Організація та шляхи вдосконалення обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками

- інтеграція системи обліку з технологічними датчиками, лічильниками, вагами і т.п.;

- автоматичний облік руху та наявності муки в силосах в розрізі сортів; розрахунок муки тарного зберігання;

- автоматичний розрахунок середньої вологості муки в силосах на основі поточних залишків і лабораторних змін вологості муки в муковозах;

- інтеграція з ваговою, автоматичне надходження в систему результатів зважування автомобілів при надходженні сировини, облік автотранспорту на території хлібозаводу;

- ведення рецептур з вказуванням кількісного і якісного вмісту основної сировини (мука, дріжджі, черствяк та ін.), допоміжних матеріалів (наприклад масло, маргарин на змазку технологічних ліній), упаковки (плівка, пакети, етикетки та ін.), напівфабрикатів виходу продукції;

- настройка та вибір варіанту валки,; варіантів виробництва в залежності від якості сировини та інших факторів, варіантів заміни сировини (наприклад масло на маргарин).

Спеціалізовані режими повністю інтегровані в основну систему управління підприємством котра забезпечує:

- автоматизацію оперативного, бухгалтерського, податкового, виробничого обліку:

1) облік банківських операцій, касових операцій, засобів підзвітом;

2) складський та бухгалтерський облік сировини, матеріалів на складах, підзвітом;

3) деталізований включно до товарної партії контроль дебіторської та кредиторської заборгованостей і платіжної дисципліни, автоматизація звірок з контрагентами;

4) автоматизований розрахунок собівартості продукції, при цьому вихідні дані для розрахунку автоматично надходять з інших підсистем;

5) облік основних засобів (окреме ведення бухгалтерського та податкового обліку), облік автотранспорту;

7) управління персоналом автоматизований розрахунок заробітної плати, кадровий, табельний облік;

8) всебічний бухгалтерський облік, інтегрований податковий облік, автоматизоване формування журналів-ордерів, оборотних відомостей, головної книги підприємства;

9) автоматичний розрахунок податкових кредитів та податкових зобов'язань, валових доходів і витрат, формування стандартизованої звітності для подання в управління статистики ті податкову інспекцію;

10) інформаційна підтримка прийняття управлінських рішень підприємства;

11) поточне планування надходжень і платежів, платіжний календар;

- автоматизацію управлінського обліку з необхідною деталізацією (запаси, затрати, реалізація, платежі та ін.);

- облік реалізації готової продукції;

- автоматизацію обліку і управління діяльністю заводу, при цьому дані управлінського обліку формуються в системі автоматично, на основі введених первинних документів;

- засоби контролю за виконанням норм витрат сировини і матеріалів, забезпечує автоматичний розрахунок собівартості продукції на основі введених первинних документів, дає можливість аналізувати витрати;

- розробку інтегрованої підсистеми фінансового планування, поточний контроль виконання планів;

- поглиблення централізованого контролю за діяльністю підприємств холдингу за рахунок копіювання з дня-в-день вихідних облікових даних (до самих первинних документів).

Програмний комплекс "Свод" забезпечує повну прозорість обліку і управлінського процесу для керівництва підприємства.

2.3 Організація первинного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками на підприємстві

Розрахунки з вітчизняними постачальниками та підрядниками проводяться на підставі документів постачальника: податкових накладних, рахунків, рахунків-фактур, прибуткових накладних, товарно-транспортних накладних, довіреності, договір.

ВАТ „Сумський хлібокомбінат” використовує різні форми договорів. До них відносяться договір купівлі-продажу, договір на сервісне обслуговування РРО, договір поставки товарів, договір постачання товару з відстрочкою платежу.

При перевозах вантажів автомобільним транспортом обов'язковим є оформлення товарно-транспортної накладної типової форми № 1-ТН незалежно від умов оплати за роботу автомобіля, умов перевози вантажів ( як на комерційній основі, так і для своїх потреб). Форма № 1-ТН діє на Україні, а в міжнародній практиці використовується типової форми № СМR. Підставою для обліку товарів і їх руху є документи інофірми-постачальника, транспортно-експедиційних компаній по навантажувально-розвантажувальних і транспортних послугах, розрахункові документи на сплату листа, зборів і податків.

Оприбуткування товарів на складі покупця проводиться на підставі договору купівлі-продажу, приймального акту і акту експертизи торговельно-промислової палати, комерційних документів (рахунків фактур); транспортних накладних (залізничної накладної, коносаменту, пакувальних листів).

При виявленні недостачі або дефекту товарів приймання не припиняється, а складається рекламаційний акт. Рекламаційний акти складаються окремо по кожному іноземному покупцю за кожну партію товару, що надійшла по одному транспортному документу.

Таким чином, якщо підприємство вирішило придбати ті чи інші товарно - матеріальні цінності, то про таку подію свідчать принаймні два різні документи: банківський (касовий) документ про оплату їх вартості та накладна про надходження від постачальника або акт виконаних робіт від підрядника.

Залежно від особливостей товарів і згідно з умовами договору до рахунка-фактури можуть бути додані документи, що підтверджують кількість товарів та їхню якість (свідоцтва про якість, сертифікати, довідки про результати лабораторних аналізів тощо).

Приймання виконаних підрядником робіт і послуг оформляється, як правило, актами прийому робіт (послуг), у яких наводяться відомості про обсяг, якість і терміни виконаних робіт(послуг) та їхню вартість.

Послуги автотранспорту оформляються товарно-транспортними накладними (замовленнями). Окремі роботи (послуги) можуть оформлятися іншими встановленими для них документами (квитанції, замовлення тощо). Належним чином оформлені документи підписуються стороною, яка передає, і стороною, яка приймає.

Отримання товарів безпосередньо зі складу постачальників здійснюється за довіреністю, виписаною покупцем своєму представнику.

Порядок видачі довіреностей встановлюється Інструкцією № 99 „Про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей”, затвердженої Наказом Міністерства фінансів України від 16 травня 1996 року.

Згідно з цією інструкцією матеріальні цінності, а також нематеріальні активи на підприємстві ВАТ „Сумський хлібокомбінат” відпускаються тільки за довіреністю.

Облік довіреностей ведеться в журналі реєстрації довіреностей. Довіреність на одержання цінностей видається тільки посадовим особам, що працюють на даному підприємстві і підписується керівником і головним бухгалтером або їх заступниками, та особами, які на те уповноважені керівником підприємства. ВАТ „Сумський хлібокомбінат” має відносини з чисельною кількістю постачальників. Загальний перелік основних постачальників налічується близько сотні.

Первинний облік розрахунків з постачальниками і підрядниками здійснюється за допомогою програмного комплексу „Свод”. Автоматизація первинного обліку дозволяє вирішити ряд проблем розрахункових операцій: великий обсяг документів, несвоєчасність складання первинних документів, високу трудомісткість , помилковість складання документації, час обробки документації, кількість задіяного персоналу.

Процес обробки даних при автоматизації обліку розрахункових операцій здійснюється на АРМ бухгалтера. При роботі по заповненню первинних документів визначальним є введення та коригування нормативно-довідкової інформації. Для обліку розрахункових операцій використовуються наступні довідники: Довідник типових документів, Довідник рахунків бухгалтерського обліку, Довідник контрагенти (зовнішніх організацій), Довідник статей обліку, Довідник допустимих кореспонденцій рахунків, Довідник вказівок по веденню рахунків, Довідник типових бухгалтерських кореспонденцій та ін. Як приклад розглянемо Довідник контрагенти (рис2.1):



Рис 2.1 Довідник контрагенти

Щоб потрапити в довідник необхідно натиснути відповідний прапорець.

З даного вікна можна швидко вибрати потрібну організацію разом з її реквізитами, що здійснює розрахунки з ВАТ „Сумський хлібокомбінат“ ввівши її код або назву. Як контрагентів реєструють всіх юридичних і фізичних осіб, зазначених в документах, банківські установи, які беруть участь у розрахунках з контрагентами, матеріально відповідальних і підзвітних осіб. Для кожного контрагента повинен бути зареєстрований хоча б один код, на якому буде вестись облік в одному виді валюти. Для обліку в різних валютах чи для деталізації обліку кількість особових кодів може бути збільшена. Тут, також вказується чи є контрагент платником ПДВ.

Розглянемо форми первинних документів які використовуються бухгалтерією товариства для здійснення розрахунків з постачальниками та підрядниками. Кожний прибутковий документ складається згідно видаткової накладної постачальника. В сформованому прибутковому документі зазначається: назва постачальника, дата, номер прибуткової накладної, згідно якої продукція оприбутковується на склад, зміст операції, найменування продукції, одиниця виміру, кількість, ціна без ПДВ, вартість без ПДВ, сума ПДВ, вартість з ПДВ.



Рис.2.2. Документ „Прибуткова накладна”

Автоматично в документі в залежності від операції формуються бухгалтерські проводки розглянемо на прикладі прибуткової накладної:

Рис.2.3. Прибуткова накладна

Також відповідно до прибуткової накладної формується прибутковий ордер

Рис.2.4. Прибутковий ордер

Комірник формує за кожен робочий день реєстр прибуткових документів.

Програма „Проект-Склад” дозволяє кожного дня формувати відомість залишків продукції, де вказується найменування продукції, кількість, одиниця виміру, ціна без ПДВ, вартість без ПДВ.

Комірник в кінці кожного дня по сировині здає звіт в бухгалтерію разом з первинними документами, де вказується дані про рух сировини за день (звіт ведеться в кількісному виразі)



Рис.2.5. Звіт комірника по сировині

Аналогічні звіти по матеріалам передаються до бухгалтерії в місяця разом з первинними документами.

Згідно акту приймання виконаних робіт (послуг)від підрядників формується акт отриманих послуг. Для цього використовується програма „Проект-отримані послуги”.

Рис.2.6.Акт виконаних робіт (послуг)

В ньому вказується: назва підрядника, найменування отриманих послуг, сума на яку отримані послуги без ПДВ, сума ПДВ, сума ПДВ та відповідні кореспондуючи рахунки. Згідно введених даних автоматично формуються бухгалтерські проводки.

Рис.2.7. Акт виконаних робіт (послуг)

Згідно введених актів формується відомість отриманих послуг

Рис.2.8. „ Відомість отриманих послуг”

Сировина, матеріали, паливо, запчастини, інвентар, товари, основні засоби і інші товарно-матеріальні цінності, а також нематеріальні активи, грошові документи та цінні папери відпускаються покупцям або передаються безоплатно тільки по довіреності отримувачів.

Інструкція № 99 “Про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на отримання цінностей”, затверджена Міністерством фінансів України від 16 травня 1996р., поширюється на підприємства, установи і організації, їх відділення, філіали, інші обособлені підрозділи і представництва закордонних суб'єктів господарської діяльності.

Довіреність на отримання цінностей видається тільки особам, працюючим на даному підприємстві. Довіреність особам, на працюючим на даному підприємстві, може бути видана з дозволу керівника підприємства, якщо підприємство, де працює дана особа, видало йому довіреність на отримання тих же цінностей і також кількості з цього підприємства.

Довіреність підписується керівником і головним бухгалтером підприємства або їх заступниками та особами, котрі на це уповноважені керівником підприємства.

При виписці довіреностей перелік цінностей, які необхідно отримати по ній (графа “Найменування цінностей” в бланку довіреності), приводиться обов'язково з вказанням назви і кількості цінностей для отримання, незалежно від того, чи є такі дані в документах на відпуск (наряді, рахунку, договорі, закази та ін) цінностей. В незаповнених строках довіреності проставляється прочерки.

Про використання довіреності або повернення невикористаної довіреності у журналі реєстрації довіреностей робиться відмітка про номери документів (накладних, актів тощо). Повернуті невикористані довіреності гасяться надписом „не використано” і зберігаються протягом строку, встановленого для зберігання первинних документів.

Довіреність на одержання цінностей від постачальника за нарядом-рахунком, договором-замовленням, угодою або іншими документами, що їх замінює, видається довіреній особі під розписку в журналі реєстрації довіреностей. Забороняється видавати довіреності, які повністю або частково не заповнені, не мають зразків підписів осіб, на ім'я яких вони виписані.

Строк дії довіреностей встановлюється залежно від можливостей одержання та вивозу відповідних цінностей за нарядом, рахунком, накладною або іншим документом, що їх замінює на підставі якого видано довіреність, однак не більше як на 10 днів.

Особам, які не відзвітували про використання довіреності або повернули невикористану довіреність, строк дії якої закінчився, нова довіреність не видається.

Забороняється відпускати цінності в випадку, коли представлена довіреність, видана з порушенням встановленого порядку заповнення або з незаповненими реквізитами; представлення довіреності, яка має виправлення та помарки, котрі не підтверджені підписами тих же осіб, котрі підписали довіреність; відсутність у довіреної особи вказаного в довіреності паспорта чи іншого документа, що засвідчує особу; коли минув строк дії довіреності; отримання повідомлення підприємства отримувача цінностей про анулювання довіреності.

Довіреність, незалежно від строку дії, залишається у постачальника при першому відпуску цінностей. При відпуску цінностей частинами на кожній частковий відпуск складається накладна (акт прийому-здачі або інший аналогічний документ) з відміткою на ньому номера довіреності та дати її видачі. В цьому випадку один екземпляр накладної (або іншого документа) передається одержувачу цінностей, а другий - прикладається до залишеної у постачальника довіреності і використовується для надзору і контролю за відпуском цінностей згідно довіреності, а також для проведення розрахунків з підприємством отримувачем.

Після закінчення відпуску цінностей служби, котрі здійснюють їх відпуск, здають довіреність разом з документами на відпуск останньої партії цінностей робітника, котрі виконують обов'язки по веденню бухгалтерського обліку.

Бланки довіреностей, що зберігаються на підприємстві, відображаються на підприємстві платіжно-прибуткових документів за вартістю, що складається з витрат на їх виготовлення (придбання) та доставку, по Дт рахунка 20 «Виробничі запаси» субрахунку 209 «Інші матеріали». Одночасно на позабалансовий рахунок 08 зараховується вартість вказаних бланків, виходячи з ціни за один бланк не менше 0,1 мінімального розміру заробітної плати. В аналітичному обліку наводять дані про місце зберігання, нумерацію, кількість і вартість таких бланків.

Передача бланків довіреностей і з місця зберігання особі, яка призначена для виписування і реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей проводиться за документами на відпуск цінностей (вимога, накладна тощо) і відображається в аналітичному обліку оборотами на рахунку 20 субрахунку 209 та забалансовому 08.

Відповідальність за виконанням постачальником встановленого порядку відпуску по довіреності цінностей покладається на посадових осіб підприємства-постачальника, які мають право підписувати первинні документи на відпуск цінностей.

На нашу думку, доцільно відповідальність за своєчасне і повне оприбуткування отриманих за виданими довіреностями цінностей покладається на посадових осіб, котрим представлено право підписувати довіреності, а також на особу, що призначається для виписки і реєстрації виданих, використаних і повернутих довіреностей.

Кожне підприємство самостійно обирає форму розрахунків з іншими підприємствами, організаціями, установами. Їх вибір обумовлюється у договорах між одержувачем коштів і платником.

Найчастіше підприємство ВАТ „Сумський хлібокомбінат” використовує такі форми безготівкових розрахунків : платіжне доручення; чек.

Для роботи з банком підприємство використовує комп'ютерну програму «Клієнт Банк». Всі платежі через банк підприємство проводить по електронній пошті. Ця програма дозволяє постійно слідкувати за рухом коштів на розрахунковому рахунку та бачити залишок грошових коштів на рахунку.

Банк на договірній основі здійснює розрахунково-касове обслуговування підприємства, списує грошові кошт із рахунку підприємства у черговості яку визначає керівник згідно з Інструкцією НБУ № 22 від 21.01.04р. «Про безготівкові розрахунки в господарському обороті» .

Порядок оформлення, приймання, оброблення електронних розрахункових документів та здійснення розрахункових операцій з їх застосуванням регулюється окремими нормативно-правовими актами Національного банку України, за винятком випадків, визначених цією Інструкцією.

Розрахунково-касове обслуговування - це надання банком клієнту на підставі укладеного між ними договору послуг, які пов'язані з переказом коштів з (на рахунку) цього клієнта, видачею йому грошей у готівковій формі а також здійсненням інших операцій, передбачених договором, форму та зміст якого банк розробляє самостійно.

Якщо на підприємстві накопичились документи по платежах з безспірним стягненням коштів, згідно з чинним законодавством України оплата у примусовому порядку за календарним надходженням цих документів.

Документи надані банкові повинні містити такі реквізити: назву, номер рахунку в банку, число, місяць, рік виписки.

Платіжне доручення - це розрахунковий документ, що містить письмове доручення платника обслуговуючому банку про списання зі свого рахунку зазначеної суми коштів та її перерахування на рахунок отримувача.

Платіжне доручення застосовуються в розрахунках за товарними і нетоварними платежами: за фактично відвантажену, продану продукцію (виконані роботи, надані послуги тощо); у порядку попередньої оплати - якщо такий порядок розрахунків установлено законодавством України та / або обумовлено в договорі; для завершення розрахунків за актами звірки взаємної заборгованості підприємств, які складені не пізніше строку, установленого законодавством України; для перерахування підприємствами сум, які належать фізичним особам (заробітна плата, пенсії тощо), на їх рахунки відкриті в банках; для сплати податків і зборів, страхових внесків (обов'язкових платежів) до бюджету та державних цільових фондів; в інших випадках відповідно до укладених договорів та законодавства України.

В програмі «Клієнт-Банк» є форма платіжного доручення, і якщо потрібно перерахувати кошти, бухгалтер-касир заповнює електронний платіжний документ, який повинен містити такі реквізити: номер платіжного доручення, число, місяць рік ; назву, ідентифікаційний код платника та номер його рахунку; назва та код банка платника; назву, ідентифікаційний код одержувача та номер його рахунка; назва та код банка одержувача;

сума цифрами; призначення платежу; електронний цифровий підпис.

Після того, як заповнені всі реквізити на платіжному дорученні, бухгалтер-касир відправляє його в електронному виді до банку, в якому обслуговується підприємство. Бухгалтер-касир уповноважений розпоряджатися рахунком і на законних підставах володіє особистим ключем, накладає підписи під час створення електронного платіжного доручення. Платіжне доручення від підприємства банк приймає до виконання за умови, якщо його сума не перевищує суму, що є на рахунку. Розрахункові документи, що надійшли до банку протягом операційного часу, він виконує в день їх надходження. Розрахункові документи, що надійшли після операційного часу, банк виконує наступного дня.

Кожного дня бухгалтер-касир роздруковує платіжні доручення, які були відправленні до банку в електронному виді. Банк на цих документах ставить відмітку про сплату, і додає до платіжних доручень виписку банку за кожен день. В виписці зазначається номер розрахункового рахунку підприємства, дата виписки, залишок грошових коштів на початок дня, розшифровка надходження та списання коштів за день, залишок на кінець дня.

Рис.2.9. Виписка банку

Після отримання від банку виписки з рахунку, підприємство складає реєстр електронних розрахункових документів, які відправлені в банк каналами зв'язку і прийняті банком до оплати.

Чек - це письмове розпорядження чекодавця банку, який веде його рахунок, сплатити чекодавцю зазначену у чеку суму грошових коштів.

Бланки чеків брошуруються в окремі чекові книжки, які банки видають своїм клієнтам за їх заявами .

Підприємство ВАТ „Сумський хлібокомбінат” використовує грошову чекову книжку.

Грошові чеки - застосовуються тільки для отримання підприємствами у банківських установах готівки для виплати заробітної плати, премій і винагород, дивідендів, коштів на відрядження, на господарські витрати.

Термін дії чекової книжки визначається установою банку з узгодженням з підприємством. За допомогою грошових чеків підприємство одержує готівкові кошти для своїх потреб.

На чеку проставляються такі реквізити: суми цифрами у спеціальній зоні правої частини чека словами - у центральній частині чека; мотив для перерахування над графою «Сума словами»; найменування одержувача платежу в полі «Кому»; дату, місце заповнення на спеціальних полях чека.

Видані чеки підприємство реєструє на спеціально відведених сторінках наприкінці чекової книжки. Чеки до банку здаються з реєстром. Реєстр має містити такі реквізити : найменування банку платника (чекодавця), його номер, найменування і номер банку, де відкрито кореспондентський рахунок банку платника, номер коррахунка; номер рахунка чекодавця; сума чека; номер чека.

Реєстр підписується і засвідчується печаткою підприємства згідно з карткою зразків. По закінченню терміну дії чекової книжки невикористана сума ліміту повертається на рахунок в банку власника книжки.

Своєчасне та повне виконання платіжних зобов'язань є умовою стійкого функціонування підприємств у розвинутій ринковій економіці.

Вдосконалення розрахунків з постачальниками та підрядниками має важливе значення для ефективної та продуктивної діяльності підприємства. Величина прибутку залежить від швидкості обороту капіталу, що визначається цілими комплексом економіко-організаційних заходів. Його частиною є розрахунки між суб'єктами господарської діяльності. Швидкість розрахунків, як показує практика, може змінюватись від кількох місяців, як це було раніше по розрахунках в промисловості, до декількох годин, що стало можливим завдяки введенню системи електронних платежів. Отже, необхідно щоб така система стала якомога доступнішою для широкого кола користувачів. Чим швидше здійснюється процес розрахунків, тим ефективніше працює підприємство, економіка взагалі.

Порядок та форми розрахунків між постачальником та покупцем визначаються в господарських договорах. Це найбільш розповсюджена і важлива підстава виникнення зобов'язань, основна форма реалізації товарно-грошових відносин в ринковій економіці.

Обов'язковою умовою укладання договорів має бути максимальне точне відображення зобов'язань обох сторін.

Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку необхідних матеріалів та оформлення договірних відносин, а також облік, реєстрацію, зберігання договорів, рекомендується покладати на службу відповідальну за підготовку і оформлення договірних відносин відповідно до покладених на неї функцій (матеріально-технічного забезпечення, збуту, комерційну, маркетингу, менеджменту, технічного контролю, реклами, капітального будівництва, фінансів, транспорту інші служби відповідно до їх функцій в порядку, визначеному на підприємстві) - як це показано на рис.2.10.

Рис. 2.10. Розподіл обов'язків між службами підприємства щодо укладання договорів.

Договір вважається оформленим після погодження з усіма відповідальними особами. Якщо з часом сторони бажають змінити певні початкові умови договору, повинна бути підписана додаткова угода.

Порядок проходження документації пов'язують з укладанням договорів на підприємстві, повинен бути встановлений наказом або положенням, в залежності від кількості договорів.

Відповідно до Указу Президента України від 04.10.1994 р. №567/94 "Про застосування Міжнародних правил інтерпретації комерційних термінів" (зі змінами і доповненнями, внесеними Указом Президента України від 01.07.1995 р. № 505/95) суб'єкти підприємницької діяльності України при укладанні договорів (контрактів) зобов'язані дотримуватись правил ІНКОТЕРМС.

2.4 Синтетичний і аналітичний облік з постачальниками та підрядниками

Для узагальнення інформації про розрахунки з постачальниками і підрядниками передбачено пасивний рахунок 63 ”Розрахунки з постачальниками та підрядниками”.

Рахунок 63 ”Розрахунки з постачальниками та підрядниками” має такі субрахунки:

631 “Розрахунки з вітчизняними постачальниками”;

632 “ Розрахунки з іноземними постачальниками”.

633 „Розрахунки з учасниками ПФГ”

На зазначеному рахунку відображаються розрахунки з підприємствами, організаціями та особами за отримані прийняті (виконані) роботи та надані послуги, включаючи надання електроенергії, газу, пари, води тощо, а також послуги з доставки або переробки матеріальних цінностей, розрахункові документи, на які надійшли.

На рахунку 63 підприємства й організації обліковують розрахунки з підприємствами транспорту за отримані послуги з перевезень, а також розрахунки за всі види послуг зв'язку та інші послуги.

Матеріальні цінності оплачені, але не одержані на склад до кінця місяця, підприємства оприбутковують по мірі надходження, відмічаючи їх вартість по кредиту рахунка 63 в кореспонденції з дебетом рахунків з обліку цих цінностей.

Якщо частина оплаченого вантажу перебуває в дорозі або не перевезена до кінця звітного місяця зі складу постачальника, то цю суму обліковують як дебіторську заборгованість.

Комп'ютерна програма дозволяє мати інформацію про стан розрахунків збудь-якого рахунку за поточний місяць. Крім того окремо складається підсумкова картка по кореспондуючих рахунках за місяць вона є підставою для складання річної фінансової звітності.

Рис.2.11. Підсумкова картка

 Крім того автоматизованою формою обробки інформації по розрахунках з постачальниками і підрядниками передбачено оборотний баланс, який характеризує розрахунки з вітчизняними постачальниками та закордонними, а також розшифровки по інших платежах та зобов'язаннями .

У синтетичному обліку рахунок 63 кредитується на суму розрахункових документів постачальника. Суми нестачі товарно-матеріальних цінностей понад норми природних втрат проти відфактурованої кількості, а також невідповідність цін цінам, обумовленим договором ( або у зв'язку з допущенням арифметичних помилок), відображаються по кредиту рахунка 63 і дебету субрахунку 374”Розрахунки за претензіями”.

На кредиті рахунку 63 відображається заборгованість за одержані від постачальників та підрядників товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги, на дебеті - її погашення, списання тощо.

Аналітичний облік ведеться окремо по кожному постачальнику та підряднику в розрізі кожного документа на сплату.

Рис.2.12. Бухгалтерська довідка

Для обліку авансів, які підприємство сплачує постачальникам та підрядникам, використовується субрахунок 371 „Розрахунки за виданими авансами”. За дебетом субрахунку 371 відображається суми сплачених авансів постачальникам та підрядникам, а за кредитом - їх погашення чи списання, для цього кінці місяця робиться бухгалтерська довідка закриття авансів сплачених.

На субрахунку 632 “Розрахунки з іноземними постачальниками” аналітичний облік ведеться в гривнях та валюті, обумовленій в договорі.

Аналітичний облік розрахунків по імпортним операціям можна здійснювати в розрізі країн, а в середині їх - в розрізі постачальників або номерів контракту. В будь-якому випадку повинен бути забезпечений чіткий контроль своєчасності розрахунків по кожній поставці товарів. Аналітичний облік ведеться за місцями зберігання і обліковими (товарними) партіями.

Якщо з іноземним постачальником є домовленість про пред'явлення рахунку на кожну транспортну партію, то за облікову партію приймається партія, оформлена одним рахунком постачальника.

На підприємстві ВАТ „Сумський хлібокомбінат” застосовується комп'ютерна форма бухгалтерського обліку.

Сучасна комп'ютерна форма бухгалтерського обліку базується на використанні персональних комп'ютерів та обчислювальних мереж.

Компоненти комп'ютерної форми обліку: інформаційне забезпечення; методологічне забезпечення; організаційне забезпечення; програмне забезпечення; технічне забезпечення.

Накопичення, систематизація та узагальнення облікової інформації в умовах застосування сучасної обчислювальної техніки здійснюється в автоматичному режимі. Первинна бухгалтерська інформація накопичується в базі даних комп'ютерної системи, а узагальнюється і систематизується на рахунках, що представлені окремими комірками пам'яті комп'ютера та є ідеальними, з точки зору теорії бухгалтерського обліку, носіями ознак їх групування. Побудова структури комп'ютерних баз даних може бути найрізноманітнішою.

Після того, як введена інформація по оприбуткуванню товарно- матеріальних цінностей від постачальників в програму „Проект-Склад”, вона по комп'ютерній мережі передається до бухгалтерії.

На основі даних первинного обліку формується журнал реєстрації первинних документів. Журнал реєстрації первинних документів має будову таблиці і складається з таких колонок : № п/п, № підрозділу, дата виписки первинного документа, код первинного документа, документ вхідний чи вихідний, номер документа, код клієнта за ЄДРПОУ, найменування клієнта, колонки дебета і кредита рахунків з розшифровкою субрахунків та аналітичних рахунків, код валюти, курс валюти, всього сума. Бухгалтер перевіряє повноту оприбуткування товарно-матеріальних цінностей, для цього він звіряє первинні документи з інформацією, яка сформувалася в журналі - реєстрації первинних документів, також перевіряється правильність формування бухгалтерських проводок, перевіряється кореспонденція рахунків.

Після внесення всіх проводок по оприбуткуванню і оплаті товарно-матеріальних цінностей, послуг, які отримані від постачальників та підрядників, автоматично формується журнал-ордер по рахунку 63 „Розрахунки з постачальниками та підрядниками” та відомість аналітичного обліку до нього. Також автоматично на основі журналу-реєстрації бухгалтерських проводок формується журнал-ордер по субрахунку 371 „Розрахунки за виданими авансами” та відомість аналітичного обліку до нього.

В журналі-ордері по рахунку 63 „Розрахунки з постачальниками та підрядниками” відображається залишок на початок місяця, сума кредитового обороту по рахунку 63 в дебет кореспондуючих рахунків, сума дебетового обороту по рахунку 63 з розшифровкою кредита кореспондуючих рахунків та залишок на кінець місяця. В відомості аналітичного обліку формується по кожному постачальнику і підрядчику окремо сальдо на початок місяця , дебетовий оборот рахунка 63 з розшифровкою кредиту кореспондуючих рахунків, кредитовий оборот рахунка 63 в розрізі кожного кореспондуючого рахунка і сальдо на кінець місяця.

Так як для обліку авансів підприємство використовує субрахунок 371 „Розрахунки за виданими авансами” , то залишок по рахунку 63 „Розрахунки з постачальниками і підрядниками” буде завжди кредитовим, і відображатиме заборгованість підприємства ВАТ „Сумський хлібокомбінат” перед постачальниками та підрядниками за отримані товари, роботи, послуги.

Журнал-ордер та відомість аналітичного обліку по рахунку 371 „Розрахунки за виданими авансами” має таку ж будову, як журнал-ордер і відомість аналітичного обліку по рахунку 63. Сальдо по рахунку 371 завжди буде дебетовим, і відображатиме суму сплачених авансів підприємством ВАТ „Сумський хлібокомбінат” постачальникам та підрядчикам.

Дані з журналів-ордерів переносять до Головної книги. Головна книга складається з таких колонок: найменування рахунку, субрахунок, вхідний залишок по рахунку, оббіг за місяць по дебету та кредиту рахунків, вихідний залишок.

На підставі даних Головної книги створюється баланс, звіт про фінансові результати та інші форми.

В кінці звітного року бухгалтер по розрахункам надсилає постачальникам та підрядникам акти звірки взаєморозрахунків.

В другому розділі дипломної роботи ми висвітлили організаційно-економічну характеристику ВАТ „Сумський хлібокомбінат”. На основі даних річних звітів за 2006-2007 роки представлені фінансові-економічні показники підприємства. Розглянута організація безготівкових розрахунків, як і за допомогою, яких форм здійснюється організація безготівкових розрахунків на підприємств ВАТ „Сумський хлібокомбінат”. Також висвітлюється питання здійснення первинного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками, тобто документування господарських операцій, показані форми первинного обліку, що відображають господарські операції з купівлі-продажу товарно-матеріальних цінностей, надання робіт, послуг.

В даному розділі висвітлюється організація аналітичного і синтетичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками на підприємстві. Висвітлюється інформація про форму ведення бухгалтерського обліку , регістри, які застосовуються при обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками, комп'ютерні програми за допомогою яких відбувається облік і контроль за розрахунками на підприємстві ВАТ „Сумський хлібокомбінат”.

Аналітичний облік ведеться окремо за кожним постачальником та підрядником в розрізі кожного документа рахунку на сплату.

На субрахунку 632 аналітичний облік ведеться в гривнях та в валюті, обумовленій в договорі. В будь-якому випадку повинен бути забезпечений чіткий контроль своєчасності розрахунків по кожній поставці товарів. Аналітичний облік ведеться за місцями зберігання; обліковими (товарними) партіями, при визначенні яких береться до уваги : характер товару; можливість зберігання партії в процесі перевезення; перевалки; зберігання вантажу.

Отже, аналітичний облік розрахунків з постачальниками та підрядниками необхідно вести за окремими рахунками, фактами надходжень невідфактурованих поставок або оплати матеріальних цінностей, що не надійшли в розрізі постачальників та підрядників.

Розрахунки з постачальниками ведуть, як правило, після відвантаження товарно-матеріальних цінностей виконання робіт надання послуг або одночасно з ними.

Торгівельні рахунки до сплати виникають через придбання товарів для подальшого продажу і отримання послуг протягом нормальної операційної діяльності підприємства.

Вартість отриманих матеріалів, виконаних робіт наданих послуг відображаються на рахунках обліку матеріалів, або витрат без врахування суми ПДВ, вказаної в документах постачальника.

Незалежно від методу оцінки матеріалів, прийнятого на підприємстві рахунок 63 кредитується згідно з документами постачальника в межах суми акцепту. У випадку, коли рахунок постачальника був акцептований: оплачений до надходження вантажу, а при прийнятті матеріалів виявилась їх недостача проти відфактурованої кількості, невідповідність цін та якісних показників, обумовлених в угоді, арифметичні помилки, брак отриманих матеріалів, то робиться проводка на суму недостачі, неякісних товарів, помилки тощо - Дт 374 ”Розрахунки за претензіями», - Кт 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками”.

Суми ПДВ по цих матеріалах будуть обліковуватись в тому звітному періоді, в якому надійдуть розрахункові документи - Дт рахунку 64 “Розрахунки за податками і платежами”; Кт рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками”.

В результаті розрахунків з покупцями та постачальниками виникають податкові зобов'язання та податковий кредит.

Операції по оплаті рахунків постачальників відображають по дебету рахунка 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” і кредиту рахунка, з якого здійснюється оплата. При погашенні заборгованості перед постачальниками та підрядниками з поточного рахунку: Дт рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками", Кт рахунку 311 "Поточні рахунки в національній валюті" або Кт рахунку 312 "Поточні рахунки в іноземній валюті". Якщо заборгованість погашається за рахунок виданої короткострокової позики банку, то: Дт рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками", Кт рахунку 60 "Короткострокові позики".

При оприбуткуванні товарів від іноземного постачальника за митною вартістю: Дт рахунка 281 "Товари на складі", Кт рахунку 632 "Розрахунки з іноземними постачальниками". При перерахуванні іноземної валюти в рахунок погашення заборгованості перед іноземним постачальником: Дт рахунку 632 "Розрахунки з іноземними постачальниками". При відображенні курсової різниці по кредиторській заборгованості на дату погашення заборгованості: Дт рахунку 945 "Втрати від операційної курсової різниці", Кт рахунку 632 "Розрахунки з іноземними постачальниками". Списання втрат на фінансові результати: Дт рахунку 791 "Результати основної діяльності", Кт рахунку 945 "Втрати від операційної курсової різниці".

Згідно з діючим законодавством для складання фінансової звітності суб'єктів підприємництва виникає необхідність по поділу на валові доходи і валові витрати.

Отже, слід зазначити, що облік розрахунків з постачальниками та підрядниками потрібно розглядати в тісному взаємозв'язку з діючими офіційними матеріалами й практикою роботи підприємств, що дозволяє уникати зайвих податкових платежів, штрафних санкцій та інших неефективних витрат.

На нашу думку, потрібно дотримуватись діючих правил розрахунків, не допускати їх прострочення, сприяти зменшенню дебіторської і кредиторської заборгованості, докладати максимум зусиль щоб уникнути її виникнення. Дебіторська заборгованість завдає підприємствам прямих збитків. Інвентаризаційний опис (порівняльна відомість) при проведенні перевірки , інвентаризації, чи передачі матеріальних цінностей з підзвіту в підзвіт. Особливо це відчутно в умовах інфляції. Адже кошти, які тимчасово знаходяться за межами підприємства, працюють на стороні і одночасно знецінюються, тим більше при простроченні вони можуть не повернутися назад зовсім. Кредиторська заборгованість призводить до сплати різних штрафних санкцій і може бути підставою для об'явлення підприємства банкрутом.

Зазначимо, що першочерговими діями на шляху до вдосконалення розрахунків з постачальниками та підрядниками є дотримання чинного законодавства та порядку розрахункових відносин; своєчасне здійснення розрахунків і запобігання випадкам прострочення сум дебіторської і кредиторської заборгованостей; контроль за дотриманням розрахункової дисципліни; забезпечення інформацією керівництва підприємства для своєчасного і правильного прийняття управлінських рішень.

РОЗДІЛ 3. ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ОБЛІКУ РОЗРАХУНКІВ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ ТА ПІДРЯДНИКАМИ

3.1 Вдосконалення первинного обліку

Впровадження інформаційних технологій у обліково-аналітичному процесі дає змогу створювати АРМ бухгалтера. За допомогою периферійної техніки збирання і підготовки даних з обліку основних засобів, грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, витрат на виробництво продукції та інших ділянок обліку господарської та фінансової діяльності підприємства можна раціонально виконувати децентралізовану обробку даних на робочих місцях бухгалтерів із використанням ПЕОМ.

Децентралізація обробки даних бухгалтерами на окремих ділянках обліку на ПЕОМ (облік сировини на складі, облік випуску готової продукції, облік витрат виробництва та ін.) із подальшим передаванням на ЕОМ більш високого рівня для взаємного погодження і перевірки достовірності показників обліку та складання синтетичних регістрів дає можливість автоматизувати ведення Головної книги, а також підвищити оперативність видачі інформації користувачам у масштабі реального часу. Крім того, це забезпечує автоматизацію складання бухгалтерського балансу та інших форм фінансової звітності. Бухгалтер при цьому є безпосереднім учасником обліково-аналітичного процесу, володіє технологією виробництва інформації на ПЕОМ і для задоволення потреб користувачів, що підвищує його відповідальність за достовірність даних, має змогу контролювати технологічний процес і в разі потреби змінювати значення параметрів. АРМ бухгалтера скорочує час обробки інформації, підвищує оперативність інформації та вірогідність облікових даних.

АРМ бухгалтера забезпечує розв'язання завдань бухгалтерського обліку з найменшою трудомісткістю. До того ж обробка облікових даних на АРМ дає змогу своєчасно виявити і виправити можливі помилки, вживати заходів щодо автоматизації технології виробництва інформації для обліку й управління підприємством. При цьому в технології виробництва і використанні (реалізації) облікових даних доцільно застосовувати діалоговий режим, який виключає ручну або пакетну обробку даних. Технологія автоматизованих робочих місць розробляється для працівників, які не мають досвіду програмування комп'ютерних систем, а є лише користувачами.

Організація АРМ бухгалтерів проводиться за функціональною ознакою й комплексно охоплює в єдиній системі бухгалтерський, внутрішньогосподарський (управлінський) і статистичний облік та звітність.

На підприємстві ми пропонуємо до використання такий програмний продукт як 1С: Підприємство 8.0.

Система програм "1С:Підприємство" призначена для розв'язування широкого спектру задач автоматизації обліку та управління, що стоять перед сучасними підприємствами, які динамічно розвиваються.

"1С:Підприємство" являє собою систему прикладних рішень, побудованих за єдиними принципами та на єдиній технологічній платформі. Керівник може обрати рішення, яке відповідає актуальним потребам підприємства і буде в подальшому розвиватися в міру зростання підприємства або розширення задач автоматизації.

Задачі обліку та управління можуть істотно відрізнятися у залежності від роду діяльності підприємства, галузі, специфіки продукції або надаваних послуг, розміру та структури підприємства, потрібного рівня автоматизації.

Універсальність системи "1С:Підприємство" дозволяє розробляти типові, спеціалізовані та індивідуальні конфігурації, призначені для розв'язування різних задач автоматизації обліку господарської діяльності підприємств.

Основна маса матеріальних цінностей такого роду надходить на підприємство від постачальників.

Документами, що регламентують ведення взаєморозрахунків з постачальниками, є договори, у яких обмовляються умови постачання: найменування, кількість, термін ціна постачань і ін., рахунка, пред'явлені постачальником на адресу організації-покупця, а також накладні. На підставі перерахованих вище документів можуть виписуватися платіжні доручення, за допомогою оплати яких здійснюється безготівковий розрахунок з постачальником.

У самому загальному випадку програма може проводити наступні господарські операції з формування первинних документів:

- Укладання договору з контрагентом-постачальником на постачання ТМЦ (документ «Договір»).

- Акцептування рахунка, пред'явленого постачальником (документ «Рахунок вхідний»).

- Виплата авансу постачальнику (документи «Банківська виписка», «Видатковий касовий ордер» з видом операції «Оплата замовлення постачальника»).

- Надходження запасів на склад (документ «Прибуткова накладна»).

- Реєстрація податкової накладного постачальника (документ «Запис книги придбання», що вводиться на підставі документа «Прибуткова накладна»); Реєстрація додаткових витрат на придбання ТМЦ (документ «Витрати на придбання»); Оплата постачальнику за отримані товари (ті ж документи, що і при передоплаті).

- Повернення ТМЦ постачальнику (документ «Повернення постачальнику»).

Програма, яка використовується характеризується наступними параметрами.

В ній передбачається ведення обліку:

- Обік операцій по касі і банку;

- Облік ТМЦ на складі і в роздрібній торгівлі;

- Розрахунки з постачальниками та підрядниками;

- Розрахунки з підзвітними особами;

- Облік необоротних активів;

- Нарахування та виплата заробітної плати;

- Розрахунки з бюджетом;

- Облік валютних операцій;

- Облік валових доходів і валових витрат;

- Облік балансової вартості валюти;

- Облік балансової вартості основних засобів.

Проведення наступних розрахунків та функцій:

- Цілісне відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій;

- Автоматичне формування операцій первинними документами (накладні, касові ордера і т.д.)

- Автоматичний розрахунок амортизації, переоцінки валют, фінансових результатів і т.д.

Введення, збереження та друк первинних документів:

- Платіжні доручення;

- Прибуткові та видаткові ордера;

- Накладні;

- Податкові накладні;

- Авансові звіти;

- Інші документи.

Формування та друк звітів:

- Звіти по синтетичному обліку - оборотно-сальдова відомість;

- Аналіз рахунка по субконто, аналіз субконто, обороти між субконто;

- Бухгалтерська, статистична та податкова звітність;

- Інші звіти.



Рис.3.1. Авторизація доступу.

Всі дії бухгалтера при роботі з програмою здійснюються в робочому вікні. Верхній рядок робочого вікна відведений під заголовок програми із зазначенням режиму запуску.

Головне меню програми містить перелік пунктів меню. Кожний пункт головного меню - це назва групи режимів або функцій програми. Програма має багаторівневе меню, пункти в якому об'єднані в групи та підгрупи з двома, трьома і більше рівнями вкладеності. Маніпулювання клавішами зі стрілками призведе до переміщення курсору від одного пункту меню до іншого. Вибір необхідного пункту здійснюється натисканням клавіші Enter або подвійним натиском лівої кнопки миші.

Третій рядок вікна програми містить інструментальну панель, де містяться екранні піктограми, кожна з яких виконує відповідну пов'язану з нею функцію. В нижній частині вікна розташований рядок, що містить два поля: ліворуч знаходиться підказка, що коротко пояснює, які дії можуть або повинні бути виконані в даній ситуації; праворуч - вказується встановлений обліковий період, в якому ведеться робота за який розраховуються підсумки.



Рис.3.2. Електронна форма головного меню Обліку розрахунків з постачальниками

Перед введенням будь-яких господарських операцій визначається План рахунків, за яким буде вестись бухгалтерський облік. План рахунків - програма бухгалтерських рахунків, що передбачає їх кількість, групування і цифрове позначення залежно від об'єктів і мети обліку. Програма рахунків залежить від облікової політики підприємства. Саме шляхом налагодження Плану рахунків організовується потрібна система обліку.

Загальна кількість планів рахунків, які можуть бути створені в програмі "1С: Предприятие 8.0", з технічної точки зору, необмежена і визначається виходячи з реальних вимог обліку. Так "багатоплановий" облік ведеться на спільних підприємствах, які ведуть облік одночасно за двома чи більше планами рахунків бухгалтерського обліку. До того ж для кожного Плану рахунків може будуватись довільна ієрархія субрахунків великої вкладеності. У Планах рахунків .можна здійснювати довільну нумерацію рахунків, використовуючи як цифри, так і літери.

Кількісний облік можна вести на будь - якому рахунку або субрахунку, як правило, кількісний облік ведуть одночасно з аналітичний обліком, що дозоляє отримувати інформацію про наявність та рух матеріальних цінностей не тільки в грошовому, а і в кількісному виразі.

Для накопичення інформації про множину однотипних об'єктів використовують довідники. Довідники - спеціальні засоби, що забезпечують ведення списків однотипних облікових об'єктів та зберігання параметрів, що характеризують ці об'єкти. Всі об'єкти довідника мають свій унікальний код, який дозволяє програмі їх ідентифікувати, незалежно від значень інших параметрів, у тому числі й назви. Як правило, кожному виду субконтно відповідає окремий довідник. Кожне поле в діалоговій формі "Документ" або "Операция" має певний тип значення. Якщо інший тип - число, рядок символів або дата, то дане поле можна заповнювати безпосередньо з клавіатури. А якщо цей тип - елемент довідника, то при звертанні до такого поля буде автоматично з'являтися список елементів відповідного довідника, з якого бухгалтеру необхідно вибрати потрібне значення. Крім того, елементи більшості довідників характеризуються не тільки назвою, але й набором інших параметрів. Наприклад, для розрахунків з контрагентами це - фізична чи юридична особа, основний поставщик, вид взаєморозрахунків, дата поставки та розрахунків. Ці параметри можуть автоматично використовуватись програмою при формуванні проводок і друкованих форм документів.

1. Оформлення договірних відносин. У торговельній діяльності підприємств основним документом, що регламентує відносини між партнерами, зв'язані з постачанням (продажем) товарів і матеріалів, продукції (робіт, послуг) є договір. У договорі визначаються вид угоди, об'єкт операції, терміни, порядок розрахунків, відповідальність сторін за невиконання договірних зобов'язань, установлюваних постачальником і покупцем по взаємній згоді.

Для кожного договору задається вид договору:

- З постачальником

- З покупцем

- З комітентом

- З комісіонером

- Бартерний

- Інше

Для видів договору «З покупцем», «З комісіонером», «З постачальником», «З комітентом» і «Бартерний» стають доступними ведення взаєморозрахунків, ціни, комісійна торгівля

Ведення взаєморозрахунків

Взаєморозрахунки ведуться:

- За договором в цілому - якщо облік ведеться по розрахункових документах, то при закритті такого договору програма сама знайде потрібні розрахункові документи;

- По розрахункових документах - якщо облік ведеться по розрахункових документах, то при закритті такого договору користувач повинен самостійно вказати розрахунковий документ

Валюта - реквізит для валюти, в якій укладений договір

Тип цін вказується для підстановки за замовчуванням у документи.

Комісійна винагорода. Стає доступним для договору "З комітентом" або "З комісіонером".

Спосіб розрахунку - вказати спосіб автоматичного розрахунку комісійної винагороди при заповненні документів "Звіт комісіонера" або "Звіт комітенту".

1. Облік надходження на підприємство і розрахунків з постачальниками. Кожне підприємство має у своєму розпорядженні визначені запаси матеріальних цінностей: товарів і основних матеріалів, сировини і допоміжних матеріалів, палива, запасних частин для ремонту, малоцінних і быстроизнашивающихся предметів. Основна маса матеріальних цінностей такого роду надходить на підприємство від постачальників.

Рис.3.3. Електронна форма реєстрації Вхідних рахунків

3. Документами, що регламентують ведення взаєморозрахунків з постачальниками, є договори, у яких обмовляються умови постачання: найменування, кількість, термін ціна постачань і ін., рахунка, пред'явлені постачальником на адресу організації-покупця, а також накладні. На підставі перерахованих вище документів можуть виписуватися платіжні доручення, за допомогою оплати яких здійснюється безготівковий розрахунок з постачальником.