Система перфорованих документів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Вступ

1. Документ: характеристика, структура, складові, властивості

1.1 Характеристика документа, як системного об'єкта

1.2 Інформаційна складова документа

1.3 Матеріальна складова документа

1.4 Властивості документів

2. Машиночитанні документи та способи документування

2.1 Способи документування

2.2 Машиночитані документи

2.3 Класифікація машиночитаних документів

3. Перфарований документ

3.1 Загальна характеристика перфорованого документа

3.2 Перфокарта

3.3 Перфокарти ручного сортування

3.4 Перфокарти машинного сортування

3.5 Перфострічка

Висновки

Список використаної літератури

Додатки



Вступ

Людство вступило в епоху комп'ютеризації. Бурхливий розвиток комп'ютерних технологій призводить до зникнення традиційної форми фіксації інформації, а саме паперові носії. На їх місце приходять нові «електронні документи». Широке застосування засобів інформатизації та обчислюваних машин у всіх сферах людської діяльності призвело до того, що у своїй повсякденній діяльності суспільство стикається з інформацією, яка представлена у нетрадиційній формі у вигляді електронних документів та інших комп'ютерних об'єктів.

Великі об'єми інформації, наявні на даному етапі, зручніше за все зберігати в електронній формі, а використання електронних носіїв дозволяє вирішувати основні проблеми забезпечення довготривалого зберігання цифрової інформації.

В сучасному світі широко використовуються електронні засоби документування інформації, і з кожним роком вони стають все більш розповсюдженими. Культура їх використання займає одну з провідних ролей у розвитку інформаційної культури суспільства, а згідно з цим і у світовому культурному розвитку.

Поняття документ багато в чому умовні і служать для назви групи документів, які на відміну від традиційних, тобто паперових, як правило, вимагаютьдля відтворення інформації використання технічних засобів.

Перфоровані документи, як правило, не піддаються безпосередньому сприйняттю, зчитуванню. Інформація зберігаеться на машинних носіях, а частина документів створюеться і використовується безпосередньо в машиночитаній формі. документ перфорований перфокарта

За призначенням для сприйняття дані документи відносяться до машиночитаних. Це документи, призначені для автоматичного відтворення інформації, що знаходиться в них. Зміст таких документів повністю або частково виражений знаками(перворація, матричний магнітний запис, матричне розташування знаків, цифр і т. п.), пристосованими для автоматичного зчитування. Інформація записуеться на перфораційних картках або стрічках, магнітних стрічках, картах, дискетах, спеціальних бланках і подібних носіях.

Перфоровані документи відносяться до класу технічно-кодованих, що містять запис, доступній для відтворення тільки за допомогою технічних засобів, у тому числі звуковідтворюючої, проекційної апаратури або комп'ютера.

Зі всього масиву існуючих документів дана група виділяється за способом запису і зчитування інформації.

На сьогодні розробкою проблеми електронних засобів документування інформації займаються багато науковців. Серед дослідників можна виділити таких як: Г. М.Швецова-Водка, Н.М.Кушнаренко, Ю.І.Палеха, Д.А.Романов, Ю.М Столяров., Г. Асєєв.

Метою роботи є дослідження системи перфорованих документів.

Завданням курсової роботи є:

- характеристика документа, як системного об'єкта;

- інформаційна складова документа;

- матеріальна складова документа;

- властивості документів;

- надати класифікацію перфорованих документів;

- опрацювати види електронних засобів документування;

- проаналізувати формати перфорованого документу.

Об'єктом курсової роботи є документування на новітніх носіях.

Предметом курсової роботи є формати перфорованого документу.

1. Документ: характеристика, структура, складові, властивості

1.1 Характеристика документа, як системного об'єкта

Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки, називається діловодством (справочинництвом).

Сучасний термін "документацій не забезпечення управління" є інформаційно-технологічною складовою в сучасній організації діловодства.

Результатом документування є документ - зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати.

Документ - складний об'єкт, що являє собою цілісність інформації і матеріального носія. З'ясувати його суть - це задача, яку можна вирішити за допомогою системного підходу - методологічного напрямку в науці, що має за мету розроблення засобів, методів дослідження складно організованих об'єктів - систем.

Документ - являє собою систему - велику кількість закономірно пов'язаних одне з одним елементів і частин, як цілісне утворення. Елемент - найменша одиниці поділу документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію називаються підсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною.

Поняття системи відносне, так само як і поняття елемента. Якщо документ вважати за систему, тоді матеріальна і інформаційна складова будуть його підсистемами, також документ мусить містити конструктивні елементи: титульну сторінку, форзац, обкладинку і ін.

Вивчення документа як системи полягає у виявленні всіх його елементів, підсистеми і зв'язків між ними, тобто у вивченні структури. Встановлюються ознаки і параметри, які характеризують документ як систему.

При системному підході документ розглядається як частина великої системи соціальної комунікації. Тому, насамперед, важливо вияснити, частиною якої загальної системи в даному випадку є документ. Саме цим визначаються його можливості, задаються мета існування, функції виконувані в суспільстві, закономірності функціонування.

Документ являє собою відносно самостійну систему завдяки наявності власних ознак і властивостей, що обумовлюють його різницю чи схожість з іншими матеріальними об'єктами. Ознака відображає внутрішню прикмету по якій (частіше сукупності яких) можна віднести той чи інший об'єкт до документа. На відміну від ознаки, властивість відображає якісну, тобто внутрішню належну документну відмінність. Документ характеризується наявністю всіх властивостей одночасно (різна лише ступінь їх виявлення), а набір ознак в кожному випадку індивідуальний.

1.2 Інформаційна складова документа

Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

Документ створюється для передачі і зберігання соціальної інформації в просторі і часі. Лише документ організовує, систематизує інформацію, подає її в зафіксованому порядку.

Вперше питання про соціальну інформацію розглядалося вченими ще на початку ХХ століття.

Соціальна інформація - це спосіб передавання знань, емоцій і волевиявів у суспільстві. В загальному соціальну інформацію можна визначити як відомості призначені для передачі в суспільстві. Саме інформація, вміщена в документі, є об'єктом вивчення в документознавстві та суміжних науках.

Соціальну інформацію легко розпізнати по ряду ознак:

По способу розповсюдження соціальна інформація поділяється на два види: опубліковану (що розповсюджується за допомогою тиражного розмноження) і неопубліковану (не розрахована на широке розповсюдження).

По ступеню переробки соціальна інформація поділяється на первинну, що вміщує безпосередні результати наукової роботи, і вторинну (результати переробки первинної інформації).

По сферах отримання і використання інформації в різних областях соціальної діяльності виділяється декілька видів соціальної інформації.

Кожний із названих видів інформації може бути об'єктом відображення в документі. Ці сфери можна розширювати за рахунок галузевого поділу інформації (медична, сільськогосподарська, біологічна, історична і т. п.).

Інформація - це вміст деякого повідомлення. Ту саму інформацію можливо передавати за допомогою різних повідомлень, наприклад, на різних мовах.

Передавання інформації однією людиною іншій можна розглядати як процес передавання повідомлень, закодованих у вигляді знаків. Суть і значення цих знаків потребують відповідного сприйняття і розуміння.

Сукупність знаків для споживача може залишатися тільки повідомленням і не перетворюватися в інформацію, якщо він не може декодувати сукупність цих знаків (наприклад, текст на іноземній мові, витвір авангардного мистецтва). Здатність сприймати інформацію цілком залежить від того, хто її отримує, його можливостей і здібностей.

Іншими словами, інформація має об'єктивну форму у вигляді повідомлень і суб'єктивну - як процес її сприйняття і розуміння. З суб'єктивної точки зору інформація це результат її сприйняття (виділення сигналу із навколишнього середовища), її розпізнавання, вірифікації (роз'яснення значення і суті), перекодування і систематизації (віднесення до тої чи іншої групи понять).

В професійній діяльності, об'єктом якої є документ, потрібно розрізняти поняття "документна інформація", "інформація документа", "інформація на документі", "документальна інформація". Інформація може бути недокументною - не зафіксованою на матеріальному носієві і матеріальною - закріпленою на ньому.

Основу будь-якого документа складає документна інформація, тобто інформація, що вміщена в документі. Для її зберігання та передачі і був створений документ.

1.3 Матеріальна складова документа

Інформація, як така не є достатньою ознакою документа. Матеріальна складова документа - одна з двох необхідних і обов'язкових складових документа, без якої він не може існувати.

Матеріальна складова документа - це його фізична сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часі.

Матеріальну складову документа визначає носій інформації - матеріальний об'єкт, навмисно створений людиною, посередництвом якого можна зберігати і передавати інформацію.

Призначення документа для зберігання і передачі інформації в просторі і часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, журналів, газет, буклетів, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання інформації протягом тривалого часу, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлень.

Інформація, що міститься в документі, обов'язково закріплена на якому - небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно-, фотоплівка і т. д.), що має форму носія (стрічка, стрічка, листок, барабан, диск, нитка і д. т). крім того інформація завжди фіксується яким-небудь методом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, барвники, клей і т. п.) і інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер і т. п.).

Таким чином під матеріальною складовою документа розуміють:

- матеріальну основу документа;

- форму носія інформації;

- спосіб документування чи запису інформації.

Матеріальна основа документа - сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлень (тексту, звуку, зображення) і складаючи носій інформації. В залежності від матеріальної основи документи поділяють на дві великі групи: природні та штучні. Штучні документи в свою чергу діляться на паперові документи і документи на не паперовій основі - полімерні документи.

До паперових відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, ізовидання, перфострічки, перфокарти і ін.

Папір відповідає багатьом вимогам: відносно простий у виготовленні, доступний, достатньо довго зберігається і дозволяє легко фіксувати інформацію. Найцінніша якість паперу - він дозволяє тиражувати інформацію.

Поява штучних носіїв на полімерній основі поповнила видове різнобіччя документів, що здатні нести музику, рухоме і об'ємне зображення. Були створені гра пластинки, магнітні плівки, фото - і кіноплівки, магнітні і оптичні диски - матеріальні носії тієї інформації, яка не може бути зафіксована на папері.

1.4 Властивості документів

Як і будь-який об'єкт документ володіє багатьма властивостями. Найбільш вагомими з них є:

1. Атрибутивність документа, тобто найменування невід'ємних складових, без яких він не може існувати.

Документ, як єдина система складається з двох основних складових - інформаційної і матеріальної. Відсутність однієї із складових перетворює документ в недокумент (усний вислів, предмет).

Документ має дві сторони: зміст (духовна дійсність, думки. ідеї) і форму (матеріальну, що служить для закріплення і передачі інформації). Теза про подвійну природу документа є аксіомою документознавства. Змістовно-інформаційна дійсність документа є головною ознакою документа. Його форма зазвичай розглядається з точки зору матеріалу (носія зафіксованої інформації) і особливостей матеріальної конструкції. Розрізняють зовнішню (поліграфічне чи інше оформлення) і внутрішню форму документа (внутрішня організація документа). саме по матеріальній конструкції відрізняють книгу від газети, карти, грампластинки і ін. Інколи до формальних ознак документа відносять форму запису інформації. Тоді розрізняють форму матеріально-конструктивну і знакову.

Між інформацією (повідомленням, текстом) і матеріальним носієм настільки тісний зв'язок, що прийнято використовувати особливий термін "документна інформація".

2. Функціональність документа, тобто його призначення для передачі інформації в просторі і часі. Документ - поліфункціональний об'єкт, тобто він виконує багато загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітністю потреб суспільства в інформації, знаннях. Саме здатність документа, виконувати свої функції дозволяє розглядати його, як джерело інформації, засіб соціальної документної комунікації.

3. Структурність документа, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечують його цілісність і відповідність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.

Набір перелічених властивостей документа - це особлива цілісна система, яка виконує усі на неї покладені суспільством функції. Зв'язок між ними є настільки тісни, що відокремити їх одне від одного можна лише умовно.

До основних ознак документа відносяться:

Наявність логічного змісту.

Документ - носій змісту, який передається знаками. Сукупність послідовних знаків, які передають його суть, зміст (повідомлення) є його обов'язковою ознакою.

Стабільна матеріальна форма, забезпечуюча довготривалу збереженість документа, можливість багаторазового використання і переміщення інформації в просторі та часі.

Призначення для використання в соціальній комунікації. Документний статус мають лише ті джерела, які з самого початку призначені для зберігання і передачі інформації в просторі і часі. Документи - це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації.

Завершеність повідомлень. Ця ознака обумовлена областю використання документа. Фрагментне, незавершене повідомлення не може бути повноцінним документом. Потреба завершеності є відносною, оскільки є ряд незавершених повідомлень, що мають особливе значення для наукових досліджень (нариси, чернетки, ескізи).

У соціальному плані будь-який офіційний документ полі функціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна - будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати - причина укладання документа.

Соціальна - документ є соціально значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна - документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Культурна - документ є засобом закріплення та передачі культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська - документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

Правова - документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

Історична - коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відповідної системи документації.



2. Машиночитанні документи та способи документування

2.1 Способи документування

У залежності від того, який засіб документування використовується, розрізняють і способи документування.

Текстовий документ: документ, що містить звукову інформацію, зафіксовану будь-яким типом листа або будь-якою системою звукозапису. Текстове документування отримало саме широке поширення. З його допомогою документується діяльність державних установ, підприємств та окремих осіб.

Технічне документування є способом фіксації технічної думки. Технічні документи - це узагальнююча назва документів, що відображають результат будівельного і технологічного проектування, конструювання, інженерних досліджень та інших робіт з будівництва і виготовлення виробів промислового виробництва. Технічні документальні матеріали ведуть записи процесів праці, засобів виробництва (креслення, малюнки, розрахунки, графіки, технічні описи та ін.). Це також документація, пов'язана з геодезією, картографією, гідрометеослужбою.

Фотодокумент - образотворчий документ, створений фотографічним способом. Особливість фотодокументів - виникає безпосередньо у момент події, тому даний вид документа, завдяки точності, наочності, має велику цінність і знаходить широке застосування в різних галузях діяльності людини: у медицині, науці, мистецтві, у судовій практиці, в журналістиці і т.д. За допомогою мікрофотокопіювання виходять копії документів.

Кінодокументи - образотворчий і аудіовізуальний документ, створений кінематографічним способом. Кінодокумент відображає події в динаміці, русі. Зараз великого поширення набули відеодокументи, зняті на магнітну плівку.

Фонодокумент - документ, що містить звукову інформацію, зафіксовану будь-якою системою звукозапису.

За допомогою спеціальних матеріальних носіїв, на яких дані фіксуються особливими умовними позначеннями, створюються документи з інформацією у формі, зрозумілій тільки машині. Щоб людина могла прочитати інформацію оброблену машиною, її потрібно перетворити на вигляд, придатний для візуального сприйняття.

Документ на машинному носії - документ, створений з використанням носіїв і способів запису, що забезпечують обробку його інформації електронно-обчислювальною машиною.

Поява машинного документування не скасовує попередніх способів запису інформації. Поряд з традиційними видами документів з'являються все більш складні нетрадиційні види документів на новітніх носіях.

Для створення документів використовуються різні матеріальні об'єкти (папір, магнітні та оптичні диски, кіноплівка та ін), які служать для закріплення та зберігання на них мовленнєвої, звуковий або образотворчої інформації. Інформатизація суспільства, бурхливий розвиток мікрографії, комп'ютерної техніки і проникнення її в усі сфери людської діяльності визначили появу документів на новітніх, нетрадиційних, тобто непаперових носіях інформації.

Поняття «новітній» і «нетрадиційний» документ багато в чому умовні і служать для назви групи документів, які на відміну від традиційних, тобто паперових, як правило, вимагають для відтворення інформації використання технічних засобів. До цієї групи належать документи у вигляді фільмів, мікрофіш, звукових магнітних записів, а також у вигляді діскетних носіїв для комп'ютерного читання (дисків, дискет) і т.п.

Документи на новітніх носіях інформації відносяться до класу технічно-кодованих, які містять запис, доступну для відтворення тільки за допомогою технічних засобів, у тому числі звуковідтворювальною, проекційної апаратури або комп'ютера.

В даний час вікористовують системи запису информації (ручну, механічну, магнітну, оптичну, фотографічну і електростатичну), а також системи відтворення інформації (ручну, поліграфічну, механічну, магнітну, оптичну, електростатичну), і, нарешті, системи стирання інформації (ручну, магнітну, оптичну і теплову).

2.2 Машиночитані документи

Машиночитаний документ, за логікою самого слова, означає, що для користування ним необхідні спеціальні технічні засоби. Це документ, призначений для автоматичного зчитування інформації, що міститься в ньому.

Основою машиночитаних документів є матеріальні носії інформації, завдання яких полягає в "перекодуванні" повідомлення, що сприймається людиною, у його модифікацію (насічки на грамплатівках, поляризація намагнічених часток на магнітній стрічці, інжекція електронів тощо) для зберігання та передачі в просторі та часі.

Інформатизація суспільства, бурхливий розвиток мікрографії, комп'ютерної техніки і проникнення її в усі сфери людської діяльності визначили появу документів на новітніх, нетрадиційних, тобто непаперових носіях інформації.

Поняття «новітній» і «нетрадиційний» документ багато в чому умовні і служать для назви групи документів, які на відміну від традиційних, тобто. паперових, як правило, вимагають для відтворення інформації використання технічних засобів. До цієї групи належать документи у вигляді фільмів, микрофиш, звукових магнітних записів, а також у вигляді дискретних носіїв для комп'ютерного читання (дисків, дискет) і т. п.

Носії інформації на перфострічках, перфокартах, магнітних і оптичних носіях, а також інші документи, призначені для перекладу на іншу мовну сістему, прийнято відносити до групи матричних документів. Документи на новітніх носіях інформації, як правило, не піддаються безпосередньому сприйняттю, зчитуванню

2.3 Класифікація машиночитаних документів

Документи на новітніх (нетрадиційних) носіях інформації належить до групи документів, які, на відміну від традиційних - паперових, передбачають використання технічних засобів для запису і відтворення інформації.

За двома ознаками - способом запису і способом зчитування інформації за допомогою технічних засобів - документи на новітніх носіях відрізняються від усіх інших видів документів.

За характером зв'язку документів з технологічними процесами в автоматизовних системах розріняють:

- машинно-орієнтований документ, призначений для запису і зчитуваня комп'ютерами частини вміщеної в ньому інформації (заповнені спеціальні форми бланків, анкет);

- машиночитаний документ, придатний для автоматизованого зчитування за допомогою сканера (тектові, графічні та інші види запису);

- документ на машиночитаному носії, створений засобами комп'ютерної техніки (магнітна стрічка, магнітний диск, оптичний диск);

- документ-машинограма (роздрук), створений на паперовому носії за допомогою комп'ютерної техніки;

- документ на екрані дисплея, створений засобами комп'ютерної техніки;

- електронний документ, який зберігається в пам'яті комп'ютера і призначений для сприйняття людиною за допомогою відповідних програмних та апаратних засобів.

Інформація зберігається на машинних носіях, а частина документів створюється і використовується безпосередньо в формі, що дозволяє.

За призначенням для сприйняття розглянуті документи відносяться до машиночитаних. Це документи, призначені для автоматичного відтворення інформації. Зміст таких документів цілком або частково виражено знаками (перфорація, матричний магнітний запис, матричне розташування знаків, цифр і т. п.), Пристосованими для автоматичного зчитування. Інформація записується на перфораціонних картах або стрічках, магнітних стрічках, картах, дискетах, спеціальних бланках і подібних носіях.

Документи на новітніх носіях інформації відносяться до класу технічно-кодованих, що містять запис, доступний для відтворення тільки за допомогою технічних засобів, в тому числі звуковідтворювальною, проекційної апаратури або комп'ютера.

З усього масиву існуючих документів розглянута група виділяється за способом запису і зчитування інформації. Відповідно до цієї ознаки документи на новітніх носіях інформації ділять на:

- документи на перфорованих носіях інформації (перфоровані документи), до складу яких входять перфокарти, перфострічки, апертурні карти;

- документи на магнітних носіях інформації (магнітні документи), до складу яких входять магнітні стрічки, магнітні карти, магнітні диски гнучкі (дискети) і жорсткі, а також відеодиски;

- документи на оптичних носіях інформації (оптичні документи), групу яких складають мікрографічні документи (мікрофільми, мікродиски, мікрокарти) і оптичні диски;

- документи на голографічних носіях інформації (голографічні документи). До них відносять голограми.

За характером зв'язку документів з технологічними процесами в автоматизованих системах розрізняють:

- машинно-орієнтований документ, призначений для запису і зчитування частини міститься в ньому інформації засобами обчислювальної техніки (заповнені спеціальні форми бланків, анкет і т. п.);

- машинозчитуваний документ, придатний для автоматичного зчитування міститься в ньому інформації за допомогою сканера (текстові, графічні та інші види запису, поштовий індекс);

- документ на машинозчитуваному носії, створений засобами обчислювальної техніки, записаний на машинозчитуваний носій: магнітну стрічку (МС), магнітний диск (МД), дискету, оптичний диск і т. п. і оформлений в установленому порядку;

- документ-машинограмма (роздруківка), створений на паперовому носії за допомогою засобів обчислювальної техніки і оформлений в установленому порядку;

- документ на екрані дисплея, створений засобами обчислювальної техніки, відбитий на екрані дисплея (монітору) і оформлений в установленому порядку;

- електронний документ, що містить сукупність інформації в пам'яті обчислювальної машини, призначений для сприйняття людиною за допомогою відповідних програмних і апаратних засобів.



3. Перфарований документ

3.1 Загальна характеристика перфорованого документа

На перфорованому документі інформація записана шляхом перфорування (пробивання) отворів (перфорацій) або вирізки відповідних ділянок матеріального носія.

Для нанесення інформації в перфорованих документах пробивають (іноді вирізають) в різних комбінаціях певну кількість отворів в заданій послідовності. Кожна перфорація містить в собі інформаційну одиницю, а сума прорізів або пробивок - повну інформацію, яка може складатися з тисячі і більше одиниць (якщо використовуються поєднання декількох отворів).

Перфоровані документи отримали свою назву завдяки пробитим або вирізаним отворам, які називаються перфорацією. Для отримання інформації використовують перфоратор - пристрій для запису інформації за допомогою пробивання отворів в перфокартах і перфострічках. Для стрічкових і карткових перфораторів в якості носія інформації використовується перфораторна стрічка і перфораторна карта, що виготовляються з паперу, пластмаси, капрону або з будь-яких інших матеріалів.

Залежно від призначення документи на перфоносіях поділяють на три типи:

1) для керування автоматичними засобами при виконанні різних операцій в процесі виготовлення і контролю спроектованих виробів;

2) для управління, обробки, перетворення інформації при проектуванні виробів на ЕОМ;

3) для використання в процесі обробки і перетворення.

Запис інформації на перфорованих документах може бути виконаний на безперервній стрічці або на картках, що представляють собою як би відрізки такої стрічки, або на площині, на якій запис інформації проводиться способом перфорування. Тому по матеріальній конструкції носії перфорованих документів ділять на карткові (перфокарти, апертурні карти) і стрічкові (перфострічки).

Перфокарти і перфострічки можна згрупувати в види за такими ознаками:

- по каналу сприйняття - перфокарти і перфострічки відносяться до візуальних документів;

- по матеріальній основі - штучні, паперові (найчастіше), рідше пластмасові (перфокарти) і целулоїдні або лавсанові (перфострічки);

- по призначенню для сприйняття розрізняють машинозчитувані (перфокарти машинного сортування) і людиночитані (перфокарти ручного сортування);

- по розташуванню матриці розрізняють перфокарти з крайовою і внутрішньою перфорацією;

- за способом кодування - вирізні з перфорацією, вирізні в процесі кодування, і пробивні з перфорацією, одержаної при кодуванні;

- за способом обробки - перфокарти ручного та машинного сортування;

- за цільовим призначенням перфоровані документи можуть бути розділені на облікові, довідкові, бібліографічні, інформаційні, діагностичні, навчальні.

Перша перфокарта з'явилася в 1780 р, коли Ж. Жакар (Франція) винайшов контрольну карту для ткацьких верстатів. Вона містила інформацію, необхідну для подальшого відтворення малюнка в процесі вироблення тканини.

У 1848 р Ч. Бабіджем була створена перша аналітична машина, що використовувала перфокарти для статистичних цілей. У 1880 р Г. Холлерит (США) винайшов перфоратор і електричний рахуючий табулятор, які використовували для обробки матеріалів перепису населення. Створене ним в 1911 р підприємство поклало початок одному з найбільших концернів з виробництва обчислювальних машин під назвою Інтернаціональна корпорація ділових машин (International Business Machines Corporation).

У нашій країні перфокарти і рахункові машини фірми «Холлерит» з'явилися вперше в 1897 р в зв'язку зі спробою механізованої обробки результатів першого загального перепису населення. Однак, тільки з 1936 р в Центральному Статистичному Управлінні СРСР, а потім на всій території країни почалося дійсне застосування лічильно-обчислювальних машин, що працюють з перфокартами.

Перфокарти ручного сортування як засіб запобігання втрат часу (через потрапляння карти в картотеці не на своє місце) з'явилися в 1904 р. Розроблена система передбачала прорізування нижнього краю картки відповідно до розділу картотеки, в якій повинна міститися кожна карта. Застосування спиці, насадженої на рукоятку і протягнутої через основне картосховище, дозволяє моментально отримувати карти з невідповідними до цього розділу картотеки вирізами.

Перфолента вперше з'явилася в текстильній промисловості, де вона вже на початку XIX ст. стала використовуватися для управління роботою ткацьких верстатів. У телеграфії вона стала застосовуватися з 1870 р. Першим технічно придатним телеграфним апаратом, пристосованим для запису літерних знаків на стрічку, є винайдений в 1856 р апарат Юза, який використовувався поштовими установами. Після нього з'явився літеродрукуючий телеграфний апарат Сіменса (1874 р) та ін.

Поява швидкодіючих літеродрукувальних телеграфних апаратів (Бодо - 1874 р., Сіменса - 1912 р., Муррея - в 1944 р.) дозволило значно підвищити обсяг інформації, що передається.

Ці апарати працюють зі швидкістю до 1000 знаків в хвилину. Подальше збільшення швидкості виявляється практично нездійсненним. Забезпечити інтенсивність використання телеграфної мережі вдалося завдяки застосуванню багаторазового одночасного телеграфування змінними струмами різної частоти (в 1925 і 1934 роках). Цим була закладена основа для розвитку нового телеграфного апарату.

Згодом з'явився літеродрукуючий апарат нового типу, схожий на звичайну друкарську машинку. Його можна використовувати всюди, де тільки є телеграфний зв'язок. Він, як і телефон, може бути встановлений у кожного абонента, що дозволяє організувати між користувачами письмовий зв'язок. Основна перевага літеродрукуючого телеграфування полягає в тому, що воно дає можливість передавати письмову інформацію, а не тільки знаки Морзе. Це дозволяє контролювати текст, що посилається і отримувати письмовий документ для потреб підприємств і для подальшого використання так само, як і при звичайному поштовому зв'язку.

3.2 Перфокарта

Перфораційна карта, перфокарта (ПК) - це перфо-рировать носій інформації у вигляді прямокутної картки з тонкого картону, щільного паперу або пластмаси, призначеної для запису інформації шляхом пробивання отворів (перфорацій) або вирізки її відповідних ділянок (Додаток А).

Перфокарти застосовуються, в основному, для введення і виведення даних в ЕОМ, а також в якості основного носія запису в перфораційних обчислювальних комплексах.

Існує велика кількість видів перфокарт, що розрізняються формою, розмірами, обсягом інформації, що зберігається, формою і розташуванням отворів.

По конструкції ПК діляться на: ПК з крайової перфорацією; з внутрішньої перфорацією, а також змішані або комбіновані ПК. Залежно від кількості рядів отворів - на одно-, дворядні, щілинні (перфокарти з кількістю рядів більше двох). Існують ПК візуальні, картки типу «ЕАТО»; карти-решітки, Рейтерна і зведені карти. За призначеного для сприйняття вони бувають двох видів: машинозчитувані і человекочітаемие.

Найчастіше використовуються ПК, виготовлені з щільного картону товщиною 0,18 мм у вигляді прямокутника зі сторонами 187,4 і 82,5 мм. Для зручності підбору та укладання верхній лівий кут карти зрізаний. Колонки розмічають поперек карти, уздовж карта розбивається на 12 рядків (10 основних і 2 додаткові). На одній перфокарте можна записати до 80 знаків (приблизно 10-15 слів). Швидкість обробки машинних перфокарт сягає 2000 карт в хв. Відтворенням (зчитування) інформації здійснюється за допомогою електромеханічних зчитувачів або фотоелементів. За кордоном застосовують також перфокарти з 90, 40 і 21 колонкою з 6, 12 і 10 рядками відповідно.

Пробивані отвори мають діаметр 3 мм і знаходяться один від одного, а також від зовнішнього краю картки на відстані 3 мм.

Середнє поле картки залишається вільним, на нього можна наносити різні дані: текст, креслення, формули. При написанні на картку, перфоровану по краях, визначеного смислового поняття відповідний йому отвір вирізують разом з краєм картки.

Перфокарти не вимагають будь-якої порядкової розстановки, потрібну з них завжди можна знайти, в якому б місці картотеки вона не перебувала; нові ПК можна розташовувати на початку, кінці або середині картотеки. На обох сторонах неперфорованої частини картки друкується або пишеться вручну різний текст, наприклад, на бібліографічній картці - анотація статті, на картці обліку кадрів - особисті дані про співробітника і т. п. У середню частину картотеки можна помістити навіть мікрофільм. Останній вкладається в наклеєну кишеню або ж приклеюється безпосередньо до картки, причому вільна частина картки, залишена під мікрофільм, вирізається.

Різні ознаки наносяться на периферію карти або вирізкою, зробленою з отвору до самого краю, або вирізкою простору між двома пробивання. Подібна відмітка ознак при сортуванні спицями дозволяє швидко витягати з картотеки необхідні картки.

Відмітка ознак - вирізка отворів - проводиться в установленому порядку. Кожній групі ознак відведено своє поле, тобто певне місце в перфорованій частині картки. Для спрощення вирізки в поле друкується знак ознаки. У порівнянні з будь-якої звичайною картотекою робота за допомогою перфокарт дає до 90% економії часу.

У міжнародній практиці розрізняють картки трьох форматів: К4 = 297х207 мм; К5 = 207х147 мм; К6 = 147х105 мм. Найбільше застосування знайшов формат К5.

3.3 Перфокарти ручного сортування

Перфокарти ручного сортування часто називають «ручними» перфокартами. Вони діляться на карти з внутрішньої і зовнішньої перфорацією.

Карти з зовнішньої перфорацією можуть мати отвори по одній, двох, трьох або всім сторонам. Існують перфокарти з одним, двома, трьома і більше рядами перфораційних отворів. Найбільш поширені одно- і дворядні перфокарти.

Ручні ПК дають можливість за допомогою найпростішого і дешевого устаткування приблизно в десять разів швидше виробляти такі трудомісткі операції, як сортування, угруповання і підбір інформації. Вони застосовуються в самих різних галузях господарства, можуть використовуватися у всіх картотеках, де відбір інформації проводиться за кількома ознаками - у відділах кадрів, постачання, збуту, в бухгалтеріях, поліклініках, бібліотеках, інформаційних службах, школах і т. п.

До перфокарт ручного сортування відносять: рейтерны, щілинні, карти-решітки, суперпозіціонні (просвітні), комбіновані, клясерні, апертурні, вільні фотографічні карти і т. п. ПК ручного сортування є людиночитаємим видом документів.

На периферію картки наносяться різні ознаки або вирізкою, зробленою від отвору, або вирізкою простору між двома пробиваннями, або за допомогою рейтерів. Рейтерні карти забезпечуються по верхньому краю кольоровими пластмасовими рейтерами, кожен з яких має свій колір (червоний, синій, зелений). Отвір позначається певним кольором рейтера, що позначає певну інформацію.

ПК ручного сортування і рейтеркарти застосовуються для бібліографічного пошуку і виконання облікових, контрольних та статистичних операцій.

Основна перевага перфокарт ручної обробки - можливість багатоаспектного пошуку. Застосування таких карт не пов'язане з придбанням складного дорогого устаткування, що робить їх досить доступними для будь-якої бібліотеки.

Перфокарти з крайовою перфорацією почали застосовуватися ще в 1896 році, коли був виданий перший патент на цей вид перфокарти. Практичне застосування вони отримали лише з 1920 р ПК з крайовою перфорацією - це прямокутник з щільного паперу, уздовж країв якого нанесені один або кілька рядів комбінованих отворів - крайова перфорація. Кожний такий отвір утворює двійковий осередок, в якій може бути записаний «1» або «0», тобто наявність або відсутність будь-якої характеристики. Запис «1» в тій чи іншій клітинці проводиться шляхом вирізки перемички, яка відділяє отвір від краю карти, що перетворює цей отвір у відкриту щілину.

У картці перфоруються один, два або всі краї, причому перфорацію можна розташувати в один, два, три і навіть десять рядів. На цій підставі розрізняють одно-, дво-, трирядну і т. п. ПК.

Найважливішим параметром ПК з крайовою перфорацією є максимальне число різних характеристик, яке дозволяє одночасно записати систему каліброваних отворів, нанесених уздовж країв цієї перфокарти.

Сукупність таких отворів називається кодовим полем перфокарти, оскільки характеристики записуються на перфокарті в кодованому вигляді. Ємність кодового поля перфокарти з крайовою перфорацією визначається числом каліброваних отворів, які має ця перфокарта.

Код - будь-яка символічна система, яка за попередньою згодою використовується для представлення та передачі інформації.

Залежно від способу представлення кодових шарів на перфокарті з крайовою перфорацією код може бути прямим і комбінованим; за призначенням - селекторним і порядковим; за типом коду символів - цифровим і алфавітним; по відношенню до місця запису в кодовому полі - локальним, нелокальним і суперпозіціонним.

Розрізняють такі основні види кодів для перфокарт з крайовою перфорацією:

- прямий код, при якому кожній характеристиці відповідає один осередок кодового поля перфокарти;

- селекторний код, який забезпечує виділення перфокарт, що шукаються з деякого масиву за мінімальну кількість сортувальних операцій;

- порядковий код, який призначений для розташування перфокарт в потрібному порядку при мінімальній кількості сортувальних операцій;

- суперпозіціоний код, який призначений для запису в одному і тому ж кодовому полі кількох характеристик.

По суті, такі ж коди використовуються і при роботі зі щілинними ПК і перфокартами машинної сортування.

Перфокарти з крайовою перфорацією доцільно використовувати для механізації пошуку в масивах до 10 тис. документів - при ручному сортуванні, до 30 тис. документів - при використанні вібраційних або ударно-динамічних селекторів. Найбільш широко перфокарти з крайовою перфорацією застосовують для інформаційного пошуку в масивах порядку 1-2 тис. документів, для створення індивідуальних перфокартотек з питань науки і техніки.

Перфокарти з внутрішньою перфорацією мають назву візуальних або суперпозіційних (просвітніх) перфокарт.

Запис на суперпозіційну ПК проводиться шляхом пробивки перфокарти в точці, координати якої поставлені в однозначній відповідності адресі цього документа. Просвітні карти винайдені в 1915 р американським орнітологом Г. Тейлором з метою ідентифікації птахів по різним поеднанням їх характеристик. Потім під різними назвами вони стали застосовуватися в довідкових, діагностичних, ігрових системах.

Ці ПК мають ті ж розміри, що і картки з крайовою перфорацією, але вільне поле у них відсутне. Посередині картки поміщена сітка чисел, де кожному числу відповідає певний квадрат. Одна суперпозіційна перфокарта, на відміну від крайової, призначена для позначення якогось одної ознаки (тема, питання і ін.), а потім за допомогою пробивок певних чисел позначають документ, де вміщено інформацію про ці ознаки.

При використанні таких ПК на кожен предмет, позначений ключовим словом або дескриптором, заводиться окрема суперпозіційна перфокарта. На перфокарті записується номер документа, в якому йдеться про предмет, зазначеному на ній. Запис номера проводиться шляхом пробивки перфокарти в осередку, закріпленої на ній за цією ознакою. В даний час випускаються суперпозіційні ПК розміром від 187x82,5 мм до 445x445 мм і ємністю від 400 до 40 тисяч документів. Мінімальний діаметр пробивки 0,6 мм, максимальний - 3 мм.

Найпростіші задачі, які дозволяють вирішити просвітні перфокарти - це поточний облік дрібних в інформаційному відношенні об'єктів, на кожен з яких недоцільно заводити нову карту. До просвітних карт звертаються для вирішення науково-статистичних завдань.

Картки типу «ZАТО» не мають попередньо нанесеної крайової перфорації. Замість неї верхній край такої картки забезпечений спеціальною розміткою. Запис характеристики на картці робиться шляхом вирізки відкритої щілини у відповідному пункті її верхнього краю. Для відбору карток типу «ZАТО», мають вирізки в певних позиціях, пачка таких карток (200 шт.) Укладається в спеціальний вібраційний селектор, в якому сортувальні спиці встановлюються в позиціях, що відповідають позиціям крайових вирізів в картках, які шукаються. Пачка сортуємих карток укладається на ці спиці тією стороною, на якій зроблені крайові вирізки. Тоді при струшуванні пачки вниз зсуваються лише ті картки, які мають вирізки в позиціях, які збігаються з позиціями сортувальних спиць. Випускаються два варіанти карток типу «ZАТО»:

а) з розміткою тільки уздовж верхнього краю (40 осередків);

б) з розміткою вздовж верхнього та нижнього країв (72 комірки).

Комбіновані (змішані) ПК об'єднують в собі ознаки як крайових карток, так і карток з внутрішньою перфорацією.

Щілинні перфокарти відрізняються від карток, вирізаних по краях, тим, що мають більшу кількість отворів (наприклад, 10 рядів по 34 отвори в кожному). Відповідно збільшується і можливість внесення різних ознак.

Осередком кодового поля у щілинній ПК є ділянка, розташована між двома суміжними отворами (по вертикалі або горизонталі, залежно від виду перфокарти). Запис характеристики в цьому осередку проводиться шляхом вирізки цієї ділянки перфокарти, в результаті чого на її місці утворюється щілина.

Основна перевага щілинних ПК полягає в тому, що вони краще, ніж перфокарти з крайовою перфорацією, пристосовані для пошуку документів одночасно за кількома параметрами (тобто для так званого багатоаспектного пошуку). Однак, відбір щілинних ПК за заданими характеристиками можливий тільки за допомогою спеціального селектора і в цьому - головний недолік перфокарт такого типу.

Карти-решітки. Таку назву ці карти отримали по негативному принципу кодування, коли на матриці, де кожна клітинка відповідає жодній карті, всі отвори пробиті (перфоровані), крім одного, що відноситься до даної карти.

Зведені фотографічні карти. Ці карти є одним із шляхів модернізації одноаспектного системного пошуку. Цей метод зводиться до того, що всі карти з одною головною ознакою репродукуються на одну фотографічну карту того ж формату. На одній такій карті міститься 200-400 карт, а при ультрамікрорепродуціюванні - до 10 тис.

Клясерні карти. Забезпечені одною або декількома кишенями, щоб помістити в них фотокадри окремих документів невеликого обсягу: листів, патентних описів, фірмових проспектів, рентгенівських знімків та ін.

В одних випадках клясерна карта - це модернізована форма футляра, що забезпечує не тільки збереження, а й багатоаспектний пошук, в інших випадках - альбом («клясер»), досьє, справа.

У апертурну карту вмонтований кадр мікрофільму, відрізок неперфорованої плівки або мікрофіша. Такі карти ще називають перфорованими картами типу «Джекет». На відміну від попередньої розрахована на документи великого обсягу з більш стабільною інформацією. На карті вирізається вікно - «апертура» - і вставляється в нього найчастіше прозора мікрофотокопія з двостороннім текстом.

Апертурні ПК вперше почали застосовуватися в США ще під час Другої світової війни. В даний час випускається багато різних типів і видів апертурних перфокарт. За кордоном їх називають перфокартами типу Filmosoft. Ця назва дала їм фірма FilmNfsle Ins (США), яка першою почала серійне виробництво таких ПК.

Розрізняють два види апертурних ПК: 1) карти з рамкою з липкою надтонкою плівкою по контуру апертури для вкладання або вклеювання мікрофільму; 2) карти з кишенею з прозорої безбарвної плівки для монтажу кадрів мікрофільмів шляхом вкладання їх в конверт. Апертурні ПК бувають ручного та машинного сортування.

Основним типом апертурними ПК можна вважати 80-колонну перфокарту з апертурою (каліброваним вікном) формату Д (30x41 мм), в яку вклеюється один кадр неперфорованого 35 мм мікрофільму.

Апертурні ПК К-5 (207x147 мм) і К-6 (147x105 мм) з крайовою перфорацією застосовуються при створенні фондів технічної документації, а також для зберігання малооб'ємних інформаційних документів. На вмонтованому в перфокарту мікрофільмі можна розташувати при зменшенні в 22 рази 8 сторінок тексту.

На перфокарті апертура займає поле від колонки 54 до колонки 76. Монтаж мікрокадров в бланки апертурних ПК відбувається за рулонного мікрофільму. Для цього розроблено і серійно випускається відповідне обладнання - ручні пристрої (продуктивність 400 кадрів / год), напівавтоматичні пристрої (з такою ж продуктивністю), а також автоматичні пристрої (продуктивність 2 тис. кадрів / год).

Основна перевага апертурних ПК полягає в тому, що такі перфокарти дозволяють скоротити на 80% і більше площу приміщень, що використовуються для зберігання документів в натуральному вигляді, а також забезпечують швидкий пошук цих документів і виготовлення їх копій.

Дуже цінною властивістю апертурних ПК є те, що їх обробку можна проводити на стандартних сортувальних машинах. Крім того, в даний час розробляються варіанти апертурних ПК, в яких мікрозображення захищене від подряпин спеціальною плівкою або вмонтовано в апертуру таким чином, що його поверхня знаходиться нижче поверхні перфокарт. В останні роки апертурні ПК знайшли широке застосування в механізованих ІПС, що спеціалізуються на розподілі патентних документів, креслень та конструкторської документації.

3.4 Перфокарти машинного сортування

Застосування лічильно-перфораційних машин спричинило за собою створення ПК машинної обробки (сортування).

На відміну від інших видів ПК вони мають міжнародний формат 187,4x82,5 мм. Верхній лівий кут зрізаний. Все поле, за винятком верхнього краю, заповнене розрядними колонками цифр від 0 до 9, що співвідносяться з позиціями. Дві додаткові позиції (11 і 12) припадають на вільну смугу верхнього краю, при їх використанні взагалі не залишається місця для текстової інформації. Інформаційний обсяг матриці визначається шириною колонок.

Розрізняються перфокарти: 80-колонкові, найбільш розповсюджені з прямокутними отворами по контуру цифр; 45-колонкові, 65-, 90- і 100-колонкові. Устаткування для обробки цих карт відповідно різниться кількістю колонок. У ЕОМ, в основному, використовуються ПК-80, що мають високу щільність запису. На кожній перфокарті записується до 12 шестіразрядних шифрів документів.

За зовнішнім виглядом ПК розрізняються цифровою сіткою, пристосованою для фіксації 45 або 80-колонних розрядів чисел в десятковій системі числення. Звичайна перфокарта має цифрову сітку, що дозволяє по її координатах встановити величини зафіксованих значень ознак або числових величин. На цифровий сітці розрізняють колонки, тобто стовпці цифр від 0 до 9 в кожному, і позиції - значення пробивання в колонці. При цьому позиція (рядок) по всіх колонках перфокарти має одне і те ж значення.

Перфокарта (ПК-80) містить 80 колонок, пронумерованих зліва направо від 1 до 80. Кожна колонка являє собою стовпець цифр, яким при читанні зверху вниз привласнені номери 12, 11, 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Горизонтальні ряди з однаковими цифрами утворюють рядки. Позиції (координати) пробивання визначаються перетином рядка перфокарти з її колонкою, на якій робиться пробивання отвору прямокутної форми. Можливе число пробивань на ПК-80 становить 80x12 = 960. При використанні коду ПК-12 (код перфокарти 12-розрядний) кожен символ на перфокарті представляється 12-розрядним числом, при цьому в позиціях 1-7 кожної колонки має бути не більше однієї пробивки. Над нульовою і між восьмою і дев'ятою сторонами перфокарти нанесені цифри, що позначають номери колонок. На проміжних рядках може бути дана літерно-цифрова розшифровка пробивок.

Представляючи собою дублікат первинного документа, який містить в закодованому вигляді за допомогою пробивок всі підраховувані дані, ПК за своїми фізичними властивостями володіє ізоляційними і механічними властивостями. Переміщаючись між валиком і щітками в приймаючий механізм машини, вона пропускає електричний струм лише в листах пробивки. Різне розташування пробивок в перфокартах впливає на черговість і час проходження імпульсів струму в електроланцюгах, які змушують спрацьовувати виконавчі механізми машини і виконувати властиві їм операції.

Для визначення, які дані від перфорованих на ПК, числа повинні розташовуватися в певній системі. На початку ПК розміщують постійні дані, однакові для групи перфокарт. Розподіл колонок перфокарт між окремими реквізитами з урахуванням їх значимості називається макетом перфокарт або схемою перфорації. Макет є постійним для конкретної роботи, по ньому перфоруються всі однорідні документи. Зміни в ньому викликають зміни налаштування машин, а іноді і методу обробки інформації. У деяких випадках схема макета друкується на перфокарті типографським шляхом - це маркетувати ПК.