основе внешних признаков документов.

Одним из ведущих критериев, определяющим должны или не должны документы данной организации подлежать постоянному хранению, является первый критерий из группы критериев происхождения.

На его основе определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на постоянное хранение в полном объеме (имеется в виду ценная документация этих организаций), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступает на вечное хранение. При этом учитывают значение деятельности организации для развития отрасли, ее место в ведомственной системе.

На этих этапах экспертизы могут применяться и такие критерии, как время и место образования документов. Эти два критерия взаимосвязаны. В деятельности каждой организации есть периоды, имеющие большое значение. Это периоды организации и реорганизации (с изменением функций), выполнение особых заданий и т.п. Документы за этот период требуют повышенного внимания при их оценке, и на постоянное хранение их отбирается большее количество, чем в обычные годы. Важную роль играет и место создания источников.

Большую роль при проведении экспертизы в делопроизводстве играет критерий вида документа. Этот критерий значительно облегчает ориентирование на ценные источники.

Однако даже в таком виде документов, как приказы, могут быть отражены как основные, так и второстепенные функции учреждения. Более того, даже в рамках основных функций может быть отражен незначительный вопрос. Таким образом, критерий вида документа должен применяться в сочетании с критерием значения информации (имея в виду в первую очередь ее содержательную сторону).

В делопроизводстве всегда учитываются критерии юридической достоверности документа и наличие резолюций, пометок. Причем, резолюции, пометки рассматривать можно в двух аспектах: во-первых, оценивать их содержание, смысловую нагрузку, во-вторых, оценивать их авторство, как ранее считалось - автографичность.

Критерий подлинности документа имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на постоянное хранение.

При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа. Критерий подлинности дополняет критерий значения информации документа. Подлинник подлежит первоочередному приему на хранение. Однако возникла новая проблема: широкое внедрение ЭВТ привело к появлению аутентичных документов, т.е. экземпляров подлинника, которых может быть сколь угодно много (распечатка практически не ограничена).

Отбор лучшего по качеству документа производится на основании критерием внешних особенностей. О юридической базе решения этой проблемы можно говорить с появлением Закона РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации» (ныне действует Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г.) Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

На основе критерия значения имеющейся в документе информации документацию современных учреждений делят на три группы:

- документы, отражающие основные направления деятельности организации,

- с постоянным сроком хранения;

- документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно;

- документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения - 75 лет по заключению ЭПК.

Критерий повторяемости информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.

В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации.

Документы, на основании которых были созданы новые документы, являются источником первичной информации.

Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы: