Документальное оформление и учет расходов на питание в бюджетных организациях здравоохранения

36

Документальное оформление и учет расходов на питание в бюджетных организациях здравоохранения

Расходы на питание производятся в бюджетных организациях, в сметах которых предусмотрены ассигнования по категории «Текущие расходы», статье «Закупки товаров и оплата услуг», подстатье «Приобретение предметов снабжения и расходных материалов», элементу «Продукты питания» (код 1 10 03 04). К таким организациям относятся больницы, детские дошкольные организации, учреждения социального обслуживания и другие.

В соответствии с п. 44.3.3 Инструкции о порядке применения бюджетной классификации Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.12.2008 № 208, по элементу 1 10 03 04 «Продукты питания» отражаются:

- расходы на питание (включая оплату продукции, получаемой от подсобных хозяйств) в лечебно-профилактических учреждениях, домах для инвалидов, расходы (наценки на стоимость сырьевого рациона) на приготовление пищи в случаях, когда питание обеспечивается организациями общепита или организациями, имеющими в своем составе соответствующие структурные подразделения;

- расходы на питание по денежным нормам расходов на питание в учреждениях образования, а также денежные компенсации расходов на питание для отдельных категорий воспитанников и учащихся учреждений образования (за исключением относимых по элементу расходов 1 30 03 04 «Прочие трансферты населению») в случаях, установленных правительством;

- на питание спортсменов, других участников и судей спортивных мероприятий учебно-спортивных учреждений (училищ олимпийского резерва), расходы на питание членов, стажеров и резерва национальных сборных команд по видам спорта в дни их тренировок по лимитам, а также в других учреждениях в случаях, установленных правительством;

- расходы по государственной поддержке по удешевлению питания учащихся общеобразовательных учреждений;

- расходы, производимые в предусмотренных правительством случаях на спецпитание занятых на работах с вредными условиями труда, расходы на питание по установленным нормам военнослужащим, лицам начальствующего и рядового состава в установленных законодательством случаях, спецконтингента исправительно-трудовых учреждений;

- расходы по выплате денежной компенсации взамен продовольственного пайка военнослужащим, лицам начальствующего и рядового состава органов внутренних дел, органов финансовых расследований, органов и подразделений по чрезвычайным ситуациям, за питание участникам спортивных мероприятий;

- другие расходы в соответствии с законодательством.

Варианты осуществления фактических расходов на питание в организациях здравоохранения

Вариант 1. Организация самостоятельно приобретает продукты питания (пищевые продукты), которые поступают на склад (в кладовую), откуда их передают в пищеблок (кухню) для приготовления питания (завтраков, обедов, ужинов). В этом случае к расходам на питание относится стоимость продуктов, отпущенных в пищеблок (за минусом продуктов, возвращенных из пищеблока на склад организации); стоимость недостач продуктов, списанных с материально ответственных лиц за счет организации (в пределах норм естественной убыли, а также сверх норм при отсутствии виновника). В бухгалтерии организации ведется синтетический и аналитический учет продуктов питания с использованием субсчета 061 «Продукты питания» в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета исполнения смет расходов организаций, финансируемых из бюджета, утвержденным приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 10.12.1999 № 354 (с учетом изменений, внесенных постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 14.04.2004 № 71).

При использовании этого варианта осуществления расходов на питание следует помнить, что в бюджетных организациях имеются особенности формирования фактической стоимости приобретаемых за плату материальных запасов, учитываемых на счете 06 «Материалы и продукты питания», в отличие от порядка, установленного Законом о бухгалтерском учете и отчетности.

Материалы и продукты питания, при ввозе которых предоставляются льготы по налогам и таможенным платежам, приходуются по стоимости, включая предоставленные льготы. Основанием для этого является Порядок отражения в бухгалтерском учете средств, высвободившихся в результате получения льгот по налогам и таможенным платежам учреждениями и организациями, состоящими на бюджете, утвержденный приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 07.05.1999 № 112.

Если материалы и продукты питания приобретаются через мелкооптовые базы и магазины с предоставлением торговой скидки, на сумму этой скидки при оприходовании материалов уменьшаются фактические расходы по соответствующим элементам расходов. Материалы и продукты питания в этом случае учитываются в синтетическом и аналитическом учете и отражаются в балансе по ценам приобретения без вычета торговой скидки. Затраты по найму транспорта при приобретении продуктов питания, медикаментов и перевязочных средств не относятся на увеличение их стоимости, а включаются в состав фактических расходов по подстатье 1 10 05 00 «Оплата транспортных услуг» согласно п. 6 Методических указаний о порядке учета материальных запасов учреждениями и организациями, состоящими на бюджете, утвержденных приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 11.12.1997 № 59 (далее - Приказ № 59).

В течение месяца в бюджетных организациях первичные документы по движению продуктов питания обрабатываются следующим образом:

· приходные - в разрезе материально ответственных лиц по наименованиям продуктов питания в количественном и стоимостном выражении (по фактическим ценам приобретения (с учетом особенностей их формирования, изложенных выше));

· расходные - в разрезе материально ответственных лиц по наименованиям продуктов питания в количественном выражении.

По окончании месяца итог расхода каждого наименования продуктов в количественном выражении оценивается по ценам их приобретения или по средним ценам, если они приобретались по разным ценам в соответствии с п. 8 Приказа № 59.

Для обобщения информации в таких разрезах разработаны специальные регистры бухгалтерского учета при ручной обработке первичных документов, ссылка на которые имеется в Приказе № 59 (накопительная ведомость по приходу продуктов питания ф. 300 и накопительная ведомость по расходу продуктов питания ф. 399). Названные формы утверждены во времена СССР (нормативные акты, утвердившие их, на территории республики уже не действуют).

Вариант 2. Обеспечение организации здравоохранения лечебным питанием и его доставка осуществляется предприятием общественного питания, а организация здравоохранения осуществляет контроль качества лечебного питания, фактическим количеством поставляемых блюд в соответствии с количеством больных, состоящих на питании, а также за весом блюд путем их взвешивания при приемке от предприятий общественного питания.

В этом случае организация ведет лишь учет расчетов за оказанные услуги по питанию (больных, детей и др. контингента) в соответствии с заключенными договорами с предприятиями общественного питания. Субсчет 061 «Продукты питания» не используется. Например, в лечебно-профилактических организациях, подведомственных Комитету по здравоохранению Минского горисполкома, ведется лишь учет расчетов за оказанные услуги по питанию больных в соответствии с заключенными договорами с торгово-производственным коммунальным унитарным предприятием «Комбинат питания «Витамин». Пищеблоки этих организаций по решению Мингорисполкома переданы в ведение комбината. Расчеты с комбинатом осуществляются в порядке плановых платежей.

Перечень юридических лиц города Минска, осуществляющих обслуживание организаций бюджетной и социальной сферы, населения, утвержден решением Минского городского исполнительного комитета от 21.12.2006 № 2650 (с учетом изменений, внесенных решением Минского городского исполнительного комитета от 04.10.2007 № 2270).

Нормативные правовые акты, регламентирующие осуществление расходов на питание и их учет в организациях здравоохранения

Порядок учета продуктов питания регулируется:

- вышеупомянутыми Методическими указаниями о порядке учета материальных запасов учреждениями и организациями, состоящими на бюджете (Приказ № 59).

- постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 29.08.2008 № 135, которым по согласованию с Министерством финансов Республики Беларусь и Министерством торговли Республики Беларусь утверждена Инструкция об организации диетического питания в государственных организациях здравоохранения (далее - Инструкция № 135), вступившая в силу с 9 октября 2008 года, и где «продукты питания» переименованы в «пищевые продукты».

- постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 29.06.2004 № 27 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации для организаций здравоохранения, финансируемых из бюджета» (с учетом изменений, внесенных постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 19.12.2008 № 218), которым утвержден первичный учетный документ для оформления отпуска продуктов питания со склада в пищеблок (меню-требование на выдачу продуктов питания ф.  12-МЗ). Эта форма утверждена в соответствии с требованием п. 7 Приказа № 59, где определено, что выдача продуктов питания в лечебно-профилактических учреждениях производится по документам, установленным инструкцией Постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь, согласованной с Министерством финансов Республики Беларусь.

- нормами среднесуточного набора продуктов питания для одного больного в государственных организациях здравоохранения Республики Беларусь, утвержденными постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14.01.2003 № 2 (с учетом изменений, внесенных постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 03.10.2008 № 163, далее - Постановление № 2). С 23 октября 2008 г. в соответствии с постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 19.09.2008 № 143 «Об организации деятельности отделения дневного пребывания государственной организации здравоохранения» по названным нормам за счет средств бюджета организуется питание пациентов ряда отделений дневного пребывания государственной организации здравоохранения (отделений гемодиализа и отделений, оказывающих психиатрическую, онкологическую, гематологическую медицинскую помощь в стационарных условиях).

- Инструкцией по составлению сметы расходов больничной, амбулаторно-поликлинической организации, организации скорой медицинской помощи, финансируемых за счет средств бюджета, утвержденной постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 29.09.2008 № 153, в подп. 78-80 которой определен порядок формирования расходов на питание больных по смете расходов больничной организации.

- Положением о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.09.2008 № 1290 (далее - Положение № 1290), в соответствии с которым в основном осуществляется приемка пищевых продуктов в организациях здравоохранения.

- сборником технологических карт блюд диетического питания, утвержденным постановлением Министерства торговли Республики Беларусь, Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 12.02.2003 № 7/8. Введен в действие с 1 июля 2003 года в целях применения единой нормативной документации по приготовлению диетических блюд и кулинарных изделий в объектах общественного питания, лечебных и санаторно-курортных учреждениях.

- постановлением Министерства торговли Республики Беларусь от 08.01.2004 № 1 (с учетом изменений, внесенных постановлением Министерства торговли Республики Беларусь 14.10.2008 № 40), которым утверждены Инструкция о порядке отнесения торговых объектов общественного питания к соответствующим наценочным категориям по уровню обслуживания потребителей и Инструкция по классификации торговых объектов общественного питания.

- постановлением Министерства торговли Республики Беларусь от 12.09.2008 № 36, утвердившим Инструкцию о порядке проведения бракеража блюд и изделий в торговых объектах общественного питания. Под бракеражем понимается оценка качества кулинарной продукции, хлебобулочных и мучных кондитерских изделий по органолептическим показателям (внешний вид, цвет, вкус, запах и консистенция) с отбраковкой некачественных блюд и изделий.

Приемка и документальное оформление поступления пищевых продуктов

Приемка и документальное оформление поступления пищевых продуктов осуществляется в организациях, осуществляющих расходы на питание по варианту 1.

Документальное оформление поступления пищевых продуктов на склад организации аналогично документальному оформлению поступления других материальных запасов.

Материальные ценности поступают на склад организации на основе заключенных договоров купли-продажи или мены. Контроль выполнения договорных обязательств осуществляют соответствующие службы организаций (отдел снабжения и др.).

Отгружая товар покупателю, продавец оформляет транспортные документы (товарно-транспортные накладные, путевые листы и др.). В каждое грузовое место продавец вкладывает сопроводительные документы (счет-фактуру, спецификацию, опись, упаковочный ярлык, кипную карту и др.), свидетельствующие о наименовании и количестве находящегося в нем товара.

В соответствии со ст. 483 Гражданского кодекса принятый покупателем товар должен быть им осмотрен в срок, определенный законодательством, договором поставки. В этот же срок покупатель (получатель) обязан проверить количество и качество принятых товаров в порядке, установленном законодательством или договором поставки, и о выявленных несоответствиях или недостатках товаров незамедлительно письменно уведомить поставщика.

Общий порядок и правила приемки товаров по количеству и качеству по договорам (включая внешнеторговые договора) купли-продажи или мены, а также условия, необходимые для проведения объективной и достоверной их приемки определены Положением № 1290, вступившим в силу с 11 сентября 2008 года и сменившим аналогичное Положение, утвержденное постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 26.04.1996 № 285 (далее - Положение № 285).

Приемка товаров по количеству и качеству проводится в целях подтверждения выполнения продавцом обязательств по поставке товаров в количестве и качестве, соответствующим условиям договора.

Сразу необходимо оговориться о том, что применение Положения № 1290 нельзя рассматривать как обязательное требование ко всем участникам договора, поскольку им законодатель предоставляет право выбора: использовать нормы данного Положения или разработать свои правила и включить их в договор. Положение № 1290 не исключает возможности установления в отдельных отраслях экономики специфики, учитывающей особенности приемки некоторых групп товаров.

Основные правила приемки товаров по количеству и качеству

Положением № 1290 установлены сроки приемки товаров. Например, приемка товара в исправной закрытой таре по массе нетто и количеству товарных единиц в каждом грузовом месте производится одновременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней, а по скоропортящемуся товару - не позднее 24 часов с момента доставки груза продавцом либо при вывозе груза самим покупателем со склада продавца. Приемка товара по качеству на складе покупателя производится при поступлении товара из населенного пункта, в котором находится покупатель, - не позднее 10 дней, из другого населенного пункта - не позднее 20 дней, а при поступлении скоропортящегося товара - не позднее 24 часов после его получения от перевозчика или поступления на склад покупателя.

Масса нетто товара может быть определена как разность между установленной при приемке товара его массой брутто и фактической массой брутто тары после ее освобождения от товара (если иное не установлено условиями договора, техническими нормативными правовыми актами).

Приемка товаров по количеству товарных единиц проводится путем сплошного подсчета, промера, взвешивания и (или) иного измерения. Выборочная проверка допускается только в случаях, когда это предусмотрено договором или актами законодательства.

Приемка по количеству товара, поставляемого без тары, в открытой или поврежденной таре, а также приемка товара по массе брутто и количеству мест, поставляемого в закрытой таре, производится:

- на складе покупателя - при доставке товара продавцом либо перевозчиком;

- на складе продавца - при вывозе товара покупателем или по его поручению третьим лицом;

- в месте вскрытия опломбированных или в месте разгрузки неопломбированных транспортных средств и грузовых мест, на складе перевозчика - при доставке и выдаче товара перевозчиком.

В случае обнаружения в ходе приемки недостачи товара, несоответствия отдельных грузовых мест массе брутто, указанной в транспортных или сопроводительных документах; обнаружения несоответствия качества, маркировки поступившего товара, тары или упаковки требованиям технических нормативных правовых актов, образцам (эталонам), договору покупатель обязан оформить факт выявленной недостачи (выявленного несоответствия) актом, подписанным лицами, производившими приемку товара. Установленный срок приемки прерывается для обязательного вызова представителя продавца.

Вызов представителя продавца осуществляется посредством направления ему уведомления (с использованием средств срочной связи) не позднее 24 часов, а в отношении скоропортящегося товара - безотлагательно после обнаружения несоответствия, если иные сроки не установлены договором. Реквизиты уведомления изложены в п. 7 Положения № 1290.

Для участия в приемке товаров продавец может направить своего работника либо уполномочить юридическое или физическое лицо, в том числе индивидуального предпринимателя, представлять его интересы при приемке товаров по количеству и качеству.

Пунктом 8 Положения № 1290 установлены сроки явки представителя продавца для двухсторонней приемки после получения уведомления о вызове.

При неявке представителя продавца в установленный срок, а также при неполучении ответа на вызов проверка количества и качества товаров производится с участием иного представителя, в качестве которого согласно п. 6 Положения № 1290 могут быть представители:

- торгово-промышленной палаты;

- республиканского органа государственного управления (иной государственной организации, подчиненной Правительству), если продавец и покупатель подчинены (входят в состав) одному республиканскому органу государственного управления (иной государственной организации);

- органа по сертификации продукции, испытательного центра или лаборатории, аккредитованных Государственным комитетом по стандартизации в области, соответствующей для проверки качества (испытаний) принимаемых товаров.

Покупатель обязан также пригласить названных выше представителей либо эксперта, если между продавцом (его представителем) и покупателем возникают разногласия о характере выявленных дефектов по качеству и причинах их возникновения, а также о причинах образования недостачи товара.

Представитель продавца или иной представитель должен иметь подписанное руководителем разовое удостоверение или доверенность на право участия в приемке конкретной партии товара. Для приемки товаров в выходные или праздничные дни удостоверение (доверенность) может быть выдано на каждый день в отдельности без указаний конкретной партии товара.

Обратим внимание, что прерванный срок приемки для обязательного вызова представителя продавца продолжает исчисляться после возобновления приемки с участием продавца (иного представителя). Общая продолжительность приемки товаров не должна превышать установленный Положением срок.

Особенности приемки товаров по качеству

Приемка товаров по качеству осуществляется в случаях, когда договором и (или) актами законодательства установлены требования к качеству и (или) безопасности товаров либо такая приемка предусмотрена договором. Кроме того, приемка товаров по качеству должна проводиться при получении товаров с нарушением контрольного обеспечения их сохранности и (или) при наличии признаков их порчи или повреждения (течь, бой и другие). Сказанное в полной мере относится к пищевым продуктам.

При приемке товаров по качеству одновременно проверяется тара и упаковка, маркировка на таре (упаковке) и товарах (при необходимости), выполнение иных условий, направленных на обеспечение сохранности и целостности товаров, на соответствие требованиям, установленным техническими нормативными правовыми актами и (или) другими обязательными правилами упаковки, маркировки, хранения и перевозки данных товаров.

В процессе приемки товаров по качеству также проверяется их комплектность.

Допускается проведение проверки качества товаров покупателем после проведения их приемки, в том числе в процессе хранения, использования в производственных процессах (при выявлении скрытых недостатков (дефектов) товаров, которые не могли быть обнаружены при проверке по качеству, обычно применяемой в процессе приемки данного вида товара). Выявленные скрытые недостатки отражаются в акте, который составляется покупателем в течение 24 часов с момента их обнаружения. Акт о скрытых недостатках предъявляется в сроки, установленные законодательством или договором. Если для участия в составлении акта вызывается представитель продавца, то к установленному сроку добавляется время, необходимое для его приезда.

Для определения качества отдельных товаров (например, пищевых продуктов) договором или законодательством может быть предусмотрен отбор образцов (проб), который производится в соответствии с предусмотренными требованиями. Количество отбираемых образцов (проб) определяется в соответствии с указанными требованиями исходя из необходимости проведения контрольных операций для оценки качества партии товара (внешний осмотр и измерительный контроль, лабораторные испытания и другие).

При невозможности определения качества таких товаров покупателем, могут отбираться дополнительные образцы (пробы) для сдачи на проверку, анализ, или испытание, или государственную санитарно-гигиеническую экспертизу. Кроме образцов, направленных на проверку, анализ, испытание, один из отобранных образцов (проб) товара остается у покупателя, второй - направляется продавцу товара, которые должны храниться покупателем и продавцом до разрешения спора о качестве товара. Отобранные образцы (пробы) опечатываются либо опломбируются и снабжаются этикетками, подписанными лицами, участвовавшими в отборе.

В этом случае оформляется акт отбора образцов (проб), подписываемый всеми участвовавшими в этом лицами, и заключение по результатам анализа (испытания) отобранных образцов (проб). Результаты анализа (испытания) качества отобранных образцов могут распространяться в отношении качества всей принимаемой партии товаров, из которой они были отобраны. Перечень сведений, которые должны быть отражены в акте отбора образцов (проб) определены п.34 Положения № 1290.

Составление акта приемки товаров по количеству и качеству

Если при приемке товаров по количеству и качеству будут выявлены недостача товара или его ненадлежащее качество, то результаты приемки оформляются актом, составляемым в день их выявления. Акт подписывается всеми лицами, участвующими в приемке товаров. Перед подписью лиц, участвующих в приемке, указывается о предупреждении этих лиц об ответственности за подписание акта, содержащего данные, не соответствующие действительности.

Акт утверждается руководителем юридического лица, осуществлявшего приемку товаров, не позднее следующего дня после составления акта. Если приемка товаров производилась в выходной или праздничный день, акт приемки утверждается в первый рабочий день после выходного или праздничного дня.

Лицо, выразившее несогласие с содержанием акта, обязано изложить в письменном виде свое мнение (прилагается к акту), о чем в акте делается соответствующая отметка. При отказе лица, принимавшего участие в приемке товаров, от подписания акта в нем делается об этом запись.

К акту прилагаются документы, предусмотренные п. 44 Положения № 1290. Типовой формы акта приемки товаров по количеству и качеству в республике нет. В п. 40 указанного Положения содержится лишь перечень сведений, которые в нем должны быть отражены.

Требования к содержанию и порядку составления акта приемки согласно Положению № 1290 не претерпели значительных изменений по сравнению с требованиями ранее действующего Положения № 285. Однако обратим внимание на п. 53 Положения № 285, в котором установлено, что факты недостачи товаров и их недоброкачественности могут быть зафиксированы совместным актом в произвольной форме, избранной представителем продавца и покупателем. Данное указание (о произвольной форме акта) не нашло отражения в Положении № 1290. Кроме того, в п. 56.5 Положения № 285 предусмотрено, что к акту прилагается транспортный документ в подлиннике, а в п. 44 Положения № 1290 - заверенная копия транспортного документа.

Первичная документация по оприходованию пищевых продуктов

Первичная документация, оформляемая при поступлении в организацию пищевых продуктов, аналогична первичной документации при поступлении других материальных запасов.

Если при приемке материальных запасов установлены количественные (недостачи или излишки) и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщиков, они приходуются на склад организации на основании акта приемки по количеству и качеству. При отсутствии расхождений материалы приходуются по документам поставщиков (счетам, товарно-транспортным накладным, накладным и др.).

Как сказано выше, типовой формы акта приемки товаров по количеству и качеству в республике нет. Однако, учитывая, что акт относится к категории первичных учетных документов, некоторые министерства (включая Министерство здравоохранения Республики Беларусь) предусмотрели специальную его форму в альбомах форм первичной учетной документации.

Постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 09.07.2008 № 117 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации для аптек и аптечных складов организаций, подчиненных Министерству здравоохранения Республики Беларусь, за исключением организаций, финансируемых из бюджета» утверждена форма 1-АП «Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товароматериальных ценностей» и форма 22-АП «Приемный акт», сфера применения которых распространяется на аптеки и аптечные склады организаций, подчиненных названному министерству (за исключением финансируемых из бюджета). Правда, этот документ пока не приведен в соответствие с Положением № 1290.

В соответствии с п. 5 Приказа № 59 организации, финансируемые из бюджета (бюджетные организации), в тех случаях, когда имеются расхождения с данными документов поставщика, составляют акт приемки по ф. 429. Акт составляется в двух экземплярах приемочной комиссией с участием заведующего складом и представителя от поставщика или незаинтересованной организации. Один экземпляр акта используется для учета принятых материальных ценностей, другой - для направления претензионного письма поставщику.

Однако бюджетные организации не могут воспользоваться названной формой, так как она и ряд других форм, упоминаемых в Приказе № 59, утверждены во времена СССР и на территории республики уже давно не действуют.

Назовем их: акт приемки ф. 429; накладная (требование) ф. 434; меню-требование ф. 298 и ф. 299; ведомость на выдачу кормов и фуража ф.397; ведомость выдачи материалов на нужды учреждения ф. 410; заборная карта ф. 431; накопительная ведомость по приходу продуктов питания ф. 300; накопительная ведомость по расходу продуктов питания ф. 399.

Следует отметить, что некоторые республиканские органы государственного управления в такой ситуации позаботились о своих подведомственных организациях. Например, в числе форм первичных учетных документов в таможенных органах, утвержденных постановлением Государственного таможенного комитета Республики Беларусь от 30.11.2001 № 60 «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета в таможенных органах Республики Беларусь» (с учетом изменений, внесенных постановлением Государственного таможенного комитета Республики Беларусь от 09.01.2009 № 2) имеется накладная (требование) ф. 434.

Заметим также, что в соответствии с постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 26.10.2007 № 359 «О неприменении некоторых постановлений Государственного комитета СССР по статистике» формы первичной учетной документации межотраслевого значения, утвержденные постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций», на территории республики не применяются. Хотя на практике многие организации (в том числе, бюджетные) до сих пор пользуются формами, утратившими силу. Такими формами, например, являются: журнал учета поступающих грузов ф. М-1; доверенность ф. М-2 и ф. М-2а; журнал учета выданных доверенностей ф. М-2б; акт о приемке материалов ф. М-7. Что делать? Ответ на этот вопрос содержится в Законе о бухгалтерском учете и отчетности. В соответствии со ст. 9 Закона первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь, по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. Автор отдает предпочтение такому решению вопроса.

При отсутствии утвержденных типовых форм или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование, номер документа, дату и место его составления;

- содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

- должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

При отсутствии любого из перечисленных выше реквизитов первичный учетный документ считается недействительным и не может приниматься к исполнению бухгалтерией организации.

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных помимо перечисленных реквизитов в первичные учетные документы могут включаться иные дополнительные сведения.

За нарушение должностным лицом установленного порядка ведения бухгалтерского учета (учета предпринимательской деятельности) и отчетности п. 1 ст. 12.1 КоАП предусмотрена административная ответственность - штраф в размере от четырех до двадцати базовых величин.

Общие положения по организации питания больных в организациях здравоохранения

В ранее упомянутой Инструкции об организации диетического питания в государственных организациях здравоохранения (Инструкция № 135), дано понятие диетического (лечебного) питания больных и сформулированы его принципы.

Лечебное питание - научно обоснованная система организации питания и дифференцированного использования с лечебной целью определенных пищевых продуктов, их сочетаний, видов кулинарной обработки.

В организациях здравоохранения организуется не менее чем четырехразовый режим лечебного питания.

Организация лечебного питания больных осуществляется в соответствии с перечнем стандартных диет и описанием их, помещенными в приложении 1 к Инструкции № 135, а также нормами среднесуточного набора продуктов питания для одного больного в государственных организациях здравоохранения Республики Беларусь, утвержденными Постановлением № 2.

Лечебное питание назначается больным при наличии медицинских показаний лечащим врачом организации здравоохранения. При наличии медицинских показаний и по заключению консилиума врачей больным назначается индивидуальное и дополнительное питание.

Индивидуальное питание - вид лечебного питания, которое назначается при отдельных заболеваниях, требующих увеличения, уменьшения или исключения из рациона отдельных пищевых продуктов с сохранением норм среднесуточного набора продуктов питания.

Дополнительное питание - вид лечебного питания, которое назначается при отдельных заболеваниях, требующих увеличения отдельных компонентов рациона сверх норм среднесуточного набора продуктов питания.

При наличии медицинских показаний пациенту назначается лечащим врачом энтеральное питание, что означает вид нутритивной поддержки, при котором питательные вещества вводятся в виде смесей для энтерального питания через рот, зонд или стому. Обратим внимание, что расход препаратов для энтерального питания относится на элемент «Лекарственные средства и изделия медицинского назначения» (код 1 10 03 02).

Ответственным за организацию лечебного питания является врач-диетолог (иной врач-специалист), назначаемый приказом руководителя организации. Врач-диетолог (иной врач-специалист) принимает участие в консилиумах по назначению больным индивидуального и дополнительного питания.

Ответственным за соблюдение технологии приготовления лечебного питания, его калорийность, выход готовых диетических блюд является заведующий производством (шеф-повар, повар). Контроль качества готовых диетических блюд осуществляют врач-диетолог (иной врач-специалист), медицинская сестра-диетолог, дежурный врач, разрешающий выдачу готовой пищи в отделения, что фиксируется в журнале по контролю над качеством готовой пищи (в бракеражном журнале) в соответствии с приложением 4 к Инструкции № 135.

Общее руководство организацией лечебного питания осуществляет руководитель организации здравоохранения или его заместитель по медицинской части.

В п. 22 Инструкции № 135 сформулированы задачи учета пищевых продуктов:

- полный учет поступления пищевых продуктов и тары, а также своевременное отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с их движением;

- контроль правильного использования средств, выделяемых на питание;

- контроль сохранности пищевых продуктов и тары, соблюдением установленных правил оформления их приемки и отпуска, проведением в установленные сроки инвентаризаций;

- получение точных сведений об остатках пищевых продуктов у материально ответственных лиц. Материально ответственные лица осуществляют также контроль соответствия ассортимента пищевых продуктов на складе (в кладовой) их действительной потребности.

Инструкцией № 135 утверждены следующие формы первичных учетных документов:

- карточка-раскладка (технологическая карта) (приложение 2);

- журнал по контролю над качеством готовой пищи (бракеражный) (приложение 4);

- сведения о наличии больных, состоящих на питании (приложение 5);

- заказ на индивидуальное и дополнительное питание (приложение 6);

- сводные сведения о наличии больных, состоящих на питании (приложение 7);

- требование на выдачу пищевых продуктов со склада (кладовой) (приложение 8);

- ведомость учета отпуска отделениям рационов питания больных (приложение 9);

- раздаточная ведомость на отпуск рационов питания больным (приложение 10).

Документальное оформление отпуска пищевых продуктов со склада

Отпуск пищевых продуктов со склада в пищеблок (кухню) для приготовления питания производится ежедневно. Количество продуктов по наименованиям, которое необходимо получить со склада организации, определяется исходя из количества больных за предыдущий день на основании сводных сведений о наличии больных, состоящих на питании (далее - сводные сведения), и меню-требований на выдачу продуктов питания (ф.  12-МЗ) (далее - меню-требование), составляемых на основании сводных сведений, меню и действующих норм среднесуточного набора пищевых продуктов.

Формирование сводных сведений

Палатные медицинские сестры ежедневно подают сведения о количестве больных старшей медицинской сестре отделения (по какой форме, в Инструкции № 135 не уточняется).

Старшая медицинская сестра отделения составляет сведения о наличии больных, состоящих на питании (приложение 5 к Инструкции № 135) на 9 часов утра, с уточнением количества больных по состоянию на 15 часов. Количество больных в отделении сверяется с данными приемного покоя. Если больным назначается полное энтеральное питание, об этом указывается в сведениях, но эти больные не включаются в число больных, состоящих на питании. Сведения подписываются заведующим отделением, старшей медицинской сестрой, специалистами медицинской статистической службы и передаются на пищеблок (кухню).

Сведения о количестве больных, поступивших после 15.00 текущего дня и до 6.00 следующего дня, формируются в приемном отделении стационара (достоверность этих сведений обязаны обеспечить дежурная медсестра приемного отделения и ответственный дежурный врач стационара) и передаются на пищеблок (кухню) к 6.00. В соответствии с п. 26 Инструкции № 135 такие сведения оформляются порционным требованием (форма этого документа не утверждена, реквизиты его не названы).

Если больному назначается индивидуальное и дополнительное питание, в отделении оформляется заказ на индивидуальное и дополнительное питание (приложение 6 к Инструкции № 135) в двух экземплярах, который подписывается лечащим врачом, заведующим отделением и утверждается руководителем организации здравоохранения. Первый экземпляр передается на пищеблок (кухню), второй сохраняется в истории болезни.

На основании сведений отделений о наличии больных, поступивших на пищеблок (кухню), медицинская сестра-диетолог организации здравоохранения составляет сводные сведения о наличии больных, состоящих на питании (приложение 7 к Инструкции № 135), т.е., в целом по организации здравоохранения.

Составление меню-требования

На основании сводных сведений и сводного меню (включая меню по заказам на индивидуальное и дополнительное питание) медицинская сестра-диетолог при участии заведующего производством (шеф-повара) под руководством врача, ответственного за организацию лечебного питания, ежедневно составляет меню-требование в двух экземплярах. Если в организации здравоохранения питание организовано по различным нормам среднесуточного набора пищевых продуктов, меню-требование составляется по каждой норме.

Медицинская сестра-диетолог указывает в меню-требовании количество пищевых продуктов каждого наименования, необходимое для одной порции данного блюда, и осуществляет контроль выполнения утвержденных норм среднесуточного набора продуктов на одного больного.

Меню-требование вместе со сводными сведениями передается в бухгалтерию. Работник бухгалтерии рассчитывает и проставляет в меню-требовании количество пищевых продуктов каждого наименования, необходимое для приготовления всех порций данного блюда, и общее количество пищевых продуктов каждого наименования по меню-требованию.

Определено, что количество отдельных наименований пищевых продуктов для приготовления одной порции каждого блюда медицинская сестра-диетолог проставляет в числителе, а количество отдельных наименований пищевых продуктов, необходимых для приготовления всех порций данного блюда, работник бухгалтерии проставляет в знаменателе.

Меню-требование подписывается врачом, ответственным за организацию лечебного питания, бухгалтером, заведующим производством (шеф-поваром, поваром) и утверждается главным врачом организации здравоохранения или его заместителем по медицинской части.

Если питание организовано по одной норме среднесуточного набора пищевых продуктов, на основании меню-требования производится выдача пищевых продуктов со склада (кладовой) на пищеблок (кухню). Первый экземпляр меню-требования с росписью шеф-повара в получении пищевых продуктов остается у кладовщика, второй - у шеф-повара (повара). Кладовщик передает меню-требование в бухгалтерию.

В организациях здравоохранения, где питание организовано по различным нормам среднесуточного набора продуктов питания, выдача пищевых продуктов со склада (кладовой) на пищеблок (кухню) производится по требованию на выдачу пищевых продуктов со склада (кладовой) (приложение 8 к Инструкции № 135), которое выписывается на основании итоговых данных ф. 12-МЗ.

Меню-требования, ведомость учета отпуска отделениям рационов питания больных, требования на выдачу пищевых продуктов со склада (кладовой) поступают в бухгалтерию и служат основанием для списания пищевых продуктов на расходы организации. Ведомость учета отпуска отделениям рационов питания больных должна быть увязана по количеству блюд с меню-требованиями. Заметим, что в п. 36 Инструкции № 135 называется лишь один документ, служащий основанием для списания продуктов на расходы организации - ведомость учета отпуска отделениям рационов питания больных (приложение 9 к Инструкции № 135).

В случае изменения количества больных по сравнению с данными на 9 и 15 часов предыдущего дня, указанными в меню-требовании, свыше 3 человек медицинская сестра-диетолог составляет расчет изменения потребности в пищевых продуктах для блюд базовой диеты. Что происходит дальше в связи с такой ситуацией, в Инструкции № 135 не определено. В ранее действующей Инструкции по учету продуктов питания, утвержденной Минздравом СССР, было сказано, что при увеличении потребности в продуктах питания выписывается и передается на склад накладная (требование) ф. 434, а при уменьшении потребности - излишки продуктов питания сдаются на склад, что оформляется накладной (требованием) с указанием на ней «возврат». Для контроля полноты оприходования возвращенных продуктов питания бухгалтерия регистрирует документы на возврат.

Следует заметить, что в ранее действующей Инструкции по учету продуктов питания, утвержденной Минздравом СССР, была предусмотрена возможность питания за плату сотрудников организации. В ней было указание о том, приготовление пищи для сотрудников за плату должно производиться отдельно от приготовления пищи для больных, а получение продуктов питания в пищеблок для этих целей должно оформляться отдельными документами. В Инструкции № 135 об этом ничего не сказано.

Документальное оформление услуг по питанию, оказываемых предприятиями общественного питания

Порядок оказания услуг по питанию больных и расчетов между предприятием общественного питания и организацией здравоохранения определяется договором.

На основании сводных сведений о наличии больных, состоящих на питании (о порядке формирования сводных сведений см. выше), организация здравоохранения ежедневно делает заявку предприятию общественного питания на приготовление блюд каждого наименования в соответствии с меню по видам диет.

Предприятие общественного питания ежедневно оформляет два документа: раздаточную ведомость на отпуск рационов питания больным (далее - раздаточная ведомость) и товарно-транспортную накладную или товарную накладную.

По раздаточной ведомости производится отпуск готовых блюд материально ответственным лицам отделений организации здравоохранения. Материально ответственные лица обязаны проверить соответствие количества и веса получаемых блюд количеству и весу, указанным в раздаточной ведомости, расписаться в их получении (с указанием И.О.Фамилии).

В товарно-транспортной накладной (товарной накладной) указывается наименование готовых блюд, количество готовых блюд, отпускная цена одного блюда и общая сумма. Товарно-транспортная накладная (товарная накладная) с прилагаемой к ней раздаточной ведомостью передаются в бухгалтерию организации здравоохранения. Работники бухгалтерии организации здравоохранения проверяют соответствие количества блюд, указанных в товарно-транспортной накладной (товарной накладной), с раздаточной ведомостью и сводными сведениями о наличии больных, состоящих на питании.

Товарно-транспортная накладная (товарная накладная) и раздаточная ведомость являются основанием для отражения в учете фактических расходов организации здравоохранения по элементу «Продукты питания» (код 1 10 03 04).

Работники бухгалтерии предприятия общественного питания и организации здравоохранения ежемесячно осуществляют сверку расчетов за отпущенные рационы питания больным, результаты которой оформляются актом.

Учет пищевых продуктов на складе и в пищеблоке

На основании названных выше первичных приходных и расходных документов заведующий складом ведет количественный учет по наименованиям, номенклатурным номерам, сортам пищевых продуктов в книге складского учета материальных ценностей ф. М-17 (по мнению автора, вести учет на складе можно также на карточках такого же названия ф. М-17А). После этого все документы (приходные и расходные) в установленные сроки заведующий складом сдает в бухгалтерию организации.

Формы книги складского учета материальных ценностей и карточки складского учета утверждены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 08.02.2005 № 15 «Об утверждении Инструкции о порядке организации бухгалтерского учета организациями, финансируемыми из бюджета, и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации» (с учетом изменений, внесенных постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 10.01.2009 № 3, далее - Постановление № 15).

Бухгалтерия систематически проверяет своевременность, полноту и правильность ведения складского учета, производит сверку данных складского и бухгалтерского учета. В соответствии с п. 12 Приказа № 59 правильность выведенных материально ответственными лицами остатков подтверждается подписью бухгалтера с указанием даты проведения сверки в книге складского учета материальных ценностей.

Инвентаризация пищевых продуктов в организациях здравоохранения проводится не менее одного раза в квартал (п. 39 Инструкции № 135).

Организация учета и отпуска лечебного питания больным на пищеблоке (кухне) осуществляется, согласно п. 24 Инструкции № 135 медицинской сестрой-диетологом под руководством врача-диетолога (иного врача-специалиста) при участии бухгалтера и под общим контролем руководителя организации здравоохранения (заместителя по медицинской части).

Приготовление блюд в пищеблоке осуществляется в соответствии с действующими техническими нормативными правовыми актами. На каждое блюдо, приготавливаемое в организации здравоохранения, составляется карточка-раскладка (технологическая карта) (приложение 2 к Инструкции № 135) в двух экземплярах (один экземпляр хранится в бухгалтерии, второй - у медицинской сестры-диетолога). Замена пищевых продуктов производится в соответствии с таблицей заменяемости пищевых продуктов при приготовлении диетических блюд (см. приложение 3 к Инструкции № 135).

Закладка пищевых продуктов в котел производится в присутствии врача-диетолога (иного врача-специалиста, медицинской сестры-диетолога). Периодически (внезапно) закладка пищевых продуктов в котел контролируется администрацией совместно с представителями общественных организаций (совета по питанию, совета сестер и др.). Перед закладкой в котел пищевые продукты взвешиваются независимо оттого, что они были получены по весу со склада (кладовой).

Вес порций готовых блюд должен соответствовать нормам их выхода. Не реже одного раза в месяц (внезапно) администрацией совместно с представителем общественных организаций и медицинской сестрой-диетологом проверяется вес и количество готовых блюд в отделениях. О результатах проверки составляется акт.

Объем супов устанавливается на основании емкости кастрюли или котла, количества порций и объема одной порции. Вес вторых блюд (каши, пудинги и т.д.), гарниров определяется путем взвешивания всего количества в общей посуде с учетом веса тары и количества порций. Порционные блюда (котлеты, биточки, мясо, птица и т.д.) взвешиваются в количестве 10 порций, устанавливается равномерность распределения и средний вес одной порции. Отклонения веса от нормы не должны превышать 3% в меньшую сторону.

В п. 33 Инструкции № 135 определены случаи, в которых можно изменить выход готовых блюд. Если приготавливаются блюда, в состав которых входят продукты с ограниченным сроком годности, такие продукты расходуются на приготовление блюд полностью. В результате увеличивается или уменьшается закладка данного продукта, а, следовательно, и выход блюда. При использовании продукции в стеклянной, жестяной таре, тетрапаках, полиэтиленовой мелкофасовочной упаковке, срок годности которой после вскрытия упаковки ограничен, данная продукция также расходуется для приготовления блюд полностью до единицы упаковки с последующим изменением выхода блюда.

Выдача отделениям рационов питания производится на основании ведомости учета отпуска отделениям рационов питания больных (приложение 9 к Инструкции № 135), которая заполняется медицинской сестрой-диетологом в одном экземпляре. При выдаче завтраков, обедов и ужинов работники отделений расписываются в их получении. Ведомость подписывается медицинской сестрой-диетологом и заведующим производством (шеф-поваром), а затем передается в бухгалтерию.

Бухгалтерский учет пищевых продуктов и услуг по питанию, оказываемых предприятиями общественного питания

Первичные приходные и расходные документы, поступающие в бухгалтерию, группируются в накопительных ведомостях в количественном и стоимостном выражении.