Языковая реализация прагматических установок в деловых письмах на русском языке (на фоне китайского языка)

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Деловые контакты в мире развиваются и становятся шире, деловая переписка стала средством развития деловых отношений. Поэтому точность, логичность, однозначность делового языка имеют огромное значение.

В последнее время интенсивно развивается двустороннее сотрудничество между КНР и РФ в различных областях, в том числе в официально-деловой сфере общения. В Китае создается, по данным газеты ѕ­јГІОїј(«Ежедневные новости экономики») более 1500 млрд листов деловых документов в год (2010, 23.09). Китай - важный партнер России на экономическом рынке. В Китае существуют совместные Российско-китайские предприятия, такие же существуют в России ( Юнипласт, Интекс-С и др.) Эти фирмы ведут активную деловую переписку со своими партнерами и между своими филиалами как на китайском, так и на русском языках. Во многих китайских фирмах работают переводчики, имеющие дело только с деловыми документами. Однако и для переводчиков, и тем более для рядовых сотрудников существует трудность понимания особенностей выражения определенных интенций при переводе писем и при написании ответов на письма, при составлении собственных писем.

Сейчас появились работы, посвященные особенностям деловых писем, направляемых зарубежных партнерам (Краснов 2010; Ерофеева, Хюник Сон 2011; Кирсанова 2003). Появилась справочная литература, помогающая составлять и оформлять такие письма. Есть даже работы, посвященные ошибкам, допущенным при их составлении (Веселов 1990). Однако пока таких работ мало.

Обучение китайских бизнесменов и студентов деловому языку в письменном общении -очень важная задача для будущего развития деловых отношений между представителями Китая и России. Этим прежде всего определяется актуальность нашего будущего исследования. Также актуальность работы состоит и в том, что многие проблемы в области изучения особенностей делового письма остаются малоизученными и нуждаются в целенаправленном лингвистическом анализе. Письма благодарности - нередкий жанр письма в деловой переписке. Но выражение претензий, к сожалению, также не менее частотно. Письма-претензии - один из самых сложных жанров для составителя писем в деловой переписке.

Новизна настоящего исследования определяется недостаточной изученностью данного вопроса в современном русском языке. Практически отсутствуют работы, посвящённые сравнительной характеристике деловых писем в русском и китайском языках (нам известна только одна работа: «Коммерческое письмо. Русско-китайские соответствия» (Готлиб 2003). Нет анализа и способов выражения частных намерений в деловых письмах.

Цель диссертационного исследования - описать способы выражения просьбы, требования, претензии в деловых письмах.

Данная цель определяет следующие задачи исследования:

- Изучить теоретические исследования особенностей письменного делового языка, в частности, деловых писем, способов выражения различных интенций в деловом русском письме.

- Выявить из деловых писем и классифицировать единицы, реализующие выражения просьбы, требования, претензии.

- Описать особенности функционирования единиц, выражающих просьбу, требование, претензию в деловых письмах.

- Сравнить особенности языкового выражения просьбы, требования, претензии в русских деловых письмах в и в китайских деловых письмах.

Объектом исследования в данной работе является язык деловых писем.

Предмет исследования - языковые средства выражения просьбы, требования, претензии в деловых письмах в русском языке на фоне китайского языка.

Материалом исследования послужили деловые письма в области электрооборудования и торговли в современном русском и китайском языках.

Гипотеза исследования заключается в следующем: способы выражения интенций просьбы, требования, претензии в российских и китайских деловых письмах будут иметь различия в речевых и языковых средствах выражения.

Теоретическая значимость исследования состоит в том, что будут определены способы выражения интенций просьбы, требования, претензии в деловых письмах на русском и китайском языках.

Практическая значимость работы состоит в том, что ее материалы смогут использовать переводчики с китайского языка на русский и русского на китайский, преподаватели делового языка, менеджеры и другие специалисты, ведущие деловую переписку.

Основные методы исследования: метод направленной выборки, сравнительно-сопоставительный метод, описательный метод, метод структурно-семантического анализа языкового материала.

Положения, выносимые на защиту:

1. Деловые письма как разновидность официально-делового текста имеют четкую функциональную направленность, и, следовательно, могут быть классифицированы соответственно их целевой направленности, содержанию и другим принципам классификации. Все виды деловых писем имеют свои структурные, лексические, синтаксические и стилистические особенности оформления.

2. Коммуникативные намерения просьбы, требования, претензия выявлены не только в письмах-просьбах, письмах-требованиях, но и в других жанрах писем. При этом выражения просьбы могут иметь оттенок требования, выражение требования может происходить с помощью конструкции, формально выражающей просьбу. В письмах-претензиях достаточно часто выражается не только претензия, но присутствуют выражения недовольства, просьбы и требования.

3. Различные способы реализации намерений в деловых письмах формируют различные типы писем. Письма-просьбы представлены тремя типами: нейтральная просьба; настоятельная просьба; просьба с усиленной модальностью; просьба - обращение за помощью; письма-требования может включать реализацию интенций настоятельной просьбы и предупреждения о санкциях; письма -претензии часто адресант реализует интенцию недовольства, которая маркируется лексическими средствами, но также может быть реализована в способе подачи информации - имплицитно.

4. Анализ способов выражения намерений просьбы, требования, претензия в русских и китайских деловых письмах показывает, что в русских и китайских деловых письмах существует ряд общих форм реализаций выражения просьбы, требования, претензии. В то же время в деловых письмах Китая и России есть и различные способы реализации одинаковых намерений, что необходимо учитывать как при ведении деловой переписки.

Структура работы. Диссертация включает: введение, две главы, заключение, список литературы.

Во введении описывается актуальность, цель, материалы, исследования, новизна и практическая значимость работы.

В Главе I проанализированы теоретические основы исследования деловых писем: дано описание делового стиля, делового письма как жанра официально-делового текста, особое внимание уделяется анализу деловых писем по их целевой установке и классификации деловых писем.

Глава II посвящена анализу особенностей структурного и языкового оформления российских и китайских деловых писем.

В заключении подведены итоги анализа.

1. Теоретические основы изучения реализации прагматических установок в деловых письмах

1.1 Деловое общение

Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач.

Люди вступают в деловые отношения, чтобы юридически оформить взаимодействие и той или иной сфере. Специфика делового общения заключается в том, что столкновение, взаимодействие экономических интересов и социальное регулирование осуществляются в правовых рамках. Идеальным результатом взаимодействия и правового оформления отношений становятся партнерские отношения, построенные на основах взаимного уважения и доверия.

Деловое общение представляет собой широкий диапазон жанровых разновидностей письменного и устного общения.

Устная деловая речь, в которой реализуются диалогические отношения, представлена жанрами деловых переговоров, встреч, консультаций и т. п.

Письменная деловая речь, в которой реализуются деловые отношения, представлена всеми видами деловых писем, документами, фиксирующими социально-правовые отношения -контрактами(договорами),соглашениями и всеми типами сопутствующих документов (Колтунова 2002: 5).

В работе многих фирм практикуется обязательное письменное подтверждение факта переговоров и достигнутых договоренностей, особенно, если переговоры состоялись по телефону. Какие-либо гарантии в отношении предлагаемых услуг партнеру или клиенту предоставляются также в письменной форме. В любой организации прибегают к письменному общению для передачи простых и рутинных сообщений, а также в сложных и неоднозначных ситуациях.

Внутри организации, особенно крупной, постоянно циркулируют докладные записки, письма, доклады, заявления о целях компании, должностные инструкции и другие формы письменного общения. Планы компании должны быть оформлены в виде документов об основных ориентирах политики компании, отчетов о заседаниях на высшем уровне, бюджетов, предписаний и других письменных материалов.

В то же время письменное общение очень важно для представления организации за пределами компании. Письма, пресс-релизы, ежегодные доклады, брошюры со сведениями о продажах, реклама - все это имеет прямое отношение к формированию имиджа компании.

В сфере письменного делового общения ярко проявляется такая специфическая особенность процесса деловой коммуникации, как регламентированность, т.е. подчиненность установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, а также профессиональными этическими принципами (Баландина 2008: 235; Колтунова 2002: 5). Еще одно важное правило - точность выражения. Необходимо писать не так, чтобы вас поняли, а так, чтобы вас не могли понять неправильно, т.к. написанные слова, если в них есть хотя бы малейшая двусмысленность, почти всегда истолковываются негативно.

Таким образом, умение успешно общаться в письменной форме, является ценным навыком на всех уровнях делового общения.

1.2 Официально-деловой стиль русского языка

Официально-деловой стиль (деловой, официально-документальный, административный, законодательный, официально-канцелярский, деловая словесность) - это функциональная разновидность современного литературного языка, обслуживающая сферу права, власти, администрации, коммерции внутри и межгосударственных отношений.

Официально-деловой стиль относится к социально значимым функциональным разновидностям, т.к. формирование, развитие и совершенствование деловой речи составляет жизненно важную для каждого общества потребность в эффективном управлении и регулирования (Губаева 1989:100). Термином «официально-деловой стиль» принято обозначать особенности языка служебных, в первую очередь организационно-распорядительных (акт, отчет, служебное письмо, постановление приказ, и т.д), а также дипломатических документов (Рахманин 1982).

Официально-деловой стиль закреплен за сферой социально-правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управленческой деятельности и в дипломатической деятельности. К периферии делового стиля относят информативную рекламу, патентный стиль и обиходно-деловую речь (заявления, объяснительные записки, расписки и т. п.) (Колтунова 2002: 25).

Л.К. Граудина определяет деловой стиль как «совокупность языковых средств, функция которых - обслуживание сферы официально-деловых отношений, т.е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности» (Граудина 1998: 216). Исследователь отмечает, что "широта этой сферы позволяет различать по меньшей мере три подстиля (разновидности) делового стиля: 1) собственно официально-деловой; 2) юридический; 3) дипломатический (Граудина 1998: 216).

Деловой стиль - это стиль государственных актов, законов, международных документов, уставов, инструкций, деловой переписки, и т. п.

Социальная функция письменной деловой речи очень важна и своеобразна: деловая речь обслуживает общественные отношения людей, служит для связи органов власти с населением, для взаимосвязи учреждений, организаций и отдельных групп населения, для международных связей в области политических, экономических, социальных, и культурных отношений.

Постановления, решения, распоряжения государственных учреждений, различные документы предприятий, а также общественных организаций составляются согласно правилам делового стиля. Учет денежных и материальных ценностей, взаимных обязательств в области трудовых, производственных и торговых отношений также обслуживаются деловой речью.

Деловая речь - один из письменных видов литературного языка. Не изолированная от него, она в то же время имеет ряд специфических особенностей, которые рассматривали ученые-лингвисты (Рахманин 1982; Логинова 1968 и др.). Прежде всего, как утверждает Л. В. Рахманин, служебный документ составляется от имени юридического лица (им может быть отдельный работник, структурное подразделение учреждения или самостоятельная организация). Необходимыми качествами документа являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача составителя документа - предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу (Рахманин 1982).

Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи - высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов.

В официально-деловом стиле не допускается использование неологизмов, если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. По мнению многих авторов (И.А. Большакова, П.В. Веселова, М.Н. Кожиной, О.А. Крыловой, Д.Э. Розенталя), в деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо -- составляется (не пишется) и направляется, выговор - объявляется, порицание -- выносится.

Лексика данного стиля отличается полным отсутствием жаргонных, просторечных слов, диалектизмов и слов с эмоционально-экспрессивной окраской (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки).

Исследователь К.А. Логинова выделяет следующие особенности делового стиля:

1) широкое, тематически обусловленное использование: а) профессиональной терминологии (юридической, дипломатической, военной, бухгалтерской и т. п.); б) сокращённых слов, сокращенных названий различных организаций и учреждений;

2) отсутствие диалектизмов , жаргонных и просторечных слов;

3) минимальное использование междометий, модальных слов и имен с суффиксами субъективной оценки, что объясняется функциональными свойствами деловой речи, задачей объективного, лишенного эмоционального и субъективного отношения к излагаемым явлениям (за исключением некоторых исторических моментов, когда отдельным деловым документам специально придается патетико-публицистический характер);

4) частотное употребление отглагольных существительных;

5) преобладание, вследствие замены глаголов отглагольными именами, пассивных форм выражения над активными; употребление новых слов-связок и нагромождение большого количества родительного падежа;

6) преобладание существительных над местоимениями;

7) частое использование глаголов со страдательным значением, страдательных причастий и деепричастий;

8) строгий и определенный порядок слов в предложении: а)подлежащее чаще всего стоит ближе к началу предложения и как правило предшествует сказуемому; б)определения стоят перед определяемыми славами; в)дополнения ставятся после управляемого слова; г)обстоятельственные слова(наречия) стоят по возможности ближе к слову, к которому они относятся; д)вводные слова обычно ставятся в начале предложения.

Основная форма функционирования официально-делового стиля -письменная, что связано с необходимостью документировать информацию, придавая ей правовую значимость с помощью особого построения служебных документов. Поскольку «в отличие от других разновидностей литературного языка деловая речь исторически возникла, сформировалась и функционирует как первично письменная» (Шварцкопф 1996: 79), именно письменные деловые тексты изучены лингвистами в большей степени, нежели устные варианты общения в ситуации заседания, переговоров, приемов, презентаций и т. д.

По мнению М.Н. Кожиной, важнейшей целью официально-деловой сферы является выражение воли и речевое воплощение регулировочной функции права. Эти две цели и определяют основные черты официально-делового стиля, такие как: 1) императивность и предписующе-долженствующее значение; 2) точность, не допускающую инотолкований; 3) неличный характер ; 4) именной характеры речи. 5) стандартизированность; 6) безэмоциональность, нейтральность и безобразность (Кожина 1983:180).

Таким образом, можно сказать, что официально-деловой стиль обладает своими четкими характеристиками и языковыми особенностями , в нем все языковые средства стандартизованы и четко подчинены прагматическим целям выражения определённых намерений.

1.3 Деловое письмо как разновидность официально-делового текста

Письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Информация в деловом письме носит протокольный характер. Поэтому письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Деловая переписка представляет собой обмен деловой информацией.

Русское деловое письмо как разновидность делового текста обладает рядом специфичных характеристик, обусловленных особым местом, которое оно занимает в сфере деловой коммуникации. К ним относятся: высокая правовая значимость деловых писем, присущий им объективный характер изложения, единство темы, смысловая целостность и завершенность. Реализация данных характеристик происходит при помощи языковых и неязыковых средств (композиционных, визуально-графических).

Деловое письмо - обобщенное название деловых текстов, имеющих правовую значимость, выделяемых в связи с особым способом передачи, которые отражают определенную производственную ситуацию и отличаются единством темы, особым графическим и композиционным построением, временной? и пространственной? точностью, документальностью и конкретностью, использованием средств этикета для обеспечения адекватности восприятия содержания адресатом (Федюрко 2007, Андросова 2007:190). Также исследователи отмечают, что деловое письмо представляет собои? пограничное явление между текстами частнои? переписки и документами. С частнои? перепискои? его роднят более гибкие, по сравнению с прочими жанрами деловои? письменности, возможности для реализации коммуникативного намерения. С документами его объединяет то, что деловое письмо составляется по определенному образцу, а также имеет характерную композиционно-графическую организацию. Характернои? чертои?, отличающеи? его от собственно документа, является отсутствие определеннои? модальности. В письме может говориться о самых разных вещах. Вместе с тем правовая сущность официально-деловои? переписки, где корреспонденты выступают как субъекты правоотношении?, предопределяет характер содержания писем, их стиль и язык, то есть способы языкового выражения напрямую соотносятся с внеязыковои? деи?ствительностью (Федюрко, Андросова 2007: 190).

Деловые (служебные) документы обладают следующими обязательными качествами:

- достоверность и объективность;

- точность, исключающая двоякость понимания текста;

- максимальная краткость, лаконизм формулировок;

- безупречность в юридическом отношении;

- стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;

- нейтральный тон изложения;

- соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста (Тропкина 2011: 49).

Исследователь Фэн Хунмэй выделяет следующие основные стилеообразующие характеристики делового письма как разновидности официально-делового стиля:

1. Стандартизованность - стандарты, шаблоны, стереотипные формы изложений текстов и их унификация, наличие многочисленных лексических и синтаксических клише.

2. Точность обозначения понятий, не допускающего возможности инотолкования (Кожина 1983: 175), терминологический характер лексики.

3. Фактичность изложения реальных, возможных событий, основанных на прошлых, настоящих и будущих деловых связях.

4. Неличный характер деловых связей, отсутствие эмоционального, субъективного отношения автора к содержанию документов.

5. Долженствующе-предписующий характер изложения, устанавливающий модельные правила действия (Кожин, Крылова, Одинцов 1982: 104; Кожина 1983: 175-180).

6. Практическая целенаправленность, имеющая четкую цель составления документов (Фэн Хунмэй 2006).

7. Временная ограниченность срока действия того или иного документа, требующая фиксации дат, сроков и т.п. (Коммерческая речь 1996: 10-11).

Однако любое деловое письмо создается в определенной ситуации и отражает ее в своем содержании. Форма написания письма также зависит от того, при каких обстоятельствах, кому и для чего направляется деловое письмо.

В последние годы деловой письменный язык стали изучать с позиций теории речевого воздействия. Этим вопросом занимаются такие исследователи, как Драбкина И.В., Коротких И.А. и др. (Драбкина 2001). Как утверждают исследователи, эффективность функционирования делового текста предполагает планирование реакции адресата как получателя информации. Прагматический фактор определяет структурно-семантические особенности текста на всех уровнях и создает предпосылки эффективного функционирования текста.

Об особенностях использования языковых средств в зависимости от ситуации общения написано диссертационных исследованиях, посвященных деловому письму в английском и немецком языках (Коротких 1996; Калюжная 1982; Касаткина 2000; Громоздова 2000). Одно и то же содержание может быть представлено по-разному: нейтральным типом общения (сообщения), когда автор не пользуется приемами воздействия на адресата, или стилистически окрашенным, где на первый план выносится воздействие. При этом воздействие может быть выражено также по-разному - эксплицитно и имплицитно. В первом случае позиция автора выражена явно, часто подчеркивается личная заинтересованность в развитии отношений, во втором случае ситуация может быть представлена даже таким образом, что во главу угла ставятся интересы адресата, а сам автор выступает скорее как советчик, а не как заинтересованное лицо.

Каждый из типов общения при подаче одного и того же содержания характеризуется определенными приемами, что позволяет говорить о лингвостилистических средствах выражения модальности в деловом письме (Разговорова 1983; Казарина 2011).

1.4 Речевая ситуация как определяющий фактор построения деловых письмах

Речь порождается жизненной ситуацией, знанием о мире и текущем положении дел, когда возникает потребность что-либо сказать об этом другому. Так рождается сложное понятие речевой ситуации.

Понятие «речевая ситуация» является базовым понятием лингво-прагматики, науки, изучающей, как человек использует язык для воздействия на адресата (воспринимающего речь) и как ведет себя в процессе речевого общения (Колтунова 2002:17).

Речевые ситуации играют важную роль в процессе общения, так как они определяют не только содержание коммуникации, но и ее структуру, выбор языковых средств (Азимов 2009: 252).

Согласно теории Р. Якобсона, стандартная коммуникативная ситуация имеет 6 составляющих: адресант, адресат, контакт, сообщение, контекст, код (Якобсон 1985: 81). Контакт - это взаимодействие между коммуникантами, особенности его протекания; сообщение или текст - определенная информация, переданная одним субъектом другому; код подразумевает язык (или речевую разновидность), на котором производится высказывание.

Конкретных речевых ситуаций может быть бесконечное множество, но есть их типичные особенности, зная которые можно легко ориентироваться в любой из них и выбирать необходимые речевые средства для достижения цели общения.

Особенности речевых ситуаций в сфере деловых отношений залепляются за жанрами устной речи (деловые договоры, рабочее совещание, телефонные сообщение и т. п.) и за жанрами письменной речи (контракт, деловое письмо, лицензия, правила и т. п.). В каждом из жанров использование языка имеет свои особенности, но кардинальные различия связаны со сменной формы языкового выражения.

Общую схему речевой ситуации для устного делового общения представляют следующим образом (Колтунова 2002: 18):

Рис. 1

Таким образом, согласно общей теории речевой ситуации и теории ситуации в сфере деловой переписки, понятие речевой ситуации при обращении к деловому письму включает следующие необходимые факторы: 1) фактор цели (информирование, поддержание отношений, воздействие); 2) коммуникативные роли (инициатор, ответчик); 3) фактор адресата (организация, лицо (юридическое, физическое), социальный статус) 4) фактор кода (письменная речь, особенная для делового письма).

Самым важным из приведенных факторов речевой ситуации является фактор цели. Как известно, хорошо сформулированная цель является основой коммуникативного успеха.

1.5 Коммуникативное намерение как определяющий фактор выбора средств выражения в деловом общении

Речевые цели связаны с необходимостью:

* информировать адресата;

* привлечь внимание к проблеме;

* побудить к действию;

* поддержать деловые отношения.

Именно цель определяет тематический тип делового письма. В этой связи, как отмечает М.В. Колтунова (Колтунова 1997), особое значение имеет ключевая формула. Так, цель, предполагающая информирование адресата, как правило, реализуется в виде формулы, вводящей сообщение.

Сообщаем Вам ...

Ставим Вас в известность ...

Информируем Вас о ...

Фактор цели связывает говорящего и слушающего в единый коммуникативный процесс.

В деловом общении цели могут быть срочными и перспективными, реализующимися в планах перспективного сотрудничества.

Поддержание деловых контактов, информирование и воздействие на адресата с целью принятия какого-то конкретного решения - вот основные виды целей, преследуемых адресантами в сферах бизнеса и управления.

Поддерживать деловые контакты, то есть конструктивные деловые отношения, можно только на основе положительных взаимных эмоций: доверия, сочувствия, доброжелательности, уважения и т. д. С этой целью рассылаются поздравления, соболезнования, приглашения на торжества, благодарственные письма и т. п.

Информативные письма, звонки, факсовые отправления, отсылка каталогов, прайс-листов, образцов товара, отчетов реализуют второй тип целей - информировать адресата о положении дел, о возможностях и условиях сделки и т. д.

Инструкции, правила, заказы, распоряжения, требования, рекламации, просьбы, как в письменной, так и в устной форме реализуют цель воздействия на адресата и побуждения его к совершению того или иного поступка.

1.6 Классификация деловых писем

Исследователи выделяют четыре типа переписки по ее основной функции: 1) передача информации; 2) передача указаний; 3) стимуляция, убеждение (корректировка и уточнение ранее переданных указаний или информации); 4) сбор, обработка, систематизация и анализ полученной информации (Трофимова, Купчик 2010: 25).

Существует огромное множество деловых бумаг. Для их упорядочивания и повышения оперативности документооборота используют различные способы классификации. Классификация деловых писем отражена в работах российских и китайских исследователей, посвященных деловой корреспонденции.

Так, все документы предлагается разделить на группы по таким признакам, как способ регистрации, способ изготовления, срок исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила (Васильева 2008:22).

В зависимости от содержания и функционального назначения документа исследователи М.А Васильева (Васильева 2008) и Хуан Вэйчжи (Хуан Вэйчжи 2002) выделяют три большие группы:

1. Организационно-распорядительные документы, определяющие статус предприятия, порядок его работы, регулируют взаимодействие структурных подразделений организации, должностные обязанности и полномочия сотрудников. Они являются основополагающими для любого предприятия и обладают высшей юридической силой. К ним относятся:№жнс устав; ѕцТйЈЁдРЈ©резолюция; ГьБоприказ; ОЇНРКйдоверенность; єПН¬,ЖхФјдоговор, контракт; РлЦЄ инструкция;ЦёКѕуказание; НЁёжциркуляр.

2. Информационно-справочные документы, содержащие сведения, необходимые для эффективной деятельности организации, являются основанием для принятия определенных решений. К ним относятся: ??КйРЕ,єЇЈ¬Ц¤Кй деловое письмо; ЗлМы,Злјнприглашение; ?§iреклама; ХэКЅјЗВј ±ЁёжКйакт; ?§iЎ]ЄнЎ^ отчет;НЁЦЄуведомление; ҐУ? (?) заявление; ?©w? протокол; чЧт± объявление.

3. Финансовая документация, которая регулирует все аспекты товароматериальной и расчетно-платежной деятельности организации. К ней относятся: Ф¤Лг бюджет, смета; ?Іј, ??, ??? счет; ??Іј счет-фактура; Ц§Ж±±Ў чековая книжка; ҐIґЪ©e¦«? платежное поручение; «HҐО? аккредитив; ?? накладная: ґЈ? коносамент;ІјХu вексель.

Документы официально-делового стиля предлагают для удобства работы с ними подразделять, основываясь на следующих факторах:

1. По фактору адресации:

- внутренняя деловая переписка: ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, при этом адресат и адресант состоят в отношениях делового соподчинения (служебная документация);

- внешняя деловая переписка: ведется между разными организациями и учреждениями, адресат и адресант не состоят в отношениях делового соподчинения (официальные письма).

2. По содержанию и назначению: распорядительные; отчетные; справочные; плановые и др. виды документов, связанные с деятельностью предприятия/фирмы и т.д.

3. По сфере человеческой деятельности: управленческие; научные; технические; производственные; финансовые и др.

4. По фактору доступности: открытого доступа; ограниченного доступа; конфиденциального характера.

5. По срокам исполнения: срочные; второстепенные; итоговые.

6. По критерию первичности: оригинал; копия.

7. По форме отправления: документы почтовых пересылок; факсовые отправления; электронная деловая корреспонденция (Тропкина 2011: 50).

Есть и другие классификации деловых писем:

По тематическому признаку деловые письма делятся на коммерческие письма (составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу), письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем.

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы. Письма, требующие ответа: коммерческие инициативные письма, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письма-просьбы, письма-обращения.

Письма, не требующие ответа: подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления - эти письма констатируют факт и не требуют ответа - у них функция квитанции, ярлыка).

По признаку адресата письма делятся на обычные и циркулярные (направляются от одного источника на несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций).

По форме: обычные и электронные.

По структурным стандартам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).

1.7 Спецификация деловых писем по их целевой установке

Письмо-предложение (оферта) - это заявление продавца или экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

Письмо-сообщение. Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т. п.).

Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов: писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося телефонного разговора.

Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения.

Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты.

Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т. п.). Чаше всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета.

Письмо-заявление- это документ, составленный по единой форме и содержащий просьбу кого-либо лица, адрересованную органнизации или должностному лицу. Заявление относится к группе деловых буммаг личного характера и имееют структурные элементы (реквизиты) (Буре 2012:83).

Рекламация-документ, в котором предъявляются претензии по нарушению принятых обязательств и требования возмещения убытков. Рекламация может быть на качество товара, сроки поставки, упаковки и другие условия контракта (Буре 2012:100).

Письмо-претензия - официальное предупреждение. В нем должны содержаться следующие данные: основания для предъявление претензии, сами претензии, конкретные требования стороны, предъявляющей претензии (замена некачественной продукции, возмещение убытков и т.п.). (Трофимова, Купчик 2010: 28).

Письмо-просьба - это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу - организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу.

Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.

Коммерческий запрос - это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услуге и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

1.8 Языковые средства выражения различных целевых установок в деловых письмах

Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы (схемы) соответствующего документа. Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания (их называют реквизитами). Это могут быть следующие данные:

1) об адресате (кому адресован документ); 2) об адресанте (кто является автором документа -заявителем, просителем и т.д.); 3) наименование жанра документа; 4) опись документальных приложений (если они имеются); 5) дата; 6) подпись автора документа и др. Следовательно, под формой документа понимается сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема - их взаимосвязь, последовательность и расположение (Тропкина 2011: 48).

Особенности языковых норм текстовых документов связаны в первую очередь со спецификой письменной коммуникации. Получатель должен понять текст при первом же прочтении. Однако, пишущий имеет возможность обдумать композицию текста и отобрать языковые средства в соответствии с целеустановками текста, его отнесенностью к тому или иному жанру.

Экстралингвистические факторы также отражаются в языковой структуре деловых текстов и заключаются в следующем: части текста логически обусловлены; темы имеют строго последовательное развитие; синтаксические конструкции отбираются в зависимости от жанра, лексический состав письменного текста тоже подвержен строгой нормированности в соответствии с функциональной принадлежностью. Любые отступления от языковых стандартов создания делового текста носят характер стилистической ошибки. Стандартизация деловой речи охватывает все уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис (Тропкина 2011: 49).

Как мы говорили ранее, основной коммуникативной составляющей делового письма является цель. Как отмечают многие исследователи делового письма (В.А. Бахарев, А.П. Загорская, И.П. Лапинская, Л.В. Нижникова), цель подается в виде речевой формулы, ключевым словом которой является глагол-действие: прошу, сообщаем, предлагаем и т.п.

По цели написания исследователи выделяют следующие виды делового письма:

Письмо-сообщение (НЁЦЄ представляет собой один из видов информационного письма. Такие письма должны отправляться своевременно, так как они исполняют свою функцию только в определенных временных рамках. В связи с этим многие компании предпочитают отправлять партнеру данные сведения по факсу или используя е-мейл. При необходимости письменное подтверждение в дальнейшем высылается почтой. В таких случаях стандартным выражением будет ОЄИ·ИП……µзЧУУКјюЈЁґ«Хж)Ј¬МШНЁ ЦЄ№у·Ѕ Подтверждая... электронное письмо (факс), сообщаем, что...

Ключевым словом письма-сообщения является глагол НЁЦЄ сообщатьЎAинформировать. Именно оно используется для составления различных словосочетаний в письмах данного вида: №ШУЪ……НЁЦЄ Уведомляем о... ЎFЧИНЁЦЄ№у·Ѕ Настоящим уведомляем Вас... ЎFПЦНЁЦЄ№у·Ѕ Ставим Вас в известность, что...

Содержание письма определяется его тематическим направлением. Так, например, сообщая покупателю об отгрузке партии товаров, необходимо указать следующие сведения: дату погрузки, место назначения, наименование товара, количество мест и вес, а также номер заказа покупателя и номер контракта.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т. п.), либо, к примеру, о том, что ранее составленный документ или достигнутая договоренность остается в силе. Письмо может подтверждать какой-то факт, действие, телефонный разговор, а также готовность к совершению условленных действий.

Направление адресату таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет исключить необходимость писем-напоминаний от адресата.

Письма-подтверждения, как правило, начинаются со слов «настоящим подтверждается (подтверждаем, подтверждаю)…» и отличаются лаконичностью и конкретностью. Другой отличительной их особенностью является исключительность (избирательность) самого повод для написания. От встречной просьбы подтвердить что-либо в данных письмах принято воздерживаться.

Стандартные формулировки, используемые в письмах-подтверждениях:

С благодарностью подтверждаем…,

С удовлетворением подтверждаем…,

Настоящим письмом подтверждаем…,

В подтверждение…,

Сообщаем, что нами получены…,

Направляем вам в подтверждение…,

В подтверждение направляем в ваш адрес…,

Подтверждение получение вашего заказа…,

Организация не возражает против совместного строительства…,

Подтверждаем (условия поставки партии телевизоров…),

Настоящим письмом подтверждаем…,

С благодарностью подтверждаем…,

Сообщаем, что переданные …нами получены…,

Мы только что получили…,

Мне доставляет удовольствие подтвердить (получение; факт получения; участие; прибытие…).

Полученные образы материалов нас полностью удовлетворяют…,

С удовлетворением подтверждаем, что полученная нами информация является своевременной и актуальной.

Письмо-приглашение: в таком письме адресату предлагается принять участие в каком-то определенном проводимом мероприятия. Адресатом может быть как конкретное лицо, так и учреждение. В таких письмах раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются его сроки и условия участия в нем. Обычно текст начинается со слова «Приглашаем». Приглашение можно оформить и письмом, и на специальном бланке (пригласительный билет, прилагаемый к письму).

Приглашения следует высылать заблаговременно, во избежание недоразумений. В некоторых случаях адресату сообщается о необходимости подтвердить свое участие в мероприятии.

Из содержания приглашения, адресат должен уяснить, когда, куда, с какой целью его приглашают; бывает, что планируется его конкретное участие в предполагаемом мероприятии, например, выступление на конференции.

Примеры:

Направляем вам приглашение на……конференцию по вопросам……

Приглашаем вас….принять участие в…

Позвольте пригласить вас…на…(церемонию открытия…, банкет, открытие выставки, премьеру…, церемонию…, и т.д.)

Просим вас принять участие в …(официальной церемонии открытия(закрытия)

Ваше предполагаемое участие в…вызывает большой интерес.

Просим подтвердить участие…до…

Рекламное письмо: это разновидность информационного письма, которые направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Данный вид писем получил распространение с созданием хозрасчетных и кооперативных организаций. Его цель--побудить адресата воспользоваться предлагаемыми, услугами.

Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок.

Письмо-запрос: это коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру и т.д. с просьбой дать подробную информацию о товарах или услугах, а также направить предложение на поставку товара. Запрос может быть выполнен на специальном бланке заказа на продукцию предприятия или организации. Если такого бланка нет, то заказ оформляется в форме делового письма.

Запрос должен содержать: наименование товара(услуг), артикул, номер модели (по каталогу), количество наименований, цену единицы товары, возможную скидку, налог на продажу, цену за партию(без учета налога), вид расчета (наличный, безналичный, по чеку), вид валюты, обязательное описание товары (вес, цвет, размер), предпочитаемый день отправки, способ транспортировки(самовывоз, вывоз, транспорт ), адрес отправки, подпись ответственного лица.

Если информация о товаре получена из рекламы, нужно указать источник информации.

Запросы могут также направляться на получение доступа к определенным сведениям коммерческого характера, на уточнение некоторых организационных вопросов.

Стандартные формулировки, используемые в письмах-запросах: руководство организации вынуждено обратиться к вам с запросам о …; направляем запрос о…; обстоятельства вынуждают нас направить в ваш адрес запрос о…; мы вынуждены запросить у вас следующую информацию…; направляем (представляем) запрос о… (Теплицкая 2008: 50).

Письмо-предложение: данные письма имеют своей целью официально предложить поставку или дополнительную поставку той или иной продукции.

Форма предложения не отличается жесткими рамками, но должна быть конкретной, точной в изложении номенклатуры продукции, её технических характеристик, сроков поставки продукции, порядка расчетов и т.п.

Оферту можно начать, например, с упоминания о давних партнерских взаимоотношениях с адресатом (если таковые имеются), о высокой репутации Вашей фирмы, работающей с известными клиентами и т.п., а затем уже сделать конкретное предложение.

Рекомендуемые формулировки в письме-оферте:

Предлагаю (предлагаем)…,

Вам (Вашему вниманию) предлагается…(следующая продукция (следующие услуги, следующие товары)….;

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью предлагаем Вам осуществить поставку (дополнительную поставку, допоставку)…,

В счет взаимных поставок предлагаем Вам прибрести у нашего предприятия…

Цена товара составляет…руб. За единицу… с учетом (без учета) НДС

Цена услуги сформирована с учетом (без учета)…

Цена продукции составляет…руб. за единицу…

Цена предлагаемой продукции приведена с учетом (без учета) НДС

Партия товара составляет…

Предлагаемая продукция по своему качеству относится к категории…. Оплату предполагается произвести наличными (путем перечисления, через инкассо и т.п.) (Теплицкая 2008).

Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении в его адрес каких- либо документов, материальных ценностей (напр., о посылке контрактов, образцов товара, грузов). Оно не дает никакого конкретного финансового результата, однако выполняет важную функцию контроля за прохождением документов или грузов. Дополнительно такие письма могут содержать необходимые пояснения о сопровождаемых материалах. Сопроводительное письмо информирует адресата о направлении прилагаемых к письму документов (или материальных ценностей). Текст такого письма короткий, обычно размещается на листе формата А5, не имеет заголовка и начинается словами:

Направляем…; прилагаем…; возвращаем… (документацию…; выписку из…; копию…; отчет…; материалы…; указания… и т.д.).

Эти письма составляются в случаях, когда адресату нужно сообщить сведения, не содержащиеся в прилагаемом документе. Традиционно к ним относятся пояснения относительно целей отправки документа, его особенностей, характера исполнения, служебного положения или индивидуальных примет личности автора, а также подтверждение факта и даты отправки. В иных случаях сопроводительные письма не составляются. Подтверждая факт отправки документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средствам контроля за соблюдением финансово-хозяйственной дисциплины и сохранности отправленных документов.

Пример сопроводительного письма:

Направляем вам «Методические указания по оформлению организационно-распорядительных документов» для руководства в практической деятельности.

Просим подтвердить получение.

Письмо может завершаться стандартными формулировками:

Просим (прошу) подтвердить получение…;

Просим(прошу) руководствоваться в повседневной деятельности… и др.

В сходных ситуациях сопроводительные письма оформляются на основе одного и того же трафарета. Так, текст подобного письма начинается словами ЧИЛНЙПЈ¬ЧИјДЙП настоящим письмом отправляем (Вам)... или фразой ЧИЛжєЇё¶ЛН(ЛжРЕјДИҐ) в приложении к данному письму посылаем... (при сем направляем…). В конце основного текста следует заключительная фраза или ЗлІйКХ доводим до Вашего сведения, которая является логическим завершением текста, пришедшим из классического делового письма, где требовалось указать цель написания деловой бумаги (Хуан Вэйчжи 2008).

Обязательным реквизитом такого рода писем является приложение, где перечислены материальные ценности, для сопровождения которых и было написано данное письмо.

Письмо-претензия: их обычно направляют предприятия-покупатели (приобретатели услуг) в адрес недобросовестной организации-поставщика. В тексте указываются требования и претензии заявителя, обосновываются эти требования и, если необходимо, делается подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить. Письмо подписывает руководитель организации или его заместитель.

Стандартные формулировки:

Поставка была произведена вашей стороной…несвоевременно…; …с опозданием на … недели…

Мы не получили от вас сведений относительно (сроков поставки…; условий доставки продукции…; комплектации изделий…)

Рекламационный акт/акт осмотра прилагается/высылается/направляется…

Заключение экспертизы направлено в ваш адрес…

Копия уведомления выслана исходящим от…№…

Мы намерены просить вас…

Мы намерены потребовать...(заменить дефектный двигатель новым…;выслать недостающие детали…;возместить стоимость поврежденного товара в размере…)

Если мы не сможем достичь взаимопонимания по вопросу урегулирования данной проблемы…

В случае уклонения от решения вопросов, отраженных в рекламации.

…мы будем вынуждены (обратиться в Госарбитраж…; передать дело в суд)

…мы дадим соответствующие указания нашему региональному представителю (Теплицкая 2008: 57).

Письмо-просьба: письма-просьбы рассчитаны на то, что результатом их отправления будет определенный ответ и возникнут деловые отношения с адресатом. Наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного и коллективного заявления. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть и обосновать заинтересованность организации в ее исполнении. В письме следует четко выразить, что вам нужно и какие действия вами ожидаются от получателя письма. Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа (прошу…); первого лица множественного числа (просим…); третьего лица. В последнем случае употребляются существительные с собирательным значением (дирекция, руководство, фирма). Наконец, письмо может быть написано от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (дирекция и совет трудового коллектива организации).

Основными стандартными предложениями, оформляющими данные намерения адресантов, являются следующие:

Просим оказать содействие в ……………

Просим Вашего содействия в…

В связи с вышесказанным обращаемся к Вам с просьбой…

Письмо-заявление имеет целью официально и оперативно проинформировать адресата о позиции автора (организация-отправителя) делового письма по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к его сути и порядку разрешения). Например, подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества.

Письмо-заявление может иметь несколько сценариев и представлять собой в зависимости от обстоятельств декларацию о намерениях, подтверждение, заявление по конкретному поводу.

1.9 Просьба, требование, претензия как коммуникативные намерения и основные способы их выражения в русском языке

Просьбу можно определить как побудительный? речевой акт, представляющий собой попытку говорящего повлиять на слушающего с тем, чтобы заставить его совершить некоторое выгодное для себя деи?ствие, которое он может, но не должен совершать (Е.И. Беляева, Т.В. Ларина, Л.А. Бирюлин и др.). Исследователи (Румянцева 2013; Славнейшева 2008) пишут о том, что в русском языке существует множество лексикограмматических конструкции? выражения просьбы. По мнению Румянцевой Е.В., можно констатировать преобладание императивных конструкции? при выражении просьбы в русском языке. Императив используется для оформления просьб во всех ситуациях общения (официальных - неофициальных, с симметричными - асимметричными ролевыми отношениями коммуникантов). Исследователи обращают внимание на то, как может функционировать в разных ситуациях конструкция «(Я )прошу вас + инфинитив глагола каузируемого деи?ствия»: она может служить нейтральным вариантом выражения просьбы, но может быть и средством выражения тактики сбли­жения просьбы с требованием, придавать высказыванию оттенок категоричности (Румянцева 2013).