Создание автоматизированных архивных технологий в архивном отделе администрации города Братска

- рассмотрение и представление в архивное агентство Иркутской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения и по личному составу;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработку и реализацию мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, повышению квалификации работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб.

7. Обеспечивает информирование органов местного самоуправления, организаций, использование архивных документов для удовлетворения прав граждан на архивную информацию, в том числе:

- информирование органов местного самоуправления, организаций города Братска о составе и содержании документов, хранящихся в архивном отделе, использование запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

- организацию работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторскую деятельность;

- исполнение социально - правовых и иных запросов граждан, выдачу архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений и жалоб, прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

- создание и совершенствование научно - справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных информационно - поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

8. Возложение на отдел функций, не относящихся к архивному делу, не допускается [27, С. 440].

Финансирование содержания отдела осуществляется за счет бюджета города Братска, а также субвенций из областного бюджета в соответствии с Законом Иркутской области от 14.11.2005 № 79-оз «О наделении органов местного самоуправления областными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к областной государственной собственности».

2.2 Структура архивного отдела в муниципальном образовании администрации города Братска

Отдел состоит из 10 сотрудников.

Руководство деятельностью отдела осуществляется заведующей архивным отделом организационно - контрольного управления аппарата администрации города Братска (далее - заведующим отделом), который осуществляет свои полномочия в соответствии с действующим законодательством, Положением и должностной инструкцией, утверждаемой первым заместителем мэра, руководителем аппарата администрации города Братска.

Обязанности специалистов отдела:

1. Заведующий отделом руководит и организует работу по обеспечению сохранности и использованию документов в научных, социально-правовых и других целях; разрабатывает перспективные и текущие планы работы отдела, составляет отчет о его деятельности, паспорт архива; организовывает отбор и прием документов постоянного хранения, работу по экспертизе научной ценности, учету и использованию документов, составление информационных документов о составе и содержании фондов; выполняет справочную работу, пишет статьи, сообщения, организует выставки документов; составляет и утверждает список предприятий и учреждений, документы которых подлежат передаче на хранение; осуществляет контроль за организацией управленческой документации в учреждениях, а также условиями хранения документов в их архивах; оказывает методическую и практическую помощь ведомственным архивам в составлении описей, исторических справок, паспортов, в формировании дел и подготовке их к передаче на хранение; решает вопросы фондирования, учета и сохранности архивных фондов; контролирует соблюдение требований, правил инструкций по учету и хранению документов, оформлению актов проверки наличия и качественного состояния документов, их научно-технической обработки.

2. Главный специалист принимает участие в планирование работы и составлении отчетов; организовывает отбор и прием документов постоянного хранения и по личному составу; выполняет справочную работу, пишет статьи, сообщения, организует выставки документов; проводит переработку фондов и усовершенствование описей; составляет исторические справки архивных фондов; проводит проверку наличия фондов и документов в соответствии с планом работы; проводит тематическую разработку фондов, формирует и систематизирует тематический каталог; готовит ответы на запросы тематического характера; вносит в учетные документы данные об изменениях в составе и содержании фондов; составляет карточки фондов, списки фондов, реестры описей, дела фондов, номенклатуру дел отдела; ведет суммарный учет объемов фондов архивного отдела, книги поступления и выбытия документов.

3. Ведущий специалист ведет прием, консультирование граждан по составу и содержанию документов по личному составу, хранящихся в отделе;

ведет регистрацию, контроль за выполнением и выполнение запросов социально - правового характера.

Архивариус исполняет запросы социально - правового характера (рис. 1).

Все специалисты отдела соблюдают требования, установленные федеральным и областным законодательством, уставом муниципального образования города Братска и иными муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления муниципального образования города Братска.

Структура отдела утверждается главой администрации города Братска.



Рисунок 1 - Структура архивного отдела администрации города Братска

2.3 Организация архивного дела в муниципальном образовании администрации города Братска

Архив размещается в отдельном помещении, удаленном от опасных в пожарном отношении объектов. Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны. Здание архива представляет с собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно -- хозяйственного, технического, бытового характера, отвечающие требованиям рациональной планировки помещений. К помещениям основного назначения относятся: архивохранилища, рабочие помещения работников архива, помещения для приема и временного хранения документов, помещения для хранения учетных документов, читальный зал [12].

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения обеспечивают сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии.

Архивохранилище максимально удалено от производственных и бытовых помещений архива и не имеет общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилища оборудуются стационарными стеллажами. В качестве вспомогательного оборудования используются металлические шкафы, сейфы, шкафы -- стеллажи, а также стационарные отсеки -- боксы с металлическими перегородками и полками [14].

В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами. В архивохранилище без окон стеллажи и шкафы установлены с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Стационарные стеллажи и шкафы установлены в архивохранилищах с соблюдением следующих норм:

- расстояние между рядами стеллажей 120 см.;

- расстояние между стеллажами (проход) 75 см.;

- расстояние между наружной стеной здания и стеллажами,

параллельными стене 75 см.;

- расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа 45 см.;

- расстояние между полом и нижней полкой стеллажа не менее 15 см.

Архивные документы помещаются в короба в целях снижения воздействия на них негативных факторов внешней среды и размещены на стеллажах.

В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева на право от входа. Полки на стеллажах нумеруются по шкафам сверху вниз слева направо. Короба с первыми номерами единиц хранения размещаются на верхних полках слева на право.

В архиве документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически или логически связанным совокупностям -- архивным фондам.

Порядок размещения фондов в архиве, является план размещения фондов архива. План предусматривает распределение фондов по архивохранилищам с указанием их номера по каждому стеллажу архивохранилища. План размещения фондов утверждает заведующий архивным отделом.

На ярлыках указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, единиц хранения, находящихся в коробах. Надписи на ярлыках исполняются топографическим способом. Топографирование архивных документов -- это составление топографических указателей в целях закрепления места хранения и обеспечения оперативного поиска архивных документов [27, С. 28].

В архиве составлены пофондовые и постеллажные топографические указатели:

- пофондовый топографический указатель служит для указания того, где хранятся определенные фонды;

- постеллажный топографический указатель служит для указания того, какие материалы хранятся на определенных стеллажах и используются при проверке наличия состояния документов, а также при составлении планов работ архива.

Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.

Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый архивный фонд и систематизируются в порядке номеров архивных фондов.

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и систематизируются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения.

В случае перемещения фондов или поступления новых документов во все экземпляры топографических указателей, а также в план схему размещения фондов своевременно вносятся изменения.

Один экземпляр топографических указателей хранится у работника, ответственного за учет документов архива, второй -- в архивохранилище.

В пределах архивного фонда архивные документы формируются по их ценности:

1. Приказы по личному составу формируются в дела по датам и номерам. При проведении экспертизы ценности приказов оставляются на хранение приказы по приему, перемещению, увольнению работников, отпускам по уходу за ребенком, о смене фамилии.

2. Личные карточки работников формируются по году увольнения работников строго по алфавиту фамилий, учитывая первые три буквы.

3. Личные дела работников формируются строго по алфавиту фамилий, учитывая первые три буквы.

4. Лицевые счета по заработной плате формируются по алфавиту фамилий. Если лицевые счета велись по структурным подразделениям, то внутри структурных подразделений они также должны быть сформированы по алфавиту фамилий.

5. Расчетные ведомости формируются в книгах или журналах, в них не всегда фамилии располагаются по алфавиту, для более быстрого поиска нужной информации желательно к ним делать алфавитные указатели с указанием листов в деле.

Целесообразно при обработке документов по личному составу проводить описание дел по карточкам. Подготовленные чистые карточки нумеруются. Порядковый номер карточки, куда заносится заголовок дела, выносится карандашом на обложку дела и является временным рабочим номером дела, до окончательной систематизации дел в описи. На карточку выносится заголовок дела, дата дела, количество листов и до какого срока хранить документы.

После того, как на все обработанные дела составлены карточки, они систематизируются по выбранной схеме систематизации дел в описи, карточкам присваиваются новые номера, которые и будут номерами дел по описи. В карточках редактируются заголовки дел, получается карточная опись, которая затем набирается на компьютере.

По завершению описания дел составляется схема их систематизации внутри описи. Схема систематизация является каркасом внутренней организации документов фонда и закрепляется описью дел фонда.

Разработке схемы предшествует изучение истории фондообразователя и истории его фонда. Основные деления схемы намечаются в процессе составления исторической справки о фондообразователе, когда выясняется его структура, компетенция и функции. Схема систематизации фонда организации в зависимости от признака группировки дел может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, функции его деятельности, состав его фонда.

В зависимости от объема документов на дела одного фонда составляются одна или несколько описей. Выбор количества описей зависит от количества дел в фонде, видов документов, их формы. Описи могут составляться на:

- личные дела;

- невостребованные трудовые книжки, личные документы работников;

- лицевые счета (расчетные ведомости);

- на все дела объединенного фонда или на дела каждой входящей в объединенный фонд организации;

- на дела сторонних организаций, оказавшихся когда - то в ликвидированной в настоящее время организации.

Распределение дел внутри описи проводится с учетом следующих признаков:

- структурного (в соответствии с принадлежностью дел к структурным подразделениям);

- хронологического (по периодам и датам к которым относятся документы);

- номинального (по делопроизводственной форме - родам дел, видам и разновидностям документов).

Как правило, дела формируются не по одному, а по нескольким признакам, последовательное применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.

При описании дел ликвидированных организаций, как правило, применяется структурный, хронологический и номинальный признаки систематизации дел.

При систематизации дел фонда по номинальному и хронологическому признакам, дела в описи группируются по видам документов, родам дел. В пределах вида документа - времени их создания.

2.4 Анализ организации архивного дела в муниципальном образовании администрации города Братска

архив государственный муниципальный документ

В последние годы осуществлены важные мероприятия по формированию архивного фонда города, совершенствованию организации учета и хранения архивных документов.

Архивный отдел администрации муниципального образования города Братска активно взаимодействуют с государственными органами и организациями, обеспечивая их информацией, необходимой для выработки и реализации социальных, экономических и других решений.

Документы архивного фонда города используются историками, преподавателями вузов и школ, медработниками, студентами в научно-исследовательских целях. Объем архивного фонда, является важнейшей частью историко-культурного наследия города Братска.

Самый ранний годовой отчет о работе архива города Братска сохранен за 1967 год, в сводной ведомости о наличии документальных материалов в архиве значилось количество хранящихся единиц хранения - 43612.

По состоянию на 1 января 2011 года согласно отчетности сформировано:

283 фонда;

144538 единиц хранения, в том числе 315 - документы личного происхождения;

361 единиц хранения фотодокументов.

В связи с увеличением архивного фонда увеличилось количество запросов социально-правового характера по уточнению стажа работы, размера заработной платы, награждении орденами и медалями, о трудовых и имущественных правах граждан, сведений о рождении.

За последние 5 лет архивный фонд города возрос в десятки раз, динамика роста приведена в таб. 1.

Таблица 1

Анализ структуры архивного фонда

Наименование показателя	2006 год	2007 год	2008 год	2009 год	2010 год
1	2	3	4	5	6
Количество фондов	133	157	219	231	283
Количество единиц хранения	63937	78500	111315	115500	144538
Количество единиц хранения фотодокументов	264	299	324	337	361
Количество документов личного происхождения	198	232	250	297	315
Количество запросов	2130	2616	3499	3511	4754

Исходя из вышеприведенной таблицы видно насколько увеличился объем работы отдела, возросло количество запросов от юридических и физических лиц. Но благодаря высокому профессионализму, постоянному повышению уровня образования специалистов, архивный отдел города Братска справляется с поставленными задачами, однако срок исполнения запросов увеличился от одного до трех месяцев.

Таким образом, существующие проблемы архивном отделе администрации города Братска требуется устранить путем совершенствования организации архивного дела.

3. ПРОЕКТ ОПТИМИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА БРАТСКА

3.1 Внедрение автоматизированных архивных технологий в архивном отделе администрации города Братска

Начало развития архивного программного обеспечения относится к 2002-2004 годам. В этот период были закуплены в архивный отдел администрации города Братска первые компьютеры. Компьютеры были распределены по наиболее информационно-емким участкам. Создавались, как правило своими силами, небольшие программные средства управления базами данных посредством использования программных продуктов. К таким давним разработкам относятся:

1. Программное обеспечение архивной службы администрации города Братска 2002-2004 годы (таб. 2).

Таблица 2

Программное обеспечение архивного отдела администрации города Братска 2002-2004 годы

Наименование	Среда	Разработчик	Год ввода
1	2	3	4
База данных по сдаваемым делам от организаций	DOS	Отдел информационных технологий	2003
Учет метрических книг	DOS	Отдел информационных технологий	2003
Учет организаций источников комплектования	Excel	Специалист архивного отдела	2004
Электронно-тематический перечень	Access 2	Отдел информационных технологий	2002
Решения горисполкома, райисполкома	DOS	Специалист архивного отдела	2003

За период 2005-2007 годов в городе была осуществлена муниципальная целевая программа "Реформирование муниципальных финансов» на 2005- 2007 годы. В результате ее выполнения произошло обновление компьютерной техники с более мощными параметрами, что дало новый виток в развитии автоматизации архивного дела и, в частности, в развитии архивного программного обеспечения (табл. 3). К 2008 году портфель архивного обеспечения пополнился следующими разработками:

- учет социальных запросов;

- регистрация социально-правовых запросов;

- база данных ликвидируемых предприятий;

- учет дел территориальной избирательной комиссии.

Таблица 3

Программное обеспечение архивного отдела администрации города Братска 2005-2007 годы

Наименование	Среда	Разработчик	Год ввода
1	2	3	4
Учет социальных запросов	Clipper	Отдел информационных технологий	2005
Регистрация социально-правовых запросов	DOS	Отдел информационных технологий	2005
Учет дел территориальной избирательной комиссии	DOS	Отдел информационных технологий	2007
База данных ликвидируемых предприятий	Win, Access2	Отдел информационных технологий	2006

К концу 2010 года архивный отдел администрации города Братска подошел с полным освоением программного обеспечения «Система электронного документооборота и административных регламентов» (LETOGRAF). Кроме того архивный отдел несмотря на то, что он расположен в отдельном здании подключен к локальной сети администрации города Братска, оснащен системами «КонсультантПлюс», «Гарант». Установлены следующие программы: «Open Office.ord Writer», «Mikrosoft Word», «Excel» [3].

В 2010 году специалистами департамента инновационного развития и информационных технологий в архивном отделе проведена проверка технической защиты информации. Комиссию интересовало состояние защиты конфиденциальной информации на рабочих местах, где происходит ее обработка. Выявлено, что информация о посетителях, пользователях архивным фондом являющаяся конфиденциальной, должным образом не защищена, в первую очередь должной программой.

В целом, для архивного отдела требуются также такие новые разработки, как:

1. Стол справок, программа, обслуживающая различные разовые обращения за справочной информацией.

2. Программа, формирующая именные каталоги,

3. Программа, фиксирующая историю муниципальных учреждений, находящихся в ведении муниципалитета.

6. Электронный перечень документов, программа, необходимая для учета документов.

На сегодняшний день становится актуальным помимо развития компьютерного парка архивного отдела администрации города Братска, создание и развитие архивного программного обеспечения и переход на лицензионное системное программное обеспечение. Архивный отдел администрации города Братска уже проделал необходимую работу в этом направлении.

3.2 Оптимизация программного обеспечения архивного отдела администрации города Братска

Автоматизированные системы документационного обеспечения управления должны производить обработку больших и сверх больших объемов документов с осуществлением хранения не только структурированных данных по документам (реквизиты электронной регистрационной карточки), но и самих дел документов, подготовленных в самых разнообразных форматах текстовых процессоров различных фирм производителей.

Для совершенствования процесса автоматизации учета документов архивного фонда предлагается внедрить в деятельность архивного отдела администрации программный комплекс «АРХИВНЫЙ ФОНД», разработанный специалистами компании «Электронные Офисные Системы», по заказу Росархива для государственных и муниципальных архивов. Считаю, что для внедрения этой программы в архивном отделе имеются все необходимые возможности, на сегодняшний день, отдел обеспечен техническими и кадровыми ресурсами. Данная программа предназначена для обеспечения хранения, оперативного доступа и эффективной работы с архивными документами.

Основные особенности:

- оперативность поиска нужного документа: время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд; ускорение обмена информацией внутри организации;

- передача документов в электронной форме не требует физического перемещения бумаг и происходит мгновенно;

- надежный контроль за прохождением документа: система сохраняет информацию о всем жизненном цикле документа, а также пользователях, ответственных за данный документ;

- снижение рисков утраты или порчи документа: поскольку пользователи работают с электронными копиями документов, риски утраты и порчи оригинала сводятся к минимуму;

- снижение риска несанкционированного доступа к документам: надежность и безопасность хранения электронных версий документа по сравнению с бумажными аналогами позволяет осуществить надежную защиту и контролировать доступ к документам;

- отсутствие необходимости многократного копирования и распечатки: согласование и подписание всех внутренних документов организации не требует «твердых копий», что значительно снижает затраты на расходные материалы;

- резкое снижение стоимости архивного хранения электронных документов и оперативность доступа к архивной информации: при общей тенденции к повышению долговечности и надежности электронных носителей и их стремительном удешевлении происходит экономия, как за счет стоимости носителя, так и за счет площадей, занимаемых архивом;

- инструмент для оценки загрузки и эффективности работы персонала: поскольку все действия пользователей фиксируются в системе, существует возможность оценить степень загруженности каждого сотрудника и его исполнительность;

- накопление корпоративных знаний, ускоренное обучение и взаимозаменяемость сотрудников: система единого хранилища документов и заданий с функцией полнотекстового поиска позволяют оперативно выбирать документы по интересующим вопросам, при смене сотрудников необходима лишь корректировка прав доступа.

Программный комплекс «Архивный фонд» версия 4.0 предназначен для использования в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации. На рис. 2 изображена стартовая страница программного комплекса «Архивный фонд».



Рисунок 2 - Начальное окно ПК «Архивный фонд»

Задача «Администрирование»

Данная задача предназначена для ведения справочников ПК «Архивный фонд» и управления правами его пользователей.

Работа с данной задачей доступна только пользователям, обладающим правами данного системного комплекса.

При входе в данный раздел откроется главное окно выбранной задачи (рис. 3).

Рисунок 3 - Главное окно задачи «Администрирование»

Строка меню окна содержит следующие пункты:

- справочники - состоит из команд перехода к справочникам ПК «Архивный фонд», команды вызова протокола действий пользователей и команды завершения работы с задачей;

- справка - содержит команды вызова справочной информации.

Чтобы открыть тот или иной справочник, необходимо выбрать из меню «Справочники» его наименование.

Команды вызова справочников (кроме справочника «Пользователи») имеют иерархическую структуру: сначала нужно выбрать группу, затем, внутри группы, наименование справочника.

Некоторые справочники, кроме групп, отнесены еще и к подгруппам. Это справочники подгрупп АНСА и Фондообразователи.

Окно выбранного справочника открывается в рабочей области главного окна задачи Администрирование. При этом в строке меню окна Администрирование появляются дополнительные пункты.

Окно протокола содержит информацию о действиях пользователей в задаче Администрирование.

Справочники ПК «Архивный фонд» (кроме справочника «Пользователи») содержат возможные значения полей карточек описания, используемых в программном комплексе.

Справочник «Пользователи» предназначен для регистрации пользователей ПК «Архивный фонд» и управления их правами.

Справочники могут быть линейными и иерархическими.

В линейном справочнике элементы представлены в виде простого списка (рис. 4).



Рисунок 4 - Список элементов справочника

В иерархическом справочнике список элементов имеет вид дерева (рис. 5).

Рисунок 5 - Дерево элементов иерархического справочника

В этом дереве элементы подразделяются по уровню иерархии следующим образом:

Корневая вершина - вершина, соответствующая наименованию справочника (в нашем примере ее наименование «Дефекты документов»). Такая вершина может быть в справочнике только одна. Она отмечена блеклым значком;

Вершины первого уровня иерархии - вершины, отмеченные значком (в нашем примере такие вершины имеют наименования «документы на б/основе» и «фотодокументы»);

Вершины второго и ниже уровней иерархии - вершины, отмеченные значком (в нашем примере такие вершины имеют наименования «механического происхождения», «вялый фокус», «смещение», и т.д.).

Справочники ПК «Архивный фонд» делятся на линейные и иерархические.

Значения полей могут выбираться как из линейных, так и из иерархических справочников. Окно справочника раскрывается при щелчке на кнопке , примыкающей к правой границе заполняемого поля.

Пример окна выбора из линейного и иерархического справочника показан на рис. 6 и 7 соответственно.

Рисунок 6 - Окно выбора из линейного справочника

При работе с линейным справочником строка меню окна Администрирование содержит следующие пункты:

- справочники - включает в себя команды перехода к различным справочникам программного комплекса, вызова протокола и команду завершения работы с задачей Администрирование;

- файл - содержит команды добавления, просмотра, удаления и импорта элементов справочника, а также команду обновления информации, представленной на экране;

- правка - состоит из команд, предназначенных для работы с элементами справочника (редактировать, вырезать, вставить, объединить, переместить вверх (вниз), скрыть/показать);

- сервис - содержит команды настройки сортировки представленных на экране записей и вызова протокола;

- справка - содержит команды вызова справочной информации о ПК «Архивный фонд» (рис. 7).

Рисунок 7 - Окно выбора из иерархического справочника

При работе с иерархическим справочником строка меню окна Администрирование содержит следующие пункты:

- справочники - включает в себя команды перехода к различным справочникам программного комплекса, вызова протокола и команду завершения работы с задачей Администрирование;

- файл - содержит команды добавления, просмотра, удаления и импорта элементов справочников, а также команду обновления информации, представленной на экране;

- правка - состоит из команд, предназначенных для работы с элементами справочника (редактировать, копировать, объединить, переместить вверх (вниз), скрыть/показать и т.д.).

В справочнике Архив в меню Правка будет присутствовать только команда Редактировать:

- сервис - содержит команды настройки автоматической сортировки представленных на экране записей и вызова протокола;

- справка - содержит команды вызова справочной информации о ПК «Архивный фонд».

Справочники группируются в рамках программного комплекса по принадлежности к объектам учета (фондам, описям, единицам учета и хранения, документам, архиву). Распределение справочников по объектам учета приведено в табл. 4.

Таблица 4

Справочники фондов

Общие справочники	АНСА межфондовый АНСА внутрифондовый АНСА в рамках описи Особенности Грифы доступа Языки Источники поступления
	Основания для поступления Способы воспроизведения Информации Носители документов Видовой состав Типы актов Комиссии по рассекречиванию
Справочники для описания фондов	Периоды Причины отсутствия информации Признаки объединения в ОАФ Признаки объединения в архивные коллекции Бумажные НСА Типы изданий Издания Фондообразователи (источники комплектования) - организации Фондообразователи (источники комплектования) - физические лица
Справочники для описания описей	Виды бумажного НСА описи Признаки группировки ед.хр. Требуемые виды работ с описью
Справочники для описания единиц хранения и учета	Основания оценки физ. состояния Требуемые работы Дефекты документов
Справочники для описания архива	Архив Архивохранилище (топографический указатель) Федеральные округа и субъекты
Пользователи

ПК «Архивный фонд» поставляется с первичным наполнением справочников. В процессе ведения справочников возможно добавлять в справочники новые элементы, изменять и удалять добавленные элементы. Но первичное наполнение справочников удалению, редактированию и скрытию (переводу в неактивное состояние) не подлежит.

Задача «Ведение БД»

Учет фондов

На рис. 8 изображено основное окно «Учет фондов»



Рисунок 8 - Окно «Учет фондов»

При создании карточки описания фонда обязательными для заполнения являются поля (рис. 9):

- среднее поле Номер;

- сокращенное название фонда;

- вид;

- доступ;

- характеристика секретности;

- категория;

- тип фонда;

- тип документов;

- тип носителей документов;

- срок хранения;

- движение.



Рисунок 9 - Создание карточки описания фонда

Находясь в окне списка фондов (рис. 8), можно выполнить следующие действия с выделенным фондом:

- просмотреть информацию о фонде;

- удалить фонд;

- отредактировать информацию о фонде;

- скопировать описание фонда в буфер обмена;

- удалить описание фонда с помещением его в буфер обмена;

- вставить описание фонда, помещенное в буфер обмена, в текущий список;

- изменить положение описания в списке;

- пересчитать реквизиты фонда. При этом открывается окно, в котором задаются параметры пересчета.

Учет описей (рис. 10).

Рисунок 10 - Раздел «Опись»

Для создания карточки описания описи (рис. 11) необходимо заполнить следующие поля:

- первое поле Номер;

- категория;

- срок хранения;

- тип описи;

- тип документов;

- тип носителей документов;

- движение;

- доступ;

- характеристика секретности.



Рисунок 11 - Создание карточки описание описи

Находясь в окне списка описей, можно выполнить следующие действия с выделенной описью:

- просмотреть информацию об описи;

- удалить опись;

- отредактировать информацию об описи;

- скопировать описание в буфер обмена;

- удалить описание с помещением его в буфер обмена;

- вставить описание описи, помещенную в буфер обмена, в текущий список;

- изменить положение описания в списке;

- пересчитать реквизиты. При этом открывается окно, в котором задаются параметры пересчета.

Учет документов (рис. 12).

Единицы хранения следующих типов могут иметь в своем составе документы: управленческая документация, документы по личному составу, документы личного происхождения, НТД (тип носителя - традиционный).

Рисунок 12 - Раздел «Документ»

Находясь в окне «Документ», можно выполнить следующие действия с выделенным описанием:

- просмотреть информацию о документе;

- удалить описание;

- отредактировать информацию о документе;

- скопировать описание в буфер обмена;

- удалить описание с помещением его в буфер обмена;

- вставить описание, помещенное в буфер обмена, в текущий список;

- изменить положение описания в списке;

- пересчитать реквизиты документа.

Учет россыпей (риc. 13).



Рисунок 13 - Раздел «Опись»

Находясь в окне «Опись», можно выполнить следующие действия с выделенной карточкой:

- просмотреть информацию о россыпи;

- удалить карточку;

- отредактировать информацию о россыпи;

- скопировать карточку в буфер обмена;

- удалить карточку с помещением ее в буфер обмена;

- вставить карточку, помещенную в буфер обмена, в текущий список;

- пересчитать реквизиты документа.

Далее рассмотрим особенности ведения отдельных справочников.

Справочники группы АНСА

Справочники группы АНСА (Автоматизированного Научно-Справочного Аппарата) используются для классификации объектов учета.

К группе АНСА относятся три справочника:

- межфондовый - классифицирует объекты учета по всему архиву;

- внутрифондовый - классифицирует объекты учета внутри одного фонда;

- в рамках описи - классифицирует объекты учета внутри одной описи.

Все вышеупомянутые справочники имеют одинаковую иерархическую структуру. Их окна и правила работы с элементами также одинаковы.

Справочник «Комиссии по рассекречиванию»

Данный линейный справочник содержит перечень комиссий по рассекречиванию с указанием их полных и сокращенных наименований, а также дат их создания и упразднения (рис. 14).

Рисунок 14 - Окно справочника Комиссии по рассекречиванию

Справочник «Бумажные НСА»

Справочник Бумажные НСА содержит перечень видов Научно-Справочного Аппарата на бумажных носителях. Данный справочник является линейным и имеет стандартное окно линейного справочника, но с одним отличием. Отличительной особенностью окна этого справочника является наличие полей фильтра на панели инструментов (рис. 15).



Рисунок 15 - Окно справочника Бумажные НСА

Также, в ПК «Архивный фонд» имеются такие справочники, как: Справочник «Издания», Справочник «Фондообразователи - физические лица», Справочник «Фондообразователи - организации», Справочник «Архивохранилище» и Справочник «Архив».

Отчеты (рис. 16)

В ПК «АФ» предусмотрено формирование значительного числа отчетов, вызываемых из различных окон системы и представляющих собой установленные стандартные формы получения информации об объектах системы.

Отчеты формируются в виде документов (шаблонов) MS Word. Средствами MS Word можно отредактировать полученный отчет и вывести его на печать.

Перечни фондов, описей, ед.хр., документов, полученные в результате поиска в задаче Поиск также могут быть сформированы в отчеты в виде документов MS Word и распечатаны.

В системе можно сформировать отчеты следующим группам:

- архив и архивохранилище (паспорт архивохранилища, номерник архивохранилища, паспорт архива, номерник архива, динамика паспорта архива (абсолютная), динамика паспорта архива (в процентах);

- сводные сведения (сводные сведения по архиву, физическое состояние документов, необнаруженные единицы хранения, состав НСА к документам на бумажной основе;

- состав фондов (состав фондов 1 категории, состав фондов 2 категории, состав фондов 3 категории, состав некатегорированных фондов, состав фондов архива);

- фонды (список фондов, список фондов, содержащих ОЦД, состав фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов;

- описи (архивная опись, опись видеодокументов, опись кинодокументов, опись фонодокументов граммофонной записи, опись фонодокументов магнитной записи, опись фотоальбомов, опись фотодокументов, опись электронных документов, реестр описей дела, документов, опись ОЦД, перечень ОЦД в фонде;

- единицы хранения и учета (перечень рассекреченных документов, карточка рассекреченного документа, внутренняя опись документов дела);

- состав документов (состав документов 1 категории, состав документов 2 категории,- состав документов 3 категории, состав документов в некатегорированных фондах, состав документов архива;

- путеводители и указатели (путеводитель по фондам архива, краткий справочник по фондам архива, краткий справочник (список фондов) по фондам архива, указатель, именной указатель, тематический указатель, географический указатель, предметный указатель и т.д. на уровнях: межфондовом, в рамках фонда, в рамках описи, каталог (именной, тематический, географический и т.д.) на уровнях: межфондовом, в рамках фонда, в рамках описи.

- топографический указатель ( постеллажный топографический указатель, пофондовый топографический указатель);

- проверка правильности и полноты заполнения БД «Архивный фонд».

- перечни (перечень фондов, перечень описей, перечень единиц хранения,

перечень документов.

В настоящий момент данная программа сконфигурирована на ведение учета архивного фонда администрации города Братска, что значительно ускорило оперативность поиска необходимого документа.

3.3 Пример эффективности обработки запроса

Рассмотрим получения запроса от комитета промышленной политики администрации города Братска на предоставление документа архивного дела - штатное расписание общества с ограниченной ответственностью «Вымпел» за 2004 год.

Ранее на подобный запрос для поиска востребованной документации требовалось время для ответа 5 - 6 дней. В настоящее время поиск архивного фонда с указанием места хранения и номером дела занимает пять минут. После чего сотрудник архива по реквизитам хранения самостоятельно находит документ для последующей передачи копии заказчику. Процедура поиска реквизитов документов с указанием места хранения в системе «Архивный фонд» следующая:

Открываем стартовую страницу программного комплекса «Архивный фонд» (рис. 17).



Рисунок 17 - Начальное окно ПК «Архивный фонд»

После нажатия клавиши «Ведение БД» открывается «Раздел ФОНД» (рис. 18).

Рисунок 18 - «Раздел ФОНД»

В открывшемся окне устанавливаем атрибуты поиска:

- сокращенное название - ООО «Вымпел»;

- начальная дата - 2004;

- конечная дата - 2004.

Находясь в «Раздел ФОНД» на панели инструментов щелкните по кнопке , откроется окно «Поиск» (рис. 19).

Рисунок 19 - «Поиск»

В открывшемся окне устанавливаем атрибуты поиска:

- найти - штатное расписание

После нажатия кнопки «Найти» формируется запрашиваемый документ (рис. 20).



Рисунок 20 - штатное расписание ООО «Вымпел»

Таким образом сформированный на базе внедряемого программного комплекса электронный архив архивного фонда администрации города Братска обладает масштабируемостью, обеспечивающую хранение неограниченного количества документов и доступ неограниченного количества пользователей, возможность построения территориально распределенных архивов на различных типах носителей, что достаточно удобно, поскольку она имеет сложную структуру организации; универсальным пользовательским интерфейсом и его автоматической настройкой в зависимости от роли пользователя; возможностью подключения к архиву через Интернет-соединения; возможностью хранения любых форматов электронных документов, включая текстовые, графические, аудио и видео; регистрацией всех операций, выполняемых пользователями архива, возможность получения статистических отчетов. Такая организация электронного документооборота в целом позволяет нам решить комплекс задач, которые необходимо разрешать в процессе повседневной работы специалистов архивного отдела. При такой организации электронный документооборот получился не просто частично, а полностью защищенным, с помощью такой организации увеличилось рациональное использование человеческого ресурса, что помогло в свою очередь верно выстроить модель управления на предприятии, достигая поставленных задач.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов и городских округов осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".

Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Архивный отдел администрации города Братск является структурным подразделением Администрации без образования юридического лица. Отдел является уполномоченным Администрацией органом исполнительной власти местного самоуправления, обладающим собственной компетенцией и осуществляющим деятельность в области архивного дела.

Основными задачами Отдела являются:

- управление архивным делом администрации города Братска;

- организация и обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов Отдела, органов местного самоуправления, организаций, учреждений, предприятий-источников комплектования Отдела;

- развитие и совершенствование архивного дела в администрации города Братска, анализ его состояния;

- координация деятельности органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание им организационно-методической помощи во внедрении государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;

- ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда города Братска и документов по личному составу, хранящихся в Отделе и ведомственных архивах учреждений, организаций, предприятий - источников комплектования отдела, осуществление контроля за сохранностью и использованием названных документов.

Для повышения эффективности использования архивных документов изучаются потребности органов местного самоуправления, учреждений, организаций, промышленных и сельскохозяйственных предприятий в документной информации. На сегодняшний день становится актуальным помимо развития компьютерного парка архивных учреждений, создания и развития архивного программного обеспечения и переход на лицензионное системное программное обеспечение компьютеров.

Программа «Архивный фонд» обладает следующими возможностями и преимуществами:

Возможностью выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.

Гибкостью настраиваемой классификации дел и рубрикации документов.

Возможностью учета различных видов документов. Осуществляется хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов/отсканированных изображений).

Осуществление поиска дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.

Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом.

Удобным интерфейсом.

Поточным сканированием.

Современными технологическими решениями.

Полное соответствие требованиям действующих стандартов в области архивного дела, а также правилам и приемам, используемым в практике отечественных предприятий.

Гибкостью и масштабируемостью.

Бесспорным достоинством системы «Архивный фонд» является ее построение, основанное на действующей законодательной и нормативно-правовой базе по делопроизводству и архивному делу, а также соблюдение традиционных, проверенных временем правил работы отечественных архивов".

Реализация программы автоматизации учета документов архивного фонда «Архивный фонд» позволяет автоматизировать процесс управления архивным отделом администрации города Братска, создает электронное хранилище документов, обеспечивающее надежное хранение и оперативный доступ и тем самым значительно повышает эффективность использования архивных документов.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Нормативные акты

1. «Основные правила работы архивов организаций» // Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Документ опубликован не был.

2. «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» // Утв. Главархивом СССР 15.08.1988, М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989 год.

3. Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, Росархив, 2000 // Утвержден приказом Росархива № 64 от 23.10.2000 г.

4. Перечень информационных услуг, предоставляемых государственными архивами Российской Федерации пользователям из государственных информационных ресурсов бесплатно или за плату, не возмещающую в полном размере расходы на услуги, Росархив, 2001 // Утвержден приказом Росархива № 33 от 28.04.2001 г.

5. Положение об Архивном фонде Российской Федерации // Утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17.03.1994 г. N 552.

6. Постановление Правительства РФ от 07.04.2004 N 177 // Ред. от 17.06.2004 «Вопросы Федерального архивного агентства». «Российская газета», N 76, 13 апреля 2004 года.

7. Постановление Правительства РФ от 11.12.1994 N 1371 //Ред. от 23.12.2002. «Об утверждении положения о Российском Государственном Архиве древних актов». «Собрание законодательства РФ», 19.12.1994, N 34, ст.3608.

8. Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 N 290 «О Федеральном Архивном Агентстве» //Российская газета, N 130, 22 июня 2004 года.

9. Правила передачи в государственные архивы книг государственной регистрация актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг // Утверждены распоряжением Госкомимущества от 22.11 96 г. N 1131-р и приказом Росархива от 06.11.96 г. N 54.

10. Приказ Росархива «Об утверждении организационно-финансового плана реализации федеральной целевой программы» //Культура России 2006-2010 годы на 2007 г. в части мероприятий Росархива.

11. Приказ Росархива от 09.03.2005 N 17. «Об утверждении регламента Федерального архивного агентства» // Зарегистрировано в Минюсте РФ 13.07.2005 N 6784. «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», N 29, 18 июля 2005 года.

12. Приказ Росархива от 11.03.1997 N 11 «Об утверждении регламента государственного учёта документов Архивного фонда РФ» // Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.07.1997 N 1344. «Курьер», N 25,19 августа 2007 года.

13. Приказ Росархива от 30.05.2003 N 47 «Об организации общероссийского мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда РФ» //Российская газета, N 155, 6 августа 2003 года.

14. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Российская газета 27 октября 2004 года.

15. Федеральный закон от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» // Российская газета», N 134, 27 октября 2003 года.

16. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения // Общие требования к документам и службам документационного обеспечения ВНИИДАД М. 2003 год.

17. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники // Основные положения Издательство стандартов.М. 2007 год.

18. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов.М. 2001 год.

19. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система оранизационно-распорядительной документации // Требования к оформлению документов. Издательство стандартов.М. 2003 год.

20. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. ВНИИДАД.М. 2006 год.

Литература

21. Авраменко Т.Ф. основные положения отбора документов. / Т.Ф. Авраменко. // С повторяющейся информацией на государственное хранение. - М., 2008. - 480 с.

22. Андреева В.И. делопроизводство. / В.И. Андреева. // Требования к документообороту фирмы М., 2006. - 360 с.

23. Анисимов В. М. делопроизводство в системе государственного управления. / В.М. Анисимов. - РАГС. М., 2005. - 48 с.

24. Богатырев Р.Х. основы делопроизводства в государственном аппарате. / Р.Х. Богатырев. // Учебное пособие. Изд-во Казанского университета. Казань, 2007. - 278 с.

25. Елпатьевский А.В., Ханпира Э.И. Еще раз о термине «документ». // Советские архивы, 2003. - 142 с.

26. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - М.: Дрофа, 2008. - 57 с.

27. Кондакова И.А. Открытый архив. / И.А. Кондраков. - М., 2001. - 560 с.

28. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.: Норма, 2005. - 55 с.

29. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами. ИНФРА-М.М., 2004. - 58 с.

30. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. / Т.В. Кузнецова. // Организация и технологии документационного обеспечения управления. - М.: ЮНИТИ, 2003. - 98 с.

31. Магидов В.М. Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах. / В.М. Магидов. - М., 2002. - 56 с.

32. Митрофанова В.В., Скибина М.Д. Кадровое делопроизводство в коммерческой организации / В.В. Митрофанова. - М.: Инфра, 2004. - С. 15.

33. Новосадов М.И. История делопроизводства в СССР. / М.И. Новосадов. //Учебное пособие. М., 2007. - 47 с.

34. Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. / Л.В. Павлюк - М., 2005. - 29 с.

35. Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления. / А.В. Пшаненко. // Финстатинформ, 2002. - 45 с.

36. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. / М.В. Степанюк. - М.: ПРИОР, 2001. - 56 с.

37. Тельчаров А.Д. Архивоведение. М. / А.Д. Тельчаров. // Издательство ПРИОР, 2005. - 160 с.

38. Тихонов В.И. Предложения по организации хранения электронных документов в государственных архивах М. / В.И. Тихонов. // Главархив Москвы, 2005. - 78 с.

39. Якушева Т.П. .Электронный документооборот и его недостатки / Г.Д. Имамова // Секретарское дело., 2009. - 41 с.

Размещено на Allbest.ru