Облік, аналіз і контроль праці та заробітної плати (за матеріалами управління Пенсійного фонду України Октябрського району в м. Полтаві)

Меморіальний ордер №3 Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах ДКУ (форма №382 бюджет)

Використовується для відображення в обліку операцій з надходження на рахунок бюджетної установи доходів та здійснення касових видатків спеціального фонду. Якщо у бюджетної установи є декілька спеціальних реєстраційних рахунків в органах ДКУ, то кожен такий рахунок оформляється окремими меморіальними ордерами. Такі меморіальні ордери нумеруються №3-1, №3-2. Також окремий меморіальний ордер оформлюється для операцій руху коштів спецфонду в іноземній валюті.

Меморіальний ордер №4 Накопичувальна відомість з розрахунками з іншими дебіторами (форма 408 бюджет)

Застосовується для обліку розрахунків з різними підприємствами, установами та організаціями, що є дебіторами даної установи. Якщо розрахунки з дебіторами здійснюються за рахунок коштів спеціального фонду, то такі операції ведуться в окремому меморіальному ордері за цією ж формою.

Меморіальний ордер №5 Зведення накопичувальних відомостей із заробітної та стипендій (форма 405 бюджет)

Меморіальний ордер із заробітної плати та стипендій є зведенням, що складається в установах, де виписується декілька розрахунково-платіжних відомостей ( та складається за підсумками цих відомостей ). Записи в ордері систематизуються за функціональною ознакою,а при нарахуванні заробітної плати і стипендій за рахунок коштів спеціального фонду - систематизуються також і за видами коштів спеціального фонду.

Меморіальний ордер №6 Накопичувальна відомість з розрахунками з іншими кредиторами (форма №409 бюджет)

Використовується для обліку розрахунків з різними підприємствами, установами та організаціями, які є кредиторами даної бюджетної установи. Якщо розрахунки здійснюються за рахунок коштів спеціального фонд, то такі операції ведуться в окремому меморіальному ордері за цією ж формою.

Меморіальний ордер №7 Накопичувальна відомість з розрахунками в порядку планових платежів (форма №420 бюджет)

У даному меморіальному ордері ведеться облік розрахунків за продукти харчування, медикаменти та перев'язувальні засоби тощо, що здійснюються в порядку планових платежів Облік ведеться за кожним постачальником в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Якщо операції за розрахунками в порядку планових платежів здійснюються за рахунок коштів спеціального фонду, то вони ведуться в окремому ордері за даною формою.

Меморіальний ордер №8 Накопичувальна відомість розрахунками з підзвітними особами (форма №386 бюджет)

Застосовується для обліку розрахунків з підзвітними особами (меморіальний ордер ведеться в розрізі кодів економічної класифікації )При здійсненні операцій за рахунок спеціального фонду складається окремий меморіальний ордер за даною формою.

Меморіальний ордер №9 Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів (форма №438 бюджет)

Даний меморіальний ордер використовується для обліку вибуття та переміщення необоротних активів до інших установ та матеріально відповідальних осіб. Загаюй здійснюються за кожним документом із зазначенням матеріально відповідальної особи.

Меморіальний ордер №10 Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення МШП (форма №439 бюджет)

У даному меморіальному ордері ведеться облік вибуття та переміщення МШП до інших установ, організацій та матеріально відповідальних осіб. Записи здійснюються за кожним документом із зазначенням матеріально відповідальної особи.

Меморіальний ордер №11 Зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування (форма №398 бюджет)

Даний меморіальний ордер складається у тому випадку, коли установою складається декілька накопичу вальних відомостей про надходження продуктів харчування. Записи до накопичувальної відомості про надходження продуктів харчування здійснюються за кожним постачальником

Меморіальний ордер №12Зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування (форма №411 бюджет)

Якщо установою складається декілька накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування, то в таких випадках складається даний меморіальний ордер. Меморіальний ордер складається на підставі накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування окремо за кожною матеріально відповідальною особою

Меморіальний ордер №13 Накопичувальна відомість витрачання матеріалів (форма №369 бюджет)

Даний меморіальний ордер використовується для обліку витрачання інших матеріалів, крім продуктів харчування. Записи в меморіальному ордері ведуться (по дебету субрахунків, що кореспондують з матеріальними субрахунками)в розрізі кодів економічної класифікації.

Меморіальний ордер №14 Накопичувальна відомість нарахування доходів спец. фонду бедж. установ (ф. №409 бюджет)

Даний меморіальний ордер використовується для обліку операцій з нарахування доходів за спеціальними коштами та за іншими власними надходженнями. На кожен вид доходів відкривається окремий меморіальний ордер. Нумеруються воні о №14 -1, 14-2 тощо.

Структура плану рахунків наведена в таблиці 1.3.2

Таблиця 1.3.2

Структура планів рахунків

№класу	Найменування	№рахунків, що входять до класу	Кількість синтетичних рахунків
1.	Необоротні активи	10 - 13	4
2.	Запаси	20 - 25	6
3.	Кошти, розрахунки та інші активи	30 - 36	7
4.	Власний капітал	40 - 44	5
5.	Довгострокові зобов`язання	50 - 52	3
6.	Поточні зобов`язання	60 - 69	10
7.	Доходи	70 - 73	4
8.	Витрати	80 - 82	3
	Усього :	-	42
	Позабалансові рахунки	01 - 09

Важливу організаційну роль у господарському обліку відіграє Державний комітет України з статистики, який розробляє та узгоджує з Мінфіном України та Головним управлінням Державного казначейства України форми фінансової звітності.



РОЗДІЛ 2. ОБЛІК ПРАЦІ І ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ

2.1 Праця і зарплата в бюджетних установах і задачі їх обліку, (сутність заробітної плати, форми і системи оплати праці, тарифні ставки, склад фонду оплати праці, планування)

Конституція України гарантує кожному громадянину право на працю, що включає можливість заробляти собі на життя працею, яку він вільно обирає сам, або на яку погоджується.

У сучасних умовах господарювання в Україні відбулися значні зміни відносно праці та її оплати. Під працею розуміють процес свідомої доцільної діяльності людей, у якій вони видозмінюють зовнішню природу, чи людину, опосередковують, регулюють і контролюють обмін речовин між собою і водночас змінюють власну природу. Процес прикладання праці в бюджетній сфері має значні особливості, так як свої особливості має бюджетна сфера, і насамперед - це характер фінансово-економічних відносин у цій сфері діяльності.

Особливими характеристиками праці в бюджетній організації можна виділити такі:

1) у бюджетних установах праця переважно розумова, хоча включає затрати фізичної праці. Це пов'язане тим, що послуги у бюджетній сфері надаються не як річ, а як діяльність;

2) перевага живої праці у складі сукупних затрат: сьогодні видатки на заробітну плату становлять від 60% до 85%;

3) високий рівень кваліфікації працюючих у бюджетній сфері, мається на увазі не просто співвідношення чисельності працівників різних кваліфікаційних груп, а якісна структура кадрів. У таких галузях, як освіта, охорона здоров'я, мистецтво, спеціалістів найвищої кваліфікації нараховується близько 50% від загальної кількості, а в установах Пенсійного фонду майже стовідсотково.

Відповідно до основного нормативного документа щодо визначення і регулювання заробітної плати, а саме Закону України «Про оплату праці», заробітна плата - це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку власник чи уповноважений їм орган виплачує робітникові за виконану роботу. У бюджетних установах фінансування витрат по заробітній платі здійснюється за окремою статтею, яка відповідно до Закону України «Про державний бюджет України» є захищеною. Це означає, що виплати по заробітній платі здійснюються першочергово разом з перерахуванням до фондів обов'язкових платежів.

Держава здійснює регулювання оплати праці шляхом встановлення мінімальної заробітної плати, яка фіксується з урахуванням рівня економічного розвитку, продуктивності праці, середньої заробітної плати і вартості величини мінімального життєвого бюджету. Розмір мінімальної заробітної встановлюється Кабінетом Міністрів України.

Мінімальна заробітна плата - це законодавчо встановлений розмір заробітної плати за просту, не кваліфіковану працю, нижче якого не може бути здійснена оплата за виконану працівником місячну, погодинну норму праці не включаючи доплати, надбавки, заохочувальні та компенсаційні виплати. А також державна, соціальна гарантія, яка є обов'язковою на всій території України для підприємств усіх форм власності і господарювання.

Законом України «Про державний бюджет України на 2008 рік» від 28.12.2007 р. №107-УІ (далі - Закон №107), статтею 59 розділу І встановлено розмір мінімальної заробітної плати за періодами:

01.01.2008 - 515,00 грн.

01.04.2008 - 525,00 грн.

01.10.2008 - 545,00 грн.

01.12.2008 - 605,00 грн.

Зміна розмірів мінімальної заробітної плати впливає на низку показників, важливих для роботи підприємства.

У бюджетних установах основними формами оплати праці є погодинна і відрядна, кожна з яких має свої системи.

Особливістю оплати праці в бюджетних установах є те, що тут майже не використовується відрядна форма оплати праці, тобто застосовується досить рідко.

При погодинній оплаті праці розмір заробітної плати залежить від кількості відпрацьованого часу та кваліфікації працівника, тому в бюджетних установах має перевагу погодинна оплата праці. Вона поділяється на три системи: проста погодинна, погодинно-преміювальна, штатно-окладна.

Проста погодинна система побудована на принципі погодинної оплати: для працюючих встановлюється тверда погодинна ставка. Досить продуктивною і стимулюючою є погодинно-преміальна система, за якою крім заробітку відповідно до посадового окладу, виплачується премія за досягнення відповідних якісних і кількісних показників.

Штатно-окладна система оплати праці кожному працівникові встановлюється місячний посадовий оклад згідно з штатним розписом, посадою, освітою, вченим ступенем, категорією тощо.

В бюджетній сфері виділяються особливості оплати праці працюючих залежно від різних профілів установ. Ці особливості регулюються відповідними нормативними документами.

Джерелом виплати заробітної плати можуть бути як бюджетні, так і позабюджетні кошти.

Відповідно до ст. 2 Закону України «Про оплату праці» фонд оплати праці містить три складові:

1) основна заробітна плата - це винагорода за виконану роботу відповідно до встановлених норм праці. Вона встановлюється у вигляді тарифних ставок (окладів), відрядних розцінок для працівників і посадових окладів для службовців. Основними елементами основної заробітної плати працівників бюджетних установ є заробітна плата, нарахована за відпрацьований час за тарифними ставками, посадовими окладами чи за середнім заробітком залежно від форм і систем оплати праці.

2) додаткова заробітна плата - це винагорода за працю понад встановлені норми, за трудові успіхи, складність та напруженість, винахідливість, а також за особливі умови праці. До неї належать доплати і надбавки щодо тарифних ставок, посадових окладів в розмірах передбачених чинним законодавством (за високу майстерність, персональні надбавки, за високі досягнення в праці, за знання і використання іноземної мови, за суміщення професій, за роботу в шкідливих умовах, інші надбавки і доплати); премії працівникам за виробничі показники, винагорода за вислугу років, стаж роботи; оплата у вихідні та святкові дні; понаднормовий час; оплата щорічних та додаткових відпусток відповідно до законодавства; грошові компенсації за невикористані відпустки; оплата навчальних відпусток.

3) інші заохочувальні та компенсаційні виплати - це виплати у формі винагород за підсумками роботи за рік, премії за спеціальними системами і положеннями, компенсаційні й інші грошові та матеріальні виплати, які не передбачені чинним законодавством або які проводяться понад встановлені зазначеними актами норми.

Всі види заробітної плати утворюють фонд заробітної плати, який використовується у строгій відповідності до його цільового призначення в межах сум передбачених кошторисом.

Всі види заробітної плати утворюють фонд заробітної плати, який використовується у строгій відповідності до його цільового призначення в межах сум передбачених кошторисом.

Структуру фонду оплати праці наведено на малюнку 2.1.1.

Відповідальність за правильне планування та використання коштів фонду оплати праці покладено на керівника установи і головного бухгалтера.

Найбільшу частину всіх видатків, які здійснюються бюджетною організацією є видатки на оплату праці.

Фінансування видатків на оплату праці працівників бюджетних організацій проводиться в межах асигнувань, які заплановані кошторисом доходів та видатків на ці цілі. Планування видатків на оплату праці при складанні кошторису проводиться згідно вимогам Порядку №17. Фонд заробітної плати робітників штатного складу планується і враховується по коду економічної класифікації видатків 1110 «Оплата праці робітників бюджетних установ».

Размещено на http://www.allbest.ru/

Малюнок 2.1.1 Структура фонду оплати праці

Основними документами, які визначають порядок оплати праці працівників бюджетних організацій є:

1. Інструкція про оплату праці і розміри ставок заробітної плати професорсько-викладацького складу вищих учбових закладів, затверджена наказом Міністерства освіти України від 02.04.1993р. №90 / із змінами та доповненнями/;

2. Умови оплати праці працівників закладів охорони здоров'я і управлінь соціального захисту населення, затвердженим наказом Міністерства праці і соціальної політики України, Міністерства охорони здоров'я України від 06.04.2001 р. №161/137;

3. Наказ Міністерства культури і мистецтва України від 19.04.2001 р. №204, із змінами та доповненнями «Про упорядковування умов праці працівників бюджетних установ, закладів і організацій культури »

4. Постанова кабінету Міністрів України від 07.02.2001 р. №134, із змінами та доповненнями «Про упорядкування умов оплати праці працівників управлінь, закладів і організацій окремих підрозділів бюджетної сфери»,

5. Постанова Кабінету Міністрів України від 14.08.2001 р. №1045 «Про підвищення посадових окладів (ставок заробітної плати) і по часової оплати праці працівників закладів освіти»;

6. Положення про порядок виплати надбавок за стаж в науковій сфері, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 22.06.1999 р. №1110;

7. Постанова Кабінету Міністрів України від 13.12.1999 р. №2288 Про упорядкованість умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, місцевого самоврядування і їх виконавчих органів, органів прокуратури, судів і других органів”.

2.2 Облік персоналу бюджетної установи

Штатний розпис - це перелік і кількість посад, затверджених вищестоящою організацією.

Особовий склад працюючих визначається структурою штатних працівників бюджетної установи. За функціональним призначенням персонал такої установи поділяють на три групи:

1) персонал основної діяльності;

2) адміністративно-управлінський;

3) допоміжний обслуговуючий.

До персоналу основної діяльності належать працівники, на яких покладено виконання головних функцій у загальній системі розподілу праці відповідної бюджетної установи.

Завдання адміністративно - управлінського персоналу полягає у забезпеченні керівництва та раціонального функціонування установи.

Допоміжний обслуговуючий персонал виконує функцію обслуговування працівників двох попередніх категорій і сприяє, таким чином, кращому виконанню функцій, закріплених за зазначеною установою чи організацією.

Загальна чисельність працівників бюджетної установи називається списковою чисельністю, або штатним складом.

В управлінні ПФУ Октябрського району в м. Полтаві загальна чисельність працівників складає 82 чоловіки. Склад працівників управління наведено в таблиці 2.2.1.

Таблиця 2.2.1

Склад працівників управління ПФУ Октябрського району в м. Полтаві

Працівники	Фактична чисельність	По штатному розпису
Начальник управління	1	1
Перший заступник начальника управління	1	1
Заступник начальника управління - начальник відділу	3	3
Начальник відділу	3	3
Заступник начальника відділу	5	5
Завідувач сектору	2	2
Головний спеціаліст - програміст	2	2
Головний спеціаліст	26	26
Головний спеціаліст з кадрів	1	1
Головний спеціаліст-юрисконсульт	1	1
Провідний спеціаліст	31	31
Спеціаліст І категорії	3	3
Оператор комп'ютерного набору	1	1
Завгосп	1	1
Прибиральниця	1	1
Всього:	82	82



Облік особового складу покладено на відділ кадрів, який оформляє прийом, переведення та звільнення працюючих. Інспектор по кадрах після прийняття нового працівника на роботу формує на нього особову справу.

До основних документів з обліку кадрів (персоналу) належать:

1) особова картка за формою №П-2, затверджена Наказом №277; (Додаток Б)

2) особова справа (ведеться на керівників, фахівців і матеріально відповідальних працівників). (Додаток В)

Іншими обліковими документами є штатно-посадова книга, алфавітна книга, книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів, книга обліку руху трудових книжок, графік відпусток, книга обліку відпусток.

На всіх робітників і службовців, прийнятих на постійну, тимчасову або сезонну роботу, заводяться особові картки, необхідні для аналізу складу й обліку руху кадрів.

Особові картки заповнюються на підставі опитування працівників і відповідних документів паспорта, трудової книжки, документів про освіту, військового квитка. заповнюються особова картка працівником відділу кадрів, інспектором по кадрах або особою, якій наказом керівника поставленого за обов'язок ведення кадрового діловодства, в одному примірнику, від руки або на друкарській машинці. Усі записи в особовій картці формулюються повністю без скорочень.

На лицевому боці картки вказуються повне найменування підприємства, номер особової картки (той номер, під яким узята на облік трудова книжка працівника у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них), табельний номер, а у графі «Алфавіт» - початкова літера прізвища працівника.

До розділу 1 «Загальні відомості» заносяться біографічні й облікові дані працівника:

1) прізвище, ім'я по батькові;

2) рік, місяць, число народження ;

3) місце народження;

4) сімейний стан, одружений (неодружений), а потім записуються дані про членів сім'ї, які проживають разом з працівником, і дати їх народження;

5) домашня адреса;

6) серія і номер паспорта, найменування органу, що видав паспорт і дата його видачі.

У пункті «Освіта» у підпункті «а» вказується:

1) «вища» - для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади;

2) «незакінчена вища» - для осіб, які закінчили три повних курси вищого навчального закладу;

3) «середня спеціальна» - для осіб, які закінчили технікуми, педагогічні, медичні, культурно-освітні і прирівняні до них навчальні заклади;

4) «неповна середня» - для осіб, які закінчили 9 класів загальноосвітньої школи;

5) «початкова» - для осіб, які закінчили неповну середню або початкову школу, указується, скільки класів закінчили.

Підпункт «б» заповнюється тільки на фахівців з вищою і середньою освітою. Відповідно до диплома записується повне найменування і дата закінчення вищого або середнього спеціального навчального закладу.

Спеціальність і кваліфікація працівників указується відповідно до диплома. Також записується номер і дата видачі диплома.

У рядку «Загальний стаж роботи» вказується загальний стаж роботи, що обчислюється з дати початку трудової діяльності, включаючи навчання у вищих та середніх закладах, технічних та професіонально-технічних училищах, на курсах підготовки, підвищення кваліфікації і перекваліфікації кадрів, в аспірантурі а також інші періоди, передбачені статтею 56 Закону про пенсійне забезпечення зі змінами і доповненнями.

У пункті 8 «Безперервний стаж роботи» вказується дата, з якої обчислюється безперервний стаж роботи при виплаті допомоги по державному соціальному страхуванню.

Потім в особовій картці записується останнє місце роботи, посада і причина звільнення з останнього місця роботи.

Після заповнення особової картки прийнятий на роботу ставить підпис і дату заповнення картки в кінці розділу І.

Розділ ІІ особової картки «Відомості про військовий стаж» заповнюються на військовозобов'язаних і призовників відповідно до інструкції з обліку військовозобов'язаних, яку кадрова служба або працівник, відповідальний за кадрове діловодство, отримує в районному (міському) військкоматі за місцем знаходження підприємства. Дані для заповнення беруться з військового квитка працівника.

На зворотному боці особової картки вміщені розділ ІІІ «Призначення і переведення», розділ ІУ «Відпустки» і розділ У «Додаткові відпустки».

Перший запис у розділі ІІІ здійснюється при оформленні працівника на роботу відповідно до наказу.Надалі тут указуються переведення на нову роботу, зміни посади, кваліфікації, розміри посадового окладу. З кожним записом про призначення, переміщення і звільнення працівника ознайомлюють під розписку в останній графі розділу ІІІ особової картки. Усі записи із цього розділу переносяться до трудової книжки працівника.

До розділу ІУ заповнюються всі види відпусток - основна, додаткова, без збереження заробітної плати - із вказівкою виду відпустки за який період вона надається, дати початку і дати закінчення відпустки з посиленням на номер і дату наказу про надання відпустки. Крім перерахованих в особову справу включаються й інші документи, що надаються при прийманні на роботу певними категоріями фахівців:

список наукових праць та винаходів;

виписка з протоколу засідання ради інституту (для наукових співробітників і викладачів вузів, які беруть участь у конкурсі на заміщення вакантних посад);

виписка із протоколу зборів учасників товариства з обмеженою відповідальністю (для керівників, які затверджуються зборами учасників ТОВ).

Також в особову справу включаються документи, що підтверджують зміни анкетно-біографічних даних (копія свідоцтва про шлюб), характеристики, накази про переведення на іншу постійну роботу, відомості про нагородження, заохочення і дисциплінарні стягнення, копії документів, що підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування.

Особовий лист з обліку кадрів (додаток А) містить біографічні відомості про працівника, його освіту, роботу, що виконується з початку трудової діяльності, сімейний стан.

Особовий лист заповнюється від руки самим працівником при вступі на роботу. При заповненні особового листа працівник повинен давати повні відповіді, не допускаючи скорочень, прочерків, виправлень, відповідно до записів у паспорті, трудовій книжці, військовому квитку, документах про освіту.

Приймаючи особовий лист від працівника, який поступає на роботу, працівник кадрової служби повинен перевірити повноту його заповнення і правильність указаних відомостей відповідно до пред'явлених документів.

Працівник відділу кадрів зобов'язаний стежити за станом ведення особових справ і своєчасно вносити зміни в облікові дані працівника, які відображаються в доповненні до особового листка з обліку кадрів. Усі документи, що належать до особової справи у міру надходження (у хронологічному порядку) підшиваються в папку встановленого зразка. На її обкладинці вказується порядковий номер який відповідає номеру у штатно-посадовій книзі. Особові справи співробітників підприємства видаються у тимчасове користування певним посадовим особам, які визначаються керівником підприємства.

Особові справи зберігаються у відділі кадрів у сейфі, як документи суворої звітності, окремо від трудових книжок, при звільненні працівника передаються на архівне збереження.

На всіх підприємствах, установах, організаціях ведеться штатно-посадова книга, яка складається на підставі штатного розкладу. В якій фіксується яка кількість одиниць зайнята. У книзі записується прізвище, ім'я, по батькові працівника, який займає певну посаду, його кваліфікаційна категорія, посадовий оклад, фіксується номер наказу про приймання цього працівника на роботу (про переведення, звільнення).

Штатно-посадова книга повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена підписом керівника підприємства і печаткою.

Графік відпусток складається на підприємстві перед початком кожного року, відповідно до статті 79 КЗпП.

При складанні графіка враховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників і наявність можливостей. Графік погоджується з профкомом, затверджується керівником і вивішується на видному місці для загального ознайомлення. Книга обліку відпусток містить дані про всі види відпусток, що надаються працівнику. Указується прізвище працівника, якому надається відпустка, вид відпустки, дата початку і закінчення відпустки, номер і дата наказу.

Працівникам, які вперше прийняті на роботу і відпрацювали на підприємстві більше п'яти днів оформляється трудова книжка та присвоюється табельний номер, який наводиться в усіх документах з обліку заробітної плати.

Трудова книжка - це основний документ при трудову діяльність робітників та службовців.

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них за формою №П-9 і Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них за формою №П-10 затверджені Наказом 277. Облік бланків трудових книжок і вкладишів до них, веде бухгалтер. До книги обліку вносяться всі операції, пов'язані з отриманням і видачею бланків трудових книжок і вкладишів до них. Відповідно до п.3 Постанови №301, бланки трудових книжок зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою під звіт особи, яка відповідає за ведення трудових книжок.

У книзі обліку трудових книжок і вкладишів до них за формою №П-10 реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при працевлаштуванні, а також нововидані трудові книжки і вкладиші до них із вказівкою серії і номера. При звільненні працівника робиться відмітка про видачу трудової книжки працівнику під розписку.

Книги обліку за формами №П-9 і №П-10 повинні бути пронумеровані, прошнуровані, скріплені підписом керівника і печаткою підприємства.

Первинні документи використовуються не лише відділом кадрів для ведення особових карток, а іншими працівниками та службами підприємства. Зокрема в бухгалтерії на підставі наказів відкриваються особові рахунки на кожного працівника прийнятого на роботу, прізвище заноситься в табель.

За даними карток і первинних документів, якими оформляється рух персоналу, в установі організується статистичний облік чисельності та складу працівників. По чисельності працюючих бухгалтер по заробітній платі складає звіт з праці.

2.3 Облік використання робочого часу

Усі бюджетні установи працюють за певним трудовим режимом, що включає систему реєстрації виходу та уходу з роботи, розпорядок трудового дня, регламентацію праці щодо вихідних і робочих днів.

Контроль за дотриманням розпорядку трудового дня та облік використання робочого часу здійснюється за допомогою табельного обліку, при якому можуть застосовуватись різні системи реєстрації:

пропускна - працівник, прибувши до установи, здає свою перепустку, а по закінченні робочого дня отримує її назад;

рапортно-відомча - здійснюється за допомогою рапортів;

карткова - за допомогою контрольного годинника автоматично позначається час прибуття на роботу та вибуття в особовій картці працівника;

жетонна - реєстрація здійснюється за допомогою жетонів, на кожному з яких проставлено табельний номер працівника - власника жетона.

Ведення табельного обліку забезпечується шляхом ведення табеля обліку використання робочого часу, який являє собою іменний список працівників у розрізі відповідних структурних підрозділів. У табелі обліку фіксується інформація про табельний номер працівника, його прізвище, ім'я по батькові, кількість відпрацьованих годин і днів.

Обов'язки щодо ведення табельного обліку покладається на працівника структурного підрозділу, призначеного наказом по установі. Зазначена особа на початок місяця заповнює необхідні реквізити відповідно до даного обліку особового складу. Впродовж місяця в табелі у вигляді умовних позначень фіксується інформація про виходи та неявки на роботу на основі відповідних документів - довідок про виклик у військомат, до суду, листків про тимчасову непрацездатність, відпустку.

Зразок оформлення табеля наведено в додатку П.

При системі оплати праці з нарахуванням авансових виплат працівникам табель заповнюється двічі:

за першу половину місяця - для нарахування авансових платежів;

за весь місяць - для розрахунку суми заробітної плати за місяць.

У кінці місяця у табелі підраховується загальна кількість відпрацьованих і невідпрацьованих днів. Заповнений відповідним чином табель підписується табельником і керівником структурного підрозділу і затверджується керівником організації, після чого здається до бухгалтерії, де проводяться нарахування заробітної плати.

Згідно зі статтею 50 Кодексу Законів України про працю тривалість робочого дня не повинна перевищувати 8 годин на день, за підсумком тижня - 40 годин. Ця постанова поширюється на всіх працівників бюджетних установ, окрім тих, для яких законодавчо встановлено скорочену тривалість робочого часу і обумовлюється в трудовій угоді. До таких працівників належать лікарі, вчителі, викладачі.

До обов'язків табельника, інспектора по кадрах входить і оформлення листків непрацездатності, На зворотному боці листка непрацездатності є два розділи: перший розділ заповнюється табельником і передається до відділу кадрів, другий розділ заповнюється відділом кадрів. У бюджетних організаціях складається виправний табель за минулий місяць. Наприклад, у бухгалтерію здається табель до 25 числа поточного місяця, працівник хворів і вийшов на роботу 29 числа, а заробітна плата вже нарахована, тому в наступному місяці готують виправний табель.

Результати праці працівників бюджетних установ, як правило не знаходять втілення у фізичному вимірі продукції, а виступають здебільшого у формі нематеріальних благ. Контроль відпрацьованого часу не дає повного уявлення про завантаженість працівників протягом робочого дня, про інтенсивність та ефективність їх праці з точки зору отримання конкретних результатів. В зв'язку з цим в бюджетних установах здійснюється облік робіт, який необхідно виконати у визначений відрізок часу і на відповідному якісному рівні.

2.4 Документальне оформлення нарахування заробітної плати та утримань із заробітної плати працівників

Для виплати заробітної плати працівникам установ здійснюється нарахування, що включає розрахунок заробітку за місяць та суми утримань із неї.

Нарахування заробітної плати здійснюється раз на місяць. Підставою для нарахування заробітної плати є штатний розпис, тарифні сітки, накази про прийом на роботу, присвоєння розрядів, про надання відпустки, припинення трудового договору, а також табеля обліку робочого часу.

Крім первинних документів, при розрахунку заробітної плати потрібно брати до уваги нормативні акти, що регулюють нарахування заробітної плати в бюджетних установах.

Формування заробітної плати державних службовців відбувається на підставі:

Закону України «Про державну службу»;

Постанови Кабінету Міністрів України «Про впорядкування умов праці працівників апарату органів виконавчої влади місцевого самоврядування та їх виконавчої органів, органів прокуратури, судів та інших органів»;

Постанови Кабінету Міністрів України «Про впорядкування умов оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери».

Посадові оклади держслужбовців знаходяться в прямій залежності від складності та рівня відповідальності виконаних робіт. Для держслужбовців існує система надбавок, а саме, за ступінь рангу, що присвоєний відповідному держслужбовцю; за вислугу років; за високі досягнення у праці та виконання обов'язків тимчасово відсутніх працівників.

Основним нормативним документом, який регулює систему посадових окладів і надбавок посадових осіб (керівних працівників, спеціалістів і службовців) органів пенсійного фонду, є постанова Кабінету Міністрів України «Про впорядкування умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади місцевого самоврядування та їх виконавчих органів, органів прокуратури, судів та інших органів». Згідно з цією постановою розкриваються такі схеми посадових окладів:

схема посадових окладів керівних працівників і спеціалістів які мають спеціальні звання;

схема посадових окладів керівних працівників і спеціалістів які мають ранг державного службовця.

Особові картки на працівника апарату управління нумерується відповідно до номера у штатно-посадовій книзі.

Після звільнення працівника його особова картка зберігається в кадровій службі в окремій картотеці в алфавітному порядку протягом двох років, потім підшивається у справу і здається в архів підприємства, установи, організації де зберігається 75 років.

Особова справа являє собою сукупність документів, що містить відомості про працівника. Особові справи можуть заводитися на всіх працівників підприємства, але як правило, ведуться на керівних працівників, фахівців, матеріально відповідальних осіб.

Особові справи оформляються після виданого наказу про прийняття на роботу.

Нарахування заробітної плати проводиться один раз на місяць і затверджується в обліку в останній день місяця. За першу половину місяця працівникам може видаватися аванс, розмір якого складає 50% місячної заробітної плати з вирахуванням суми податків. Виплата авансу проводиться по платіжній відомості ф. №П-53.

Нарахування заробітної плати за місяць і виплата за другу половину місяця проводиться по розрахунково-платіжній відомості №П-50, в якій указано табельний номер, прізвище, ім'я, та по батькові працівників, виданий аванс та удержані податки.

Розрахунково-платіжну відомість підписують працівники, які склали та перевірили її. Дозвіл на виплату підписує керівник установи та головний бухгалтер.

Із заробітної плати працівників бюджетних установ проводяться наступні утримання:

1. Обов'язкові:

а) прибутковий податок;

б) збір на обов'язкове пенсійне страхування;

в) внески до Фонду соціального страхування на випадок тимчасової непрацездатності;

г) внески до Фонду загальнообов'язкового державного соціального страхування на випадок безробіття.

Необов'язкові:

а) профспілкові внески;

б) суми по виконавчим документам (згідно постанови Кабінету Міністрів України ”Про види заробітку(доходу), підлягаючі обліку при удержанні аліментів” від 26.02.1993р. №146, зі змінами і доповненнями;

в) по рішенню адміністрації.

Усі обов'язкові утримання регулюються відповідними нормативними актами.

Прибутковий податок з доходів громадян утримується відповідно до Декрету Кабінету Міністрів України «Про прибутковий податок з громадян» від 26.12.1992 року та Інструкції про прибутковий податок з громадян, затвердженої ГДПІ від 21.04.1993 року №12. Всім платникам податку присвоюється ідентифікаційний код.

Прибутковий податок має найбільш питому вагу з усіх утримань громадян.

Об'єктом оподаткування є сукупний оподаткований дохід за місяць, одержаний із різних джерел як на території України, так і за кордоном. Нарахування прибуткового податку за місцем основної роботи, а також і не за місцем основної роботи здійснюється за встановленою прогресивною шкалою ставок згідно з Інструкцією про прибутковий податок з громадян.

Згідно ст..6 Закону України від 22.05.2006 року №889 «Про податок з доходів фізичних осіб» податкова соціальна пільга застосовується до доходу, нарахованого на користь платника податку впродовж звітного податкового місяця як заробітна плата, якщо такий дохід не перевищує місячного прожиткового мінімуму 740 грн. (525 грн.х1,4), чинного для працездатної особи на 1 січня звітного року, помноженого на ј та округленого до найближчих 10 гривень.

В 2007 році соціальна пільга складає - 200 грн. (400 грн.: 2).

Якщо сукупний оподаткований місячний дохід складає 740 грн., в такому випадку застосовується податкова соціальна пільга (200 грн), мінус внески до пенсійного фонду, фонду соціального страхування та на випадок безробіття а з решти доходу береться 15% прибуткового податку.

А якщо місячний дохід складає більше 740 грн., то податкова соціальна пільга не застосовується, а утримується 15% з усього отриманого доходу, але не більше 9495 гривень.

Бюджетні установи після закінчення кожного місяця, але не пізніше строку отримання в установах банків коштів на виплату належних працівникам сум, перераховують до бюджету суми прибуткового податку за минулий місяць.

Наступним утриманням із заробітної плати є збір до Пенсійного фонду. Об'єктом оподаткування в цьому випадку є сукупний оподаткований дохід за місяць, але не більше 9495 гривень, і складає 2% від суми доходу.

Особливістю оподаткування збору до Пенсійного фонду в бюджетних установах є те, що більшість працюючих мають статус державного службовця або обіймають посади, робота на яких зараховується до трудового стажу і дає право на отримання пенсії, згідно із Законом України «Про державну службу» існує інший порядок, за яким необхідно розрахувати суму збору до Пенсійного фонду України. Такий порядок наведено в таблиці 2.5

Збір до Фонду соцстраху з тимчасової втрати працездатності також залежить від розміру оподаткування, який складається з суми оплати праці, що включає основну і додаткові заробітну плату, а також заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, які підлягають обкладанню прибутковим податком з громадян, але не більше 9495 гривень.

Ставки збору до Фонду соцстраху з тимчасової втрати працездатності станом на 01.01.2008 р. такі:



Таблиця 2.4.1

Розмір збору до Пенсійного фонду, що утримується з доходу держслужбовця

Сукупний оподаткований дохід, грн.	Розмір збору
До 150	1% суми доходу
Від 151-250	1,50 + 2% від суми, що перевищує 150 грн.
Від 251-350	3,50 + 3% від суми що перевищує 250 грн.
Від 351-500	6,50 + 4% від суми що перевищує 350 грн.
Понад 501	12,50 + 5% від суми що перевищує 500 грн.

1) якщо заробітна плата платника менше 525 грн. - ставка дорівнює 0,5%;

2) якщо заробітна плата понад 525 грн. - 1%.

Збір до Фонду соцстраху на випадок безробіття встановлений у розмірі 0,5% від об'єкта оподаткування, який ідентичний об'єкту при обкладанні збором до Фонду соцстраху з тимчасової втрати працездатності.

Останнім видом обов'язкових утримань із заробітної плати є аліменти, розмір яких залежить від кількості дітей, а саме:

1) 1 дитина - 25%;

2) 2 дитини - 33%;

3) 3 і більше-50%.

Решта утримань (необов'язкових) проводиться в порядку, встановленому адміністрацією установи та за погодженістю працівника організації.

Профспілкові внески утримуються на підставі заяви працівника в розмірі 1% від суми нарахованого місячного доходу.

Внески до Пенсійного фонду, Фондів соцстраху перераховують одночасно з перерахуванням прибуткового податку, не пізніше дня отримання в установі банку коштів на виплату заробітної плати.



2.5 Порядок визначення середньої заробітної плати та розрахунок і облік виплат у випадку збереження за працівником зарплати

Середній заробіток працівника у різних випадках обчислюють по різному.

Перший нормативний документ - це Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.95 р. №100. Цей порядок слід застосовувати:

надаючи працівникам щорічні та додаткові відпустки (у тому числі у зв'язку з навчанням; працівникам, які мають дітей та інші) або виплачуючи компенсації за невикористані відпустки;

надаючи працівникам творчі відпустки;

при виконанні працівниками державних і громадських обов'язків у робочий час;

при переведенні працівників на іншу, більш легку і нижчеоплачувану роботу за станом здоров'я;

при переведенні вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років, на іншу, легшу роботу;

при наданні жінкам додаткових перерв для годування дитини;

виплачуючи вихідну допомогу;

проводячи виплати середнього заробітку за час службових відряджень;

оплачуючи вимушені прогули;

направляючи працівників на обстеження до медичних закладів;

при звільненні працівників-донорів від роботи;

при залученні працівників до виконання військових обов'язків;

при тимчасовому переведенні працівника на іншу, нижче оплачувану роботу;

в інших випадках, коли законодавством виплати здійснюють виходячи із середньої заробітної плати.

Розрахунковим періодом для визначення середнього заробітку при рахуванні відпусткових та компенсації за невикористану відпустку є останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки або виплати компенсації за невикористані відпустки. І тільки якщо з моменту зарахування працівника до штату пройшло менше року, розрахунковим вважається період фактичної роботи, тобто з першого числа місяця, в якому надають відпустку або виплачують компенсацію за використану відпустку.

У всіх інших випадках середній заробіток розраховують виходячи заробітної плати за останні 2 календарні місяці роботи, що передують події, в'язаної з відповідною виплатою. Новачкам, які пропрацювали на підприємстві менше цього строку, середню зарплату обчислюють на підставі виплат за фактично відпрацьований час.

Якщо у працівника не було заробітку (не з його вини), розрахунки проводять, виходячи зі встановленої для нього у трудовому договорі тарифної ставки чи посадового окладу.

Другий - Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу) для розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.01 р. №1266. Цим документом ми керуємося, визначаючи середній заробіток для розрахунку допомоги з тимчасової втрати працездатності і з вагітності та пологів; з безробіття; соціальних виплат при нещасному випадку на виробництві.

Причому у всіх цих випадках середню заробітну плату обчислюють за останні 6 календарних місяців роботи (із 1-го по 1-е число) перед настанням страхового випадку, протягом яких застрахована особа працювала і сплачувала страхові внески або за неї сплачувалися страхові внески (це зобов'язаний був робити роботодавець).

Правда, якщо застрахований працював менше 6 календарних місяців, середню заробітну плату обчислюють за фактично відпрацьовані календарні місяці, за які сплачені страхові внески. Якщо ж людина працювала менше одного календарного місяця, середній заробіток (доход) обчислюють за фактично відпрацьований час.

Розраховуючи середній заробіток для соціальних виплат слід пам'ятати, що максимальна його сума, на яку нараховують (утримують) соціальні внески пенсійний збір становить з 1 січня 2008 року 9495 гривень.

При необхідності обчислення середнього заробітку для розрахунку страхових виплат при нещасному випадку на виробництві (у т.ч. і для допомоги з тимчасової непрацездатності при нещасному випадку на виробництві), обов'язково слід згадати про Положення про обчислення середньої заробітної плати для розрахунку виплат за загальнообов'язковим

державним соціальним страхуванням від нещасного випадку на виробництві і професійного захворювання, що спричинили втрату працездатності, затверджене постановою Фонду страхування від нещасних випадків від 01.11.01 р. №43. У ньому є норми, які потрібно знати.

Третій - Закон України "Про загальнообов'язкове пенсійне страхування" від 27.11.2003 р. №1344-ІУ (далі - Закон №1344-ІУ), а точніше його стаття 40. Нею визначено, що до заробітку для обчислення пенсій включають всі види оплати праці на які за чинними правилами нараховують страхові внески (тобто пенсійний збір), крім інших виплат, що не належать до фонду оплати праці, затверджених Інструкцією зі статистики заробітної плати від 13.01.2004 року №5. Цим документом слід користуватися, складаючи довідку про заробітну плату для призначення пенсії.

У заробіток для обчислення пенсій включають суми допомоги з тимчасової втрати працездатності та середній заробіток, що зберігається за працівником, за відповідні періоди.

Для призначення пенсій середній заробіток обчислюється за порядком встановленим ст. 40 Закону №1344-ІУ У ній визначено, що розрахунковим періодом можуть бути (на вибір того, хто звернувся за пенсією) 60 календарних місяців роботи підряд протягом всієї трудової діяльності незалежно від наявних перерв у роботі до липня 2000 року, а з липня 2000 року по день звернення, по даним персоніфікованого обліку, в яких вказується нарахована заробітна плата і внески з неї.

Тут слід мати на увазі, що всі виплати враховують у місяці їх нарахування, а відпускні, лікарняні (а в деяких випадках і заробітну плату, нараховану в останньому місяці за попередні) - у місяцях, за які вони нараховані.

Надання відпусток регулюється Законом України «Про відпустки», КЗпП та іншими нормативними актами, згідно з якими право на відпустки мають громадяни України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, а також працюють за трудовою угодою у фізичної особи, громадяни та особи без громадянства, які працюють в Україні. Види відпусток:

щорічна відпустка: основна і додаткова (за роботу в шкідливих умовах, особливий характер праці, інші);

додаткова відпустка в зв'язку з навчанням; творча відпустка;

соціальна відпустка: у зв'язку з вагітністю та пологами, по догляду за дитиною, додаткова відпустка працівникам, що мають дітей;

відпустка без збереження заробітної плати.

Підставою для надання відпустки є заява працівника. На підставі заяви працівника складається наказ про надання відпустки. Наказ складається в двох екземплярах. Один екземпляр підшивається у відділі кадрів. При цьому робиться запис в типовій формі П-2 в розділі IV «Відпустки». Другий примірник передається до бухгалтерії.

У випадках збереження заробітної плати за невідпрацьований час (надання працівникові щорічних, додаткових, у зв'язку з навчанням відпусток э компенсації за невикористану відпустку, виконання працівником державних і громадських обов'язків у робочий час, переведення працівника на легшу, нижчеоплачувану роботу за станом здоров'я, службових відряджень, надання жінкам додаткових перерв для годування дитини, звільнення працівників-донорів від роботи, залучення працівників до виконання службових обов'язків та інших випадках) виплати провадяться виходячи із середньої заробітної плати. Обчислення середньої заробітної плати для оплати відпусток провадиться з розрахунку виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки або компенсації за невикористану відпустку. В інших випадках середньомісячна заробітна плата розраховується, виходячи з виплат за останні 2 календарні місяці роботи, що передують події, яка пов'язана відповідна виплата. Виплати, що включаються в розрахунок середньої заробітної плати та порядок розрахунку виплат у випадках збереження заробітної плати визначений Порядком обчислення середньої заробітної плати затвердженим Постановою КМУ від 8 лютого 995 р. №100.

Нараховані відпускні відображають по дебету субрахунку класу 8 «Витрати» і кредиту субрахунку 661 «Розрахунки з оплати праці» незалежно від того до яких місяців вони належать. Також по дебету субрахунку класу 8 «Витрати» але в кореспонденції кредитом субрахунків рахунку 65 «Розрахунки за страхуванням» показують нараховані на відпускні соціальні внески (збори). Що стосується утримання податку з доходів і платежів у фонди соціального страхування - їх проводять по дебету субрахунку 661 так як і виплату відпусткових.

При нарахуванні лікарняних (допомоги в зв'язку з тимчасовою втратою працездатності) середня заробітна плата розраховується відповідно до обчислення середньої заробітної плати для розрахунку виплат за загальнообов'язковим соціальним страхуванням затвердженого постановою КМУ від 26.09. 2001 р. №1266.

Підставою для нарахування лікарняних є листок непрацездатності (лікарняний листок) (додаток Ц). На його підставі оплачують: допомогу по тимчасовій втраті працездатності внаслідок захворювання або травми, не пов'язаної з нещасним випадком;

допомога по вагітності і пологах;

допомога по тимчасовій непрацездатності внаслідок захворювання або травми, пов'язаної з нещасним випадком на виробництві.

Перші дві допомоги виплачуються за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, третє - за рахунок коштів Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України.

Допомога з тимчасової втрати працездатності надається застрахованій особі у формі матеріального забезпечення, що повністю або частково компенсує втрату заробітної плати (доходу) в разі настання у неї одного зі страхових випадків.

Розмір допомоги встановлено Законом України «Про загальнообов'язкове соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, пов'язаними з народженням та похованням» від 18.01.2001 р. №2240-ІІІ.

Допомога з тимчасової втрати працездатності виплачується страховим особам залежно від страхового стажу в таких розмірах:

1) 60% середньої заробітної плати - застрахованим особам, які мають страховий стаж до п'яти років;

2) 80% середньої заробітної плати - застрахованим особам, котрі мають страховий стаж від п'яти до восьми років;

3) 100% середньої заробітної плати - застрахованим особам, котрі мають страховий стаж понад вісім років;

4) 100% середньої заробітної плати застрахованим особам, віднесеним до категорії 1-4 осіб, постраждалих унаслідок Чорнобильської катастрофи; одному з батьків чи особі яка їх заміняє і доглядає за хворою дитиною віком до 14 років, постраждалою від Чорнобильської катастрофи, ветеранам війни та особам на яких поширюється дія закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.1993 р. №3551-XII.

Законом України від 11.01.2001 року №2213-111 «Про розмір внесків на деякі види загальнообов'язкового соціального страхування» покладено на підприємство обов'язок до оплати перших п'яти днів тимчасової працездатності у зв'язку із захворюванням або травмою, не пов'язаною з нещасним випадком. І лише починаючи з шостого дня виплата лікарняних здійснюється за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.

У бухгалтерському обліку суми «лікарняних» відображаються таким чином (таблиця 2.5.1).

Допомога з тимчасової непрацездатності виплачується застрахованим особам соцстраху з тимчасової втрати працездатності лише починаючи з шостого дня непрацездатності за весь період до відновлення працездатності. А перші 5 днів оплачуються за рахунок коштів установи і відносяться на їх видатки за кодом економічної класифікації 1120 „Нарахування на заробітну плату”.

СЛ = (ЗП/КД) х Рд х В

Таблиця 2.5.1

Бухгалтерський облік лікарняних

Зміст операції	Дебет рахунка	Кредит рахунка
1	2	3
Нараховано «лікарняні»:
За рахунок коштів підприємства (для звичайних лікарняних)	801	661
За рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності	652	661
виплачено "лікарняні"	661	301

де СЛ - сума лікарняних;

ЗП - заробітна плата за шість попередніх місяців;

КД - кількість робочих днів за два попередні місяці;