Методика, організація та облік аудиту та аналізу трудових ресурсів на підприємстві

Згідно з п. 5 ст. 8 Закону "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" підприємство самостійно затверджує правила документообігу й технологію обробки облікової інформації. Для організації правильного документообігу керівник і бухгалтер повинні координувати свої дії. Так, якщо бухгалтер не розробить правила документообігу на підприємстві, у яких будуть чітко розписані обовґязки кожного працівника щодо оформлення й подання того або іншого документа, то керівник за нього це робити не буде. Водночас, якщо керівник не буде притягати до відповідальності працівників, які порушують ці правила, то ефективність дії розроблених бухгалтером правил значно знизиться.

Працівники, які порушують правила документообігу, можуть притягатися до дисциплінарної відповідальності. Дисциплінарні санкції можуть бути накладені у вигляді догани або звільнення. Звільнення згідно з п. З ч. 1 ст. 40 Кодексу про оплату праці може бути застосоване до працівника, який систематично не виконує без поважних причин обовґязки, покладені на нього трудовим договором або правилами внутрішнього розпорядку (зокрема, систематично порушує правила документообігу), у випадку якщо до нього раніше вже застосовувалися дисциплінарні санкції у вигляді догани. А от залучення працівників до матеріальної відповідальності за порушення правил документообігу, як правило, неможливо. Винятки становлять тільки випадки, коли працівник вчинює кримінально каране діяння (крадіжка, знищення, підробка документів тощо).

Між тим можливе притягнення до матеріальної відповідальності керівників підприємств, їхніх заступників, а також керівників структурних підрозділів (до яких відносять і головного бухгалтера за наявності на підприємстві бухгалтерії) і їхніх заступників -- у розмірі заподіяного з їхньої вини збитку, але не більше середнього місячного заробітку, якщо збиток заподіяний неправильною постановкою обліку матеріальних і грошових цінностей (ст. 133 Кодексу про оплату праці).

Крім того, згідно зі ст. 163і Кодексу про адміністративні порушення на керівників та інших посадових осіб підприємств, Установ і організацій, винних у відсутності податкового обліку або веденні його з порушенням встановленого порядку, накладається адміністративний штраф у розмірі від 5 до 10 неоподатковуваних мінімумів.

Некоректне ведення податкового обліку призводить до недоплати податків, за що до платника можуть бути застосовані фінансові санкції, заходи щодо забезпечення погашення податкового зобовґязання і кримінальна відповідальність.

2.3 Облік праці і заробітної плати

Облік праці і заробітної плати - один із найважливіших і складних ділянок роботи, що потребують точних і оперативних даних, у яких відбивається зміна чисельності робітників, витрати робочого часу, категорії працівників, виробничих витрат.

На підприємстві необхідно забезпечити правильну організацію обліку особового складу працівників, прийнятих на постійну або тимчасову роботу. Облік особового складу підприємства ведеться відділом кадрів. Міністерством статистики затверджено типові форми первинного обліку особового складу, до яких відносяться: № П-1 "Наказ (розпорядження) про прийом на роботу"; № П-2 "Особова картка"; № П-3 "Алфавітна картка"; № П-4 "Особова картка спеціаліста з вищою освітою, який виконує науково - дослідні, проектно - дослідницькі та технологічні роботи"; № П-5 "Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу"; № П-6 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки".

На ТОВ "Теплогазохолодвод" встановлено п'ятиденний робочий тиждень і враховується встановлена державою максимальна тривалість нормального робочого часу. Відповідно до статті 50 Кзпп України вона не перевищує 40 годин на тиждень.

Основним документом облікової документації є Табель обліку використання робочого часу працівників підприємства (далі Табель), у який вносяться дані про працівника на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, переводі на іншу роботу, припиненні трудового договору.

Табель являє собою поіменний список працівників цеху (відділу) із вказівкою посади, категорії, табельного номера, установленого посадового окладу, відміток про фактично відпрацьований час, відміток про неявки працівників підрозділу, даних про роботу персоналу в шкідливих умовах праці, багатозмінному режимі роботи та підсумків по всіх видах балансу робочого часу.

Таблиця 2.3 - Умовні позначки в табелі обліку робочого часу

№	Найменування	Обґрунтування та опис умовної позначки	Умовна позначка
1	Відпрацьовано людино-годин	Застосовується цифрове позначення від 1 і вище, залежно від кількості відпрацьованих годин	2; 4; 5,5; 8,25…
2.	Відпрацьовано людино-годин у багатозмінному режимі роботи	Застосовується цифрове позначення відпрацьованого часу за зміну із вказівкою часу роботи в нічний час	82, 86,
3	За рахунок накопичення переробки за попередні місяці	Якщо у працівника не вистачає люд-год. відпрацьовування по факті до місячної норми, то для приведення факту до норми знімаються люд-год. з накопичення переробки та проставляються в табелі за звітний період.	8 пер
4	Вихідні та святкові дні	Визначаються святкові та вихідні дні, передбачені затвердженими графіками роботи	В
5.	Неявки, дозволені законом	Неявки повинні бути підтверджені документально	Г
6.	Відрядження службові	Підтвердження (посвідчення про відрядження і наказ)	К
7.	Чергові відпустки	Відпускна записка	О
8.	Лікарняні	Лікарняний аркуш	Б
9.	Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами	Заява працівника та наказ	Р
10.	Прогули	Пояснювальна працівника, наказ	П
11.	Неявки з дозволу адміністрації	Дозвіл адміністрації, згідно заяви працівника	А
12.	Відгул за переробку робочого часу	Дозвіл начальника цеху за заявою працівника	8 отг

Табельний облік здійснюється методом щоденної реєстрації явок і неявок на роботу.

Оцінки в табелі проставляються щодня безпосередньо табельником з 8-00 до 10-00 годин поточного дня. Табельник особисто зобов'язаний обійти всі робочі місця й з'ясувати наявність працівників на робочих місцях.

Обліку в табелі підлягає фактично відпрацьований робочий час, тобто той час, протягом якого працівник дійсно перебував у розпорядженні адміністрації на певному для нього робочому місці для виконання трудових обов'язків.

Всі оцінки про невідпрацьований робочий час у Табелі повинні бути зроблені на підставі документів, оформлених належним чином (листки непрацездатності, довідка про виконання державних обов'язків, заява на відгул і т.д.).

Табель обліку робочого часу містить великий обсяг різноманітної інформації. Для більш компактного розміщення цієї інформації при оформленні Табелів застосовуються позначення, які наведено у таблиці 2.3.

На підставі заповненого Табеля наприкінці звітного місяця складається табельником.

Завданнями табельного обліку є:

- контроль за явкою на роботу і залишенням роботи;

- виявлення причин запізнень або неявки на роботу;

- одержання даних про фактично відпрацьований час працівниками, склад робочого часу;

- складання звітності про наявність працюючих і її рух, про стан трудової дисципліни.

До табелю заносяться прізвища всіх працюючих. Ведеться табель окремо по кожному цеху і відділу табельниками або бригадирами, майстрами тощо. У табелі позначається кількість відпрацьованих годин кожним працівником, неявки на роботу (вказуються за допомогою умовних позначок - шифрів).

Наприкінці місяця дані табелів підсумовують по кожному працівнику, а також по цехах і відділах, а саме дні явок, дні невиходів по причинам, вказують кількість вихідних і святкових днів, а також, скільки часів було відпрацьовано і передаються до бухгалтерії. Ці дані необхідні для контролю за використанням робочого часу і для нарахування заробітної плати працівникам підприємства за звітний місяць.

Наприклад: табель обліку робочого часу відділу кадрів за травень місяць:

126 днів (1008 годин) відпрацьовано;

7 днів щорічної відпустки;

84 дня вихідних.

Кожного місяця, а також за рік складається звіт про використання робочого часу на підприємстві, який складається з трьох розділів:

Використання робочого часу

фонд робочого часу, всього;

відпрацьовано, всього

з них надурочно;

невідпрацьовано, всього

у тому числі:

щорічні відпустки (основні, додаткові);

тимчасова непрацездатність;

навчальні відпустки та інші неявки передбачені законодавством;

неявки з дозволу адміністрації;

простої;

прогули.

Рух робочої сили:

прийнято працівників;

вибуло працівників, усього

з них

з причин скорочення штатів;

за власним бажанням, звільнено за прогул та інші порушення трудової дисципліни, невідповідність займаній посаді;

облікова чисельність штатних працівників на кінець звітного періоду;

кількість вакансій на кінець звітного періоду.

Третій розділ звіту про використання робочого часу - інформація про укладання колективних договорів.

Для забезпечення правильного нарахування заробітної плати необхідно точно облічувати виробіток продукції або обсяг робіт, виконаних кожним працівником.

Залежно від технології і організації виробництва застосовують різні системи обліку продукції або виконання робіт. Під обліком виробітку розуміють сполучення способів одержання інформації, порядку її запису і застосування форм первинних документів.

Облік виробітку робітниками-відрядниками здійснюють за типовими формами залежно від технологічного процесу виробництва, системи організації та сплати праці в відомостях обліку виробітку, нарядах та інших документах. Роботи виконуються одним робітником або бригадою. Послідовне виконання обсягу робіт фіксується в індивідуальних або бригадних нарядах, які здаються до бухгалтерії для нарахування заробітної плати.

Наряди містять такі реквізити: номер наряду, дату видачі, прізвище, ім'я та по батькові, табельний номер робітника, шифр цеху, дільниці, вид оплати, операції, деталі, виробничі витрати, кількість виробітку в натуральному виразі, норму часу, розцінку за розрядом роботи.

Первинними документами про виробіток є наряди або відомості виробітку бригади. В них зазначають прізвище, табельний номер робітника, розряд і кількість відпрацьованих годин. При розподілі бригадного заробітку враховують коефіцієнт трудової участі (КТУ) кожного члена бригади і коефіцієнт якості праці (КЯП).

Крім оплати відпрацьованого часу, виконаного обсягу робіт і виготовленої продукції, заробітну плату нараховують відповідно до чинного законодавства і за іншими умовами або причинами, що мають відношення до діяльності даного підприємства. Так, операції, передбачені технологічним процесом, оплачуються за нарядами на відрядні роботи, а різні доплати - за листками на доплату. Оплату часу простоїв не з вини робітників оформлюють листком обліку простоїв.

Оплата працівникам часу, протягом якого вони не працювали ( виконання державних або державних обов'язків, оплата пільгових годин матерям для догляду за дітьми до одного року, доплата підліткам до середнього заробітку за скорочений робочий день, оплата чергових відпусток, тимчасової непрацездатності тощо), здійснюється за даними довідок-розрахунків та інших додаткових документів (наказів директора підприємства, лікарняних листків тощо).

Оплата праці в Україні регулюється насамперед Кодексом Законів про працю України, Законом України "Про оплату праці", а також безліччю інших законів і нормативних актів.

Типовий розрахунок заробітної плати включає наступні процедури:

1) нарахування в розрахунковій відомості:

- Заробітної плати: згідно штатного розкладу, трудових договорів та табеля обліку робочого часу при погодинній формі оплати праці (з урахуванням державних гарантій при роботі у вихідні та святкові дні, в ненормированное час, у нічний час та інших);

- Розрахунок щомісячної індексації заробітної плати;

- Премій, надбавок, компенсацій, пільг, понаднормових, відпускних;

- Розрахунок при уволнение і скороченні;

- Облік виплат за рахунок фондів соціального страхування (лікарняні, відпустка по вагітності та пологах, путівки і т.д.);

- Медичного страхування, страхування життя;

- Інші нарахування, передбачені законодавством України та колективним договором;

- Розрахунок винагород за договорами цивільно-правового характеру.

2) утримання до розрахункової відомості:

- За виконавчими документами (стягнення аліментів на утримання неповнолітніх дітей або непрацездатних батьків, відшкодування матеріального збитку та ін.);

- За заявами працівників (профспілкові внески, в недержавні пенсійні фонди та ін.);

- Розрахунок інших утримань, в тому числі відповідно до правил компанії - перевищення лімітів по мобільних телефонах, позички, перевищення добових і т.д.

3) розрахунок податків і зборів, що утримуються з заробітної плати, відповідно до законодавства України:

- Податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) у відповідності з Податковим Кодексом України (раніше - прибутковий податок);

- Єдиного соціального внеску;

- Військового збору.

4) нарахування у бухгалтерському обліку обов'язкових резервів відповідно до ПСБО (МСФЗ):

- Резерву відпусток, а також суми ЄСВ;

- Резерву річного бонусу ("тринадцяту" зарплати, або премії за підсумками року).

Крім розрахунку заробітної плати персоналу підприємства повинні зробити відповідні нарахування податків та нарахування на цілі соціального страхування на фонд оплати праці (виходячи з граничної суми для нарахування зборів соціального страхування в розрізі кожного співробітника) - ЄСВ (єдиного соціального внеску).

Бухгалтерський облік заробітної плати на підприємстві. Особи, відповідальні на підприємстві за нарахування і розрахунок заробітної плати або професійна бухгалтерська компанія на регулярній основі, але не рідше разу на місяць повинні здійснювати підготовку інформації для бухгалтерського обліку та фінансової звітності в установленому в компанії форматі (наприклад, в розрізі кост-центрів, підрозділів і т.д.) і передавати в бухгалтерію, а саме:

- Дані про нараховану заробітну плату;

- Дані про нараховані та утримані податки і збори;

- Залишок відпусток для формування резерву;

- Розрахунок резерву премій (бонусів).

Облік розрахунків з оплати праці ведуть на рахунку 66 "Розрахунки з оплати праці". До рахунку 66 відкривають два субрахунки: 661 "Розрахунки по заробітній платі"; 662 "Розрахунки з депонентами". На першому субрахунку обліковують суми нарахованої оплати праці, а на другому - невиплаченої (депонованої) оплати праці.

За дебетом субрахунка 661 враховують всі види утримань із оплати праці, виплату оплати праці, депонування (перерахування на субрахунок 662) оплати праці. За кредитом субрахунка 661 відображають нарахування оплати праці і виплат, які не входять до складу фонду оплати праці.

За рахунком 66 може бути розгорнуте сальдо:

- Кредитове означає заборгованість підприємства з оплати праці працівникам;

- Дебетове - означає заборгованість працівників підприємству з оплати праці. Дебетове сальдо може виникати лише в окремих випадках наприклад, якщо є переплати з оплати праці.

При нарахуванні оплати праці запис роблять за кредитом рахунка 66 і дебету різних рахунків, на які відноситься оплата праці. Нічиєю заробітної плати немає. Вона завжди повинна бути віднесена на конкретний об'єкт обліку (структурний підрозділ, вид продукції, послуг).

Кореспонденція рахунків з обліку оплати праці (без використання транзитного рахунку 81 "Витрати на оплату праці") представлена в таблиці 2.4.

Таблиця 2.4 - Кореспонденція рахунків з обліку оплати праці (без використання транзитного рахунку 81 "Витрати на оплату праці")

Зміст операції	Дебет	Кредит
Нараховано оплату праці:
за відвантаження і доставку куплених матеріальних цінностей	20 "Виробничі запаси", 28 "Товари"	66 "Розрахунки з оплати праці"
за виробництво продукції	23 "Виробництво"	66 "Розрахунки з оплати праці"
з будівництва, закладці і вирощуванню багаторічних насаджень, придбання основних засобів та інших видах капітальних інвестицій	15 "Капітальні інвестиції"	66 "Розрахунки з оплати праці"
з торгової діяльності в торговельних підприємствах	93 "Витрати на збут"	66 "Розрахунки з оплати праці"
Нараховано оплату праці персоналу адміністрації підприємства	92 "Адміністративні витрати"	66 "Розрахунки з оплати праці"
Нараховано допомогу за період тимчасової непрацездатності та Інші виплати за рахунок фондів соціального страхування	65 "Розрахунки за страхуванням"	66 "Розрахунки з оплати праці"
Депонування невиплаченої заробітної платні	661 "Розрахунки за заробітною платою"	662 "Розрахунки з депонентами"
Нараховано оплату праці за роботи по реалізації та ліквідації необоротних активів	97 "Інші витрати"	66 "Розрахунки з оплати праці"
Нараховано відпускні за рахунок раніше створеного резерву	47 "Забезпечення майбутніх витрат і платежів"	66 "Розрахунки з оплати праці"
Утримано із оплати праці податок з доходів фізичних осіб	66 "Розрахунки з оплати праці"	64 "Розрахунки за податками і платежами"
Утримано із оплати праці збір на обов'язкове державне пенсійне страхування, соціальне страхування і страхування на випадок безробіття	66 "Розрахунки з оплати праці"	65 "Розрахунки за страхуванням"
Утримані з оплати праці суми заборгованості за підзвітними особами	66 "Розрахунки з оплати праці"	372 "Розрахунки з підзвітними особами"
Утримано із оплати праці за виконавчими листами та інші утримання	66 "Розрахунки з оплати праці"	37 "Розрахунки з різними дебіторами"
Виплачено з каси заробітну плату	66 "Розрахунки з оплати праці"	30 "Каса"

Нараховані, але неотримані персоналом у встановлений строк суми оплати праці депонуються і відображаються за дебетом субрахунка 661 "Розрахунки по заробітній платі" і кредитом субрахунка 662 "Розрахунки з депонентами". Внесення неодержаної заробітної плати в банк записується за дебетом рахунка 31 "Рахунки в банках" і кредитом рахунку 30 "Каса". Отримання в банку сум депонованої заробітної плати оформляється: дебет рахунку 30 і кредит рахунку 31. Виплата з каси заробітної плати депоненту відображається: дебет субрахунка 662 і кредит рахунку 30.

Для одержання зведених даних нарахованої заробітної плати, а також даних про використання Фонду оплати праці за її складом і категоріями працівників у розрізі, необхідному для контролю і складання звітності, слід підсумкові дані розрахункових відомостей по цехах, відділах підсумувати в цілому по підприємству.

У таблиці „Зведення даних по розрахунках з робітниками і службовцями”, що складається апаратом бухгалтерії, наводяться розгорнуте сальдо по рахунку №66 „Розрахунки з оплати праці” на початок і кінець місяця, загальна сума нарахованої і сплаченої заробітної плати за місяць, сума відрахувань із заробітної плати.

У таблиці „Зведення заробітної плати за її складом і категоріям працюючих”, що складається плановим відділом або відділом праці і заробітної плати, наведено зведені дані про нараховану заробітну плату за її складом і категоріями працюючих /додаток К/.

Таблиця „Зведення нарахованої заробітної плати за її складом і категоріями працюючих і зведення про розрахунках з робітниками і службовцями” застосовується при зведенні апаратом бухгалтерії узагальнених даних про нараховану заробітну плату за її складом і категоріями працюючих по розрахунках з робітниками і службовцями.

Таблиця і є основою для складання довідки в банк про нараховану і належну заробітну плату і для перерахування до бюджету податку, відрахованого із заробітної плати робітників і службовців.

Розрахунково-платіжні відомості виконують подвійну функцію: здійснюються розрахунки з робітниками і службовцями, вони є формою аналітичного обліку до рахунку № 66 „Розрахунки з оплати праці”. Показники цієї відомості використовуються також для складання звітності по праці.

Основою для нарахування і виплати заробітної плати може слугувати розрахунково-платіжна відомість, до якої додаткова графа ”Підпис про одержання або відмітка про видачу”. Якщо видача заробітної плати за другу половину звітного місяця здійснюється за платіжними відомостями, що складається бухгалтерією по кожному цеху, відділу, підпис одержувача ставиться у платіжній відомості.

2.4 Аудит трудових ресурсів на підприємстві

Аудит поряд з плануванням, регулюванням, обліком і аналізом є однією з функцій управління будь-якого економічного суб'єкта. Однією з ланок системи контролю виступає фінансовий контроль. Його призначенням є забезпечення дотримання законодавства у процесі формування та використання фінансових ресурсів, оцінка економічної ефективності фінансово-господарських операцій у всіх ланках економіки.

Аудит використання трудових ресурсів - періодично проводиться система заходів щодо збору інформації, аналізу та оцінки ефективності діяльності підприємства з організації праці та регулювання соціально-трудових відносин. Об'єктом аудиту у трудовій сфері є трудовий колектив, персонал підприємства, його діяльність. З метою аудиту проводиться аналіз показників діяльності підприємства, що характеризують результативність функціонування трудового потенціалу, ефективність організації соціально-трудових відносин, ефективність систем мотивації та оплати праці, раціональність методів оцінки праці, ефективність організації праці, розподілу робіт, ефективність використання робочого часу і т.д.

Проведення аудиту у трудовій сфері передбачає організацію роботи в кілька етапів. На першому, підготовчому, етапі визначаються мета перевірки, форми її здійснення, підбирається персонал для її проведення. На другому етапі проводиться збір інформації. Третій етап полягає в систематизації, аналізі, оцінці інформації, підготовці пропозицій по раціоналізації діяльності підприємства в трудовій сфері. Четвертий етап присвячений оцінці ефективності контролю у трудовій сфері.

Контроль розрахунків по оплаті праці відіграє важливу роль у системі як внутрішнього, так і зовнішнього аудиту. Це пов'язано з тим, що облік праці і заробітної плати є трудомістким, потребує уваги і концентрованістю, оскільки пов'язаний з обробкою великої кількості первинної інформації, має багато однотипних операцій, здійснення яких потребує багато часу.

Під час проведення аудиту розрахунків з оплати праці слід використовувати такі джерела інформації: трудове законодавство, Кодекс законів про працю, законодавчі акти про підприємство і підприємництво, розрахунково-платіжні відомості, розрахункову відомість, платіжну відомість, особистий рахунок, нормативно-довідкову інформацію з обліку праці та заробітної плати, первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, акти перевірок, накази, картки, особисті справи робітників, трудові договори та контракти, відомості обліку, нормативні документи для нарахування заробітної плати, відпускних та інші документи щодо об'єкта дослідження, табелі, наряди, головну книгу, баланс. Вивчаються всі документи, які додаються до журналу, відомості, на основі яких складаються бухгалтерські проводки, як за дебетом, так і за кредитом рахунку 66 "Розрахунки з оплати праці".

Таблиця 2.5 - Загальний план аудиторської перевірки розрахунків з оплати праці та інших виплат працівникам

Етапи	Період застосування	Мета	Методи
Підготовчий	На початку аудиту, при плануванні та на протязі усієї перевірки, при корегуванні планової документації	Краще розуміння системи трудових відношень підприємства; Виявлення невірно відображених фактів у звітності; Визначення потенційних областей підвищеного ризику: Оцінка ефективності політики планування використання трудових ресурсів та оплати праці	Методи, що не пов'язані з розрахунками, які допускають використання загальних знань у сфері бухгалтерського обліку, поряд з достатнім розумінням системи контролю та обліку, а також специфіки політики управління трудовим потенціалом, що дозволить зробити попередні висновки щодо повноти, точності взаємозв'язків суміжних показників
Детальна перевірка	У процесі здійснення незалежних тестів по суті (оборотів та сальдо рахунків 47, 65, 66, 81)	Отримання аудиторських доказів, які забезпечують необхідний рівень впевненості в ефективності системи бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю розрахунків за виплатами робітникам та пов'язаним з ними нарахуваннями та витратами на виплати робітникам, на підставі яких аудитор зможе зробити висновки щодо зниження аудиторського ризику до прийнятного рівня	В цілму методи порівняння показників з розрахованими аудитором, процентні методи та метод балансової зв'язки; шляхом зіставлення з іншими відомими показниками
Завер-шальний	При аналізі виявлених відхилень, виконанні аналізу ефективності та підготовки аудиторського заключення	Підтвердження висновків, сформованих за результатами аудиторських процедур по суті на етапі детальної перевірки; визначення показників ефективності використання трудових ресурсів підприємства	Логічний аналіз та оцінка отриманої аудитором інформації, яка може підтвердити попередньо зроблені висновки або виявити сфери для здійснення додаткових процедур. Розповсюдження даних при виборі на всю сукупність, що перевіряється. Розрахунок найважливіших показників ефективності

Основними завданнями аудиту розрахунків з оплати праці є:

- підтвердження достовірності нарахувань та виплат робітникам і службовцям, відображення даних процесів в обліку;

- з'ясування законності та повноти утримань із заробітної плати та інших виплат працівникам на користь підприємства, інших суб'єктів;

- перевірка організації аналітичного обліку розрахунків з оплати праці та взаємозв'язку аналітичного та синтетичного обліку;

- оцінка заходів, які проводить адміністрація з метою своєчасного погашення заборгованості перед працівниками.

В таблиці 2.5 наведено загальний план аудиторської перевірки розрахунків з оплати праці та інших виплат працівникам.

Чинне законодавство надає підприємствам і організаціям право самостійно вибирати і встановлювати системи оплати праці, які вони вважають найбільш доцільними в конкретних умовах роботи. Система, форма оплати праці, розміри тарифних ставок, окладів, система преміювання фіксуються в трудовому договорі та інших актах, що видаються на підприємстві (наприклад, в обліковій політиці організації). Про будь-які зміни в умовах оплати праці, або про введення нових умов адміністрація підприємства зобов'язана попередити працівника не пізніше, ніж за два місяці.

Ефективність використання персоналу організації багато в чому залежить від повноти використання фонду робочого часу. Аналіз використання фонду робочого часу проводиться по кожній категорії працівників, по кожному виробничому підрозділу і в цілому по підприємству.

Під час контролю використання трудових ресурсів і розрахунків з оплати праці використовуються різні методи і методичні прийоми: перерахунок, перегляд, оцінка фактичної наявності, зіставлення, оцінка. Для перевірки розрахунків з оплати праці застосовують методи зіставлення даних бухгалтерського обліку з первинними документами (оклади, затверджені в штатному розкладі, і фактичні нарахування, табель обліку робочого часу і розрахунок зарплати), перерахунки (аудитор перераховує суми, які були утримані, і порівнює з нормами чинного законодавства) тощо. Також існують певні способи перевірки документів.

Наприклад, первинні документи, які є основою для нарахування і виплати заробітної плати (табелі, розрахунково-платіжні відомості) вивчаються комбіновано, тобто суцільним і вибірковим способом.

Починаючи перевірку розрахунків за оплати праці, аудитор повинен з'ясувати, які форми і системи оплати праці застосовуються на даному підприємстві, чи має підприємство внутрішні положення про оплату праці робітників, колективному трудовому договорі, списковий та середньооблікова склад, як організовано облік розрахунків з оплати праці (зміст і кваліфікація бухгалтерів, забезпеченість нормативними матеріалами, хто здійснює контроль за їх роботою, автоматизовані ці ділянки), обмежений чи склад працівників, які отримують готівку на господарські та інші витрати, чи здійснюється на підприємстві видача позик робітникам, продаж товарів у кредит, і як оформлені ці операції. Для того, щоб отримати загальну картину та відповіді на ці питання, можна провести тестування внутрішнього контролю й обліку по даному розділу перевірки.

Достовірність зроблених робочим нарахувань заробітної плати (премій, матеріальної допомоги, подарунків тощо) перевіряються зазвичай вибірково. Для цього включають дані за різними категоріями робітників або адміністративного персоналу (керівників, спеціалістів), за основними видами нарахувань, (питома вага, яких, як правило, перевищує 5% від загальної суми заробітної плати) та різними періодами часу (звичайно за один місяць кожного квартал). Перевіряються розрахункові та платіжні відомості, особові рахунки співробітників, а також первинні документи (табеля обліку робочого часу, наряди тощо), на основі яких здійснюються нарахування заробітної плати. Потрібно звернути увагу на правильність заповнення цих документів, відповідність їх заповнення чинному законодавству та нормативним документам.

Після тестування аудитор розробляє програму перевірки, згідно з якою здійснюється детальне вивчення операцій. Приклад тестів засобів контролю наведено у таблиці 2.6.

Таблиця 2.6 - Тести засобів контролю

№	Зміст	ТАК	НІ
1	2	3	4
1.	Чи застосовуються уніфіковані первинні документи з обліку особового складу:
а)	особисті картки на працюючих (№ Т-2)	+
б)	наказ (розпорядження) про надання відпустки (№ Т-6)	+
в)	наказ про переведення на іншу роботу (№ Т-5)	+
г)	наказ (розпорядження) про припинення трудового договору	+
1.1.	Чи ведуться на працівників трудові книжки	+
2.	У документах, які не є уніфікованими, чи є обов'язкові реквізити:
а)	найменування документа	+
б)	дата складання	+
в)	найменування склала його організації	+
г)	зміст господарської операції	+
3.	Чи заповнені обов'язкові реквізити в документах	+
4.	Чи є незасвідчені виправлення в документах		+
5.	Чи існує наказ керівника про перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів	+
6.	Чи є всі документи, що підтверджують правильність нарахування заробітної плати (накази, договори, контракти, справжність первинних документів, обсяг виконаних робіт)	+
7.	Чи правильно складено штатний розклад і оплата праці за штатним розкладом	+
8.	Чи правильні утримання із зарплати	+
9.	Чи обгрунтовані нарахування премій, винагород, відпускних, підйомних; чи є підтверджують ці нарахування документи (рішення, накази)	+
10.	Чи достовірні і чи правильно складені первинні документи	+
11.	Чи не включені в табель та інші документи вигадані особи		+
12.	Чи не було повторного нарахування сум за раніше оплаченими документами		+
13.	Чи немає в первинних документах і розрахункових відомостях арифметичних помилок	+
14.	Чи використовуються у всіх випадках типові документи та реєстри обліку		+
15.	Чи правильно відображаються на рахунках операції з нарахування та утримання із заробітної плати	+
16.	Чи дорівнюють запису аналітичного обліку по рахунках 66 і 37 в частині розрахунків за виконавчими листами депонованої зарплати	+
17.	Організовано чи архівне зберігання документів по аналітичному обліку з працівниками	+
18.	Чи застосовуються ПК при розрахунку заробітної плати і утримань з неї	+

Послідовність вивчення господарських операцій щодо використання трудових ресурсів і розрахунків з оплати праці можна відобразити так: особові картки, договори, контракти, документи обліку особового складу, записи на рахунках бухгалтерського обліку, розпорядження, накази про прийняття на роботу, звільнення, відпустки, документи з обліку вироблення і відхилень, звітність по праці, документи, які є підставою для додаткової оплати, розрахункові відомості і платіжні відомості.

Важливими показниками, які досліджує аудитор, є продуктивність праці, рівень та сума заробітної плати. Вивчаються організація та ефективність праці, правильне застосування нових умов оплати праці робітникам, контроль за використанням фонду оплати праці, економічна обгрунтованість тривалості робочого дня і норм виробітку.

Під час перевірки первинних документів установлюється повнота заповнення усіх реквізитів, наявність відповідних підписів уповноважених осіб, які відповідають за облік виконаних робіт, відсутність у документах виправлень.

Аналізуючи наряди на відрядну роботу за датами їх видачі потрібно зіставити прізвища робітників у нарядах та в табелях обліку робочого часу з даними обліку особового складу. Необхідно проконтролювати, чи немає випадків включення до їх числа підставних осіб, повторного нарахування сум раніше оплачених за первинними документами. Методом арифметичного контролю встановлюються помилки в підрахунках у первинних документах або у розрахункових відомостях.

Звертається увага на правильність оформлення та нарахування різних виплат робітникам. До них відносять виплати стимулюючого характеру (премії, винагороди за підсумками роботи за рік), виплати компенсуючого характеру (надбавки та доплати за роботу в нічний час, понаднормові), виплати за невідпрацьований час (оплата чергових і додаткових відпусток, тимчасової непрацездатності тощо), оплата простоїв, браку. Необхідно враховувати, що нарахування премій має бути затверджено наказом керівника, обумовлено в колективному договорі, контракті).

Доплати у зв'язку з відхиленням від нормальних умов праці оформляються нарядами на відрядну роботу, в яких показують Додаткові технологічні операції, не передбачені технологічним процесом.

Під час перевірки правильності виплат допомоги у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю необхідно звернути увагу на лікарняний листок, який є основою для нарахування такої виплати. Листок обов'язково повинен бути оформлений підписами і печаткою лікарні. Також необхідно перевірити стаж роботи працівника (відсоток від основної заробітної плати, згідно з яким визначають розмір допомоги, розраховується виходячи зі стажу роботи).

Приділяється увага перевірці виплат за договорами підряду та іншими договорами цивільно-правового характеру (комісії, доручення, оренди майна у фізичних осіб тощо). Необхідно з'ясувати, чи дійсно виконувалася така робота, і виконувалась вона саме цією людиною. Встановлюється правильність оформлення договорів, економічна цілеспрямованість та правильність їх укладення, правильність розрахунків за договорами, відрахування податків (обов'язкові виплати до пенсійного фонду у відповідному розмірі відсотка від суми винагороди і сплата податку з доходів фізичної особи) і відображення в обліку.

Перевіряючи правильність розрахунку середньої заробітної плати, необхідно визначити період, за який нараховується заробітна плата, виплати, які включаються до середньої заробітної плати, порядок розрахунку виплат за всіма випадками збереження заробітної плати і для надання допомоги у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю.

Одним з напрямків контролю є порядок нарахування середньої заробітної плати на час надання працівникам щорічної і додаткової відпустки або оплати їм компенсації за невикористану відпустку, відпусток у зв'язку з навчанням, виконанням ними державних громадських завдань у робочий час, переведенням працівників на іншу, легшу та нижчеоплачувану, роботу за станом здоров'я, у разі надання жінкам додаткових перерв для харчування дитини, службових відряджень, тимчасового переведення працівника у зв'язку з виробничою потребою на іншу, менш оплачувану посаду і в інших випадках, і відповідність чинному законодавству.

Досліджуючи правильність розрахунку середнього заробітку, слід враховувати, що в його суму включаються всі види оплат, крім оплати за роботу, яка виконувалася в надурочний час, у святкові дні, працівниками, які працюють за сумісництвом, за час, який фактично не було відпрацьовано, премії, які не входять до фонду оплати праці, та інші виплати, які мають тимчасовий характер.

Перевіряючи правильність нарахування оплати за поточний відпустку, важливо встановити, чи правильно визначено наказом підприємства тривалість відпустки і розрахована сума заробітку працівника до відпустки, а також середньомісячний і середньоденний заробіток, який є підставою для розрахунку. Необхідно з'ясувати причини ненадання відпустки в установлений термін, особливо матеріально відповідальним особам. Важливо вивчити вплив факторів порушення законодавства на результати діяльності підприємства. Так, ненадання відпустки працівникові і заміна її грошовою компенсацією є порушенням законодавства і призводить до перевитрати фонду оплати праці і споживання, а також до зловживань.

Вивчається також своєчасність і повнота утримань з нарахованої заробітної плати. Основна увага приділяється податку з доходу з фізичних осіб. Під час перевірки здійснюється арифметичний контроль сум утриманого податку.

Підтверджується законність застосування пільг, які передбачені чинним законодавством. Встановлюються випадки неутримання або часткових утримань податку з доходів із сум матеріальної допомоги, подарунків та компенсаційних виплат.

Далі встановлюється правильність зазначеної в облікових реєстрах кореспонденції рахунків та суми нарахованої заробітної плати і утримань з неї в обліковому періоді.

Досліджується відповідність аналітичного обліку по заробітній платі синтетичному обліку за рахунком 66 "Розрахунки з оплати праці". При цьому порівнюється залишок, який відображається в балансі за рахунком на 1-е число місяця, з даними розрахунково-платіжної відомості, а сума заборгованості за розрахунковою відомістю - з сумами платіжної відомості, за якою заробітна плата виплачена працівникам. На практиці мають місце випадки підроблення документів при виплатах заробітної плати робітникам. Потрібно впевнитися, чи отримали насправді зазначену суму грошей особи, які вказані в платіжній відомості. Особливо прискіпливо вивчають нарахування заробітної плати тимчасовим працівникам. Необхідно з'ясувати причину цих витрат й уточнити, чи не було випадків нарахування заробітної плати на основі підроблених документів, нарядів підставним особам. Встановлюється законність проведених операцій на відповідних рахунках. Необхідно перевірити відомість, за якою нараховувалася заробітна плата. При цьому звертається увага на загальні суми по кожному рядку як по горизонталі, так і по вертикалі. Під час такої перевірки можна виявити різні порушення, які викликані підробкою сум у розрахунково-платіжних відомостях.

Для аудитора дуже важливе знання найбільш поширених помилок і порушень, що зустрічаються при контролі розрахунків з оплати праці. Найбільш характерні помилки:

- не застосовуються типові форми первинних документів з оплати праці - утруднена перевірка даних;

- не ведуться табеля обліку робочого часу (Т-2) - не можна перевірити правильність нарахування почасових та інших видів оплат;

- включення в збутові витрати для цілей оподаткування оплати праці торгового персоналу - завищення валового доходу;

- не включалися до сукупного доходу працюючих суми премій та виданих подарунків - заниження бази оподаткування з податку з фізичних осіб та інших видів утримань;

- невірно вироблялося нарахування податку на доходи з фізичних осіб заниження податку на доходи фізичних осіб;

- невірно розраховувалися суми по іншим видам оплат - заниження бази оподаткування.

Поряд з перевіркою аналітичних і синтетичних даних розрахунків з оплати важливе значення набуває робота з поліпшення організації цієї ділянки обліку. Для цієї мети можливо автоматизувати розрахунки з оплати праці, використовувати уніфіковані форми документів, уточнити правильність виконання розрахунків, застосовувати найбільш раціональні системи ведення аналітичного обліку по працюючих та ін

У ході контролю необхідно описати результати перевірки, виявити всі можливі недоліки і порушення за розрахунками з працівниками по заробітній платі.

З метою вдосконалення діючої практики обліку і контролю особлива увага повинна приділяється розвитку системи внутрішнього контролю. Тому в ТОВ "Теплогазохолодвод" необхідно вдосконалювати систему внутрішнього контролю по обліку праці і його оплати. Особливістю цієї системи має бути простота, наочність, і мобільність: основу системи повинні складати запитальники, табличні дані, які при змінах у чинному законодавстві можуть бути швидко відкоректовані. Цим забезпечується постійна достовірність і оперативність даних.

Отже, ефективна облікова система дає можливість керівництву належним чином виконувати свої обов'язки з контролю, забезпечення збереження активів, подання звітності та задоволення потреб чинного законодавства. Бухгалтерський контроль здійснює відділ внутрішнього контролю, охоплюючи роботу з метою перевірки, - щодо легальності, старанності та достовірності господарських операцій до їх здійснення або перед їх завершенням на підставі бухгалтерських документів, а також з метою перевірки правильності ведення бухгалтерського обліку. На нашу думку, вирішення проблеми контролю облікових записів є можливим завдяки створенню паралельних інформаційних потоків, які контролюють один одного і забезпечують достовірність облікових даних.

Практичне значення отриманих результатів полягає в тому, що основні положення щодо побудови раціонально сконструйованої належної системи внутрішнього контролю з ретельним чином певними об'єктами контролю, суб'єктами, взаємозв'язками, спрямована на запобігання негативних подій і сприяє ефективності функціонування та сталого розвитку окремого підприємства.

Врахування при впровадженні в практику діяльності вітчизняних промислових підприємств висловлених пропозицій і рекомендацій дасть можливість набагато оперативно і з меншими витратами здійснити реальні процеси побудови і розвитку належної системи внутрішнього контролю, що, безперечно, вплине на підвищення ефективності ведення господарства.

2.5 Автоматизація обліку трудових ресурсів та розрахунків по заробітній платі

У ТОВ "Теплогазохолодвод" автоматизація обліку здійснюється за допомогою програми "1С:Бухгалтерія 8.0 Україна". Типова конфігурація "1С: Бухгалтерія 8.0 для України" містить окрему та досить розгалужену систему обліку зарплати і кадрів підприємства.

Як основні функції, що виконуються підсистемою, виокремимо чотири:

- облік даних про фізичних осіб кадрової системи та рух кадрів (традиційний кадровий облік);

- розрахунок оплати праці працівникам відповідно до кількості відпрацьованого часу, виконаних робіт, прийнятої системи тарифів і посадових окладів (зокрема зі складним розрахунком преміальної частини);

- нарахування, утримання і сплата до бюджету податку на доходи фізосіб (з урахуванням пільг), а також усіх обов'язкових страхових внесків з цих доходів;

- підготовка регламентованої законодавством (а також внутрішніми регламентами) персоніфікованої інформації про персонал підприємства.

Рисунок 2.3 - Підсистема зарплати і кадрів у конфігурації "1С:Бухгалтерія 8.0"

Підсистема зарплати і кадрів у конфігурації "1С:Бухгалтерія 8.0" включає необхідну для розрахунків інформацію (рисунок 2.3). Вона зберігається у різних об'єктах конфігурації: особисті дані -- у довіднику "Физические лица", дані про нарахування, а також податки і внески, що розраховуються, -- у регістрах відомостей "Работники" і "Плановые начисления работников организаций". Для обліку нарахування та виплати зарплати підсистема включає відповідні документи. Так, для відображення даних про нараховану зарплату в податковому і бухгалтерському обліку предбачено окремий документ "Отражение зарплаты в учете". Крім того, стандартною стала можливість виплачувати зарплату за зарплатними картками. До підсистеми входить облік кадрів, за допомогою документів якого фіксують прийняття, звільнення, перехід, а також зміну зарплат працівникам. Вона містить регламентовані законодавством розрахунки і звіти, пов'язані з персоналом, а також низку інших зручних звітів.

У конфігурації "1С:Бухгалтерія 8.2" можна вести повноцінний кадровий облік. В таблиці 1 наведено документи, якими оформляються у програмі основні кадрові операції:

Таблиця 2.7 - Кадрові операції в програмі "1С:Бухгалтерія 8.2"

Операція	Документ "1С:Бухгалтерський облік для України 8.2"
Реєстрація нових працівників	"Прийом на роботу в організацію" --призначений для налаштування ведення обліку розрахунків із заробітної плати
Переведення працівника до іншого підрозділу, зміна посади, зміна табельного номера, зміна розміру нарахування зарплати	"Кадрове переміщення організацій" --призначений для налаштування або зміни настройок ведення обліку розрахунків із заробітної плати
Відрядження працівників	"Відрядження організацій" -- використовується для друкування бланка посвідчення про відрядження
Звільнення з організації	"Звільнення з організацій" -- реєструє звільнення працівників та припиняє щодо працівника розрахунки по заробітній платі

До конфігурації закладено серйозний механізм розрахунку. Він базується на новому понятті видів розрахунків, що призначаються кожному працівникові, кількість яких може бути довільною.

Ці розрахунки можуть бути як первинними, так і похідними від них до третього рівня (що дозволяє будувати і преміальні, і опосередковано преміальні системи оплати праці). Проте на сьогодні реалізовано лише два види розрахунку: погодинну систему за окладом та погодинну тарифну систему.

Під час реєстрації прийняття на роботу працівника вводяться дані про оплату його праці. Йому вказуються ті види розрахунків, які нараховуватимуться. Це може бути оплата за окладом, персональна надбавка, премія. У конфігурації чотири такі види розрахунків оплати праці, які представляють дві системи оплати праці (про них сказано нижче). Вид розрахунку -- це спосіб відображення в обліку нарахованих працівникові сум із зазначенням способів обкладення їх податками та зборами.



Рисунок 2.4 - Розрахунок оплати праці в системі "1С:Бухгалтерія 8.0"

На рисунку 2.4 наведено приклад, як будується вид розрахунку "Оклад по дням" (види розрахунків доступні через меню "Зарплата -- Начисления организации", оскільки як мінімум кілька видів розрахунків, на зразок лікарняних, відпускних, матеріальної допомоги й інших, вам доведеться додати вже перед початком роботи, вже тому що у відпустку працівників треба відправляти згідно із законом, а хтось може захворіти.

При заповненні треба обрати спосіб розрахунку та категорію ("Первичное" означає, що при розрахунку величини не використовуються вже розраховані дані). Розрахунок "Индексация" є "залежним першого рівня", тобто спочатку проводяться розрахунки за окладом (та інші першого рівня, якщо такі є), а отримані суми індексуються. Стандартно залежні величини вибираються до третього рівня. На закладках вибираються такі дані: 01 -- код доходу для ф. №1-ДФ -- належить до категорії працездатних (щодо ставок внесків), зазначається розрахунок, яким індексується, вказується, що належить до основної зарплати і фонду оплати праці (зверніть увагу, що прямо зазначається належність до видів доходів і до фонду оплати праці), тепер дохід для ПДФО не визначається за ФОП, що виключає частину помилок. На наступній закладці слід вказати, до бази яких розрахунків входить отримана у результаті розрахунку сума (у цьому випадку це ФОП й основна зарплата, що є базою для всіх зборів, тому вказано всі нарахування й утримання).

Таким чином, "1С:Бухгалтерія 8.0" дозволяє автоматично нараховувати працівникам зарплату за годинною тарифною ставкою та здійснювати індексацію. Вручну можна додавати будь-які нові нарахування, але щодо них необхідно вводити вже розраховані суми. Нарахування ведуться за відпрацьованим часом, зазначеним безпосередньо в документах. Алгоритм виплати зарплати дозволяє оформляти перерахування коштів на банківські рахунки та здійснювати виплату через касу.

У системі проводиться настроювання відображення нарахувань (утримань), відображення витрат на оплату праці, нарахувань внесків до соціальних фондів у бухгалтерському та податковому обліку, що розраховуються автоматично. Після закінчення звітного періоду можна автоматично сформувати регламентовані звіти щодо фізичних осіб, звіти до фондів, статистичну звітність тощо.

Підводячи підсумок до вище викладеного матеріалу, слід зазначити, що для повного, ефективного та систематичного обліку нарахування заробітної плати на підприємстві є досить значна кількість спеціалізованих програмних продуктів, які постійно поповнюються та розвиваються. Останні програмні продукти відомих розробників мають більше засобів налаштування до потреб підприємств різного рівня.

3. Аналіз і розробка заходів щодо підвищення ефективності використання трудових ресурсів

3.1 Аналіз забезпеченості підприємства трудовими ресурсами

Загальну картину стану і тенденції розвитку трудових ресурсів установи дає аналіз зміни середньооблікової чисельності працівників проведений за категоріями персоналу, що дозволяє оцінити також склад і структуру трудових ресурсів.

На ТОВ "Теплогазохолодвод" є тенденція стабілізації чисельності працівників. Так, якщо в 2012 р. весь персонал підприємства налічував 10 осіб, в 2013 році цей показник становив 9 чол, а в 2014 р. - знову 10 осіб. При цьому структурні зміни трудових ресурсів не досить значні. Питома вага кожної категорії працюючих в структурі підприємства розглянуто в таблиці 3.1.

Таблиця 3.1 - Категорії працівників у структурі підприємства

Категорії	2012 рік	2013 рік	2014 рік	абсолютне відхилення, кількість чол.
	кількість чол.	питома вага, %	кіль-кість чол.	пито-ма вага %	кіль-кість чол.	пито-ма вага %	2014 по відн. до 2012	2014 по відн. до 2013
Керівники	2	20	2	22	2	20	0	0
Службовці	3	30	2	22	3	30	-1	+1
Фахівці	4	40	4	44	4	40	0	0
Інші	1	10	1	12	1	10	0	0
Всього	10	100	9	100	10	100	-1	+1

Наочно можна розглянути дані структурні зміни на рисунках 3.1 та 3.2.



Рисунок 3.1 - Структура працюючих в кількісному вираженні

Рисунок 3.2 - Структура працюючих у відсотковому вираженні

Як видно з наведених даних, в 2013 р. зменшиласякількість службовців, але в 2014 році вона знову збільшилася на одну особу і досягла рівня 2012 року. Однією з необхідних умов ефективної роботи персоналу є стабільність складу працівників. Проведемо розрахунок коефіцієнтів, що характеризують динаміку кадрів на підприємстві.

Коефіцієнт вибуття персоналу розраховується по наступній формулі:

(3.1)

де Куб - коефіцієнт вибуття персоналу;

Nув - середньорічна кількість працівників, чол.;

Коефіцієнт прийому персоналу розраховується за наступною формулою:

(3.2)

де N пр - кількість прибулих працівників, чол.;

Nсер - середньорічна кількість працівників, чол.

У 2013 році звільнилося 2 службовця і один фахівець. А було прийнято 1 службовця і одного фахівця. Таким чином, в 2013 році коефіцієнт вибуття і коефіцієнт прийому персоналу відповідно склали:

2013 рік:

;

У 2014 році звільнився один керівник, один службовець і два фахівця. На роботу було прийнято одного керівника, два службовця і два фахівцяь. Таким чином, в 2014 році коефіцієнт вибуття і коефіцієнт прийому персоналу відповідно склали:

2014 рік:

;

Таким чином, проаналізувавши не лише структуру категорій працівників, але також і коефіцієнти вибуття та прийому персоналу, ми змушені зробити висновок, що, незважаючи на стабільну структуру персоналу, на підприємстві має місце значна плинність кадрів - на місце вибулих працівників оперативно набираються нове співробітники, які не завжди володіють необхідним досвідом роботи.