Система современной банковской документации и организация эффективной работы с документами как необходимый элемент дебюрократизации

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ОРЛОВСКАЯ БАНКОВСКАЯ ШКОЛА (колледж)

цЕнтрального банка российской федерации»

Выпускающие кафедры

Кафедра профессиональных модулей

Кафедра общих профессиональных дисциплин

Дипломная работа

специальность «Банковское дело»

на тему

«Система современной банковской документации и организация эффективной работы с документами как необходимый элемент дебюрократизации»

Студентки Стаценко Зинаиды Александровны

Руководитель Семенова Лариса Ивановна

Консультант Неронская Жанна Геннадьевна

Орел, 2014



Введение

Конечный результат управленческой деятельности государственного аппарата зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.

Актуальность данной темы заключается в том, что основополагающим в каждом учреждении является организация работы с документами. Правильно организованное делопроизводство предоставляет возможность получения реальной картины деятельности кредитной организации. Эффективность деятельности учреждения напрямую зависит от правильной организации работы с документами.

Проблематика данной темы заключается в исследовании систем организационной, распорядительной, договорно-правовой документации, положений, относительно стандартов и организации работы с документами

Цель дипломной работы - проанализировать систему организационно- распорядительной и договорно- правовой документации учреждений, кредитных организаций и организацию работы с документами.

Задачи исследования:

- проанализировать роль нормативно-правовых актов, которые регламентируют процессы документационного обеспечения управления;

- дать характеристику организационно-распорядительной и договорно-правовой документации;

- исследовать требования к оформлению организационно-распорядительной и договорно- правовой документации;

- провести анализ организации работы с организационно-распорядительной и договорно-правовой документацией;

- охарактеризовать систему организационно-правовой структуры учреждения банка и правовых актов, регламентирующих ее деятельность;

- провести исследование порядка оформления распорядительной и договорно-правовой документации кредитной организации;

- исследовать технологии документооборота учреждения банка на основе синтеза традиционных «бумажных» и компьютерных технологий;

- рассмотреть порядок осуществления банковских операций с использованием распорядительной и договорно-правовой документации кредитной организации;

- проанализировать зарубежный опыт организации документационного обеспечения управления.

Объект исследования - организация документационного обеспечения управления Орловского регионального филиала ОАО «Россельхозбанк».

Предмет исследования- формы и методы работы с организационно- распорядительной и договорно- правовой документацией в Орловском региональном филиале ОАО «Россельхозбанк».

Информационной базой исследования явились Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая), Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ, Федеральный закон от 2 декабря 1990 г. N 395-I «О банках и банковской деятельности», Национальный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N 28-ст), Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст), ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и пр.

В процессе работы применены следующие методы анализа и синтеза рассматриваемых явлений: аналитический, статистический, сравнительное сопоставление, конкретизация, классификация, наблюдение, изучение опыта.

Теоретической основой исследования послужили работы отечественных и зарубежных ученых, экспертов и аналитиков в области документирования и делопроизводста, в частности труды таких ученых, как Кузнецов И.Н., Непогода А.В., Храмцовская Н.А., Басаков М.И., Замыцкова О.И., Семченко П.А. и др.

Основные проблемы, выносимые на защиту:

- анализ нормативно- правовой базы и государственных стандартов в системе организационно- распорядительной и договорно- правовой документации;

- исследование принципов организации документооборота организационно- распорядительной и договорно- правовой документации;

- исследование основных требований к оформлению организационно- распорядительной и договорно- правовой документации;

- анализ технологии банковской операции и использованием распорядительной и договорно- правовой документации в Орловском региональном филиале ОАО «Россельхозбанк»;

- роль системы организационно- распорядительной и договорно- правовой документации выполняющих управленческую функцию в организациях;

Теоретическая и практическая значимость работы состоит в том, что сформулированные в ходе исследования теоретические и практические выводы могут быть использованы как при непосредственной публичной защите, так и при подготовке к практическим и семинарским занятиям.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованных источников литературы и приложений.

Во введении формулируются актуальность и проблематика темы, цель исследования, задачи, объект, предмет, теоретическая и практическая значимость работы, методы и база исследования, содержание и объем выпускной квалификационной работы.

Первый раздел работы посвящен анализу теоретических аспектов организационно-распорядительной и договорно-правовой документации, а также рассмотрению нормативно-правовой базы, регламентирующей документационное обеспечение управления. Второй раздел отражает особенности организации системы организационно-распорядительной документации, как на бумажных носителях, так и при использовании автоматизированного программного обеспечения, представлена технология осуществления банковских операций с использованием распорядительной и договорно-правовой документации на примере Орловского регионального филиала ОАО «Россельхозбанк».

В третьем разделе проанализированы зарубежный опыт документационного обеспечения управления и роль системы организационно-распорядительной и договорно-правовой документации выполняющих в организациях управленческую функцию.

1. Законодательное регулирование системы организационной, распорядительной, договорно- правовой документации и организации работы с документами

банк документационный распорядительный договорной

1.1 Нормативно-правовые акты регламентирующие процессы документационного обеспечения управления

В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем , кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу служб делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты.

Нормативно-правовой акт - закон, кодекс, постановление, инструкция и другое властное предписание государственных органов, которое устанавливает, изменяет или отменяет нормы права. Предписания нормативно-правовых актов носят общий характер и направлены на регулирование определенного вида общественных отношений. В Российской Федерации и европейских государствах нормативно-правовой акт является основным источником права. Замыцкова, О.И, Басаков, М.И. Делопроизводство. [Текст]: Учебное пособие - Ростов-н/Д, 2009

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

- Законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

- Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам документационного обеспечения на федеральном уровне;

- Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

- Стандарты на документацию;

- Унифицированную систему документации;

- Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и некоторые другие документы нормативно-правового и методического характера. Кузнецов, И.Н.Документационное обеспечение управления и делопроизводство. [Текст]: Учебное пособие.- М., 2012

В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства прежде всего органами исполнительной и представительной власти субъектов Российской Федерации, а также организациями, действующими на их территории. Данные документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции указано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом…»Конституция Российской Федерации [Электронный ресурс]: [Принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ) 2014]: офиц. текст: по состоянию на 5 февраля 2014 года./ http:// consultant.ru/Это положение развито в важнейшем правовом акте Федеральном законе от 27 июля 2006 г .N 149-ФЗ (ред. от 28.12.2013) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.02.2014).

Федеральный закон установил ряд основополагающих положений по документированию информации, сформулировал необходимую терминологию, определил принципы правового регулирования в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.

Гражданский кодекс Российской Федерации установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей Гражданского Кодекса установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица. Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Уголовный кодекс установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Ряд законодательных актов Российской Федерации такие, как:

1. Закон «О языках народов Российской Федерации»;

2. Закон «Об участии в международном информационном обмене»;

3. Закон «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров»;

4. Закон «Об обязательном экземпляре документов»;

5. Закон «О коммерческой тайне»;

6. Закон «О бухгалтерском учете» и др.

Все они содержат нормы, которые должны учитываться при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе с помощью электронной почты, Интернета, а также приданию документам юридической силы, официальности и т.д.

Также ряд постановлений Правительства Российской Федерации: «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесений сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации» и д.р.

Нормативно-правовые акты общего характера рассчитаны на многократное применение во всех предусмотренных ими случаях. Акты отраслевого характера действуют в рамках одной отрасли, межотраслевые - в нескольких или всех отраслях. Общее методическое руководство организацией архивного дела и документационным обеспечением управленческой деятельности на территории России возложено на Федеральное архивное агентство РФ. Деятельность в сфере издания нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства и архивного дела осуществляет Министерство культуры и массовых коммуникаций. Данные нормативные акты обязательны для применения всеми организациями независимо от их организационно-правовой формы.Непогода, А.В., Семченко, П.И. Делопроизводство организации. [Текст]: Учебное пособие - М., 2008

Главархивом СССР в 1988 году разработан и внедрен важный для организации делопроизводства в организации документы «Государственная система документационного обеспечения управления (далее - ГСДОУ). Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения»

ГСДОУ - совокупность правил и принципов, устанавливающих документирование управленческой деятельности и работе с документами в органах государственного управления в организациях. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ распространяется на все системы документации. Положения ГСДОУ конкретизированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, (Приложение А) утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах и является основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству в организациях.

Типовая инструкция, отражает специфику подготовки нормативной документации федерального уровня, по содержанию и оформлению документов увязана с действующим национальным (государственным) стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 в отношении требования к оформлению управленческой документации.

Национальный (государственный стандарт) России ГОСТ Р 6.30-2003 является важнейшим нормативным документом по оформлению служебной документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь - Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003г. № 65-ст. В стандарте отражены требования по оформлению управленческих документов.

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению, к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской федерации.Замыцкова, О.И, Басаков, М.И. Делопроизводство. [Текст]: Учебное пособие - Ростов-н/Д, 2009 (Приложение Б)

В силу вступившего с 1 июля 2003 г. Федерального закона от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», который ввел в практику добровольное использование национальных стандартов, в ГОСТ Р 6.30-2003 внесена принципиально новая запись о рекомендательном характере его требования. Перечисленные нормативно-правовые акты и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации.

Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 рассматривает управление документацией преимущественно как технологический процесс, порядок повышения эффективности продвижения, доставки, упрощения доступа и использования документированной информации.

Государственный стандарт (далее - ГОСТ)- это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам , утвержденный уполномоченным органом, устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требовании или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в какой либо области.Непогода, А.В., Семченко, П.И. Делопроизводство организации. [Текст]: Учебное пособие - М., 2008

Все государственные стандарты действующие на территории Российской Федерации объединены в единую систему Государственную систему стандартизации (далее - ГСС).

ГСС представляет собой иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов. Серия 1 ГСС содержит комплекс стандартов, в которых закреплены положения о порядке их разработки, о построении, изложении, оформлении, утверждении, регистрации, введении и действие, внесение в них изменений.

Серия 6 ГСС содержит комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации. ( Приложение В)

Для того, чтобы повысить эффективность управления действует унифицированная система документации (далее - УСД), так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами. Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы, и, во-вторых, единую форму всех входящих в нее документов.

Унифицированная система документации - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных об определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Основными принципами унификации документов является:

- унификация от общего к частному, заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы докуме6нтации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;

- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений;

- комплексность унификации и ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

- информативность, означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

- сокращение числа видов документов, достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;

- стабильность требований к документам, устанавливается ввиду форм документов и использования их достаточно длительного времени, этот принцип станет более эффективным, если необходимые требования к документам будут установлены государственными и отраслевыми стандартами;

- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

- экономичность, достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке и др.Замыцкова, О.И, Басаков, М.И. Делопроизводство. [Текст]: Учебное пособие - Ростов-н/Д, 2009

УСД, согласно стандартизированному определению,- это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности»ГОСТ Р 7.0.8.-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, М., 2013. Главной целью создания УСД является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей.

УСД способствует:

- сокращению затрат ручного труда в информационных процессах

- широкому использованию ПК, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки

- упорядочению информационных потоков

- дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Ядро всей УСД составляют унифицированные форму документов. В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:

- Общероссийские;

- Отраслевые (ведомственные);

- Формы документов субъектов Российской Федерации;

- Формы документов объединений, организаций.

В настоящее время в Российской Федерации действует восемь УСД, в том числе :

1. унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее - УСОРД);

2. унифицированная система банковской документации;

3. унифицированная система учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций;

4. унифицированная система отчетно-статистической документации;

5. унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;

6. УСД по труду;

7. УСД Пенсионного фонда РФ;

8. унифицированная система внешнеторговой документации и др.Кузнецов, И.Н.Документационное обеспечение управления и делопроизводство. [Текст]: Учебное пособие.- М., 2012

В учреждениях по итогам унификации составляется табель форм документов- документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. Табель форм документов- это справочник, где в упорядоченном виде содержатся формы документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документы. Он составляется в форме таблицы.

На основании Табеля создается альбом форм документов - сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для ДОУ данной конкретной организации, учреждения.Кузнецов, И.Н.Документационное обеспечение управления и делопроизводство. [Текст]: Учебное пособие.- М., 2012

Стандартизация - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.

По классификации виды документов распределяются на организационно- распорядительные, договорно- правовые, информационно- справочные и кадровые.

В дипломной работе рассмотрены организационно- распорядительная и договорно- правовая документация.

1.2 Характеристика системы организационно- распорядительной и договорно- правовой документации

1.2.1 Требования к оформлению организационно-распорядительной документации

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся в учреждениях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, которые фиксируются в организационно-распорядительной документации (далее - ОРД).

ОРД является наиболее широко используемым видом документации. Аппарат управления реализует свои функции посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов.

Управленческий документ это документ, который при сохранении всех признаков документа вообще отличается некоторыми видовыми признаками, связанными, прежде всего с реализацией организационно-распорядительных функций управления.Замыцкова, О.И, Басаков, М.И. Делопроизводство. [Текст]: Учебное пособие - Ростов-н/Д, 2009

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 понятие организационно-распорядительной документации трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

ОРД можно разделить на группы:

- организационная документация -комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции учреждения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов;

- распорядительная документация - совокупность распорядительных документов, издаваемых органами управления, а также руководителями учреждений, организаций и предприятий в целях реализации возложенных на них функций.

К организационным документам относятся: устав, структурная и штатная численность, штатное расписание, положение, инструкция, должностная инструкция, правила, порядок и др.Кузнецов, И.Н.Документационное обеспечение управления и делопроизводство. [Текст]: Учебное пособие.- М., 2012

Организационные документы содержат единую, унифицированную структуру реквизитов, они все подлежат утверждению. Документы такого вида различаются только содержанием текста.

Формуляр организационного документа содержит постоянные и переменные реквизиты «единого» бланка. (Приложение Г)

Устав является основным нормативным документом, регламентирующим деятельность организации. Акционерные общества действуют на основании только устава, хозяйственные товарищества - на основании учредительного договора. В обществах с ограниченной ответственностью одновременно действуют и учредительный договор, и устав. Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) часть первая [Электронный ресурс]: [Принят Государственной Думой 21 октября 1994 года]: офиц. текст: по состоянию на 5 мая 2014 года./ http://mirror2.garant.ru В зависимости от организации устав может утверждаться высшими органами государственной власти либо же учредителями. Устав общественной организации утверждается их собранием. Устав учреждения- районными, областными администрациями. Уставы частных организаций утверждаются их владельцами. Уставы кредитных организаций- вышестоящими организациями.(Приложение Д)

Структура и штатная численность - правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность. Утверждается руководителем организации. Составление документа организации может быть предусмотрено Уставом (Положением об организации). Проект этого документа по поручению руководителя учреждения готовится отделом кадров, визируется заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписывается заместителем руководителя по персоналу и утверждается руководителем учреждения. В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.(Приложение Ж)

Штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов, размеров надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям. Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.(Приложение И)

Положение - это нормативный документ, который определяет порядок образования, статус, компетенцию, права, обязанности и организацию работы организации.

Положения бывают двух видов:

1) типовые (разрабатываемые органами управления для однотипных учреждений , структурных подразделений);

2) индивидуальные (разрабатываемые для конкретного учреждения, структурного подразделения).

Положения также являются основными документами для разграничения и закрепления функций структурных подразделений организации.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками, визируют его юридическая служба (юрисконсульт), утверждает - руководитель организации. Гриф утверждения заверяется печатью организации.

Инструкция - это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или другие аспекты деятельности организаций, их подразделений или филиалов, а также должностных лиц.

Должностная инструкция- документ, определяющий функции, права и обязанности сотрудников организаций. (Приложение К)

Издается должностная инструкция на основании приказа. Работник изучает должностную инструкцию, подтверждает это, ставя пометку «С инструкцией ознакомлен (а)», и заверяет своей подписью с датой ознакомления.

Для введения в действие организационных документов издаются распорядительные документы, которые решают важнейшие вопросы управления. Основные виды распорядительных документов: указания, постановления, решения, приказы, распоряжения.

Также как и организационные документы, они имеют единую, унифицированную структуру реквизитов. (Приложение Л)

Указание - распорядительный документ, издаваемый организациями по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов.

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими органами исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. Кудряева, В.А. Организация работы с документами. [Текст]: Учебник.- М.,2002. Постановления принимаются руководящими коллегиальными органами учреждений по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия.

Приказ- самый распространенный распорядительный документ в организации. Он предназначен для решения конкретных задач и вопросов учреждения. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказ по основной деятельности - правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных вопросов деятельности учреждения, отнесенных в соответствии с нормативными и иными актами к компетенции данного учреждения, содержащий обязательные для исполнения предписания отдельным должностным лицам или подразделениям. Приказы по основной деятельности подписывает руководитель или лицо, его замещающее.

Первая страница приказа по основной деятельности, также как и приказа по личному составу печатается на бланке формата А4 с изображением Государственного герба Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом «О государственном гербе Российской Федерации. Вторая и последующие страницы, а также приложения к ним печатаются на чистых листах формата А4. В приказах по основной деятельности должен оформляться реквизит «заголовок к тексту». Заголовок к тексту приказа по основной деятельности должен начинаться с предлога «О» («Об») (например, «О введении...», «Об утверждении...», «О создании...», «Об итогах…»)

Подготовленный проект приказа по основной деятельности должен быть завизирован в следующей последовательности:

- подразделением, ответственным за подготовку проекта приказа по основной деятельности;

- подразделением, вопросы деятельности которого затрагиваются в проекте приказа по основной деятельности (за исключением подразделений, в которых проводилась аудиторская проверка);

- юридической службой;

- службой ДОУ.

Приказ по личному составу (Приложение М) - правовой акт, издаваемый в целях оформления приема на работу, перевода на другую работу, перемещения, отстранения от работы, увольнения с работы, применения мер дисциплинарного воздействия, поощрения работников, а также по вопросам пенсионного обеспечения и другим вопросам работы с персоналом. Приказ по личному составу подписывается руководителем учреждения либо лицом, его замещающим.

Подготовку проекта приказа по личному составу осуществляет служба по работе с персоналом учреждения на основании заключенного трудового договора и письменного заявления работника либо иных документов, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации. Подготовленный проект приказа по личному составу должен быть завизирован заместителем руководителя учреждения, курирующим подразделение, либо руководителем данного подразделения, службой по работе с персоналом и юридической службой. О документационном обеспечении управления в учреждениях Банка России от 06.03.2013 № 140- И [Текст]- 2013

Распоряжение - правовой акт, издаваемый в целях разрешения, как правило, оперативных, административных и хозяйственных вопросов. Распоряжение оформляются, подписываются и визируются так же, как и приказы. (Приложение Н)

1.2.2 Составление и оформление договорно-правовой документации

Роль договорно-правовой документации заключается в закреплении заинтересованных партнерских отношений, предполагающих в процессе сотрудничества определенные взаимные обязательства и права, закрепленные в письменной форме договорными обязательствами.

Договор- соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Любой договор можно разделить на четыре части:

- Преамбула (вводная часть). Указываются вид договора, дата и место подписания, полные наименования сторон, фамилии, имена, отчества и должности представителей сторон, подписывающих договор, а также наименование документов, подтверждающих их полномочия.

- Существенные условия договора. Определяют объект договора, цену договора и любые другие условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

- Обычные условия договора. Влияют на реализацию прав и обязанностей сторон (это срок действия договора, порядок расчетов, ответственность сторон и другое).

- Случайные условия договора. Изменяют либо дополняют обычные условия или условия, непредусмотренные законом, которые стороны считают необходимым включить в свой договор.Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) часть первая [Электронный ресурс]: [Принят Государственной Думой 21 октября 1994 года]: офиц. текст: по состоянию на 5 мая 2014 года./ http://mirror2.garant.ru

Гражданским кодексом предусмотрены такие виды договоров (Приложение О), как :

- Возмездный и безвозмездный договоры;

- Публичный договор;

- Договор присоединения;

- Предварительный договор;

- Договор в пользу третьего лица.

К реквизитам удостоверения договора относятся: личные подписи представителей сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указания на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.

Содержательная часть договора структурно подразделяется на две составные части - специфические и общие условия договора.

Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договора данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

В заключительной части договора указываются:

- юридические адреса сторон;

- все предложения, которые являются неотъемлемыми частями договора;

- подписи сторон.

Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в надлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существующим условиям договора. Договор подписывается лицами его заключившими, при этом указывается место (город и т.п.) и дата подписания. Договор скрепляется печатями сторон. Полномочия подписывающих договор лиц прилагаться должны к договору.

Приложения к договорам используются в целях стандартизации договоров, помимо этого приложениями к договорам могут оформляться какие-либо дополнительные требования, спецификации, инструкции, чертежи или, например, цены, зафиксированные на определенный период времени. Условия, общие для всех заключаемых договоров, содержатся собственно в тексте договора, а в отношении условий, отличающихся от договора к договору, делается ссылка на приложение, которое и содержит эти особенные условия.

Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу, для представительства перед третьими лицами.Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) часть первая [Электронный ресурс]: [Принят Государственной Думой 21 октября 1994 года]: офиц. текст: по состоянию на 5 мая 2014 года./ http://mirror2.garant.ru Доверенности могут выдаваться организациями (их должностными лицами) другим должностным лицам, а также частными лицами - другим частным лицам.

Действующее законодательство предусматривает несколько видов доверенностей. В зависимости от объема и характера выраженных в доверенности полномочий, принято различать:

- Генеральная доверенность - имеет место тогда, когда выдается доверенность на совершение действий, охватывающих всю сферу деятельности юридического лица или на общее управление всем имуществом гражданина, специальные и разовые доверенности.

- Специальная доверенность - имеет место тогда, когда доверенность выдается на совершение какого-то комплекса связанных между собой юридических действий.

- Разовая доверенность выдается, на совершение какого-то одного действия, одной конкретной сделки (например, получение почтового перевода, подписание договора, составление акта и т.п.) и после его совершения она прекращает свое действие.

При этом доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть удостоверена нотариально, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.

1.3 Организация работы с организационно- распорядительной и договорно- правовой документацией

Документооборот является обязательной составляющей эффективного управления организацией. Документооборот- это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

К общим принципам организации документооборота можно отнести следующие :

- оперативность движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление;

- обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов;

- исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

Таким образом, главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени.

Существуют 3 формы организации делопроизводства в системе управления:

1. Централизованная - здесь сосредотачиваются все технологические операции, от создания документа, его приема, обработки, до регистрации, контроля за исполнением, подготовки документов для передачи на хранение. Такая форма делопроизводства применяется в небольших организациях с малым документооборотом.

2. Децентрализованная - применяется в крупных организациях, расположенных за пределами центрального офиса. В каждом структурном подразделении создается собственная система обработки документов (самостоятельно ведут регистрацию, контроль, организуют хранение).

3. Смешанная - самая распространенная и эффективная. При этой системе основные технологические операции (регистрация, контроль, доставка, копирование и хранение) проводятся в одном месте; второстепенные операции (подготовка документов, их исполнение, формирование дел) - в структурном подразделении. Такое разделение труда позволяет специализировать сотрудников, эффективно использовать технические средства.

Исходя из форм организации делопроизводства, принятой в организации, количества документов, масштабов деятельности выбирается структура делопроизводственных служб, в задачу которых входит организация делопроизводства и его совершенствование.

Для установления и закрепления единого порядка составления документов и организации работы с ними в учреждении рекомендуется разрабатывать инструкции по делопроизводству. Если в организации по каким-либо причинам еще не разработана инструкция по делопроизводству, то при работе с документами можно использовать Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденную приказом Минкультуры России от 08.11.2005 №536, или на ее основе разработать свою.

График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации. В график документооборота включаются следующие разделы: порядок создания документа (количество экземпляров, ответственный за выписку, за оформление, за исполнение, а также срок исполнения); порядок проверки документа (ответственный за проверку, кто представляет, порядок и срок представления); порядок обработки документа (исполнитель, срок исполнения); порядок передачи документа в архив (исполнитель, срок передачи).

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

- отправка или направление в дело.

В делопроизводстве выделяют следующие документопотоки: входящие, исходящие, внутренние. Входящие документы - это документы, которые поступили в учреждение от внешних партнеров. Внутренние документы оформляются в организации и имеют внутреннее применение. Исходящие документы являются ответом на соответствующие входящие документы. Данная работа направлена на рассмотрение организационно- распорядительной и договорно- правовой документации, которая относится к внутренним документам.

Все отправляемые (исходящие) документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами, такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации». После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Таким образом, нормативно-правовые акты регламентирующие процессы документационного обеспечения управления являются основополагающей делопроизводства. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических процессов конкретной организации.

Учреждение организует свою работу в основном при использовании организационно-распорядительной и договорно- правовой документации. Организационно- распорядительная документация фиксирует реализацию решений в управленческой деятельности учреждения. Это наиболее широко используемый вид документации. Также, своевременное и качественное исполнение договора во многом обеспечивается мерами, установленными законодательством и соглашениями сторон.

Документооборот - один из важнейших компонентов, необходимый для построения деятельности организации. Выстраивание эффективного документооборота необходимо как для успешной работы учреждения в целом, так и организации деятельности подразделений и взаимодействия между ними.



2. Исследование системы организационной, распорядительной и договорно- правовой документации как управляющей функции в деятельности учреждения банка.

2.1 Характеристика системы организационно-правовой структуры учреждения банка и правовых актов, регламентирующих ее деятельность

2.1.1 Организационно-правовая структура учреждения банка

Открытое акционерное общество «Российский Сельскохозяйственный банк» -- один из крупнейших банков в России. Созданный в 2000 году в целях развития национальной кредитно-финансовой системы агропромышленного сектора и сельских территорий Российской Федерации, сегодня это универсальный коммерческий банк, предоставляющий все виды банковских услуг и занимающий лидирующие позиции в финансировании агропромышленного комплекса России. 100% акций банка находится в собственности государства. Орловский региональный филиал ОАО «Россельхозбанк» создан 20 октября 2000 года, рег. №: 3349/10 . Организационная структура Орловского регионального филиала ОАО «Россельхозбанк» представлена в Приложении П.

Органами управления Открытого акционерного общества «Российский Сельскохозяйственный банк» являются:

1) Общее собрание акционеров;

2) Наблюдательный совет;

3) Правление Банка;

4) Председатель правления Банка.

Высшим органом управления является общее собрание акционеров. Банк проводит ежегодно годовое Общее собрание акционеров. Годовое Общее собрание акционеров проводится не ранее чем через два месяца и не позднее чем через шесть месяцев после окончания финансового года. Наблюдательный совет Банка, избираемый акционерами и им подотчетный, обеспечивает стратегическое управление и контроль над деятельностью исполнительных органов - Председателя Правления и Правления. Исполнительные органы осуществляют текущее руководство Банком и реализуют задачи, поставленные перед ними акционерами и Наблюдательным советом Банка.

Корпоративный секретарь ОАО «Россельхозбанк» обеспечивает соблюдение Банком корпоративных процедур, гарантирующих реализацию законных прав и интересов его акционеров. Корпоративный секретарь подчиняется

Кредитные ресурсы Открытого акционерного общества «Российский вкладов физических лиц.

Открытое акционерное общество «Российский Сельскохозяйственный банк» создает и обеспечивает функционирование системы внутреннего контроля, в которую входят органы управления банка и ревизионная комиссия.

Председателю Наблюдательного совета Банка и Председателю Правления Банка 100% акций ОАО «Россельхозбанк» принадлежат Российской Федерации в лице Федерального агентства по управлению государственным имуществом, действующего на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. № 432 «О Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом».Официальный сайт[ Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.rshb.ru/

Миссия ОАО «Россельхозбанк» заключается в обеспечении доступного, качественного и эффективного удовлетворения потребностей сельскохозяйственных товаропроизводителей и сельского населения Российской Федерации в банковских продуктах и услугах, всемерное содействие формированию и функционированию современной национальной кредитно-финансовой системы агропромышленного сектора России, поддержка развития агропромышленного комплекса и сельских территорий Российской Федерации.

ОАО «Россельхозбанк» является агентом Правительства Российской Федерации по выполнению федеральных целевых программ в аграрном комплексе. Банк располагает широкой и оптимально сформированной корреспондентской сетью, насчитывающей более 100 иностранных банков-партнеров и позволяющей обеспечивать полный спектр услуг клиентам по международным расчетам и связанному кредитованию и совершать прочие межбанковские операции.

Открытое акционерное общество «Российский Сельскохозяйственный банк» является юридическим лицом и со своими филиалами и другими обособленными подразделениями составляют единую систему.

Открытое акционерное общество «Российский Сельскохозяйственный банк» приобретает статус юридического лица с момента его регистрации.

Акционерами Открытого акционерного общества «Российский Сельскохозяйственный банк» являются юридические и физические лица, в том числе иностранные, в соответствии с законодательством Российской Федерации.