Размещено на http://www.allbest.ru/

Информационная система инвентаризационного учета оборудования, программного обеспечения и комплектующих в отделе АСУ МБУЗ ГБ г. Армавира

Аннотация

бухгалтерский учет автоматизированный программный

В дипломной работе отражены основные результаты разработки информационной системы, предназначенной для усовершенствования деятельности по учету оборудования, программного обеспечения и комплектующих.

Основная цель разработки системы - выработка рациональных решений по повышению качества и эффективности процедуры инвентаризации материально-ответственным лицом.

Выполнение работы основано на анализе структуры, целей и функций материально-ответственного лица отдела АСУ МБУЗ ГБ г. Армавира , а также на результатах визуального и математического моделирования предметной обрасти и ее бизнес-процессов.

Рассмотрены вопросы безопасности и экологичности проекта, приведено технико-экономическое обоснование проекта.

Реферат

Во введении рассматривается актуальность разработки проекта.

В первом разделе приведены результаты исследования и анализа деятельности материально-ответственных сотрудников отдела АСУ МБУЗ ГБ г. Армавира. Выделены проблемные места, поставлена задача дипломной работы.

Во втором разделе собраны предложения по оптимизации процесса инвентаризации оборудования, программного обеспечения и комплектующих в отделе АСУ МБУЗ ГБ г. Армавира.

В третьем разделе описан проект информационной системы для автоматизации процедуры инвентаризации оборудования, программного обеспечения и комплектующих.

В четвертом разделе описывается реализация спроектированной системы на базе программной платформы 1С.

В пятом разделе рассматривается социальный аспект.

В шестом разделе выполняется технико-экономическое обоснование проекта. Рассчитывается ожидаемый экономический эффект от внедрения разработки.

В седьмом разделе описывается безопасность и экологичность проекта.

Основные результаты дипломного проекта отражены в заключении.

Введение

Потоки информации, циркулирующие в мире, который нас окружает, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, независимо от вида ее деятельности возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу предприятия.

Темой данной дипломной работы является автоматизация работы материально-ответственного сотрудника отдела АСУ МБУЗ ГБ г. Армавира по проведению инвентаризации.

Целью дипломного проекта является разработка программы, которая позволит повысить эффективность и рациональность работы материально-ответственных в области товарного учета.

Работа сотрудника, занимающегося учетом товаров, связана с накоплением и использованием большого объема информации о полученном товаре и проведении инвентаризации. Традиционно информация хранится на бумажных носителях. Но при этом возникают трудности с поиском нужной информации, ее отбором, систематизацией, созданием обобщенных показателей, сводных отчетов и т.д.

На современном этапе развития информационных технологий эффективная работа специалистов практически любой области зависит от уровня оснащения офиса компании компьютерами, программным обеспечением, средствами связи и т.д. В этом ряду особое место занимают базы данных. Они позволяют эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных, что дает для малого предприятия прямой экономический эффект. И уже сегодня без них невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций.

До написания дипломного проекта часть информации, касающейся проведения инвентаризации, хранилась на бумажных носителях, а часть - в большом количестве файлов Microsoft Excel и Microsoft Word. За время прохождения преддипломной практики был сформирован список основных недостатков, которые требовали устранения в первую очередь:

необходимо ограничить доступ к информации об учете товаров, поскольку к компьютеру, на котором хранится информация, имеют доступ несколько человек, не все они занимаются непосредственно учетом, а потеря или искажение данных может сильно осложнить и замедлить процесс учета товаров;

нет единого места хранения файлов - так как учетом занимаются несколько сотрудников и поэтому накладные сохраняются где придется;

неудобен поиск нужной информации, поскольку необходимо знать, где именно ее искать;

отсутствует возможность генерации различных отчетов на основе хранящейся информации.

Таким образом, при разработке программы, предназначенной для проведения инвентаризации необходимо:

ограничить доступ к информации;

повысить эргономичность программы путем создания удобного интерфейса пользователя;

обеспечить простоту организации хранения информации и быстрого ее поиска;

создать различные отчеты для эффективного анализа движения товаров.

Объектом исследования является МБУЗ ГБ г. Армавира.

Предметом исследования является деятельность материально-ответственного сотрудника отдела АСУ МБУЗ ГБ г. Армавира.

1. Анализ и выявление проблем деятельности материально-ответственного сотрудника в отделе АСУ МБУЗ ГБ г. Армавира

1.1 Общая характеристика МБУЗ ГБ г. Армавира

МБУЗ ГБ г. Армавира - одно из старейших лечебных учреждений города. Сегодня это многопрофильная клиническая больница, обеспечивающая все виды амбулаторно-поликлинической и стационарно-терапевтической помощи. На базе больницы размещены: городское психосамотическое отделение для инвалидов и ветеранов войны, центр апитерапии, центр прогрессивных медицинских технологий, открыты районные аллергологический и пульманологический кабинеты. В больнице работает 1800 сотрудников из которых половина имеют высшую и первую квалификационные категории (рис.1). В МБУЗ ГБ г. Армавира развернуто около 1000 коек. В составе больницы имеется поликлиника на 1500 посещений в смену, консультативно-диагностическая поликлиника.

Диагностические отделения больницы оснащены новейшим лабораторным, эндоскопическим, ультразвуковым оборудованием, что позволяет проводить исследование пациентов на современном уровне.

В 2007 году МБУЗ ГБ г. Армавира подтвердила 1 категорию лечебно-профилактического учреждения по уровню организации оказания медицинской помощи населению.

В своей деятельностью больница руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, нормативными документами Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, Министерства здравоохранения Краснодарского края.

Виды медицинской помощи, предоставляемой бесплатно в МБУЗ ГБ г. Армавира: первичная медико-санитарная, в том числе неотложная, медицинская помощь; скорая, в том числе специализированная (санитарно-авиационная), медицинская помощь; специализированная, в том числе высокотехнологичная, медицинская помощь.

Первичная медико-санитарная помощь включает в себя лечение наиболее распространенных болезней, травм, отравлений и других состояний, требующих неотложной медицинской помощи, медицинскую профилактику заболеваний, осуществление мероприятий по проведению профилактических прививок, профилактических осмотров, диспансерного наблюдения здоровых детей, лиц с хроническими заболеваниями, по предупреждению абортов, санитарно-гигиеническое просвещение граждан, а также проведение других мероприятий, связанных с оказанием первичной медико-санитарной помощи гражданам. Первичная медико-санитарная помощь предоставляется гражданам в амбулаторно-поликлинических, стационарно-поликлинических, больничных учреждениях и других медицинских организациях врачами-терапевтами участковыми, врачами-педиатрами участковыми, врачами общей практики (семейными врачами), врачами специалистами, а также соответствующим средним медицинским персоналом. Скорая, в том числе специализированная (санитарно-авиационная), медицинская помощь оказывается безотлагательно гражданам при состояниях, требующих срочного медицинского вмешательства (несчастные случаи, травмы, отравления, а также другие состояния и заболевания), учреждениями и подразделениями скорой медицинской помощи государственной или муниципальной систем здравоохранения.

Специализированная, в том числе высокотехнологичная, медицинская помощь предоставляется гражданам в медицинских организациях при заболеваниях, требующих специальных методов диагностики, лечения и использования сложных, уникальных или ресурсоемких медицинских технологий. Медицинская помощь гражданам предоставляется: учреждениями и структурными подразделениями скорой медицинской помощи (скорая медицинская помощь); амбулаторно-поликлиническими учреждениями и другими медицинскими организациями или их соответствующими структурными подразделениями и дневными стационарами всех типов (амбулаторная медицинская помощь); больничными учреждениями и другими медицинскими организациями или их соответствующими структурными подразделениями (стационарная медицинская помощь). Амбулаторная медицинская помощь предоставляется гражданам при заболеваниях, травмах, отравлениях и других патологических состояниях, не требующих круглосуточного медицинского наблюдения, изоляции и использования интенсивных методов лечения, а также при беременности и искусственном прерывании беременности на ранних сроках (абортах). Стационарная медицинская помощь предоставляется гражданам в больничных учреждениях и других медицинских организациях или их соответствующих структурных подразделениях в следующих случаях, требующих круглосуточного медицинского наблюдения, применения интенсивных методов лечения и (или) изоляции, в том числе по эпидемическим показаниям: заболевание, в том числе острое; обострение хронической болезни; отравление; травма; патология беременности, роды, аборт; период новорожденности. Мероприятия по восстановительному лечению и реабилитации больных осуществляются в амбулаторных и больничных учреждениях, иных медицинских организациях или их соответствующих структурных подразделениях, включая центры восстановительной медицины и реабилитации, в том числе детские, а также санатории, в том числе детские и для детей с родителями. При оказании медицинской помощи осуществляется обеспечение граждан в соответствии с законодательством Российской Федерации необходимыми лекарственными средствами, изделиями медицинского назначения, а также обеспечение детей-инвалидов специализированными продуктами питания. Для получения медицинской помощи граждане имеют право на выбор врача, в том числе врача общей практики (семейного врача) и лечащего врача, с учетом согласия этого врача, а также на выбор медицинской организации в соответствии с договорами обязательного медицинского страхования.

Рассмотрим организационную структуру и органы управления организации.

Организационная структура - это состав, взаимосвязь и соподчиненность самостоятельных управленческих подразделений и отдельных должностей.

Сущность организационной структуры в делегировании прав и обязанностей для разделения труда. Организационная структура является отражением полномочий и обязанностей, которые возложены на каждого ее работника.

Рисунок 1. Структура МБУЗ ГБ г. Армавира

Целью организационной структуры являются:

· Разделение и кооперация труда;

· Определение задач и обязанностей работников;

· Определение ролей и взаимоотношений.

Организационная структура данной организации - функционально - линейная. В своей работе я буду рассматривать отдел автоматизированных систем управления и обязанности материально ответственных лиц в нем.

1.2 Основные положения о проведении инвентаризации

Учет - одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных данных.

Управление процессом проведения инвентаризаций основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, перемещения и продажи товаров. Движение информации поставщиками и непосредственными потребителями осуществляется в форме информационных потоков. По отношению к предприятию различают потоки входящей, внутренней и исходящей информации. От рациональной организации этих потоков, от способов сбора, регистрации, хранения, обработки и передачи информации, от ее состава и своевременного получения зависит оперативность и эффективность управления данным процессами.

Основной единицей информации в системе является документ.

Активы и обязательства организации подлежат инвентаризации. Такое требование установлено пунктом 1 статьи 11 федерального закона от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», пунктом 27 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, а также методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, введенных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации:

· при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров и материалов проводится в период их наименьших остатков;

· при смене материально ответственных лиц;

· при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

· в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

· при реорганизации или ликвидации организации;

· в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Инвентаризации бывают:

· по объему: полная и частичная;

· по методу проведения: выборочная и сплошная;

· по назначению: плановая, внеплановая, повторная, контрольная.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации охватываются также все виды средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства; товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т.д.).

Каждая отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, называется частичной инвентаризацией. К ней относятся, например, инвентаризация денежных средств (ревизия кассы), инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материально-ответственных лиц, и т. д.

При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях, которые принадлежат данной организации.

Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению.

Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений).

Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. д., где проводилась инвентаризация.

Для проведения инвентаризации в организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия, персональный состав которой утверждает руководитель организации. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Также в состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. При этом отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.

При выявленной в ходе проведения инвентаризации порче запасов, которые могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), последние одновременно приходуются по рыночным ценам с учетом их физического состояния с уменьшением на эту сумму потерь от порчи.

Недостача запасов и их порча, выявленные в ходе проведения инвентаризации, списываются со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» в пределах норм естественной убыли на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу; сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи запасов и их порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации, на увеличение расходов у некоммерческой организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Недостача запасов в пределах установленных норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, произведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача запасов, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

В материалах, представленных руководству организации для оформления списания недостач запасов и порчи сверх норм естественной убыли, должны содержаться документы, подтверждающие обращения по фактам недостач и решения этих органов, а также заключение о факте порчи запасов, полученные от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций.

Госкомстатом России от 18.08.98 г. № 88 (в ред. от 03.05.2000 № 36) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждены для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете типовые унифицированные формы первичной учетной документации. В настоящий момент формы первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к исполнению. Примерами являются формы ИНВ-3.

Для проведения инвентаризации руководителем организации издается приказ. Приказ регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом - чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей, то есть зачеркиваются неправильные записи и над ними проставляются правильные. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если по окончании инвентаризации проводятся контрольные проверки, то результаты оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

· основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;

· убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в законодательном порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на затраты (расходы на продажу) организации.

Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача, нормы естественной убыли должны применяться только к тем ценностям, по наименованию которых установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении оборудования, программного обеспечения и комплектующих одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.

1.3 Моделирование процесса проведения инвентаризации материально-ответственным сотрудником «как есть»

Текущий процесс инвентаризации в отделе АСУ МБУЗ ГБ г. Армавира протекает следующим образом (рисунок 1.7, 1.8):

· ручное распечатывание на бумаге всего перечня номенклатуры;

· непосредственно на рабочих местах визуальный поиск в распечатанном перечне и проставление отметки о наличии номенклатуры;

· ручное создание и заполнение документов инвентаризации, последующая сверка полученных результатов.

Рисунок 1.7 - Текущий бизнес-процесс инвентаризации (базовый уровень)

Рисунок 1.8 - Текущий бизнес-процесс инвентаризации (детализация)

После проведения инвентаризации и создании документов в 1С, печатается инвентаризационная опись по форме ИНВ-3 и сличительная ведомость по форме ИНВ-19, как результат инвентаризации.

Ко всему этому, текущий бизнес-процесс по учету мебели и компьютерной техники на рабочих местах разрешает наносить инвентарные номера не во время поступления их на рабочее место (рисунок 1.10), а в любое другое время, удобное сотруднику отдела, отвечающего за поставку (рисунок 1.11). Поэтому при проведении инвентаризации изредка попадалась номенклатура без инвентарного номера.

Текущий бизнес-процесс инвентаризации на рабочих местах можно проиллюстрировать следующим образом (рисунок 1.9):

Рисунок 1.9 - Текущий процесс инвентаризации (базовый уровень)

Рисунок 1.10. - Текущий процесс учета мебели или компьютерной техники. Вариант 1 (детализация)



Рисунок 1.11 -. Текущий процесс инвентаризации. Вариант 2 (детализация)

Текущий бизнес-процесс не позволяет вести прозрачный инвентаризация, а так же не позволяет автоматизировать инвентаризацию с помощью терминала сбора данных, так как есть вероятность нарваться на единицу без штрихкода и весь процесс автоматизации инвентаризации сведется к нулю. В связи с этим было принято решение изменить весь бизнес-процесс инвентаризации в организации.

Поскольку при инвентаризации, стадия создания инвентаризационных документов в 1С и заполнение на основании полученных данных - это длительный и монотонный труд, то вероятность ошибки, связанные с человеческим фактором, намного возрастает. Так как в организации много рабочих мест, то процесс заполнения документа вручную и сверка результатов затягивается на долгое время, было принято решение автоматизировать этот этап инвентаризации.

1.4 Математическая модель процесса проведения инвентаризации материально-ответственным сотрудником «как есть»

Перейдем к построению формализованной модели процесса инвентаризации, чтобы оценить параметры и выявить «узкие места», если таковые имеют место.

По данным, полученным в ходе исследования предметной области, следует, что:

1. Инвентаризация проводится в среднем один раз в месяц;

2. Рабочий день длится с 9:00 и до 18:00;

3. На обход проведение инвентаризации отводится 5 часов;

4. По результатам инвентаризации материально-ответственное лицо обязано не позднее, чем в 15:00 предоставить заведующему хозяйством результаты работы;

5. В 17:00 письменный отчет передается начальнику;

6. Работа по сверке одного стоящего на балансе объекта оборудования, программного обеспечения и комплектующих составляет в среднем от 1 до 3 минут;

7. Ввиду последовательного перебора оборудования, программного обеспечения и комплектующих, на перемещение между их видами тратится до 1 минуты;

8. Материально ответственный сотрудник тратит в среднем 30 секунд на обработку одной записи в книге учета оборудования, программного обеспечения и комплектующих;

9. На подготовку к инвентаризации тратится не больше, чем 20 минут;

10. Инвентаризацию проводят одновременно два материально-ответственных лица.

Обобщим показатели, присвоив им буквенные обозначения.

Таблица 1.1 - Показатели математической модели

Название	Буквенное обозначение	Значение, мин. -макс.	Среднее значение
Инвентаризация	Tinv	300 минут	300 минут
Сверка одной единицы оборудования, программного обеспечения и комплектующих	Tcheck	1-3 минут	2 минут
Перемещение к следующему виду оборудования, программного обеспечения и комплектующих	Tmov	1 минута	1 минута
Ввод сведений в книгу учета	Tinp	0,5 минуты	0,5 минуты
Время подготовки к инвентаризации	Tprep	20 минут	20 минут

Теперь приступим к расчетам показателей.

Общее время, затрачиваемое в день на учет показателей согласно сценария бизнес-процессов составляет:

То есть фактически на инвентаризацию тратится время, затрачиваемое на подготовку, время осмотра и время ввода всех собранных сведений.

Построим сети Петри, чтобы понять из чего складываются данные временные оценки.

Рисунок 1.12 - Граф сети Петри для процесса инвентаризации

В графе мною выделены семь состояний и пять переходов, собранные в группы в соответствии с формулой временных затрат:

1. Подготовка к инвентаризации: состояние p1 - начало/конец инвентаризации, переход t1 - подготовка (Суммарное время, затрачиваемое на подготовку составляет 20 минут)

2. Сбор сведений о оборудования, программного обеспечения и комплектующих: состояние p2 - готовность к инвентаризации, переход t2 - осмотр объектов оборудования, программного обеспечения и комплектующих (время - 1-3 минуты); состояние p3 - собраны сведения о всех оборудования, программного обеспечения и комплектующих данного типа, переход t3 - запись в книгу учета (время - 0,5 минут) состояние p4 - осмотр данного вида оборудования, программного обеспечения и комплектующих окончен, переход t4 - выбор следующего вида оборудования, программного обеспечения и комплектующих (время - 1 минута), состояние p5 - осмотр завершен,

3. Передача сведений начальству: состояние p6 - книга учета заполнена, переход t5 - внесение сведений в информационную систему (время - 30 секунд на одно показание); состояние p7 - инвентаризация окончена.

Теперь посчитаем в цифрах общее время процесса:

То есть фактически на процесс инвентаризации тратится почти 8 часов. На первый взгляд цифра нормальная, и не вызывает нареканий.

Проведем сопоставление временных оценок в проблемных моментах с помощью графика и выясним, на что следует воздействовать в первую очередь (см. рисунок 1.13)



Рисунок 1.13 - Сравнительная оценка временных затрат

Таким образом, больше всего времени тратится на заполнение книги учета и внесение данных в целом (заполнение книги и внесение данных в ИС).

1.5 Постановка задачи дипломной работы

С моей точки зрения, проблемы, решение которых надо осуществить в этой работе, относятся к использованию устаревших технологий документооборота и нерациональному распределению рабочего времени.

В перечень проблем, подлежащих решению в моей работе, входят:

1. Дублирование процесса внесения сведений о оборудования, программного обеспечения и комплектующих, сначала в книгу учета, а потом из нее в информационную систему;

2. Использование бумажных носителей для передачи информации между сотрудниками и руководителем отдела АСУ;

3. Невозможность подготовить сведения в требуемый срок без выхода на работу раньше положенного времени;

4. Нарушение рабочего графика и работа в сверхурочные часы в дни инвентаризации.

Задача дипломной работы - устранение выявленных на этапе исследования проблем с достижением следующих результатов:

1. Переход от бумажного документооборота к электронному;

2. Устранение дублирования информации о оборудования, программного обеспечения и комплектующих в процессе инвентаризации;

3. Обеспечение возможности выполнения учетных операций одним сотрудником;

4. Минимизация ошибок при инвентаризации.

2. Оптимизация деятельности материально-ответственного сотрудника в отделе АСУ МБУЗ ГБ г. Армавира

2.1 Нахождение оптимальных параметров математической модели проведения инвентаризации материально-ответственным сотрудником

Задачей моей работы является устранение дублирования процесса ввода сведений о оборудования, программного обеспечения и комплектующих, переход от бумажного документооборота к электронному, устранение причин работы в сверхурочные часы с восстановлением нормального графика работы.

Чтобы обеспечить решение данной задачи, выполним ряд преобразований математической модели. Во-первых, идентифицируем процессы (переходы в модели на рисунке 1.12), в которых дублируется ввод информации и объединим их в один. В нашей модели это переходы t3 и t5. Объединим их в один, устранив дублирование. Получим новую сеть Петри, изображенную на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 - Граф оптимизированной сети Петри

После оптимизации мы устранили переход t5 и состояние p7. При этом состояние p6 приняло новый физический смысл. Если раньше это было поступление сведений к руководителю отдела АСУ, то теперь это будет завершение процесса сбора, так как повторный ввод данных не потребуется.

Дадим временную оценку новой сети

При исключении дублирования из процесса сбора показаний мы на 2,5 часа сократили общее время инвентаризации.

2.2 Алгоритм реализации оптимизированной математической модели

Чтобы обеспечить ввод данных напрямую в информационную систему, а также дать возможность уложиться в отведенные интервалы времени была определена норма ввода сведений на сбор и ввод сведений об одной единице оборудования, программного обеспечения и комплектующих для среднестатистической отдела АСУ, она составила 0,5 минуты.

То есть мы должны тратить не более 0,5 минут на сбор и ввод данных, чтобы обеспечить требуемые временные показатели. Приведем новый алгоритм и определим процесс, длительность которого должна быть сокращена (см. рисунок 2.2).

Рисунок 2.2. Алгоритм реализации оптимальной математической модели

Время сбора, согласно алгоритму - это время считывания инвентарных номеров и ввода их в ИС. Сведем в таблицу временные показатели по способности выполнить этот процесс для человека и терминала сбора данных (таблица 2.1). Учтем, что человек будет вручную вносить данные в ИС, а с помощью ТСД данный процесс может быть автоматизирован.

Таблица 2.1. - Сравнение временных оценок при реализации математической модели

Параметр	Ввод вручную	Использование ТСД
Ввод данных	1 минута	0,5 минуты
Передача данных	3 минуты	10 секунд
Суммарное значение	4 минуты	0,6 минуты
Требуемое минимальное суммарное значение	1 минута

Из таблицы следует, что человек не способен конкурировать с терминалом сбора данных. При таком подходе на считывание показаний у него остается только 1 минута, в то время как с ТСД достаточно 0,5 минуты. Для решения поставленной задачи выберем вариант с использованием терминалов сбора данных.

2.3 Методологии моделирования

Чтобы построить модель бизнес-процессов целесообразно использовать несколько методологий с целью более широкого ее описания:

· Методология структурного анализа и проектирования. Для построения модели предметной области «как есть» и «как надо»;

· Методология IDEF1x. Для информационного моделирования и разработки логической структуры БД;

· Объектно-ориентированная методология анализа и проектирования. Для описания проекта создаваемой в дипломной работе информационной системы.

Методология структурного анализа и проектирования

Методология SADT (Structure Analysis and Design Technique) разработана Дугласом Россом [2] и получила дальнейшее развитие, на ее\ основе разработана, в частности, известная методология IDEF0 (Icam DEFinition), которая является основной частью программы ICAM (Интеграция компьютерных и промышленных технологий), проводимой по инициативе ВВС США.

Методология SADT [3] представляет собой совокупность методов, правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта какой-либо предметной области. Функциональная модель SADT отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между этими действиями. Основные элементы этой методологии основываются на следующих концепциях: IDEFO является языком моделирования бизнес-процессов, предложенным в 1973 году Дугласом Россом (SoftTech, Inc.) и называвшимся первоначально SADT - Structured Analysis and Design Technique.

В IDEFO система представляется как совокупность взаимодействующих работ или функций. Такая чисто функциональная ориентация является принципиальной - функции системы анализируются независимо от объектов, которыми они оперируют. Это позволяет более четко смоделировать логику и взаимодействие процессов организации.

В основе нотации и методологии IDEF0 лежит понятие "блока", то есть прямоугольника, который выражает некоторую функцию бизнеса (в соответствии со стандартом функция должна быть выражена глагольным оборотом). Как известно, прямоугольник имеет четыре стороны. В IDEF0 роли (функциональные значения) всех сторон различны:

· верхняя сторона имеет значение "управления"

· левая - "входа"

· правая - "выхода"

· нижняя - "механизма"

Вторым элементом методологии и нотации является "поток" - элемент, описывающий данные, неформальное управление, или что-либо другое "оказывающее влияние" на функцию, изображенную блоком. Потоки обозначаются оборотом существительного. В зависимости от того к какой стороне блока направлен поток, он, соответственно, носит название "входной", "выходной", "управляющий". Изобразительным элементом, представляющим "поток", является стрелка. Используя модную ныне терминологию, можно интерпретировать поток как представление "объекта", под которым понимается как информационный объект, так и объект реального мира.

Важным фактором является то, что, как правило, "источником" и "приемником" потоков могут быть только блоки, причем источником может являться только "выходная" сторона блока, приемником - любая из трех оставшихся. Если же необходимо подчеркнуть внешний характер потока, то может быть применен метод "туннелирования" - скрытие или появление интерфейсной дуги из "туннеля".

И, наконец, "третьим китом" методологии IDEF0 является принцип "функциональной декомпозиции" блоков. Данный принцип представляет собой модельную интерпретацию той практической ситуации, что любое действие (тем более такое сложное, как бизнес-процесс) может быть разбито (декомпозировано) на более простые операции (действия, бизнес-функции). Или, другими словами, функция может быть представлена как совокупность элементарных функций.

2.3.1 Методология IDEF1x

IDEF1X является статическим методом для разработки реляционных баз данных и использует условный синтаксис, специально разработанный для удобного построения концептуальной схемы - универсального представления структуры данных в рамках коммерческого предприятия, независимого от конечной реализации базы данных и аппаратной платформы. [4]

Использование метода IDEF1X наиболее целесообразно для построения реляционных информационных систем и проектирования логической структуры базы данных.

Основным преимуществом IDEF1X, по сравнению с другими многочисленными методами разработки реляционных баз данных, такими как ER и ENALIM является жесткая и строгая стандартизация моделирования. Установленные стандарты позволяют избежать различной трактовки построенной модели.

2.3.2 Методология объектно-ориентированного анализа и проектирования

Объектно-ориентированная технология основывается на так называемой объектной модели [5]. Основными ее принципами являются: абстрагирование, инкапсуляция, модульность, иерархичность, типизация, параллелизм и сохраняемость. Каждый из этих принципов сам по себе не нов, но в объектной модели они впервые применены в совокупности.

Объектно-ориентированный анализ и проектирование принципиально отличаются от традиционных подходов структурного проектирования: здесь нужно по-другому представлять себе процесс декомпозиции, а архитектура получающегося программного продукта в значительной степени выходит за рамки представлений, традиционных для структурного программирования. Отличия обусловлены тем, что структурное проектирование основано на структурном программировании, тогда как в основе объектно-ориентированного проектирования лежит методология объектно-ориентированного программирования, К сожалению, для разных людей термин "объектно-ориентированное программирование" означает разное.

Объектно-ориентированный анализ - это методология, при которой требования к системе воспринимаются с точки зрения классов и объектов, выявленных в предметной области.

Объектно-ориентированное проектирование - это методология проектирования, соединяющая в себе процесс объектной декомпозиции и приемы представления логической и физической, а также статической и динамической моделей проектируемой системы.

В основе применения объектно-ориентированного анализа и проектирования лежит так называемый унифицированный язык моделирования. Язык UML (Unified Modeling Language) представляет собой общецелевой язык визуального моделирования, который разработан для спецификации, визуализации, проектирования и документирования компонентов программного обеспечения, бизнес-процессов и других систем.[6,7]

Этот язык одновременно является простым и мощным средством моделирования, который может быть эффективно использован для построения концептуальных, логических и графических моделей сложных систем самого различного целевого назначения. Он вобрал в себя наилучшие качества методов программной инженерии, которые с успехом использовались на протяжении последних лет при моделировании больших и сложных систем. В рамках языка UML все представления о модели сложной системы фиксируются в виде специальных графических конструкций, получивших название диаграмм. В терминах языка UML определены следующие виды диаграмм:

· Диаграмма вариантов использования. Описывает функциональное назначение системы или, другими словами, то, что система будет делать в процессе своего функционирования. Она является исходным концептуальным представлением или концептуальной моделью системы в процессе ее проектирования и разработки.

· Диаграмма классов. Служит для представления статической структуры модели системы в терминологии классов объектно-ориентированного программирования. Диаграмма классов может отражать, в частности, различные взаимосвязи между отдельными сущностями предметной области, такими как объекты и подсистемы, а также описывает их внутреннюю структуру и типы отношений. На данной диаграмме не указывается информация о временных аспектах функционирования системы. С этой точки зрения диаграмма классов является дальнейшим развитием концептуальной модели проектируемой системы.

· Диаграмма состояний. Описывает процесс изменения состояний только одного класса, а точнее - одного экземпляра определенного класса, т. е. моделирует все возможные изменения в состоянии конкретного объекта. При этом изменение состояния объекта может быть вызвано внешними воздействиями со стороны других объектов или извне. Именно для описания реакции объекта на подобные внешние воздействия и используются диаграммы состояний.

· Диаграмма деятельности. Представляет собой некоторую совокупность отдельных вычислений, выполняемых автоматом. При этом отдельные элементарные вычисления могут приводить к некоторому результату или действию. На диаграмме деятельности отображается логика или последовательность перехода от одной деятельности к другой, при этом внимание фиксируется на результате деятельности. Сам же результат может привести к изменению состояния системы или возвращению некоторого значения.

· Диаграмма последовательности. Используется для моделирования взаимодействия элементов во времени. Оно рассматривается в информационном аспекте их коммуникации, т. е. взаимодействующие объекты обмениваются между собой некоторой информацией. При этом информация принимает форму законченных сообщений.

· Диаграмма кооперации. Предназначена для спецификации структурных аспектов взаимодействия. Главная особенность диаграммы заключается в возможности графически представить не только последовательность взаимодействия, но и все структурные отношения между объектами, участвующими в этом взаимодействии.

· Диаграмма компонентов. Описывает особенности физического представления системы. Диаграмма позволяет определить архитектуру разрабатываемой системы, установив зависимости между программными компонентами, в роли которых может выступать исходный, бинарный и исполняемый код.

· Диаграмма развертывания. Предназначена для визуализации элементов и компонентов программы, существующих лишь на этапе ее исполнения. При этом представляются только компоненты-экземпляры программы, являющиеся исполнимыми файлами или динамическими библиотеками. Те компоненты, которые не используются на этапе исполнения, на диаграмме развертывания не показываются.

2.4 Выбор CASE-средств

CASE-технология представляет собой совокупность методологий анализа, проектирования, разработки программного обеспечения (ПО) и сопровождения информационных систем, поддержанную комплексом, взаимосвязанных средств автоматизации [8].

Основным критерием при выборе CASE-средств является поддержка выбранных методологий. Помимо этого необходимо учитывать доступность и простоту работы с данными средствами.

Для построения моделей в методологии IDEF0 и IDEF1x использовании CASE-средства BPwin\ERwin от компании Computer Associates. Данные средства по своим функциональным возможностям полностью соответствуют поставленным критериям и при этом обладают удобным интерфейсом.

Остановимся подробно на выборе CASE-средства, поддерживающего наиболее полный набор описанных выше методологий. На российском рынке представлен большой набор программных продуктов, наиболее известными из которых являются следующие средства:

1. IBM Rational Rose Modeler;

2. Microsoft Office Visio 2007;

3. All Fusion Process Modeler (BPwin)

IBM Rational Rose Modeler. Это программный продукт компании IBM, предназначенный для автоматизации этапов анализа и проектирования ПО, а также для генерации кодов на различных языках и выпуска проектной документации. Кроме того данный программный продукт содержит средства реинжиниринга программ, обеспечивающие повторное использование программных компонент в новых проектах.

IBM Rational Rose Modeler в полной мере поддерживает объектно-ориентированную методологию, в частности UML, и обладает интуитивно понятным и эргономичным интерфейсом.

Microsoft Office Visio 2007. Это наиболее простое и доступное средство моделирования. Данный продукт имеет стандартные, привычные всем панели управлении в стиле MS Office и легко интегрируется с любыми приложениями этого пакета, что упрощает работу с ним для неопытных пользователей.

CASE-средство Microsoft Visio 2007 поддерживает базовый набор элементов для создания диаграмм языка UML, позволяет создавать модели по методологии структурного анализа и проектирования, а так же проектировать логическую и физическую структуру баз данных.

All Fusion Process Modeler (BPwin). Данный программный продукт относится к малым интегрированным средствам моделирования, которые поддерживают несколько типов моделей и методов.

BPwin имеет достаточно простой и интуитивно понятный интерфейс пользователя, дающий возможность аналитику создавать сложные модели при минимальных усилиях [2]. BPwin автоматизирует задачи, связанные с построением моделей развития, обеспечивая семантическую строгость, необходимую для гарантирования правильности и непротиворечивости результатов.

Из существующих CASE-средств, ориентированных на построение моделей по методологии IDEF0, BPwin является наиболее известным и распространенным, а удобный интерфейс пользователя облегчает работу с программой

Сведем результаты сравнения по следующим критериям: поддерживаемые методологии (K_i=1), интерфейс (K_i=0.7), доступность (K_i=0.9), системные требования (K_i=0.6), а так же по некоторым дополнительным качественным характеристикам (операционная система), в таблицу 2.1. Для выявления наиболее подходящего инструментального средства применим количественную оценку.

Таблица 2.1. - Сравнительный анализ CASE-средств

Параметры сравнения	Rational Rose Modeler	Microsoft Office Visio 2007	BPwin
ОС	Windows\Unix	Windows	Windows
Поддерживаемые методологии	· Объектно-ориентированный анализ и проектирование (UML), Zi=0.5	· Объектно-ориентированный анализ и проектирование (UML), · Структурный анализ и проектирование (IDEF0, IDEF3, DFD), · IDEF1x Zi=1	· Структурный анализ и проектирование (IDEF0, IDEF3, DFD), Zi=0.7
Интерфейс	Сложный и непривычный, Zi=0.7	Стандартный интерфейс MS Office, удобный и простой в освоении, Zi=1	Удобный и простой в освоении интерфейс, Zi=1
Доступность	Продукт для крупных софтверных корпораций, Zi=0.5	Продукт, доступный конечному пользователю, относительно невысокая цена, Zi=0.9	Продукт, доступный малым софтверным компаниям, доступная цена, Zi=0.7
Системные требования	Процессор не менее 800 МГц; ОЗУ от 1 Гб; Свободное дисковое пространство 2 Гб, Zi=0.7	Процессор не менее 600 МГц; ОЗУ от 256 Мб; Свободное дисковое пространство 300 Мб. Zi=0.9	Процессор не менее 500 МГц; ОЗУ от 256 Мб; Свободное дисковое пространство 100 Мб. Zi=1
Интегральная оценка	On= 1,86	On=3,05	On=2,63

Итак, согласно интегральной оценке по заданным критериям для моделирования предметной области целесообразно использовать инструментальное средство Microsoft Office Visio 2007, так как оно полностью покрывает требуемый набор диаграмм и обладает удобным интерфейсом пользователя, что сократит временные затраты на построение моделей.

2.5 Модель оптимизированных бизнес-процессов деятельности материально-ответственного сотрудника в отделе АСУ МБУЗ ГБ г. Армавира

Для реализации проекта по инвентаризации, необходимо было изменить бизнес-процесс по всему учету мебели и компьютерной техники на рабочих местах. Разработанный бизнес-процесс показан на рисунке 2.3 и рисунке 2.4

Рисунок 2.3 - Измененный бизнес-процесс инвентаризации (базовый уровень)



Рисунок 2.4 - Измененный бизнес-процесс инвентаризации (детализация)

При поступлении новой мебели или компьютерной техники, поступившая единица должна проходить через тот отдел, который ответственный за ее поставки. Это условие обязательное и необходимо для того, чтобы ей наклеили этикетку со штрихкодом, для последующей инвентаризации. Штрихкод будет присваиваться на основании инвентарного номера, который создается в 1С при поступлении. Напрямую поступление мебели или компьютерной техники на рабочее место, без участия отдела, ответственного за его поставки, будет запрещено.

Существенным отличием измененного бизнес-процесса от существующего является то, что последовательность действий (от этапа согласования до этапа поступления единицы на рабочее место) четко определена и за нарушение этой последовательности вводится система штрафов. Измененный бизнес-процесс позволяет вести наиболее прозрачный и оперативный инвентаризация на рабочих местах организации.