Организация и управление документооборотом в корпорации на примере Уфимского филиала ОАО "УРСА Банк"
Характеристика содержания и изучение системы по организации документооборота в банке. Изучение банковской платежной системы многопрофильного учреждения. Описание структуры и комплексный анализ эффективности управления документооборотом в ОАО "УРСА Банк".
| Рубрика | Банковское, биржевое дело и страхование |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 23.11.2012 |
| Размер файла | 1,2 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Стремление к экономическому благополучию современного общества есть ни что иное, как стремление к лучшему качеству жизни. Общая мировая тенденция концентрации на уникальности сервиса, в противовес уникальности услуг не обошла и банковский сектор. Банковская конкурентная борьба переходит из сферы высоких технологий в сферу сервиса, где важнейшими параметрами являются постоянство качества и предвосхищение ожидания клиентов. Тенденции к внедрению систем типа customer relationship management (CRM) есть ни что иное, как несистемный ответ на эти тенденции (программное обеспечение не сможет заменить качественно-ориентированную и клиентоориентированную культуру организации).
С другой стороны, на фоне корпоративных скандалов и манипуляций с финансовой отчетностью, аналитиками и проверяющими органами все больше внимания уделяется прозрачности управления и его адекватности потребностям рынка. Россия является не исключением, новые требования Банка России напрямую говорят об управляемости кредитных учреждений как об одном из критериев оценки их надежности. Интегральные оценки управления включены в проект по гарантированию вкладов населения.
Интеграция России в мировое сообщество (в т.ч. вступление в ВТО) чреваты не сколько формальными требованиями со стороны международных органов, сколько повышением реальных запросов потребителей к услугам, в том числе и к банковским. Следовательно, одна тенденция разбивается на два фактора: требования международных органов и растущие требования потребителей к уровню и качеству оказываемых финансовых услуг.
Таким образом, можно выделить следующие внешние предпосылки внедрения ISO 9001:2000:
- снижение доходности банковских операций и переход конкурентной борьбы в сферу сервиса;
- мировые тенденции клиентоцентричности, постоянно растущие требования потребителей;
- повышенные требования со стороны ЦБ к системе управления банком;
- интеграция в мировое сообщество и связанные с этим требования международных органов.
Внутренние предпосылки внедрения.
Большинство банков не могло не задумываться о качестве своих услуг. Тем не менее, постоянная забота о качестве широкого спектра услуг и банковских продуктов приводит к размышлениям о системе, которая бы обеспечивала управление качеством. Такой системой как раз является ISO 9001:2000.
Внедрение систем класса ISO 9001:2000 без поддерживающей идеологии обречено на провал (об этом говорит накапливаемый российский и мировой опыт). Следовательно, многие банки чувствуют потребность в создании системы, которая бы обеспечивала управление качеством услуг, анализ запросов и потребностей клиентов.
Все чаще для того, чтобы преуспеть на рынке, банки вынуждены в сжатые сроки создавать новые услуги, или модифицировать уже имеющиеся. Для этого нужны четкие механизмы контроля над проектной деятельностью, а так же механизмы анализа ее эффективности. Нужна система, которая бы интегрировала проектную деятельность с текущей, позволяла бы управлять требованиями к качеству подготавливаемой продукции. Банки ищут организационные механизмы, которые бы системно отслеживали обратную связь с потребителями в контексте изменения параметров услуг.
В процессе роста банки сталкиваются с необходимостью проверять множество изменений в процессах, продуктах и организационной структуре на целостность. Нужен также и механизм для оценки эффективности новообразований. Для разумных решений в будущем нужны четкие ответы на вопросы о том, улучшилось ли качество после принятия изменений. Остро встают вопросы о систематизации документации и описания процессов.
Банки понимают необходимость формирования эффективной и уникальной корпоративной культуры. Многие на опыте обнаружили, что тренинги, лишенные идеи клиентоориентированности, вряд ли могут собрать команду, которая была бы способна предвосхитить требования клиентов. Опять же, нужна система, которая даст коллективу реальную возможность участвовать в улучшении деятельности банка, и тем самым реализовывать свой творческий потенциал. И эта система не может создаваться оторванным от реальности HR департаментом, а должна вырастать из нужд бизнеса.
И, наконец, существенным внутренним мотивационным фактором является желание адаптироваться к вышеперечисленным требованиям внешней среды.
Таким образом, к внутренним факторам внедрения оптимизации документооборота в соответствии с ISO 9001:2000 можно отнести:
- приспособление к внешним требованиям регулирующих и надзорных органов, а так же к требованиям клиентов;
- стремление перейти от заботы о качестве конкретных услуг к созданию всеобъемлющей системы, которая бы обеспечивала качество услуг и процессов;
- желание укрепить взаимосвязь с клиентами на основе CRM, требующая системного подхода;
- потребность в интеграции проектной деятельности по созданию новых продуктов и услуг, которая бы предусматривала контроль над обратной связью с потребителями;
- необходимость системы, обеспечивающей управление изменениями в банке;
- желание сформировать клиентоориентированную корпоративную культуру [50,26].
Таким образом, у ОАО «УРСА Банк» есть много потребностей, которые могут быть реализованы в процессе создания эффективной системы документооборота.
С нашей точки зрения, в настоящее время для типичного российского банка существует большой набор как внешних, так и внутренних предпосылок для внедрения системы документооборота. Но, разумеется, банк может существовать и без ISO 9001:2000. Но очевидны и ожидаемые преимущества от системного внедрения управления документооборотом, достигаемые за счет эффекта централизации управляющих воздействий в области документооборота и за счет сконцентрированного во времени усилия по обеспечению целостности системы управления качеством и потребностями.
При анализе внешней и внутренней среды в ОАО «УРСА Банк» в октябре 2007 года было принято решение о внедрении ISO 9001:2000. По факту успешной сертификации в августе 2003 года, подтвердившей то, что система управления качеством создана и успешно функционирует, можно отметить, что ожидаемые преимущества от ее внедрения успешно реализовываются.
2.4 Оптимизация документооборота и информационная безопасность банка
Адекватный потребностям бизнеса уровень информационной безопасности (ИБ) может быть обеспечен только на основе комплексного подхода, предполагающего планомерное использование правовых, организационных, программно-технических и других мер обеспечения ИБ на единой концептуальной и методической основе.
Для обеспечения согласованности, целенаправленности, планомерности деятельности по обеспечению ИБ эта деятельность должна быть документирована.
Документы по обеспечению ИБ позволяют определить и довести до каждого работника правила и требования по обеспечению ИБ, которыми он должен руководствоваться в своей производственной деятельности, а также определить порядок контроля за их соблюдением.
Структура документов по обеспечению информационной безопасности
Деятельность организации ОАО «УРСА Банк» по обеспечению ИБ осуществляется на основе следующих документов:
- действующих законодательных актов и нормативных документов Российской Федерации по обеспечению ИБ;
- нормативных актов Банка России;
- внутренних документов ОАО «УРСА Банк» по обеспечению ИБ [29].
В состав внутренних документов ОАО «УРСА Банк» по обеспечению ИБ рекомендуется включать следующие виды документов (документированной информации), организованных в виде приведенной на рисунке 1 иерархической структуры:
- документы, содержащие положения корпоративной политики ИБ ОАО «УРСА Банк» (документы первого уровня), определяют высокоуровневые цели, содержание и основные направления деятельности по обеспечению ИБ, предназначенные для организации в целом;
-документы, содержащие положения частных политик (документы второго уровня), детализируют положения корпоративной политики ИБ применительно к одной или нескольким областям ИБ, видам и технологиям деятельности ОАО «УРСА Банк»;
- документы, содержащие положения ИБ, применяемые к процедурам (порядку выполнения действий или операций) обеспечения ИБ (документы третьего уровня), содержат правила и параметры, устанавливающие способ осуществления и выполнения конкретных действий, связанных с ИБ, в рамках технологических процессов, используемых в ОАО «УРСА Банк», либо ограничения по выполнению отдельных действий, связанных с реализацией защитных мер, в используемых технологических процессах (технические задания, регламенты, порядки, инструкции) [29];
- документы, содержащие свидетельства выполненной деятельности по обеспечению ИБ (документы четвертого уровня), отражают достигнутые результаты (промежуточные и окончательные), относящиеся к обеспечению ИБ ОАО «УРСА Банк».
Необходимо, чтобы положения документов по обеспечению ИБ ОАО «УРСА Банк»:
- носили не рекомендательный, а обязательный характер;
- были выполнимыми и контролируемыми. Не рекомендуется включать в состав этих документов положения, контроль реализации которых затруднен или невозможен;
- были адекватны требованиям и условиям ведения деятельности (включая угрозы и риски ИБ), в том числе в условиях их изменчивости;
- не противоречили друг другу.
В состав документов ОАО «УРСА Банк» рекомендуется включить документ (классификатор), содержащий перечень и назначение всех документов ОАО «УРСА Банк» (для каждого из уровней иерархической структуры), регламентирующих деятельность по обеспечению ИБ ОАО «УРСА Банк». Указанный классификатор может быть полезен при осуществлении менеджмента документов ОАО «УРСА Банк», для повышения степени осведомленности сотрудников ОАО «УРСА Банк», а также при выполнении аудита информационной безопасности ОАО «УРСА Банк».
При наличии у организации БС РФ сети филиалов (территориальных учреждений) в каждом из филиалов (территориальном учреждении) рекомендуется иметь единый для ОАО «УРСА Банк», утвержденный комплект документов по обеспечению ИБ. В случае возникновения необходимости учета специфики конкретных филиалов в них должны быть разработаны собственные документы, учитывающие эту специфику. Рекомендуется, чтобы документы по обеспечению ИБ филиала (территориального учреждения) ОАО «УРСА Банк» базировались на положениях документов по обеспечению ИБ, принятых головной организацией (центральным аппаратом) ОАО «УРСА Банк», и не противоречили им.
Пример требований международного стандарта ISO/IEC 13335-1 к структуре (иерархии) и содержанию внутренних документов ИБ организации приведен в приложении 6.
Состав внутренних документов по обеспечению информационной безопасности
1. Документы первого уровня
Корпоративная политика ИБ определяет на высоком (общем) уровне цели и задачи обеспечения ИБ ОАО «УРСА Банк», включая способы контроля реализации требований политики ИБ ОАО «УРСА Банк». Корпоративная политика ИБ ОАО «УРСА Банк» определяет содержание, назначение и требования к деятельности по обеспечению ИБ ОАО «УРСА Банк» без указания специфических деталей.
В корпоративной политике ИБ ОАО «УРСА Банк» рекомендуется определять высокоуровневые правила и требования к деятельности по управлению рисками, в том числе по анализу и выработке позиций в отношении рисков [29].
Корпоративная политика ИБ ОАО «УРСА Банк» может быть представлена как в виде комплекта документов, так и в виде единого обобщающего документа.
В корпоративную политику ИБ ОАО «УРСА Банк» рекомендуется включать следующие положения:
- определение ИБ в терминах деятельности ОАО «УРСА Банк», области действия политики, целей, задач и принципов обеспечения ИБ ОАО «УРСА Банк»;
- изложение намерения обеспечения ИБ, направленного на достижение указанных целей и на реализацию принципов обеспечения ИБ;
- общие сведения об активах, подлежащих защите, их классификацию;
- модели угроз и нарушителей (внутреннего и внешнего) в соответствии с требованиями раздела 7 СТО БР ИББС-1.0, на противодействие которым ориентирована корпоративная политика ИБ;
- высокоуровневое изложение правил и требований в области ИБ, представляющих особую важность для ОАО «УРСА Банк»
обеспечение соответствия законодательным актам, нормативным документам Российской Федерации в области обеспечения ИБ и нормативным актам Банка России;
- требования к управлению ИБ;
- требования по предотвращению и обнаружению компьютерных вирусов и другого вредоносного программного обеспечения;
- требования по управлению непрерывностью бизнеса;
- санкции и последствия нарушений политики безопасности;
- определение общих ролей и обязанностей, связанных с обеспечением ИБ, включая информирование об инцидентах ИБ;
- перечень частных политик ИБ, развивающих и детализирующих положения корпоративной политики ИБ, а также указание подразделений ОАО «УРСА Банк», ответственных за их соблюдение и/или реализацию;
- положения по контролю реализации корпоративной политики информационной безопасности ОАО «УРСА Банк»;
- ответственность за реализацию и поддержку документа;
- условия пересмотра (выпуска новой редакции) документа.
К разработке и согласованию корпоративной политики ИБ рекомендуется привлекать представителей следующих служб ОАО «УРСА Банк», связанных с ее информационной сферой:
- руководство ОАО «УРСА Банк»;
- профильные подразделения;
- служба информатизации;
- служба безопасности (информационной безопасности).
Корпоративная политика ИБ должна быть утверждена руководителем ОАО «УРСА Банк» (президентом).
2. Документы второго уровня
Второй уровень документов по обеспечению ИБ составляют документы, определяющие правила, требования и принципы, используемые применительно к отдельным областям ИБ, видам и технологиям деятельности ОАО «УРСА Банк».
Кроме того, в состав документов данного уровня рекомендуется включить планы работ по обеспечению ИБ организации БС РФ и стандарты технологий обеспечения ИБ ОАО «УРСА Банк».
Не рекомендуется повторение одинаковых правил в различных частных политиках. Включение в частную политику правила, содержащегося в другой (существующей) политике, целесообразно осуществлять посредством соответствующей ссылки. Например, для того чтобы в «Политику обеспечения ИБ информационных банковских технологических процессов» включить требования по антивирусной защите, следует сделать ссылку на «Политику антивирусной защиты» (при ее наличии) [29].
Частные политики формируются на основании принципов, требований и задач, определенных в корпоративной политике ИБ организации БС РФ, с учетом детализации, уточнения и дополнительной классификации активов и угроз, определения владельцев активов, анализа, оценки рисков и возможных последствий реализаций угроз в границах области действия регламентируемой области или технологии.
В частные политики ИБ ОАО «УРСА Банк» рекомендуется включать положения, определяющие:
- цели и задачи ИБ, на обеспечение которых направлена частная политика;
- область действия политики, определение объектов (активов) защиты, уязвимостей, угроз и оценка рисков, связанных с объектами защиты;
- сведения о виде деятельности, на обеспечение ИБ которой направлено действие положений частной политики, о совокупности банковских технологий, применяемых в рамках выполнения данного вида деятельности, и об основных технологических процессах, реализующих указанные технологии;
- определение субъектов (ролей), на которых распространяется действие документа. В качестве субъектов (ролей) могут рассматриваться как структурные подразделения организации БС РФ, так и отдельные исполнители;
- содержательную часть документа (требования и правила);
- обязанности по обеспечению ИБ в рамках области действия частной политики ИБ, описание функций субъектов (ролей) над управляемыми объектами в рамках регламентируемых технологических процессов;
- состав ссылочных документов;
- положения по контролю реализации частной политики ИБ;
- ответственность за реализацию и поддержку документа;
- условия пересмотра документа.
В состав планов работ по обеспечению ИБ ОАО «УРСА Банк» рекомендуется включать, но не ограничиваться ими:
- планы по реализации и внедрению процедур, требований и мер обеспечения ИБ;
- планы мероприятий на случаи возможных инцидентов ИБ;
- планы мероприятий по обеспечению деятельности в рамках управления ИБ;
- планы мероприятий по управлению документами, связанными с обеспечением ИБ;
- планы работ по обслуживанию аппаратных средств и программных систем, используемых для обеспечения ИБ;
- планы мероприятий по обучению и повышению осведомленности служащих ОАО «УРСА Банк».
В планах работ по обеспечению ИБ рекомендуется описывать перечень, порядок, объем (в той или иной форме), сроки выполнения мероприятий по реализации задач обеспечения ИБ ОАО «УРСА Банк», а также указывать руководителей, исполнителей и ответственность за выполнение этих мероприятий.
Планы по обеспечению ИБ как минимум должны определять:
- последовательность выполнения мероприятий в рамках деятельности по обеспечению ИБ;
- сроки начала и окончания запланированных мероприятий;
- субъектов (лиц или структурные подразделения), ответственных за выполнение каждого указанного мероприятия.
Стандарты технологий обеспечения ИБ ОАО «УРСА Банк» устанавливают требования и характеристики, предназначенные для всеобщего и многократного использования, касающиеся обеспечения ИБ ОАО «УРСА Банк». Стандарты технологий обеспечения ИБ организации БС РФ могут разрабатываться как в отношении специализированных технологий обеспечения ИБ, так и в отношении технологий, реализуемых банковскими информационными системами.
Структуру и содержание стандартов технологий обеспечения ИБ ОАО «УРСА Банк» рекомендуется разрабатывать на основе требований ГОСТ Р 1.4-2004.
К разработке и согласованию частных политик обеспечения ИБ рекомендуется привлекать представителей:
- руководства ОАО «УРСА Банк» и профильных подразделений;
- служб информатизации и безопасности.
Документы второго уровня могут быть утверждены руководителем ОАО «УРСА Банк» (профильного подразделения ОАО «УРСА Банк»), его заместителем по вопросам ИБ или иными должностными лицами, в компетенцию которых входят вопросы, отраженные в этих документах.
3. Документы третьего уровня
Третий уровень документов по обеспечению ИБ составляют документы, содержащие требования к процедурам обеспечения ИБ, выполняемым работниками в рамках технологических процессов, реализующих технологии, требования ИБ к которым определены в частных политиках ОАО «УРСА Банк» [29].
В документах, содержащих требования ИБ к процедурам, выполняемым как структурными подразделениями ОАО «УРСА Банк», так и ее работниками, рекомендуется давать детализированные описания порядка выполняемых действий и (или) вводимых ограничений, что должно позволить четко определить правила выполнения задач обеспечения ИБ на каждом рабочем месте, для каждой роли ИБ, а также установить конкретную ответственность за выполнение предписанных требований.
К документам, содержащим требования ИБ к процедурам, относятся, например:
- инструкции по обеспечению ИБ, в том числе и должностные;
- руководства по обеспечению ИБ, например, по классификации активов;
- методические указания по обеспечению ИБ;
- документы, содержащие требования к конфигурациям.
Инструкции, руководства, методические указания по обеспечению ИБ содержат свод правил, устанавливающих порядок и способ выполнения отдельных операций по обеспечению ИБ.
К инструкциям, руководствам, методическим указаниям по обеспечению ИБ предъявляются повышенные требования четкости и ясности изложения текста. Документы этого уровня, в отличие от документов вышестоящего уровня, описывают конкретные приемы и порядок действий сотрудников для решения определенных им (например, ролью) задач либо конкретные ограничения.
Рекомендуется, чтобы инструкции, руководства, методические указания по обеспечению ИБ содержали:
- определение субъекта (субъектов), деятельность которых регламентируется инструкцией, и/или наименование деятельности, которая описывается инструкцией;
- ресурсы, необходимые для выполнения деятельности;
- детальное описание выполняемых операций, включая накладываемые ограничения, и результат выполнения операций;
- обязанности субъекта (субъектов) в рамках выполнения регламентируемой деятельности;
- права и ответственность субъекта (субъектов).
Документы, содержащие требования к конфигурациям, определяют конкретные значения параметров систем и их компонентов, а также способы их настройки, позволяющие обеспечить требуемый уровень ИБ.
Документы, содержащие процедурные требования ИБ, могут быть утверждены лицами, ответственными за реализацию соответствующих видов деятельности по обеспечению ИБ.
4. Документы четвертого уровня
Четвертый уровень документов по обеспечению ИБ составляют документы, содержащие записи о результатах реализации деятельности по обеспечению ИБ, регламентированной документами верхних уровней иерархии согласно структуре документов, представленной на рисунке 1. Свидетельства выполненной деятельности совместно с документами более высоких уровней иерархии могут служить документированным доказательством реализации требований ИБ при проведении внутреннего контроля и внешнего аудита ИБ ОАО «УРСА Банк».
К этой группе документов относятся, например:
- реестры и описи (например, опись информационных активов ОАО «УРСА Банк»);
- регистрационные журналы, в том числе журналы регистрации инцидентов;
- протоколы (например, протокол проведения испытаний);
- листы ознакомления;
- обязательства (например, обязательства о неразглашении);
- акты;
- договоры;
- отчеты.
Наличие документов ОАО «УРСА Банк», содержащих свидетельства выполненной деятельности по обеспечению ИБ, определяется требованиями, зафиксированными во внутренних документах по обеспечению ИБ верхних уровней иерархии.
Документы, содержащие свидетельства выполненной деятельности по обеспечению ИБ, могут быть представлены как в электронной форме, так и на бумажном носителе.
Рекомендуется по возможности дублировать документы, содержащие свидетельства выполненной деятельности по обеспечению ИБ, представленные в электронной форме, на бумажный носитель [29].
Должно обеспечиваться архивное хранение документов, содержащих свидетельства выполненной деятельности по обеспечению ИБ. Время хранения может определяться как требованиями законодательных актов Российской Федерации и требованиями Банка России, так и требованиями самой организации БС РФ.
5.Менеджмент документов по обеспечению информационной безопасности
Менеджмент документов по обеспечению ИБ направлен на обеспечение разработки, учета, использования, хранения, проверки, обновления (поддержания актуального состояния) и изменения документов по обеспечению ИБ ОАО «УРСА Банк».
При осуществлении менеджмента документов по обеспечению ИБ рекомендуется предусмотреть документированные виды деятельности, с тем чтобы:
- обеспечить адекватность документов перед их утверждением и изданием;
- периодически пересматривать и при необходимости обновлять документы, а также утверждать их повторно;
- гарантировать возможность выявления изменений, вносимых в документы, и возможность определения текущего статуса документов;
- обеспечить уверенность в том, что требуемые документы доступны работникам ОАО «УРСА Банк», а ее работники ознакомлены с требуемыми документами;
- обеспечить доступ к документам только тем работникам ОАО «УРСА Банк», которые имеют отношение к этим документам;
- обеспечить реализацию защиты документов от несанкционированного изменения;
- обеспечить уверенность в том, что документы удобочитаемы и идентифицируемы;
- обеспечить выявление документов, созданных вне организации;
- предотвратить использование устаревших документов;
- использовать соответствующую маркировку для устаревших документов при их сохранении с какой-либо целью [29].
Менеджмент документов по обеспечению ИБ должен учитывать существующие требования законодательных актов и нормативных документов Российской Федерации, нормативных актов Банка России и внутренних документов ОАО «УРСА Банк».
Глава 3 Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ОАО «УРСА Банк»
3.1 Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения
В результате анализа системы документационного обеспечения управления ОАО «УРСА Банк» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования документооборота:
- отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления, положение об экспертной комиссии, должностная инструкция секретаря Генерального директора.
Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.
Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.
В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы [55,24]:
1. Общие положения.
2. Правила подготовки и оформления документов.
3. Требования к реквизитам документов.
4. Организация документооборота
4.1 Приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции
4.2 Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.
4.3 Организация контроля исполнения документов.
4.4 Поисковая система по документам.
4.5 Составление номенклатуры дел.
4.6 Формирование и оформление дел.
4.7 Экспертиза ценности документов.
4.8 Передача дел в архив.
Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами. Инструкция по делопроизводству позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, что позволит сделать работу с документами в Компании более унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства.
Вторым обязательным нормативным документом по организации службы документационного обеспечения управления является положение об этой структуре. Начальнику Общего отдела ОАО «УРСА Банк» необходимо разработать положение об отделе.
При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления. В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты:
1. Общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя.
2. Задачи.
3. Структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция, группа контроля, архив и т.д.)
4. Функции.
5. Обязанности.
6. Права.
7. Руководство. Здесь описываются права руководителя службы делопроизводства.
8. Ответственность.
9. Взаимосвязи с другими подразделениями.
Положение о службе документационного обеспечения управления должно разрабатываться непосредственно начальником Общего отдела, согласовываться с юристом и утверждаться Генеральным директором Компании.
В связи с тем, что в ОАО «УРСА Банк» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.
Цель проведения экспертизы - освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям.
Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации. В каждой организации должна быть экспертная комиссия. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.
При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:
1. Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается, кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия.
2. Основные задачи экспертной комиссии.
3. Основные функции.
4. Права экспертной комиссии.
5. Организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.
Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором Компании.
В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:
- во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение;
- во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.
Среди нормативных документов ОАО «УРСА Банк» отсутствует должностная инструкция секретаря Генерального директора. Должностные обязанности нигде не закреплены и не регламентированы, поэтому секретарь выполняет каждую операцию и работу по мере необходимости.
Должностная инструкция - правовой акт, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности должностных лиц, специалистов и работников других категорий, составляющих персонал современных учреждений, организаций и предприятий.
Должностная инструкция необходима секретарю для того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.
Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:
- закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;
- определяет его задачи, функции, права и обязанности;
- позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;
- является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;
- устанавливает организационные основы работы секретаря.
При написании должностной инструкции, следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ, т. е. исходя из типового набора делопроизводственных операций и организации их выполнения, тарифно-квалификационная характеристика секретаря.
Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:
1. Общие положения
2. Основные задачи и функции
3. Обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимосвязи по должности
7. Оценка деятельности.
Так как секретарь Генерального директора является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке на предприятии предъявляются повышенные требования. В связи с этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям.
В целях совершенствования работы с документами в ОАО «УРСА Банк» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства.
Первичная обработка входящих документов.
Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В Компании должен быть перечень нерегистрируемой документации. А так как такой список отсутствует, то предлагается воспользоваться списком, разработанным на основе анализа работы секретаря по первичной обработке входящей документации.
В секретариате Генерального управления из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. Предлагается сортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню документов, не подлежащих регистрации [30].
Документы, поступающие из филиалов ОАО «УРСА Банк», предлагается регистрировать как внутренние документы, а не как входящие.
Также при анализе процесса фиксации документов было выявлено нарушение современных требований: регистрация приказов по личному составу и по основной деятельности Компании осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
Для более быстрого поиска исходящих документов рекомендуется в индексе, помимо порядкового номера, проставлять номер структурного подразделения.
Также, в секретариате Генерального управления ведется «Журнал регистрации исходящих факсов», где фиксируются все документы (бухгалтерские счета, поздравительные сообщения и т.д.) отправляемые по факсимильному аппарату, в том числе и исходящие письма, для которых это является повторной регистрацией. С точки зрения оптимизации документооборота, данный журнал является лишним, так как исходящие письма регистрируются в «журнале исходящих документов», а остальные документы должны регистрироваться в структурных подразделениях. Для фиксирования факта принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.
Систематизация документов - одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, методическими материалами по разработке номенклатуры дел [58,23].
Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). К моменту, когда возникла необходимость в составлении номенклатуры дел, накопленный объем документов уже очень велик.
Именно такая ситуация сложилась в делопроизводстве ОАО «УРСА Банк» до создания Общего отдела. Документы сформированы в дела произвольно, без учета существующих правил. Часть документов хранилась в стопках в столах и папках руководителей и специалистов структурных подразделений; никогда не проводилась экспертиза ценности документов; архив в структуре Компании отсутствовал.
Следовательно, в настоящий момент перед сотрудниками службы документационного обеспечения управления стоит не только задача составления номенклатуры дел на текущий и последующие годы, но и задача систематизации уже накопленных документов за все годы существования Компании.
Номенклатура дел составляется по установленной форме, в конце текущего года на следующий календарный год.
Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям или направлениям деятельности Компании. В такой крупной организации, имеющей разветвленную структуру, удобнее всего выделять в виде разделов наименования структурных подразделений. Первым разделом, независимо от его места в штатном расписании, должна быть служба документационного обеспечения управления (Общий отдел). Это связано с тем, что именно в службе документационного обеспечения управления создаются и хранятся документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность руководства Компании.
Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы Компании. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен. Также в номенклатуру дел надо включить все справочные журналы, электронные документы и базы данных [61,16].
При составлении номенклатуры дел ОАО «УРСА Банк», необходимо использовать положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделения.
При разработке номенклатуры дел рекомендуется привлечь руководителя структурного подразделения, его заместителей, который обязан оказывать методическую помощь - разъяснить методику составления и оформления. В унифицированную форму номенклатуры дел обязательно нужно включить следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- название вида документа;
- место составления;
- на какой год составляется номенклатура дел;
- названия разделов;
- гриф утверждения;
- гриф подписания.
При составлении номенклатуры дел Компании необходимо указывать сроки хранения документов в соответствии с соответствующим Перечнем.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В ОАО «УРСА Банк» формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, акты, контракты). В отделах с большим объемом документов для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.
Также при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства ОАО «УРСА Банк» предлагается помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения [30].
После составления и утверждения номенклатуры дел Компании рекомендуется лицам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях ОАО «УРСА Банк», совместно с начальником Общего отдела приступить к работе по проведению экспертизы ценностей документов с последующим оформлением дел.
В ходе наблюдения выяснилось, что оформлению дел в ОАО «УРСА Банк» придавалось лишь формальное значение, не указывались обязательные реквизиты оформления обложек дел, что не соответствует основным требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы ведомственных архивов.
На обложках дел, как долговременного хранения, так и дел временного хранения, указывалось только приблизительное название дела («счета», «разное», «договоры»). В связи с этим секретарям Генерального управления и лицам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях необходимо оформить все реквизиты обложки дела:
- наименование организации;
- структурного подразделения;
- индекс дела;
- номер дела (тома, части);
- заголовок дела;
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела.
Составление описей дел.
ОАО «УРСА Банк» является крупной компанией с большим объемом документации, который год от года увеличивается. В связи с этим всем сотрудникам, отвечающим за делопроизводство в компании, рекомендуется ежегодно составлять опись дел и согласовывать с руководителем Общего отдела ОАО «УРСА Банк».
Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел [30].
В результате работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов все документы поделены на две группы:
- дела по основной (производственной) деятельности;
- дела по личному составу Компании.
На каждую группу дел предлагается составить отдельные описи:
- в опись №1 (дела по основной деятельности) заносятся дела в следующей последовательности: устав, протоколы общих собраний, приказы по основной деятельности, перспективные и годовые планы, отчеты, контракты;
- в опись №2 заносятся дела по личному составу в следующем порядке: книга учета сотрудников, приказы по личному составу, личные дела и личные карточки, лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки.
На документы, выделенные к уничтожению в следствии работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов, предлагается составить акт. Акт и описи должны составляться членами экспертной комиссии и подписываться председателем, рассматриваться и утверждаться Генеральным директором Компании.
3.2 Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации
Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.
На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение ВТ происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами.
Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс [33,25].
Для такой крупной организации как ОАО «УРСА Банк», имеющей разветвленную структуру и филиалы на отдельных территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.
С вступлением в силу закона об электронной подписи, стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.
Учитывая территориальный разброс филиалов и некоторых подразделений ОАО «УРСА Банк», создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.
В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:
- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
- регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;
- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
- осуществление контроля за исполнением поручений;
- поиск документов.
В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки [33,26].
К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:
- на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;
- какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;
- какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисами Компании, эффективность сетевого взаимодействия;
- определиться с финансовыми затратами [44,28].
При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.
Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ОАО «УРСА Банк». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.
Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:
1. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
2. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
3. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов [44,26];
4. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
5. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
6. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;
7. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.
Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.
Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать свой пользовательский интерфейс в полном соответствии с требованиями клиентов. Это относится, например, как к визуальному проектированию регистрационно-контрольных карточек - важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и к формализации процессов коллективной разработки сложных документов (проектов, сборок, спецификаций) с контролем исполнительской дисциплины. Такая гибкость, приобретенная благодаря модульному принципу построения СЭД (каждый модуль реализует лишь часть взаимосвязанных функций, но может слаженно функционировать вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного взаимодействия, гарантирует долгую жизнь информационному комплексу на базе СЭД.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система "Дело" или «Босс-референт») также позволит:
- централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;
- при переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI - разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их;
- повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.
Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.
Подобные документы
Политика банка в сфере обслуживания юридических лиц. Совершенствование расчетно-кассового обслуживания юридических лиц в Кузбасском филиале ОАО "УРСА Банк". Особенности предоставления услуг юридическим лицам. Открытие и ведение расчетных счетов клиентов.
дипломная работа [121,1 K], добавлен 25.12.2015Определение рыночной стоимости гудвилла с целью его отражения в МСФО. "Гудвилл" как экономическая категория, методические основы его оценки. Организационные и экономические характеристики ОАО "УРСА банк". Анализ финансово-хозяйственной деятельности банка.
курсовая работа [270,6 K], добавлен 13.05.2009Сущность и виды кредита. Организация управления кредитованием в банке. Система организации и управления кредитным процессом в филиале банка. Анализ структуры, динамики и доходности кредитных операций. Персональный подход к организации кредитного процесса.
дипломная работа [191,4 K], добавлен 13.05.2012Финансовое состояние кредитной организации. Рациональная оценка реальных показателей деятельности банка, эффективности их использования на примере Филиала ПАО "МТС-Банк" в г. Ростове-на-Дону. Анализ системы управления рисками, методики их снижения.
отчет по практике [117,6 K], добавлен 16.05.2017Общая организационно-экономическая характеристика Сочинского филиала ОАО "Банк Москвы" и описание особенностей организации его деятельности. Анализ организационной структуры и системы менеджмента банка. Оценка финансовых показателей деятельности банка.
отчет по практике [2,6 M], добавлен 24.07.2014Исследование механизма функционирования кредитной системы государства. Изучение основных функций Центрального банка РФ. Анализ роли коммерческих банков в рыночной экономике. Характеристика особенностей организации общегосударственной платежной системы.
курсовая работа [56,1 K], добавлен 23.09.2014МДМ-Банк – один из крупнейших частных финансовых институтов России, сегменты его работы, юридическая структура, миссия, концепция, ценности. Международное признание банка, рейтинг его корпоративного управления. Планируемое слияние МДМ-Банка и УРСА Банка.
реферат [15,2 K], добавлен 07.06.2010Определение сути и содержания банковских операций. Рассмотрение доктрины и политики руководства активами и пассивами банков. Анализ модели гэпа. Изучение состава, динамики активов и пассивов, ликвидности и прибыльности ЗАО "Банк Российский Эталон".
дипломная работа [94,8 K], добавлен 07.05.2015Ознакомление с общими принципами организации и функционирования филиала коммерческого банка. Изучение экономической и нормативной документации. Оценка информационной системы, применяемой в банке "УралСиб". Описание основ деятельности кредитного отдела.
отчет по практике [53,2 K], добавлен 10.06.2015Сущность банковской системы и её виды. Центральный банк, его статус и функции. Изучение особенностей организации коммерческого банка. Анализ показателей деятельности ОАО "АСБ Беларусбанк". Перспективы развития банковской системы Республики Беларусь.
курсовая работа [983,7 K], добавлен 20.10.2013
