2

Размещено на http://www.allbest.ru/

«Российская академия народного хозяйства и государственной службы

при Президенте Российской Федерации»

Челябинский филиал

Кафедра государственного управления, правового обеспечения государственной и муниципальной службы

Практика и проблемы организации документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области и направления ее совершенствования

Руководитель:

Задворнова Е.Е.

Челябинск 2012

ОГЛАВЛЕНИЕ

• Введение 3
• Глава 1. Нормативно-правовая база делопроизводства в Управлении по недропользованию по Челябинской области 6
• 1.1 Правовые основы документирования и документооборота 6
• 1.2 Инструкция по делопроизводству 14
• Глава 2. Система документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области 21
• 2.1 Организация документационного обеспечения 21
• 2.2 Опыт работы по организации работы с документами 27
• Глава 3. Порядок работы с документами в Управлении по недропользованию по Челябинской области 34
• 3.1 Проблемы документационного обеспечения 34
• 3.2 Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения 39
• Заключение 61
• Список использованных источников и литературы 64

Введение

Результаты опубликованных в последнее время научных работ свидетельствует о том, что еще не было такого периода, когда на высшем уровне предпринималось столько бы последовательных действий по организации российского делопроизводства и приведению его в соответствие мировым стандартам. Об этом свидетельствует принятие в начале ХХI века целого комплекса Федеральных законов, правительственных регламентов, кодексов, ГОСТов, инструкций положений.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, в том числе и в Управлении по недропользованию по Челябинской области. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации документационного обеспечения влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. Актуальность проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и совершенствования.

Актуальность предложенной темы выпускной квалификационной работы подтверждается тем, что в последнее время особое значение приобретают задачи организации, упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения документации, особенно на нетрадиционных носителях, сопряжения аппаратно-программной среды, редакторских программных и других средств документирования и обработки документной информации, организации электронного документирования, документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа. Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального внимания, так как существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного ДОУ.

Большой вклад в становление и развитие теории организации делопроизводства в исполнительные органы государственной власти внесли ученые: В.С. Артамонов, Ю.Г. Баскин, Н.Н. Брушлинский, Ю.М. Глуховенко, А.А. Грешных, В.В. Кафидов, Е.А. Мешалкин, В.А. Минаев, Н.Г. Топольский и др.Объектом исследования является - Управление по недропользованию по Челябинской области.

В качестве предмета исследования выделяются направления совершенствования организации документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области.

Цель выпускной квалификационной работы разработать рекомендации, направленные на решение проблем в организации делопроизводства Управления по недропользованию по Челябинской области.

Для достижения поставленной цели необходимо выполнение следующих задач:

- рассмотреть правовые основы документирования и документооборота;

- проанализировать инструкция по делопроизводству;

- рассмотреть организацию документационного обеспечения;

- выявить проблемы документационного обеспечения;

- предложить рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения.

Выпускная квалификационная работа написана на основании изучения нормативно-правовых актов, учебных пособий и статей периодических изданий.

В процессе исследования использовался общенаучный (диалектический) метод познания, а также частнонаучные и специальные методы исследования, проведенные как на эмпирическом, так и на теоретическом уровне (метод системного анализа, исторический метод, метод восхождения от абстрактного к конкретному, от общего к частному, нормативно-логический, сравнительно-правовой и системно-правовой методы).

Практическая значимость заключается в том, что разработанные автором предложения, направлены на улучшение деятельности Управления по недропользованию по Челябинской области в организации документационного обеспечения.

Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников и литературы.

Глава 1. Нормативно-правовая база делопроизводства в Управлении по недропользованию по Челябинской области

1.1 Правовые основы документирования и документооборота

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

23 декабря 2009 г. были утверждены приказом Росархива Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее - Рекомендации) Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Приказ Росархива от 23 декабря 2009 N 76 // Документ опубликован не был..

Рекомендации были обещаны Правительством России еще 15 июня 2009 года, когда постановлением № 477 был утвержден новый нормативный документ - Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее - Правила) Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: Постановление Правительства РФ от 15 июля 2009 N 477 (ред. от 07 сентября .2011 года) // Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060; Собрание законодательства РФ. 2011. N 37. Ст. 5263.. Согласно этому постановлению в федеральных органах исполнительной власти вопросы делопроизводства должны регулироваться упомянутыми Правилами и инструкцией по делопроизводству, которую каждый орган исполнительной власти должен разработать для себя на основе Правил.

Правила встряхнули мирную жизнь документоведов рядом новаций и оставили много вопросов, на которые нельзя было ответить до выхода Рекомендаций Чернышева О.Н. Изменения в оформлении документов согласно новым методическим рекомендациям // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2010. № 3. С. 7..

Перестала действовать Типовая инструкция по делопроизводству для Федеральных органов исполнительной власти. На протяжении десятилетий она служила надежным ориентиром для всех организаций, независимо от формы собственности и характера деятельности, при составлении ими инструкций по делопроизводству, наряду с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Большая часть содержания Типовой инструкции перекочевала в Методические рекомендации, но с потерей статуса нормативного документа.

Остался открытым вопрос с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В соответствии с Федеральным законом «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ О техническом регулировании: Федеральный закон от 27 декабря .2002 N 184-ФЗ (ред. от 06 декабря .2011) // Собрание законодательства РФ. 2002. N 52 (ч. 1). Ст. 5140; Собрание законодательства РФ. 2011. N 50. Ст. 7351. «Регулирование в области требований к документации, документационным процессам и операциям, а также к условиям хранения, использования и утилизации (уничтожения - в архивной терминологии) должно оформляться в форме стандартов». Все современные стандарты, в том числе ГОСТ Р 6.30-2003, носят рекомендательный характер. Обязательность положениям ГОСТа можно придать законодательным, распорядительным или нормативным документом. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 2005 года содержала статью, которая делала положения ГОСТа Р 6.30-2003 обязательными в части оформления документов.

Следует обратить внимание на перечень «законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела», приведенный в Рекомендациях. При составлении инструкции по делопроизводству в раздел «Общие положения» всегда включается статья с таким перечнем, тем самым обозначается правовое поле делопроизводственной деятельности организации.

Списком правовых актов, приведенным в Рекомендациях, нужно пользоваться, но он не является исчерпывающим, в нем отсутствуют требования к языку документа. А именно:

Закон Российской Федерации от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» О языках народов Российской Федерации :Закон РФ от 25 октября 1991 N 1807-1 (ред. от 11 декабря 2002) // Ведомости СНД и ВС РСФСР. 1991. N 50. Ст. 1740; Собрание законодательства РФ. 2002. N 50. Ст. 4926. устанавливает использование государственного языка в официальных документах;

Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» О государственном языке Российской Федерации: Федеральный закон от 01 июля 2005 N 53-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2005. N 23. Ст. 2199..

В приведенных актах содержатся актуальные требования об обязательном использовании государственного языка Российской Федерации в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства; в наименованиях федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов; во взаимоотношениях федеральных органов государственной власти; при написании наименований географических объектов… При этом в разделе Рекомендаций 3.3.2. «Оформление реквизитов документов», в части, посвященной реквизиту «текст документа» есть фраза: «В федеральных органах исполнительной власти документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации», но она не подкреплена ссылкой на упомянутые законы. Нет такой ссылки и в разделе Рекомендаций 3.3.1. «Бланки документов».

Впервые со времени выхода ГОСТа Р 6.30-2003 в 2003 году Правила вторглись в состав и наименование реквизитов документа. Общее их число сократилось с 30 до 24, появилось несколько новых, часть реквизитов сменила название.

Много недоразумений вызвал новый реквизит «должность лица, подписавшего документ», который, казалось, являлся частью реквизита «подпись должностного лица» (ранее по ГОСТу - реквизит «подпись»). Только после выхода Рекомендаций стало ясно, что авторы имели в виду наименование должности в должностном бланке или, как теперь в Рекомендациях, «бланке письма должностного лица».

Трудно доказать целесообразность новых имен старых реквизитов:

- «наименование документа» вместо «заголовок к документу»,

- «указания по исполнению документа» вместо «резолюция»,

- «отметка об исполнении документа» вместо «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Содержание и оформление этих реквизитов осталось прежним, но упоминание об этом встречается только на 18 странице текста Рекомендаций, где рядом с новым, в скобках, начинают указывать старое название реквизита. Сами авторы Рекомендаций путаются, и в тексте то и дело проскакивают старые «заголовок к документу» и «должностной бланк». В любом случае службам ДОУ придется потрудиться, меняя названия реквизитов в инструкциях по делопроизводству своих организаций Чернышева О.Н. Изменения в оформлении документов согласно новым методическим рекомендациям // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2010. № 3. С. 8..

В ряде случаев есть изменения по содержанию старых реквизитов. Например, в ГОСТе 2003 года есть положение, что заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений. В Рекомендациях наименование документа (заголовок к тексту) составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

В ГОСТе Р 6.30-2003 о согласовании сказано, что оно может быть оформлено грифом согласования, а также справкой о согласовании или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. В Рекомендациях согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

Рекомендации вернули старый, но нужный реквизит «отметка о конфиденциальности». В последний раз этот реквизит появлялся в государственном стандарте 1997 года «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», тогда он назывался «гриф ограничения доступа к документу». Все эти годы сам гриф никуда из документов не исчезал, но из ГОСТа Р 6.30-2003 он был выведен, так как его написание и содержание регулируется не стандартом, а соответствующими законами (ФЗ «О государственной тайне» 21.07.1993 О государственной тайне: Закон РФ от 21 июля 1993 N 5485-1 (ред. от 08 ноября 2011) // Собрание законодательства РФ. 1997. N 41. Ст. 8220-8235; Собрание законодательства РФ. 2011. N 46. Ст. 6407.; Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения, утв. постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти: Постановление Правительства РФ от 03 ноября 1994 N 1233 // Собрание законодательства РФ. 2005. N 30 (ч. II). Ст. 3165.; ФЗ «О коммерческой тайне» 29.07.2004 О коммерческой тайне: Федеральный закон от 29 июля 2004 N 98-ФЗ (ред. от 11 июля 2011) // Собрание законодательства РФ. 2004. N 32. Ст. 3283; Собрание законодательства РФ. 2011. N 29. Ст. 4291. и др.).

Рекомендации содержат следующее определение бланка документа: «бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа». Давайте рассмотрим новый набор реквизитов.

Рекомендации «облегчили» бланки документов, избавив их от кодов ОКПО (ОКОГУ), ОГРН, ИНН/КПП, которые ранее были обязательными для бланка письма, и хотя помещались они в зоне справочных данных, справочными не являлись, а входили в набор реквизитов, придающих документу свойство юридической силы.

Наверное, можно обойтись без кодов ОКПО (ОКОГУ) и ИНН/КПП, но что делать с ОГРН. Ведь согласно Статье 8 Правил ведения ЕГРЮЛ и предоставления содержащихся в нем сведений (постановление Правительства РФ от 19.06.2002 № 438 О Едином государственном реестре юридических лиц: Постановление Правительства РФ от 19 июня 2002 N 438 (ред. от 08 декабря 2008) // Собрание законодательства РФ. 2002. № 26. Ст. 2585; Собрание законодательства РФ. 2008. N 50. Ст. 5958.) основной государственный регистрационный номер юридического лица должен указываться во всех документах юридического лица.

С 1 января 2010 года вступил в действие Федеральный закон РФ от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления: Федеральный закон от 09 февраля 2009 N 8-ФЗ (ред. от 11 июля 2011) // Собрание законодательства РФ. 2009. N 7. Ст. 776; Собрание законодательства РФ. 2011. N 29. Ст. 4291.. Согласно закону средствами обеспечения доступа являются:

- письменный запрос, в т.ч. по электронной почте;

- устный запрос, в т.ч. прием граждан должностным лицом;

- наглядная информация на стендах в приемных и др. доступных помещениях;

- опубликование в печати;

- интернет-сайт организации.

Из этого следует, что с 1 января 2010 года не только адрес электронной почты, но и интернет-сайт организации перестали быть просто справочными сведениями, которые включались в бланк по усмотрению руководителя организации. Теперь это обязательные реквизиты, помещаемые в зоне справочных данных бланка письма. Рекомендации не учли данное требование закона в разделе, где устанавливается состав реквизитов, обязательных для бланка письма. Интернет-сайт организации здесь отсутствует: «Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения)».

Рекомендации расширили видовой состав бланков документов федерального органа исполнительной власти. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в разделе 2.5.2 говорилось о применении общего бланка, бланка письма и бланка конкретного вида документа. В Рекомендациях бланки конкретного вида документа подробно расписаны:

- бланк приказа;

- бланк распоряжения;

- бланк указания;

- бланк постановления;

- бланк протокола;

а бланк письма приводится в трех вариантах:

- бланк письма федерального органа исполнительной власти;

- бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя федерального органа исполнительной власти);

- бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа).

В приложениях к Рекомендациям образцы общего бланка и бланка указания отсутствуют. Бланк указания упоминается лишь однажды в разделе 3.3.1. «Бланки документов», далее по тексту он больше не встречается. Более того, в разделе 3.3.4. «Подготовка нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти» нет указаний в перечне нормативных правовых актов, издаваемых федеральными органами исполнительной власти. Нет указаний и в разделе 3.3.5.1. «Состав документов федерального органа исполнительной власти».

Рекомендации исправили ошибку Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в части полей документа. Типовая инструкция жестко требовала, чтобы каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, имел поля: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Любой человек, хоть раз имевший опыт работы с документами знает, что левое поле в 20 мм не позволяет подшить документ в папку. Рекомендации внесли поправку: не менее 20 мм.

Таким образом, главным новшеством в правовом регулировании делопроизводства в исполнительных органах государственной власти стало значительное повышение уровня регламентации вопросов делопроизводства. Впервые на уровне правительства принят нормативный правовой акт, в котором регулируются вопросы работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.

1.2 Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству в Управления по недропользованию по Челябинской области (далее - Инструкция) О утверждении инструкции по делопроизводству в Управлении по недропользованию по Челябинской области: Приказ начальника Управления по недропользованию по Челябинской области от 23 декабря 2005 № 463 // Документ опубликован не был. была принята на основе Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по недропользованию, утвержденной приказом Федерального агентства по недропользованию от 16.09.2005 г. № 949 О утверждении инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по недропользованю: Приказ Федерального агентства по недропользованию от 16.09.2005 г. № 949 // Документ опубликован не был.. Инструкция устанавливает общие правила работы с документами в Управления по недропользованию по Челябинской области (далее - Управление). Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

По дате принятия Инструкции не трудно догадаться, что она в настоящий момент является устаревшей, в ней много ссылок на федеральные акты, которые в настоящий момент прекратили свое действие. В частности Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68, и с Положением о Управлении по недропользованию по Челябинской области (далее - Положение об Управлении).

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Управления (далее - подразделения) осуществляются старшим специалистом отдела экономики, финансов, бухгалтерского учета и кадровой работы.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в подразделениях Управления возлагается на их руководителей. Секретари подразделений или иные работники, назначенные руководителями подразделений в качестве ответственных за делопроизводство, обеспечивают учет документов, прохождение документов в установленные сроки, осуществляют ознакомление работников подразделений с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

В соответствии с Инструкцией работники Управления несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность. При утрате служебных документов немедленно докладывается руководству подразделения.

Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Управлении, должны отвечать требованиям Инструкции.

Организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (государственную тайну и конфиденциальную информацию), регулируется специальными инструкциями, утверждаемыми Руководителем Управления.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с ними, а также подготовки документов к передаче в архив.

Передача служебных документов и их копий сторонним организациям, а также публикация их в печати допускаются только с письменного разрешения Руководителя Управления.

В соответствии с инструкцией при уходе работника в отпуск, отъезде в командировку, увольнении или перемещении, имеющиеся у него документы по указанию руководителя подразделения передаются другому работнику.

Деятельность Управления, в соответствии с Инструкцией, обеспечивается комплексом взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документации Управления определяется Положением об Управлении, установленным порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Управлением, другими органами власти и управления и организациями.

В целях повышения качества подготовки управленческих документов в Управлении Инструкцией устанавливаются единые правила подготовки и оформления документов, призванные обеспечить юридическую силу документов, способствовать оперативному исполнению документов и их последующему использованию.

Юридическая сила документов обеспечивается наличием в них определенных реквизитов. Состав и порядок расположения реквизитов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В инструкции сплошь и рядом ссылки на устаревшие акты, в частности к оформлению нормативных правовых актов (правил, положений, инструкций, постановлений, приказов) установлены Правилами оформления нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 №1009 и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Управленческие документы, подготовленные в подразделениях Управления, должны быть краткими, ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, отредактированными и, при необходимости, согласованными со всеми заинтересованными подразделениями, должностными лицами, органами власти и управления, организациями. Тексты документов не должны допускать различных толкований и противоречить действующему законодательству.

Каждый сотрудник Управления, в соответствии с Инструкцией, непосредственно отвечает за качество подготовки документов. Ответственность за некачественную подготовку документов, недостоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.

В соответствии с Инструкцией регистрация документа - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующим вводом сведений о документе в БД.

В электронной РК документа фиксируются: входящий номер документа, дата поступления, исходящий номер и дата документа, данные о корреспонденте, количестве листов, наличии приложений.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета и исполнения.

Поступившие телеграммы и факсограммы регистрируются вместе с поступившими письмами.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

- материалы информационно-справочного характера (справочники, рекламные буклеты, брошюры), присланные для сведения;

- газеты, журналы, иные периодические издания;

- поздравительные открытки, телеграммы и т.п.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

В Управлении применяется сквозная регистрация входящих документов. Отдельно регистрируются приказы Управления по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка.

Регистрация всех поступающих документов, нормативных правовых актов, распорядительных документов, протоколов и решений коллегии, писем за подписью Руководителя, его заместителей производится.

Документы регистрируются в системе электронного документооборота в виде электронных карточек.

Номера исходящих писем, подписанных Руководителем и его заместителями, состоят из следующих элементов: индекс, образованный из первых букв имени и фамилии лица, подписавшего письмо, через тире - индекс подразделения-исполнителя, через тире - индекс дела по номенклатуре, через дробь - порядковый исходящий номер, например: АЛ-03-18/4760.

Номера исходящих писем, подписанных начальниками подразделений, состоят из следующих элементов: индекс подразделения, через тире - индекс дела по номенклатуре, через дробь - порядковый исходящий номер, например: 01-21/551.

Номера приказов по основной деятельности состоят только из цифр.

Номера кадровых приказов имеют индекс «к», например: 133-к.

Номера протоколов совещаний у Руководителя и его заместителей состоят из следующих элементов: индекс, образованный из первых букв имени и фамилии лица, утвердившего протокол, через тире - индекс дела по номенклатуре, через дробь - порядковый номер, через тире - индекс «пр», например: АЛ-07/61-пр.

Номера протоколов совещаний у начальников подразделений состоят из следующих элементов: индекс дела по номенклатуре, через дробь - порядковый номер, через тире - индекс «пр», например: 07/52-пр.

Номера исходящих телеграмм состоят из следующих элементов: индекс, образованный из первых букв имени и фамилии лица, подписавшего телеграмму, через тире - индекс «Т», через тире - порядковый исходящий номер, например: Т-155.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование организации (автора или корреспондента);

- исходящие реквизиты;

- наименование вида документа (номенклатура);

- количество листов;

- дата поступления;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

- гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

- внутренняя переадресация документов по исполнителям;

- код по тематическому классификатору;

- ключевые слова;

- наличие приложений;

- должностное лицо, поставившее документ на контроль;

- промежуточные сроки исполнения;

- перенос сроков исполнения;

- срок хранения документа;

- статус документа (проект, версия);

- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Инструкции предусмотрена поисковая система по документам в рамках существующей системы автоматизированного документооборота и делопроизводства.

Поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в аннотации искомого документа).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста аннотации.

Поисковая система обеспечивает поиск информации о деятельности Управления, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.

Таким образом, в настоящий момент в Управлении действует инструкция, которая содержательно уже давно устарела. Единственным выходом из данной ситуации видится разработка и принятие новой Инструкции.

Глава 2. Система документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области

2.1 Организация документационного обеспечения

Управление по недропользованию по Челябинской области, сокращенное наименование - Челябинскнедра, является территориальным органом регионального уровня, осуществляющим функции Федерального агентства по недропользованию по оказанию государственных услуг и управлению государственным имуществом в сфере недропользованию, а также правоприменительные функции на территории Челябинской области и создано как Территориальное агентство по недропользованию по Челябинской области.

Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, актами Министерства природных ресурсов Российской Федерации и Федерального агентства по недропользованию.

Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами государственной власти Челябинской области, органами местного самоуправления, общественными объединениями, иными организациями.

Обязанности по обработке возложены на старшего специалиста отдела экономики, финансов, бухгалтерского учета и кадровой работы, они включают:

- осуществление работы по организационно-техническому обеспечению деятельности начальника Управления

- ежемесячно - обработка порядка 200 ед. входящей корреспонденции и отправка порядка 120 ед. исходящей корреспонденции, регистрация приказов по основной деятельности, отправка корреспонденции

- регистрация входящей и исходящей корреспонденции программным средством «ДЕЛО»

- ведение подготовки документов и материалов, необходимых для работы начальника Управления, проверка правильности оформления подготовленных документов, передаваемых начальнику Управления на подпись

- ведение телефонных переговоров, записи в отсутствие начальника Управления полученной информации, передачи и приема информации по приемно-переговорным устройствам (телефакс), а также телефонограмм

- выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником Управления (оповещение участников Комиссии для рассмотрения заявок о предоставлении права пользования участками недр… - 6 заседаний)

- выполнение работы, непосредственно связанной с приобретением, перевозкой, хранением, обработкой, отпуском и применением переданных на хранение материальных ценностей, (осуществление организации ремонта оргтехники, заправки картриджей)

- ведение учета, составление и представление в установленном порядке товарно-денежных и других отчетов о движении и остатках вверенных материальных ценностей (ведомости выдачи, реестры отправки корреспонденции)

- участие в инвентаризации материальных ценностей Управления

- организация использования в рабочее время имеющегося транспортного средства для производственных целей

- организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников

- ведение учета поступления жалоб и обращений граждан и организаций

- ведение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности (11 наименований)

- ведение табеля учета рабочего времени, осуществление контроля за своевременным представлением листков временной нетрудоспособности и других документов, подтверждающих право отсутствия сотрудника на работе

- ведение журналов учета выезжающих и приезжающих в служебные командировки, отметка командировочных удостоверений.

Подготовка и оформление всех документов осуществляется аппаратом Управления.

Подготовка и оформление документов в Упрвлении имеет ряд существенных особенностей. Служебные документы оформляются на бланках формата А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм) установленной формы с угловым или продольным расположением реквизитов, а также на стандартных листах бумаги. На бланках печатаются документы, представляемые для рассмотрения на заседаниях Управления и его отделов. Каждый лист документа должен иметь поля, мм: 30 - левое, 10 - правое, 20 - верхнее, 20 - нижнее.

Движение документов в Управлении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Управлении, регламентируются Инструкцией, положениями о подразделениях и должностными инструкциями их работников.

Система электронного документооборота Управления обеспечивает возможность определения последовательности операций, производимых с документом, и пути его движения от момента регистрации до отправки в архив Управления (далее - Архив).

Особенностью системы является появление входящего номера («очередь») документа на компьютере того исполнителя, кому он адресован. Только тот исполнитель, у которого документ находится в очереди, может с ним работать в соответствии с руководством пользователя системы на каждом конкретном рабочем месте (вводить резолюцию, вносить информацию о ходе исполнения, направлять следующему исполнителю). Другие пользователи могут использовать сведения о прохождении документа только в информационном варианте.

Доставка документов в Управление осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в Управление доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Поступающая корреспонденция принимается централизованно старшим специалистом отдела экономики, финансов, бухгалтерского учета и кадровой работы. Документы, полученные работниками в других организациях и от посетителей, для регистрации и учета также передаются к данному специалисту.

Документы, поступающие в Управление на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение Руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется старшим специалистом отдела экономики, финансов, бухгалтерского учета и кадровой работы.

При получении документа проверяется целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, а при вскрытии конверта (за исключением конвертов с пометкой «лично») - наличие в нем документов, включая приложения.

При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

На конвертах с грифом «Для служебного пользования» или «Конфиденциально» проставляется штамп о поступлении и дата поступления, после чего они передаются под расписку в подразделение, обеспечивающее работу с документами ограниченного доступа.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки. В остальных случаях конверты уничтожаются.

Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции и передача ее на регистрацию осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, адресованные в подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство.

Все поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы, содержащие сведения для руководства, передаются руководителю или его заместителям, остальные - непосредственно в структурные подразделения.

На документе, подлежащем регистрации, проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления и порядковый номер поступления. Регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу первого листа документа, не задевая его текста. Порядковая нумерация документов ведется в пределах одного года.

Регистрация в системе электронного документооборота производится путем заполнения электронной карточки документа (ввод входящего номера, даты поступления и сведений о поступившем документе - исходящий номер и дата, данные о корреспонденте, количестве листов, наличии приложений).

Документы, адресованные Руководству, а также без указания конкретного лица или подразделения предварительно рассматриваются старшим специалистом отдела экономики, финансов, бухгалтерского учета и кадровой работы, а затем направляются на резолюцию Руководству или в подразделение. Предварительное их рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания, на основании установленного в Управлении распределения обязанностей между заместителями Руководителя и положений о подразделениях.

Документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или конкретным должностным лицам, передаются по назначению в день поступления без предварительного рассмотрения.

После рассмотрения документа Руководителем или его заместителем вносится резолюция в базу данных (далее - БД) системы «Дело», рассылают электронные регистрационные карточки (РК) всем исполнителям в соответствии с резолюцией, а документ передают на исполнение ответственному исполнителю.

Подлинник документа, который исполняется несколькими подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям направляются копии.

Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равной мере несут все исполнители. Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые для исполнения документа материалы.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение Руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается, регистрируется получателем и оперативно передается должностному лицу, которому она адресована.

Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

Документы, поступившие в структурное подразделение на исполнение из отдела делопроизводства и секретариата, повторно в подразделении не регистрируются.

Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится с разрешения руководителя, вынесшего резолюцию, через старшего специалиста отдела экономики, финансов, бухгалтерского учета и кадровой работы.

2.2 Опыт работы по организации работы с документами

недропользование документационный делопроизводство

С ростом масштабов Управления по недропользованию по Челябинской области вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.

За последние три года в Управлении отмечается рост количества исходящих писем, а также отправки корреспонденции (писем и бандеролей), при этом сокращаются количество приказов по основной деятельности и входящей корреспонденции (табл. 1).

Таблица 1 Данные документооборота Управления по недропользованию по Челябинской области за 2007- 2011 годы

Год	2007	2008	2009
Квартал	I	II	III	IV	I	II	III	IV	I	II	III	IV
Входящие	626	581	598	632	631	561	539	600	673	594	520	578
Всего:	2437	2342	2365
Исходящие	329	388	383	387	370	395	345	456	467	369	304	406
Всего:	1487	1570	1546
Отправка корреспонденции (письма, бандероли)	170	204	170	136	170	153	153	187	289	170	170	204
Всего:	680	663	833
Приказы по основной деятельности	347	381	303

Год	2010	2011
Квартал	I	II	III	IV	I	II	III	IV
Входящие	698	631	558	582	718	638	600	660
Всего:	2469	2616
Исходящие	437	439	508	416	476	468	492	540
Всего:	1800	1976
Отправка корреспонденции (письма, бандероли)
Всего:	1100	1200
Приказы по основной деятельности	365	320

При Управлении действует Научно-технический совет (далее НТС).

Основанием для начала рассмотрения материалов на НТС является регистрация письма Заявителя должностным лицом, ответственным за делопроизводство, в день поступления письма.

В срок не более одного рабочего дня после получения на письме резолюции начальника Управления (или его заместителя) секретарь НТС оформляет соответствующий формуляр прохождения материалов через НТС и направляет поступившие материалы заместителю начальника отдела геологии и лицензирования (по компетенции).

В срок не более одного рабочего дня после получения материалов заместитель начальника отдела геологии и лицензирования передает их ответственному исполнителю с учетом его отраслевой специализации.

В срок не более пяти рабочих дней со дня получения материалов ответственный исполнитель производит их проверку, оценку соответствия действующим требованиям по комплектности и в случае несоответствия делает соответствующую отметку в формуляре и готовит проект письма Управления о возврате материалов Заявителю, который передает секретарю НТС.

В срок не более пятнадцати дней со дня получения материалов (при соответствии их действующим требованиям) ответственный исполнитель готовит проект решения (протокола) НТС.

При невозможности соблюдения сроков ответственный исполнитель уведомляет об этом заместителя начальника отдела геологии и лицензирования с обоснованием причин задержки.

Заместитель начальника отдела геологии и лицензирования обращается с письменным предложением к руководству Управления о продлении сроков на конкретное количество рабочих дней. Срок продлевается по резолюции на предложении.

Ответственный исполнитель оповещает секретаря НТС о готовности материалов к рассмотрению на заседании НТС за один рабочий день до дня заседания НТС.

Секретарь НТС организует работу заседания согласно Положению о НТС Управления.

В срок не более трех рабочих дней со дня проведения заседания НТС ответственный исполнитель завершает оформление протокола НТС и передает подписанный в установленном порядке протокол заседания НТС секретарю НТС. Материалы возвращаются Заявителю с копией протокола заседания НТС должностным лицом, ответственным за делопроизводство, не позднее следующего дня после их поступления для отправки.

Контроль прохождения материалов, поступивших на рассмотрение НТС

Заместитель начальника отдела геологии и лицензирования по направлению своей деятельности осуществляет текущий контроль прохождения материалов, поступивших на рассмотрение НТС.

Заместитель начальника Управления - начальник отдела геологии и лицензирования осуществляет контроль исполнения настоящего регламента в целом.

	Поступление материалов от Заявителя
Регистрация письма Заявителя и направление его на резолюцию
Оформление формуляра прохождения материалов через НТС и направление поступивших материалов в отдел геологии и лицензирования
Передача материалов ответственному исполнителю с учетом его отраслевой специализации
Проверка и оценка материалов
	Материалы соответствуют действующим требованиям по комплектности
ДА		НЕТ
Принятие решения о соответствии материалов действующим требованиям по комплектности		Принятие решения о несоответствии материалов действующим требованиям по комплектности, отметка в формуляре
Подготовка проекта решения (протокола) НТС		Подготовка проекта письма о возврате материалов Заявителю
		Уведомление о невозможности соблюдения сроков подготовки проекта решения (протокола) НТС		Передача проекта письма секретарю НТС
		Подготовка письменного предложения о продлении сроков рассмотрения на конкретное количество рабочих дней
Оповещение о готовности материалов к рассмотрению на заседании НТС
	Организация заседания НТС
	Завершение оформления протокола заседания НТС
Возвращение материалов Заявителю с копией протокола заседания НТС

Рис. 1. Блок схема исполнения регламента прохождения материалов, поступивших на рассмотрение Научно-технического совета Управления по недропользованию по Челябинской области.

Материально-техническое обеспечение делопроизводства в Управлении организуется в соответствии с выявленной потребностью. Главная задача заключается в определении потребности в материалах и технических ресурсах, изыскании возможностей покрытия этой потребности, организация использует хранения материалов и выдачу их, а также в проведении контроля за правильным использованием материально-технических ресурсов и содействия в их экономии.

Нужно отметить, что инструмент и инвентарь делятся на две части. В первую из них входят малоценные и быстроизнашивающиеся (со сроком службы менее одного года) инструменты и инвентарь. Они относятся к оборотным фондам. Другая же часть, в которую включается весь остальной инструмент и инвентарь, относится к основным фондам.

Своевременное и оптимальное обеспечение организации необходимыми материальными ресурсами улучшает комплектность и качество работы.

В состав материально - технического обеспечения включается:

- основные и вспомогательные материалы;

- малоценные и быстроизнашивающиеся инструменты и запасные части для ремонта оборудования.

Управление имеет достаточно полное материально-техническое обеспечение. В его состав входит:

- основные: столы, стулья, кресла, шкафы, часы, настольные лампы, зеркало;

- вспомогательные: компьютеры, принтеры, телефоны, ксерокс, сканер;

- малоценные и быстроизнашивающиеся инструменты: бумага, письменные и канцелярские принадлежности;

- прочие: корзины для мусора.

Данное материально-техническое обеспечение позволяет:

а) решать потребности Управления;

б) экономично использовать рабочее время;

в) обеспечить своевременное выполнение работы;

г) качественно выполнять задачи.

Для того чтобы успешно выполнять свои функции, специалист ответственный за делопроизводство соблюдает следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

Комплексность - информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

Оперативность - получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом ее завершения.