Организация и управление документооборотом в корпорации на примере Уфимского филиала ОАО "УРСА Банк"

Характеристика содержания и изучение системы по организации документооборота в банке. Изучение банковской платежной системы многопрофильного учреждения. Описание структуры и комплексный анализ эффективности управления документооборотом в ОАО "УРСА Банк".

Рубрика Банковское, биржевое дело и страхование
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 23.11.2012
Размер файла 1,2 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

10

Размещено на http://www.allbest.ru/

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

на тему: «Организация и управление документооборотом в корпорации на примере Уфимского филиала ОАО «УРСА Банк»»

Студент

Факиева Алина Владимировна

Руководитель

Исмагилова Тагира Валинуровна

Рецензент

Захарова Наталья Викторовна

Председатель комиссии по предзащите

Исмагилова Тагира Валинуровна

МОСКВА 2007 г.

Содержание

Введение

Глава 1. Документация и документооборот в банках

1.1 Документация по операциям банка

1.2 Организация документооборота в банке

1.3 Внутрибанковская платежная система как организация документооборота многофилиального банка

Глава 2. Анализ организации управления документооборотом в ОАО «УРСА Банк»

2.1 Организационно - экономическая характеристика банка

2.2 Анализ организации документооборота ОАО «УРСА Банк»

2.3 Оптимизация документооборота ОАО «УРСА Банк» на основе стандарта ISO 9001:200062

2.4 Оптимизация документооборота и информационная безопасность банка

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ОАО «УРСА Банк»

3.1 Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения

3.2 Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации

3.3 Экономический эффект от совершенствования автоматизации документооборота в ОАО «УРСА Банк»

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно - организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в банковской сфере. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы банков, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности ОАО «УРСА Банк».

Целью написания дипломной работы является анализ документооборота финансовой корпорации ОАО «УРСА Банк», а также разработка и внесение рациональных предложений по совершенствованию документооборота.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

- изучить теоретические основы и особенности организации документооборота в банке;

- ознакомление с организационной структурой Компании;

- изучение функций, задач, основных видов деятельности Компании;

- рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности ОАО «УРСА Банк»;

- изучение организации службы документационного обеспечения управления Компании, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;

- изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;

- разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;

- внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота.

Глава 1. Документация и документооборот в банках

1.1 Документация по операциям банка

В банковской деятельности используются самые разные документы (директивные, юридические, плановые).

Документы, которые используются в учетно-операционной работе, относятся к особому виду банковских документов.

Учетно-операционные документы - это:

- то, что является основанием для операции отражения в учете банка;

- то, на основе чего совершаются бухгалтерские записи;

- то, что подтверждает правильность совершенных операций и их отражения в учете.

Используемая в банках мемориально-ордерная система бухгалтерского учета означает, что записи в учете совершаются не в журналах, как это принято при организации учета других субъектов экономики, а в самих документах.

В составе документов выделяют те, которые содержат эти записи (мемориальные документы), и те, которые раскрывают содержание этих записей, подтверждают их правильность и достоверность (первичные документы) [30,78].

К числу мемориальных документов относятся расчетно-денежные документы, мемориальные документы, кассовые и внебалансовые ордера.

Первичные документы - это акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы, как правило, прилагаются к мемориальным документам. В последних делается запись о прилагающихся первичных документах. В случае если первичные документы сшиваются в отдельные сшивы, в мемориальных документах делается ссылка на дату и номер первичного документа, послужившего основанием для совершения проводки.

Все мемориальные документы с приложенными первичными документами, подтверждающие совершение банком операций за данный день, называются документами дня.

Совокупность мемориальных и первичных документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образует банковскую документацию.

Виды мемориальных банковских документов:

- расчетные (поручения, требования, чеки, аккредитивы, платежные ордера, авизо, ордера-распоряжения кредитного отдела);

- кассовые (объявления, денежные чеки, приходные, расходные ордера);

- документы по внутрибанковским операциям (мемориальные ордера).

Все документы по месту их составления подразделяются на банковские, составляемые учреждениями банков, и клиентские, поступающие от предприятий, учреждений и организаций [31,64].

Формы банковских документов стандартизированы и унифицированы.

Перечень утвержденных к применению форм документов определен Общероссийским классификатором управленческой документации (утвержден Госстандартом России в 1993 году). В деятельности банков в основном используются бланки класса форм 04 "Унифицированная система банковской документации", т. е. бланки по банковским операциям начинаются с 04 (например, платежное требование - 0401061). Вместе с тем в состав утвержденных документов постоянно вносятся изменения в части формата документов и правил их оформления.

При необходимости (или отсутствии утвержденного бланка) банки разрабатывают и утверждают собственные формы документов.

Совершение операций в кредитной организации может происходить на основании электронного платежного документа, а в случаях, установленных действующим законодательством и договором, - его бумажной копии, заверенной уполномоченным лицом. Электронные платежные документы должны содержать все реквизиты платежных документов, предусмотренные утвержденными форматами и нормативными актами Банка России. Бумажные копии электронных платежных документов, предназначенные для хранения в качестве оправдательных документов по совершенным операциям, а также подлежащие приложению к выпискам из счетов, заверяются штампами кредитной организации и подписями ее работников. В электронных платежных документах должен быть обеспечен аналог собственноручной подписи клиента.

Особенности оформления документов по отдельным операциям:

- операции, совершаемые без документов клиентов банка, оформляются документами, составляемыми самими банками согласно требованиям Правил ведения бухгалтерского учета в банках, расположенных на территории РФ №61, на бланках действующих форм. Сюда относятся, в частности, приходные и расходные кассовые ордера, мемориальные балансовые и внебалансовые ордера, распоряжения кредитного отдела и др. Эти операции требуют дополнительного контроля [32,80];

- основанием для проведения операций по корреспондентским счетам является выписка по корреспондентскому счету, выдаваемая банку РКЦ (ЦОУ, ОПЕРУ) ЦБ РФ, ВЦ ЦБ РФ или банком-корреспондентом;

- при проведении операций на фондовом, валютном и других рынках основанием для учета операций служат выписки расчетных центров бирж, дилеров, отчеты о проведенных операциях и другие документы.

Данные документов, раскрывающие их содержание, называются реквизитами. Требования к реквизитам документа содержатся в законе "О бухгалтерском учете".

Стандартные документы содержат следующие основные реквизиты:

- дату документа (различается дата составления и дата исполнения документа: там, где не предполагается разрыв, - отметка, там, где предполагается разрыв, - отдельный реквизит);

- номер документа;

- наименование клиента (ИНН) и его банка (БИК);

- наименование контрагента (ИНН) и его банка (БИК);

- сумму (числом и прописью);

- контировку - документы, служащие основанием для проводок, должны контироваться (иметь номера счетов по дебету и кредиту);

- назначение платежа (содержание операции, а при необходимости - основание для ее совершения);

- коды технической обработки;

- подписи ответственных лиц клиента и оттиск его печати;

- подписи работников банка, проверивших документ [31,11].

Все документы должны быть оформлены на электронных машинках. Кассовые документы заполняются от руки. Исправления в банковских документах не действительны, даже если они оговорены. Денежно-расчетные документы изготавливаются методом мультипликации, т.е. их количество должно быть достаточно для совершения бухгалтерских записей по всем затронутым данной операцией лицевым счетам.

Банк не несет ответственности за отказ в приеме сомнительных документов. Бланки строгой отчетности подлежат дополнительному внебалансовому учету.

Должностное лицо банка, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции в банке. Работники банка, которые подписали какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий.

1.2 Организация документооборота в банке

Документооборот в банке - это прохождение банковских документов по инстанциям, в определенной их последовательности, от начала оформления и проведения операции до ее завершения с полным отражением в учете.

Документооборот имеет две важнейшие составляющие:

- порядок осуществления документооборота по отдельным операциям (расчетным, кассовым);

- график документооборота (определяет конкретное время (интервал) для расчетно-кассового обслуживания клиентов, проведения кредитных и депозитных, а также межбанковских операций и операций на фондовом рынке и время прохождения документов по всем участкам их обработки). Ключевым общим интервалом, определяющим все графики документооборота по конкретным операциям, является "операционный день" - время, в течение которого операции проводятся с их последующим отражением в учете текущего дня.

Порядок осуществления документооборота и его графики разрабатываются каждым банком самостоятельно и утверждаются руководителем банка. При этом организация документооборота должна обеспечивать выполнение следующих основных требований:

- все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение операционного дня, подлежат приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день [56,20];

- расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка.

При осуществлении обслуживания:

- прием расчетно-денежных документов от клиентов - юридических лиц в течение операционного дня производится непосредственно учетно-операционными работниками (или в централизованном порядке через абонентские ячейки или через специальных работников). Во внеоперационное время документы сдаются в банк через специальные ящики; платежная система управление документооборот банк

- расчетные и кассовые операции для частных лиц производятся в течение операционного дня непосредственно ответственным исполнителем, выполняющим соответствующие операции;

- операции самого банка по оформлению кредитов и депозитов, а также по реализации долговых обязательств обычно производятся в операционное время. Внутрибанковские операции проводятся во второй половине дня.

Рабочий день учетно-операционных работников организуется с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса. Поступающие документы передаются на ЭВМ в течение всего дня в соответствии с графиком сдачи документов. Передача документов на телетайпные установки и телеграф предусмотрена в графике по мере оформления расчетных документов клиентов к проведению по счетам клиентов и составления по ним телеграмм преимущественно во второй половине дня. Все денежно-расчетные документы, подлежащие отправлению другим учреждениям банков, отправляются в тот же день [56,21].

Банки обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов, под которыми понимаются не только документы по хозяйственной деятельности банка, но и расчетно-платежные документы клиентов банка.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка.

Документы хранятся в бумажной и электронной форме.

В своей работе по организации и ведению делопроизводства и архивного дела банки должны руководствоваться нормативными документами Государственной архивной службы РФ, имеющими как общий характер, так и разработанными непосредственно для кредитных организаций.

Конкретные сроки хранения отдельных документов, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, определены в Типовом перечне для кредитных организаций от 16 января 1996 года №10-2-1/65, согласованном с Банком России и Ассоциацией российских банков.

В целях обеспечения сохранности документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации кредитные организации обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях.

Документы постоянного хранения и документы по личному составу передаются в государственные архивы в соответствии с Указанием Банка России от 03.12.2001 № 1060-У и письмом Банка России. (Приложения 1-4).

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

В настоящее время в соответствии с новыми Правилами бухгалтерского учета база данных лицевых счетов в ЭВМ ведется с обязательным дублированием как минимум на двух различных носителях и должна обеспечивать сохранение информации в течение срока, установленного для хранения соответствующих документов [49,134].

Ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств ведется программным путем ежедневно, выдается на печать из ЭВМ по мере необходимости.

Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов.

Электронные документы хранятся в виде баз данных с возможностью выведения документов на бумагу по установленным форматам документов. Документы в базе данных группируются по правилам бумажных документов.

Бумажные банковские документы хранятся в кладовой банка или в специальном архиве. Под архив выделяется отдельное помещение с ограниченным правом доступа к документам.

Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии и текущем архиве, наводятся в присутствии кассира, на ответственности которого находятся документы, или работника, владеющего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным бухгалтером или его заместителем (начальником отдела).

Бухгалтерские и кассовые журналы и ежедневные балансы брошюруются по месяцам.

Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов [49,145].

В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, инвалютой и по хозяйственным операциям банка, поскольку эти документы отличаются сроком хранения.

В соответствии с Временным положением о правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России при работе с электронными документами, используемыми при осуществлении безналичных расчетов через расчетную сеть Банка России и их хранении, есть несколько особенностей. Архивы электронных документов, средств проверки правильности цифровой подписи и иные архивы ведутся в учреждениях Банка России и у участников в разрезе всех входящих и исходящих электронных документов в соответствии со сроками хранения, установленными для платежных документов на бумажных носителях. Правила ведения указанных архивов регулируются действующим законодательством, включая нормативные акты Банка России, и договором между банками.

Уничтожение электронных документов производится в отношении соответствующих программных данных с одновременным уничтожением копий этих документов на бумажных носителях.

Руководителем банка назначается специальная комиссия из должностных лиц банка, на которую возлагается решение по уничтожению документов по истечении срока их хранения.

Специальные сотрудники подготавливают акты о выделении дел к уничтожению. Документы дел просматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих иной срок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а перечни уничтоженных документов остаются в архиве.

При изъятии документов организациями, имеющими на то право, по консультации юридического управления Главного управления ЦБ РФ по г. Москве банки должны копировать передаваемые оригиналы юридического дела с приложением подлинного экземпляра постановления следователя о производстве выемки документов и подлинного экземпляра протокола. Главный бухгалтер банка может заверить копии карточек с образцами подписей после сличения их с основными экземплярами перед выемкой [56,25].

На копиях документов главных бухгалтер ставит отметку "Копия. Документ изъят". В сшив документов вместо подлинных документов помещаются копии. Кроме того, в дело помещается предписание о выемке с актом изъятых документов.

1.3 Внутрибанковская платежная система как организация документооборота многофилиального банка

Исторически банковская система строилась таким образом, что каждый филиал банка фактически являлся самостоятельным банком, со своими активами, своим менеджментом, своей финансовой политикой. Хорошо это или плохо - никто никогда не задумывался: это было неизбежностью, поскольку связь между подразделениями банка была только фельдъегерской (во всяком случае, конфиденциальные документы можно было переправить из одного подразделения в другое только таким образом), что для решения текущих вопросов дорого и недостаточно оперативно. Таким образом, автоматически получалось, что каждое подразделение банка проводит собственную политику, периодически отчитываясь перед руководством банка о проделанной работе. Потому ничего удивительного нет и в том, что автоматизация банков в подавляющем большинстве своем строилась на повторении существовавшей организационной структуры банков: автоматизировалось автономное балансовое банковское учреждение, иногда с возможностью построение некоторой отчетности обще банковского плана с ее пересылкой в головную контору и последующей консолидацией там. Все известные мне промышленные банковские системы автоматизации построены именно по этому принципу, и было бы странно если бы это было не так.

Однако, с повсеместной автоматизацией банковских учреждений; с появлением понятия «электронный документ», и, соответственно, возможности оперативно и конфиденциально передавать банковские документы между территориально отдаленными подразделениями банка; с повсеместным вхождением в обиход понятия «система электронных платежей» и, соответственно, с отказом от сопровождения платежа бумажным документом - с появлением этих новых факторов автономность филиала перестала быть неизбежностью и стала лишь общепринятой практикой. Что, впрочем, тоже немало [56,19].

Банкир - профессиональный консерватор. По определению. Для банкира появление новой возможности - само по себе отнюдь не повод отказываться от проверенной, «накатанной» технологии. Для этого нужны веские основания. Есть ли веские основания отказываться от привычной автономности балансового банковского подразделения?

1. Во-первых, это чисто финансовая целесообразность. Сосредоточение финансовых ресурсов или, по крайней мере, централизация управления финансовыми потоками - задача, полноценное решение которой сулит значительный чисто экономический выигрыш.

2. Во-вторых, это административная целесообразность. Перманентный контроль действий подразделений, получение в реальном режиме времени подробной информации о том, что происходит «внизу» позволяет своевременно обнаружить и исправить допускаемые ошибки, пресечь (не допустить!) злоупотребления, и, в конечном итоге, повысить качество управления банком.

3. В-третьих, это информационная целесообразность. Автоматизаторам не нужно рассказывать, насколько полезно иметь единую НСИ во всех подразделениях банка, насколько это облегчает решение проблем получения непротиворечивой сводной отчетности по банку, не говоря уже о попытках получить аналитическую картинку [57,18].

Разумеется, даже одной первой группы при определенном раскладе достаточно, чтобы заинтересовать нормального банкира и заставить его пересмотреть сложившееся отношение к автономности филиалов. Более того, поскольку банк, построивший единую банковскую систему, при прочих равных имеет заведомо выигрышную позицию по отношению к банку, продолжающему рассматривать свои филиалы как автономные банковские учреждения, то со временем сами банкиры начинают требовать создания единой системы автоматизации банка: системы автоматизации банка в целом - вместо системы автоматизации каждого банковского подразделения.

Что же вкладывается в понятие единой САБ? Прежде всего, в фундаменте такой системы лежит «сетевой» уровень: некая система доставки информации между подразделениями банка. Она обычно создается еще до того, как поднимается вопрос о создании единой САБ, в качестве почтовой системы (первоначально обычно для доведения до подразделений распоряжений из центра и передачи в центр отчетности). Это может быть система обмена сообщениями через Internet, либо некая корпоративная сеть с использованием телекоммуникационных пакетов вроде «Астры», ProCarry, FTN-мейлеров, либо еще что-то в этом роде. Такая система обычно имеет топологию «звезда» или «дерево» - в зависимости от организационного строение банка, горизонтальные связи между филиалами обычно отсутствуют. На первом этапе создания единой САБ пропускной способности такой почтовой системы обычно оказывается достаточно. Почтовая система оказывается по отношению к единой САБ некой «сетевой подложкой», средством доставки квантов информации между территориально отдаленными модулями единой САБ. То, что такая система не обеспечивает ни гарантированной доставки информации, ни конфиденциальности передаваемой информации значения не имеет.

Поверх «сетевой подложки» надстраивается прикладное ПО. Если бы система автоматизации в банке с самого начала строилась по принципу единой САБ, то вопросов по ее функциональности не возникало бы. Просто технология работы банка и технология ее автоматизации изначально строились бы распределенными. Известны примеры, они весьма впечатляющи. Поскольку на практике обычно приходится перестраивать существующую систему, то целесообразно сразу определиться с основными функциями, которые должна выполнять обновленная система. Таких функций три: платежная, информационная, контрольно-фискальная. Платежная функция: система должна обеспечивать оперативное проведение межфилиальных платежей. Информационная функция: система должна обеспечивать сбор полной информации о происходящем в филиалах и доступ к этой информации уполномоченных сотрудников центрального аппарата. Контрольно-фискальная функция: система должна обеспечивать авторизацию всех выполняемых в банке операций, вычленять подозрительные операции и не допускать их выполнения без санкции специально уполномоченного лица [57,19].

Примерно в то же время, что и эволюция САБ от систем автоматизации автономного подразделения, началась эволюция САБ и в другом измерении. САБ начали «мутировать» от систем автоматизации учета банковских операций (функции ОДБ) к системам автоматизации выполнения операций. Примерно сейчас мы видим в промышленных АБС отход от верховенства сущности «проводка» и появления доминирующей сущности «документ» с пошаговой обработкой документов. Собственно, с этого момента САБ становятся полновесными системами документооборота, ну а САБ, «мутирующие» сразу по обоим направлениям - системами распределенного документооборота. (Причем контрольно-фискальные функции может полноценно выполнять только такая система).

Рассмотрим организацию документооборота многофилиального банка на примере построения платежной системы банка. Такая система наиболее характерна для банка, к тому же требования к ней включают в себя практически все требования, предъявляемые к системам документооборота общего назначения, так и специфические требования, значительно усиливающие общепринятые. Далее по тексту теоретические соображения по поводу построения ВПС будут перемежевываться с описанием предлагаемой компанией R-Style Software lab реализации - системы RS-Payment. Они во многом неразделимы, что и понятно: система RS-Payment разработана и развивается под руководством автора этого текста, потому не удивительно, что в ней оказались реализованы представления автора о построении ВПС.

Задачи Внутрибанковской платежной системы [57,23]:

- принять из ОДБ Филиала-отправителя платеж, возможно, произвести дополнительную верификацию, отправить в Расчетный центр;

- получить в Расчетном центре платеж от Филиала, проверить корректность заполнения реквизитов платежа, возможно, проверить правомочность отправки такого платежа из Филиала (возможно, в ручном режиме);

- межфилиальный внутрибанковский платеж отправить в Филиал-получатель;

- начальный межбанковский платеж спозиционировать на внешний корсчет (возможно, в полуавтоматическом режиме), преобразовать в формат соответствующей платежной системы, отправить банку-корреспонденту;

- получить из внешней платежной системы ответный платеж, отправить платеж в Филиал-получатель платежа;

- получить в Филиале-получателе платеж из Расчетного центра, зачислить получателю средств;

- корректно отразить проводимые операции по счетам бухгалтерского учета согласно принятой бухгалтерской модели;

- обеспечить гарантированную доставку сообщений между узлами распределенной системы, конфиденциальность передаваемой информации, защиту данных от модификации.

Как видно из этого перечня, логической единицей, с которой работает система, является платеж или платежный документ. Все действия система производит с платежом, все начинается с появления платежа, нуждающегося в исполнении, и заканчивается тем, что платеж исполняется банком: средства либо зачисляются получателю, либо отправляются для исполнения другим банкам. При этом система именно выполняет все необходимые для этого операции, а не учитывает выполнение человеком операции [57,23].

Коль скоро все вращается вокруг сущности «платеж», рассмотрим, что понимается под платежом в системе RS-Payment. В терминологии системы, платеж - это электронный документ, имеющий несколько фиксированных полей (код валюты, сумма, код банка и номер счета плательщика и получателя, еще несколько полей, без которых платежный документ не имеет смысла) и некоторое количество дополнительных полей. Дополнительные поля могут содержать данные различных типов и длинны. Система содержит средства для описания форм платежей (одновременно система может оперировать неограниченным количеством различных форм платежей), для платежей каждой формы описывается формат хранения, формат передачи, формат отображения на экране, система открыта для редактирования существующих и добавления новых форм платежей. Каждый платеж уже от «рождения» относится к одной из форм, но, вообще говоря, по мере обработки платеж может поменять форму.

В приведенном выше перечне функций, выполнение которых является обязательным для ВПС, несколько раз упоминается передача платежа с одного узла на другой, от филиала в расчетный центр и наоборот. Таким образом, платежный документ в процессе обработки переходит от одного узла к другому, на каждом узле в связи с этим документом выполняются некоторые действия. А поскольку даже после передачи платежа для дальнейшей обработки на «следующий» узел, возникает необходимость в зависимости от хода этой обработки довыполнить некоторые действия и на текущем узле (например, в случае отказа по каким-либо причинам от выполнения платежа расчетным центром, филиал-отправитель платежа должен сторнировать собственные действия). Таким образом, информационный поток становится двунаправленным, различные узлы синхронизируются в совместной обработке платежа. То есть, мы имеем дело с полноценной распределенной обработкой документа.

Однако особенности предметной области выдвигают определенные требования к информационному потоку такой системы. Поскольку информационная подложка системы построена на открытых каналах связи, ВПС должна самостоятельно обеспечить гарантированную доставку сообщений между узлами, конфиденциальность передаваемой информации, защиту данных от модификации [56,25].

Таким образом, задача ВПС достаточно органично расслаивается на два логических уровня: транспортный и прикладной. Каждый из них имеет свои, достаточно специфические задачи. Транспортный уровень, опираясь на возможности сетевой подложки, обеспечивает гарантированную доставку информации, порядок следования информации (сообщение, первым отправленное, будет первым получено), а также конфиденциальность и защиту от навязывания посторонней информации. Прикладной уровень, используя функциональность транспортного, реализует бизнес-логику распределенной системы документооборота.

Если прикладной уровень полностью абстрагирован от реализации транспортного, передав сообщение в транспортный уровень, он перестает о нем беспокоиться, то реализация транспортного уровня достаточно тесно связана с возможностями, предоставляемыми сетевой подложкой. В настоящее время транспортный уровень системы RS-Payment имеет две возможности для использования сетевой подложки: если сеть предоставляет между двумя конкретными узлами возможность прямого IP-соединения, то транспортный узел использует этот канал для on-line передачи данных (используется протокол TCP). Если такой возможности не имеется, транспортный уровень организовывает обмен данными через файлы определенной структуры. В любом случае, передаваемая информация шифруется средствами внешней криптосистемы (подключаемой по технологии plug-in), и специальные средства, встроенные в транспортный уровень, следят за порядком прохождения информации, повторяют при необходимости отправку потерянного сетевой подложкой или поврежденного в пути сеанса, а также пресекают попытки навязать системе чужеродную информацию.

Интересная особенность транспортного уровня системы RS-Payment. Так же, как он не монополизирует сетевую подложку, оставляя возможность наряду с информацией ВПС по тем же каналам отправлять и другую информацию, точно так же он сам открыт для использования не только средствами прикладного уровня ВПС, но и другими приложениями. И на информацию, передаваемую таким образом, будут распространяться те же гарантии, что и на информацию собственно ВПС [56,24].

Таким образом, транспортный уровень берет на себя все заботы, связанные с передачей информации, оставляя прикладному уровню бизнес-логику.

Ну а прикладному уровню не остается ничего кроме как обеспечить распределенное выполнение платежа. Автоматизация выполнения сколь-либо сложной операции, в отличие от автоматизации учета, предполагает выполнение некоторых действий не сразу после ввода оператором всей необходимой информации по автоматизируемой операции, а на протяжении достаточно длительного отрезка времени, выполняя определенные действия всякий раз, когда в них возникает необходимость. То есть, выполнение всей операции сводится к последовательному выполнению набора шагов, каждый из которых выполняется в свое время.

Рассмотрим пример несколько упрощенной схемы выполнения начального межфилиального платежа в двухуровневой платежной системе топологии «звезда» с использованием бухгалтерской модели «на расхождение».

Таблица 1. Схемы выполнения начального межфилиального платежа

Филиал - отправитель

Расчетный центр

Филиал - получатель

Ввод

 

 

Контроль

 

 

Проводка

 

 

Отправка в РЦ

Получение

 

 

Проверка

 

 

Маршрутизация

 

 

Проводка

 

Квитовка

Отправка подтверждения

 

 

Отправка в филиал-получатель

Получение

 

 

Проводка

 

 

Отправка подтверждения

 

Квитовка

 

Это действительно сильно упрощенная модель (например, в ней не отражена очевидно присутствующая ветвь, отвечающая за действия системы в случае, если шаг «Проверка» в РЦ закончится неудачно), но она позволяет понять логику системы. Например, обработка начального платежа, идущего за пределы банка, в точности идентична приведенной выше от момента ввода (в сущности, операционист, принимающий платежное поручение от клиента, и не знает, внутрибанковский платеж он вводит, или межбанковский) вплоть до шага «Маршрутизация», и только на этом шагу определяется, что платеж направляется не в один из филиалов банка, а вовне, и дальнейшая обработка платежа уже отличается от приведенной выше.

В сущности, в приведенной выше таблице отражен алгоритм распределенного пошагового выполнения платежа.

Именно на реализации такого алгоритма, быть может, достаточно сложного, и построено функционирование системы RS-Payment [56,23].

Помимо информационных полей, определяемых формой платежа, о которых упоминалось выше, платеж в этой системе имеет несколько дополнительных атрибутов. Наиболее важный из них - текущее состояние платежа. Текущее состояние определяет, какие действия и по наступлении каких событий надлежит выполнить над данным платежом. Действие всегда сопровождается изменением состояния и называется шагом. Шаг переводит платеж из одного состояния в другое, в зависимости от некоторых условий, определяемых спецификой шага, переход может быть недетерминированным, то есть, разные платежи после выполнения одного и того же шага окажутся в различных состояниях и, следовательно, следующим для каждого из них уже будет свой шаг. Такие шаги можно назвать шагами ветвления алгоритма. В приведенном ранее примере это, например, шаг «маршрутизация»: после выполнения этого шага алгоритм ветвится: одни платежи отправляются в один из филиалов банка, другие - откладываются для позиционирования. Очевидно, что на более поздних этапах различные ветви алгоритма могут опять сходиться.

Графически такой алгоритм можно изобразить в виде графа, вершины которого обозначают состояния, а ребра - шаги. Граф может быть циклическим, в сложных системах - и несвязным. Изображенный таким образом, алгоритм сильно похож на блок-схему программы, как ее изображали некоторое время назад. Действительно, процесс описания алгоритма имеет много общего с написанием программы на сильно предметно-ориентированном языке программирования очень высокого уровня. В распоряжении технолога, составляющего алгоритм, неограниченное количество состояний, достаточно большой и впридачу расширяемый набор шагов. В его власти построить практически произвольную систему распределенного документооборота - именно такую, какая нужна конкретному банку. При этом можно сразу выделить несколько «осей координат», по которым варьируется функциональность, запрашиваемая банком от ВПС.

Во-первых, это топология информационной модели. Чаще всего встречается топология «звезда» (расчетный центр и филиалы, работающие с РЦ, без горизонтальных связей). Чуть менее распространена топология «дерево» (большой банк, три или более уровня «вертикального» подчинения, без горизонтальных и «наклонных» связей). Еще реже встречается топология «блин» (связь всех филиалов «каждый с каждым») или комбинация из топологий «блин» и «дерево» в каком-либо варианте («блин» региональных дирекций со «звездой» в каждом регионе, например). Топология платежной системы обычно повторяет топологию организационного построения банка, каждый банк выбирает свой вариант [57,21].

Во-вторых, это бухгалтерская модель. Есть две классические модели ведения корсчетом - это модель «на схождение» и модель «на расхождение». Работа «на схождение» подразумевает, что проводка по счету НОСТРО делается немедленно по получению оповещения о проводке по счету ЛОРО. Такая модель в реализации может иметь два варианта: либо в момент отправки платежа сумма списывается с клиентского счета и зачисляется на некоторый транзитный счет, а по получению подтверждения от корреспондента выполняется вторая проводка - списание средств с транзитного счета на счет НОСТРО; либо отправка платежа корреспонденту не сопровождается списанием средств со счета клиента вовсе, а эти средства блокируются на счете другим образом, и тогда после получения подтверждения от корреспондента выполняется сразу списание с клиентского счета на счет НОСТРО. Вторая модель - работа «на расхождение». Она предполагает выполнение проводки на счет НОСТРО в момент отправки платежа корреспондента, но требует ведения «ведомости расхождений» для учета реального положения вещей, к тому же требуется выполнение некоторых действий при закрытии/открытии опердня для недопущения «разрыва корсчетов» на конец дня. Каждая из моделей (и их комбинаций и разновидностей) имеет свои преимущества и недостатки, выбор бухгалтерской модели - исключительная прерогатива банка.

В-третьих, это финансовая модель. Есть два крайних случая: либо все внешние корсчета банка сосредоточены в головном банке (обычно для их обслуживания создается специальное подразделение - Расчетная палата), все филиалы имеют корсчета, открытые в РП и работают только через них; либо у филиалов есть собственные корсчета во внешних платежных системах, и каждый филиал имеет возможность отправлять платежи через корсчет в РП или через собственные корсчета во внешних платежных системах. Первая модель обеспечивает централизацию финансовых ресурсов и облегчает задачу управления рисками; вторая модель дает значительно большую гибкость. Обычно, на деле имеет место некая комбинированная модель (например, внешние корсчета в инвалюте имеет только РП, в валюте филиалы работают через корсчета в РП, а для расчетов в национальной валюте все или некоторые филиалы имеют помимо корсчетов в РП еще и прямые корсчета в местных региональных системах). В любом случае, как и в вопросе топологии системы и бухгалтерской модели, каждый банк подбирает тот вариант, который наиболее близок ему.

Разумеется, количество комбинаций возможных вариантов очень велико. Если к этому добавить варианты модели безопасности и технологической модели, которые уже несколько выходят за рамки обсуждаемой темы, то в результате вполне может получиться, что две различные реализации ВПС будут иметь на первый взгляд очень мало общего. Тем не менее, они будут выполнять одни и те же глобальные функции: обеспечивать распределенный оборот платежных документов в многофилиальном банке. И свою реализацию ВПС мы построили таким образом, что она покрывает любые возможные комбинации. Достигается это использованием распределенной пошаговой обработки платежей, достаточно гибкой настраиваемостью системы, ее открытостью. Все это, по возможности сделано не в ущерб эффективности и эргономике, скрыто от конечного пользователя, с тем, чтобы он видел только ту функциональность, смысл которой ему понятна, чтобы «непонятные кнопки и рычажки» не «торчали» во все стороны. В результате, нам действительно удается добиться того, что, например, кишиневский Молдиндконбанк и московский Собинбанк, понимая под ВПС практически диаметрально противоположные системы, работают на одном и том же программном обеспечении, и ни разу ни у кого в этих банках не возникло вопросов «а это еще что тут торчит?»

Таким образом, речь идет не просто о системе выполнения платежей, а действительно об универсальной системе распределенного документооборота многофилиального банка.

Глава 2. Анализ организации управления документооборотом в ОАО «УРСА Банк»

2.1 Организационно - экономическая характеристика банка

ОАО "УРСА Банк" (URSA Bank) создан в 2006 году объединением ОАО "Сибакадембанк" и ОАО "Урал Внешторгбанк". Генеральная лицензия ЦБ РФ на осуществление банковских операций №323. Объединение Урал Внешторгбанка и Сибакадембанка - это новый значительный этап в жизни обоих кредитных учреждений. И этот этап начался с нового имени и под новым девизом. Девиз бренда "УРСА Банка": "Будь лучшим, чтобы оставаться любимым!" Объединяя банки, мы становимся больше и сильнее, не теряя заботливого отношения к нашим клиентам. Название "УРСА Банк" содержит частицы названий обоих объединившихся банков, как символ исторической преемственности деловой репутации и опыта, который банки наработали за период своего более чем 15-летнего развития. В то же время новое имя не ограничивает банк какой-либо локализацией: "УРСА Банк" - региональный банк федерального значения.

URSA - это созвездие Большой Медведицы, звезды которой издавна служили ориентиром для мореходов и путешественников, будили воображение исследователей и поэтов, вдохновляли и согревали романтиков. Медведица - сакральный образ материнской любви и заботы, тепла и нежности, но в то же время мощи и достоинства крупного зверя, символ силы и напористости в достижении цели, символ уверенности и непоколебимости выбранных позиций.

"УРСА Банк" - это объединение двух лидеров, каждого в своем регионе, это союз из двух лидирующих в своем регионе банков. «УРСА Банк» располагает одной из крупнейших, успешно работающих сетей на территории России. Филиалы и отделения банка работают во всех крупных городах Дальнего Востока, Сибири, Урала и Поволжья, работает филиал в Москве, открыты представительства в Алма-Ате (Казахстан) и Праге (Чешская Республика).

История объединения. В мае 2004 года у Урал Внешторгбанка появились новые акционеры, которые уже длительное время создавали стратегический пул банков на территории России. В частности им принадлежали Сибакадембанк и значительные доли в ряде других российских банков. Урал Внешторгбанк стал участником стратегического банковского Альянса, бессменным лидером которого является Игорь Владимирович Ким, председатель Совета директоров ОАО "Сибакадембанк".

Более двух лет стратегического партнерства ОАО "Урал Внешторгбанк" и ОАО "Сибакадембанк", в течение которых банки динамично развивались, наращивали капитал и активы, кредитный и депозитный портфели, выстраивали региональную инфраструктуру точек обслуживания, не прошли даром для строительства прочных связей между банками. Сибакадембанк и Урал Внешторгбанк обменивались опытом разработки и внедрения новых продуктов, технологиями привлечения и обслуживания клиентов, информационными и маркетинговыми технологиями, управленческими решениями и кадровыми резервами. Каждый из банков добился значительных результатов и занял лидирующие позиции в регионах: Урал Внешторгбанк - на Урале и в Поволжье, Сибакадембанк - в Сибири и на Дальнем Востоке. Положительный опыт взаимодействия банков и необходимость кратного роста финансовых показателей для еще более успешного позиционирования Альянса на общероссийском и международном рынках убедили акционеров объединить финансовую архитектуру двух крупнейших участников Альянса.

17 мая 2006 года на совместном заседании Совет директоров ОАО "Сибакадембанк" и Наблюдательный совет ОАО "Урал Внешторгбанк" приняли решение об объединении двух финансовых учреждений. Цель объединения - создание банка федерального масштаба, способного конкурировать с ведущими российскими кредитно-финансовыми институтами. Для создания бренда объединенного банка привлечены специалисты мирового уровня.

4 сентября 2006 года состоялось общее собрание акционеров ОАО "Урал Внешторгбанк", а 30 сентября - собрание акционеров ОАО "Сибакадембанк", на которых акционерами обоих банков принято решение о реорганизации путем присоединения ОАО "Урал Внешторгбанк" к ОАО "Сибакадембанк". А также утверждено новое название объединенного банка.

21 сентября 2006 года в пресс-центре ИАА "Интерфакс" в Москве состоялась презентация бренда объединенного банка - "УРСА Банк" (URSA Bank) и его девиза: "Быть лучшим, чтобы оставаться любимым". Новый бренд поможет объединить усилия менеджерских команд банков на пути создания одного из самых крупных и успешных кредитных учреждений страны.

22 декабря 2006 года УФНС по Новосибирской области официально зарегистрировал появление нового российского банковского бренда "УРСА Банк". Генеральная лицензия ЦБ РФ на осуществление банковских операций №323. Головной офис "УРСА Банка" располагается в Новосибирске. В Новосибирске и Екатеринбурге также работают территориальные Сибирский и Уральский банки, в функционал которых включено оперативное управление бизнес-процессами, в том числе принятие решений по кредитованию предприятий, и управление региональной сетью.

Рис. 1 Основные акционеры банка

В соответствии с уставом и лицензией Центрального Банка РФ ОАО «УРСА Банк» имеет право отказывать следующие виды банковских услуг предоставляемые юридическим и физическим лицам:

1. Продажа памятных монет из драгоценных металлов, выпущенных Банком России;

2. Переводные операции по системе «Вестерн Юнион»;

3. Предоставление консультационных и информационных услуг;

4. Вклады в рублях и иностранной валюте;

5. Паевые инвестиционные фонды;

6. Доверительное управление активами;

8. Осуществление денежных переводов в иностранной валюте и российских рублях как со счетов по вкладу до востребования, так и без их открытия, на счета физических и юридических лиц;


Подобные документы

  • Политика банка в сфере обслуживания юридических лиц. Совершенствование расчетно-кассового обслуживания юридических лиц в Кузбасском филиале ОАО "УРСА Банк". Особенности предоставления услуг юридическим лицам. Открытие и ведение расчетных счетов клиентов.

    дипломная работа [121,1 K], добавлен 25.12.2015

  • Определение рыночной стоимости гудвилла с целью его отражения в МСФО. "Гудвилл" как экономическая категория, методические основы его оценки. Организационные и экономические характеристики ОАО "УРСА банк". Анализ финансово-хозяйственной деятельности банка.

    курсовая работа [270,6 K], добавлен 13.05.2009

  • Сущность и виды кредита. Организация управления кредитованием в банке. Система организации и управления кредитным процессом в филиале банка. Анализ структуры, динамики и доходности кредитных операций. Персональный подход к организации кредитного процесса.

    дипломная работа [191,4 K], добавлен 13.05.2012

  • Финансовое состояние кредитной организации. Рациональная оценка реальных показателей деятельности банка, эффективности их использования на примере Филиала ПАО "МТС-Банк" в г. Ростове-на-Дону. Анализ системы управления рисками, методики их снижения.

    отчет по практике [117,6 K], добавлен 16.05.2017

  • Общая организационно-экономическая характеристика Сочинского филиала ОАО "Банк Москвы" и описание особенностей организации его деятельности. Анализ организационной структуры и системы менеджмента банка. Оценка финансовых показателей деятельности банка.

    отчет по практике [2,6 M], добавлен 24.07.2014

  • Исследование механизма функционирования кредитной системы государства. Изучение основных функций Центрального банка РФ. Анализ роли коммерческих банков в рыночной экономике. Характеристика особенностей организации общегосударственной платежной системы.

    курсовая работа [56,1 K], добавлен 23.09.2014

  • МДМ-Банк – один из крупнейших частных финансовых институтов России, сегменты его работы, юридическая структура, миссия, концепция, ценности. Международное признание банка, рейтинг его корпоративного управления. Планируемое слияние МДМ-Банка и УРСА Банка.

    реферат [15,2 K], добавлен 07.06.2010

  • Определение сути и содержания банковских операций. Рассмотрение доктрины и политики руководства активами и пассивами банков. Анализ модели гэпа. Изучение состава, динамики активов и пассивов, ликвидности и прибыльности ЗАО "Банк Российский Эталон".

    дипломная работа [94,8 K], добавлен 07.05.2015

  • Ознакомление с общими принципами организации и функционирования филиала коммерческого банка. Изучение экономической и нормативной документации. Оценка информационной системы, применяемой в банке "УралСиб". Описание основ деятельности кредитного отдела.

    отчет по практике [53,2 K], добавлен 10.06.2015

  • Сущность банковской системы и её виды. Центральный банк, его статус и функции. Изучение особенностей организации коммерческого банка. Анализ показателей деятельности ОАО "АСБ Беларусбанк". Перспективы развития банковской системы Республики Беларусь.

    курсовая работа [983,7 K], добавлен 20.10.2013

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.