Анализ нормативно-методического обеспечения деятельности архива администрации города Кызыла

Правила внутреннего трудового распорядка, а также все изменения и дополнения к ним утверждаются мэром города Кызыла с учетом мнения представительного органа администрации. Представительным органом администрации является Городской хурал представителей.

Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника учреждения при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности учреждения, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового договора (в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности).

Должностная инструкция должна составляться на каждого работника архива. Начальник отдела кадров и управления муниципальной службы администрации составляет и подписывает должностную инструкцию на сотрудника архива администрации. Она согласовывается с начальником правового управления администрации и утверждается заместителем мэра администрации города Кызыла, руководителем аппарата. Инструкцию подписывает начальник архива, согласовывает с начальником правового управления администрации и начальником управления муниципальной службы и кадров администрации, утверждается руководителем аппарата. Таким образом, именно при таком взаимодействии возможно грамотное составление должностных инструкций, которые будут правомерны, соответствовать квалификационным требованиям и устраивать непосредственное руководство.

В должностной инструкции детально прописаны функциональные обязанности и сфера трудовой деятельности сотрудника архива.

В практической работе архив администрации руководствуется нормами, закрепленными Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, в которых не только сконцентрированы действующие нормативы и методики по всем основным направлениям архивной работы, но и отражены накопленные архивистами опыт и достижения современных технологий.

Название и внутренняя структура новых Правил вытекают из нормы подпункта 2 п. 1 ст. 4 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», которая к числу полномочий Российской Федерации в области архивного дела относит «установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил».

Кроме того, архив администрации в своей деятельности руководствуется общегосударственными нормами в обеспечении пожарной безопасности в архивах, закрепленными «Специальными правилами пожарной безопасности в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации».

Правила устанавливают требования пожарной безопасности, обязательные для применения и исполнения государственными и муниципальными архивами Российской Федерации, их должностными лицами и работниками, в том числе привлекаемыми по договору найма, в целях защиты жизни и здоровья граждан, государственного или муниципального имущества, документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имущества юридических лиц.

В целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, Федеральное архивное агентство также может оказывать и другую методическую помощь государственным и муниципальным архивам в организации их работы по комплектованию, учету, обеспечению сохранности и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

Архиву оказывает методическую помощь Государственный архив Республики Тыва. Собственные локальные методические и инструктивные акты в архиве администрации не разрабатываются, что, по-нашему мнению, является не эффективным, т.к. лишь сам архив на практике своей работы и работы ведомственных архивов может оценить необходимость в разработке актов методического характера.

Таким образом, государство обеспечивает организацию архивного дела посредством законодательства. Федеральное законодательство четко регламентирует деятельность всех архивов независимо от их статуса. При этом оно поощряет создание своего архивного законодательства на уровне субъектов Российской Федерации и на муниципальном уровне, которое не будет противоречить Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам и издаваемым в соответствии с ними иным нормативным правовым актам Российской Федерации.

На наш взгляд, в Республике Тыва недостаточно внимания уделяется разработке законопроектов, посвященных архивному делу. На местах, в администрации города Кызыла, муниципальные правовые акты, посвященные архивному делу, не издаются, что отрицательно сказывается на развитии архивного дела на территории муниципального образования.

Несмотря на то, что федеральное законодательство является основой работы архивов, тем не менее, оно не может учитывать специфику конкретного муниципального архива, этим вопросом должно заниматься местное самоуправление, чего в Кызыле не делается.

Организационно-правовые документы архива администрации являются основой организации его деятельности. Они охватывают и регламентируют все аспекты деятельности архива администрации. Все организационно-правовые документы архивного отдела разработаны в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации и не противоречат его нормам.

архив документ учет правовой

Глава II. Организационные основы деятельности архива администрации

2.1 Взаимодействие архива администрации по вопросам архивного дела

Архив администрации создан в соответствии с Уставом администрации города Кызыла и является его структурным подразделением. Архив создан для решения вопросов местного значения муниципального образования по формированию и содержанию муниципального архива, включая хранение архивных фондов. Архив имеет право представлять администрацию по всем вопросам, входящим в его компетенцию.

Администрация города Кызыла финансирует работу архива в части:

а) предоставления соответствующего помещения;

б) осуществления технического и иных видов обеспечения (организационной техникой, стеллажами, мебелью, канцелярскими товарами и т.д.).

Также администрация должна формировать штат архива сотрудниками, квалификация которых должна соответствовать требованиям, прописанным в должностных инструкциях.

Архив разрабатывает и представляет на утверждение администрации списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение. Это позволяет, с одной стороны, контролировать деятельность архива с точки зрения реализации возложенных на него обязанностей, а с другой - на основании данных об интенсивности комплектования и динамике состава источников комплектования своевременно принимать решения о необходимости дополнительного финансирования.

В целях обеспечения функции контроля за сохранностью архивных документов, архив информирует администрацию о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства Российской Федерации об архивном деле, а также вносит на рассмотрение мэра города Кызыла предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архиве.

Для обеспечения информационной функции, он информирует органы муниципального образования о составе и содержании документов архива, исполняет их запросы на документную информацию; предоставляет документы органам местного самоуправления для их научного и практического использования.

В соответствии с Положением, Архивное агентство Республики Тыва» разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, перспективных и текущих планов развития архивного дела в республике и ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных государственных и муниципальных архивов.

Архивное агентство осуществляет контроль деятельности архива администрации, и оказывает ему организационно-методическую помощь (бюллетени, консультации).

Для реализации данной функции архив:

- представляет информацию о хранящихся в архивном отделе фондах;

-направляет: годовой отчет с основными показателями (прием документов в архив, проверка наличия фондов, учет фондов, переработка фондов или усовершенствования фондов и т.д.), ежеквартальный отчет по документам постоянного хранения города и района, отчет каждое полугодия по документам личного состава;

разрабатывает и согласовывает списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в архив.

представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, описи фотодокументов, описи дел по личному составу;

подготавливает и передает документы и описи к ним на постоянное хранение в Государственный архив на условиях соглашения.

Взаимодействие архива администрации с гражданами Российской Федерации, осуществляется посредством выполнения запросов.

Можно дать следующую классификацию запросов:

А) тематические (запросы о предоставлении информации по определенной теме, проблеме, событию или факту (например, биографические запросы);

Б) генеалогические (когда запрашивается информация, устанавливающая родство, родственные связи, историю семьи или рода);

В) социально-правовые запросы, под которыми понимаются запросы конкретного лица или организации, связанные с обеспечением прав и законных интересов граждан.

Архив администрации выполняет тематические и социально-правовые запросы. При обращении граждан с запросами, заполняется журнал учета обращений граждан. В этом журнале фиксируется фамилия, имя, отчество обратившегося гражданина, его адрес, предмет запроса, результаты исполнения (дата исполнения, результат - положительный или отрицательный). Срок рассмотрения запроса составляет один календарный месяц. Когда запрос исполнен, выдается архивная справка. Архивная справка - официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.

Задачи органов местного самоуправления по предоставлению пользователям архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, определены в гл. 6 ст. 26 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

Внутренние организационные и функциональные взаимосвязи архива администрации обуславливаются его структурой и штатной численностью.

Структура организации - это устройство организации, взаиморасположение и связь ее частей (подразделений). Структура архива администрации утверждена заместителем мэра города Кызыла, руководителем аппарата администрации и состоит из одного работника.

Всю работу архива осуществляет сотрудник архива, назначаемый и освобождаемый от должности заместителем мэра города Кызыла

На работника архива возлагаются следующие функции:

-организация работы архива администрации в соответствии с возложенными задачами и функциями;

-планирование работы архива администрации;

-нормативно-методическое обеспечение деятельности архива;

-составление сводного плана развития архивного дела на год по архиву, сводного отчета о выполнении плана развития архивного дела за год по архиву, все виды форм статистической отчетности, регламента государственного учета документов архивного фонда РФ;

-информирование заместителя мэра города Кызыла, руководителя аппарата администрации о принимаемых мерах и предложениях по развитию архивного дела.

Работника архива администрации следовало бы отнести к начальнику архива, так как он осуществляет контроль над ведением всей учетной документации архива. К его прямым обязанностям относится обеспечение подготовки заключений и предписаний на описи архива администрации и учреждений, организаций и предприятий на утверждение экспертно-проверочной комиссией и содействие при этом преемственности научно-справочного аппарата к документам.

Мы считаем, что для эффективной организации деятельности архива необходимо ввести еще дополнительно должность архивариуса. Должность архивариуса должна стать должностью, осуществляющей обеспечение деятельности администрации.

К должностным обязанностям архивариуса следует отнести:

-определение направления производственной деятельности данного архива в развитии архивного дела;

-составление перспективных и текущих планов работы данного архива и представление их начальнику архива;

-составление отчетов о выполнении плана архива по работе с архивными документами и представление их начальнику архива администрации.

-обеспечение сохранности документов архива по работе с архивными документами, осуществление их пофондового и статистического учета и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архива;

-проведение в соответствии с планом в установленные сроки учета архивных документов и ведение учетной документации;

-принятие, рассмотрение и исполнение запросов учреждений, организаций и предприятий, а также заявлений граждан по выполнению социально-правовых и тематических запросов;

-подготовка предложений по определению источников комплектования архива с переменным составом документов и уточнению списков учреждений, организаций и предприятий-источников комплектования;

-контроль температурно-влажностного режима хранилища;

-проведение санитарно-гигиенических работ в хранилище не реже одного раза в квартал;

-информирование администрации о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов;

-соблюдение техники безопасности, предъявляемой к помещениям хранилищ по обеспечению сохранности документов в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Хотя работники архива свою трудовую деятельность осуществляют согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», в должностных инструкция они не указанны, а указаны «Основные Правила работы государственных архивов Российской Федерации», утратившие силу, что не соответствует действующим нормативным актам.

Архивариус архива замещает должность начальника архива во время его отсутствия. В его функции и должностные обязанности входят: обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архивный отдел документов, создание справочного аппарата к ним, осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве и т.д.

С увеличением состава фондов архива администрации возрастает и объем работы, который выполняют работники архивного отдела, а штатная численность в связи с этим не увеличивается. Отсюда можно сделать вывод, что количество штатных единиц недостаточно для продуктивного функционирования архива администрации.

Таким образом, проведя анализ взаимодействия архива администрации по вопросам архивного дела, можно сделать вывод о том, что осуществление и развитие архивного дела на территории города возможно лишь тогда, когда осуществляется тесное сотрудничество с администрацией, с Архивным агентством, а также с гражданами Российской Федерации. Так как лишь при таком взаимодействии, архив администрации может осуществлять на практике функции, возложенные на него, и которые утверждены и прописаны в Положении «Об архиве администрации».

Проведя анализ нормативной регламентации работы архива администрации, и исследовав организационные основы его деятельности, можно сделать вывод о том, что для того, чтобы обеспечить научное управление архивами, сохраняя их целостность и безопасность, чтобы они могли служить интересам граждан, общества и государства необходимо архивное законодательство.

В настоящее время характерной особенностью конституционной модели организации архивного дела в России является системное взаимодействие трех уровней: федерального, субъектов Федерации и местного самоуправления.

Сфера действия архивного законодательства относится к совместному ведению Российской Федерации и ее субъектов, поэтому его положения должны учитывать условия федеративного государства, провозгласившего разделение компетенции между федеральными органами власти, субъектов Российской Федерации и местного самоуправления. А организационно-правовые документы позволяют обеспечить качественное функционирование архива администрации. При этом, немаловажно учитывать, что осуществление продуктивного функционирования, возможно лишь при осуществлении взаимодействия, как на местах, так и на региональном уровне.

2.2 Организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве администрации

А) Состав документов и источники комплектования архива администрации

Основными нормативными документами в работе государственных и муниципальных архивов, по определению источников комплектования, являются Федеральный закон от 22 октября 2004г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 №19.

В соответствии с указанными нормативными актами, обязательному включению в списки организаций - источником комплектования подлежат все государственные органы и органы местного самоуправления, а также негосударственные организации, хранящие документы, относящиеся к государственной или муниципальной собственности, образовавшиеся в процессе деятельности их предшественников, являвшихся до приватизации источниками комплектования соответствующих архивов. Все остальные организации включаются в списки источников комплектования на основании соответствующих критериев. При этом негосударственные организации включаются в списки источников комплектования на договорной основе.

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы, независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Комплектование архива администрации производится документами Архивного фонда Республики Тыва, отражающими материальную и духовную жизнь населения города Кызыла, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, документами по личному составу ликвидированных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника, а также ликвидированных частных предприятий, учреждений и организаций различных форм собственности.

На хранении в архиве администрации находятся:

-документы государственной части Архивного фонда Республики Тыва, образовавшиеся в деятельности администрации города Кызыла, городских округов и других органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, организаций и предприятий, документы ликвидированных городского, совета народных депутатов, его исполнительного комитета, предприятий, учреждений и организаций городского подчинения, кооперативных и общественных организаций;

-государственных учреждений, организаций и предприятий, действующих на территории города Кызыла;

-негосударственных объединений, учреждений и предприятий, действовавших и действующих на территории города Кызыла, средств массовой информации;

-документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связанна с историей города Кызыла, поступившие на законном основании в муниципальную собственность;

-фотодокументы, отражающие прошлое и настоящее города Кызыла;

-печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющие фонды архива администрации;

-документы по личному составу ликвидированных муниципальных учреждений организаций и предприятий, не имеющих правопреемника и ликвидированных частных предприятий, не имеющих отраслевого или ведомственного признака принадлежности или условной правопреемственности.

Архив администрации также хранит учетные документы, архивные справочные информационные базы данных и другие материалы, необходимые ему в практической работе.

Документы, относящиеся к частной собственности, но входящие в состав Архивного фонда города Кызыла, поступают на хранение в архив администрации на основе договоров, заключенных между собственниками документов и администрацией города Кызыла.

Архив администрации, при наличии свободных хранилищ, по согласованию с мэром города Кызыла может принимать на депозитарное хранение документы государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий, а также общественных организаций и граждан.

Депозитарное хранение документов - это хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации (далее АФ РФ) на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

Хотя в Положении «Об архиве администрации города Кызыла» прописано, что архив администрации может принимать на депозитарное хранение документы, но на практике этого не осуществляется.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.

Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

В архиве администрации города Кызыла списки организаций-источников комплектования актуализируются в случае изменения названия организации-источника комплектования, либо если Архивное Агентство Республики Тыва запрашивает такие сведения.

Источник комплектования - это юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Сотрудник архива администрации готовит предложения мэру города Кызыла по определению источников комплектования архива и уточнению списков учреждений, организаций и предприятий, а также частных лиц, документы которых подлежат приему.

Хранение документов организаций-источников комплектования осуществляется также на основании договора, заключаемого между архива администрации и организацией. Данный договор регламентирует права и обязанности сторон. Договор составляется в соответствии с законодательством Российской Федерации в двух экземплярах.

В архиве администрации города Кызыла множество организаций-источников комплектования. По формам собственности они делятся на:·федеральную, республиканскую и муниципальную собственность.

К федеральной собственности, хранящейся в архиве администрации, относятся архивные документы федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России).

К собственности субъекта Российской Федерации, хранящейся в архиве администрации, относятся архивные документы государственных органов и организаций субъекта Российской Федерации. К муниципальной собственности, хранящейся в архиве администрации, относятся архивные документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций.

К организациям-источникам комплектования муниципальной собственности относятся:

-Городской хурал представителей;

-Совет муниципального образования города Кызыла г.Балаково;

-администрация города Кызыла;

-Департамент финансов администрации города Кызыла;

-Департамент по управлению имуществом администрации города Кызыла;

-Департамент экономического анализа и прогнозирования администрации города Кызыла;

-Департамент сельского хозяйства города Кызыла;

-управление архитектуры и градостроительства администрации города Кызыла;

-комитет жилищно-коммунального хозяйства администрации города Кызыла;

-Департамент образования администрации города Кызыла

- Департамент культуры администрации города Кызыла;

-Департамент здравоохранения администрации города Кызыла.

На хранении в архиве администрации могут находиться архивные документы организаций, действующих на территории Российской Федерации, не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений, со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства (далее - негосударственные организации). Но в настоящее время такая работа в архиве администрации не ведется.

Таким образом, комплектование архива администрации производится документами Архивного фонда города Кызыла, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, документами по личному составу ликвидированных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника, а также ликвидированных частных предприятий, учреждений и организаций различных форм собственности.

Архив администрации осуществляет взаимодействие с организациями-источниками комплектования на договорной основе, осуществляя хранение архивных документов всех форм собственности, за исключением частной.

Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев, прописанных в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Б) Обеспечение сохранности и использование документов в архиве администрации

Архив администрации города Кызыла обеспечивает сохранность и государственный учет документов архивного фонда города, хранящихся в архиве, а также сохранность и государственный учет документов по личному составу учреждений организаций и предприятий различных форм собственности, расположенных на территории города, хранящихся в архиве.

Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль движения и физического состояния, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Неотъемлемой частью обеспечения сохранности архивных документов является проверка их наличия. В архиве администрации проверка наличия осуществляется в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» 1 раз в 10 лет.

В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет. Проверку наличия осуществляют старшие архивариусы, каждый в своем архиве. В ходе проверки наличия составляется акт и лист проверки на каждый фонд.

Также для обеспечения сохранности необходимо использовать консервацию и реставрацию документов, а также создание страхового фонда и фонда пользования.

Консервация документов - обеспечение сохранности документов посредством режима хранения, стабилизации, реставрации и изготовления копии. Реставрация (реставрационно-консервационная обработка) - комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов.

Совокупность страховых копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации (страховой фонд) создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в специальных архивохранилищах. Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним.

Первоочередному копированию подлежат наиболее интенсивно используемые документы, документы с повреждениями материального носителя и документной информации.

Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования).

К сожалению, в архиве администрации города Кызыла реставрация и консервация архивных документов не осуществляется. Также не создаются страховые фонды и фонды пользования. Вследствие чего, архивные документы, хранящиеся в архиве администрации, изношены, имеют тенденцию к выцветанию, т.е. теряют свои физические свойства.

Износ - изменение состояния поверхности документа в результате трения. Выцветание - уменьшение первоначальной насыщенности цвета документа.

Определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля их наличия и состояния. Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля их наличия.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве администрации осуществляется, согласно нормативным документам. К ним следует отнести:

-Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;

-«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

-формы Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учет документов выполняет следующие функции:

-обеспечение сохранности и ведение контроля их наличия;

-создание систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением информационных технологий;

-эффективное использование документов.

Основными единицами учета документов, независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:

-архивный фонд, архивная коллекция;

-единица хранения (учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение).

В архиве администрации хранятся две архивные коллекции: коллекция документов избирательных комиссий города Кызыла и коллекция документов экспозиции руководителей города. Архивная коллекция - совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондо образователей и объединенных по одному или нескольким признакам.

Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учет документов в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» и «Основными правилами работы архивов организации». Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом администрации самостоятельно.

Осуществляет контроль за ведением всей учетной документации по фондам архива непосредственно работник архива администрации.

Основными учетными документами в архиве администрации являются:

-книга учета поступления и выбытия документов: для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания;

-список фондов - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

-список фондов - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

-лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда;

-карточка архивного фонда - учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения.

-опись дел - для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись;

-реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава;

-реестр описей особо ценных фондов - для регистрации описей фондов, учета их количества и состава;

-паспорт архивохранилища - для суммарного учета фондов и документов архивохранилища архива администрации;

-опись особо ценных дел - для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов;

-дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд;

-лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле.

Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел и т.д. Учетные документы в архиве администрации создаются для удобства пользования, быстрого поиска архивных документов. Вспомогательные учетные документы разрабатывает сотрудник архивного отдела.

Основанием каждой записи в основных учетных документах при поступлении документов в архив администрации является акт приема-передачи документов из организации, от юридического или физического лица.

Основанием каждой записи в основных учетных документах при выбытии документов из архива администрации является:

-акт приема-передачи документов на постоянное хранение в архив;

-акт возврата документов собственнику;

-акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

-акт о неисправимых повреждениях документов.

По результатам выполнения внутри архивных работ (составления описей особо ценных дел и документов, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов и т.д.) оформляются:

-опись особо ценных дел;

-акт о технических ошибках в учетных документах;

-акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д.).

Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве администрации, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер.

Если документы фонда поступают в архив администрации впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе делается отметка: «не описаны» и даются сведения об объеме.

Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел).

В архиве администрации ведется список фондов.

Архивный фонд вносится в список фондов при первом поступлении его документов в архив администрации. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс "ОЦ".

В случае передачи фонда в другой архив, включения его в состав выбытия всех документов фонда, освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах списка фонда («отметка о выбытии») указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.

Название фонда вносится в список с титульного листа описи.

В случае изменения названия фондообразователя в списке фондов указывается: для действующих организаций - название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидированной организации - последнее название.

К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются:

-количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов;

-количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.

Список фондов прошивается, помещается в твердую обложку. Листы пронумеровываются, и составляется лист-заверитель.

Лист архивного фонда - учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике. Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда.

Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов архива организации. В графе «Местонахождение фонда» указывается архив администрации. В графе «Дата первого поступления фонда» указывается дата первого поступления фонда в данный архив администрации.

В графе «Крайние даты каждого названия фонда» указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.

В графе «Название фонда» в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации -фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период. Все последующие изменения в названии и подведомственности организации - фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив администрации документов фонда.

В графе «Выбытие» указывается акт, на основании которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно по каждой описи.

В графе «Наличие (остаток)» - количество описанных документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.

Количество дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу, включенных в сводные описи, указывается в разделе «Учет описанных документов».

Если лист фонда заполняется на двух и более бланках, то на первом делается отметка «см. продолжение N...», на последующем - «продолжение N...».

Лист фонда может быть пересоставлен только в том случае, если он неисправимо поврежден, а также после переработки фонда, когда ранее действовавший лист фонда перестает отражать фактическое состояние и объем фонда. При этом ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.

Листы фондов нумеруются и хранятся в порядке номеров фондов и нумерации листов в папках с клапанами. В каждой папке составляется на отдельном листе заверительная надпись.

Архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

В архиве администрации составляются описи дел и отправляются в Архивное Агентство Республики Тыва, описи документов по личному составу на согласование, а постоянного хранения на утверждение.

Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного и по личному составу. Описи дел по личному составу составляются в двух экземплярах, 1 экземпляр контрольный и хранится в архивохранилище, а второй рабочий хранится у сотрудника архива. Описи дел постоянного хранения составляются в трех, а особо ценные - в четырех экземплярах. Учетный номер присваивается описи по листу фонда в валовом порядке.

Количество единиц хранения в одной описи, не превышать четырехзначную цифру - 9999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается новый, следующий учетный номер.

При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи, ее номер другим описям не присваивается. В графе «Примечание» против каждой выбывающей единицы хранения (единицы учета) ставится штамп «Выбыло».

Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера. Суммарный учет дел в описях достигается составлением итоговой записи к описям. В итоговой записи указывается количество единиц хранения (цифрами и в круглых скобках - прописью), первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие единицы хранения. Законченные описи дел комплектующихся и не комплектующихся фондов, состоящие из годовых разделов, имеют общую итоговую запись ко всей описи в целом.

Если опись состоит из нескольких томов, в конце каждого тома составляется как итоговая запись к соответствующему тому, так и суммарная итоговая запись, данные в которой указываются с нарастающим итогом. К последнему тому составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам). Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.

Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив администрации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

Дело фонда ведется на каждый фонд. В него включаются документы, отражающие историю организации - фондообразователя и ее фонда. К ним относятся: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пере составления, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т. д.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива администрации. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.

Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных, муниципальных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и защите информации», которые обеспечивают право граждан РФ на доступ к информации.

«Граждане и организации вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных Федеральным законом и другими Федеральными законами…Гражданин имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством РФ, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы» Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» ; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Постановление Правительства РФ «О федеральной целевой программе «Культура России (2001-2005 годы)» среди других не менее значимых целей выделяет сохранение культурного наследия России, Архивного фонда Российской Федерации, его эффективное использование.

Основные правила работы архивов организаций определяют то, что «использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан…Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа».

Одними из основных задач использования архивных документов являются удовлетворение информационных потребностей общества и обеспечение законных прав и интересов граждан.

В архиве администрации не в полной мере осуществляется использование архивных документов. Архив администрации мог бы проводить тематические выставки, приуроченные к знаменательным и памятным датам

В целях создания оптимальных условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве мог быть создан читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фоно документов и др.), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микро - копиями, электронными аудиовизуальными и иными документами.

В читальном зале архива администрации могли бы работать пользователи (писатели, журналисты, студенты и др.).

Работниками архива администрации должен вестись учет использования дел и документов архива: должна оформляться книга выдачи дел из хранилища и журнал регистрации посещений читального зала.

Читальный зал архива администрации должен быть комфортным для работы в нем, и не являться проходным. Как упоминалось ранее, должны создаваться фонды пользования в архиве администрации. Пользователи не должны работать с оригинальными документами, что отрицательно может сказываться на физическом состоянии архивных документов, что в свою очередь может привести к разрушению документов. Разрушение документа - полная утрата эксплуатационных свойств документа.

Также архив администрации выполняет тематические и социально-правовые запросы. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование архива, которому они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.

Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению. Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива администрации не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Таким образом, обеспечение сохранности в архиве администрации осуществляет в недостаточной мере, так как в архиве администрации не создаются страховой фонд и фонд пользования. Также в архиве администрации не осуществляется такой вид обеспечения сохранности, как реставрация и консервация, в совокупности это может привести к износу архивных документов, что в свою очередь - к потере архивных документов.

Известно, что обеспечение сохранности архивных документов является одной из основных задач архивов, не зависимо от их статуса.

Наряду с этим хотелось бы, что учет архивных документов в архиве администрации осуществляется в полной мере, по требованиям законодательства, а именно по «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».