Организационные документы как правовая основа управленческой деятельности Адвокатской консультации № 17 Межреспубликанской коллегии адвокатов (г. Москва)

4.11. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу в качестве помощника или стажёра адвоката, представляет заведующему филиалом для представления в президиум коллегии следующие документы:

- паспорт;

- диплом о высшем юридическом образовании (для стажёра адвоката), о высшем или среднем юридическом образовании (для помощника адвоката), полученном в имеющем государственную аккредитацию образовательном учреждении соответственно высшего или среднего профессионального образования. Лица, поступающие на работу в качестве помощника адвоката, имеющие незаконченное высшее образование, представляют справку об учебе в образовательном учреждении высшего профессионального образования;

-свидетельство о признании и установлении эквивалентности (инострификации) документов иностранных государств об образовании, если диплом выдан образовательным учреждением иностранного государства;

-трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на должность помощника на условиях совместительства;

-страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- иные документы, предусмотренные статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации.

На помощников и стажёров адвокатов ведутся и хранятся в президиуме коллегии адвокатов личные дела, в которых содержатся копии документов, предъявляемых при заключении трудового договора, а также личная карточка работника.

Трудовые отношения помощника и стажёра адвоката, возникающие из трудового договора, регулируются трудовым законодательством, Уставом коллегии адвокатов, настоящим Положением, Положением о стажёре адвоката и порядке прохождения стажировки в Межреспубликанской коллегии адвокатов (г. Москва) и Положением о помощнике адвоката в Межреспубликанской коллегии адвокатов (г. Москва).

Трудовые книжки помощников и стажёров адвокатов оформляются президиумом коллегии и хранятся в президиуме коллегии в течении всего периода работы в коллегии.

После приема на работу помощнику и стажёру адвоката президиумом коллегии выдается удостоверение установленной формы.

4.12. На адвокатов в президиуме коллегии адвокатов ведутся и хранятся личные дела, в которых содержатся копии документов. Прилагаемых к заявлению о принятии в члены коллегии, трудовые книжки на адвокатов не ведутся, так как они не состоят в трудовых отношениях с коллегией адвокатов.

Период осуществления адвокатской деятельности в коллегии адвокатов подтверждается справкой, выдаваемой президиумом коллегии по требованию адвоката.

5. Административно-технический персонал филиала

5.1. Административно-технический персонал филиала коллегии адвокатов принимается на работу на условиях трудового договора, заключенного с филиалом коллегии адвокатов.

5.2. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, представляет следующие документы:

-паспорт;

-трудовую книжку, за исключением случаев, когда договор заключается впервые или на условиях совместительства;

-страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- иные документы, предусмотренные статьей 65 Трудового Кодекса Российской Федерации.

На административно - технический персонал филиала коллегии ведутся и хранятся в филиале личные дела, в которых содержатся копии документов, предъявляемых при заключении трудового договор, а также личная карточка работника.

Трудовые книжки административно - хозяйственного персонала хранятся в филиале коллегии.

5.3. Права и обязанности административно - хозяйственного персонала филиала регулируются трудовым договором, законодательством о труде РФ, правилами внутреннего распорядка коллегии адвокатов, настоящим Положением и должностной инструкцией, разработанной и утвержденной заведующим филиалом.

6. Учет и отчетность в филиале. Контроль финансово-хозяйственной деятельности филиала

6.1. В филиале коллегии адвокатов ведётся по установленным формам учет деятельности, статистическая и финансовая отчетность.

6.2. Заведующий филиалом несет ответственность за организацию, состояние и достоверность бухгалтерского учета, а также за своевременное представление отчетности в президиум МРКА и налоговые органы по месту постановки на учет в сроки, установленные законодательством.

6.3. Бухгалтер филиала несёт ответственность и пользуется правами, установленными для главных бухгалтеров предприятий и организаций. Бухгалтер подчиняется непосредственно заведующему филиалом и подотчётен главному бухгалтеру коллегии адвокатов.

6.4. Проверка финансово -хозяйственной деятельности филиала проводится ревизионной комиссией (ревизором) коллегии адвокатов, членами президиума, а также по поручению президиума другими членами коллегии адвокатов, сотрудниками аппарата президиума. 6.5. По требованию членов президиума, ревизионной комиссии (ревизора) и иных проверяющих, им предоставляются все необходимые материалы и документы, даются письменные и устные пояснения. 6.6. Справки, заключения, акты проверок филиалов направляются в президиум коллегии адвокатов.

7. Ликвидация (прекращение деятельности) филиала

7.1. Деятельность филиала прекращается:

- в связи с ликвидацией коллегии;

-по решению конференции коллегии адвокатов;

-по решению президиума коллегии адвокатов;

- в иных, установленных законодательством, случаях.

7.2. При ликвидации (прекращении деятельности) филиала заведующий филиалом в месячный срок обеспечивает снятие филиала с учета в налоговых органах, фондах, закрытие счетов в банках. Копии уведомления о снятии филиала с учета в налоговых органах, фондах и другие документы, связанные с прекращением деятельности филиала, заведующий филиалом представляет в президиум коллегии.

7.3. Денежные средства филиала, включая денежные средства от распродажи его имущества при ликвидации, оставшиеся после расчетов, а также документы по административно-техническому персоналу, стажёрам и помощникам адвокатов, расчетно-платёжные ведомости, индивидуальные карточки учета сумм начисленных выплат, сумм начислений единого социального налога и сумм начисления налога на доходы физических лиц передаются в президиум коллегии адвокатов.

Приложение 4

Инструкция по делопроизводству в адвокатских консультациях межреспубликанской коллегии адвокатов (г. Москва)

МЕЖРЕСПУБЛИКАНСКАЯ КОЛЛЕГИЯ АДВОКАТОВ

(г. Москва)

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству

в адвокатских консультациях

Межреспубликанской коллегии адвокатов

(г. Москва)

МОСКВА

2010

Утверждена постановлением президиум Межреспубликанской коллегии адвокатов (г. Москва) от 28тиюля 2010 г.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДВОКАТСКИХ КОНСУЛЬТАЦИЯХ МЕЖРЕСПУБЛИКАНСКОЙ КОЛЛЕГИИ АДВОКАТОВ (г. Москва)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И ОТПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

4. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

5. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ИХ ФОРМИРОВАНИЕ

6. ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛОВ

7. ОФОРМЛЕНИЕ СОГЛАШЕНИЙ ОБ ОКАЗАНИИ ЮРИДИЧЕСКОЙ ПОМОЩИ И ПОРЯДОК ВЫДАЧИ И ХРАНЕНИЯ ОРДЕРОВ

8. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ АДВОКАТСКОЙ КОНСУЛЬТАЦИИ

9. О ПОРЯДКЕ ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ ЗАВЕДУЮЩИХ АДВОКАТСКИМИ КОНСУЛЬТАЦИЯМИ И ПРИ ЛИКВИДАЦИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ МРКА

10. СРОКИ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕЗИДИУМ МРКА

11. УЧЁТНАЯ ПОЛИТИКА МЕЖРЕСПУБЛИКАНСКОЙ КОЛЛЕГИИ АДВОКАТОВ (г. Москва)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящая инструкция определяет единый порядок организации и ведения делопроизводства в адвокатских консультациях МРКА.

Делопроизводство в адвокатских консультациях ведётся в соответствии с настоящей инструкцией и требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере документации и архивного дела.

Ответственность за правильное ведение делопроизводства и архива несёт заведующий адвокатской консультацией.

Заведующий адвокатской консультацией отвечает за своевременное и качественное исполнение документов и обеспечивает надежное их хранение.

При смене заведующего филиалом - адвокатской консультацией производится приём и сдача дел и документов , о чём составляется акт, второй экземпляр которого представляется в президиум МРКА.

2. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документа.

Документы, исходящие из адвокатской консультации, должны составляться на бланке, на котором имеется наименование адвокатской консультации и ведомственная подчинённость («Межреспубликанская коллегия адвокатов (г. Москва). Филиал «Адвокатская консультация № 17»).

Каждый документ, изготовленный на бланке, должен иметь наименование (распоряжение, отчёт, справка и т.п.), а также заголовок, формируемый составителем, который должен быть кратким и отражать содержание документа («Об отмене…», «Об исполнении..», «Ответ за запрос…» и т.д.).

При ответе на запрос необходимо делать ссылку на исходящий номер и дату документа запроса.

При написании адреса на документе необходимо соблюдать следующие правила:

При направлении документа должностному лицу указывается наименование учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном падеже (Министерство юстиции Российской Федерации, Начальнику управления ИОФ);

- К должностному лицу обращаются по имени, отчеству;

- Почтовый адрес корреспондента указывается после названия учреждения, которому направляется документ;

- При направлении документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес и индекс.

Исходящая дата на документе проставляется тремя парами арабских цифр, либо дата может быть указана цифрами. А наименование месяца буквами.

В состав реквизита «Подпись» входит:

- Наименование должности лица, подписавшего документ (полное. Если документ оформлен не на бланке АК, и сокращенное, если на бланке);

- Личная подпись;

- Расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют в виде:

Приложение: на 5л, в 2-х экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование. Число листов. Число экземпляров.

3. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И ОТПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Регистрации подлежат все документы: входящие, исходящие и для внутреннего пользования не регистрируются письма с пометкой «лично», поздравительные открытки, пригласительные билеты и т.п.

При приеме поступающей корреспонденции конверты с документами вскрываются, проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Если будет обнаружено нарушение конверта (разрыв), отсутствие документа или приложений к нему, об этом составляется акт, копия которого отправляется отправителю.

На всех входящих документах в правом нижнем углу первого листа проставляется регистрационный штамп, в котором ставится дата поступления и номер его регистрации.

Документы, поступающие в консультацию, подлежат регистрации в журнале входящей корреспонденции (Приложение № 4).

Заявления, письма и жалобы граждан регистрируются в специально заведённом для этих целей журнале (Приложение № 6). При поступлении жалоб и заявлений граждан конверты не уничтожаются (они необходимы для установления адреса отправителя, а также времени отправки и получения корреспонденции).

Зарегистрированный документ передается заведующему адвокатской консультацией, который должен его рассмотреть в день поступления и лишь в исключительных случаях - на следующий день. А кто регистрирует???

Заведующий адвокатской консультацией, рассмотрев документ, решает вопрос о порядке и сроках его исполнения.

Документ считается исполненным, когда решены все поставленные в нем вопросы и, если это требуется, дан ответ корреспонденту.

На документе исполнителем проставляется отметка об исполнении и заведующий адвокатской консультацией списывает документ «в наряд». Отметка делается в левом нижнем углу первого листа документа ( в наряд № 8, подпись Иванов).

Отправляемые документы регистрируются в журнале учёта исходящей корреспонденции (Приложение №5).

Корреспонденция направляется адресатам простой и заказной почтой; служебные удостоверения и трудовые книжки помощников и стажёров - ценным письмом, книги - заказной бандеролью.

Регистрация и работа с документами, поступающими по каналам электронной почты и факсимильной связи, осуществляется по аналогии с документами на бумажных носителях.

КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

Контроль за сроками и качеством исполнения документов осуществляет заведующий адвокатской консультацией.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль на правом поле (вверху страницы) документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» иди словом (штампом) «Контроль».

На контроль обязательно берутся документы. Поступившие из президиума МРКА и др. учреждений, с указанием сообщить о результатах рассмотрения или исполнения.

Контроль за исполнением документов может осуществляться с помощью специальных контрольных папок: КОНТРОЛЬ - на 1 число месяца, КОНТРОЛЬ на 10 число месяца, КОНТРОЛЬ - на 20 число месяца.

4. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ИХ ФОРМИРОВАНИЕ

Номенклатура дел адвокатской консультации предназначена для классификации входящих, исходящих и внутренних документов по их видам и отдельным вопросам деятельности с указанием сроков хранения документов и дел. При необходимости, она обеспечивает быстрый поиск документов.

Номенклатура дел является документом постоянного хранения, она может действовать в течении ряда лет и пересоставляется в случаях изменения структуры дел. При пересоставлении номенклатуры дел следует, по возможности, сохранять старую нумерацию (индексы дел)

Документы постоянного и временного срока хранения следует обязательно группировать в отдельные дела..

Документы после их исполнения подшиваются в дела в хронологическом порядке одного календарного года. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Внутреннюю опись документов рекомендуется составлять для дел постоянного хранения.

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, вестники, брошюры, справочники и др. подобные материалы.

В целях унификации группировки документов и правильного формирования дел в адвокатских консультациях рекомендуется Примерная номенклатура дел. Дело, включённое в номенклатуру, должно иметь определённый индекс (порядковый номер). Адвокатская консультация может завести и другие, не указанные в примерной номенклатуре дела, необходимые для работы. Если в течение года возникает необходимость в заведении не предусмотренных номенклатурой новых дел, то для них предусматриваются резервные номера и дополнительно вносятся наименования дел в номенклатуру.

Не допускается подшивка не относящихся к делам документов. А также черновиков документов и множества экземпляров. По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведённых дел.

5. ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛОВ

Для учёта проделано работы в адвокатских консультациях заводятся следующие журналы:

- Журнал распоряжений заведующего адвокатской конторой;

- Журнал учета личного состава адвокатов консультации (Приложение 3);

- Журнал учета входящей корреспонденции (Приложение 4);

- Журнал учета исходящей корреспонденции (Приложение 5);

- Журнал регистрации заявлений и жалоб граждан (Приложение 6);

- Журнал учёта приема граждан и дачи бесплатных ответов и консультаций (Приложение 7);

- Журнал учета профилактических мероприятий: лекций, докладов, выступлений по телевиденью, в печати (Приложение 8);

- Журнал учета мероприятий по повышению деловой квалификации адвокатов (Приложение 9);

- Журнал учета исполнительных листов (Приложение10).

По усмотрению заведующего АК могут заводиться другие журналы, необходимые для работы. Журналы заводятся на несколько лет.

6. ОФОРМЛЕНИЕ СОГЛАШЕНИЙ ОБ ОКАЗАНИИ ЮРИДИЧЕСКОЙ ПОМОЩИ И ПОРЯДОК ВЫДАЧИ И ХРАНЕНИЯ ОРДЕРОВ

Адвокатская деятельность осуществляется на основе соглашений между адвокатом и доверителем.

Соглашение представляет собой гражданско-правовой договор, заключенный в простой письменной форме между доверителем и адвокатом на оказание юридической помощи доверителю. Условия заключения соглашений изложены в статье 25 ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ».

Основаниями для выдачи ордера адвокату являются6 соглашение адвоката с доверителем или поручение в порядке назначения на оказание юридической помощи, подлежащие регистрации в документации адвокатской консультации. Строки «поручается» и «основание выдачи ордера» заполняются только после заключения адвокатом соглашения с доверителем или поручения об оказании юридической помощи в порядке назначения. Форма ордера утверждена приказом Министерства юстиции РФ от 8 августа 2002 г. № 217 «Об утверждении формы ордера».

Бланки ордеров формата А-5 изготавливаются типографским способом или с использованием множительной техники, нумеруются и брошюруются в ордерские книжки, прошиваются, а концы прошивочных нитей заклеиваются бумагой и на ней указываются номера ордеров в ордерской книжке, после чего скрепляются подписью заведующего адвокатской консультацией или уполномоченного им лица и печатью адвокатской консультации.

Чистые бланка ордеров последовательно нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами, начиная с цифры «1». Одер и корешок к нему должны иметь одинаковые номера и другие реквизиты.

Нумерация и заполнение других реквизитов ордеров и корешков к ним могут производится от руки чернильной или шариковой ручками красителями фиолетового, синего или черного цветов. Помарки, подчистки, и не оговоренные исправления в ордерах и корешках к ним не допускаются.

Порядок и способ изготовления бланков ордеров, нумерации и заполнении ордеров и корешков к ним, а также порядок обеспечения адвокатскими палатами субъектов Российской Федерации.

Ордера адвокатам выдаются заведующими адвокатской консультацией.

В отдельных случаях заведующий адвокатской консультацией вправе установить особый порядок выдачи ордеров адвокатам и отчётности по ним.

Ордера в адвокатских консультациях должны храниться в условиях, исключающих их бесконтрольное исполнение иди хищение.

Корешки ордеров, неиспользованные и испорченные ордера хранятся в адвокатских консультации не менее трех лет, после чего могут быть уничтожены по акту.

7. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ АДВОКАТСКОЙ КОНСУЛЬТАЦИИ

Вся документация адвокатской консультации (дела, журналы, книги учета, адвокатские производства (досье) по делам и другие материалы) до сдачи их в архив АК хранятся в помещении консультации в закрытых кафах. Архивные дела консультации должны храниться в специально отведённых помещениях или шкафах.

Изъятие и выдача документов из заведённых дел не разрешается. В исключительных случаях такое изъятие производится с разрешения заведующего АК с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа с приобщением запроса, на основании которого был изъят документ.

Ежегодно, по окончании календарного года, производится подготовка дел для архивного хранения. Дела должны быть правильно сформированы, документы подшиты, листы пронумерованы. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа простым карандашом.

Дела постоянного хранения должны быть в твердой обложке. Обязательно составляется внутренняя опись документов в деле (прил. 10), которая подшивается в начале дела. На все дела постоянного хранения, преданные в архив, составляется опись (прил. 10). Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно, их внутренние описи не составляются.

Сроки хранения документов и дел АК указаны в Примерной номенклатуре дел (Приложение 1) и в Приложении 2 к данной инструкции.

Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (напр., исчисление сроков хранения дел, законченных в 2000 году, начинается с 1 января 2001 года).

Уничтожение дел оформляется актом в одном экземпляре, который хранится в консультации в деле постоянного срока хранения (Приложение 11).

Отбор документов и дел к уничтожению производится комиссией в составе: заведующего консультацией и двух адвокатов. документы и дела консультации, сроки хранения которых истекли. Рекомендуется уничтожать путем сожжения.

8. О ПОРЯДКЕ ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ ЗАВЕДУЮЩИХ АДВОКАТСКИМИ КОНСУЛЬТАЦИЯМИ И ПРИ ЛИКВИДАЦИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ МРКА

Подлежат передаче по акту следующие документы:

· Наряды, дела. Архивные материалы. Бухгалтерские документы с расчетно - платежными ведомостями на выдачу заработной платы, наличные денежные средства, чековая книжка, юридическая литература и Вестники МРКА (по инвентарной книге).

· Печать и штампы, квитанционные и ордерские книжки (использованные ценности, все архивные документы, включая документы о регистрации филиала в налоговом органе и внебюджетных фондах).

Акт подписывают сдающий и принимающий заведующие адвокатской консультацией. Один экземпляр акта направляется в президиум МРКА для утверждения, другой - остается в делах консультации.

Передача документов производится по номенклатуре дел по годам, а не по наличию дел (нарядов).

Материальные ценности (основные средства), имущество и юридическая литература принимаются по книге инвентарного учета. При недостаче материальных ценностей и юридических книг взыскивается их стоимость с лиц, утративших их.

Примерный акт передачи дел (прил. 12)

10.СРОКИ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕЗИДИУМ МРКА

Годовая бухгалтерская отчетность (срок преставления - 20 дней по окончании отчетного года):

- Бухгалтерский баланс (форма 1);

- Отчет о прибылях и убытках (форма 2);

- Ведомость по отчислениям на общеколлегиальные расходы МРКА;

- Отчет о целевом использовании полученных средств (форма 6);

- Акт инвентаризации денежных средств;

- Акты инвентаризации основных средств и библиотеки.

Квартальная бухгалтерская отчетность (срок представления - 15 дней по окончании отчетного квартала):

- Бухгалтерский баланс (форма 1);

- Отчет о прибылях и убытках (форма 2);

- Ведомость по отчислениям на общеколлегиальные расходы МРКА.

Статистические отчеты:

О работе консультации за прошедших год - не позднее 20 января следующего года;

О занятости адвокатов консультации в г. Москве за прошедший год - не позднее 10 января следующего года.

Копию сведений о занятости адвокатов консультации адвокатской консультации, расположенной в субъекте российской Федерации (кроме г. Москвы) - не позднее 20 января следующего года.

Сообщения об оправдательных приговорах, вынесенных по инициативе адвокатов, - по итогам работы за год (по вступлению приговоров в законную силу).

Сообщения об уходе заведующего адвокатской консультацией в очередной отпуск (с указанием лица, заменяющего его) - не позднее 2-х недель до ухода в отпуск.

9. УЧЁТСНАЯ ПОЛИТИКА МЕЖРЕСПУБЛИКАНСКОЙ КОЛЛЕГИИ АДВОКАТОВ (г. Москва)

Нормативные документы, регулирующие вопросы учётной политики организации

Основными нормативными документами, регулирующими вопросы учетной политики организации, являются:

- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ;

- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчётности в РФ. Утвержденное приказом Минфина РФ от 29.07.98 № 34н;

- Положение по ведению бухгалтерскому учету «Учет основных средств» , утвержденное приказом Минфина РФ от 30.03.2001 г. № 26н;

- Положение по бухгалтерскому учёту «Учёт материально-производственных запасов» ПБУ 5/0, утверждённое приказом Минфина РФ от 09.06.2001 г. № 44н;

- Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденное приказом Минфина РФ от 06.05.1999 г. № 32н;

- Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденное приказом Минфина РФ от о6.05.1999 № 33н;

- Положение по бухгалтерскому учёту «Учет расходов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденное приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н;

- План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и инструкция по его применению, утвержденная приказом Минфина РФ от 31.10.200 г. № 94н;

- Налоговый Кодекс РФ.

12. Инструкцию по ведению делопроизводства от 1998 года считать утратившей силу.

Приложение 5

Должностная инструкция секретаря приемной заведующего

Адвокатской консультацией № 17 МРКА

УТВЕРЖДАЮ:

Заведующий адвокатской консультацией № 17 МРКА

___________ Шутов Е.В.

"5"декабря 2015 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ

ПРИЕМНОЙ ЗАВЕДУЮЩЕГО АДВОКАТСКОЙ КОНСУЛЬТАЦИЕЙ № 17

МЕЖРЕСПУБЛИКАНСКОЙ КОЛЛЕГИИ АДВОКАТОВ (г. Москва)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь приемной заведующего адвокатской консультацией № 17 МРКА относится к категории служащих, принимается на работу и увольняется с работы приказом заведующего адвокатской консультацией № 17 МРКА.

1.2. На должность секретаря приемной заведующего адвокатской консультацией № 17 МРКА назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование или общее среднее образование, закончившие специальные курсы.

1.3. Секретарь приемной подчиняется непосредственно управляющему делами адвокатской консультации № 17 МРКА.

1.4. В своей деятельности секретарь приемной заведующего адвокатской консультацией руководствуется:

- законодательными и нормативными документами, регулирующими соответствующие вопросы деятельности секретаря приемной;

- методическими материалами, касающимися вопросов его деятельности;

- Уставом Межреспубликанской коллегии адвокатов (г. Москва);

- приказами заведующего адвокатской консультацией № 17 МРКА;

- правилами и нормами гигиены труда, правилами трудового распорядка;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь приемной заведующего адвокатской консультацией должен знать:

- нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности адвокатской консультации и ведения делопроизводства;

- должен знать адвокатов консультации и всех сотрудников адвокатской консультации;

- организацию делопроизводства;

- методы оформления и обработки документов;

- архивное дело;

- машинопись;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной

- документации;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения;

- основы организации труда и управления;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основы административного права и законодательства о труде;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

1.6. Во время отсутствия секретаря приемной заведующего адвокатской консультацией его обязанности выполняет в установленном порядке секретарь-референт адвокатской консультации, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

2.. ФУНКЦИИ

На секретаря приемной заведующего адвокатской консультацией возлагаются следующие функции:

2.1. Организационно техническое обеспечение административно -распорядительной деятельности заведующего адвокатской консультацией.

2.2. Ведение делопроизводства.

2.3. Организация проведения телефонных переговоров руководителя.

2.4. Организационная подготовка заседаний и совещаний.

2.5. Контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений заведующего, взятых на контроль.

2.6. Ведение контрольно-регистрационной картотеки.

2.7. Организация приема посетителей.

3.ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций секретарь приемной заведующего адвокатской консультацией обязан:

3.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности заведующего адвокатской консультацией.

3.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передать ее на рассмотрение секретарю-референту.

3.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

3.4. Принимать документы и личные заявления на подпись заведующего адвокатской консультацией.

3.5. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы заведующего консультацией.

3.6. Проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых заведующему адвокатской консультацией на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.

3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров заведующего адвокатской консультацией, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

3.8. По поручению заведующего консультацией составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

3.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых заведующим консультацией (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

3.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками адвокатской консультации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений заведующего консультацией, взятых на контроль.

3.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.

3.12. Обеспечивать рабочее место заведующего консультацией необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

3.13. Печатать по указанию заведующего консультацией служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.

3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников консультации.

3.15. Копировать документы на персональном ксероксе.

3.16. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

4. ПРАВА

Секретарь приемной заведующего адвокатской консультацией имеет право:

4.1. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

4.2. Знакомиться с соответствующими документами и информацией, необходимыми для качественного выполнения своих обязанностей.

4.3. Повышать свою квалификацию в установленном порядке.

4.4. Требовать от заведующего адвокатской консультацией оказания содействия в осуществлении своих обязанностей.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь приемной заведующего адвокатской консультацией несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

Управляющий делами адвокатской консультации № 17 МРКА…… / Губанов А.С./

Юрист / Кирилюк А.Н./

«_»______________20___ гг.

С Инструкцией ознакомлена: /Т.Г. Макарова/

«_»______________20__ гг.

Приложение 6

Должностная инструкция секретаря-референта адвокатской консультации №17 МРКА

УТВЕРЖДАЮ:

Заведующий адвокатской консультацией № 17 МРКА

___________ Шутов Е.В.

"5"декабря 2015 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря-референта адвокатской консультации № 17

Межреспубликанской коллегии адвокатов (г. Москва)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов адвокатской консультации, принимается и увольняется заведующим филиалом МРКА адвокатской консультацией № 17 МРКА.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно управляющему делами филиала МРКА адвокатской консультации № 17.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

- законодательными актами РФ;

- Уставом Межреспубликанской коллегии адвокатов (г. Москва);

- Положением о филиале МРКА об адвокатской консультации № 17;

- приказами заведующего адвокатской консультацией и распоряжениями управляющего делами адвокатской консультации;

- нормативно - методическими материалами по организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

- перспектив развития адвокатской консультации;

- организации работы с документами, составления документации;

- организации управленческого труда;

- применение средств вычислительной и организационной техники;

- перевода служебной документации на иностранный язык;

- культурой труда и служебной этики;

- основами охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам адвокатской консультации № 17.

2.2. Методическое руководство и контроль организации делопроизводства в адвокатской консультации № 17.

2.3. Документирование деятельности адвокатской консультации № 17.

2.4. Оперативно-организационное обслуживание адвокатов консультации в их деятельности.

2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность адвокатской консультации № 17 МРКА.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись заведующему адвокатской консультацией № 17 МРКА.

3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений заведующего консультацией, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых заведующему адвокатской консультацией, давать по ним компетентные заключения.

3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности адвокатской консультации № 17 МРКА (телефон, факс).

3.7. Вести прием посетителей.

3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности адвокатской консультации № 17:

- оформление приказов по личному составу;

- передача данных личных карточек формы Т-2 и личных дел в главный офис МРКА и данных в трудовые книжки сотрудников;

- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

- оформление командировочных документов;

- оформление листов нетрудоспособности;

- ведение табеля учета рабочего времени;

- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения управления адвокатской консультацией № 17.

3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб главного офиса и адвокатской консультации необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений заведующего адвокатской консультацией.

4.2. Рассматривать входящие документы и направлять их на исполнение сотрудникам адвокатской консультации или передавать адвокатам (если документы пришли на их имя).

4.3. Требовать доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления согласно государственным и международным стандартам.

4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение заведующего адвокатской консультацией предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности консультации, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6. Требовать создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности адвокатской консультации № 17.

4.7. Работать с документами, имеющими гриф "Для служебного пользования" или "Конфиденциально".

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.9. Взаимодействовать со всеми сотрудниками адвокатской консультации по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации заведующему адвокатской консультацией № 17..

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись заведующему адвокатской консультацией.

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально".

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Управляющий делами

адвокатской консультации № 17 МРКА / Губанов, А.С./

Юрист / Кирилюк, А.Н./

«__»_________ 20__ г.

С Инструкцией ознакомлена: /И.В. Шутова/

«_»________20__г.

Приложение 7

Доверенность МРКА заведующему филиалом «Адвокатской консультацией № 17» МРКА

МЕЖРЕСПУБЛИКАНСКАЯ КОЛЛЕГИЯ АДВОКАТОВ (г. МОСКВА)

П Р Е З И Д И У М

THE IN консультация №TER-REPUBLCAN BAR (MOSCOW)

PRESIDIUM

34/2 Bratislavskaya Street Moscow 105469 Russia Tel: (495) 346-58-01 Fax: (495)346-15-99 E-mail: mrkap@home.relline.ru № 67/14 14.02.2014		109469, г. Москва, Братиславская ул., 34, корп. 2 Тел.: (495) 346-58-01 Факс: (495) 346-15-99 Сайт: www.mrkap.ru ОГРН 10377-5040548 ИНН/КПП 7705499744/7723011001

ДОВЕРЕННОСТЬ

Город Москва, четырнадцатое февраля две тысячи четырнадцатого года

Межреспубликанская коллегия адвокатов (г. Москва) в лице и.о. председателя президиума Ждановича Александра Флориановича, действующего на основании Устава, в соответствии со ст. 55, 185 ГК РФ (часть первая) и Федеральным законом «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации», настоящей доверенностью уполномочивает заведующего филиалом «Адвокатская консультация № 17» МРКА Шутова Евгения Валерьевича на осуществление следующих действий:

- управление филиалом «Адвокатская консультация № 17» МРКА в соответствии с Положением о филиале;

- постановку на учёт и снятие с учета в налоговых и иных органах и фондах с правом составления, подписи, подачи и получения документов, касающихся постановки на различные виды учета (налоговый, социального страхования и др.) или снятия Межреспубликанской коллегии адвокатов (г. Москва) учета по месту нахождения филиала;

- начисление и уплату налогов и страховых взносов по месту нахождения филиала , выполнение функций налогового агента и представителя адвокатов по расчетам с доверителями и третьими лицами;

- открытие и закрытие счетов филиала в банках, распоряжение находящимися на них денежными средствами в пределах сметы филиала «Адвокатская консультация № 17» МРКА с правом первой подписи в финансово-банковских расчетных документах;

- заключение договора аренды помещения для размещения офиса филиала, договоров на коммунальные услуги, электроснабжение, на обеспечение телефонной связью, покупку мебели и оргтехники для филиала.

Настоящая доверенность выдана сроком на три года.

И.о. председателя президиума

Межреспубликанской коллегии

адвокатов г. Москва) Подпись А.Ф. Жданович

(круглая печать)

Размещено на Allbest.ru