Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа

Размещено на http://www.allbest.ru/

Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа

1. Документированная информация с ограниченным доступом

Любая организация (учреждение) не зависимо от формы собственности и организационно-правовой формы является владельцем документированной информации и должна принимать меры по ее охране в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Ограничение доступа к документированной информации - это защита служебной или коммерческой документированной информации от неправомерного обращения, которое может нанести ущерб организации (учреждению) - собственникам, владельцам, пользователям. При организации работы с документами ограниченного доступа необходимо руководствоваться следующими нормативными актами:

· Закон РБ от 04.01 2003 г. №172-З «О государственных секретах»;

· Закон Республики Беларусь «Об информатизации»;

· Указ Президента Республики Беларусь от 9 июля 2003 г. №300 «Об утверждении перечня государственных органов и организаций, наделяемых полномочиями по отнесению сведений к государственным секретам и их защите»;

· Указ Президента РБ от 12 апреля 2004 г. №186 «Об утверждении перечня сведений, составляющих государственную тайну Республики Беларусь»;

· Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 3 декабря 2004 г. №1541 «О некоторых вопросах передачи другим государствам сведений, составляющих государственные секреты»;

· Положение о порядке предоставления допуска физическим лицам к государственным секретам, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10 апреля 2004 г. №400;

· Инструкция о режиме доступа к документам, содержащим информацию, относящуюся к тайне личной жизни граждан, утвержденная приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь №21 от 03 июля 1996г.

Документированная информация (документы) с ограниченным доступом в соответствии с Законом «Об информатизации» по условиям правового режима подразделяется на два вида:

· информация, отнесенная к государственным секретам;

· информация конфиденциальная (ограниченного распространения).

Государственные секреты подразделяются на две категории: государственная тайна и служебная тайна. Государственная тайна - государственные секреты, разглашение или утрата которых могут повлечь тяжкие последствия для национальной безопасности Республики Беларусь, а также создать угрозу безопасности граждан либо их конституционным правам и свободам. Служебная тайна - государственные секреты, разглашение или утрата которых могут причинить существенный вред национальной безопасности Республики Беларусь, а также конституционным правам и свободам граждан. Сведения, составляющие служебную тайну, имеют характер отдельных данных, входящих в состав сведений, составляющих государственную тайну и не раскрывающих ее в целом.

В зависимости от категории сведений, составляющих государственные секреты, характера и объема мер, необходимых для обеспечения их сохранности и защиты, устанавливаются три степени секретности сведений: особой важности, совершенно секретно, секретно. В соответствии со степенью секретности сведений, составляющих государственные секреты, присваиваются соответствующие грифы секретности:

· для носителей государственной тайны - «Особой важности», «Совершенно секретно»;

· для носителей служебной тайны - «Секретно».

Присвоение носителям государственных секретов иных грифов, запрещается.

1.1 Организация работы с документами, которые отнесены к

государственным секретам

Порядок отнесения документов к различным степеням секретности регламентируется этим же законом и Постановлениями Правительства Республики Беларусь.

Под государственными секретами понимаются защищаемые государством сведения - в военной области, в области экономики, науки и техники, в области внешней политики и экономики, в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Республике Беларусь.

К государственным секретам может быть отнесен весьма широкий круг сведений, касающихся всех сфер общественной и государственной жизни. При решении вопроса об отнесении тех или иных сведений к государственной тайне, должностные лица, наделенные таким правом, должны учитывать, что определенные сведения не могут являться государственной тайной. В статье 14 Закона Республики Беларусь «О государственных секретах» указываются сведения, которые не подлежат засекречиванию.

Это сведения о:

· прогнозируемых и возникших чрезвычайных ситуациях, угрожающих безопасности и здоровью граждан, и их последствиях, а также о радиационной, химической, медико-биологической, взрывной, пожарной опасности;

· состоянии окружающей среды, здравоохранения, санитарии, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства, а также о состоянии преступности;

· льготах и компенсациях, предоставляемых государством организациям и физическим лицам;

· фактах нарушения прав и свобод человека и гражданина;

· размерах золотого запаса;

· обобщенных показателях по внешней задолженности;

· состоянии здоровья должностных лиц государства;

· фактах нарушения законности государственными органами, иными организациями и их должностными лицами.

Не подлежат также засекречиванию сведения, которые относятся к государственным секретам, если затраты на защиту этих сведений превышают размеры вреда, который может быть причинен в результате нарушения правил обращения с ними как с государственными секретами.

Требования по допуску физических лиц к государственным секретам включают:

· письменное согласие на проведение в отношении его органами государственной безопасности Республики Беларусь проверочных мероприятий, подтверждающих отсутствие оснований, предусмотренных статьей 24 Закона. При этом срок проведения проверочных мероприятий не должен превышать одного месяца;

· письменное согласие на частичные временные ограничения его прав в соответствии со статьей 29 Закона и принятие на себя, в связи с этим, соответствующих обязательств перед государством;

· ознакомление с актами законодательства Республики Беларусь о государственных секретах, а также с нормативными правовыми актами Республики Беларусь, предусматривающими ответственность за нарушение законодательства о государственных секретах;

· принятие обязательства перед государством по выполнению установленных актами законодательства Республики Беларусь требований в сфере защиты государственных секретов;

· определение видов и размеров компенсаций за ограничение его прав, установление порядка предоставления компенсаций;

· принятие руководителем юридического лица решения о допуске физического лица к государственным секретам.

Необходимость заключения с физическим лицом договора о допуске к государственным секретам определяется перед назначением его на должность.

Взаимные обязательства администрации организации и оформляемого лица отражаются в трудовом договоре (контракте). Причины отказа работнику в допуске к государственным секретам указаны в статье 24 Закона.

Решение об отказе в допуске к государственной тайне принимается руководителем организации в индивидуальном порядке с учетом результатов проверочных мероприятий. Гражданин имеет право обжаловать это решение в вышестоящую организацию или в суд.

Правила работы документами, отнесенными к государственной тайне, в учреждениях и организациях определяется специальными инструкциями и положениями, которые имеют одну из степеней секретности.

1.2 Организация работы с документами, содержащими

конфиденциальную информацию

Конфиденциальный (от латинского confidentiale - доверие) документ - доверительный, секретный. В законе «Об информатизации» конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством.

К ним могут быть отнесены следующие группы сведений:

· о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных законами случаях;

· составляющие тайну следствия и судопроизводства;

· информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Конституцией Республики Беларусь и законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

· информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РБ и законами (коммерческая тайна);

· информация о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Информация, содержащаяся в подготавливаемых в органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Республики Беларусь, постановлений и распоряжений Правительства Республики Беларусь, других служебных документов, также является конфиденциальной и не подлежит разглашению (распространению).

В действующих нормативных актах не отражены степени доступа (секретности) конфиденциальных документов (в документах, относящихся к государственной тайне, степени секретности определены). Поэтому степень доступа конфиденциальных документов используют, исходя из сложившейся практики организаций и предприятий, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Исторически сложилось, что степени доступа конфиденциальных документов и их наименования заимствованы организациями из степеней доступа документов, относящихся к государственной тайне. Практически степени доступа конфиденциальных документов определяет сама организация. Степени доступа и их наименования могут быть разнообразны: особой важности; совершенно секретно; секретно; для служебного пользования; не для печати; конфиденциально и т.д. Степени доступа могут быть и без наименования, например: персональные данные (кадровая документация, медицинские карты, списки адресов жителей микрорайона и т.д.). Наименование степени ограничения доступа обозначается реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу», который свидетельствует об особом характере информации.

В действующих нормативных актах не отражено конкретное наименование грифов, поэтому их обозначение используется исходя из сложившейся практики организаций. Грифы могут иметь наименования «Для служебного пользования», (ДСП), «Конфиденциально». Гриф ограничения доступа при необходимости может дополняться номером экземпляра документа, например: «Конфиденциально экз.2.» или «Для служебного пользования экз. 3».

«Гриф ограничения доступа к документу» оформляется в соответствии с требованиями СТБ 6.38- 95 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению», реквизит наносится без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа.

2. Права доступа к конфиденциальным документам организации

Права доступа к конфиденциальным документам в организации разграничиваются на основе предоставления различных полномочий по ознакомлению, регистрации, редактированию, снятию с контроля, списанию в дело, хранению, использованию и уничтожению.

Определение документов к категории конфиденциальных производится исполнителем и лицом, подписывающим документ, и руководителем организации, а на издании - автором (составителем) и руководителем, утверждающим издание к печати. Руководители имеют право снимать гриф с документов, подготовленных в данной организации, а также полученных от подведомственных организаций с уведомлением их об этом.

Руководители организаций, структурных подразделений и должностные лица несут ответственность за обеспечение правильного учета, хранения, размножения и использования документов с данным грифом, а также за соблюдением требований соответствующих инструкций, разработанных организацией по работе с конфиденциальными документами.

Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования конфиденциальных документов, а также их неразглашение возлагается на службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или специальное подразделение. Сотрудники организаций, имеющие отношение к работе с конфиденциальными документами, должны быть в обязательном порядке ознакомлены с соответствующими инструкциями по работе с ними. Сотрудникам, допущенным к работе с конфиденциальными документами, запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в документах, если это не вызывается служебной необходимостью.

Правила работы с базами данных и автоматизированными информационно-поисковыми системами (ИПС) ограниченного доступа определяются техническими средствами, программным обеспечением и специальными технологическими инструкциями, разрабатываемыми информационно-технологическими службами, вычислительными центрами (ВЦ) организации (Руководство пользователя, Правила организации ведения баз данных и автоматизированных ИПС и т.д.).

3. Прием и регистрация конфиденциальных документов

Вся поступающая в организацию корреспонденция с грифом ограничения принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю. Регистрации подлежат все поступающие и создаваемые документы, а также издания. Эти документы, учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) - поэкземплярно.

Регистрация документов и изданий в ИПС производится отдельно от регистрации несекретной документации.

При незначительном объеме документов и изданий в зависимости от степени ограничения доступа разрешается вести их регистрацию совместно с другой несекретной документацией. При этом в регистрационно-контрольных формах (РКФ) к регистрационному номеру документа добавляется гриф ограничения допуска к документу, применяемого в организации, но в краткой форме, например: «ДСП» - для служебного пользования; «КФД» - конфиденциально и др.

Тираж издания, полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в РКФ учета и распространения изданий. Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в РКФ. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

Печатание, размножение и рассылка документов

Документы могут изготавливаться на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств ЭВТ в зависимости от степени ограничения доступа и степени защиты технических средств и программного обеспечения работниками спецподразделения, непосредственным исполнителем, или в случае необходимости - технической службой (секретарь, инспектор, оператор и т.д.).

На первом листе каждого документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия ответственного за распечатку документа и дата печатания документа (если документ печатался на принтерах средств ЭВТ - дополнительно указывается наименование файла, в котором набирался текст). Отпечатанные и подписанные документы вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись». Технология дальнейшей работы с документами, находящимися в памяти средств ЭВТ, должна быть оговорена специальными инструкциями.

Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых содержатся сведения о документах и изданиях с ограниченным доступом, выпускаются с этим же грифом. Изъятые из этих изданий реферативные информационные карточки и листы учитываются и хранятся как несекретные материалы. Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух лиц на обложке этих изданий.

Размножение документов и изданий производится под контролем службы ДОУ или другого подразделения, выполняющего соответствующие функции, по разрешению руководителя организации или структурного подразделения. Учет размноженных документов и изданий осуществляется поэкземплярно. Рассылка тиражированных документов и изданий производится на основании подписанных руководителем организации (структурного подразделения) списка адресов с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

Пересылка документов и дел в другие организации в пределах страны осуществляется, как правило, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьерами организации. Доставка документов и дел через представителей других организаций производится на основании доверенности.

Отправляемые документы, дела и издания помещаются в конверты, либо упаковываются. Использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересыпки этих документов запрещается.

На упаковке указываются адреса и наименования (открытые или условные) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением грифа ограничения доступа.

На упаковке документов не указывают фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений. Передача документов иностранным учреждениям, организациям, фирмам и их представителям допускается в каждом отдельном случае по письменным разрешениям руководителя организации.

Если в документах содержатся сведения, относящиеся к компетенции других организаций, передача их за границу может быть осуществлена только с согласия организаций.

4. Группировка исполненных документов в дела

Документы после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурой дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все ИПС на документы и издания. Документы в зависимости от производственной необходимости и степени ограничения доступа допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими документами по одному и тому же вопросу.

В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом ограничения доступа и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами добавляется указанная отметка об ограничении доступа. Например, (рисунок 10.1).

При включении документа ограниченного доступа в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает отметку ограничения доступа, и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел организации (учреждения).

В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов ограниченного доступа, номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела. Например: «Документы «Для служебного пользования».

Таблица 1. Вид номенклатуры дел

Срок хранения одного такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия). По окончании делопроизводственного года дело ограниченного доступа просматривается экспертной комиссией организации (учреждения) полистно и, в случае необходимости принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы долговременного и постоянного хранения группируются в отдельное дело, которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел. Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку содержащихся в нем документов.

В дела с документами открытого делопроизводства. в которых по мере накопления материалов сосредоточиваются сведения ограниченного распространения, должны быть отнесены к аналогичной категории. На обложках этих дел также проставляется гриф ограничения доступа. Соответствующие уточнения вносятся в номенклатуру дел.

документ секрет государственный конфиденциальный

5. Использование документов, дел и изданий, снятие с дел грифа

ограничения доступа

Не допускается пользоваться сведениями из документов ограниченного доступа в открытых выступлениях, в публикациях в открытой печати, в передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения. Дела и издания выдаются пользователям и принимаются от них под расписку в РКФ «Учета выдаваемых дел и изданий».

Снятие копий для сторонних организаций с документов производится на основании письменных запросов по разрешению руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы. Копирование для сторонних организаций документов, полученных от других организаций, производится по согласованию с организациями-составителями.

Дела, содержащие государственные секреты рассекречиваются в порядке, устанавливаемом Советом Министров Республики Беларусь.

Дела постоянного и временных сроков хранения с грифом ограничения доступа периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, а также при подготовке дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) к передаче в государственный архив (для коммерческих организаций при их ликвидации). Решение вопроса о снятии грифа возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются заместитель руководителя организации, курирующего данные вопросы, представители службы делопроизводства. Решение комиссии оформляется составляемым по произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного хранения и долговременного хранения - в государственный архив.

На обложках дел с ограниченным доступом гриф погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.

Дела ограниченного доступа, переданные организациями в государственные архивы, используются на правах документов ограниченного пользования в соответствии с требованиями Комархива.

Размещено на Allbest.ru