Правовой статус и структура Пенсионного Фонда Российской Федерации

2.2.2 Состав документации при изменении и прекращении трудового договора с работником

Трудовой договор (контракт), заключенный между работником и организацией (работодателем), может быть расторгнут по различным причинам. Основания для прекращения действия трудового договора (контракта) установлены ТК РФ (ст. 77) Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 28.02.2008г.)//СЗ РФ. - 2002. - № 1. - Ст. 3.

к которым относятся:

· соглашение сторон;

· истечение срока трудового договора, кроме случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

· расторжение трудового договора по инициативе работника;

· расторжение трудового договора по инициативе работодателя;

· отказ работника от перевода на другую работу вследствие
состояния здоровья;

· перевод работника, с его согласия, на другое предприятие, или переход на выборную должность;

· отказ работника от перевода на работу в другую местность
вместе с организацией, а также отказ от продолжения работы в связи с изменениями существующих условий труда;

· призыв или поступление работника на военную службу;

· вступление в законную силу приговора суда, которым работник осужден к лишению свободы (кроме случаев условного осуждения и отсрочки исполнения приговора).

Каждое из оснований для прекращения действия трудового договора (увольнения) подробно освещается в ТК РФ Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 28.02.2008г.)//СЗ РФ. - 2002. - № 1. - Ст. 3.

. Рассмотрим в данной работе наиболее часто встречающееся основание -- расторжение договора по инициативе работника, т. е. увольнение по собственному желанию.

Увольнение по собственному желанию производится на основании письменного заявления работника.

Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы.

В случае прекращение работником трудовых отношении отделом кадров составляется приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении). Форма данного приказа так же утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Даная форма применяется для оформления и учета увольнения работника.

В строке (графе) форм № Т-8 и Т-8а «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) делается запись в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Перевод работника на другую работу в той же организации производится на основании письменного заявления работника и оформляется приказом (форма №Т-5 или форме № Т-5-а), который применяется для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.

Заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. В случае, если трудовой договор с работником не заключался (работник принят на работу до 06.10.92г.) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по строке «Основание» указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит "Изменение к трудовому договору" не заполняется. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)), лицевом счете (форма № T-54 или № Т-54а), вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

Список обязательных документов, необходимых для документационного обеспечения работы с персоналом.

1. Структура и штатное расписание предприятия.

2. Правила внутреннего трудового распорядка.

3. Положение о персонале.

4. Положение о кадровой службе.

5. Номенклатура дел кадровой службы.

6. Положения о структурных подразделениях.

7. Должностные инструкции.

8. Положение об аттестационной комиссии.

9. Личные дела сотрудников.

10. Личные дела уволенных.

11. Приказы по личному составу и по отпускам.

12. Приказы по основной деятельности.

13. Трудовые договоры.

14. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

15. Книга регистрации приказов (по личному составу, по отпускам).

16. Трудовые книжки.

17. Личные карточки формы Т-2.

18. Договоры о материальной ответственности.

19. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну.

20. Табели учета рабочего времени.

21. Графики отпусков.

22. Листки временной нетрудоспособности и др. Чвягина В. «Документирование трудовых правоотношений на предприятии»// Финансовая газета, 2006, № 38, С. 12.

2.3 Документоведение в отделе персонифицированного учета Главного Управления ПФРФ № 7 по г. Москве и Московской области (Управление №3)

В соответствии с Федеральным законом "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования" Правительство РФ Постановлением от 15 марта 1997 г. № 318 утвердило Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования и ввело ее в действие с 1 января 1997 г.

Инструкция определяет:

- порядок регистрации застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования;

- порядок представления в Пенсионный фонд РФ сведений о застрахованных лицах, в том числе сведений о трудовом стаже, заработке (доходе), начисленных страховых взносах;

- порядок использования этих сведений для контроля за правильным начислением страховых взносов на государственное пенсионное страхование.

Индивидуальный (персонифицированный) учет - организация и ведение учета сведений о каждом застрахованном лице для целей государственного пенсионного страхования.

Застрахованные лица, в том числе самостоятельно уплачивающие страховые взносы, - лица, на которые распространяется государственное пенсионное страхование. Застрахованными лицами являются граждане РФ, иностранные граждане и лица без гражданства. К застрахованным лицам, самостоятельно уплачивающим страховые взносы, относятся индивидуальные предприниматели, в том числе иностранные граждане, а также частные детективы, занимающиеся частной практикой нотариусы, частные аудиторы, главы крестьянских (фермерских) хозяйств, родовых, семейных общин коренных малочисленных народов Севера, занимающихся традиционными отраслями хозяйствования.

Работодатели - юридические лица, в том числе иностранные, и их обособленные подразделения; международные организации, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации; родовые, семейные общины малочисленных народов Севера, занимающиеся традиционными отраслями хозяйствования; крестьянские (фермерские) хозяйства; граждане, в том числе иностранные, лица без гражданства, проживающие в Российской Федерации, и индивидуальные предприниматели, осуществляющие прием на работу по трудовому договору (контракту), а также уплачивающие вознаграждение по договорам гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ и оказание услуг, в том числе по договорам, заключенным с индивидуальными предпринимателями, и по авторским договорам.

Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица - документ, хранящийся в виде электронной формы в органах Пенсионного фонда РФ, содержащий предусмотренные Инструкцией сведения о застрахованных лицах, включенные в информационные ресурсы Пенсионного фонда РФ.

Страховой номер - постоянный персональный номер, присваиваемый Пенсионным фондом РФ лицевому счету застрахованного лица.

Регистрация застрахованного лица - открытие лицевого счета на застрахованное лицо и выдача ему страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. При внедрении персонифицированного учета в субъекте РФ проводится начальная (массовая) регистрация застрахованных лиц.

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования - документ, выдаваемый застрахованному лицу, подтверждающий регистрацию этого лица в системе государственного пенсионного страхования.

Органом, осуществляющим персонифицированный учет, является Пенсионный фонд РФ.

Организацию персонифицированного учета в субъектах РФ осуществляют территориальные органы Пенсионного фонда РФ.

Персонифицированный учет в субъекте РФ включает:

- регистрацию застрахованных лиц;

- сбор сведений о трудовом стаже, заработке (доходе) и начисленных страховых взносах застрахованных лиц за период работы после начальной регистрации;

- поэтапное внесение в лицевые счета сведений о стаже застрахованных лиц за период, предшествующий начальной регистрации.

Регистрация застрахованных лиц осуществляется следующим образом.

Каждое лицо, на которое распространяется государственное пенсионное страхование, должно быть зарегистрировано в системе государственного пенсионного страхования.

Каждое застрахованное лицо, не зарегистрированное в системе государственного пенсионного страхования, работающее по трудовому договору (контракту), договору гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ и оказание услуг, или авторскому договору, должно быть зарегистрировано работодателем в территориальном органе, в котором этот работодатель зарегистрирован как плательщик страховых взносов.

При проведении начальной регистрации сведения о застрахованных лицах, предусмотренные Инструкцией, представляются работодателями и лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы в Пенсионный фонд РФ, в сроки, определяемые органами Пенсионного фонда РФ.

При проведении начальной регистрации в сроки, определенные территориальным органом, работодатель представляет в этот орган на каждое застрахованное лицо, работающее у него по трудовому договору (контракту), договору гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ и оказание услуг, или авторскому договору, анкету застрахованного лица, форма которой утверждается Пенсионным фондом РФ.

Анкета застрахованного лица содержит следующие сведения о застрахованном лице: фамилию, имя, отчество; пол; дату и место рождения; адрес регистрации по месту жительства и по месту пребывания; номер телефона; серию, номер, дату и паспортные данные или реквизиты иного документа, удостоверяющего личность.

При приеме на работу по трудовому договору (контракту) застрахованного лица, не зарегистрированного в системе государственного пенсионного страхования, а также при заключении с таким лицом договора гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ и оказание услуг, или авторского договора работодатель представляет на это лицо анкету застрахованного лица в территориальный орган в течение 2 недель с момента приема на работу или заключения договора.

Правильность указанных в анкете застрахованного лица сведений заверяется личной подписью застрахованного лица.

Если застрахованное лицо не имеет возможности лично заверить анкету застрахованного лица по причине длительного (свыше 1 месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причине, работодатель указывает эту причину в анкете, которую заверяет.

Анкеты застрахованных лиц с содержащимися в них сведениями передаются работодателем в территориальный орган с заверенным сопроводительным документом.

На основании представленной анкеты застрахованного лица территориальный орган в течение 3 недель принимает решение:

- открыть лицевой счет и оформить соответствующее страховое свидетельство;

- оформить запрос об уточнении сведений, необходимых для регистрации застрахованного лица, форма которого утверждается Пенсионным фондом РФ.

Территориальный орган выдает работодателю оформленные страховые свидетельства и в необходимых случаях запросы об уточнении сведений вместе с сопроводительной ведомостью, форма которой утверждается Пенсионным фондом РФ.

Работодатель в течение недели после получения от территориального органа страховых свидетельств выдает их работающим у него застрахованным лицам. Застрахованные лица расписываются в получении страховых свидетельств в сопроводительной ведомости.

Если в страховом свидетельстве неверно записаны фамилия, имя, отчество, дата, место рождения или пол застрахованного лица, застрахованное лицо указывает правильное значение соответствующего реквизита в листке исправлений, форма которого утверждается Пенсионным фондом РФ.

Если работодатель не имеет возможности выдать страховое свидетельство в связи с увольнением застрахованного лица, длительным (свыше 1 месяца) нахождением в командировке, длительной болезнью или по иной причине, работодатель проверяет правильность содержащихся в этом документе сведений, а при наличии в нем ошибок указывает правильные значения реквизитов в листке исправлений.

Работодатель требует от застрахованного лица, которому территориальный орган оформил запрос об уточнении сведений, заполнить в нем необходимые реквизиты с представлением в необходимых случаях подтверждающих документов, а при отсутствии этого лица указывает причину отсутствия в запросе об уточнении сведений и заверяет его.

Работодатель в месячный срок после получения в территориальном органе страховых свидетельств и запросов об уточнении сведений возвращает в этот орган заполненную и заверенную сопроводительную ведомость и при необходимости - листки исправлений и заполненные запросы об уточнении сведений, а также страховые свидетельства, которые не были выданы застрахованным лицам по причине невостребования.

Территориальный орган отмечает в лицевых счетах факт выдачи страхового свидетельства, а в случае представления работодателем листков исправлений и заполненных запросов об уточнении сведений переоформляет в течение 3 недель страховые свидетельства с учетом исправленных и уточненных сведений и передает их работодателю для выдачи застрахованным лицам в порядке, предусмотренном п. п. 11 - 14 Инструкции.

Территориальный орган оформляет на каждое застрахованное лицо страховое свидетельство, содержащее страховой номер, фамилию, имя, отчество, дату рождения, место рождения и пол застрахованного лица.

Форма страхового свидетельства (его дубликат) утверждается Пенсионным фондом РФ.

Страховое свидетельство хранится у застрахованного лица.

Страховое свидетельство действительно только при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

Работодатель требует от застрахованного лица предъявления страхового свидетельства, а застрахованное лицо, в свою очередь, предъявляет страховое свидетельство при приеме на работу по трудовому договору (контракту), при заключении договора гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ и оказание услуг, или авторского договора. Работодатель обязан проверить соответствие предъявленного страхового свидетельства документу, удостоверяющему личность застрахованного лица.

Работодатель указывает страховой номер, содержащийся в страховом свидетельстве зарегистрированного застрахованного лица, при представлении в территориальный орган сведений о его стаже и заработке.

Страховое свидетельство подлежит обмену в случае:

- изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола застрахованного лица;

- установления неточности или ошибочности содержащихся в нем сведений; непригодности для использования.

В соответствии с Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах застрахованное лицо имеет право:

- получать бесплатно один раз в год в территориальном органе по месту жительства или работы копию лицевого счета;

- получать бесплатно у работодателя копию индивидуальных сведений, представленных работодателем в территориальный орган;

- при несогласии со сведениями, внесенными в его лицевой счет, обратиться с заявлением об исправлении указанных сведений в органы Пенсионного фонда РФ либо в суд.

Застрахованное лицо получает копию лицевого счета в территориальном органе по месту жительства или работы по личному заявлению. При этом застрахованное лицо предъявляет страховое свидетельство и паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

Территориальный орган в 2-недельный срок со дня подачи заявления представляет застрахованному лицу выписку из лицевого счета застрахованного лица, форма которой утверждается Пенсионным фондом РФ.

Застрахованное лицо обязано:

- пройти регистрацию в территориальном органе;

- получить страховое свидетельство, хранить его и предъявлять по требованию работодателя, работников органов Пенсионного фонда РФ и органов социальной защиты населения;

- сообщать в территориальный орган в порядке, установленном Инструкцией, об изменении сведений, содержащихся в его индивидуальном счете, а также об утрате страхового свидетельства;

- представлять по требованию территориальных органов документы, подтверждающие сведения, подлежащие включению в лицевой счет.

В Инструкции закреплены следующие права и обязанности работодателя. Работодатель имеет право:

- потребовать от застрахованного лица при приеме на работу по трудовому договору, при заключении договора гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ и оказание услуг, или по авторскому договору предъявить страховое свидетельство, а в случае его отсутствия заполнить анкету застрахованного лица;

- дополнять и уточнять сведения о застрахованных лицах, представленные им в территориальный орган, в соответствии с Инструкцией.

Работодатель обязан:

- представлять в территориальный орган сведения о застрахованных лицах в соответствии с Инструкцией;

- получать в территориальном органе страховые свидетельства, их дубликаты и выдавать их под расписку работающим у него застрахованным лицам в соответствии с Инструкцией;

- передавать бесплатно каждому застрахованному лицу копию индивидуальных сведений об этом лице, представленных в территориальный орган;

- контролировать соответствие реквизитов предъявляемого застрахованным лицом страхового свидетельства реквизитам паспорта или иного документа, удостоверяющего личность этого лица.

Часто и много вопросов возникает и к тем, кто использует труд т.н. домашних работников, и у тех, кто пытается официально встать на учет в Пенсионном фонде и планирует в конце концов получить заработанную пенсию.

На указанных лиц - "домашних работников" распространяется действие трудового законодательства с особенностями, установленными ТК РФ. Особенностью является то, что представляет весьма непростые трудовые отношения, лавинообразно увеличивающиеся в последние годы и получающие специфическое регулирование де-факто в силу отсутствия долгие годы в трудовом законодательстве адекватного регулирования, а порой и откровенного игнорирования их существования де-юре со стороны государства.

Так, ст. 303 ТК РФ "Заключение трудового договора с работодателем - физическим лицом" Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 28.02.2008г.)//СЗ РФ. - 2002. - № 1. - Ст. 3. говорит:

"При заключении трудового договора с работодателем - физическим лицом работник обязуется выполнять не запрещенную настоящим Кодексом или иным федеральным законом работу, определенную этим договором.

В письменный трудовой договор в обязательном порядке включаются все условия, существенные для работника и для работодателя.

Работодатель - физическое лицо обязан:

- оформить трудовой договор с работником в письменной форме;

- уплачивать страховые взносы и другие обязательные платежи в порядке и размерах, которые определяются федеральными законами;

- оформлять страховые свидетельства государственного пенсионного страхования для лиц, поступающих на работу впервые.

Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, также обязан в уведомительном порядке зарегистрировать трудовой договор с работником в органе местного самоуправления по месту своего жительства (в соответствии с регистрацией)".

Также в ТК РФ в ст. 309 "Документы, подтверждающие период работы у работодателей - физических лиц" говорится о том, что "Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме".

С одной стороны, Работодатель - физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном ТК РФ и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, с другой - не имеет права этого делать, если он не является индивидуальным предпринимателем. Как же тогда работнику (конкретно - "домашнему работнику") доказать-подтвердить свой стаж для пенсии? Стаж работника у работодателя - физического лица определяется по его трудовому договору (если таковой был оформлен, и не просто оформлен, а зарегистрирован работодателем в соответствующем органе местного самоуправления). Работник может получить у работодателя справку о работе (если работодатель знает, что это такое, как оформлять справки и что придает простой бумаге юридическую силу).

Запись в трудовую книжку работника должны производить (по крайней мере, по мнению Главного государственного инспектора труда) органы местного самоуправления, которые зарегистрировали трудовой договор. Но это положение противоречит ст. 309, которая говорит о том, что документом, подтверждающим работу у работодателя - физического лица, является письменный трудовой договор, но не трудовая книжка.

документ пенсионный кадровый управление



ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГУ - ГЛАВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ПФ РФ № 7 ПО Г. МОСКВЕ И МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ (УПРАВЛЕНИЕ № 3)

3.1 Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения

В результате анализа системы документационного обеспечения управления в организации были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства:

Было выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления, положение об экспертной комиссии.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Правила подготовки и оформления документов.

3. Требования к реквизитам документов.

4. Организация документооборота

Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции

Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

Организация контроля исполнения документов.

Поисковая система по документам.

Составление номенклатуры дел.

Формирование и оформление дел.

Экспертиза ценности документов.

Передача дел в архив Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления // Секретарское дело, 2006. №2. С.4..

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами. Инструкция по делопроизводству позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, что позволит сделать работу с документами в управлении более унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства.

В связи с тем, что в управлении создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Цель проведения экспертизы -- освободить структурные подразделения управления от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело, 2006, № 1, С. 45

Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации. В каждой организации должна быть экспертная комиссия. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Там же. С. 20..

При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:

1. Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия.

2. Основные задачи экспертной комиссии.

3. Основные функции.

4. Права экспертной комиссии.

5. Организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться руководством организации.

В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:

- во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение);

- во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.

В целях совершенствования работы с документами в Управление № 3 предлагается ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства:

Первичная обработка входящих документов.

Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть перечень нерегистрируемой документации. А так как такой список отсутствует, то предлагается его разработать.

Регистрация.

В секретариате Управления № 3 из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации регистрируются практически все поступающие в организацию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. Предлагается сортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню документов, не подлежащих регистрации.

Также при анализе процесса фиксации документов было выявлено нарушение современных требований: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2007. П 8.3. регистрация приказов по личному составу и по основной деятельности Управления № 3 осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Для более быстрого поиска исходящих документов рекомендуется в индексе, помимо порядкового номера, проставлять номер структурного подразделения.

Также, в секретариате Управления № 3 ведется «Журнал регистрации исходящих факсов», где фиксируются все документы (бухгалтерские счета, поздравительные сообщения и т.д.) отправляемые по факсимильному аппарату, в том числе и исходящие письма, для которых это является повторной регистрацией. С точки зрения оптимизации документооборота, данный журнал является лишним, так как исходящие письма регистрируются в «журнале исходящих документов», а остальные документы должны регистрироваться в структурных подразделениях. Для фиксирования факта принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.

Составление номенклатуры дел.

Систематизация документов - одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных государственных учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). К моменту, когда возникла необходимость в составлении номенклатуры дел, накопленный объем документов уже очень велик.

Именно такая ситуация сложилась в делопроизводстве Управления № 3. Документы сформированы в дела произвольно, без учета существующих правил. Часть документов хранилась в стопках в столах и папках руководителей и специалистов структурных подразделений; никогда не проводилась экспертиза ценности документов.

Следовательно, в настоящий момент перед сотрудниками службы документационного обеспечения управления стоит не только задача составления номенклатуры дел на текущий и последующие годы, но и задача систематизации уже накопленных документов за все годы существования организации.

Номенклатура дел составляется по установленной форме, в конце текущего года на следующий календарный год.

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям или направлениям деятельности организации. В такой крупной организации, имеющей разветвленную структуру, удобнее всего выделять в виде разделов наименования структурных подразделений. Первым разделом, независимо от его места в штатном расписании, должна быть служба документационного обеспечения управления. Это связано с тем, что именно в службе документационного обеспечения управления создаются и хранятся документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность руководства организации.

Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы организации. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2000. №1. С. 20.. Также в номенклатуру дел надо включить все справочные журналы, электронные документы и базы данных.

При составлении номенклатуры дел Управления № 3, необходимо использовать положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделения.

При разработке номенклатуры дел рекомендуется привлечь руководителя структурного подразделения, его заместителей, которые обязаны оказывать методическую помощь - разъяснить методику составления и оформления. В унифицированную форму номенклатуры дел обязательно нужно включить следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- название вида документа;

- место составления;

- на какой год составляется номенклатура дел;

- названия разделов;

- гриф утверждения;

- гриф подписания.

При составлении номенклатуры дел организации необходимо указывать сроки хранения документов.

Формирование и оформление дел.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В Управлении № 3 формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, акты, распоряжения). В отделах с большим объемом документов для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации.

Также при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства Управления № 3 предлагается помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

После составления и утверждения номенклатуры дел организации рекомендуется лицам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях Управления № 3 приступить к работе по проведению экспертизы ценностей документов с последующим оформлением дел.

В ходе наблюдения выяснилось, что оформлению дел в Управлении № 3 придавалось лишь формальное значение, не указывались обязательные реквизиты оформления обложек дел, что не соответствует основным требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы ведомственных архивов.

На обложках дел, как долговременного хранения, так и дел временного хранения, указывалось только приблизительное название дела («счета», «разное», «договоры»). В связи с этим секретарям управления и лицам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях необходимо оформить все реквизиты обложки дела:

- наименование организации;

- структурного подразделения;

- индекс дела;

- номер дела (тома, части);

- заголовок дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела.

Составление описей дел.

Управление № 3 является крупной организацией с большим объемом документации, который год от года увеличивается. В связи с этим всем сотрудникам, отвечающим за делопроизводство в организации, рекомендуется ежегодно составлять опись дел и согласовывать с руководством.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

В результате работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов все документы поделены на две группы:

- дела по основной деятельности;

- дела по личному составу организации.

На каждую группу дел предлагается составить отдельные описи:

- в опись № 1 (дела по основной деятельности) заносятся дела в следующей последовательности: положение, протоколы общих собраний, приказы по основной деятельности, перспективные и годовые планы, отчеты, контракты;

- в опись № 2 заносятся дела по личному составу в следующем порядке: книга учета сотрудников, приказы по личному составу, личные дела и личные карточки, лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению в следствии работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов, предлагается составить акт. Акт и описи должны составляться членами экспертной комиссии и подписываться председателем, рассматриваться и утверждаться руководством организации.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.

Основной целью написания данной дипломной работы является анализ организации и технологии документационного обеспечения управления Главного Управления ПФРФ № 7 по г. Москве и Московской области (Управление №3) и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления.

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания организации:

1. Следует разработать все необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов.

2. Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:

- первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);

- регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме);

- формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальством);

- при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы управления.

3. Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством.

4. Необходимо составить номенклатура дел организации с учетом сроков хранения документов.

Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов организации позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания управления, значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной организации.

Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.

Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Конституция РФ (принята всенародным голосованием 1993г.)//РГ. - 1993. - № 237.

2. ФЗ от 01.04.1996г. № 27-ФЗ (ред. от 25.10.2001г.) "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования"// СЗ РФ. - 1996. - № 14. - Ст. 1401.

3. ФЗ от 21.07.1997г. № 113-ФЗ «О порядке исчисления и увеличения государственных пенсий" № 113-ФЗ (с изм. от 30.12.2001г.)//СЗ РФ, 1997,№ 30, Ст.358.

4. ФЗ от 15 декабря 2001 г. № 166-ФЗ "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации"// СЗ РФ. -2001. - № 51. - Ст. 4831.

5. ФЗ от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" (ред. от 19.07.2007г.) СЗ РФ. - 2001. - № 51. - Ст. 4832.

6. ФЗ от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" //СЗ РФ. - 2001. - № 52 (ч.1). - Ст. 4920.

7. ФЗ РФ от 24.07.2002г. № 111-ФЗ "Об инвестировании средств для финансирования накопительной части трудовой пенсии в Российской Федерации" (ред. от 28.12.2008г.) ".)//СЗ РФ,2002, № 30, Ст. 3028.

8. ФЗ от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (ред. от 29.03.2008г.)//СЗ РФ, 2004, № 31, Ст. 3215.

9. Кодекс РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001г. №195-ФЗ (ред. от 16.05.2008г.)// СЗ РФ. - 2002. - № 1. - Ст. 34.

10. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 28.02.2008г.)//СЗ РФ. - 2002. - № 1. - Ст. 3.

11. Закон РФ от 20 ноября 1990 № 340-1 "О государственных пенсиях в Российской Федерации"//Ведомости СНД и ВС РСФСР. - 1990. - № 27. - Ст. 351.

12. Указ Президента Российской Федерации от 27 сентября 2000 года № 1709 "О мерах по совершенствованию управления государственным пенсионным обеспечением в Российской Федерации".)//СЗ РФ,2000,№ 40, Ст. 3936.

13. Постановление ВС РСФСР от 22.12.1990 № 442-1 «Об организации Пенсионного Фонда РСФСР»//Ведомости СНД и ВС РСФСР,1990, № 30, ст. 415.

14. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках" (ред. от 19.05.2008г.)//СЗ РФ, 2003, № 16, Ст. 1539.

15. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Бюллетень Минтруда РФ, 2004, № 5.

16. Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»//РГ, 2003, № 235.

17. Басаков М.И. Делопроизводство: Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. -М.: Норма,2007. - 290 с.

18. Боева Л.П., Т.А. Покладова, С.А. Чирков Комментарий к ФЗ от 15 декабря 2001 г. № 166-ФЗ "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации" (постатейный) (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2006)//СПС Консультант Плюс.

19. Гусева Т.С. «Конституционное право на социальное обеспечение и роль государства в его реализации»//Конституционное и муниципальное право. - 2007. - № 18. - 120 с.

20. Камышев А.П. Основы документационного обеспечения управления. М:. Дело и сервис,2007. - 230 с.

21. Кирсанова М.В. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. -Москва- Новосибирск,2007. - 280 с.

22. Петров А.Н. Государственные пенсии в РФ: практический справочник. М.: ГроссМедиа, 2007. - 290 с.

23. Пономарева Н.Г. Как избежать ошибки в кадровом делопроизводстве. М.: Инфра-М, 2005. - 180 с.

24. Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. - М.: Норма, 2003. - 240 с.

25. Сергеева Т.Ю. Все о пенсиях. 2005//СПС Консультант Плюс.

26. Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство. Конспект лекции. - Москва,2006.- 144 с.

27. Чвягина В. «Документирование трудовых правоотношений на предприятии»// Финансовая газета, 2006, № 38, 120 с.

28. Фирстова С.Ю. Старый трудовой стаж и новая пенсия. - М.: Альфа-Пресс, 2005. - 344 с.



ПРИЛОЖЕНИЕ 1

УТВЕРЖДАЮ

Начальник ГУ- Главного

Управления ПФР №7 по г. Москве

и Московской области

Н.И. Пащенко

«____»_________________2005г.

ПОЛОЖЕНИЕ

об Отделе автоматизации

Управления №3

ГУ - Главного Управления ПФР №7 по г. Москве и Московской области

1. Общие положения

1.1. Отдел автоматизации (далее - Отдел) является структурным подразделением Управления ПФР №3 ГУ-ГУ ПФР №7 по г. Москве и Московской области.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, федеральными законами, иными нормативными актами, постановлениями и распоряжениями Правления ПФР, приказами Исполнительной дирекции ПФР, распоряжениями и указаниями руководства ГУ - Отделения ПФР по г. Москве и Московской области, руководства ГУ - Главного Управления ПФР №7 по г. Москве и Московской области, а также настоящим положением.

1.3. Структура и штатная численность отдела утверждается начальником ГУ - Главного Управления ПФР №7 по г. Москве и Московской области, а также настоящим положением.

1.4. Отдел автоматизации осуществляет взаимосвязь с другими отделами Управления на основании существующей структуры Управления и технологии работы отделов в части программного и технического обслуживания, обучения взаимного представления информации, необходимой для повышения качества, производительности труда и эффективной работы всего Управления.

2. Основные задачи отдела

2.1. Основными задачами отдела автоматизации являются:

- достижение максимально автоматизированного технологического процесса;

- обеспечение защиты информации при ее создании, обработке и передаче;

- организация защиты информации при ее создании, обработке и передаче.

3. Функции отдела.

3.1 Осуществление комплекса мероприятий по техническому обеспечению работы вычислительной техники и оргтехники, эксплуатируемой в Управлении, организация ремонта и профилактического обслуживания, приобретение вычислительной техники, комплектующих и расходных материалов;

3.2. Осуществление комплекса мероприятий по системному и программному обслуживанию вычислительной техники;

3.3. Участие в разработке технологии работы Управления и внедрение современных информационных технологий в условиях автоматизации;

3.4. Обобщение и передача информации о практике использования программного и аппаратного обеспечения в Отделение ПФР по г. Москве и Московской области;

3.5. Организация получения, обработки, хранения и передачи информации по каналам электронной связи;

3.6. Организация и проведение деловых переговоров, участие в подготовке договоров, связанных с приобретением и обслуживанием средств вычислительной техники, оргтехники, расходных материалов и комплектующих;

3.7. Организация учета и обслуживания средств вычислительной техники, хранения и использования комплектующих и расходных материалов;

3.8. Осуществление мер по сохранению и администрированию баз данных по направлениям работы отделов в Управлении;

3.9. Адаптация программного обеспечения применительно к технологическому процессу, реализованному в Управлении;

3.10. Организация разработки прикладного программного обеспечения применительно к технологическому процессу, реализованного в Управлении;

- проведение обучения и консультаций сотрудников Управления по эксплуатации программного и аппаратного обеспечения;

- осуществление комплекса мероприятий по обеспечению защиты информации и контроль за выполнением требований в соответствии с нормативными документами;

- выполнение требований законодательных, нормативных, правовых и иных документов, определяющих средства, методы совершенствования системы защиты, обработки, передачи и предоставления конфиденциальной информации и ограничения доступа к ней;

- организация и проведение работ по внедрению средств защиты информации, выявлению конфиденциальной информации ее документальному оформлению в виде перечней сведений, подлежащих защите;

- организация использования антивирусных программ на всех СВТ и других средств безопасности работы на рабочих станциях и в сетях.

4. Права отдела

Сотрудники отдела автоматизации имеют право:

4.1. Указать любому сотруднику Управления на некорректную эксплуатацию программного и аппаратного обеспечения;

4.2. Контролировать сотрудников Управления в соблюдении инструкции по обработке информации в соответствии с утвержденной технологией;

4.3. Контролировать работу сотрудников в соблюдении режима защиты информации Управления;

4.4. Принимать участие в совещаниях по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

4.5. Запрашивать от отделов ГУ - Главного Управления ПФР №7 по г. Москве и Московской области материалы, необходимые для принятия решений по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5. Руководства отдела.

5.1. Руководство отделом осуществляет начальник отдела автоматизации, который устанавливает служебные обязанности с функциональными признаками, а в его отсутствие - заместитель начальника отдела.

5.2. В состав отдела входят:

- группа сопровождения программного обеспечения и баз данных;

- группа диагностики и обслуживания средств вычислительной техники;

- группа администрирования локальной сети.

Начальник Управления № Бушина М.В.

ГУ - Главного Управления ПФР №7

По г. Москве и Московской области



ПРИЛОЖЕНИЕ 2

«УТВЕРЖДАЮ»

Управление №3 ГУ - Главного Управления

ПФР №7 по г. Москве и Московской области

_______________________ Анкудинова Н.А.

«___» _________________________2007_г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Главного специалиста-эксперта отдела выплаты пенсий Управления №3

ГУ - Главного Управления ПФР №7 по г. Москве и Московской области

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1. На должность главного специалиста-эксперта отдела выплаты пенсий назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование по специальности, соответствующей функциям и конкретным задачам, необходимым для исполнения своих должностных обязанностей.

1.2. Главный специалист-эксперт ОВП должен иметь не менее трех лет работы в системе Пенсионного фонда РФ или не менее четырех лет стажа работы по специальности.

1.3. Главный специалист-эксперт отдела ВП Управления назначается на должность и освобождается от должности приказом начальника ГУ-Главного Управления ПФР № 7 по г. Москве и Московской области по предложению начальника Управления №3.