· порядок этапов поступления мебели и компьютерной техники;

· этап штрихкодирования мебели и компьютерной техники;

· механизмы штрихкодирования;

· оформление операций движения мебели и компьютерной техники (передача другому сотруднику, выбытие, замена и т.д.).

Было произведено первичное штрихкодирование уже имеющихся в наличии активов. В первичном штрихкодировании принимали участие сотрудники бухгалтерии, СОКК и ОМТСиХО, что позволило выполнить данную работу за 45 часов.

Внедрение измененного бизнес-процесса позволило вести оперативный и прозрачный инвентаризация на рабочих местах. Ситуации, при которых на рабочих местах будут находиться единицы без инвентарного номера, должны быть сведены к минимуму. Штрихкодирование позволяет автоматизировать процесс инвентаризации при помощи терминала сбора данных, что заметно сокращает время на инвентаризацию и практически исключает ошибки, связанные с человеческим фактором.

Ввод системы штрихкодирования в опытную эксплуатацию показал эффективность мероприятий по внедрению измененного бизнес-процесса. Так, на момент проведения инвентаризации спустя 28 дней, не было выявлено расхождений между учетными данными и фактическим наличием мебели и компьютерной техники.

4.4 Описание работы с информационной системой

При поступлении мебели или компьютерной техники, необходимо проштрихкодировать поступившую единицу. Для этого в модуле инвентаризации необходимо выбрать необходимые единицы и нажать на показанную кнопку на рисунке 4.9. После этого будет распечатаны штрихкоды выбранных единиц на принтере этикеток.

Рисунок 4.9 - Главное окно модуля учета

Ввод начальных данных. Один документ «BPEQ_Инвентаризация» объединяет в себе инвентаризацию нескольких рабочих мест. Поскольку документ «BPEQ_Инвентаризация» будет создаваться автоматически, поэтому необходимо указать какие рабочие места будут включаться в каждый создаваемый документ. Для этого служит справочник «ЕЛАЙТ_ОтветственныйПоРабочимМестам» (рисунок 4.10).

Рисунок 4.10 Элемент справочника ЕЛАЙТ_ОтветственныйПоРабочимМестам»

В этом справочнике хранится информация о списке рабочих мест, выгружаемых в один документ инвентаризации. Так же есть информация и об ответственном за мебель и компьютерную технику на этих рабочих местах.

При заполнении формы элемента необходимо указать следующую информацию:

· наименование - используется для логического обозначения элемента справочника.

· ответственный - элемент справочника «Пользователи», используется для печатной формы ИНВ-3.

· рабочее место - табличная часть, в которой указывается список рабочих мест (элементы справочника «BPEQ_РабочиеМеста»).

Настройка подключения терминала сбора данных. Для работы с терминалом сбора данных в прогремме «1С: Предприятие 8.2» используется обработка «Работа с ТСД» (рисунок 4.11).

Рисунок 4.11 Обработка «Работа с ТСД». Закладка «Настройки»

Настройка подключения терминала сбора данных к 1С осуществляется на вкладке «Настройки». Для подключения ТСД к 1С необходимо указать следующие настройки:

· тип связи - через что будет подключен ТСД (ИК-приставка, кабель, BluetoothSPP);

· порт - номер Com-порта, подключенного ТСД (от 1 до 255);

· интерфейс - через какой интерфейс был подключен ТСД (USBVCOM, RS-232);

· скорость - скорость обмена данными между ТСД и компьютером (указывается на самом ТСД);

· дополнительный таймаут - дополнительный таймаут ожидания ответа.

Настройка выгрузки документов. Обработка позволяет указать некоторые настройки при автоматическом создании документов инвентаризации, такие как:

· дата в документах - какое число будет в создаваемых документах;

· проводить документы - если галочка нажата, то документы будут проведены, если галочка не стоит, то документы будут просто сохранены;

· открыть документы - открывать ли документы после выгрузки данных из ТСД;

· печать ИНВ-3 - печатать ли автоматически печатную форму ИНВ-3;

· печать ИНВ-19 - печатать ли автоматически печатную форму ИНВ-19.

Настройки порта и настройки выгрузки документов можно сохранить во внешний файл и потом их заново использовать. Файл настроек хранится в формате .xml.

Работа с терминалом сбора данных. Для непосредственной работы с ТСД используется вкладка «Работа с ТСД» (рисунок 4.12).

Перед проведением инвентаризации необходимо загрузить все данные в ТСД, нажав кнопку «Загрузка в ТСД». После нажатия все учетные данные выгрузятся в ТСД.

Рисунок 4.12 - Обработка «Работа с ТСД». Вкладка «Работа с ТСД»

После проведения инвентаризации, подключив ТСД к 1С необходимо нажать кнопку «Выгрузка из ТСД». После нажатия все данные инвентаризации будут выгружены в 1С и созданы документы инвентаризации «BPEQ_Инвентаризация» (рисунок 4.13).

Рисунок 4.13 Документ BPEQ_Инвентаризация

5. Социальная значимость разработки

Основным критерием выступает время проведения инвентаризации. При проведении инвентаризации «вручную», без штрихкодирования учетных единиц, в среднем время на инвентаризацию одного офиса составляло:

· сбор информации: 24 часа;

· анализ информации и создание документов: 8 часов.

Учитывая, что офисы находятся и в других городах Кемеровской области, то затрачиваемое время становится очень важным показателем.

При инвентаризации с использованием терминала сбора данных в среднем время на инвентаризацию составило:

· сбор информации: 15 часов;

· создание и проверка документов: 2 часа.

При автоматизации процесса инвентаризации, время проведения сократилось вдвое.

Заключение

После разработки и изменения бизнес-процесса по инвентаризации оборудования, программного обеспечения и комплектующих на рабочих местах предприятия весь учет становится более прозрачным и оперативным. Появляется возможность автоматизировать инвентаризацию за счет использования терминала сбора данных.

После реализации и внедрения модуля «Автоматизация инвентаризации с использованием ТСД» время инвентаризации намного сократилось. Исчезла необходимость записывать данные на лист бумаги, а потом вносить данные с бумаги в компьютер. Автоматическое создание и заполнение документов избавили персонал от монотонной работы. Так как на этом этапе происходит максимальное количество ошибок, связанных с человеческим фактором, то при использовании данного модуля риск ошибок, связанных с инвентаризацией, сократился до минимума, а время инвентаризации снизилось.

В настоящее время модуль по автоматизации процесса инвентаризации с использованием терминала сбора данных принят в опытную эксплуатацию в МБУЗ ГБ г. Армавира.

Размещено на Allbest.ru