Персонал торговой организации

Сторнирована излишне начисленная сумма отпускных

44

70

(2000)

Отражена сумма к возврату Ивановым

73-2

70

2000

31.03

Начислена заработная плата Иванову за март (11 000 руб.: 22 рабочих дня х 5 рабочих дней)

44

70

2500

Удержан НДФЛ с суммы заработной платы, начисленной за март (2500 руб. х 13%)

70

68-1

325

Восстановлен НДФЛ с суммы излишне выплаченных отпускных (сторнировочная запись) (2000 руб. х 13%)

70

68-1

(260)

Частично удержаны излишне выплаченные отпускные [(2500 - 325 + 260) х 20%]

70

73-2

487

30.04

Начислена заработная плата за апрель

44

70

11000

Удержан НДФЛ с суммы заработной платы, начисленной за апрель (11 000 руб. х 13%)

70

68-1

1430

Удержаны излишне выплаченные отпускные (2000 руб. - 487 руб.)

70

73-2

1513

Документирование операций по расчету и выплате заработной платы

Унифицированные формы по учету труда и заработной платы утверждены Постановлением Госкомстата от Об апреля 2001 г. № 26.

Расчет заработной платы производится с использованием одной из унифицированных форм, а именно:

- 12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы»;

- Т-49 «Расчетно-платежная ведомость» или Т-51 «Расчетная ведомость».

Выдача заработной платы производится по ведомостям унифицированных форм:

- Т-49 «Расчетно-платежная ведомость» или Т-53 «Платежная ведомость».

Форма Т-12 применяется для учета использования рабочего времени работников организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду. Форма Т-12 составляется в одном экземпляре уполномоченным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.

Формы Т-49, Т-51 и Т-53 применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации. При применении расчетно-платежной ведомости по форме Т-49 другие расчетные и платежные документы не составляются. Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

Начисление заработной платы (формы Т-49 и Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов. В графах «начислено» проставляются суммы по видам оплат из фонда оплаты труда, а также другие доходы, например, стоимость различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая к выплате.

На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма Т-49) и платежной ведомости (форма Т-53) указывается общая сумма, предназначенная к выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы. В расчетно-платежной ведомости (форма Т-49) и платежной ведомости (форма Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, у которых заработная плата (выплата) не получена, соответственно в графах 6 и 22, 23 делается отметка «Депонировано». При необходимости в графе «Примечание» формы Т-53 указывается номер предъявленного документа. В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка по общей сумме ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости. В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетным лицом называется работник организации, который взял авансом наличные денежные средства в кассе организации под отчет. «Взять деньги под отчет» означает, что работник должен отчитаться за использование этих денежных средств в течение срока, установленного руководителем организации.

Денежные суммы, выданные авансом подотчетным лицам на предстоящие расходы, называются подотчетными суммами.

Денежные средства могут выдаваться под отчет на командировочные расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и у физических лиц товаров, на приобретение ГСМ, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели.

Выдавать из кассы организации денежные средства под отчет можно только работникам, с которыми у организации установлены трудовые отношения, то есть которые работают по трудовым договорам. Ежегодно приказом руководителя утверждается перечень лиц (с указанием должности и фамилии), которым разрешено получать из кассы денежные средства под отчет.

Выдача денежных средств под отчет оформляется расходным кассовым ордером унифицированной формы № КО-2. Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на основании заявления работника, подписанного руководителем. В заявлении работник указывает необходимую сумму аванса, а также цель, на которую испрашивается подотчетная сумма.

Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается.

Наличные деньги под отчет выдаются конкретному работнику только при условии, что он полностью отчитался по предыдущему авансу. Если за работником числится дебиторская задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс.

Согласно Порядку ведения кассовых операций подотчетные лица обязаны отчитаться по полученным авансам не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который им выдавались эти авансы. По авансам, выданным на командировочные расходы, подотчетные лица обязаны отчитаться не позднее 3-х рабочих дней со дня возвращения из командировки.

Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются руководителем организации. Эти сроки могут быть установлены единым приказом по организации. При этом в приказе может быть установлен как единый срок для всех подотчетных лиц, так и разные сроки для разных подотчетных лиц.

Ниже приведены примеры таких приказов.

ООО «Красоптторг»

Приказ

№ 03 от «11» января 2008 г.

Руководствуясь «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным Центральным банком РФ от 26 февраля 1996 г. № 40

Приказываю:

1. Установить срок, на который выдаются подотчетные суммы, - не более 5-ти рабочих дней.

2. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Красину О.В.

Генеральный директор Шакурин Шакурин А.Е.

ООО «Красоптторг»

Приказ

№03 от «11» января 2008 г

Руководствуясь «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным Центральным банком РФ от 26 февраля 1996 г. № 40

Приказываю:

1. Установить следующие сроки, на которые выдаются подотчетные суммы:

- - водителям автомобилей на приобретение ГСМ и запчастей - не более 3-х рабочих дней;

- начальнику хозяйственного управления на приобретение хозяйственного и производственного инвентаря - не более 5-ти рабочих дней;

- секретарю на приобретение канцелярских принадлежностей - не более 3-х рабочих дней;

- товароведам на закуп товаров - не более 10-ти рабочих дней.

2. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Красину О.В. Генеральный директор Шакурин Шакурин АЕ.

Срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться за полученный аванс, может устанавливаться индивидуально в заявлении на получение подотчетных сумм из кассы.

Порядок выдачи подотчетных сумм и определения сроков, на которые они выдаются, необходимо предусмотреть в приказе по учетной политике организации.

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются на балансовом счете 71. На выданные под отчет суммы балансовый счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. При выдаче подотчетных сумм бухгалтер производит записи в учете на основании расходных кассовых ордеров:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50-1 «Касса организации» - на сумму выданных под отчет денежных средств.

После произведенных хозяйственно-операционных расходов или возвращения из командировки подотчетное лицо составляет авансовый отчет унифицированной формы АО-1. На основании этого авансового отчета бухгалтер делает записи по кредиту балансового счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, либо с другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Например:

Дебет 10 «Материалы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на сумму приобретенных материалов (например, ГСМ, канцелярские принадлежности, хозинвентарь и т.п.);

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на сумму, уплаченную поставщикам, подрядчикам, исполнителям;

Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на сумму командировочных расходов;

Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на сумму иных расходов, которые можно непосредственно отнести в расходы, минуя счета учета расчетов с поставщиками и подрядчиками (например, расходы по оплате услуг нотариуса, плата за автостоянку, мойку автомобилей, мелкий ремонт хозинвентаря, проезд на территорию оптовых баз и т.п.).

Если подотчетное лицо рассчитывается наличными денежными средствами с другой организацией, то необходимо помнить, что в настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 100 тысяч рублей. Этот предельный размер установлен Указанием ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке».

Обратите внимание, предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами. Такое разъяснение дано в письме ЦБ РФ от 02 июля 2002 г. № 85-Т.

Если работник не полностью израсходовал выданную подотчетную сумму, то в день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу организации неиспользованную сумму аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру унифицированной формы № КО-1. Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме. Возврат подотчетным лицом неиспользованного аванса отражается в бухгалтерском учете проводкой:

Дебет 50-1 «Касса организации» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на сумму денежной суммы, внесенной подотчетным лицом в кассу организации. Эту проводку бухгалтер делает на основании приходного кассового ордера.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если списанная сумма может быть удержана из оплаты труда работника, то на основании соответствующего документа (заявления работника, приказа руководителя) бухгалтер делает проводку:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - на сумму, подлежащую удержанию из заработной платы работника.

Если не возвращенная в установленный срок подотчетная сумма не может быть удержана из заработной платы работника, то она отражается по дебету балансового счета 73 следующей проводкой:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Согласно статье 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника неизрасходованной и невозвращенной подотчетной суммы не позднее 1-го месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. При удержании из заработной платы работника невозвращенной подотчетной суммы следует руководствоваться положениями статьи 138 ТК РФ:

- общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику;

- при удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50% заработной платы. Исполнительными являются документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства об исполнительном производстве. Поэтому если общая сумма удержаний из заработной платы работника по исполнительным документам и по приказу руководителя будет превышать 20%, то для того, чтобы удержать из заработной платы сумму ущерба, организации придется обратиться в суд. При положительном решении удержание будет производиться по решению суда, то есть по исполнительному документу.

Согласно Плану счетов аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Поскольку под отчет может выдаваться не только, российская, но и иностранная валюта (при зарубежных командировках), то к счету 71 целесообразно открыть два субсчета:

1 - расчеты в рублях

2 - расчеты в иностранной валюте.

К субсчету 2 должны быть открыты субсчета второго порядка или счета аналитического учета на каждый вид иностранной валюты (доллары США, евро, австралийские доллары и т.п.) в зависимости от того, в какой валюте производились расчеты подотчетным лицом.

Структура балансового счета 71 может быть такой:

Балансовый счет	Субсчет 1-го уровня	Субсчет 2-го уровня	Аналитические счета
71 «Расчеты с подотчетными лицами»	1 - расчеты в рублях	X	Подотчетные лица (как правило, присваивают шифр аналитического учета, совпадающий с табельным номером)	Номера расходных ордеров, по которым выданы подотчетные суммы
	2 - расчеты в иностранной валюте	По видам иностранной валюты

Расчеты по прочим операциям

Дня учета расчетов с персоналом организации по прочим операциям предназначен балансовый счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

На этом счете отражают все операции по расчетам с работниками предприятия, кроме расчетов по оплате труда, по подотчетным суммам, по алиментам и депонентам.

В зависимости от вида расчетов к балансовому счету 73 открывают соответствующие субсчета.

Планом счетов предусмотрены такие субсчета:

- 73-1 «Расчеты по предоставленным займам»;

- 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

На этом же счете учитывают расчеты с работниками:

- по приобретенным в организации материальным ценностям;

- за товары, проданные в кредит,

- по возмещению части стоимости получаемой работниками форменной одежды (спецодежды);

- по возмещению потерь, связанных с внутрисменными и целодневными простоями, виновником которых является работник организации;

- по выданным работникам денежным документам (авиабилетам, путевкам и пр.);

- по выплате компенсации за использование личного имущества (автомобиля, инструмента и др.) для служебных целей;

- по выплатам страхового возмещения (по договорам страхования имущества, персонала, а также по обязательному страхованию работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний);

- другие расчеты.

Расчеты по предоставленным займам

Выдача заемных средств работнику осуществляется на основании договора займа, который заключают работник (заемщик) и работодатель (заимодавец) в письменной форме. В договоре обязательно оговаривают.

- сумму займа;

- срок, на который выдаются заемные средства;

- порядок возврата займа (единовременно или по графику);

- способы возврата займа (внесением в кассу организации, перечислением на расчетный счет организации, посредством удержания из заработной платы);

- размер процентов (цена договора займа);

- порядок уплаты процентов по договору займа, (единовременно при погашении займа, ежемесячно или с иной периодичностью).

Организация берет с заемщика обязательство о возврате полученных средств. В обязательстве указывается, что в случае увольнения заемщика по собственному желанию без уважительных причин, за нарушение трудовой дисциплины или при не целевом использовании полученного займа работник обязуется вернуть сумму займа досрочно.

Выдача займа производится на основании приказа руководителя или Положения о выдаче займов. Положение можно утвердить в составе коллективного договора или приказом руководителя организации. В Положении о выдаче займов работникам организации указывают:

- источники, за счет которых выдаются займы;

- круг лиц, которым может быть выдан заем;

- порядок предоставления займов (например, на основании заявления работника, либо заявления работника и решения совета трудового коллектива и т.п.);

- предельную сумму выдаваемых займов;

- предельный срок, на который выдается заем;

- проценты, под которые выдаются займы (могут быть разные в зависимости от цели займа);

- на какие цели могут предоставляться займы;

- образец договора займа.

Условия выдачи займов работникам могут быть определены собственниками организации в учредительных документах.

Операции по предоставлению и возврату займов отражаются следующими проводками:

Наименование операции	Проводки
	Дебет	Кредит
Выданы заемные средства работнику из кассы организации по расходному кассовому ордеру	73-1	50-1
Заемные средства перечислены с расчетного счета организации на лицевой счет работника в банке	73-1	51
Начислены проценты за пользование заемными средствами	73-1	91-1
Удержана из заработной платы работника сумма займа	70	73-1
Удержаны из заработной платы работника начисленные по договору займа проценты	70	73-1
Работник внес сумму займа в кассу организации	50-1	73-1
Работник внес сумму процентов, начисленных по договору займа	50-1	73-1
Работник перечислил сумму займа на расчетный счет организации	51	73-1
Работник перечислил сумму начисленных по договору займа процентов на расчетный счет организации	51	73-1

Аналитический учет по субсчету 73-1 ведут по каждому работнику и договору займа. При необходимости можно ввести счета аналитического учета для суммы основного долга и суммы процентов.

Аналитическая структура субсчета 73-1 может быть такой:

Балансовый счет	Субсчет	Счета аналитического учета
73	1	Работник	договор займа	признак задолженности
				основной долг проценты

Пример 2

Работник Антонов (табельный номер 313) заключил с организацией, в которой работает, договор займа №15 от 27.06.2008 г. Сумма займа составляет 50 000 рублей. Цена договора займа- 12% годовых (из расчета 365 дней в календарном году). Порядок погашения суммы займа - путем удержания из заработной платы равными частями по 10 000 рублей, начиная с июля 2008 г. Порядок уплаты процентов: ежемесячно (начиная с июля) путем удержания из заработной платы.

В организации используются следующие шифры аналитического учета:

ШАУ работника - состоит из 3-х цифр и соответствует табельному номеру;

ШАУ договора займа - состоит из 4-х цифр и соответствует номеру договора;

ШАУ основного долга - 1;

ШАУ процентов - 2.

Используя приведенную выше структуру аналитического счета 73, составим бухгалтерские проводки по учету операций по договору займа:

- 27 июня:

Дебет 73-1.313.0015.1 Кредит 50-1 - 50 000 руб. - из кассы получена сумма займа.

- 30 июня:

Дебет 73-1.313.0015.2 Кредит 91-1 «Прочие доходы» - 65,75 руб. (50 000 руб. х 12% х 4 дня : 365 дней) - начислены проценты за июнь.

- 31 июля:

Дебет 70 Кредит 73-1.313.0015.1 - 10 000 руб. - удержана сумма основного долга из заработной платы за июль.

Произведем расчет суммы процентов за июль:

- за период с 1 июля по 30 июля - 50 000 руб. х 12% х х 30 дней : 365 дней = 493,15 руб.;

- за 31 июля - 40 000 руб. х 12% х 1 день : 365 дней = 13,15 руб.;

- итого сумма процентов за июль - 493,15 руб. + 13,15 руб. = 506,30 руб.

Дебет 73-1.313.0015.2 Кредит 91-1 «Прочие доходы» - 506,30 руб. - начислены проценты за июль;

Дебет 70 Кредит 73-1. 313.0015.2 - 572,05 руб. (65,75 + 506,30) - из заработной платы удержаны проценты, начисленные за июнь и июль.

Расчеты по возмещению материального ущерба

Расчеты с работниками по возмещению материального ущерба учитываются на субсчете 73-2. Возмещению подлежит материальный ущерб, причиненный работником в результате недостач и хищений денежных средств, товарно-материальных ценностей, других видов ущерба.

Приведем схему проводок для учета операций по субсчету 73-2:

Наименование операции	Проводки
	Дебет	Кредит
Отражена задолженность работника по возмещению материального ущерба	73-2	94
Отражена разница между суммой, подлежащей взысканию с виновного лица, и балансовой стоимостью недостающих (испорченных) ценностей	73-2	98
Отражено поступление наличных денежных средств в кассу организации в счет погашения задолженности работника по возмещению материального ущерба	50	73-2
Отражено поступление денежных средств на расчетный счет от работника организации в счет погашения материального ущерба	51	73-2
Из заработной платы работника удержана сумма материального ущерба	70	73-2
Списана задолженность работника по возмещению материального ущерба в связи с отказом суда во взыскании ввиду необоснованности иска	94	73-2
Отражена задолженность работника по недостаче ценностей, выявленных в текущем году, но относящихся к прошлым периодам (в случае, если эта задолженность признана работником или на ее взыскание имеется решение суда) По мере погашения задолженности (на сумму погашенной задолженности)	94	98
	73-2	94
	98	91-1

Аналитический учет по субсчету 73-2 ведется по каждому работнику. Списание недостач, хищений, порчи за счет виновных лиц может быть произведено в следующих случаях:

- работник признан виновным по решению суда;

- работник является виновным в силу принятия на себя полной материальной ответственности

- в других случаях, когда работники могут быть привлечены к материальной ответственности в соответствии с Трудовым кодексом РФ

Пример 3

Грузчик Иванов в результате неосторожных действий разбил стеклянную витрину в магазине. Стеклянная витрина принята к учету в качестве основного средства. С грузчиком не заключен договор о материальной ответственности в отношении основных средств организации. Распоряжение руководителя о взыскании с грузчика Иванова материального ущерба доведено до него в течение 1-го месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного Ивановым ущерба.

Первоначальная стоимость витрины составляет 20 000 рублей. Сумма начисленного износа по витрине на дату порчи составляет 8 000 рублей. Таким образом, сумма причиненного ущерба в балансовой оценке составила 12 000 руб. (20 000 - 8000).

Средний заработок грузчика составляет 5 000 рублей в месяц. Именно такую сумму можно удержать из его зарплаты в возмещение материального ущерба. Причем сумма удержания не может превышать 20% при каждой выплате заработной платы.

В бухгалтерском учете организации произведены следующие записи:

Содержание операции	Проводка	Сумма
	Дебет	Кредит
1	2	3	4
Списана с учета разбитая витрина по акту унифицированной формы № ОС-4 * списана первоначальная стоимость * списана начисленная амортизация * списана остаточная стоимость	01-9 02 94	01-1 01-9 01-9	20 000 8000 12 000
Сумма причиненного ущерба отнесена на виновного работника в пределах среднего заработка	73-2	94	5000
Сумма причиненного ущерба сверх среднего заработка виновного работника отнесена во внереализационные расходы по решению руководителя организации	91-2	94	7000
Начислена заработная плата виновному работнику за месяц Удержан НДФЛ из начисленной заработной платы Удержана сумма ущерба при выплате заработной платы [(5000-650) х 20%]	44 70 70	70 68-1 94	5000 650 870

Ежемесячно из заработной платы грузчика Иванова будет удерживаться не более 20% заработка, причитающегося ему к выплате за истекший месяц. Эти удержания будут производиться до полного погашения задолженности Иванова.

В нашем примере руководитель организации принял решение удержать с Иванова причиненный ущерб только в размере среднемесячного заработка (5000 рублей), а остальную сумму ущерба (7000 рублей) списать на прочие расходы.

Взыскать эту часть причиненного ущерба (7000 рублей) можно в следующем порядке:

1) принудительно по решению суда;

2) добровольно по соглашению работника и работодателя, оформленному письменно с указанием конкретных сроков и суммы платежей.