Анализ нормативно-методического обеспечения деятельности архива администрации города Кызыла

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Актуальность данной темы заключается в том, что в целях эффективной организации архивного дела на территории Российской Федерации созданы государственные и муниципальные архивы. Именно через них государственные органы и органы местного самоуправления реализуют свои полномочия по обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Так и на территории города Кызыла создан архив администрации. Архив осуществляет руководство архивным делом на территории города, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела муниципального образования.

В современных условиях информационный потенциал архивов необходим для обеспечения растущих информационных потребностей общества, задач государственного устройства, развития науки и культуры, защиты конституционных прав граждан.

Становление правового государства немыслимо без использования информационного потенциала архивов, так же как состояние организации архивного дела является индикатором развитости правовой системы, одним из показателей которой является наличие эффективных механизмов, гарантирующих правовую защищенность личности и обеспечивающих ей активное и беспрепятственное использование демократических прав и свобод.

Общество все чаще обращается к отечественной истории, стремясь получить объективную информацию о прошлом. Кроме того, архивные документы сохраняют и социально значимую информацию. Таким образом, архивные документы являются носителями ретроспективной информации, несут особую значимость, как для конкретного гражданина, так и для государства в целом. От эффективности деятельности архивов зависит возможность сохранения этой информации.

Муниципальные архивы являются одними из наиболее многочисленных типов архивов, на них возлагаются обязанности по практической организации архивного дела на территории муниципального образования, хранению документов муниципальных учреждений, функционирующих на его территории, участию в реализации государственной политики в сфере архивного дела.

Таким образом, исследование нормативно-методического обеспечения деятельности архива имеет немаловажное значение в современных условиях, в том числе, в отношении отдельно взятых муниципальных архивов.

Объектом исследования является архив администрации города Кызыла (далее - архив администрации); предметом - организация деятельности архива.

Цель выпускной квалификационной работы: анализ нормативно-методического обеспечения деятельности архива администрации.

Для достижения поставленной цели решались следующие задачи:

-анализ нормативной регламентации работы архива администрации;

-исследование организационных принципов деятельности архива;

-выявление источников комплектования архива;

-анализ и оценка эффективности работы архива администрации в сфере хранения, учета и использования архивных документов.

В данной работе использовались следующие методы исследования:

-метод анализа, необходимый при исследовании нормативных актов для выявления и детального изучения соответствующих норм, а также при исследовании организационных, структурных, функциональных взаимосвязей архива;

-методы наблюдения и опроса, применяемые для детального изучения практической организации работы архива администрации, выявлении реальных функциональных обязанностей его сотрудников;

-метод синтеза, позволивший обобщить и систематизировать полученные путем использования вышеназванных методов данных, сформулировать соответствующие выводы.

Источниковой базой работы являются:

-Конституция Российской Федерации Конституция Российской Федерации // Российская газета. 1993. №237., федеральные законы Российской Федерации (в том числе «Об архивном деле в Российской Федерации» Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Парламентская газета. 2004. №201. , «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»Федеральный закон Российской Федерации от 06 октября 2003 г. №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2003. №40. Ст. 3822. , «О муниципальной службе в Российской Федерации» Федеральный закон Российской Федерации от 02 марта 2007 г. №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» // Парламентская газета. 2007. №34. и др.);

- иные нормативные правовые акты Российской Федерации Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07 июля 1993 г. №5341-I // Ведомости съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации. 1993. №33. Ст. 1311; Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. №552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации» // Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации. 21 марта 1994 г. №12. ст. 878.; Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. №290 «О Федеральном архивном агентстве» // Собрание законодательства РФ. 21 июня 2004. №25 ст. 2572., позволившие установить и исследовать общегосударственные правовые основы организации архивного дела в Российской Федерации, выявить компетенцию субъектов Российской Федерации и муниципальных образований в данной сфере;

- Законы Республики Тыва, распоряжения Правительства Республики Тыва Положение об Архивном агентстве Республики Тыва Утверждено Постановлением Правительства Республики Тыва от 14 мая 2007 г. № 597, позволившие установить компетенцию субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, полномочия отдельных органов в соответствующей сфере, состав соответствующих мероприятий, проводимых на территории субъекта;

- Нормативные акты, регламентирующие принципы организации работы муниципальных архивовПриказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. №20; Приказ Росархива от 29 декабря 2001 г. №101 «Об утверждении и внедрении «Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации» // М., Росархив, ВНИИДАД, 2002 (опубликован без Приказа); Приказ Росархива от 11 марта 1997 г. №11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 6 июля 1997 г. регистрационный №1344) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 1997. №17. .

Степень изученности данной темы минимальна. В настоящее время освещены лишь некоторые её аспекты: учет архивных документов в муниципальных архивах, правовое регулирование работы муниципального архива, взаимодействие муниципальных и региональных архивовКапустин А.А. Взаимодействие государственных и муниципальных архивов - залог сохранения единых отраслевых принципов // «Отечественные архивы». 2006. №6. - С.30-34; Ермолаева А.В. О некоторых аспектах правового регулирования ДОУ и архивного дела в субъекте РФ // «Делопроизводство».2006. №3 С.10-1:Артизов А.Н. О реализации Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации // «Вестник архивиста». 2005. №1 (85) -С. 9-19;Вялова В.В. План работы муниципального архива - разнарядка или стратегия // «Отечественные архивы». 2004. №2 -С. 76-78;Распутина В.В. Тестирование муниципальных архивистов // «Отечественные архивы». 2005. №2-С.138-141 и некоторые другие.

Структура работы. Работа состоит из двух глав и четырех разделов.

В первой главе «Законодательное регулирование архивного дела» рассматриваются основные тенденции правового регулирования архивного дела в субъекте, определена структура управления архивным делом на территории Республики Тыва, исследована нормативная регламентация деятельности архива администрации.

Во второй главе показаны «Организационные основы деятельности архива администрации г. Кызыла». В первом разделе показано взаимодействие архива по вопросам архивного дела, во втором раскрывается организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Глава I. Законодательное регулирование архивного дела

1.1 Основные тенденции правового регулирования архивного дела

И в Конституции Российской Федерации, и в Конституции Республики Тыва, также как и в конституциях и уставах субъектов РФ содержится ряд статей, непосредственно посвященных вопросам разработки, издания и использования информации, содержащейся в отдельных документах.

Конституция Республики Тыва (наряду с федеральной Конституцией и федеральными законами) составляет базу республиканского законодательства и является на территории Республики Тыва после федеральной Конституции и федеральных законов, изданных по предметам исключительного и совместного ведения Федерации, актами высшей юридической силы. Поэтому все правовые региональные акты не могут противоречить Конституции Республики Тыва, имеющей прямое действие на всей территории республики.

Конституция РФ имеет высшую юридическую силу, прямое действие, применяется на всей территории РФ и служит правовой основой для архивного законодательства. Содержащиеся в ней нормы носят общеобязательный характер. В архивном деле это означает точное соблюдение норм Конституции во всей архивной деятельности.

Конституция РФ не выделила архивное дело в отдельный предмет ведения, но, рассматривая содержание ч.1 пункт «д» (охрана памятников истории и культуры) и пункт «е» (общие вопросы науки, культуры) ст.72 Конституции России, архивное дело можно отнести к совместному ведению Российской Федерации и ее субъектов. Необходимо отметить, что в России существует жесткая модель разграничения предметов ведения: закрытые перечни предметов ведения Федерации (ст.71) и совместного ведения (ст.72) закрепляются Конституцией РФ и могут предаваться ревизии только в порядке внесения поправок в федеральную Конституцию.

В совместном ведении Российской Федерации и ее субъектов находятся также «защита прав и свобод человека и гражданина» (пункт «б» ст.72).

Права и свободы человека и гражданина определяют деятельность органов государственной власти и местного самоуправления (ст.18 Конституции РФ Конституция Российской Федерации. М.: Новая школа, 1996. ), в том числе уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела, муниципальных архивов и других архивных учреждений.

Ст. 23 Конституции Российской Федерации гарантирует право на неприкосновенность частной жизни, означающее предоставление человеку и гарантированную государством возможность контролировать информацию о самом себе, препятствовать разглашению сведений личного характера, которые могут содержаться в различных документах.

Исходя из конституционных гарантий, работники нотариальных контор обязаны хранить в тайне сведения о личной жизни граждан (содержание завещания, акта дарения имущества и т.п.) не подлежат разглашению записи актов гражданского состояния. К личным тайнам относится также тайна почтово-телеграфной корреспонденции. В ст. 25 Конституции Республики Тыва установлены аналогичные нормы права Конституция Республики Тыва. Кызыл, 2010.-С.10..

Конституция России в качестве обязательного условия сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица устанавливает согласие этого лица. При этом на органы государственной власти и местного самоуправления, на должностных лиц этих органов возлагается обязанность обеспечить возможность ознакомления каждого с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы.

В соответствии со ст. 24 Конституции РоссииКонституция Российской Федерации. М.: Новая школа, 1996. органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом. Аналогичная статья - закреплена в Конституции Республики Тыва.

Часть 4 статьи 29 Конституции РФ и ст. 29 Конституции РБ провозглашают право каждого свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. Поскольку свобода информации, понимаемая как сообщения о фактах, убеждениях, идеях, является элементом свободы мысли и слова Конституция Республики Тыва. Кызыл, 2010.-С.10.

В законодательстве информация также определяется как сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от форы их представления. Федеральный закон об информации, информационных ресурсах и защите информации 2006г., то в данных статьях перечислены действия, связанные с информацией, которые могут свободно осуществляться личностью.

Но только в федеральной конституции (ст. 29 Конституции Российской Федерации) устанавливается ограничение на действие с информацией, составляющей государственную тайну. Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определяется федеральным закономЗакон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 (в ред. от 22 августа 2004 г. № 122-ФЗ) "О государственной тайне"//СПС "КонсультантПлюс". Первоначально опубликовано: Российская газета. 1993. 21 сентября..

Необходимо добавить, что помимо Закона Российской Федерации "О государственной тайне", был принят Указ Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 № 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне"Собрание законодательства Российской Федерации. 1995. № 49. Ст. 4775; Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. № 22. Ст. 3210., в котором определены сведения, распространение которых может нанести ущерб безопасности страны. Этот перечень является исчерпывающим Комментарий к Конституции Российской Федерации. Изд. 2-е, доп. и перер. М.: Издательство БЕК, 1996. С.114..

Право каждого на участие в культурной жизни в значительной мере обеспечивается доступностью учреждений культуры. Данная норма закреплена в ст. 44 Конституции РФ Конституция Российской Федерации. М.: Новая школа, 1996. С.17.. Следует отметить, что в ст. 26 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" констатируется, что пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах для любых законных целей и любым законным способом.

Статьей 46 Конституции РФ гражданам РФ предоставлено право обжаловать действия (бездействия) органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений и должностных лиц, а статьей 53 Конституции РФ- право на возмещение государством вреда, причиненного незаконными действиями (бездействием) органов государственной власти или их должностных лиц.

Данные конституционные положения распространяются и на уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела, архивные учреждения, а также на должностных лиц, работающих в них, они закрепляют важные демократические начал, гарантирующие гражданам защиту их прав и свобод.

Если в ст.44 Конституции РФ закреплены обязанности человека и гражданина, которые носят всеобщий характер и не зависят от конкретного правового статуса лица - это обязанности заботиться о сохранении исторического и культурного наследия, беречь памятники истории и культуры, то существует определенный круг обязанностей, которые формируются в связи с соблюдением лицом определенным статусом, например, государственного служащего в архивном учрежденииСубъекты РФ по-разному решают вопрос об отнесении сотрудников архивных учреждений к числу государственных служащих. Например: Распоряжение Мэра Москвы от 29 сентября 1995 г. № 525-РМ "Об отнесении деятельности Московского городского объединения архивов к государственной службе"//Вестник Мэрии Москвы. 1995. № 19. С. 18. , где он, в частности, будет обязан соблюдать права граждан на доступ к архивным документам и обеспечивать сохранность архивных документов.

Наряду с Конституцией, в области архивного дела действуют следующие нормативные правовые акты, соблюдение обязательных требований подлежит проверке в процессе осуществления государственного контроля:

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ (с последними изменениями) «Об архивном деле в РФ»;

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 №19(с последними изменениями) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 12.01.2009 №3 «Об утверждении специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации»;

Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 №635 «Об утверждении порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах»;

Приказ Государственной архивной службы России от 11.03.1997 №11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации»;

Приказ Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 05.09.1985 №263 «Об утверждении Основных правил работы ведомственных архивов»;

Закон Республики Тыва от 13.11.2012 №106 «Об архивном деле в Республике Тыва».

Все указанные нормативные правовые акты доступны в информационно-коммуникационной сети Интернет, в том числе, с федеральными нормативными актами можно ознакомиться на официальном сайте «Архивы России». Кроме того, полные обновленные тексты нормативных правовых актов, действующих в сфере архивного дела, размещены в Информационно-справочной системе архивной отрасли (ИССАО).

В качестве проблем и предложений по совершенствованию осуществления государственного контроля соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации необходимо отметить следующее:

1. Состояние нормативно-правовой базы в сфере архивного дела не обеспечивает в полной мере возможностей для реализации полномочий по контролю. Отсутствуют Правила работы архивов организаций, отвечающие современным требованиям, и имеющие силу нормативного правового акта. Специалистам архивов приходится использовать положения морально устаревших и требующих корректировки Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных Приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 05.09.1985 №263. Более новые, одобренные решением Коллегии Росахива от 06.02.2002 «Основные Правила работы архивов организаций», не имеют статуса нормативного правого акта, что ставит под угрозу практику их применения.

3. В целях недопустимости дублирования контроля архивного законодательства необходима конкретизация полномочий федеральных и региональных органов государственного контроля в сфере архивного дела.

1.2 Организация государственного контроля соблюдения законодательства об архивном деле в Республике Тыва

В соответствии со статьей 16 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», Положением об Архивном агентстве Республики Тыва, утвержденным Постановлением Правительства Республики Тыва от 14 мая 2007 г. № 597. Архивное агентство РТ (далее - Агентство) является уполномоченным органом исполнительной власти Республики Тыва в области архивного дела и осуществляет контроль за соблюдением архивного законодательства на территории РТ в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации.

В 2009г. в структуре Агентства образован Совет по архивному делу в составе руководителя Агентства, руководителей подведомственных структур, специалистов и других работников, а так же представителей Правительства Республики Тыва. На Совет возложена обязанность по исполнению функции осуществления контроля соблюдения законодательства об архивном деле на территории РТ. Основная функция - контроль соблюдения законодательства об архивном деле в РТ в пределах своей компетенции, осуществляется Агентством на основании Федерального закона РФ от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

В качестве обеспечительной функции можно рассматривать работу Экспертно-проверочной методической комиссии по делам архивов по включению документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, посредством утверждения описей дел постоянного хранения. В рамках подготовки к очередному заседанию Экспертно-проверочной методической комиссии, Советом осуществляется мониторинг работы государственного архива и муниципальных архивов Республики Тыва с организациями источниками комплектования по вопросу своевременного упорядочения документов Архивного фонда Российской Федерации.

Кроме того, в качестве обеспечительной функции выступает проведение совместно с государственным архивом и муниципальными архивами методической работы по разъяснению правил применения норм архивного законодательства.

В этой связи хотелось бы отметить, что такая работа совершенно не ведется Агентством. В качестве рекомендаций можно было бы провести на базе администраций муниципальных районов и городских округов выездные заседания Экспертно-проверочной методической комиссии с освещением вопросов актуальной архивной тематики, на которые могли быть приглашены представители делопроизводственных и архивных служб организаций, потенциально являющихся объектами контроля со стороны Агентства.

Результатом такой работы могло бы стать уменьшение числа организаций - источников комплектования государственного архива и муниципальных архивов Республики Тыва, имеющих задолженность по передаче на постоянное хранение в архивы, улучшение качества подготовки архивных документов для постоянного (вечного) хранения и документов долговременного сроков хранения, к которым относятся документы по личному составу.

При подготовке к проведению контрольных мероприятий сотрудники Агентства должны руководствоваться положениями Федерального закона от 26.12.2008 №294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», а также иными нормативными актами, изданными в целях реализации данного закона.

Деятельность должностных лиц Агентства должна осуществляться с Положением об Агентстве и должностными регламентами гражданских служащих. При формировании ежегодного плана проведения проверок юридических лиц, сотрудники Агентства должны осуществлять взаимодействие с другими органами государственного контроля в части согласования дат проведения совместных плановых проверок. Результатом такого взаимодействия должен стать сформированный план проведения проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на текущий год, в установленном порядке согласованный с Прокуратурой Республики Тыва и доведенный до сведения всех заинтересованных лиц посредством размещения на сайте Агентства в сети Интернет.

Деятельность Агентства регламентируется ПоложениемПоложение об Архивном агентстве Республики Тыва. Утверждено Постановлением Правительства Республики Тыва от 14 мая 2007 г. № 597

Агентство возглавляет директор, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой Республики Тыва. Руководитель Агентства несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Агентство полномочий.

Руководитель Агентства:

представляет Правительству Республики Тыва:

проект Положения об Агентстве;

предложения о предельной численности и фонде оплаты труда работников аппарата Агентства;

ежегодный план и показатели деятельности Агентства, а также отчет о его деятельности;

утверждает положения о структурных подразделениях Агентства;

в установленном порядке назначает на должность и освобождает от должности работников аппарата Агентства;

решает в соответствии с законодательством Российской Федерации, Республики Тыва о государственной гражданской службе вопросы, связанные с прохождением государственной гражданской службы Республики Тыва в Агентстве;

утверждает штатное расписание аппарата Агентства в пределах фонда оплаты труда и численности работников, смету расходов на содержание аппарата Агентства в пределах ассигнований, предусмотренных в республиканском бюджете Республики Тыва;

в установленном порядке назначает на должность и освобождает от должности руководителей подведомственных учреждений и иных организаций, заключает, изменяет, расторгает с указанными руководителями трудовые договоры, утверждает в установленном порядке уставы подведомственных организаций;

на основании и во исполнение законодательства Российской Федерации, Республики Тыва издает приказы по вопросам, отнесенным к компетенции Агентства.

В Агентстве образуется Совет по архивному делу в составе руководителя Агентства, руководителей подведомственных структур, специалистов и других работников, а так же представителей Правительства Республики Тыва.

Совет по архивному делу:

рассматривает вопросы государственного регулирования развития архивного дела в республике, организации деятельности государственных архивов и центров хранения документации, состояния архивов учреждений, организаций и предприятий;

обсуждает вопросы разработки и реализации республиканских целевых программ в сфере архивного дела;

готовит предложения по совершенствованию работы архивных учреждений республики; заслушивает доклады руководителей государственных архивов, отделов по различным вопросам деятельности.

Решения Совета носят рекомендательный характер и оформляются протоколами заседания Совета. Рекомендации Совета представляются в случае необходимости Агентством для рассмотрения в Правительство Республики Тыва.

При Агентстве действуют:

научный совет по рассмотрению научных проблем архивного дела Республики Тыва; экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов архивного фонда Российской Федерации и экспертизой ценностей документов. Положения об указанных органах и их состав утверждаются директором Агентства.

Финансирование расходов на содержание Агентства осуществляется за счет средств, предусмотренных в республиканском бюджете Республики Тыва на очередной финансовый год. Агентство является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба Республики Тыва и со своим наименованием, другие необходимые печати, штампы и бланки установленного образца, а также счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Реорганизация и ликвидация Агентства осуществляется решением Главы Республики Тыва в соответствии с действующим законодательством.

Агентство осуществляет следующие полномочия в установленной сфере деятельности

- осуществляет в порядке и пределах, определенных федеральными законами, полномочиями собственника в отношении республиканского имущества, закрепленного на праве оперативного управления, необходимого для обеспечения исполнения функций Агентства, установленных Положением;

-участвует в разработке республиканских целевых программ в сфере архивов;

-обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну;

-организует профессиональную подготовку работников аппарата Агентства, их переподготовку, повышение квалификации и стажировку;

-разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, перспективных и текущих планов развития архивного дела в республике и ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных государственных и муниципальных архивов;

-организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов архивного фонда;

-координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов, участвует в работе Совета по архивному делу Федерального архивного агентства и научно-методического Совета архивных учреждений Сибирского федерального округа, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела;

-разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению организациями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве;

-организует экспертизу научной и практической ценности документов в государственных и муниципальных архивах;

-проверяет выполнение организациями требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Республики Тыва в сфере архивного дела, обеспечения сохранности и использования архивных фондов, организации документов в делопроизводстве;

-содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;

-в пределах своей компетенции взаимодействует с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти Республики Тыва и органами местного самоуправления муниципальных образований Республики Тыва;

-организует публикационную и научно-информационную деятельность государственных архивов, координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективности использования документов;

-координирует деятельность органов государственной власти Республики Тыва, организаций и учреждений по использованию архивных документов на территории Республики Тыва;

-изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных, муниципальных и ведомственных архивов, созывает научно-практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;

-организует повышение квалификации работников архивных учреждений, работников ведомственных архивов и делопроизводителей;

-содействует решению вопросов улучшения условий труда работников государственных и муниципальных архивов, их социальной защиты;

-организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы Республики Тыва, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов на постоянное хранение;

-организует хранение и ведет государственный учет архивных документов, хранящихся в государственных, муниципальных, ведомственных архивах, и предоставляет в установленном порядке сведения по государственному учету в соответствующие уполномоченные органы исполнительной власти Российской Федерации и Республики Тыва;

-организует конференции, семинары, выставки и другие мероприятия в установленной сфере деятельности.

Можно заметить, что полномочия агентства весьма широки. Хотелось бы подробнее остановиться на основных функциях Агентства, к которым относятся:

прием граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок;

формирование, организация обеспечения сохранности и использования архивных документов;

анализ состояния и государственного регулирования архивного дела в республике, управление государственными архивами, обеспечение их функционирования;

координация деятельности расположенных на территории республики органов государственной власти и государственных организаций, учреждение и предприятий (далее - организации) в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание организационно-методической помощи организациям в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, взаимодействие по этим вопросам с органами местного самоуправления;

ведение государственного учета архивных документов, осуществление контроля за сохранностью и использованием указанных документов;

координацию деятельности органов государственной власти Республики Тыва, организаций и учреждений в пределах компетенции по соблюдению законодательства в сфере архивного дела;

хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов: Государственного архива Республики Тыва, республиканских музеев, библиотек; органов государственной власти и иных государственных органов Республики Тыва; государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и государственных учреждений Республики Тыва.

решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности Республики Тыва, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований в соответствии с законодательством Российской Федерации, Республики Тыва;

информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов архивного фонда и других архивных документов, в том числе путем создания и ведения информационных поисковых систем по архивным документам.

исполнение запросов граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок;

работа по подготовке документальных публикаций, а также документальных экспозиций и справочников о составе и содержании документов архивного фонда; работу республиканских архивных учреждений по рассекречиванию в установленном порядке носителей сведений, составляющих государственную тайну;

ведение государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории Республики Тыва; ведение государственного реестра уникальных документов архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории Республики Тыва, в соответствии с законодательством Российской Федерации;

согласование списков - источников комплектования государственного архива Республики Тыва и архивов муниципальных образований;

согласование перечней документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти Республики Тыва и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству органов государственной власти Республики Тыва; согласование положений об экспертных комиссиях и архивах, а также иных нормативных правовых актов по архивному делу органов государственной власти Республики Тыва и подведомственных им органов и организаций; обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве государственных организаций, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений; совместно с другими органами государственной власти и организациями участвует в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных архивов, в организации их работы;

в соответствии законодательством Российской Федерации, Республики Тыва работа по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образующихся в процессе деятельности Агентства.

Агентство выполняет функции распорядителя и получателя средств республиканского бюджета Республики Тыва; представляет интересы Правительства Республики и Главы - Республики Тыва в судебных органах по вопросам в установленной сфере деятельности.

С целью реализации полномочий в установленной сфере деятельности Агентство имеет право:

давать разъяснения юридическим и физическим лицам по вопросам установленной сферы деятельности;

привлекать для проработки вопросов установленной сферы деятельности научные и иные организации, ученых и специалистов;

создавать совещательные и экспертные органы (советы, комиссии, группы, коллегии) в установленной сфере деятельности;

осуществлять контроль за деятельностью подведомственных организаций.

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 20.07.2011 № 590 «О Министерстве культуры Российской Федерации», функцию по осуществлению государственного контроля соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляет Министерство культуры Российской Федерации и его территориальные органы.

Подведомственные Министерству культуры Республики Тыва государственные учреждения не наделены функциями государственного контроля в сфере архивного дела. Работа по аккредитации юридических лиц и граждан в качестве экспертных организаций и экспертов для осуществления мероприятий по контролю соблюдения архивного законодательства, Министерством культуры республики Тыва не ведется.

В связи с вышеизложенным, государственное управление архивным делом в Республике Тыва осуществляет Правительство РТ и республиканский орган исполнительной власти в области архивного дела Архивное агентство Республики Тыва.

Архивное агентство занимается организацией и проведением контроля законодательства в области архивного дела в исполнительных органах государственной власти Республики Тыва, органах местного самоуправления, муниципальных образованиях, архивах организаций.

1.3 Нормативная регламентация деятельности архива администрации

Важнейшее место в системе безопасности Архивного фонда Российской Федерации принадлежит его правовой защите. В законодательных актах закреплено, что на территории России действуют единые правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Архивный фонд Российской Федерации, в соответствии с нормами Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Нормы Закона разграничивают предметы ведения и полномочия между Российской Федерацией, субъектами Федерации и муниципальными образованиями.

К полномочиям муниципального образования в области архивного дела относятся:

-хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:

а) органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек;

б) муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (муниципальных организаций).

Для их хранения закон обязывает органы местного самоуправления создавать муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

В Федеральном законе речь идет о государственной, муниципальной и частной собственности на документы, что было вызвано принятием Федерального закона Российской Федерации «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и еще двух законов с поправками в него. Согласно Конституции Российской Федерации, местное самоуправление не входит в систему государственной власти, и составляет самостоятельную форму осуществления народовластия.

При этом органы местного самоуправления самостоятельно управляют муниципальной собственностью. Поэтому был специально выделен блок муниципальной архивной собственности как особый блок негосударственной архивной собственности.

К муниципальной собственности были отнесены архивные документы: органов местного самоуправления и муниципальных организаций; хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность).

Таким образом, муниципальное образование наделяется полномочиями, прежде всего, в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов, относящихся к муниципальной собственности.

С данной точки зрения немаловажно значение имеет статья «Обязанности органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц по комплектованию государственных и муниципальных архивов», дополнившая Гражданский кодекс Российской Федерации, содержащая нормы по передаче архивных документов в случае реорганизации (в т.ч. путем преобразования, разделения либо выделения) или ликвидации юридических лиц всех форм собственности.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» уточняет принципиальное положение действующего законодательства о том, что архивные документы, находящиеся в муниципальной собственности, не подлежат приватизации: «Архивные документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации или федеральными законами. В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности».

В соответствии с нормами федерального законодательства, разграничение собственности между муниципальными образованиями, муниципальным образованием и субъектом Российской Федерации на архивные документы, созданные до образования, объединения, разделения или изменения статуса муниципальных образований и хранящиеся в муниципальных архивах, осуществляется в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации.

Это предполагает обязательность регламентации данного аспекта на уровне законодательства субъекта. Вопрос о передаче архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в собственность муниципальную (как и в собственность субъекта Российской Федерации), в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», относится к компетенции Правительства Российской Федерации, и осуществляется по представлению специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти.

Органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов и городских округов осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»

Органы местного самоуправления и должностные лица наделены правом принимать, муниципальные правовые акты в области архивного дела, не противоречащие Федеральному законодательству и законодательству субъекта Российской Федерации.

Муниципальный правовой акт - решение по вопросам местного значения или по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, принятое населением муниципального образования непосредственно, органом местного самоуправления и (или) должностным лицом местного самоуправления, документально оформленное, обязательное для исполнения на территории муниципального образования, устанавливающее либо изменяющее общеобязательные правила или имеющее индивидуальный характер.

Основным муниципальным правовым актом , принятым в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами Российской Федерации «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», «О муниципальной службе в Российской Федерации» и иными нормативно-правовыми актами в качестве правовой основы местного самоуправления на территории соответствующего муниципального образования, является Устав города Кызыла, имеющий высшую юридическую силу по отношению к другим муниципальным правовым актам, принятым на территории города.

Устав города определяет вопросы местного значения муниципального района, его территориальное устройство, структуру и статус органов местного самоуправления, порядок их формирования, взаимодействия, полномочия и ответственность, правовую, экономическую и финансовую основы осуществления местного самоуправления, формы участия населения города в осуществлении местного самоуправления и их участия в деятельности органов местного самоуправления.

Действие Устава администрации города распространяется на деятельность всех находящихся на территории муниципального образования органов и должностных лиц местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, общественных объединений, должностных лиц и граждан. В числе других вопросов, он регламентирует «формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений», что соответствует гл. 1, ст. 4, п. 3 Федерального закона Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации».

Для реализации этого требования, в структуре администрации муниципального образования образован архив, непосредственное управление которым осуществляется посредствам издания организационно-правовых документов - комплекса взаимоувязанных документов, реализующих нормы административного права, и являющихся правовой основой деятельности организации.

Они содержат положения, обязательные для исполнения. С помощью этих документов реализуется одна из основных управленческих функций - организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними.

В архиве администрации действуют следующие организационно-правовые документы:

-Положение «Об архивном отделе администрации»;

-Штатное расписание администрации;

-Правила внутреннего трудового распорядка администрации;

-Должностная инструкция работника архива администрации.

Положение «Об архиве администрации» разработано на основе Примерного Положения о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования). Положение закрепляет статус архива как структурного подразделения администрации; устанавливает функции, задачи, права, взаимодействие архивного отдела с другими учреждениями; а также регламентирует организационные принципы осуществления управления архивом.

Положение составлено в соответствии с требованиями Федеральных законов «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», а также Устава города Кызыла, и не противоречит их нормам.

Штатное расписание - это организационно-правовой документ, в котором отражается структура учреждения, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данном учреждении, применительно к конкретным должностям.

Штат - это состав работников учреждения, определяемый руководством на определенный период. Таким образом, штатное расписание - это внутриорганизационный нормативный документ, четко отражающий структуру учреждения, в него включен перечень подразделений предприятия, наименования должностей, информацию о количестве единиц в штате, размеры всех должностных окладов, дополнительных выплат и надбавок, а так же месячный фонд заработной платы.

В администрации штатное расписание составляется отделом кадров и муниципальной службы администрации и бухгалтерией, согласовывается с департаментом финансов администрации, утверждается городским Хуралом представителей.

Благодаря этому взаимодействию, при составлении штатного расписания в целом формируется квалифицированный штат, так как отдел кадров администрации подбирает сотрудников, чьё образование и профессиональные навыки соответствуют требованиям, прописанным в должностных инструкциях той или иной специальности, а бухгалтерия и департаментом финансов, в свою очередь, грамотно решают вопросы денежного характера.

Вместе с тем, необходимо отметить, что финансирование архива происходит по остаточному признаку. Не выделяются дополнительные штатные единицы в архив администрации. Архив состоит из одного сотрудника, что не позволяет в полной мере эффективно организовать его деятельность.

Руководство архива администрации в составлении штатного расписания и в подборе штата не участвует, что не способствует эффективности работы архива, так как лишь руководство архива, учитывая специфику работы в архиве, сможет подобрать квалифицированных специалистов, исходя не только из формальных (прописанных в должностных инструкциях), но и реальных (обусловленных объективными потребностями архива) требований.

Правила внутреннего трудового распорядка администрации разработаны в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом «О муниципальной службе в Российской Федерации», Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом города Кызыла и иными нормативно-правовыми актами.

Правила внутреннего трудового распорядка администрации - локальный нормативный акт, регламентирующий, в соответствии с действующим законодательством, порядок приема и увольнения муниципальных служащих и работников, занимающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы, и осуществляющих обеспечение деятельности администрации, основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а так же иные вопросы регулирования трудовых отношений.