Система современной банковской документации и организация эффективной работы с документами как необходимый элемент дебюрократизации

Открытое акционерное общество «Российский Сельскохозяйственный банк» имеет филиалы и открывает представительства.

Филиалы и представительства Открытого акционерного общества «Российский Сельскохозяйственный банк» не являются юридическими лицами и осуществляют свою деятельность на основании Положений о них. Региональная сеть ОАО «Россельхозбанк» состоит из 78 филиалов и 1481 дополнительный офис.

Руководители филиалов и представительств назначаются руководителем Открытого акционерного общества «Российский Сельскохозяйственный банк» и действуют на основании выданной им доверенности.

Открытое акционерное общество «Российский Сельскохозяйственный банк» наделяет филиалы и представительства имуществом, которое учитывается как на их отдельном балансе, так и на балансе головного банка.

Банк (филиал) по решению Правления Банка вправе открывать дополнительные офисы, операционные офисы, а также иные внутренние структурные подразделения.

Уставный капитал Открытого акционерного общества «Российский Сельскохозяйственный банк» составляется из номинальной стоимости акций, приобретенных акционерами.

Уставный капитал Открытого акционерного общества «Российский Сельскохозяйственный банк» сформирован в сумме 61 223 000 рублей и разделен на 61 223 обыкновенных именных акций номинальной стоимостью 1 000 000 рублей каждая.

В Открытом акционерном обществе «Российский Сельскохозяйственный банк» создается резервный фонд в размере 15% от его уставного капитала. Россельхозбанк сайт

2.1.2 Характеристика организационных документов определяющих деятельность кредитной организации

Деятельность Орловского регионального филиала ОАО «Россельхозбанк» определена следующими организационными документами: устав, положение об общем собрании акционеров, положение о правлении, положение о совете директоров, положение о ревизионной комиссии и инструкция о делопроизводстве.

Лицензия на осуществление банковских операций кредитной организации выдается после ее государственной регистрации. Кредитная организация имеет право осуществлять банковские операции с момента получения лицензии, выданной Банком России.

ОАО «Россельхозбанк» производит осуществление банковских операций на основании следующих лицензий:

- Генеральная лицензия на осуществление банковских операций № 3349 (выдана ЦБ РФ 11.07.2012)

- Лицензия на привлечение во вклады и размещение драгоценных металлов (выдана ЦБ РФ 17.04.2013 №3349)

- Лицензия на осуществление депозитарной деятельности (выдана Федеральной службой по финансовым рынкам от 19.05.2005 №077-08461-000100)

- Лицензия на осуществление дилерской деятельности (выдана Федеральной службой по финансовым рынкам от 19.05.2005 №077-08456-010000)

- Лицензия на осуществление брокерской деятельности (выдана Федеральной службой по финансовым рынкам от 19.05.2005 №077-08455-100000)

- Лицензия биржевого посредника, совершающего товарные фьючерсные и опционные сделки в биржевой торговле (выдана Федеральной службой по финансовым рынкам от 17.11.2009 №1473)

- Лицензия на осуществление разработки, производства, распространения шифровальных (криптографических) средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств, выполнения работ, оказания услуг в области шифрования информации, технического обслуживания шифровальных (криптографических) средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств (за исключением случая, если техническое обслуживание шифровальных (криптографических) средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств, осуществляется для обеспечения собственных нужд юридического лица или индивидуального предпринимателя) (выдана Центром по лицензированию, сертификации и защите государственной тайны ФСБ России от 11.04.2013г. рег. № 12810 Н)

- Сертификат о прохождении ОАО «Россельхозбанк» процедуры оценки соответствия требованиям международного Стандарта безопасности данных индустрии платежных карт (Payment Card Industry Data Security Standard - PCI DSS). (выдан ЗАО «Энвижн Груп», QSA-аудитором, сертифицированным Советом PCI SSC, от 21.02.2014г.)

Организационная деятельность банка выражается в разработке и утверждении соответствующего комплекса организационных документов. Цель разработки организационно-правовых документов - рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Орловский региональный филиал ОАО «Россельхозбанк» выполняет свою деятельность на основании устава. Устав - правовой акт, определяет структуру, функции и права организации. Устав разработан и утвержден учредителями юридического лица. На основании инструкции по делопроизводству Орловского регионального филиала ОАО «Россельхозбанк» определение устава аналогично ГОСТУ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», что говорит о соблюдении требований ГОСТа. Устав содержит набор обязательных реквизитов: наименование организации, данные об организации, наименование вида документа, место издания,гриф утверждения и текст документа, который соответствуют рекомендациям ЕГСДОУ, что является положительным моментом в организации управленческой деятельности регионального филиала.

Состав формуляра реквизитов документов совпадает с требованиями ЕГСДОУ.

Орловский региональный филиал ОАО «Россельхозбанк» осуществляет свою деятельность также на основании положений, что является внутренними нормативными актами банка, предназначенными для нормативно-правовой регламентации. Положения филиала рассматривают деятельность рабочих органов банка, действующих на постоянной основе (комитеты, комиссии) и отдельных должностных лиц. Например: Положение о главном бухгалтере банка, Положение об инспекторе Службы внутреннего контроля банка при региональном филиале. Также рассматривают вопросы организации управленческих и финансовых процессов. Например: Положение о порядке приема на работу, перевода и увольнения работников банка. Положение о региональном филиале банка утверждается решением Правления банка.

Регламент - внутренний документ, устанавливающий порядок деятельности руководства Банка или уполномоченного органа Банка, определяющий порядок планирования работы, подготовки материалов для рассмотрения на заседании, внесение материалов на рассмотрение, порядок принятия решений, ведение протокола заседания, порядок доведения решений до исполнителей и другие вопросы.

Обязательными реквизиты регламента Орловского регионального филиала ОАО «Россельхозбанк» следующие: наименование организации, наименование уполномоченного органа Банка, вид документа, дата и номер документы, место составление, гриф утверждения, текст и подпись. Регламенты согласовываются с заинтересованными подразделениями и юридической службой и утверждаются руководителем банка или руководителем уполномоченного органа банка.

Формуляр реквизитов положения и регламента полностью соответствуют законодательству Российской Федерации.

Инструкция, являясь внутренним нормативным документом Орловского регионального филиала ОАО «Россельхозбанк» обладает отличительным признаком. Это заключается в высокой степени детализации положений инструкции, что позволяет адресовать их как обязательное правило поведения работникам в привязке к выполнениям ими трудовым и другим обязанностям.

В заголовке инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например :

- Инструкция о порядке предоставления и учета кредитов;

- Инструкция о соблюдении режима коммерческой тайны;

- Инструкция по технике безопасности.

Констатирующей частью инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта, сфера распространения, ответственность за нарушения установленных правил и технологий. Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного лица. В текст используются слова : «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.

Основной текст может делится на разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Инструкцию подписывает директор филиала и вводится в действие приказами. Утверждается решениями уполномоченных органов банка и вводятся в действие приказами банка. Введение изменений и дополнений в инструкцию, а также изложение документа в новой редакции оформляется приказом банка.

Должностная инструкция - документ, издаваемый банком в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностная инструкция разрабатывается на основе общего классификатора должностей.

Должностные инструкции разрабатываются филиалом в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Орловский региональный филиал ОАО «Россельхозбанк» соблюдает требования действующего законодательства и следует установленным ГОСТам и стандартам по делопроизводству, что свидетельствует о правильной организации работы с документами и гарантирует стабильную работу кредитной организации.

2.1.3 Порядок оформления распорядительной и договорно-правовой документации кредитной организации

К распорядительной документации в Орловском региональном филиале ОАО «Россельхозбанк» относятся такие документы, как приказы (Приложение Р) и распоряжения. (Приложение С)

Процедура издания приказов и распоряжений в Орловском региональном филиале ОАО «Россельхозбанк» состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности:

1. Инициирование издания приказа или распоряжения.

Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

- на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);

- по поручению директора филиала;

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, предложении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.

Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в ­издаваемом приказе или распоряжении.

Источниками информации могут быть:

- законодательные акты и нормативная документация;

- текущая документация организации;

- документы, поступающие из других организаций;

- архивные документы и др.

Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

3. Подготовка проекта приказа или распоряжения.

Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

Оформляются проекты приказов и распоряжений в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов».

4. Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа подразумевает:

- внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»;

- внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко.

5. Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.

6. Подписание приказа или распоряжения.

Согласованный проект документа передается на подпись директору филиала.

Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать директору лист согласования проекта документа. Его подпись превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

7. Регистрация приказа или распоряжения.

Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрация осуществляется одним из трех способов:

- записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);

- записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке ­(карточная форма регистрации);

- внесением информации о документе в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота ­(автоматизированная форма регистрации).

8. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.

Доведение распорядительного документа до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

К договорно-правовой документации относятся в Орловском региональном филиале ОАО «Россельхозбанк» договоры (кредитные, банковского вклада).

Процедура создания договорно-правовой документации состоит из следующих этапов:

1. Подготовка проекта договора.

Подготовка проекта договора (составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем филиала, которое инициирует заключение договора, вместе с юристом.

Сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения.Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) часть первая [Электронный ресурс]: [Принят Государственной Думой 21 октября 1994 года]: офиц. текст: по состоянию на 5 мая 2014 года./ http://mirror2.garant.ru

2. Согласование.

Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет вместе с пакетом документов. Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале регистрации, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров.

3. Заключение договора (подписание и заверение печатью).

Согласованный всеми специалистами проект договора готовится для подписания.

4. Регистрация

Все подписанные руководителем договоры передаются для регистрации с присвоением договору соответствующего номера.

Каждая сторона договора должна после подписания присвоить ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию.

5. Учет и оперативное хранение, выдачу копий (оригиналов) договоров.

Договор, подписанный от имени кредитной организации, передается ответственному исполнителю под роспись в листе для передачи.

6. Формирование базы по документам.

7. Организация исполнения договоров.

Во внутреннем нормативном документе должен быть определен перечень регистрационных и учредительных документов, которые следует запросить у контрагента перед заключением с ним сделки. Состав документов зависит от того, с кем кредитная организация имеет дело -- это физическое лицо или юридическое, резидент или нерезидент Российской Федерации.

Все необходимые о контрагенте документы предоставляются ответственным исполнителем вместе с договором в договорный отдел, где они и подлежат хранению.

8. Подготовка договоров к сдаче в архив.

Договоры, подписанные уполномоченным лицом организации, передаются работниками договорного отдела ответственному исполнителю, а договоры, имеющие подписи всех сторон (как правило, это двусторонние сделки), остаются в службе делопроизводства для оперативного хранения.

Все договоры формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

2.2 Исследование технологии документооборота учреждения банка на основе синтеза традиционных «бумажных» и компьютерных технологий

2.2.1 Принципы организации работы с документами, оформленными на «бумажных» носителях информации

Поток документов, циркулирующий от начала их создания до передачи в архив, является документооборотом учреждения банка. Четко организованный документооборот обеспечивает возможность оперативного применения информации, используемой в документе, в текущей деятельности и защищает учреждение от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота.

Для грамотной организации работы Орловский региональный филиал ОАО «Россельхозбанк» решает, какие документы действительно нужны кредитной организации. Обязательный минимум документов для любой организации определен законом. Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, подтверждающих право и дееспособность учреждения, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства. Основу документооборота составляют следующие документы: приказы, распоряжения, договоры.

Документооборот филиала также организован на входящей, исходящей и внутренней документации. Документы, поступающие в банк на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию (автоматизированный учет), рассмотрение руководством банка и доставку исполнителям. Инструкция по делопроизводству в ОАО “Россельхозбанк” № 9-И

Доставка документов на бумажном носителе в банк и их отправление осуществляется:

- отделениями почтовой связи ФГУП «Почта России»;

- спецсвязью и фельдъегерской связью;

- компанией «TNT Express Worldwide»(или « DHL»).

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки корреспонденции. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы, адресованные руководству организации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Работник банка, получивший корреспонденцию, при передаче документа на бумажном носителе для регистрации в службу ДОУ указывает на оборотной стороне документы свои инициалы, фамилию и дату получения.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на :

- документы, требующие обязательного рассмотрения директором филиала;

- документы, направляемые непосредственно в подразделения;

- обращения юридических и физических лиц (жалобы, заявления, предложения).

Документы, поступающие непосредственно в адрес подразделения, регистрируются делопроизводителем данного подразделения. Передача документов на исполнение без регистрации не допускается

Исходящие документы, подготовленные к подписанию, должны быть оформлены с соблюдением установленных требований. При направлении документов на подпись проверяется наличие виз, приложений, правильность адресования, соответствие бланка должности подписавшего, наличие заголовка к документы, данных об исполнителе (фамилия и номер телефона).

Регистрация исходящих документов осуществляется после их подписания и заключается в присвоении регистрационного номера и даты, которые проставляются на документе.

Делопроизводитель филиала осуществляет регистрацию документов и обеспечивает проверку правильности оформления документа на бумажном носителе.

Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления соответствует прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

Работа с внутренними документами также, как и с исходящими документами, начинается с подготовки проекта документам, завершается визированием и направлением директору филиала на подпись и регистрацию.

Внутренние документы, подлежащие исполнению, ставят на контроль. Исполненные документы подшивают в дело, предусмотренной номенклатурой дел.

Осуществление документооборота на бумажном носителе осуществляется в соответствии с Положением о делопроизводстве, в котором устанавливается последовательность организации работы с документами.

2.2.2 Исследование технологии документооборота кредитной организации при использовании автоматизированного программного обеспечения

Для осуществления электронного документооборота необходимо наличие средств вычислительной техники, обязательна стопроцентная оснащенность персональными компьютерами всех сотрудников, работающих с документами, средств связи между всеми рабочими местами, автоматизированной системы делопроизводства, использующей программное обеспечение, служб и технических возможностей перевода входящих бумажных документов в электронную форму.

Система электронного документооборота представляет собой интеграционную систему, охватывающую делопроизводство и подготовку документов и связывающую их с внешней средой электронного обмена.

Важным преимуществом технологии подготовки документов, используемой в электронном документообороте и делопроизводстве, является возможность автоматизации всего процесса согласования и утверждения документа, в том числе и с использованием электронных аналогов собственноручной подписи.

Доставка документов в электронном виде и их отправление осуществляется с использованием технических средств обработки и передачи информации, таких как:

1. Электронная почта (LOTUSNOTES и др.);

2. Межбанковская связь (ТЕЛЕКС, СВИФТ);

3. Телеграфная связь (телеграммы);

4. Факсимильная связь (факсограммы);

5. Телефонная связь (телефонограммы).

Организация документооборота, как в Орловском региональном филиале, так и в головном офисе банка осуществляется с использованием программы СМД в соответствии с Регламентом работы в программе «CompanyMedia- Делопроизводство».

Документы, поступившие по каналам связи на электронный адрес банка, проходят прием и регистрацию в службе ДОУ.

Службой ДОУ при получении электронного документа осуществляются :

- прием, первичная обработка и регистрации корреспонденции, направляемой в адрес банка и его руководства сторонними организациями;

- прием и регистрация корреспонденции, направляемой по электронной почте и факсимильной связи в адрес директора филиала;

- регистрация соглашений и договоров;

- регистрация организационно-распорядительных документов;

- регистрация протоколов совещаний у директора филиала;

- контроль исполнения поручений директора филиала;

- отправка документов адресатам;

- информационно-справочная работа о прохождении документов.

После того, как электронный документ распечатали, проставляется штамп с отметкой о поступлении электронного документа и подписью работника службы ДОУ, осуществившего прием и распечатку, и штамп, где указывается регистрационный номер. Если документ распечатан на нескольких листах, то на первом листе ниже штампа указывается общее количество листов: «на___ л.». При необходимости к документу прикладывается распечатка отчета об электронном адресе отправителя корреспонденции.

В Департаменте информационных технологий осуществляется первичная техническая регистрация сообщений, поступающих по каналам электронной почты.

Документы, адресованные руководству банка, полученные по электронной почте, пересылаются в службу ДОУ по системе «LOTUSNOTES».

В Банке работа в программе «CompanyMedia- Делопроизводство» основывается на принципе однократной регистрации документов:

- поступающих (входящих) - в день поступления или на следующий рабочий день;

- создаваемых (внутренних, исходящих) - в день подписания или утверждения

При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется. При регистрации документов в Орловском региональном филиале ОАО «Россельхозбанк» они делятся на группы, каждая из которых регистрируется отдельно:

- Входящие документы;

- Исходящие документы;

- Внутренние документы;

- Нормативно-распорядительные документы;

- Договоры, соглашения;

- Протоколы совещаний у директора филиала.

Порядковые регистрационные номера электронного документа присваиваются в пределах каждой регистрируемой группы.

Процедура регистрации документов в Орловском региональном филиале ОАО «Россельхозбанк» состоит из двух этапов:

1. заполнение регистрационной формы (журнал, карточка, электронная карточка);

2. проставление отметки на документе (на бумажном носителе):

При регистрации входящего документы - на нижнем поле первого листа справа проставляется штамп, где указывается регистрационный номер и дата.

При регистрации исходящего, внутреннего документа, подготовленного на стандартном бланке, - в соответствующей позиции бланка, не на бланке - на соответствующем месте применительно к бланку.

На электронных документах проставляется регистрационный номер, который состоит из порядкового номера и может дополняться цифровым индексом филиала, индексом дела по номенклатуре и др.

Электронная подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

- сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной подписи, не утратил силу на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

- подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе;

- электронная подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Электронные документы с электронной подписью имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи.

При регистрации исходящих документов в программе «CompanyMedia-Делопроизводство» прикрепляются их электронные файлы.

При отправке электронного документа:

- Исполнитель предоставляет делопроизводителю филиала подлинник документа на бумажном носителе и электронный файл документы;

- Директор филиала определяет необходимость досылки документа на бумажном носителе, в противном случае подлинник документа на бумажном носителе подшивается в дело подразделения банка(с распечаткой отчета об отправлении электронного документа).

Электронные документы банка могут передаваться адресатам с использование программы «CompanyMedia- Делопроизводство» или электронной почты «LOTUSNOTES» в следующих формах:

- Электронный документ, полученный путем сканирования зарегистрированного подлинника документа на бумажном носителе и сохраненный в графическом формате (jpeg, pdf).

- Электронный документ, полученный путем внесения регистрационного номера и даты в электронный файл документы в соответствии с подлинником документы на бумажном носителе, и сохраненный в текстовом формате (doc,rtf).

Исходящие письма, подписанные директором филиала, отправляемые по электронной почте - после регистрации и проставления электронной версии документа исходящего регистрационного номера делопроизводитель направляет документы по программе «CompanyMedia- Делопроизводство»(при необходимости - по электронной почте «LOTUSNOTES»).

Электронный документооборот имеет ряд преимуществ для учреждения, таких как упрощение процедуры организации работы с документами, позволяет собрать необходимую информацию гораздо быстрее. Таким образом, электронный документооборот отвечает требованиям Инструкции по делопроизводству Орловского регионального филиала ОАО «Россельхозбанк». Инструкция по делопроизводству в ОАО “Россельхозбанк” № 9-И

2.3 Порядок осуществления банковских операций с использованием распорядительной и договорно-правовой документации кредитной организации

Денежно- кредитная политика банка направлена на достижение финансовой стабильности. Для достижения данной цели банк привлекает денежные средства. Одной из основных составляющих операций по вкладам является их документальное оформление.

Физическое лицо открывает вклады в банке наличными денежными средствами.

Первоначально клиент знакомится с видами вкладов, предлагаемыми банком, затем представляет бухгалтерскому работнику документ, удостоверяющий личность.

Бухгалтерский работник оформляет договор по вкладу в двух экземплярах, который является договорно- правовой документацией; заявление на открытие вклада и приходный кассовый ордер ( Приложение Т), оформляет лицевой счет,вкладную книжку, приходный кассовый ордер и договор передаются контролеру.

Контролер:

1) проверяет документы. В случае правильного оформления закрепляет своей подписью. Лицевой счет и один экземпляр договора возвращаются бухгалтерскому работнику;

2) приходный кассовый ордер регистрируется в кассовом журнале по приходу;

3) приходный кассовый ордер и вкладная книжка передаются кассиру (Приложение У)

Кассир:

1) проверяет приходный кассовый ордер, ставит свою подпись, принимает сумму денег от клиента и сверяет её с суммой, указанной в приходном кассовом ордере;

2) один экземпляр договора выдается вкладчику, другой экземпляр договора остается в банке;

3) приходный кассовый ордер подшивается в документы дня.

В последний рабочий день каждого месяца по вкладам начисляются проценты. Начисление процентов может осуществляться одним из четырех способов: по формулам простых процентов, сложных процентов, с использованием фиксированной либо плавающей процентной ставки в соответствии с условиями договора. Если в договоре не указан способ начисление процентов, то начисление процентов осуществляется по формуле простых процентов с использованием фиксированной процентной ставки. При начислении процентов в расчет принимаются величина процентной ставки и фактическое количество календарных дней, на которое размещены или привлечены денежные средства. При этом за базу берется действительное число календарных дней в году ? 365 или 366 соответственно:

?%=(?вклада*процентная ставка*количество дней вклада)/(365 (366)*100)

Если вкладчик досрочно обращается в банк с просьбой закрыть срочный вклад, то тогда меняется процентная ставка по вкладу. Вместо срочных процентов вкладчику будут начислены проценты по вкладу до востребования, а ранее начисленные проценты пересчитаны по новой ставке процентов.

При желании закрыть вклад клиент должен предоставить в банк договор о вкладе. Схему документооборота на закрытие вклада можно представить так:

Клиент:

1) представляет паспорт, депозитный договор и расходный кассовый ордер бухгалтерскому работнику.

Бухгалтерский работник:

1) проверяет предъявленные документы;

2) начисляет проценты на день закрытия вклада и делает соответствующие записи в лицевом счете;

3) передает контролеру лицевой счет вкладчика и расходный кассовый ордер контролеру.

Контролер:

1) проверяет записи в лицевом счете, в подтверждение проверки ставит свою подпись;

2) подписывает расходный кассовый ордер (Приложение Ф) и регистрирует его в журнале расходов;

3) лицевой счет вкладчика закрывается и передается бухгалтерскому работнику для сдачи в специальный архив;

4) расходный кассовый ордер передаются кассиру.

Кассир:

1) проверяет представленные документы и в подтверждение правильности ставит свою подпись;

2) уточняет сумму к выдаче у клиента, выдает деньги клиенту;

3) расходный кассовый ордер подшиваются в документы дня.

При привлечении средств во вклад от физического лица с ним заключается депозитный договор (Приложение Х), который обязательно должен составляться в письменной форме, а так же оформляется лицевой счет вкладчика. Открытый лицевой счет регистрируется в книге регистрации открытых лицевых счетов.

По договору банковского вклада (депозита) одна сторона (банк), принявшая поступившую от другой стороны (вкладчика) или поступившую для нее денежную сумму (вклад), обязуется возвратить сумму вклада и выплатить проценты на нее на условиях и в порядке, предусмотренных договором.

Один экземпляр договора передается на хранение вкладчику, другой хранится в банке в отделе, выполняющем депозитные операции.

Существенными условиями договора являются:

- валюта вклада и сумма первоначального взноса во вклад;

- срок действия договора;

- проценты, которые вкладчик получит после окончания срока действия договора;

- условия внесения средств в депозит (в наличной или безналичной форме).

Оговаривается возможность досрочного изъятия депозита и размер доходов, выплачиваемый банком. В договоре также предусматриваются: права и обязанности сторон, ответственность сторон за не соблюдение условий договора, порядок разрешения споров.

Со своей стороны банк обязуется своевременно исполнять все условия договора и нести ответственность за их нарушение, что может выражаться в установлении пеней или штрафов за несвоевременную выдачу средств владельцам депозитов или выплату процентов. Споры, возникающие между банком и вкладчиком, должны решаться в арбитражном или судебном порядке.

Прием вклада сопровождается открытием депозитного счета. Депозиты до востребования предназначены для текущих расчетов. Режим работы данных счетов регулируется соответственно договором банковского счета и договором корреспондентского счета.

Срочные же депозиты не используются для осуществления текущих платежей. Уровень дохода по срочному депозиту определяется процентной ставкой, величина которой варьируется банком в зависимости от срока депозита, а также он находится в прямой зависимости от величины самого депозита. В течение срока действия депозита, в зависимости от условий, дополнительные взносы на его счета от владельца не принимаются. Со срочного депозита клиент банка может получить свои средства только по истечении его срока (вместе с причитающимися процентами).

Учет вкладов физических лиц ведется на счетах 1-го порядка:

№423-П-« Депозиты и прочие привлеченных средства физических лиц-резидентов»;

№426-П - «Депозиты и прочие привлеченные средства физических лиц-нерезидентов».

В аналитическом учете по данным счетам ведутся лицевые счета в разрезе вкладчиков по срокам привлечения, размерам процентных ставок, видам валют. На указанных счетах подлежат отражению суммы, принятые кредитной организацией по договору банковского счета.

По Кт ? отражается поступление денежных средств во вклад, присоединение процентов ко вкладу.

По Дт ? отражается выдача денежных средств со вклада, счет закрывается.

Для начисления процентов по вкладам физических лиц используется счет 47411 - П - «Начисленные проценты по банковским счетам и привлеченным средствам физических лиц». В аналитическом учете открываются лицевые счета по каждому вкладчику.

По Кт - отражаются суммы начисленных процентов по депозитам и другим банковским счетам физических лиц в корреспонденции со счетом по учету расходов.

По Дт - списываются суммы начисленных процентов в корреспонденции с банковскими счетами, счетами по учету депозитов и прочих привлеченных средств физических лиц; суммы излишне начисленных процентов в корреспонденции с соответствующими счетами; суммы неисполненных обязательств в корреспонденции со счетом по учету неисполненных обязательств по договорам на привлечение средств клиентов.

Порядок ведения аналитического учета определяется кредитной организацией. При этом аналитический учет должен обеспечивать получение информации по каждому договору.

Взнос вклада наличными в кассу банка оформляется следующей бухгалтерской проводкой:

Дт - 20202 «Касса кредитных организаций»;

Кт - 423( 02-07), 426 «Депозиты и прочие привлеченные средства физических лиц».

Операция оформляется приходным кассовым ордером. Ордер подписывают сотрудники банка, отвечающие за работу с вкладами, и передают кассиру для совершения приходных кассовых операций.

В последний рабочий день каждого месяца по вкладам начисляются проценты. Проценты, начисляемые по вкладам, относятся на операционные расходы банка:

Дт - 70606 «Расходы»;

Кт - 47411 "Начисленные проценты по банковским счетам и привлеченным средствам физических лиц".

Если условиями договора будет предусмотрено, что проценты, начисленные в последний рабочий день месяца, 1-го числа следующего месяца присоединяются ко вкладу, составляется бухгалтерская проводка:

Дт - 47411 «Начисленные проценты по банковским счетам и привлеченным средствам физических лиц»

Кт - 423 (02-07), 426 «Депозиты и прочие привлеченные средства физических лиц»

Операция оформляется мемориальным ордером. В дальнейшем проценты будут начисляться уже на наращенную сумму: ? вклада + начисленные %

Если в условиях договора предусмотрено, что проценты по вкладу начисляются в последний рабочий день каждого месяца, а присоединяются ко вкладу на дату его закрытия, то в день закрытия вклада на основании мемориального ордера составляются бухгалтерские проводки:

1) Доначисляются проценты текущего месяца:

Дт - 70606 «Расходы»;

Кт - 423 (02-07), 426 «Депозиты и прочие привлеченные средства физических лиц»

2) Ранее начисленные проценты присоединяются ко вкладу:

Дт - 47411 «Начисленные проценты по банковским счетам и привлеченным средствам физических лиц»

Кт - 423 (02-07), 426 «Депозиты и прочие привлеченные средства физических лиц»

3) Вклад закрывается. По расходному кассовому ордеру выдаются денежные средства вместе с процентами:

Дт - 423 (02-07), 426 «Депозиты и прочие привлеченные средства физических лиц»

Кт - 20202 «Касса кредитной организации»

Если вкладчик досрочно обращается в банк с просьбой закрыть вклад, то тогда меняется процентная ставка по вкладу. Вместо срочных процентов вкладчику будут начисляться проценты по вкладу до востребования. В этом случае составляется бухгалтерская проводка:

Дт - 47411 «Начисленные проценты по банковским счетам и привлеченным средствам физических лиц»

Кт - 70606 «Расходы»

Таким образом, осуществление банковских операций без документационного оформления невозможно. Документооборот является неотъемлемой частью организации работы с документами и осуществления банковских операций.

Вся совокупность работы с документами, начиная с момента их создания, вплоть до передачи на хранение в архив или уничтожения, определяется делопроизводством в кредитной организации. Она включает в себя как операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами. Составной частью делопроизводства в кредитной организации является документирование - процесс составления и оформления документов. Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ними.

Деятельность Орловского регионального филиала ОАО «Россельхозбанка» фиксируется в разных видах документов. Порядок работы с организационно- распорядительной и договорно- правовой документацией закрепляется в Инструкции по делопроизводству. Организационно- распорядительная документация имеет единый формуляр реквизитов, согласно ГОСТу Р 6.30-2013 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению». Отличительной особенностью при составлении документов могут являться: дата, регистрационный номер, текст документа и др. На данный момент в Орловском региональном филиале ОАО «Россельхозбанк» прочно закреплены правила работы с документами и при этом продолжают усовершенствоваться. Также широко используются автоматизированная система по управлению документацией, что является фактором для упрощения деятельности учреждения, в т.ч. делопроизводства.

3. Основные направления совершенствования организации работы с документами в организациях

3.1 Роль системы организационно-распорядительной и договорно-правовой документации выполняющих управленческую функцию в организациях

Современное управление кредитной организацией - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Заключаются и расторгаются договоры, покупаются и продаются ценные бумаги, недвижимость. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчетность. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей учреждений.

Основными задачами делопроизводства являются: отражение управленческой, производственной и иной деятельности банка и обеспечение рационального использования документов в деловой практике кредитной организации. Информация в настоящее время играет достаточно важную роль в жизни общества. Современное общество характеризуется как «информационное», тем самым подчеркивается исключительная роль информации во всех областях деятельности.

Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение - это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так и для внешних потребителей. Каждая организация имеет свою организационную структуру, которой присущи разные уровни управления в зависимости от того, такие задачи решаются на том или ином уровне. В небольшой организации в организационной структуре два уровня - руководящий и оперативный, а в средних и крупных организациях -как минимум четыре уровня: руководящий, стратегический, тактический и оперативный. Каждому уровню управления присущи свои внутриуровневые процессы. На тактическом уровне (уровне подразделений) идет выполнение запланированных работ, осуществляются процессы жизненного цикла продукции и процессы их обеспечения. Руководители структурных подразделений анализируют ход выполнения работ на основе информации, которая поступает от исполнителей, и представляют отчеты заместителю руководителя организации, который координирует конкретное подразделение.

На оперативном уровне исполнители выполняют различные подпроцессы и операции и предоставляют информацию о результатах руководителям подразделений, в которых они работают. Процесс управления организацией базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения. Документы являются важнейшими носителями информации и составляют основу информационной среды любой организации. Для выполнения своих функциональных обязанностей руководители разных уровней управления и исполнители используют различные документы: законодательные, организационные, распорядительные, информационно-справочные, кадровые, планово-финансовые и другие. Следовательно, основная часть необходимых документов имеется в любой организации.

Управление организацией требует создания различных видов документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации и т.п. Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство - изданием распорядительных документов; организация - организационных документов; инструктирование - в виде инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.п.

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто и в определении термина «документ» в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к документу во времени.

Документы создаются и используются в процессе осуществления деловой деятельности. Документ должен отвечать потребностям деятельности организации, к которой он относится и используется в целях отчетности. В документах также отражается и учитывается деятельность организации. Поэтому ведение многих документов предписано законодательством Российской Федерации. Именно документы, имеющие юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками кредитной организации в суде и в других ситуациях.

Документы должны обладать такими характеристиками, как:

- Аутентичность - документ является аутентичным, если он: является тем, чем должен быть; был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это; был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.

- Достоверность - достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

- Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения .

Организация в целях повышения эффективности своей деятельности должна определить и документально зафиксировать политику в области управления документами. Целью этой политики должно быть создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, которые способны поддерживать эффективность деятельности организации на протяжении всего периода ее жизненного цикла. Организация должна создавать и сохранять аутентичные, надежные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени.

Для этого организация должна принять и выполнять комплексную программу управления документами, включающую:

- перечень документов для каждого процесса своей деятельность и требования к информации, которая подлежит включению в документы;

- решение, какой формы и структуры должны быть создаваемые и включаемые в систему документы и какие технологии использовать для их создания и обработки;

- требования к составу метаданных, их структуре и управлению ими;

- установление требований к поиску, использованию и передаче документов, сроков хранения документов;

- решение, как организовать документы с тем, чтобы они отвечали требованиям, предъявляемым к их использованию;

- оценку рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность организации;

- обеспечение сохранности документов и доступа к ним в елях выполнения требований деловой деятельности и общественных организаций;

- обеспечение хранения документов в безопасной и защищенной среде;

- определение и оценку возможностей повышения эффективности, результативности или качества организационных процессов, решений и действий в результате качественного управления документами.

Для повышения эффективности своей деятельности организации необходимо организовать работу с документами. Документооборот обеспечивает надлежащую эффективность работы с документами, что достигается созданием оптимальных условий для перемещения документов наиболее коротким путем в соответствии с основными этапами их подготовки (исполнения).

При отсутствии хорошо организованной системы документооборота в организации возможно:

- неоперативное поступление информации;

- отсутствие определенного маршрута документа;

- увеличение сроков согласования из-за перенаправления документа друг

- другу;

- отсутствие ответственности за принятие решений;

- необоснованное скопление документов на первой ступени согласования;

- появление документов на нижней ступени согласования, минуя руководство;

- отсутствие контроля за исполнением документа.

Документооборот кредитной организации отражает движение материальных, финансовых, информационных потоков, а также движение кадров. Во-первых, документооборот - это организованная память кредитной организации, которая может быть использована для восстановления истории любого интересующего вопроса с целью извлечения опыта, анализа различных сторон деятельности, установления причинно-следственных связей, репродуцирования знаний и т.п. Во-вторых, документооборот - это учет и контроль результатов деятельности. В-третьих, это информационная технология, обеспечивающая квалифицированное функционирование персонала и подразделений. В-четвертых, - это средство для управления банком. Движение документов по документационным потокам может осуществляться посредством личной передачи и доставки, почтовой, электронной связи и передачи по принадлежности .В основе организации документооборота лежит несколько правил, или принципов, которые должны строго соблюдаться: