Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Для отражения материальной и духовной жизни общества существует исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, которые образуют Архивный фонд Российской Федерации. Архивные документы представляют собой материальные носители с зафиксированной на них информацией, которые имеют реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

Наиболее ценная часть Архивного фонда Российской Федерации объемом около 41,0 млн. единиц хранения сконцентрирована в 14 федеральных архивах. Свыше 129 млн. единиц хранения Архивного фонда Российской Федерации хранится в 201 государственном архиве субъектов Российской Федерации и более 43,0 млн. единиц хранения - в 2,5 тыс. муниципальных архивах.

Основными задачами, стоящими перед Архивным отделом города Братска являются:

Реализация государственной политики в сфере архивного дела на территории города.

Осуществление правового регулирования архивного дела в городе Братске.

Контроль за соблюдением законодательства города Братска об Архивном фонде города и архивах.

Организация комплектования, хранения, учета и использования архивных фондов и архивных документов, находящихся в собственности города.

Ведение государственного учета документов Архивного фонда города Братска.

Актуальность выбранной темы объясняется тем, что архивные документы, представляя материальную и духовную жизнь общества, имея историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являются одним из символов российской государственности, отражают правовые и организационные основы ее становления и развития. Архивные документы содержат сведения по политической истории страны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющих Россию народов и народностей.

Объект исследования является система организации архивной деятельности в муниципальном образовании администрации города Братска.

Предмет исследования выступает оптимизация архивного дела в архивном отделе администрации города Братска.

Целью дипломной работы является оптимизация для совершенствования процесса автоматизации учета документов архивного фонда в муниципальном образовании. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть архивное дело на государственном и муниципальном уровне;

- рассмотреть формирование дел и передачу их в государственные и муниципальные архивы;

- проанализировать использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах;

- рассмотреть осуществление архивной деятельности в муниципальном образовании администрации города Братска;

- рассмотреть общую характеристику архивного отдела муниципального образования города Братска;

- изучить структуру архивного отдела;

- провести анализ организации архивного дела;

- рассмотреть создание автоматизированных архивных технологий в архивном отделе администрации города Братска.

Степень изученности. Теоретической базой исследования послужили труды по делопроизводству авторов Андреевой В.И., Анисимова В.М., Богатырёва Р.Х., Епатьевой А.В., труды по архивоведению авторов Крайской З.В., Магидова В.М., Авраменко Т.Ф., Кондакова И.А., Тельчарова А.Д.

Источниковой базой исследования послужили статистические материалы Государственного комитета статистики Российской Федерации, данные собранные автором во время преддипломной практики в архивном отделе администрации города Братска, действующая нормативно-правовая база об архивном деле и Архивном фонде Российской Федерации, Постановления Правительства Российской Федерации, Приказы Российского архива, Постановления администрации муниципального образования города Братска и иные нормативно-правовые акты Российской Федерации.

Теоретическая значимость дипломного проекта заключается в том, что оно позволяет систематизировать уже имеющуюся информацию об организации архивного дела на уровне муниципалитета, а также углубить ее.

Практическая значимость. Отдельные положения могут быть использованы в организации автоматизации учета документов архивного дела и документооборота в муниципальном образовании администрации города Братска.

1. СОДЕРЖАНИЕ АРХИВНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА НА ГОСУДАРСТВЕННОМ И МУНИЦИПАЛЬНОМ УРОВНЕ

1.1 Федеральное архивное агентство, государственный и муниципальные архивы

Архивный фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. Документы Архивного фонда Российской Федерации являются одним из символов российской государственности, отражают правовые и организационные основы ее становления и развития, содержат сведения по политической истории страны, истории ее экономики, наук и, культуры, социального развития населяющих Россию народов и народностей [5].

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документации, кино-, фото-, видео- и фотодокументы, электронные и телеметрические документы, переписи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

По данным последней паспортизации объем Архивного фонда Российской Федерации составляет свыше 600,0 млн. единиц хранения на различных носителях [13].

Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в области архивного дела. Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Федеральное архивное агентство осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской федерации, органами местного самоуправления, общественными и иными организациями.

Основными задачами Федерального архивного агентства являются:

- оказание государственных услуг в области архивного дела;

- государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

- обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Федеральному архивному агентству непосредственно подчиняются 15 федеральных государственных архивов, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и 2 обслуживающие организации [11].

Федеральное архивное агентство организует координацию деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов, а также вправе оказывать методическую помощь органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации, государственным и муниципальным архивам [8].

В настоящее время в Российской Федерации свою деятельность осуществляют 88 уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в том числе 83 самостоятельных органа управления архивным делом, которым подчиняются 211 государственных архивов и центров документации.

К органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации относятся:

1. Республики Российской Федерации.

2. Края Российской Федерации.

3. Области Российской Федерации.

4. Города федерального значения.

5. Автономные образования.

Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов [5].

Органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов и городских округов осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» [15].

1.2 Формирование дел и передача их в государственные и муниципальные архивы

1. Номенклатура дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел структурных подразделений государственного органа с указанием сроков их хранения по установленной форме.

Номенклатура дел предназначается для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения, она также используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

В архиве государственного органа номенклатура может использоваться для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Сводная номенклатура дел федерального министерства, федеральной службы, федерального агентства или иного государственного органа, как правило, составляется подразделением документационного обеспечения управления на основе номенклатуры дел структурных подразделений, предлагаемой ими в качестве предложений в сводную номенклатуру.

Сводная номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в конце текущего года, предварительно рассматривается на заседании экспертной комиссии (ЦЭК, ЭК) государственного органа, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (архива субъекта Российской Федерации) и утверждается организационно-распорядительным актом государственного органа.

Внесение изменений в сводную номенклатуру дел осуществляется в аналогичном порядке.

При подготовке номенклатуры дел обычно используются положение о государственном органе и его структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе, перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатура дел государственного органа за предыдущие годы. Также изучаются документы, образующиеся в деятельности государственного органа, их виды и состав.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы государственного органа, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, а также заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП».

Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, названиями разделов которой являются официальные наименования структурных подразделений государственного органа (центрального аппарата). Последовательность разделов определяется в соответствии с утвержденной структурой государственного органа.

В графе 1 номенклатуры дел помещаются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в государственном органе составного четырехзначного (два двухзначных номера, через тире) цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в соответствующем разделе сводной номенклатуры. Поэтому в каждом разделе сводной номенклатуры дел (или номенклатуры дел конкретного подразделения государственного органа) первые две цифры индекса будут постоянными, а две последующие цифры производят нарастающим итогом последовательную нумерацию дел в разделе номенклатуры. Четырехзначные индексы дел обозначаются арабскими цифрами, недостающие знаки заполняются нулями. Например: 12-05, где 12 - цифровое обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в соответствующем разделе номенклатуры. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений [22, С. 255].

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Например: «Законодательные акты Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных министерств, федеральных служб, федеральных агентств; документы (заключения, справки и др.) по их выполнению».

Расположение заголовков дел номенклатуры внутри каждого раздела имеет свою иерархию, которая определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале каждого раздела располагаются заголовки дел, содержащие законодательные акты и акты управления высших органов, затем организационно-распорядительные акты государственного органа, плановые и отчетные документы, переписка и иные документы. Например: «Законодательные акты, нормативные правовые акты Президента Российской Федерации, законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, органов местного самоуправления»; «Приказы, распоряжения Министерства юстиции России по основной деятельности. Копии».

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов (отчеты территориальных подразделений государственных органов, личные дела государственных служащих).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела и состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

1. Наименование документов, помещаемых в дело (переписка, справки к заседаниям коллегии, протоколы, приказы и т.д.).

Название государственного органа, структурного подразделения;

Краткое содержание документов дела.

Название адресата, которому будут направлены или от которого будут получены документы, помещаемые в дело.

Название территории, с которой связано содержание документов дела.

Даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела.

Не рекомендуется употребление в заголовках дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указывается их вид.

Например: «Документы, представляемые структурными подразделениями руководству (доклады, обзоры, сводки, справки)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу: «Документы к протоколам заседания коллегии Министерства юстиции России».

В заголовках дел с перепиской указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, конкретный адресат, если переписка ведется только с ним («Переписка с ОАО «Росгосстрах» о страховании зданий»), однородные корреспонденты не перечисляются, а указывается их общее видовое название («Переписка с филиалами организации об организации курсов повышения квалификации работников»), разнородные адресаты не указываются («Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам о взаимной правовой помощи и обмене опытом работы»).

В заголовках дел с документами одной разновидности указывается ее наименование во множественном числе: «Протоколы аттестационной комиссии».

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то для них составляется общий заголовок дела, в который при оформлении дела при необходимости может вводиться дополнительная текстовая информация для каждого тома (части), уточняющая содержание общего заголовка.

Дела, не завершенные в делопроизводстве в течение года, являются «переходящими», их заголовки вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом [22, С. 273].

В графе 3 указывается количество томов дела (заполняется в конце года).

В графе 4 номенклатуры указывается срок хранения дела, номера статей по типовым перечням221 или согласованный с Экспертно-проверочной комиссией государственного архивного учреждения срок хранения.

Например, в статье 66 Перечня типовых управленческих документов для приказов, распоряжений по личному составу и документов к ним (справок, сводок, информации и других) предусматривается срок хранения 75 лет, для приказов и распоряжений о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет [2].

В графе 5 указываются примечания из конкретных статей типового перечня, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое ведомство и др.

Например: «Договоры (контракты)... Подлежит уничтожению в 2001 году после истечения срока действия договора».

В этой же графе при переносе информации с традиционного бумажного носителя на электронный делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа и дополняется сведениями о местонахождении машиночитаемого документа.

После утверждения сводной номенклатуры дел организации в структурные подразделения направляются выписки из соответствующих ее разделов [26, С. 15].

2. Формирование номенклатурных дел.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатурные дела в государственном органе, как правило, формируются государственными служащими, ответственными за делопроизводство, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях, при этом в дела помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела.

Контроль за правильным формированием дел в подразделениях государственного органа осуществляется работниками службы документационного обеспечения или ведомственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

- в дело включаются по одному экземпляру каждого документа;

- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- вместе помещаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- в одно дело помещается не более 250 листов.

Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту корреспондентов.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии, с относящимися к ним приложениями [26, С. 34].

Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Помещаются они непосредственно за соответствующими приказами (распоряжениями). Если же положения, инструкции имеют утверждающий гриф в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и имеют различные сроки хранения.

Протоколы заседаний коллегиальных органов государственных органов располагаются в хронологическом порядке по номерам. К ним приобщаются материалы заседаний коллегии.

Утвержденные планы, отчеты и материалы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 2006 год должны быть отнесены к делам 2006 года, хотя они и составлены в 2007 году).

Лицевые счета служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В структурных подразделениях государственного органа дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа [36, С. 33].

Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства подразделения документационного обеспечения управления. На выданное дело заводится карта-заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях, в процессуальной форме, предусмотренной действующим законодательством, и производится с разрешения руководителя государственного органа с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинного документа установленной формы [29, С. 17].

3. Экспертиза ценности документов и отбор дел для архивного хранения

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В числе критериев ценности документов используются сведения об их: происхождении (роль, место и правовое положение государственного органа в иерархии государственного управления, особенности решаемых государственным органом задач и выполняемых функций); содержании (значение информации, отраженной в документе, его вид и подлинность); внешних особенностях (форма фиксации и передачи содержания, способ оформления и его физическое состояние) [32, С. 3].

Экспертиза ценности документов в государственном органе проводится в двух случаях:

- вначале в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

- затем в ведомственном архиве государственного органа - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в государственном органе приказом по основной деятельности создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) или центральная экспертная комиссия (ЦЭК) - при наличии системы структурных подразделений, имеющих свои экспертные комиссии.

В состав экспертной комиссии обычно включаются отвечающие за делопроизводство работники подразделений государственного органа, а также представитель архивного учреждения, для которого данный государственный орган является источником комплектования.

Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением о ней, которое утверждается приказом организации на основании примерного положения, утвержденного приказом Российского архива от 19.01.1995 № 2.

При ежегодном проведении экспертизы ценности документов, в структурных подразделениях на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел структурного подразделения путем полистного просмотра дел осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на ведомственное архивное хранение, а также отбор документов с временными сроками хранения, которые истекли, подлежащих уничтожению [25, С. 132].

Не разрешается отбирать документы для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения [27, С. 120].

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на ведомственное архивное хранение, в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «до минования надобности» (ДМН), «при условии проведения (завершения) ревизии» и т.п.

По итогам экспертизы ценности документов в государственном органе составляются годовые разделы описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Эти описи и акты рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК) государственного органа одновременно и утверждаются руководителем государственного органа только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения, после этого государственный орган может уничтожать дела, включенные в соответствующие акты, по правилам утилизации документов [25, С. 142].

Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2006 года.

Дела государственного органа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем подразделения документационного обеспечения управления.

4. Оформление дел и подготовка описей

В зависимости от сроков хранения в государственных органах проводится полное или частичное оформление дел, завершенных в делопроизводстве.

Полному оформлению подвергаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу; оно предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление листа-заверителя;

- составление внутренней описи документов в делах по установленной форме;

- внесение в реквизиты обложки дела названия государственного органа, индекса и заголовка дела, даты дела и др. [39, С. 32].

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются частично. Допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Передача дел в архив государственного органа осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному со структурными подразделениями и утвержденному приказом государственного органа.

При подготовке структурным подразделением дел к передаче на архивное хранение работником, ответственным за архив государственного органа, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел организации. При этом в структурном подразделении устраняются выявленные недостатки в формировании и оформлении дел.

Прием каждого дела производится работником, ответственным за архив государственного органа, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив государственного органа, и лица, передавшего дела [23, С. 44].

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

В случае исключения из структуры организации структурного подразделения либо изменения его структуры работник, ответственный за ведение делопроизводства, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их на архивное хранение независимо от сроков хранения.

Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся в архиве государственного органа на депозитарном хранении, передаются в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом на постоянное хранение в государственный архив, для которого данный государственный орган является источником комплектования, в сроки, установленные статьей 22 Федерального закона от 22.10 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [9].

Сроки временного хранения могут быть изменены в необходимых случаях по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.

Также при угрозе утраты (уничтожения) документов или по просьбе государственного органа на договорной основе может осуществляться досрочная передача документов на постоянное хранение.

Сроки временного хранения архивных документов могут быть продлены в виде исключения по письменному разрешению государственного архивного учреждения, источником комплектования которого является данный государственный орган.

При ликвидации (упразднении) государственного органа его документы по согласованию с соответствующим государственным архивным учреждением могут быть полностью или частично переданы этому учреждению, а также тому (тем) государственному органу (государственным органам), которому (которым) переданы властные полномочия ликвидируемого (упраздняемого) государственного органа.

При реорганизации государственного органа документы передаются государственным органам-правопреемникам в соответствии с объемом передаваемых властных полномочий.

Уничтожение документов ликвидированных (упраздненных) государственных органов с не истекшими сроками временного хранения осуществляется по официальному решению органа государственной власти, являющегося собственником соответствующих части Архивного фонда Российской Федерации и оформляется актом установленной формы с приложением описи уничтожаемых документов [30, С. 33].

Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется поединично, по утвержденным ЭПК описям дел постоянного хранения, ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным совместно руководителями государственного органа и соответствующего архива.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов на государственное хранение, при этом на всех экземплярах описи дел постоянного хранения делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Вместе с документами в государственный архив передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел перечисляются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины отсутствия - в прилагаемой к названному акту справке. [30, С. 15].

Архив государственного органа (подразделение документационного обеспечения управления) организует розыск утраченных документов. На документы, меры по розыску которых оказались безрезультатными, составляется акт об утрате документов по установленной форме.

Утраченные документы в деле могут быть заменены их заверенными в установленном порядке копиями.

1.3 Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах

Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с такими законодательными и нормативными актами как Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон «Об информатизации, информации и защите информации», закон Российской Федерации «Об участии в международном информационном обмене», закон Российской Федерации «О государственной тайне» «Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации», зарегистрированными Министерством юстиции России 16 декабря 1996 г. и др. [16].

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) разработал нормативный акт «Порядок доступа пользователей к документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, и организация пользования ими».

В данном акте урегулированы следующие вопросы:

- обязанности государственных и муниципальных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам и пользования ими;

- ответственность государственных архивов при организации доступа к архивным документам;

- права государственных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам;

- порядок доступа к документам, хранящимся в государственных архивах, и организация пользования ими по категориям доступа - открытые документы, документы, содержащие государственную тайну или конфиденциальную информацию, а также документы, хранящиеся в архивах на особых условиях - имеются ввиду документы, собственники которых передавая их на хранение в государственные архивы, оговорили условия доступа к ним в договорах с архивами; подлинники или копии документов, поступившие в государственные архивы из-за рубежа на особых условиях их использования; документы, подпадающие под действие законодательства об авторских и смежных правах);

- права и ответственность пользователя при работе архивными документами;

- организацию копирования архивных документов и поисковых архивных средств. [31, С. 32].

Кроме того для пользователей специализированных организаций разработаны следующие нормативные документы:

1. Положение о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно -- проверочных, утвержденное приказами Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Министерством внутренних дел Российской Федерации и Федеральной службы безопасности Российской Федерации [35, С. 28].

Положение о порядке использования книг государственной регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, переданных в государственные архивы, утвержденное приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, и другие.

Основными группами пользователей архивного фонда Российской Федерации являются:

- федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления;

- учреждения, организации, предприятия;

- научные учреждения и учебные заведения;

- пресса, радио, телевидение;

- общественные и религиозные объединения и организации;

- индивидуальные пользователи [21, С. 149].

В сфере использования государственных информационных ресурсов Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» провозгласил публичность государственных архивов, равенство всех категорий пользователей независимо от национальности, гражданства, пола, образования по доступу к открытой информации. Таким образом, последовательно реализуются конституционные права граждан свободно искать, получать и передавать информацию.

Обслуживание пользователей осуществляется в читальных залах архивов на безвозмездной основе. Пользователям в установленные сроки предоставляются для изучения как подлинные архивные документы (при отсутствии копий фонда пользования), так и их копии на различных носителях (микрофильмы, микрофиши, электронные образы), а также созданные архивами различные справочники в печатной и электронной формах (путеводители, каталоги, базы данных и др.). По запросам пользователей архивы изготавливают копии документов в объемах, лимитированных техническими возможностями конкретного архива. В развитие Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации федеральные государственные архивы разработали и согласовали с Российским архивом свои правила работы пользователей в читальных залах с учетом состава документов и особенностей работы с ними [22, С. 107].

Государственные архивы в процессе осуществления информационной деятельности, а также по запросам пользователей - физических и юридических лиц, создают информационные продукты, оказывают информационные услуги и в том числе в качестве предоставления платных услуг на договорной основе. В их числе:

- документальные издания различного типа (научные, научно-популярные, учебные, краеведческие) в печатной форме или микроформе, различные типы справочных изданий, в том числе и в электронной форме (как самостоятельно, так и в кооперации с отечественными и зарубежными научными учреждениями);

- аналитические информационные материалы - обзоры документов, исторические справки, перечни выявленных документов;

- архивные справки, архивные выписки, архивные копии, имеющие статус юридических документов, исполненные по архивным документам в целях обеспечения законных прав и интересов российских и иностранных граждан;

- копии архивных документов на различных носителях (ксерокопии, микрофильмы, микрофиши, диски).

Ежегодно государственные архивы Российской Федерации в среднем исполняют более 1 миллион запросов российских и зарубежных граждан, касающиеся подтверждения трудового стажа, размера заработной платы, награждений, имущественных прав, факта применения репрессии и последующей реабилитации и др [30, С. 93].

Для информационного обеспечения пользователей в государственных архивах созданы и функционируют специальные структурные подразделения на уровне отделов, при необходимости создаются дополнительные структурные подразделения, в том числе и за счет внебюджетных средств. В ряде архивов, исполняющих социально-правовые запросы, функционируют приемные.

Государственные архивы заключают договора с отечественными и зарубежными потребителями информации по различным направлениям информационной деятельности: подготовке документальных изданий, выставок документов и материалов, выявлению и копированию запрашиваемой информации, подготовке совместных информационных продуктов в различной форме и др.

Одной из основных функций архивных учреждений является информационное обеспечение ретроспективной документной информацией федеральных органов государственной власти и органов местного самоуправления в целях содействия их правотворческой деятельности, экономическим преобразованиям в стране.

На базе архивного фонда Российской Федерации издано множество сборников серии «История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР»; Красноармейцы в польском плену в 1919-1921 гг. , справочник «Военный орден святого великомученика Победоносца Георгия. Именные списки 1796-1920 гг.» Большой интерес у историков и широкой общественности вызвал сборник из серии «Архивы Кремля» - Президиум ЦК КПСС 1954-1964 гг. Черновые (протокольные) записи заседаний. Стенограммы" т.1.; «Доклад Н.С. Хрущева о культе личности И. Сталина на XX съезде ЦК КПСС и другие материалы»; «Сталин и Каганович». Вышел очередной том «Партия промышленников и предпринимателей. Документы и материалы». Значительный вклад в культурное наследие России вносят сборники "Г. Эфрон. Дневники" (т.12), «Русская журналистика в документах История надзора», «Русский авангард из собрания РГАЛИ. Художественный альбом». Изданы сборники по истории России первой четверти ХХ в. "П.А. Столыпин. Программа реформ" (т.1); «Либеральное движение в России»; «Журналы заседаний Временного правительства» (т.1,2) и др. [14].

Многообразную публикационную работу проводят архивные учреждения субъектов Российской Федерации. Они подготовили и издали множество документальных публикаций. Это сборники документов, фотоальбомы, хрестоматии, хроники событий и др. Тематика издаваемых документальных публикаций в основном традиционна - освещение истории Великой Отечественной войны, вклад регионов в Победу в Великой Отечественной войне, репрессивная политика советского государства в 30-50-е годы, взаимоотношения власти и религиозных организаций, история становления и развития субъектов Российской Федерации, отдельных городов и муниципальных образований.

Среди изданных: «Саранск в годы Великой Отечественной войны. 1941-1945 гг.», «Неизвестная блокада. Ленинград. 1941-1944 гг.», «Кубань в годы Великой Отечественной войны» (в 3-х книгах), «Политические репрессии 1930-1940-х годов в воспоминаниях и личных документах жителей Ханты-Мансийского автономного округа», «Русский Север и архиепископ Афанасий. Статьи, документы», «Карабаш. Годы и судьбы», «Самая Западная» (в 3-х томах), «Местное самоуправления на Алтае.1747-1919 гг.», «Якутия. Хроники, факты, события» и др. [19].

Архивные учреждения Российской Федерации ведут активную выставочную работу. С 2000 года в Москве начал свою деятельность Выставочный зал федеральных государственных архивов. В его стенах демонстрировались документальные выставки "Россия и Швейцария.300 лет сотрудничества" (совместно с Федеральным архивом Швейцарии), «Сигизмунд Герберштейн - первооткрыватель России» (совместно с Архивом Республики Словения), большой общественный резонанс вызвало проведение выставки «Агония третьего рейха. Возмездие», организованной Росархивом, ГАРФ, РГАКФД, РГВА совместно с архивами Минобороны России, ФСБ России и МИД России. Проведены юбилейные выставки: «Юрий Гагарин - человек и легенда» (к 70-летию со дня рождения) - РГАНТД; «Казани - 1000 лет"» (РГАДА), «XVII ВКП (б) - съезд расстрелянных победителей» (к 70-летию со дня проведения); «Последняя война Российской империи» (к 90-летию начала Первой мировой войны) (РГВИА); «Блестящий век Екатерины Великой» (РГАДА) [21, С. 25].

Важное значение придается работе по рассекречиванию архивных документов. В случае получения полномочий от фондообразователей или их правопреемников архивы проводят эту работу самостоятельно. В соответствии с законом Российской Федерации «О государственной тайне» Межведомственная комиссия по защите государственной тайны определяет порядок рассекречивания документов, созданных в деятельности ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников. В соответствии с Указом Президента РФ от 02.06.01 № 627 «Вопросы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны» функции по рассекречиванию документов, созданных в деятельности высших и центральных органов КПСС возложены на Межведомственную комиссию по защите государственной тайны.

Российским архивом реализованы полномочия по рассекречиванию документов фондов советской военной администрации в Германии (СВАГ) за 1945-1949 гг. В итоге принято решение о рассекречивании документов почти 6 тыс. дел СВАГ, отражающих общие вопросы управления советской зоной оккупации Германии, организации административных органов в землях, проведения земельной реформы, политику органов СВАГ в области идеологии, культуры, народного образования, здравоохранения [6].

Продолжается работа региональных межведомственных экспертных комиссий по рассекречиванию партийных документов, а также в ряде регионов, материалов ликвидированных организаций и учреждений, не имеющих правопреемников [25, С. 101].

В настоящее время важнейшим направлением деятельности Федерального архивного агентства является использование архивных документов в целях документального освещения истории Великой Отечественной войны, в том числе вклада СССР в разгром фашизма, цены Победы; а также духовно-нравственное и патриотическое воспитание россиян на примерах героических подвигов защитников Отечества, партизан и тружеников тыла.

2. ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ АРХИВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В МУНИЦИПАЛЬНОМ ОБРАЗОВАНИИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА БРАТСКА

2.1 Общая характеристика архивного отдела в муниципальном образовании администрации города Братска

Важнейшим шагом по пути архивного строительства стало постановление Президиума Восточно - Сибирского крайисполкома «Об организации районных архивов…» от 31.01.1935 года, согласно которому образовался архив Братского района.

27 сентября 1958 года Братский городской и районные Советы были объединены в один Братский городской Совет депутатов трудящихся. Братский районный архив стал именоваться Братским городским архивом. Таким образом, 1958год стал годом создания архива города Братска.

Архивный отдел организационно - контрольного управления аппарата администрации города Братска (далее - отдел) создан для осуществления функций местного самоуправления в области архивного дела на территории муниципального образования города Братска в соответствии с пунктом 22статьи 8 Устава муниципального образования города Братска и Законом Иркутской области от 04.04.2008 № 4-оз «Об архивном деле в Иркутской области».

Отдел входит в структуру организационно - контрольного управления аппарата администрации города Братска (далее - организационно - контрольное управление).

Отдел находится в подчинении заместителя руководителя аппарата администрации, начальника организационно - контрольного управления аппарата администрации города Братска.

Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», иными федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской федерации, международными договорами Российской Федерации, приказами и инструкциями Федерального договорами Российской Федерации, приказами и инструкциями Федерального архивного агентства России (далее - Росархива), нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, Законом Иркутской области от04.04.2008 № 4-оз «Об архивном деле в Иркутской области», приказами и инструкциями архивного агентства Иркутской области, нормативными правовыми актами Иркутской области, Уставом муниципального образования города Братска и муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления муниципального образования города Братска, Положение об аппарате администрации города Братска, Положением об организационно - контрольном управлении аппарата администрации города Братска [3].

Архивный отдел администрации муниципального образования города Братска находится по адресу: 665717 г. Братск, ул. Мира, 27а, телефон 41-21-95.

Основными задачами Отдела являются:

- обеспечение сохранности государственный учет документов подлежащих постоянному и длительному хранению;

- комплектование документами, относящимися к Архивному фонду Российской Федерации, другими архивными документами в соответствии со своим профилем;

- всестороннее использование архивных документов в интересах общества и граждан.

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

Обеспечивает сохранность и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе: хранение и учет документов, принятых в отдел; представление в установленном порядке сведений об изменениях в составе и объеме фондов в архивное агентство Иркутской области; проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению физической сохранности [25, С. 12].

2. Обеспечивает хранение: архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации; архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью и переданных на хранение в отдел в соответствии с законодательством области; архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения; архивных фондов и архивных документов по личному составу, поступивших на хранение в установленном порядке; печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела; учетных документов, архивных справочников и других материалов отдела, необходимых для осуществления его практической деятельности [25, С. 97].

Осуществляет выполнение областных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к областной государственной собственности на территории муниципального образования города Братска.

4. Может принимать от негосударственных организаций на хранение архивные документы в порядке и на условиях договоров, заключенных между собственником документов и отделом, действующим от имени администрации города Братска по доверенности.

Осуществляет комплектование архивными документами в соответствии со своим профилем:

- составляет и ведет в установленном порядке списки источников комплектования отдела;

- организует отбор, упорядочение, передачу, осуществляет прием архивных документов на хранение;

- проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в отделе.

6. Оказывает организационную и методическую помощь ведомственным архивам органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности в сохранности, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в архивах источников комплектования отдела и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству;