Систематичность - требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности).

Достоверность - информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

Таким образом, можно сделать вывод, что львиная часть работы, касающаяся делопроизводства в Управлении, выполняется одним специалистом - старшим специалистом отдела экономики, финансов, бухгалтерского учета и кадровой работы, что представляется неправильным ввиду перегруженностью работой данного специалиста. Необходимо в структуре Управления создать отдел делопроизводства, который бы в полной мере занимался всем объемом работ, затрагивающим делопроизводство в Управлении.

Глава 3. Порядок работы с документами в Управлении по недропользованию по Челябинской области

3.1 Проблемы документационного обеспечения

Основной проблемой документационного обеспечения в Управлении является Устаревшая Инструкция по делопроизводству. Необходимо в кратчайшие сроки разработать и принять новую Инструкцию, соответствующую современным требованиям.

Естественно, что существующая нагрузка по работе с документами превышает возможности одного специалиста. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так.

1. Руководство теряет целостную картину происходящего.

2. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают осуществлять свою деятельность слаженно. Падает качество обслуживания граждан и способность управления поддерживать внешние контакты.

3. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д.

К настоящему времени в Управлении по недропользованию по Челябинской области уже известен практический опыт оперативного использования электронных документов, которое вызывало определенные трудности. Остановимся на некоторых вопросах электронного документооборота в Министерстве.

Понятие «электронного документа». Если ранее к электронным документам относили те документы, для создания, обработки, передачи и хранения которых использовались электрические, магнитные и т.д. технологии (например, факсы), то сегодня к электронным относят те документы, с которыми невозможно работать без помощи вычислительной техники. С этой точки зрения данные, закодированные при помощи двумерного штрих-кода, рассматриваются (при наличии необходимых реквизитов) как электронный документ на бумажном носителе.

Документ в базе данных. С юридической и практической точек зрения большое значение имеет, является ли документ в базе данных (информационном ресурсе) документом. В зависимости от обстоятельств это могут быть один или несколько из перечисленных объектов:

· документы, содержащие исходную информацию, которая затем вводится в базу данных;

· записи в базе данных;

· таблицы в базе данных;

· формы ввода-вывода, связи и т.д.;

· журналы аудита и т.п.;

· база данных целиком;

· создаваемые на основе базы данных выходные документы;

· документация, описывающая базу данных;

· программное обеспечение и документация к нему.

Принципы регистрации документов. Сегодня в Управлении наблюдается, с одной стороны, возврат к регистрационной системе, с другой - отказ от ручной регистрации в тех случаях, когда есть возможность доказать поступление, создание или отправку документа при помощи других средств, например аудита информационных систем.

Электронная почта. Электронная почта стала важнейшим деловым инструментом как в государственном, так и частном секторе. Эта технология стала ключевой для многих видов деловой деятельности, поэтому сообщения электронной почты признаются документами, и требования к обеспечению их сохранности включены в законодательно-нормативные акты.

Использование электронных подписей и иных средств криптографии. Использование ЭЦП в электронном документообороте рассматривается как панацея ото всех бед, связанных с обеспечением юридической значимости электронных документов. Вместе с тем использование ЭЦП без дополнительных «подстраховывающих» организационно-правовых мер может быть небезопасным, особенно при подписании файлов в распространенных офисных форматах, таких как Word, Excel и PDF.

Стандарты в области делопроизводства и документооборота. Стандарты содержат четко сформулированные требования к работе с документами и информацией. Они могут помочь в ситуации, когда необходимо объяснить руководству, представителям службы информационных технологий, других служб и деловых подразделений основные требования, связанные, например, с организацией делопроизводства и документооборота.

Стандарты рассматривают следующие вопросы:

· требования к созданию документов, устанавливающие, какие документы должны быть оформлены или сформированы в ходе процесса и введены в систему документооборота; какую информацию эти документы должны содержать; какие данные об этих документах должны быть сохранены (метаданные для управления документами);

· требования в отношении сроков хранения, определяющие, в течение какого срока следует сохранять документы; требования к организации передачи документов другим заинтересованным сторонам; процесс определения судьбы документов по истечении срока их хранения;

· требования в отношении доступа к документам, определяющие, кому разрешен доступ к документам и как осуществляется управление доступом;

· требования к обеспечению сохранности, определяющие, каким образом поддерживаются доступность документов и их пригодность к использованию;

· требования к системам, в задачи которых входит создание и сохранение документов;

· инструменты и процедуры управления документами, такие как схемы (модели) метаданных, классификационные схемы (номенклатуры дел), схемы (модели) уровней допуска по безопасности и прав доступа, нормативные документы, на основании которых решается судьба документов по истечении срока хранения.

Осознав важность совершенствования документационного обеспечения управления, пытаются его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации.

Наиболее распространенное решение - это автоматизация отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными недостатками такого подхода являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями управления; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных.

Один из самых важных факторов успешного развития Управления по недропользованию по Челябинской области - его качественное управление.

Основные функциональные части (компоненты) системы автоматизации делопроизводства в управлении:

· средства и правила создания документов,

· ведения их электронного архива,

· поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-технических платформах предприятия.

Чтобы обеспечить эффективное использование информации, все остальные компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, стоящие перед Управлением по недропользованию по Челябинской области. С точки зрения комплексной автоматизации деятельности управления их прикладные информационные системы должны опираться на программно-технические платформы и систему автоматизации делопроизводства.

Таким образом, перед Управлением по недропользованию по Челябинской области, стремящемуся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи.

1. Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения управления.

2. Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.

Для автоматизации работы с документами приходится использовать последние технологические достижения:

1. системы управления базами данных;

2. системы поиска документов и анализа текстов;

3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);

4. среду клиент-сервер;

5. Internet.

Проанализировав документационное обеспечение Управления по недропользованию по Челябинской области, выявлено:

1. несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом, являющееся результатом, в первую очередь, неопределенности организационно-правового статуса данной функции, ее недооценки;

2. несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией, базирующегося на разработках, не выходящих преимущественно за пределы начала 90-х годов;

3. отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития инфо

2

Размещено на http://www.allbest.ru/

рмационных технологий и изменений носителей информации, при отсутствии требований к техническому оснащению органов управления и процессов документирования и продвижения документированной информации по «вертикали» и «горизонтали»;

4. несовершенство

2

Размещено на http://www.allbest.ru/

процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления;

5. недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления.

2

Размещено на http://www.allbest.ru/

Таким образом, даже краткое перечисление проблем современного делопроизводства показывает, насколько сложной становится сфера профессиональной деятельности. Чтобы решать эти проблемы специалистам в области управления документацией требуется постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных дисциплин.

3.2 Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения

В современных условиях в Управлении по недропользованию по Челябинской области появляется необходимость автоматизации работы с документами и организации управления. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.

1. С документами работают абсолютно все органы исполнительной власти, управления, организации и другие.

2. Практически каждое управление сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д.

3. За счет улучшения ведения делопроизводства управление получает реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.

4. Квалификация секретарей и лиц, отвечающих в организациях за ведение делопроизводства, недостаточна и требует повышения ее уровня.

5. Чрезвычайно велики запросы пользователей на совершенствование программ автоматизации делопроизводства и их интеграцию с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.

Необходимо разработать комплексную целевую программу, которая должна обеспечить:

1. повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;

2. установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах управления, с учетом их уровней и используемых технологий;

3. унификацию и стандартизацию состава и формы представления документированной информации;

4. разработку типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;

5. реализацию права на информацию юридических и физических лиц;

6. повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений документационного обеспечения управления и архивного дела.

Важнейшим результатом работ по программе должно стать, кроме решения собственно документоведческих проблем, также регламентация порядка лицензирования и сертификации систем документационного обеспечения управления, автоматизированных документационных и архивных технологий, порядка доступа к информационным ресурсам. Целесообразно наделение соответствующими функциями Росархива. Разработка и реализация комплексной целевой программы потребует сравнительно небольших затрат на проведение научно-исследовательских и проектно-конструкторских работ, к которым могут быть привлечены организации Росстандарта, Минтруда РФ, Минобразования и Миннауки РФ, Федеральной архивной службы России, Российской Академии наук и ряда других организаций, имеющих значительный опыт сотрудничества с Росархивом в разработке соответствующих нормативов. Координацию работ по подготовке и организации выполнения комплексной целевой программы представляется целесообразным возложить на Федеральную архивную службу России и ее головной Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Внедрение результатов разработок комплексной программы, единых норм и правил организации работы с документацией в условиях современных информационных технологий позволят существенно повысить качество и эффективность документационного обеспечения управления на всех уровнях управления, будет способствовать повышению качества комплектования архивного фонда РФ. 

Основными направлениями совершенствования документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области являются:

1. Необходимость закона о документации

Основополагающую роль в решении проблем документационного обеспечения должен сыграть Закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документирование, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации документационного обеспечения управления. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего. 

2. Необходимость государственных правовых актов

Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение. Прежде всего это разработанный ВНИИДАД проект Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой один из основополагающих федеральных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. Базовые положения ГСДОУ в сфере автоматизации документирования, документооборота, информационно-поисковых систем (ИПС), хранения, использования, внедрения автоматизированных информационных технологий на основе использования российских и международных классификаторов информации, в определенных условиях, позволят совместить применяемые в разных ведомствах аппаратно-программные средства документирования и обработки документной информации, будут способствовать информатизации организаций, территорий, отраслей. Важнейшим из условий активного использования ГСДОУ является придание ей возможно более высокого юридического статуса с одновременным возложением ответственности за ее применение на один из федеральных исполнительных органов, в данном случае на Росархив и его подведомственные организации. 

3. Необходимость стандартов

Решению технологических задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6.30-97. «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов». Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. Исключительно важное значение имеет также последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в т.ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.

Все более возрастающее значение в последнее время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и практически не регламентируются общегосударственными нормами. По-прежнему важной задачей остается сопряжение аппаратно-программной среды, редакторских программных и других средств документирования и обработки документной информации. Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального государственного внимания, так как существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного документационного обеспечения управления. Нерешенность, в частности, вопросов электронного юридического атрибутирования документов препятствует организации электронного документирования, документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа.

Специфика машиночитаемых данных состоит в том, что мы не можем их воспринимать в том физическом виде, в каком они хранятся на носителе. Электронные документы очень сильно зависят от технологии, формата и стандарта, в рамках которых они создаются. Только пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде (в распечатанном виде, на экране монитора и т.п.). Отсюда и терминологические разногласия, наблюдаемые как в среде ученых, так и в среде специалистов и практиков. В одном случае под электронным документом понимается машинный носитель информации, в другом - отдельный файл на этом носителе, в третьем - распечатка на бумаге, в четвертом - некая «матрица в памяти компьютера». Во многих случаях за документ принимается изображение на экране, в том числе полученное по электронной почте, из Интернета и других сетей. Понятие документа уже достаточно определено и, несмотря на варианты, имеет ряд общих обязательных составляющих: закрепление информации на носителе, возможность сохранения и передачи во времени и на расстояние, возможность служить доказательством.

Поэтому, прежде, чем заниматься технико-технологическими проблемами электронных документов, следует решить терминологические проблемы, проблемы правового характера по отношению к машиночитаемым документом. Следующий шаг - стандартизация и унификация новых информационных технологий. И все это требует серьезной научной проработки, специальной постановки научной темы в общегосударственном масштабе, как это сделано в странах Евросоюза, других развитых государствах. 

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации документационного обеспечения управления. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п.

Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты автоматизированных систем управления документацией появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число автоматизированных систем управления документацией растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно участвуют в конференциях и предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических решений. Известно также, что многие автоматизированные системы управления документацией разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются.

К сожалению, в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации. Редкими являются обзоры специалистов по системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Последние опубликованные обзоры заслуживают одобрения, хотя и критериальный ряд, и оценочные показатели, и применяемая терминология с точки зрения теории и практики документоведения не оптимальны.

Ни одна из участвующих в сравнительном анализе систем не тестируется на соответствие действующим стандартам и правилам документооборота, не сопоставляются затраты на внедрение той или иной системы с получаемыми прямыми и косвенными выгодами (не говоря уже об экономическом эффекте). Очевидно, что этой работой следует заниматься независимым экспертам, например ВНИИДАД, для более квалифицированной оценки достоинств или недостатков той или иной автоматизированной системы управления документацией. 

Проанализировав организацию работы документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области, считаю, что необходимо заменить устаревшую систему автоматизации делопроизводства «Дело» на систему «eDocLib».

В настоящий момент данный переход уже очень остро стоит перед руководством Управления. Руководитель Управления 20.11.2011 поручил О внедрении системы делопроизводства «eDocLib»: Поручение Руководителя Управления по недропользованию по Челябинской области от 20.11.2011 № 45 // Архив Управления по недропользованию по Челябинской области. заместителю по общим вопросам рассмотреть поэтапных переход на новый программный продукт, и просчитать финансовые издержки данного мероприятия.

Система автоматизации делопроизводства eDocLib выполнена на основе современных web-технологий. Это корпоративный портал для создания общего информационного пространства и для организации on-line взаимодействия с сотрудниками, а также для удаленного доступа к информации. eDocLib отличают простота установки и эксплуатации, а также низкая стоимость владения. Важнейшей особенностью системы является возможность создавать и изменять описания, настраивать конфигурацию в соответствии с меняющимися потребностями самостоятельно, без программирования! Таким образом, с переходом на данную систему отпадет необходимость в больших затратах на ее техническое обслуживание.

Управление документами обеспечивает наиболее важную функциональность ECM-системы eDocLib: создание, экспорт, импорт, изменение, безопасное хранение документов, управление версиями, многоуровневую систематизацию. А также контроль за процессами, осуществляемый с помощью отслеживания истории изменений, протоколирования действий пользователей, ограничения доступа к информации и функциям.



Рис. 2. Графическое изображение интерфейса главного меню eDocLib

Преимущества системы автоматизации делопроизводства «eDocLib» над системой «Дело», работающей сейчас в Управлении:

1) »eDocLib» поддерживает возможность сканирования и хранения электронных образов, а также их связывания с существующими в системе данными, включая прикрепление образов документов к их карточкам описаний;

2) широкие возможности конфигурирования eDocLib позволяют долгосрочно хранить любые данные с произвольной структурой, а также слабоструктурированную информацию, задавая для них единые принципы обработки.

3) обеспечивает классификацию электронных записей и данных, сохранность, управление доступом к ним, поиск по различным критериям.

4) Пользователи ЕСМ-системы «eDocLib» - как отдельные, так и объединенные в группы - могут эффективно работать над документами, совместно разрабатывать и публиковать документы, исполнять задачи, сотрудничать в рамках рабочих процессов и обмениваться информацией. В системе реализованы такие функции коллективной работы как выполнение задач, совместная проектная работа, обмен мгновенными сообщениями, создание общих рабочих областей, форумы и комментарии, непосредственная и удаленная коллективная работа, использование электронной почты.

5) Возможности «eDocLib» позволяют легко настраивать личное пространство пользователей: при входе в систему, пользователь получает быстрый доступ ко всем необходимым и часто используемым ресурсам - последним документам, личным папкам, исполняемым и новым задачам, к поступившим сообщениями, избранным разделам системного рубрикатора, актуальным подборкам необходимых данных. Личные порталы позволяют обмениваться информацией с другими пользователями, настраивать интерфейс и активно участвовать в корпоративной работе.

7) «eDocLib» может осуществлять поиск по всей хранящейся в системе информации. Поддерживается полнотекстовый поиск по содержанию файлов, поиск по метаданным; поиск в избранном (в личных папках пользователя) и по рубрикам системного рубрикатора.

Пользователи могут применять как уже имеющиеся в системе поисковые запросы, так и самостоятельно создавать свои запросы, определяя, по каким реквизитам необходимо осуществлять поиск и как представлять полученные данные.



Рис. 3. Система расширенного поиска в «eDocLib»

В системе «eDocLib» выделен модуль «Управление электронными документами», с помощью которого все сотрудники Управления смогут работают с документами преимущественно в электронном виде. Модуль обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты, электронные таблицы, рисунки, аудио, видео и пр.).

Для организации хранения документов используются папки, в которые помещаются ссылки на электронные документы и другие папки. Каждый документ может иметь неограниченное количество версий, при этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах (например, DOC и PDF). Для каждого вида документа определяется свой жизненный цикл, автоматически изменяющий состояние документа в ходе работы с ним.

Модуль использует возможности файловых хранилищ для организации работы с документами большого объема, а также для создания долговременного архива электронных документов.

Каждый документ в системе «eDocLib» может иметь неограниченное количество версий. Это позволяет хранить историю изменения содержания документа (например, в процессе согласования) и избегать работы с устаревшей информацией. При этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах, что облегчает поиск, хранение и доступ к документу и значительно повышает удобство работы пользователей.

Каждая версия может находиться в одном из состояний: в разработке, действующая, устаревшая. Для визуального представления состояния версии используется особое начертание шрифта.

Кроме того, версия может быть скрытой, т.е. недоступной для пользователя с правами на просмотр. Использование скрытых версий удобно при разработке документов, когда информация находится в процессе согласования и не должна быть доступной для всех пользователей.

Для каждого вида документа предусматривается свой жизненный цикл с определенными стадиями и правилами перехода между ними. Переход между стадиями может осуществляться автоматически.

Работа с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. от 29.06.2010) «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. 2006. N 19. Ст. 2060. - важная составляющая функционирования госучреждений.

Модуль «Обращения граждан и организаций» в системе «eDocLib» обеспечивает соблюдение норм указанного закона и охватывает весь цикл работ с обращениями: от ведения реестра граждан, регистрации письменных и устных обращений, контроля исполнения поручений по обращениям до отправки ответа, формирования отчетности и накопления истории взаимодействия с гражданами. Таким образом, нет необходимости приобретать дополнительное программное обеспечение позволяющее автоматизировать работу с обращениями граждан в Управлении.

Введение системы «eDocLib» в Управлнии позволит специалисту отдела по работе с обращениями граждан, получив списанные в архив материалы по итогам рассмотрения письма, сформировав архивное дело, мог выводить на экран компьютера электронную картотеку данного письма и заполнять так называемую «архивную строку». То есть вносить в соответствии с утвержденной номенклатурой дел следующие реквизиты: год формирование дела, шифр по тематическому классификатору, номер папки и номер дела. В дальнейшем найти необходимые материалы в электронном архиве будет очень просто. По, фамилии, имени, отчеству, адресу заявителя будут выводиться на экран электронная карточка его письма и потом подбирались нужные материалы.

При помощи «eDocLib» появится возможность подбирать данные о материалах, срок хранения которых истек, и с помощью принтера делать их распечатку. В результате будут созданы условия для оперативной подборки необходимых материалов при подготовке информационно-аналитических записок и справок.

Внедрение системы «eDocLib» во многом изменит работу с обращениеми граждан в Управлении. Она будет построена таким образом, что по запросу специалиста, принимающего граждан выводилась на экран электронная карточка заявителя, записанного на личный прием. Что бы одновременно специалист мог вывести на экран и посмотреть данные о вопросах заявителя, если этот гражданин уже ранее обращался в Управление результаты их рассмотрения. При необходимости запрашивать материалы из архива. После этого специалист мог бы приглашать заявителя. Завершив беседу, он мог заносить сведения о результатах рассмотрения устного обращения в электронную карточку, данные с которой будут автоматически поступать в базу данных. После этого на прием должен приглашаться новый посетитель, сведения о котором уже должны высвечиваться у специалиста на экране компьютера. Считаем, что так значительно сократятся затраты времени на рассмотрения конкретных устных обращений.

Основная роль документов в современном капиталистическом обществе - служить доказательством в случае споров, судебных разбирательств и расследований. Чем более активно используются электронные документы в деловой деятельности, тем чаще требуется представление их в судебные и государственные органы в качестве доказательств. Для того чтобы интересы управления были надежно защищены, необходимо прежде всего обеспечить юридическую значимость электронных документов.

Внедрение современной системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов.

Для замены устаревшей системы автоматизации делопроизводства «Дело» на систему «eDocLib» необходимы денежные затраты, а именно:

Базовый комплект «крупный» системы «eDocLib» (500 полнофункциональных рабочих места, 2 опции «Администратор», 2 опции «Конфигуратор, 2 опции «Редактор форм») составляет - 485 000 рублей.

Таблица 2 Экономические затраты на внедрение системы «eDocLib»

№	Наименование	Цена, включая НДС (рубли)
Установка системы eDocLib
1.	Установка серверного приложения системы eDocLib	16 000
2.	Установка и настройка операционной системы сервера (16 серверов)	32 000
3.	Установка и настройка сетевого программного обеспечения на сервере (16 серверов)	72 000
4.	Установка и настройка сетевого программного обеспечения на рабочих местах (500 рабочих мест)	100 000
5.	Установка и настройка СУБД MS SQL Server	15 000
Настройка документооборота
1.*	Анализ информации Заказчика и выработка правил настройки системы на технологическую схему документооборота (без составления отчета), в день	15 000
2.*	Предоставление отчета, включающего в себя результаты анализа и рекомендации по возможной реорганизации документооборота	5 000
3.	Заполнение базовых справочников системы (подразделения, группы документов, группы пользователей и др.)	5 400
4.	Регистрация, описание прав и настроек	3 400
5.	Разработка технологических инструкций для специалистов , участвующих в делопроизводстве и документообороте	15 000
6.	Составление краткой инструкции операторов рабочих мест	2 200
7.	Авторский надзор (8 часов)	15 000
Обучение на площадях заказчика
1.	Обучение пользователей системы «eDocLib» (500 человек)	120 000
2.	Прикладной программист системы eDocLib (API, скрипты, отчеты, интеграция с другими системами, 40 академических часов)	48 000
3.	Конфигуратор системы eDocLib (16 академических часов)	19 200
Итого:	483 200

Таким образом, затраты на лицензию и внедрение системы «eDocLib», составят: стоимость лицензии + стоимость внедрения системы = 485 000 + 483 200 = 968 200 рублей.

Достаточно большой объем всего делопроизводства в Министерстве занимает работа по подготовке ответов на обращения граждан. Проблема еще усугубляется тем, что с каждым годом количество обращений в Министерство увеличивается. Так с 2006 по 2011 годы количество обращений граждан в Министерство увеличилось в 2,6 раза.

Инструкцией Об утверждении инструкции по делопроизводству в Управлении по недропользованию по Челябинской области: Приказ начальника Управления по недропользованию по Челябинской области от 23 декабря 2005 № 463 // Документ опубликован не был. в Управлении утверждены нормы времени, в течение которых работник, отвечающий за работу с обращениями граждан, обязан выполнить определенные действия.

При анализе данных нормативов нами били выявлено, что в Управлении действия и отводимое на них выполнение временные нормативы не совсем соответствуют существующим реалиям: они видимо определялись без учета выполнениями специалистами некоторых операций на компьютере; они не учитывают общее количество обращений, их виды и, особенно, тенденции их ежегодного увеличения; не рассмотрены отдельно этапы работы с устными обращениями граждан: по телефону и на личном приеме граждан; не учтены особенности обращений от различных групп населения - коллективные, от организаций и иностранных граждан; не все операции оказались прописаны в нормах времени, в том числе с обращениями, поступившими по факсу, по электронной почте.

Ниже приведена таблица, в которой обозначены действия и отводимое на их выполнение временные нормативы, действующие в настоящий момент в Управлении

Таблица 3 Действия и отводимые на их выполнение временные нормативы в Управлении

Наименование работы	Единица измерения	Норма времени (мин.)
1	2	3
Получение обращений	Один документ	0,54
Регистрация обращения	Один документ	2,64
Передача обращений	Один документ	1,8
Получение резолюции руководства	Одна карточка	16,8
Передача испиленного обращения по принадлежности	Один документ	8,4
Размещение карточек в картотеке	Одна карточка	9
Постановка на контроль	Одна карточка	24
Информационное обслуживание	Один запрос	540
Справочно-поисковая работа по обращениям граждан: заполнение формы запроса исполнение устного запроса	Один запрос Один запрос	3,6 8,4
Поиск информации по обращениям граждан: текущий ретроспективный	Один запрос Один запрос	3 7,2

В результате анализа нами были сделаны выводы - структура действий и операций, составляющих работу с обращениями граждан, требует большей детализации и дополнения новыми, не указанными в ней. Исходя из этого нами разработан другой вариант норм времени на выполнения соответствующих работ.

Таблица 4 Авторский вариант норм времени на работу с обращениями граждан в Управлении.

№ пп	Наименование работы	Единица измерения	Норма времени (мин.)	Примечания
1	2	3	4	5
1.	Получение обращения. Вскрытие конверта, проверка правильности адресования	Один документ	0,5-1	Время зависимости от количества документов
2.	Ознакомление с содержанием обращения. Определение тематики обращения по тематическому классификатору	Одно обращение	10-15
3	Регистрация обращения: в БД или в журнале учета поступивших писем. Простановка штампа муниципального образования и регистрационного индекса на обращении	Одна карточка	3-5
4	Заполнение РКК (регистрационной контрольной карточки) в БД (база данных)	Одна карточка	5-10	Зависит от кол-ва вопросов в обращении
5	Передача обращений (под расписку): а) для получения резолюции руководителю муниципального образования; б) для исполнения сотруднику внутри подразделения, отвечающего за работу с обращениями граждан в) в другое структурное подразделение - через экспедицию, канцелярию, общий отдел.	Одно обращение	до 15 - срочно 5 до 30
6	Перенос резолюции руководства на РКК	Одна карточка	3-5
7	Передача обращений по принадлежности (кому по резолюции исполнять обращение)	Одно обращение	15
8	Размещение карточек РКК в картотеках. Постановка на контроль	Одна карточка	10
9	Подготовка ответа заявителю о результате рассмотрения (печатание)	Один документ	10
10	Отправление ответа или возврат обращения с обоснованием его причин (или телефонный звонок заявителю)	Один документ	10	С приложениями
11	Предупредительный контроль исполнения (напоминание за три дня до истечения срока исполнения).	Одна карточка	5
12	Сбор дополнительных материалов для исполнения обращения (отправление запросов в организации)	Один запрос	10
13	Информационное обслуживание (подбор материалов для обобщения, анализа)	Один запрос	20
14	Справочно-поисковая работа с БД по обращениям граждан	Один запрос	20
15	Проверка по БД повторности обращения	Один запрос	5
16	Исполнение устного запроса (по телефону)	Один запрос	5-10
17	Исполнение устного обращения на личном приеме (с принятием документов и оформлением обращения в письменной форме - при необходимости)	Одно обращение	3-40
18	Составление аналитической справки (таблицы) для руководства	Одна справка	до 480

На наш взгляд, данные нормативы соответствуют существующим реалиям, и помогут значительно лучше организовать работу с обращениями граждан в Управлении.

Для расчёта возврата от инвестиций требуется вычислить оптимальную численность работников отдела делопроизводства , так как именно это структурное подразделение отвечает документационное обеспечение Управления:

, (1)

где -- численность работников;

-- время на обработку одного документа в настоящий момент, равно 15 минутам;

-- время на обработку одного документа автоматизации процесса при помощи программного продукта «eDocLib», равно 10 минутам.

4 / (15 / 10) = 2,6666 (чел.)

Оптимальное количество работников равно 2,6 что свидетельствует об избыточности штата и позволяет его сократить примерно на 1,2 единицы. Таким образом, в отделе должно остаться 3 человека. Считаем, что должен быть сокращен один главный и один ведущий специалист.

Для расчёта возврата от инвестиций суммируют годовой фонд заработной платы единиц штата, подвергнутых сокращению.

, (2)

где -- годовой фонд заработной платы.

(18 200*12)+(23 340*12) = 218 400 + 280 080 = 498 480 (руб.)

Соответственно, возврат от инвестиций за 1 год составит 498 480 рублей.

В качестве периода возврата инвестиционных вложений вычисляют частное от деления общей суммы инвестиций на возврат от инвестиций за год:

, (3)

где -- общая сумма инвестиций.

(167 184 + 968 200) / 498 480 = 2,2 (года)

Таким образом, период возврата инвестиций равен 2 годам 3 месяцам.

Для того чтобы рассчитать рост производительности труда , необходимо вычислить производительность труда «до» и «после» проведения мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения:

(4)

Производительность труда определяют через показатели оценки автоматизации по формуле:

, (5)

где -- фондоотдача автоматов (программы);

-- автоматизированность труда.

, (6)

где -- стоимость работы

-- стоимость автоматизации.

, (7)

где -- объём работы;

-- стоимость одной операции, равна 50 рублям.

(8)

Произведём расчёт первоначальной производительности труда , имеющейся до проведения мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения в Управлении:

(руб.)

(ед.)

708362 / 5 = 141672,4 (руб/чел.)

4,777 * 141672,4 = 676769,05 (ед.)

Таким образом, первоначальная производительность труда составляет 676769,05 единиц, при фондоотдаче в 4,777 единиц и автоматизированности труда в 141672,4 рублей на человека.

Для расчёта производительности труда , прогнозируемой после внедрения проекта также воспользуемся формулой (5):

708362 / 3 = 236120,6 (руб./чел.)

4,777 * 236120,6 = 1127948,1 (ед.)

Соответственно, прогнозируемая производительность труда составит 1127948,1 единиц.

Расчёта роста производительности труда произведём по формуле (4):

(1127948,1-676769,05) * 100 / 676769,05) = 66,7 % Ответ на Поручение Руководителя Управления по недропользованию по Челябинской области от 20.11.2011 № 45 «О внедрении системы делопроизводства «eDocLib» от 23.11.2011 г. // Архив Управления по недропользованию по Челябинской области.

Таким образом, затраты на лицензию и внедрение системы «eDocLib», составят 968 200 рублей. Период возврата инвестиций равен 2 годам 3 месяцам. Рост производительности труда равен 66,7 %.

Таким образом, внедрение современной системы документационного обеспечения является необходимым условием для перехода на качественно новый уровень управления процессами в Управлении по недропользования по Челябинской области.

Заключение

Документационное обеспечение управления любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления.

Делопроизводство основывается на нормативно-методической базе - совокупности законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера.

Главным новшеством в правовом регулировании делопроизводства в исполнительных органах государственной власти стало значительное повышение уровня регламентации вопросов делопроизводства. Впервые на уровне правительства принят нормативный правовой акт, в котором регулируются вопросы работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.

1. В работе сделан вывод, что в настоящий момент в Управлении действует инструкция, которая содержательно уже давно устарела. Единственным выходом из данной ситуации видится разработка и принятие новой Инструкции.

2. Большая часть работы, касающаяся делопроизводства в Управлении, выполняется одним специалистом - старшим специалистом отдела экономики, финансов, бухгалтерского учета и кадровой работы, что представляется неправильным ввиду перегруженности работой данного специалиста. Необходимо в структуре Управления создать отдел делопроизводства, который бы в полной мере занимался всем объемом работ, затрагивающим делопроизводство в Управлении.

Проанализировав документационное обеспечение Управления по недропользованию по Челябинской области, выявлены следующие проблемы:

1. несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом, являющееся результатом, неопределенности организационно-правового статуса данной функции,;

2. несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией, базирующегося на разработках 90-х годов;

3. отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации

2

Размещено на http://www.allbest.ru/

;

4. несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления;

5. недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления.

2

Размещено на http://www.allbest.ru/

Основными направлениями совершенствования документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области являются:

1. повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;

2. установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в

2

Размещено на http://www.allbest.ru/

органах управления;

3. унификацию и стандартизацию состава и формы представления документированной информации;

4. разработку типовых информационных технологий процессов и

2

Размещено на http://www.allbest.ru/

процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;

5. повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений документационного обеспечения управления и архивного дела.

2

Размещено на http://www.allbest.ru/

Проанализировав организацию работы документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области, считаем что необходимо заменить устаревшую систему автоматизации делопроизводства «Дело» на систему «eDocLib»

Внедрение современной системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов.

Общая сумма инвестиций равна - 968 200 рублей. Период возврата инвестиций равен 2 годам 3 месяцам. Роста производительности труда равен - 66,7 %.

Важнейшим результатом работ по программе должно стать, кроме решения собственно документоведческих проблем, также регламентация порядка лицензирования и сертификации систем документационного обеспечения управления, автоматизированных документационных и архивных технологий, порядка доступа к информационным ресурсам.

Список использованных источников и литературы

1. Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 года (в ред. от 30 декабря 2008 г.)// Российская газета. 1993. 25 декабря; Российская газета. 2008. 31 декабря.

2. О техническом регулировании: Федеральный закон от 27 декабря .2002 N 184-ФЗ (ред. от 06 декабря .2011) // Собрание законодательства РФ. 2002. N 52 (ч. 1). Ст. 5140; Собрание законодательства РФ. 2011. N 50. Ст. 7351.

3. О государственном языке Российской Федерации: Федеральный закон от 01 июля 2005 N 53-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2005. N 23. Ст. 2199.

4. О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием разграничения полномочий: Федеральный закон от 31 декабря 2005 г. № 199 - ФЗ. (в ред. от 25 декабря 2008 г.)// Российская газета. 2005. 31 декабря; Российская газета. 2008. 30 декабря.

5. Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления: Федеральный закон от 09 февраля 2009 N 8-ФЗ (ред. от 11 июля 2011) // Собрание законодательства РФ. 2009. N 7. Ст. 776; Собрание законодательства РФ. 2011. N 29. Ст. 4291.

6. О языках народов Российской Федерации :Закон РФ от 25 октября 1991 N 1807-1 (ред. от 11 декабря 2002) // Ведомости СНД и ВС РСФСР. 1991. N 50. Ст. 1740; Собрание законодательства РФ. 2002. N 50. Ст. 4926.

7. О государственной тайне: Закон РФ от 21 июля 1993 N 5485-1 (ред. от 08 ноября 2011) // Собрание законодательства РФ. 1997. N 41. Ст. 8220-8235; Собрание законодательства РФ. 2011. N 46. Ст. 6407.

8. О коммерческой тайне: Федеральный закон от 29 июля 2004 N 98-ФЗ (ред. от 11 июля 2011) // Собрание законодательства РФ. 2004. N 32. Ст. 3283; Собрание законодательства РФ. 2011. N 29. Ст. 4291.

9. О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти: Указ Президента РФ № 314 от 9 марта 2004 г. (в ред. от 22 июня 2009 г.)// Российская газета. 2004. 11 марта; Собрание законодательства Российской Федерации. 2009. N 26, ст. 3167.

10. Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: Постановление Правительства РФ от 15 июля 2009 N 477 (ред. от 07 сентября .2011 года) // Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060; Собрание законодательства РФ. 2011. N 37. Ст. 5263.

11. О Едином государственном реестре юридических лиц: Постановление Правительства РФ от 19 июня 2002 N 438 (ред. от 08 декабря 2008) // Собрание законодательства РФ. 2002. № 26. Ст. 2585; Собрание законодательства РФ. 2008. N 50. Ст. 5958.

12. Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти: Постановление Правительства РФ от 03 ноября 1994 N 1233 // Собрание законодательства РФ. 2005. N 30 (ч. II). Ст. 3165.

13. Об утверждении Положения о Федеральном агентстве по недропользованию: Постановление Правительства от 17 июня 2004 г. (в ред. от 14 сентября 2009 г.)// Российская газета. 2004. 23 июня; Российская бизнес-газета. 2009. 20 октября.

14. О Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору: Постановление Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. №401 (в ред. от 1 декабря 2009 г.)// Российская газета. 2004. 11 августа; Собрание законодательства Российской Федерации. 2009. N 49 (часть II), ст. 5976.

15. О полномочиях Федеральной службы по надзору в сфере природопользования в области лесных отношений: Постановление Правительства Российской Федерации от 24 мая 2007г. №315// Собрание законодательства Российской Федерации. 2007. N 22, ст. 2647.

16. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Приказ Росархива от 23 декабря 2009 N 76 // Документ опубликован не был.