Финансовая служба предприятий: значение, эффективное управление

1.1 Сущность финансовой службы предприятия, ее структура

Финансовую работу на предприятиях осуществляют специальная финансовая служба или бухгалтерия.

Назначение финансовой службы:

обеспечение производственно-коммерческой деятельности денежными ресурсами, т. е. постоянной платежеспособности предприятия и ликвидности ей баланса;

обеспечение роста доходности активов (имущества), собственного капитала и продаж;

осуществление расчетов и выполнение финансовых обязательств перед государством и партнерами (юридическими и физическими лицами);

разработка оперативных (текущих) и долгосрочных финансовых планов (бюджетов);

контроль над рациональным движением денежных ресурсов (денежными потоками).[1, с.102]

Руководитель финансовой службы несет ответственность за финансовое состояние предприятия, за оперативное управление всеми видами финансовой работы, включая и регулирование денежных потоков (притока и оттока денежных средств). Финансовая служба тесно взаимодействует с ведущими производственно-коммерческими подразделениями акционерной компании.

Финансовой службы предприятий осуществляет надзор над всей кредитной системой, является орудием кредитно-денежной политики предприятий и концентрирует временно свободные или обязательные резервы других предприятий, кредитуют преимущественно предприятия и коммерческие организации.

Финансовая служба с бухгалтерской позиции - это центр затрат, а потому развитие финансовой службы означает увеличение затрат компании. С управленческой позиции смысл существования есть только у проектов с положительным чистым денежным потоком, который однозначно и прозрачно можно проконтролировать. Финансовая служба предприятия, выступающая в роли бизнес-проекта, не исключение. Следовательно, развитие финансового подразделения представляет собой вложение средств в деятельность финансовой службы, результат которой превышает плату за инвестированный капитал. Возможно, что в положительный чистый денежный поток предприятия в целом именно финансисты вносят отрицательный вклад. Если упразднить службу финансового директора, то чистый денежный поток вряд ли улучшится, несмотря на то, что затраты сократятся.

Основной источник дохода - привлечение финансирования по ценам ниже, чем доступно среднему предприятию - представителю той же отрасли на рынке финансовых ресурсов. Это заработок на стороне пассивов баланса.

Структура финансовой службы обуславливается в первую очередь конкретными задачами развития компании, для решения которых должна быть разработана финансовая стратегия. Это определяющие факторы для формирования в составе финансовой службы тех или иных подразделений, оптимизации ее структуры.

Структура финансовой службы может быть представлена финансовым департаментом со следующими структурными подразделениям: бухгалтерией, аналитическим отделом, отделом финансового планирования, отделом оперативного управления, инвестиционным отделом.[2, с.54]

При такой организации финансовой службы каждый отдел выполняет определенные функции, а общее руководство финансовым менеджментом осуществляет финансовый директор, который не только определяет политику и общее направление развития организации в области финансов, но и обеспечивает соблюдение законодательства, регулирующего финансовую деятельность организации, разрабатывает принципы, методологию и формы управления финансами организации, обеспечивает общее руководство финансовым планированием, занимаемся подготовкой аналитических отчетов руководству предприятия для принятия стратегических решений в области финансов и др.

Финансовая бухгалтерия занимается ведением бухгалтерского учета и формированием публичной финансовой отчетности в соответствии с установленными стандартами и требованиями.

Аналитический отдел занимается анализом и оценкой финансового состояний организации, выявляет резервы повышения эффективности производственно-хозяйственной и финансовой деятельности и разрабатывает мероприятия по улучшению финансового состояния предприятия. В его задачи может входить также прогнозирование финансовых показателей исходя из конъюнктуры рынка, деятельности предприятий-конкурентов и контрагентов и др.

Отдел финансового планирования осуществляет планирование финансовой деятельности организации на предстоящий период, разрабатывает финансовую стратегию финансирования организации, составляет отчеты о выполнении планов. Финансовой деятельности организации, осуществляет налоговое планирование и др.

Отдел оперативного управления производит сбор накладных, счетов, отслеживает их оплату, а также своевременности и полноту получения причитающихся организации средств от предприятий-контрагентов, страховых организаций и т.п., осуществляет контроль за полной и своевременностью уплаты налогов и сборов в бюджет и внебюджетные фонды, обеспечивает взаимоотношения с банками по расчетно-кассовому обслуживанию, участвует в решении споров между контрагентами предприятия, государством по уплате штрафов, неустоек, начисления пени и других мер экономического воздействия на организацию, вытекающих из условий договоров и законодательства, регулирующего деятельность хозяйствующих субъектов.

Отдел по работе с инвестициями занимается разработкой общей инвестиционной политики организации, осуществляет анализ и отбор инвестиционных предложений, проводит анализ эффективности инвестиционных проектов, организует разработку инвестиционных и инновационных проектов, готовит предложения об эмиссии ценных бумаг, о покупке ценных бумаг других эмитентов, осуществляет управление инвестиционным портфелем организации, принимает участие в работе валютных и фондовых бирж с целью обеспечения нужд организации в рублевых и валютных средствах и др.[3,c.41]

У финансово-экономической службы любой компании есть некие базовые функции (бюджетирование, управленческий учет, внутренний контроль, составление финансовой отчетности) и есть дополнительные. Последние могут различаться в зависимости от приоритетов текущего этапа развития компании. Если она активно развивается, то приоритетом станет привлечение финансирования, и могут потребоваться кредитный отдел, появиться функция анализа и контроля реализации инвестиционных проектов. Если имеется значительный свободный денежный поток, а крупных инвестиционных проектов нет, то повысится роль казначейства (или его потребуется создать), поскольку временно свободные денежные средства нужно разместить с максимальной выгодой для компании.

Структура финансовой службы предприятия представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Структура финансовой службы [3, c. 43]

Финансовый блок с четким выделением функциональных подразделений (учет, управление финансами, управление затратами) дает возможность лучше координировать действия персонала и не требует высоких административных расходов, однако не всегда позволяет эффективно решать задачи, лежащие за рамками этих функций.[4,c.74]

Структура финансовой службы с выделением блока, в котором сосредоточены функции управленческого учета, стратегического финансового управления, и блока, где осуществляется оперативное финансовое управление, включая платежи и текущие финансовые операции, оптимальна, но требует наличия высокопрофессиональных руководителей отделов одинакового ранга.

Функции финансовой службы определены в документах, регламентирующих деятельность финансовой службы, ее подразделений и сотрудников.

1.2 Задачи и функции финансовой службы предприятия

Рассмотрим задачи, которые решает финансовый директор. Именно из этого следует исходить, определяя функции финансовой службы компании и включая в состав финансовой службы то или иное подразделение.

Финансовый контроллинг. Контроллинг можно охарактеризовать как систему определения целей, прогнозирования и планирования, установления механизмов и инструментов достижения поставленных задач, а также проверки того, насколько успешно они выполнены. Эту работу, как правило, выполняет отдел финансового контроллинга, или планово-экономический отдел. При определении функций сотрудников этого подразделения следует помнить, что система контроллинга держится на «четырех китах»: учете, анализе, планировании и организации бизнес-процессов, относящихся к компетенции финансового директора.

Казначейская функция. К компетенции казначейства компании обычно относится текущее управление денежными потоками, определение очередности платежей, порядка взаиморасчетов, валютообменные операции, а также контроль платежей и остатков на счетах компаний внутри периметра группы, если речь идет о холдинге. Чаще всего казначейство выделяется в отдельное подразделение в крупных и средних компаниях, в небольших фирмах соответствующие функции выполняют один или несколько сотрудников (например, менеджер по работе с банками).

Привлечение финансирования. Для привлечения финансирования и выбора наиболее выгодного способа размещения временно свободных средств в рамках финансовой службы может создаваться отдел финансирования (кредитный отдел). Однако во многих компаниях функция привлечения и размещения денежных средств нередко также находится в сфере ответственности казначейства. При этом деятельность данных подразделений не ограничивается только лишь выбором надежного банка и получением кредитов на приемлемых для компании условиях. Они нередко проводят работу по замещению кредитных линий на банковские гарантии с отсрочкой платежа, выпуску ценных бумаг (векселей и облигационных займов), внедрению факторинга.

Нормирование. Нормирование, так или иначе, затрагивает различные сферы деятельности компании. Это может быть нормирование затрат, показателей, характеризующих состояние оборотных активов, и пр. И если руководитель компании играет роль некоего ускорителя бизнеса, то финансовый директор - владелец процесса «нормирование» - выступает как ограничитель, поскольку его задача - не позволить компании шагнуть за пределы своих возможностей. В процессе нормирования функции подразделений финансовой службы могут быть распределены по-разному. Например, за нормирование затрат может отвечать как бухгалтерия, так и отдел управленческого учета (нередко совместно с производственными подразделениями); за нормирование оборотных активов - тот же отдел контроллинга.

Экспертиза инвестиционных проектов. Разработкой инвестиционного проекта занимается исключительно менеджер проекта, инвестиционный блок (например, отдел капитального строительства) или блок развития компании, а в компетенции финансового директора находится оценка того, насколько проект рискованный и какую прибыль он может принести компании в ближайшем или отдаленном будущем. В этом случае в лице финансового директора генеральный получает консультанта и одновременно контролера инвестиционной политики компании.

Организация и ведение бухгалтерского и налогового учета. Данная функция не требует особых пояснений. Отметим только, что ответственность за представление налоговой, финансовой и статистической отчетности в контролирующие органы лежит на главном бухгалтере. Его действия сосредоточены на том, как правильно рассчитать налоги в рамках действующей системы налогового учета. Финансовый директор отвечает за формирование учетной и налоговой политики, которые тесно связаны с налоговым планированием.

Разработка и внедрение финансово-правовой схемы деятельности компании. За реализацию этой функции отвечает как финансовый блок компании, так и юридический. Иногда компании формируют договорно-коммерческий отдел, но так или иначе финансовая служба принимает активное участие в договорной работе.[2.c.43]

Таким образом, финансовая служба предприятия необходима для обеспечения деятельности корпорации денежными средствами, роста доходности активов собственного капитала и продаж, для осуществления расчетов и обязательств, для разработки оперативных и долгосрочных планов, для осуществления контроля над рациональным движением денежных ресурсов. Функциями финансовой службы корпорации является контроллинг, казначеская функция, привлечение финансирования, нормирование, экспертиза инвестиционных проектов, разработка и внедрение финансово-правовой схемы деятельности предприятия.

2 Основные направления работы финансовой службы на предприятии

2.1 Финансовое планирование на предприятии

Финансовый директор использует следующие методы управления предприятия: планирование, самофинансирование, кредитование, страхование, самострахование (образование резервов), налогообложение, систему безналичных расчетов, систему амортизационных отчислений, финансовые поощрения и санкции, трастовые, залоговые, лизинговые факторинговые и иные операции. Перечисленные методы предполагают использование специальных приемов управления корпоративными финансами: кредиты, займы, процентные ставки, дивиденды, котировки курса ценных бумаг и валют, дисконт и др.

Финансовая работа на предприятии осуществляется по трем основным направлениям. Это:[5, с.556]

1. Финансовое планирование (бюджетирование доходов, расходов и капитала).

2 Оперативная (текущая) деятельность по управлению денежным оборотом,

3. Контрольно-аналитическая работа.

Финансовое планирование заключается в разработке и анализе выполнения различных видов финансовых планов (бюджетов), которые составляют по структурным подразделениям (центрам ответственности) и по предприятию в целом. Для организации системы бюджетирования создаются следующие центры ответственности:

по доходности, включая управление коммерческой и маркетинговой деятельностью;

по расходам, включая управление производством, снабжением и ремонтом основных средств;

по прибыли, включая управление финансовой деятельностью;

по инвестициям, куда входит управление техническим развитием и персоналом предприятия.

Четкое определение состава центров ответственности позволяет интенсивно внедрять систему финансового планирования и прогнозирования.

Система бюджетирования доходов, расходов и инвестиций на предприятиях приводится в Приложении 1.

Бюджеты подразделяется на операционные и финансовые. В состав операционных бюджетов включают:

бюджет продаж;

бюджет производства;

бюджет производстве иных запасов;

бюджет затрат на материалы и энергию;

бюджет расходов на оплату труда;

бюджет амортизационных отчислений;

бюджет общепроизводственных расходов;

бюджет коммерческих расходов;

бюджет управленческих расходов;

бюджет доходов и расходов (прогноз отчета о прибылях и убытках). Финансовые бюджеты:

бюджет движения денежных средств;

бюджет по балансовому листу (прогнозного баланса активов и пассивов);

бюджет формирования обе ротных активов н источников их финансирования;

капитальный (инвестиционный) бюджет.

Бюджеты могут классифицироваться также по следующим признакам:

по периодичности составления - пер м мсчиодический и постоянный (стабильный);

по способу расчета показателей - базирующийся на данных истекших периодов и разрабатываемый «с нуля»;

по учету влияния изменений - фиксируемый, изменяемый и многовариантный.

Многие предприятия составляют бюджеты по центрам финансового учета центрам прибыли, затрат и профит-центрам.

Центр финансового учета - объект финансовой структуры предприятия, включающий одно или несколько подразделений, деятельность которых может быть выражена способом управленческого учета (независимо от других подразделений).

Центры финансового учета могут включать объекты трех типов:

влияющие на доходность предприятия (статьи бюджета доходов и расходов);

воздействующие на его платежеспособность (статьи бюджета движения денежных средств);

влияющие на развитие предприятия (статьи капитального бюджета). Для разработки бюджетов используют следующую информацию:

прогнозные данные о выручке от продажи продукции (работ, услуг);

данные по переменным производственным издержкам в разрезе каждой товарной группы;

обобщенные данные по постоянным издержкам с распределением их по отдельным видам, что позволяет обоснованно оценить рентабельность отдельных изделий;

прогнозные данные об удельном весе бартерного обмена, взаимозачетов в общем объеме выручки от реализации продукции;

прогнозы, касающиеся налоговых платежей, взносов в государственные социальные внебюджетные фонды» банковских кредитов и возможностей их погашения;

данные о производственном потенциале предприятия (состав и структура основных средств, уровень их физического износа, коэффициенты выбытия и обновления, фондоотдачи и рентабельности);

прогноз объема капиталовложений и источников их финансирования;

прогноз состава и структуры оборотных активов, величины их прироста и источников финансирования, показателей оборачиваемости и доходности оборотных активов и др.

Первоочередные действия для перехода к бюджетному управлению:

1. Анализ экономического потенциала (ресурсного и финансового).

2. Внедрение управленческого учета и отчетности.

3. Учет персонала.

4. Построение системы финансового управления, т. е. выделение цент ров финансового учета.

5. Подготовка операционных и финансовых бюджетов и соответствующей отчетности для контроля их исполнения.

Управление бюджетированием начинают с назначения директора по бюджету. Директором по бюджету обычно назначают финансового директора (вице-президента по экономике и финансам в акционерном обществе). Он выступает в качестве штатного эксперта и координирует деятельность отделов и служб предприятия. Директор по бюджету руководит работой бюджетного комитета, состоящего из специалистов верхнего звена управления предприятием. Комитет по бюджету - постоянно действующий орган» который занимается проверкой стратегических и финансовых планов, дает рекомендаций и разрешает спорные вопросы, возникающие в процессе разработки и утверждения бюджетов. В западных предприятиях подобное структурное подразделение называют «группа стратегического планирования» или «группа финансового анализа и планирования».

В состав консолидированного (сводного) бюджета предприятия включают:

исходные прогнозные данные (объемы производства и реализации продукции, капиталовложений и др.);

сводный бюджет по доходам и расходам. Бюджет расходов включает локальные бюджеты производственных, коммерческих, управленческих, а также общих затрат по предприятию в целом (полную себестоимость продукции, работ, услуг);

прогноз отчета о прибылях и;

прогноз отчета о движении денежных средств;

прогноз баланса активов и пассивов.

Данный раздел консолидированного бюджета прогнозируют на основе плана продаж (реализации) продукции и плана денежных поступлений из прочих источников. Кроме того, необходимо учесть входные остатки денежных средств на балансовых счетах предприятия: касса, текущие банковские счета, валютные счета, специальные счета в банках, переводы в пути.

Расходный раздел консолидированного бюджета рассчитывают на основе:

бюджета материальных затрат в расчете на производственную программу;

бюджета расходов на электроэнергию;

бюджета фонда оплаты труда;

плана графика налоговых выплат;

плана-графика взносов в государственные социальные внебюджетные фонды;

плана-графика погашения кредитов;

бюджета прочих расходов.

Состав консолидированного (сводного) бюджета доходов и расходов предприятия приведен на рисунке 2.

Рисунок 2 - Состав консолидированного (сводного) бюджета доходов и расходов предприятия [6,c.65]

На практике нередки случаи задержки платежей за отгруженную продукцию либо взаимозачета встречных платежей. В такой ситуации фактическую доходную часть консолидированного бюджета понижают. Поэтому для ликвидации дефицита следует оперативно пересматривать (корректировать) его доходные и расходные статьи. Корректировка бюджета находится в компетенции руководства предприятия.

2.2 Оперативная и контрольно-аналитическая работа финансовой службы

Оперативная финансовая работа заключается в обеспечении регулярных денежных взаимоотношений с партнерами (контрагентами) предприятия:

поставщиками материальных ценностей и услуг (оплата закупок, управление производственными запасами и др.);

покупателями готовой продукции и услуг (получение платежей и управление дебиторской задолженностью);

бюджетное системой государства;

персоналом (оплата труда, социальные и дивидендные выплаты);

банками, страховыми компаниями, инвестиционными фондами и др.;

арбитражным судом в случае возникновении претензий и т д.

Частью оперативной финансовой работы считается также выбор наиболее эффективных способов финансирования предприятия. К таким способам относятся:[7, c. 564]

самофинансирование (в основном за счет собственных средств)

умеренная финансовая политика;

финансирование за счет краткосрочного банковского кредита (агрессивная финансовая политика);

финансирование преимущественно за счет собственных средств и долгосрочных кредитов и займов (консервативная политика);

хеджирование (компенсация активов обязательствами при разном сроке их погашения);

финансирование за счет отсрочки выплат по обязательствам (например, поставщикам).

Однако следует иметь в виду, что законодательством установленном пределы, до которых предприятие может отсрочить выполнение своих финансовых обязательств.

Комбинированное (смешанное) финансирование, сочетающее предметы приведенных выше способов.

В случае использования кредитного финансирования предприятие в состоянии поддерживать обеспеченность полученных ссуд следующими методами:

увеличением доли наиболее ликвидных активов (денежных средств и краткосрочных ценных бумаг);

увеличением сроков, на которые предоставляются банковские кредиты.

Необходимо учитывать, что эти методы приводят к снижению доходности ссудополучателя: в первом случае - из-за вложения средств в низкодоходные активы; во втором - за счет необходимости выплаты процентов по кредитам и займам при наличии собственных средств.

В процессе оперативной финансовой работы осуществляют систематический анализ показателей дебиторской и кредиторской задолженности (по данным квартальной отчетности или Главной книги, а также журналов-ордеров по расчетам с дебиторами и кредиторами) с учетом рекомендуемых значений этих показателей. По результатам такого анализа могут быть приняты следующие решения:

1. Замена не денежной формы расчетов или определение их оптимального (критического) уровня (например, 25-30%).

2. Составление плана графика постепенной ликвидации задолженности по оплате труда;

3. Возможная реструктуризация задолженности перед бюджетной системой.

4 Полная инвентаризация задолженности в целях ее взаимного погашения, реструктуризации или списание безнадежных долгов и невостребованных сумм.

5. Определение штрафных санкций и обращение в арбитражный суд.

Финансовой службе необходимо рассмотреть задолженность, выраженную в векселях, рассчитав при этом дисконтные суммы по ним как для получения, так и для уплаты. Эту работу выполняют совместно с бухгалтерией.

Наиболее общие рекомендации по управлению дебиторской задолженностью включают следующее:

контроль состояния расчетов с покупателями, особенно по отсроченной (просроченной) задолженности;

ориентацию набольшее число покупателей с целью снижения риска неуплаты одним или несколькими крупными контрагентами;

анализ соотношения между дебиторской н кредиторской задолженностью. Превышение суммы расчетов с дебиторами над величиной расчетов с кредиторами создает угрозу финансовой устойчивости предприятия в будущем и приводит к необходимости привлечения дополнительных (как правило, более дорогих) источников финансирования;

использование способа предоставления скидок при досрочной оплате товара (например, покупатель получает 2%-ную скидку с цены товара при его оплате в 10-дневный срок и оплачивает его полную стоимость, начиная с 11-го дня договорного периода);

понижение суммы дебиторской задолженности на величину безнадежных долгов;

отслеживание задолженности по видам продукции для определения невыгодных с точки зрения инкассации денежной наличности товаров;

заключение договоров с покупателями с гибкими условиями сроков и формы оплаты (предоплата, частичная предоплата, передача товара на ответственное хранение до момента оплаты, выставление промежуточного счета на сумму процентов по каждому кредитному договору за период пользования ссудой» а также источники их выплаты с учетом порядка и условий налогообложения прибыли).

Целесообразно также учесть порядок налогообложения курсовых разниц в том случае, если кредит получен в иностранной валюте. Для заемщика имеет значение правильный выбор кредитной организации. При этом следует учитывать; наличие лицензии; размер процентной ставки; способы ее расчета (простым или сложным процентом); формы обеспечения кредита; условия пролонгации кредитов; репутацию банка на кредитном рынке и др.

При определении дивидендной политики необходимо помнить «классическую» формулу: «Курс акции прямо пропорционален дивиденду и обратно пропорционален процентной ставке при досрочных контрактах».

Для выработки кредитной политики финансовая служба осуществляет анализ структуры пассива баланса и определяет уровень соотношения заемных и собственных средств, т. е. коэффициент задолженности, оптимальное значение которого 0,67 (40%: 60%). На основе этих данных предприятие решает вопрос о достаточности собственных средств для финансирования текущей и инвестиционной деятельности, В отдельных случаях предприятию выгодно брать кредиты и при достаточности собственных средств, так как доходность собственного капитала повышается в результате того, что отдача от вложения средств может быть значительно выше, чем процентная ставка за кредит.

Принимая решение о привлечении заемных средств, финансисты предприятия должны разработать план их возврата, определить приемлемую процентную ставку по ним и по альтернативным вложениям капитала. Инвесторы могут высоко оценить стоимость акций предприятия даже без выплаты дивидендов, если имеется достоверная информация о перспективах развития предприятия, причинах снижения выплаты дивидендов или их невыплаты и направлениях реинвестирования чистой прибыли. Западные финансисты полагают, что доля дивидендных выплат в устойчиво работающем предприятии должна составлять не более 30-40%. Остальная доля чистой прибыли (70-60%) должна быть направлена по цели развития предприятия.

Контрольно-аналитическая работа заключается в осуществлении систематического контроля над исполнением консолидированного и локальных бюджетов, над структурой капитала, использованием основных и оборотных средств, платежеспособностью и ликвидностью баланса предприятия. Организует финансовую работу на предприятиях различных форм собственности финансовый директор или главный директор.

2.3 Финансовый контроль как метод управления финансами предприятия