Организационные документы как правовая основа управленческой деятельности Адвокатской консультации № 17 Межреспубликанской коллегии адвокатов (г. Москва)

На адвокатов в Президиуме коллегии адвокатов ведутся и хранятся личные дела, в которых содержатся копии документов, прилагаемых к заявлению о принятии в члены коллегии. Трудовые книжки на адвокатов не ведутся, так как они не состоят в трудовых отношениях с коллегией адвокатов. Факт и период адвокатской деятельности в коллегии адвокатов может быть подтвержден справкой, выдаваемой Президиумом коллегии по требованию адвоката.

В разделе «Административно-технический персонал филиала» оговорены условия приема на работу административно-технического персонала на условиях трудового договора, условия ведения и хранения личных дел и трудовых книжек административно-хозяйственного персонала. Права и обязанности административно - хозяйственного персонала филиала регулируются трудовым договором, законодательством о труде РФ, правилами внутреннего распорядка коллегии адвокатов, настоящим Положением и должностными инструкциями [50].

В разделе «Учет и отчетность в филиале. Контроль финансово-хозяйственной деятельности филиала» оговорены формы учета деятельности адвокатов, формы статистической и финансовой отчетности филиала, ответственность заведующего филиалом за достоверность отчетности филиала; ответственность бухгалтера филиала; подчинённость заведующему филиалом и главному бухгалтеру коллегии адвокатов. Проверка финансово - хозяйственной деятельности филиала ведёт ревизионная комиссия коллегия адвокатов.

Деятельность филиала прекращается в связи с ликвидацией коллегии; по решению конференции, по решению президиума коллегии адвокатов. При ликвидации филиала заведующий филиалом в месячный снимет филиал с учета в налоговых органах, фондах, закрывает счетов в банках. Копии документов представляет в Президиум коллегии.

Оставшиеся денежные средства филиала и документы по административно-техническому персоналу, стажёрам и помощникам адвокатов, расчетно-платёжные ведомости, индивидуальные карточки учета сумм начисленных выплат, сумм начислений единого социального налога и сумм начисления налога на доходы физических лиц передаются в Президиум коллегии адвокатов.

В результате анализа структуры, содержания и оформления Положения об адвокатской консультации № 17 можно сделать следующие выводы:

1.Структура Положения об адвокатской консультации № 17 МРКА сильно отличается от типовой структуры данного документа и носит индивидуальный характер;

2. Аббревиатура «М.П.» ставится на бухгалтерских документах, а на Положении об адвокатской консультации быть не должно;

3.Раздел «Правовой статус» можно было включить в раздел «Общие положения»;

4.Вместо типового раздела «Ответственность» в Положение введён раздел «Учёт и отчетность в филиале. Контроль финансово-хозяйственной деятельности»;

5. В связи с особенностями адвокатской деятельности в положение включен раздел «Адвокат, профессиональная деятельность. Организация и оплата труда адвоката».

6. Раздел «Управление филиалом» включает положения типового положения «Функции»;

7. Положение о филиале - «Адвокатская консультация № 17» пронумеровано, прошито. На оборотной стороне последнего листа на пломбировочном листке надпись: «Пронумеровано и прошито восемь листов», и подпись управляющего делами президиума коллегии адвокатов С.А. Тимофеевой, и дата 13.10.2006 г.

8.Оформление должно быть таким, как на рисунке 3. [39]



Рис. 3 Оформление положения об адвокатской консультации № 17 согласно требованиям государственного стандарта

8. Круглые печати МРКА проставлены на титульном листе, на грифе утверждения, и на последнем листе для удостоверения подлинности подписи управляющего делами.

Штатное расписание - организационный документ, правовой акт, который определяет структуру организации, численность должностей в конкретных структурных подразделениях и в целом по организации и оплату труда работников организации.

Штатное расписание составляется и утверждается руководителем организации по состоянию на 1 января каждого календарного года, оформляется на стандартных листах бумаги формата А3, имеет реквизиты общего бланка организации и утверждается руководителем организации.

Текст штатного расписания составляется в табличной унифицированной форме, с указанием кодов и наименований структурных подразделений и должностей, количества штатных единиц по штату, должностных окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы по должностным окладам [39].

Образец оформления типового текста штатного расписания приведен на рисунке 4.



Рис. 4 Образец оформления основной таблицы текста штатного расписания

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1), форма Т-3 применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом и содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей (профессий) с указанием квалификации, сведений о количестве штатных единиц, окладов.

Графа «Количество штатных единиц» заполняется цифрой, означающей количество штатных единиц по соответствующим должностям. По должностям, по которым штатным расписанием предусматриваются неполные штатные единицы, количество штатных единиц указывается в долях десятичной дробью, с двумя знаками после запятой. Например, 0,50 или 0,25. Часто это применяется при работах на условиях совместительства. Такое заполнение графы соответствует действующему законодательству Российской Федерации.

Графа «Тарифная ставка (оклад) и пр.» заполняется даннымы о месячной зарплате по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. Все зависит от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективным договором, трудовыми договорами с сотрудниками.

Графа «Надбавки» разделена на подграфы, в которые вносятся данные о надбавках разного вида, выплаты их стимулирующих фондов, компенсационные выплаты, премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты. Установление надбавок должно соответствовать действующему законодательству Российской Федерации. Характерными являются надбавки за работу в трудных условиях, на севере РФ, в праздничные и воскресные дни.

Если в рублевом исчисление графы окладов и надбавок заполнить невозможно в связи с применением иных систем оплаты труда, указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (в процентах, коэффициентах ) или, как в случае окладов адвокатов, словами «гонорар адвоката».

Разрабатывая собственную форму штатного расписания, организация может взять за основу унифицированную форму Т-3, добавив или удалив часть реквизитов, учитывая при этом ГОСТ Р 6.30-2003 и ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, в которой перечисляются обязательные реквизиты первичного учетного документа:

- наименование и дата составления документа;

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события.

Приказ № 77 Межреспубликанской коллегии адвокатов (г. Москва) об утверждении штатного расписания адвокатской консультации № 17 Межреспубликанской коллегии адвокатов (г. Москва) издан 14 января 2015 года. Штатное расписание вступило в действие 01 февраля 2015 года. В табл. 1 приведен текст документа - штатное расписание адвокатской консультации № 17.

Таблица 1 Штатное расписание филиала МРКА, адвокатской консультации № 17

№	Должность	Количество единиц	Оклад	Сумма
1	2	3	4	5
1	Заведующий Филиала адвокат Шутов Евгений Валерьевич -числится в МРКА Г. Москва	1	Гонорар адвоката
2	Адвокат - Оганов Вартан Александрович - числится в МРКА г. Москва	1	Гонорар Адвоката
3	Адвокат - Секриер Сергей Александрович - числится в МРКА г. Москва (принят в консультацию с момента решения Президиума МРКА о зачислении)	1	Гонорар адвоката
4	Заместитель Заведующего филиалом по вопросам безопасности и работе с проблемными активами - Губанов Игорь Александрович - числится в Филиале «АК17» МРКА г. Москва	1	37000	37000
5	Юрист -Кирилюк Александр Николаевич -числится в филиале «АК17» МРКА г. Москва	1	7000	7000
6	Бухгалтер	1/2	12000	12000
6	Помощник адвоката -Микляева Людмила Рафисовна-числится в Филиале «АК17» МРКА г. Москва	1	6000	6000
7	Управляющий делами Филиала Губанов Антон Сергеевич -числится в Филиале «АК17» МРКА г. Москва	1	6000	6000
8	Старший консультант - Юнусов Алексей Тагирович - числится в Филиале «АК17» МРКА. Москва	1	6000	6000
9	Секретарь приемной заведующего АК Макарова Татьяна Георгиевна	1	5205	5205
	Секретарь-референт Шутова Илона Викторовна	1	7000	7000
11	Водитель Константинов Кирилл Карпович	1	12000	12000
12	Уборщица Морозова Наталья Кузьминина	1	5205	5205
				103410

В штат адвокатской консультации № 17 МРКА входят три члена Межреспубликанской коллегии адвокатов (г. Москва). Штатными сотрудниками адвокатской консультации № 17 являются заместитель заведующего филиалом по вопросам безопасности и работе с проблемными активами, юрист, помощник адвоката, управляющий делами, старший консультант, секретарь-референт, секретарь приемной, водитель, уборщица.

Подписано штатное расписание заведующим филиалом адвокатской консультацией МРКА.

В результате анализа документа «Штатное расписание адвокатской консультации № 17» МРКА можно сделать следующие выводы:

1. Структура штатного расписания адвокатской консультации № 17 МРКА отличается от типовой структуры унифицированной формы Т-3;

2. В таблице штатного расписания отсутствуют столбцы о видах надбавок в количественном, процентном или каком-либо другом их выражении;

3. В штатном расписании отражена организационная структура адвокатской консультации № 17, в которой отсутствуют структурные подразделения;

4. Не указано: номер документа, дата составления, форма по ОКУД, по ОКПО;

5. В итоговой строке нет слова «Итого», вместо реквизита «Всего в месяц» приведён реквизит «Сумма»;

6. Приказ об утверждении штатного расписания и само штатное расписание оформлены одним документом, должны быть оформлены двумя документами;

7. Не указано общее количество штатных единиц.

8. Не указан период, на который утверждается штатное расписание;

9. Особенностью оформления штатного расписания адвокатской консультации является отсутствие в графе «Оклад» точного оклада адвокатов, а проставлено «Гонорар адвоката», так как заработок адвоката исчисляется особым алгоритмом.

10. Штатное расписание должен подписать руководитель кадровой службы (в адвокатской консультации № 17 согласно должностным инструкциям это поручено секретарю-референту);

11. Штатное расписание должен подписать бухгалтер, так как этот документ отражает бюджет организации, но штатное расписание адвокатской консультации № 17 не подписано бухгалтером;

12. В графу «Должность» внесены конкретные фамилии адвокатов и сотрудников, и данные о принадлежности к штату или коллегии или адвокатской консультации. Это не характерно для типовой формы штатного расписания Т-3.

2.1.3 Инструкция по делопроизводству в адвокатских консультациях Межреспубликанской коллегии адвокатов (г. Москва)

Инструкция по делопроизводству является основным нормативным документом по делопроизводству, закрепляет систему делопроизводства. Должностная инструкция регламентирует организацию, правила создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за исполнением документов, правила организации документооборота.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается на основе положений Государственной системы документационного обеспечения управления [10] и Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации [12].

Структурно инструкция по делопроизводству состоит из раздела «Общие положения» и тематических разделов. В приложениях к инструкциям по делопроизводству приводятся формы документов.

В разделе «Общие положения» устанавливается круг документов, на которые распространяется инструкция; устанавливается ответственность за несоблюдение положений инструкции по делопроизводству; устанавливается структурное подразделение или лицо, отвечающее за ведение делопроизводства в организации; называются нормативно-методические акты, на основе которых организуется делопроизводство и документационное обеспечение управления организацией.

Типовая инструкция по делопроизводству рекомендует следующие тематические разделы:

1. Общие положения;

1. Правила составления и оформления документов;

2. Документооборот;

3. Регистрация документов;

4. Организация справочной работы;

5. Контроль за исполнением документов;

6. Оперативное хранение документов;

7. Подготовка документов к сдаче в архив.

В инструкцию по делопроизводству могут быть включены разделы о работе с гражданами, по техническому обеспечению работы с документами.

В приложения к инструкции по делопроизводству включаются справочные материалы и наглядные иллюстративные материалы о формах и структуре документов, схемы документооборота. Согласно требованиям государственных стандартов порядок расположении приложений должен соответствовать порядку разделов инструкции.

Инструкцией по делопроизводству руководствуются все специалисты -управленцы.

Подготовку инструкции по делопроизводству осуществляет в организации служба делопроизводства. Утверждается инструкция приказом руководителя организации.

Инструкция по делопроизводству в адвокатских консультациях Межреспубликанской коллегии адвокатов имеет свои особенности.

Инструкция по делопроизводству в адвокатских консультациях Межреспубликанской коллегии адвокатов (г. Москва) утверждена постановлением Президиума Межреспубликанской коллегии адвокатов (г. Москва) от 28 июля 2010 г.

Структура инструкции по делопроизводству в адвокатских консультациях МРКА отличается от типовой инструкции и содержит следующие разделы:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ;

2. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ;

3. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И ОТПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ;

4. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ;

5. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ИХ ФОРМИРОВАНИЕ;

6. ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛОВ;

7. ОФОРМЛЕНИЕ СОГЛАШЕНИЙ ОБ ОКАЗАНИИ ЮРИДИЧЕСКОЙ ПОМОЩИ И ПОРЯДОК ВЫДАЧИ И ХРАНЕНИЯ ОРДЕРОВ;

8. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ АДВОКАТСКОЙ КОНСУЛЬТАЦИИ;

9. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ ЗАВЕДУЮЩИХ АДВОКАТСКИМИ КОНСУЛЬТАЦИЯМИ И ПРИ ЛИКВИДАЦИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ МРКА;

10. СРОКИ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕЗИДИУМ МРКА;

11. УЧЁТНАЯ ПОЛИТИКА МЕЖРЕСПУБЛИКАНСКОЙ КОЛЛЕГИИ АДВОКАТОВ (г. Москва).

Инструкция по делопроизводству определяет единый порядок организации и ведения делопроизводства в адвокатских консультациях МРКА.

Делопроизводство в адвокатских консультациях ведётся в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере документации и архивного дела.

Ответственность за правильное ведение делопроизводства и архива несёт заведующий адвокатской консультацией.

Заведующий адвокатской консультацией отвечает за своевременное и качественное исполнение документов и обеспечивает надежное их хранение.

При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документа.

Документы, исходящие из адвокатской консультации, должны составляться на бланке, на котором имеется наименование адвокатской консультации и ведомственная подчинённость («Межреспубликанская коллегия адвокатов (г. Москва) - Филиал «Адвокатская консультация № 17»).

Каждый документ, изготовленный на бланке, должен иметь наименование (распоряжение, отчёт, справка и т.п.), а также заголовок, формируемый составителем, который должен быть кратким и отражать содержание документа («Об отмене…», «Об исполнении...», «Ответ за запрос…» и т. д.).

При ответе на запрос необходимо делать ссылку на исходящий номер и дату документа запроса.

При написании адреса на документе необходимо соблюдать следующие правила: при направлении документа должностному лицу указывается наименование учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном падеже; к должностному лицу обращаются по имени, отчеству; почтовый адрес корреспондента указывается после названия учреждения, которому направляется документ; при направлении документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес и индекс.

Исходящая дата на документе проставляется тремя парами арабских цифр, либо дата может быть указана цифрами, а наименование месяца буквами.

В состав реквизита «Подпись» входит: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке АК, и сокращенное, если на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют словом приложение, указывают количество листов и количество экземпляров, например, «Приложение: на 5л, в 2-х экз.». Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов, число экземпляров.

Регистрации подлежат все документы: входящие, исходящие и для внутреннего пользования не регистрируются письма с пометкой «лично», поздравительные открытки, пригласительные билеты и т.п.

При приеме поступающей корреспонденции конверты с документами вскрываются, проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Если будет обнаружено нарушение конверта (разрыв), отсутствие документа или приложений к нему, об этом составляется акт, копия которого отправляется отправителю.

На всех входящих документах в правом нижнем углу первого листа проставляется регистрационный штамп, в котором ставится дата поступления и номер его регистрации.

Документы, поступающие в консультацию, подлежат регистрации в журнале входящей корреспонденции. Структура журнала входящей корреспонденции включает следующие реквизиты: № и дата, дата и номер документа отправителя, откуда поступил документ, краткое содержание, кому передан для исполнения, контроль исполнения, отметка об исполнении, номер дела хранения.

Заявления, письма и жалобы граждан регистрируются в специально заведённом для этих целей журнале. При поступлении жалоб и заявлений граждан конверты не уничтожаются. Структура журнала регистрации заявлений, писем и жалоб граждан включает следующие реквизиты: № п/п, дата поступления, фамилия-имя-отчество заявителя, краткое содержание, фамилия исполнителя, результаты расследования, дата разрешения, сколько дней находилось на разрешении.

Зарегистрированные документы передается заведующему адвокатской консультацией, который должен их рассмотреть в день поступления и лишь в исключительных случаях - на следующий день. Регистрирует документы секретарь.

Заведующий адвокатской консультацией, рассмотрев документ, решает вопрос о порядке, исполнителях и сроках его исполнения.

Документ считается исполненным, когда решены все поставленные в нем вопросы и, если это требуется, дан ответ корреспонденту.

На документе исполнителем проставляется отметка об исполнении и заведующий адвокатской консультацией списывает документ «в наряд». Отметка делается в левом нижнем углу первого листа документа (в наряд №, подпись исполнителя).

Отправляемые документы регистрируются в журнале учёта исходящей корреспонденции. Структура журнала учёта отправляемых документов включает следующие реквизиты: № п/п, дата исходящего документа, кому адресован документ, краткое содержание, расписка в получении или способ отправления, исполнитель, контроль, № дела хранения копии.

Корреспонденция направляется адресатам простой и заказной почтой; служебные удостоверения и трудовые книжки помощников и стажёров - ценным письмом, книги - заказной бандеролью.

Регистрация и работа с документами, поступающими по каналам электронной почты и факсимильной связи, осуществляется по аналогии с документами на бумажных носителях.

Контроль за сроками и качеством исполнения документов осуществляет заведующий адвокатской консультацией. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль на правом поле (вверху страницы) документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».

На контроль обязательно берутся документы, поступившие из президиума МРКА и др. учреждений, если есть указание сообщить о результатах рассмотрения или исполнения.

Контроль за исполнением документов проводится с помощью специальных контрольных папок. Например, папка «КОНТРОЛЬ на 1 число месяца» папка «КОНТРОЛЬ на 10 число месяца», папка «КОНТРОЛЬ на 20 число месяца».

Номенклатура дел адвокатской консультации предназначена для классификации документов по их видам и вопросам деятельности с указанием сроков хранения дел и документов.

Номенклатура дел является документом постоянного хранения, она может действовать в течение нескольких лет. Пересоставляется номенклатура дел в случаях изменения структуры дел. При пересоставлении номенклатуры дел сохраняется нумерация дел предыдущей номенклатуры дел. Фрагмент номенклатуры дел адвокатской консультации № 17 МРКА приведён на рисунке 3.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Филиала «АДВОКАТСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ № 17» МРКА

Таблица 2

Индексы дел	Наименование дел	Кол-во дел томов	Статьи по перечню и сроки хранения	Примечание
1	2	3	4	5
1.	Номенклатура дел		Постоянно
2.	Постановления, распоряжения и руководящие указания Президиума МРКА		Постоянно
3.	Отчёты, обзоры и доклады о работе адвокатской консультации № 17		Постоянно
4.	Переписка с Адвокатскими палатами		Постоянно
5.	Переписка с судами, прокуратурой, органами внутренних дел, учреждениями по вопросам оказания юридической помощи		3 года
6.	Планы работы адвокатской консультации № 17 и планы работы Президиума МРКА		3 года
7.	Протоколы собраний и совещаний адвокатов		3 года
8.	Заявления, предложения и жалобы граждан и переписка с ними		3 года
9.	Договоры на оказание юридической помощи гражданам и организациям		После окончания срока действия посл. договора или соглашения
10.	Копии правовых документов, составляемых адвокатами (исковые заявления)		1 год

В дела формируются документы постоянного и временного срока хранения. В дела документы подшиваются после их исполнения. Соблюдается хронологический порядок в рамках одного календарного года. Для дел постоянного хранения составляется внутренняя опись, содержащая информацию о помещенных в дело документах.

В адвокатской консультации утвержден список документов, которые не подлежат хранению и не помещаются в дела. К таким документам, например, относятся приглашения, поздравления, брошюры, рекламные листки и другие подобные материалы.

Номенклатура дел составляется в целях унификации группировки документов и правильного формирования дел. Дело, включённое в номенклатуру, должно иметь определённый индекс (порядковый номер). Адвокатская консультация формирует дела, необходимые для работы. Если в течение года возникает необходимость в заведении не предусмотренных номенклатурой новых дел, то для них предусматриваются резервные номера и дополнительно вносятся наименования дел в номенклатуру.

Не допускается подшивка не относящихся к делам документов. А также черновиков документов и нескольких экземпляров одного документа. По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведённых дел.

Для учёта проделанной работы в адвокатских консультациях заводятся «Журнал распоряжений заведующего адвокатской конторой»; «Журнал учета личного состава адвокатов консультации»; «Журнал учёта приема граждан и дачи бесплатных ответов и консультаций»; «Журнал учета профилактических мероприятий: лекций, докладов, выступлений по телевиденью, в печати»; «Журнал учета мероприятий по повышению деловой квалификации адвокатов, стажеров и помощников адвокатов»; «Журнал учета исполнительных листов».

Оказание юридической помощи оформляется соглашением между адвокатом и доверителем, которое представляет собой гражданско-правовой договор. Заключается соглашение в простой письменной форме между адвокатом и доверителем. В статье 25 Федерального закона «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации названы условия заключения соглашений.

Форма ордера утверждена приказом Министерства юстиции РФ от 8 августа 2002 г. № 217 «Об утверждении формы ордера».

Бланки ордеров изготовляются типографским способом, нумеруются и брошюруются в ордерские книжки, прошиваются. На сброшюрованную ордерскую книжку проставляется подпись заведующего адвокатской консультацией. Подлинность подписи заведующего удостоверяется круглой печатью.

Чистые бланки ордеров последовательно нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами. Каждый ордер имеет корешок. Ордер и корешок имеют одинаковые номера и другие реквизиты.

Нумерация и заполнение других реквизитов ордеров и корешков к ним могут производиться от руки чернильной или шариковой ручками красителями фиолетового, синего или черного цветов. Помарки, подчистки, и исправления в ордерах и корешках к ним не допускаются.

Ордера адвокатам выдаются заведующими адвокатской консультацией. В некоторых случаях устанавливается особый порядок выдачи ордеров адвокатам и особая форма отчётности по использованным ордерам.

Хранение ордеров в адвокатских консультациях должно быть организовано так, чтобы хищение и бесконтрольное использование были исключены.

Корешки ордеров, неиспользованные и испорченные ордера хранятся в адвокатских консультации три года, по истечении трёх лет уничтожаются по акту об уничтожении методом сожжения.

До сдачи в архив адвокатской консультации документы и дела адвокатской консультации (дела, журналы, книги учета, адвокатские производства (досье) по делам и другие материалы) хранятся в помещении консультации в закрытых и опечатанных шкафах. Архивные дела консультации хранятся в специально отведённом помещении в закрытых и опечатанных шкафах.

Изъятие и выдача документов разрешается только в исключительных случаях с разрешения заведующего АК. В дело при этой процедуре помещается заверенная копия изъятого документа, к которой приобщается запрос на изъятие, на основании которого был изъят документ.

Ежегодно, по окончании календарного года, производится подготовка дел для архивного хранения. Дела должны быть правильно сформированы, документы подшиты, листы пронумерованы. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа простым карандашом.

Дела постоянного хранения должны быть в твердой обложке. Обязательно составляется внутренняя опись документов в деле, которая подшивается в начале дела. На все дела постоянного хранения, преданные в архив, составляется опись (см. рисунок 4). Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно, внутренние описи не составляются.

Рис. 5 Опись дел постоянного хранения адвокатской консультации

Сроки хранения документов и дел адвокатской консультации указаны в номенклатуре дел.

Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (напр., исчисление сроков хранения дел, законченных в 2014 году, начинается с 1 января 2015 года).

Уничтожение дел оформляется актом в одном экземпляре, который хранится в адвокатской консультации в деле постоянного срока хранения.

Отбор документов и дел к уничтожению производится экспертной комиссией в составе заведующего консультацией и двух адвокатов. Уничтожению подлежат документы и дела адвокатской консультации, сроки хранения которых истекли. Уничтожать документы рекомендуется уничтожать путем сожжения.

При смене заведующего адвокатской консультацией и при ликвидации консультации подлежат передаче по акту следующие документы:

- дела, наряды, архивные материалы, бухгалтерские документы, ведомости на выдачу заработной платы, наличные денежные средства, чековая книжка, юридическая литература и Вестники МРКА;

- печать и штампы, квитанционные и ордерские книжки, использованные ценности, документы о регистрации филиала в налоговом органе и внебюджетных фондах.

Акт подписывают сдающий и принимающий заведующие адвокатской консультацией. Один экземпляр акта направляется в Президиум МРКА для утверждения, другой - остается в делах консультации.

Передача документов производится по номенклатуре дел.

Основные средства, имущество и юридическая литература передаются и принимаются по книге инвентарного учета. При недостаче материальных ценностей и юридических книг взыскивается их стоимость с лиц, утративших их [60].

В Президиум МРКА предоставляются служебные документы, годовая бухгалтерская отчетность, бухгалтерский баланс по форме 1, отчет о прибылях и убытках по форме 2, ведомость по отчислениям на общеколлегиальные расходы МРКА, отчет о целевом использовании полученных средств по форме 6, акт инвентаризации денежных средств, акты инвентаризации основных средств и библиотеки.

В Президиум МРКА предоставляются и статистические отчеты о работе консультации за прошедший год, о занятости адвокатов консультации за прошедший год; данные об оправдательных приговорах, вынесенных по инициативе адвокатов; сообщения об уходе заведующего адвокатской консультацией в очередной отпуск (с указанием лица, заменяющего его).

В результате анализа структуры, содержания и оформления инструкции по делопроизводству в адвокатских консультациях МРКА можно сделать следующие выводы:

1. Структура, содержание и оформление Инструкции по делопроизводству в адвокатских консультациях Межреспубликанской коллегии адвокатов (г. Москва) в основном соответствует требованиям государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003, предъявляемым к должностным инструкциям по делопроизводству в организациях Российской Федерации.

2. Инструкция содержит правила составления и оформления документов, правила оформления соглашений об оказании юридической помощи, оформления ордеров на представительство в суде.

3. В инструкции содержатся правила организации документооборота адвокатской консультации от правил приема, регистрации, отправления, контроля за исполнением документов; оформления номенклатуры дел адвокатской консультации; оформления документов в дела до правил хранения документов и предоставления документов в президиум МРКА.

4. В приложениях к инструкции по делопроизводству приведены формы регистрационных журналов, форма номенклатуры дел адвокатской консультации № 17.

5. Наименования разделов инструкции введены строчными буквами, а должны вводиться прописными буквами.

6. Наименования разделов располагаются по центру строки, а должны располагаться от начала строки.

7. Оформлена инструкция типографским способом на листах формата А5 и содержит все реквизиты, обязательные для этого документа.

2.1.4 Разработка должностной инструкции секретаря приемной заведующего адвокатской консультацией № 17 и должностной инструкции секретаря-референта

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентирования организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы [32].

Должностная инструкция, являясь важным организационно-правовым документом, должна включать перечень функциональных обязанностей работника, квалификационные требования для занятия данной должности, определять степень его ответственности и компетентности.

Критерии оценки эффективности труда, содержащиеся в должностной инструкции, значительно облегчат руководителю процесс взыскания и премирования. Их можно использовать при аттестации сотрудников, при разрешении трудовых споров [15].

Основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов (ЕКС) и Eдином классификационном справочнике рабочих и служащих ОКПДТР. При разработке должностных инструкций также учитываются требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Должностная инструкция, как правило, имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста:

- общие положения;

- функции;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность;

- взаимоотношения (связи по должности).

«Общие положения» в должностной инструкции содержат следующий набор информации:

- обобщенные сведения о должности, ее категории;

- требования к образованию и практическому опыту (стажу работы по специальности);

- порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия;

- основные законодательно-правовые, нормативно-методические и организационные документы, на основании которых работник осуществляет свою служебную деятельность;

- подчиненность и кем руководит.

В разделе «Функции» указывают основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности») [29].

Все функции, записанные в положении о структурном подразделении, должны быть включены в должностные инструкции работников подразделения. Чем детальнее будет описано, не только что, но и как выполняет работник, тем ценнее будет должностная инструкция.

Раздел «Права» очень важен для работника. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Очень важны права доступа к информации, в том числе и конфиденциальной, право согласовывать и подписывать определенные виды документов и т.д.

Раздел должностной инструкции «Ответственность» может быть написан обобщенно, например: «Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и не использование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей [29].

Ответственность в должностных инструкциях прописывается в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации.

Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности) также очень важен для организации работы. Работать будет значительно легче, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимодействует. Этот раздел представляют в виде таблицы или схемы.

Поскольку в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции и порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения, будет ли она приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательные реквизиты должностной инструкции:

- наименование организации;

- дата;

- номер документа (при непосредственном утверждении руководителем);

- место составления;

- заголовок к тексту;

- визы согласования;

- подпись;

- гриф утверждения.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации - куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения [29].

Так как должностная инструкция имеет большое значение в случае привлечения работника к дисциплинарной ответственности, установления испытательного срока и в некоторых других случаях, то обязательной частью инструкции является лист ознакомления, и сам факт вручения одного ее экземпляра работнику служит доказательством того, что он был заблаговременно ознакомлен с этим документом [32].

В штат адвокатской консультации № 17 включены штатные единицы секретаря приемной заведующего адвокатской консультацией и секретаря-референта адвокатской консультации.

Должностные инструкции не были разработаны. Мне было поручено разработать инструкцию секретаря приёмной заведующего адвокатской консультацией и секретаря-референта адвокатской консультации № 17.

Тексты разработанных мною инструкций приведены в приложении 5 и в приложении 6.

Утверждены инструкции секретаря приемной заведующего и секретаря - референта Адвокатской консультации № 17 заведующим адвокатской консультацией.

Документы оформлены на стандартных листах формата А4.

Наименование документа набрано полужирным шрифтом, размещено по центру строки.

В структуру должностной инструкции секретаря приемной заведующего АК № 17 включены следующие разделы:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2. ФУНКЦИИ

3.ОБЯЗАННОСТИ

4. ПРАВА

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Подписаны документы управляющим делами адвокатской консультации № 17 МРКА и юристом.

В инструкции включён лист ознакомления.

В разделе «ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ» названа категория, квалификационные требования, подчинение; перечислены законодательные и нормативно-методические документы, которыми руководствуется секретарь приемной в своей деятельности.

В разделе «ФУНКЦИИ» перечислены функции, возлагающиеся на секретаря приемной (организационно техническое обеспечение административно - распорядительной деятельности заведующего адвокатской консультацией, организация телефонных переговоров заведующего, организация делопроизводства, организационная подготовка заседаний и совещаний, контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений заведующего, взятых на контроль, ведение контрольно-регистрационной картотеки, организация приема посетителей [63].

В разделе «ОБЯЗАННОСТИ» изложены обязанности секретаря приемной для выполнения его функций (осуществление работ по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности заведующего адвокатской консультацией, приём поступающей корреспонденции и передача корреспонденции секретарю-референту на рассмотрение, ведение делопроизводства с применением компьютерной техники, прием документов и заявлений на подпись, подготавливать требующихся заведующему консультацией материалов, проверка правильности оформления передаваемы заведующему проектов документов, передача и прием информации по телефаксу и телефону, составления текста писем и запросов, подготовка заседаний и совещаний, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний, ведение контрольно-регистрационной картотеки, печатанье по указанию заведующего консультацией служебных материалов, ввод данных в банк данных, копирование документов на персональном ксероксе, формирование дел в соответствии с номенклатурой, хранение дел и сдача дел в архив.

В разделе «ПРАВА» изложены права секретаря приемной (вносить предложений по совершенствованию работы; знакомиться с требующимися для работы документами, повышать квалификацию, требовать содействия в осуществлении своих обязанностей).

В разделе «ОТВЕТСТВЕННОСТЬ» изложены обязанности за неисполнение должностных обязанностей, за совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, за причиненный материальный ущерб.

Работа секретаря-референта - очень важный участок деятельности адвокатской консультации. Секретарь-референт организует работу по документационному обеспечению управления адвокатской консультацией, отвечает за организацию делопроизводства, за применение современных информационных технологий в делопроизводстве адвокатской консультации [17].

В инструкцию секретаря-референта включены следующие разделы:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2. ФУНКЦИИ

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

4. ПРАВА

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

В разделе «ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ» подтверждена категория секретаря-референта как специалиста, названы основные задачи секретаря-референта (организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности), подчинённость управляющему делами, список законодательных и нормативно - правовых актов, которыми руководствуется секретарь-референт в своей деятельности, квалификационные требования к занимающим должность секретаря- референта (перспективы развития процесса документирования в адвокатской консультации, организация работы с документами, составление документации, организация управленческого труда, применение средств вычислительной и организационной техники в организации документации, перевод служебной документации на иностранный язык, культура труда и служебная этика; основы охраны труда, техника безопасности и противопожарной защиты) [64].

В разделе «ФУНКЦИИ» изложены функции секретаря - референта (информационно-справочное обслуживание по документам адвокатской консультации № 17, методическое руководство и контроль организации делопроизводства в адвокатской консультации № 17, документирование деятельности адвокатской консультации № 17, оперативно-организационное обслуживание адвокатов консультации в их деятельности, ведение и оформление кадровой документации и учета).

В разделе «ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ» изложены обязанности секретаря-референта (прием, учет, регистрация, контроль исполнения документов; информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации; контроль качества подготовки, правильности составления, согласовании, утверждения документов, представляемых на подпись заведующему адвокатской консультацией № 17 МРКА; контроль исполнения документов и поручений заведующего консультацией; принятие решений и доведение их до непосредственных исполнителей; анализ справок и докладов, предоставляемых заведующему адвокатской консультацией и компетентные заключения по ним; осуществление оперативной связи; ведение приема посетителей; работа по документационному обеспечению кадровой деятельности адвокатской консультации № 17; обеспечение выполнения машинописных и копировально-множительных работ; использование ПЭВМ в работе, ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение)[64].

В разделе «ПРАВА» изложены права секретаря - референта запрашивать от функциональных служб главного офиса и адвокатской консультации необходимые материалы, запрашивать объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений заведующего адвокатской консультацией; рассматривать входящие документы и направлять их на исполнение сотрудникам адвокатской консультации или передавать адвокатам; требовать доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления согласно государственным и международным стандартам; визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции; вносить предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности консультации, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники; требовать создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности адвокатской консультации № 17; работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования» или «Конфиденциально»; принимать решения в пределах своей компетенции; взаимодействовать со всеми сотрудниками адвокатской консультации по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации заведующему адвокатской консультацией № 17.

В разделе «ОТВЕТСТВЕННОСТЬ» изложена ответственность секретаря-документа за качество документов, предоставляемых на подпись заведующему адвокатской консультацией; небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов; за сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально"; нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей.

Организационно-правовые документы адвокатских организаций, разработанные на основе закона об адвокатской деятельности и адвокатуре, Конституции Российской Федерации и Гражданского Кодекса Российской Федерации, других нормативно-правовых документов Российской Федерации и государственных стандартов, являются правовой основой деятельности Адвокатской консультации № 17 - филиала Межреспубликанской коллегии адвокатов (г. Москва).

2.2 Использование современных информационных технологий в делопроизводстве Адвокатской консультации № 17 МРКА

Объёмы законодательной и социально-правовой информации, требующиеся адвокату в своей профессиональной деятельности, огромны. Эффективное использование, оперативное нахождение ответов на возникающие в текущей работе вопросы, требуют использования современных информационных технологий, информационных систем передачи данных.

Правовая информатика для адвоката является источником знаний, необходимых для решения профессиональных задач.

В современную эпоху компьютеризации, качество работы адвокатской консультации все больше и больше становиться зависимым от применения IT-технологий, в том числе и в делопроизводстве консультации.

Ведение баз данных даёт возможность проведения анализа работы адвокатской консультации, создания отчетов об оказанной адвокатской консультацией юридической помощи.

IT - технологии облегчают ведение делопроизводства консультации, помогают экономить время на разработку черновиков документов, редактирование, передачу документов на согласование и подпись; увеличивают производительность труда адвокатской организации.

Работа адвоката, его помощников, стажёров и секретарей связана с созданием, обработкой и хранением большого количества текстовых документов: договоры, иски, протоколы, заключения, решения. Компьютер позволяет набрать, выдать на принтер, сделать необходимые извлечения, передать документы абоненту с помощью электронной почты. Средства оргтехники помогают перевести документ с бумажного носителя в цифровой формат, сохранить его на электронном носителе информации.

В делопроизводстве адвокатской консультации значительная часть документов представлена в табличной форме.

Системы управления базами данных позволяют создавать базы данных, выполнять необходимые в текущей работе запросы и выдавать их в удобной форме. К документам такого рода относятся всевозможные картотеки с описанием дел, клиентов.

Компьютер с помощью информационных сетей ускоряет общение с другими организациями и клиентами, поэтому является мощным средством связи.

Компьютеризация позволяет решать задачи делопроизводства.

Современные мобильные телефоны могут служить мобильным кабинетом, имеют выход в Интернет, специальное программное обеспечение. Встроенный фотоаппарат и видеокамера фиксируются различные события и фотографируют документы, встроенный диктофон записывает признания свидетелей.

Электронные книги содержат нормативно-правовые акты, дают адвокату быстрый доступ к любым юридическим источникам в суде и при проведении следственных действий.

На современном этапе действуют новые требования к оформлению деловых писем, исковых заявлений, кассационных жалоб, адвокатских запросов. Они должны быть набраны на компьютере и распечатаны с помощью принтера. Все текстовые документы адвокатской консультации № 17 набираются на компьютере в среде текстового процессора MS Word

В среде табличного процессора MS Excel в делопроизводстве адвокатской консультации созданы:

- журнал входящей корреспонденции;

- журнал регистрации заявлений, писем и жалоб граждан;

- журнал учёта исходящей корреспонденции;

- журнал распоряжений заведующего адвокатской конторой;

- журнал учета личного состава адвокатов консультации;

- журнал учёта приема граждан и дачи бесплатных ответов и консультаций;

- журнал учета профилактических мероприятий: лекций, докладов, выступлений по телевиденью, в печати;

- журнал учета мероприятий по повышению деловой квалификации адвокатов, стажеров и помощников адвокатов;

- журнал учета исполнительных листов.

Рис. 5 Журнал входящей корреспонденции

Рис.6 Журнал регистрации заявлений, писем и жалоб граждан

Рис. 7 Журнал учёта исходящей корреспонденции



Рис.8 Книга учета личного состава адвокатской консультации

Рис. 9 Журнал учета приема граждан и дачи бесплатных советов и консультацій

Рис. 10 Журнал учета мероприятий по повышению деловой квалификации адвокатов, стажеров и помощников адвокатов

Рис. 11 Журнал учета исполнительных листов

Работа адвокатской консультации требует, чтобы адвокаты были в курсе всех изменений в законодательстве Российской Федерации. Это достигается путём использования справочно-правовых систем «Консультант Плюс» [55] и «Гарант» [56], доступ к которым возможен через Интернет. Но эти системы обновляются не в режиме реального времени, поэтому адвокатская консультация № 17 пользуется ещё и коммерческой справочно-правовой системой, которая обновляется в режиме реального времени.

Информационно-правовая система Консультант Плюс содержит более полутора миллионов документов правовой информации. Это федеральное законодательство, региональное законодательство субъектов РФ, материалы судебной практики высших судебных инстанций и арбитражной практики, авторские консультации по бухгалтерскому учету и налогообложению, международные правовые акты, законопроекты, формы первичных документов и многое другое. Вся информация в системе Консультант Плюс достоверна и надежна, нормативные акты поступают из официальных источников.

Формы первичных документов помогают сотрудникам адвокатской консультации составлять на их основе требующиеся в работе документы: договора, жалобы, иски и др.

Информационно-правовая система «Консультант Плюс» дает возможность провести простой поиск документов по названию и номеру правового акта, сквозной поиск в едином информационном массиве по ключевым словам, интеллектуальный поиск документов по смыслу.

Функциональные возможности информационно-правовой системы «Гарант» дают возможность поиска текста документов, действовавших в тот или иной период времени, получить тексты ранее применявшихся и утративших силу нормативных актов.

Документ в электронной форме не имеет юридической силы без удостоверения его электронной подписью. ЭП в электронном документе юридически равнозначна собственноручной подписи отправителя.

Применение современных информационных технологий способствует созданию качественно новой информационной среды адвокатской организации.

Тексты организационно-правовых документов Адвокатской консультации № 17 МРКА набраны в среде текстового процессора MS Word, помещены в папку «Организационно-правовые документы» на рабочем столе на компьютерах заведующего адвокатской консультацией, управляющего делами адвокатской консультации № 17, секретаря приёмной и секретаря-референта.

Законодательная и нормативно-правовая база Российской Федерации, необходимая в работе адвокатов консультации, размещена в информационно-правовой системе «Консультант Плюс». Управляющим делами консультации оформлена подписка на оперативные сообщения компании Консультант Плюс на изменения и дополнения в законодательной базе Российской Федерации.